Unidad 4

Fundamentos de la planificación: Concepto y propósitos

La planeación es una de las funciones más importantes de la administración.

Consiste en definir metas organizacionales, establecer estrategias para
alcanzarlas y desarrollar planes para coordinar actividades. Se ocupa tanto de los
fines (qué se quiere lograr) como de los medios (cómo se logrará).

En este contexto, se hace énfasis en la planeación formal, es decir, un proceso

estructurado donde:

 Se establecen objetivos específicos y por escrito.

 Estos se comunican a todos los miembros para asegurar un entendimiento
común.
 Se elaboran planes claros para alcanzarlos.

Propósitos de la planeación

La planificación cumple cuatro propósitos esenciales:

1. Dar dirección: Permite orientar los esfuerzos de los individuos y

departamentos hacia una misma meta, evitando la dispersión o contradicción
de acciones.
2. Reducir la incertidumbre: Obliga a los gerentes a anticipar el futuro, prever
cambios, evaluar sus efectos y preparar respuestas. Aunque no elimina la
incertidumbre, ayuda a prepararse mejor para ella.
3. Minimizar el desperdicio y la redundancia: Al tener planes establecidos, se
reducen las actividades innecesarias y se aprovechan mejor los recursos.
4. Establecer estándares para el control: Los planes sirven como base para
medir el progreso y evaluar si se están alcanzando los objetivos.

En resumen, la planificación proporciona una base sólida sobre la cual se construyen

todas las demás funciones administrativas. Es el punto de partida para organizar,
dirigir y controlar de forma eficaz.

Planeación y desempeño

Numerosos estudios han analizado la relación entre la planeación y el desempeño

organizacional. Las investigaciones concluyen que, en general, existe una relación
positiva entre la planeación formal y el buen desempeño organizacional.

Se han identificado cuatro hallazgos principales:

1. La planeación está relacionada con un mejor desempeño: Las empresas

que planifican formalmente tienden a tener mayores utilidades, mejor
rendimiento sobre los activos y otros indicadores positivos en
comparación con aquellas que no lo hacen.
2. La calidad importa más que la cantidad: No es tan importante cuánta
planeación se hace, sino cuán efectiva es. Las organizaciones que aplican
bien sus planes suelen obtener mejores resultados que aquellas que planean
mucho, pero ejecutan mal.
 3. El entorno externo puede limitar los beneficios de la planeación: En
algunas situaciones, factores externos —como regulaciones gubernamentales,
restricciones legales o presión sindical— pueden reducir el impacto positivo
de la planeación, al limitar la capacidad de acción de los gerentes.
4. La planeación requiere tiempo para mostrar resultados: Se ha
comprobado que mantener la planeación formal durante al menos cuatro
años permite ver más claramente sus beneficios en el desempeño
organizacional.

En conclusión, aunque la planeación no garantiza automáticamente el éxito, es una

herramienta poderosa que, cuando se aplica bien y de forma sostenida, mejora
significativamente el desempeño de las organizaciones.

Objetivos y planes: su importancia

En el proceso de planificación, los objetivos y los planes son elementos

fundamentales. Los objetivos (o metas) son los resultados deseados que una
organización pretende alcanzar, mientras que los planes describen cómo se
logrará cumplir esos objetivos.

Importancia de los objetivos

Los objetivos tienen varias funciones clave:

 Proporcionan dirección, ayudando a enfocar los esfuerzos organizacionales.

 Sirven como guías para la toma de decisiones, ya que todas las acciones
deben orientarse a su cumplimiento.
 Son la base para medir el desempeño, permitiendo evaluar si se lograron los
resultados esperados.

Importancia de los planes

Los planes detallan:

 Qué acciones se deben tomar,

 Qué recursos se necesitan,
 Quién será responsable,
 En qué plazos se realizarán las tareas.

Esto hace posible coordinar esfuerzos, evitar duplicaciones y trabajar de forma

ordenada hacia las metas establecidas.

Organizaciones con múltiples objetivos

Aunque muchas organizaciones declaran un objetivo principal —como maximizar las

utilidades—, en la práctica todas persiguen múltiples metas: aumentar la
participación de mercado, ser sustentables, atraer talento, etc.

Enfocarse solo en un objetivo puede ser contraproducente, ya que puede

fomentar comportamientos no éticos o decisiones desequilibradas. Por eso,
establecer una variedad de objetivos complementarios permite una gestión más
integral y responsable.
Tipos de objetivos y planes

En la planeación, tanto los objetivos como los planes se pueden clasificar en distintos
tipos, lo que permite a los gerentes elegir la mejor manera de dirigir sus
organizaciones.

Tipos de objetivos (o metas)

Los objetivos pueden clasificarse de varias formas:

 Metas estratégicas: relacionadas con el rendimiento general de la

organización.
 Metas financieras: enfocadas en resultados económicos específicos.
 Metas establecidas: son las que la organización declara públicamente.
 Metas reales: son las que realmente persigue, evidentes a través de las
acciones concretas de sus miembros.

Las metas reales pueden diferir de las establecidas, por lo que es fundamental
observar el comportamiento organizacional para identificar las verdaderas prioridades.

Tipos de planes

Los planes también se clasifican según distintas dimensiones:

1. Por su alcance:
o Planes estratégicos: abarcan a toda la organización y definen sus
metas generales.
o Planes operativos: se enfocan en actividades específicas de
departamentos o áreas funcionales.
2. Por su marco temporal:
o Planes de largo plazo: cubren un período mayor a tres años.
o Planes de corto plazo: se limitan a un año o menos.
3. Por su especificidad:
o Planes específicos: detallados, sin lugar a interpretaciones; adecuados
cuando se busca claridad absoluta.
o Planes direccionales: flexibles, con lineamientos generales; ideales en
contextos de alta incertidumbre.
4. Por su frecuencia de uso:
o Planes únicos: se aplican una sola vez, diseñados para situaciones
puntuales.
o Planes permanentes: se utilizan de manera continua para guiar
actividades recurrentes (por ejemplo, políticas o procedimientos
organizacionales).

En síntesis, comprender los distintos tipos de objetivos y planes permite a los

gerentes adaptar su enfoque según el contexto, nivel de incertidumbre, horizonte
temporal y naturaleza de las tareas. Esta clasificación favorece una planeación más
eficaz y alineada con las necesidades reales de la organización.

Establecimiento de metas y desarrollo de planes

El proceso de planificación comienza con el establecimiento de metas, que son

esenciales porque orientan todas las decisiones y actividades dentro de una
organización. Las metas pueden formularse por medio de un enfoque tradicional o
mediante la Administración por Objetivos (APO).

Métodos para establecer metas

 En el enfoque tradicional, los gerentes de alto nivel definen metas

generales, las cuales se van desglosando en submetas para los niveles
inferiores. Se asume que los altos ejecutivos tienen la visión global de la
organización.
 Sin embargo, este enfoque puede presentar problemas de ambigüedad o
mala interpretación, ya que cada nivel ajusta las metas a su criterio.

En cambio, la APO promueve que las metas sean definidas de forma conjunta entre
superiores y empleados, asegurando un mayor compromiso y claridad.

Pasos para establecer metas

1. Revisar la misión de la organización, ya que las metas deben estar alineadas

con ella.
2. Evaluar los recursos disponibles, para asegurar que las metas sean
desafiantes pero alcanzables.
3. Determinar las metas, de forma individual o grupal, que sean específicas,
medibles y con límite de tiempo.
4. Poner las metas por escrito y comunicarlas claramente.
5. Revisar los resultados y ajustar las metas si no se logran.

Una meta bien redactada debe estar enfocada en resultados, ser cuantificable, tener
un plazo, ser desafiante pero alcanzable y presentarse claramente por escrito.

Desarrollo de planes

Una vez establecidas las metas, se pasa a desarrollar los planes para lograrlas. Este
proceso está condicionado por tres factores de contingencia:

1. Nivel organizacional: Los gerentes de alto nivel se enfocan en planificación

estratégica, mientras que los de niveles bajos en planificación operativa.
2. Grado de incertidumbre: En entornos cambiantes, los planes deben ser
específicos pero flexibles.
3. Horizonte temporal: La duración del plan debe estar en función de los
compromisos asumidos a futuro.

El desarrollo de planes efectivos depende del contexto organizacional y requiere

considerar tanto la estabilidad del entorno como los recursos disponibles.

Establecimiento tradicional de objetivos

En el establecimiento tradicional de metas, los objetivos se determinan por los

gerentes de alto nivel y se transmiten hacia abajo en la organización,
convirtiéndose en submetas para cada área. Se basa en la idea de que los altos
ejecutivos conocen el “panorama general” y lo que es mejor para la
organización. A medida que las metas descienden por los niveles jerárquicos, se
adaptan a las funciones de cada nivel y se espera que los empleados orienten su
trabajo hacia el cumplimiento de esas metas.
Este enfoque tiene varias limitaciones:

 La conversión de metas generales en objetivos específicos puede ser

complicada y frustrante.
 Las metas suelen ser demasiado amplias o vagas (por ejemplo, “incrementar
el liderazgo en el mercado”), lo cual dificulta su interpretación y aplicación.
 A medida que las metas son transmitidas, los gerentes de niveles
inferiores pueden introducir sus propios sesgos al interpretarlas.
 Existe el riesgo de que la claridad de los objetivos se pierda en la
comunicación descendente.

En teoría, este método busca formar una cadena de medios-fines, donde cada nivel
contribuye al siguiente mediante la consecución de sus propias metas. Sin embargo,
en la práctica, esto rara vez se logra de forma eficaz. La rigidez de este sistema
puede dificultar la adaptación a cambios o necesidades específicas dentro de la
organización.

Cadena de medios-fines

Cuando la jerarquía de metas dentro de una organización está claramente definida, se

forma una cadena de medios-fines, es decir, una red integrada de objetivos en la que
las metas de nivel inferior funcionan como medios para alcanzar las metas de
nivel superior.

En esta estructura:

 Las metas alcanzadas en los niveles bajos sirven como medio para lograr
las del nivel siguiente.
 El proceso se repite en distintos niveles jerárquicos, formando un
encadenamiento continuo hacia los objetivos organizacionales más altos.
 Este modelo refleja cómo “se supone” que debe funcionar el
establecimiento tradicional de metas, es decir, con alineación entre objetivos
de distintos niveles para avanzar hacia los fines generales de la organización.

Este concepto cobra sentido cuando las metas están bien comunicadas y
enlazadas, permitiendo que cada parte de la organización entienda cómo su trabajo
contribuye al éxito general.

Administración por objetivos (APO)

La Administración por Objetivos (APO) es un proceso que implica el

establecimiento de metas consensuadas entre gerentes y empleados, y el uso de
estas metas para evaluar el desempeño.

A diferencia del modelo tradicional, en la APO:

 Los empleados participan en la formulación de sus propias metas, junto a

sus supervisores.
 Se establece un compromiso más fuerte, ya que las personas trabajan para
alcanzar metas que ayudaron a definir.
 El sistema no solo controla, sino que motiva.

Los programas de APO incluyen cuatro elementos fundamentales:

 1. Especificidad de las metas.
2. Toma de decisiones participativa.
3. Vigencia temporal explícita.
4. Retroalimentación basada en el desempeño.

También se incluyen pasos típicos del proceso de APO:

1. Se formulan los objetivos generales de la organización.

2. Se asignan estos objetivos a divisiones y departamentos.
3. Se establecen metas específicas con los gerentes.
4. Se definen metas con todos los miembros de cada unidad.
5. Se elaboran planes de acción y se acuerdan entre gerentes y empleados.
6. Se implementan dichos planes.
7. Se revisa periódicamente el progreso y se da retroalimentación.
8. Se otorgan recompensas si se logran las metas.

Las investigaciones demuestran que la APO puede aumentar el desempeño y la

productividad, y sigue siendo un modelo relevante, especialmente como método de
motivación a través del establecimiento de metas claras y alcanzables.

Pasos de la APO

El proceso de Administración por Objetivos (APO) implica una serie de pasos

sistemáticos para traducir los objetivos generales de la organización en metas
individuales y planes de acción. Los pasos típicos de la APO son los siguientes:

1. Formulación de los objetivos generales de la organización.

Se definen metas amplias que marcan la dirección estratégica global.
2. Asignación de estos objetivos a las unidades organizacionales.
Cada división o departamento recibe objetivos acordes a su función dentro de
la organización.
3. Establecimiento de objetivos específicos con los gerentes de cada
unidad.
Se definen metas claras y medibles con la participación de los gerentes
responsables.
4. Discusión de objetivos con todos los miembros de la unidad.
Se involucra al personal en la definición de sus propias metas, promoviendo el
compromiso.
5. Elaboración de planes de acción.
Se detallan las actividades, recursos y tiempos necesarios para alcanzar los
objetivos establecidos.
6. Implementación de los planes de acción.
Se ejecutan las actividades previstas bajo supervisión y seguimiento.
7. Revisión del progreso.
Se realiza un control periódico para evaluar el avance hacia las metas.
8. Retroalimentación y recompensas.
Se brindan comentarios sobre el desempeño y se otorgan recompensas
si se logran los objetivos..

Redacción de metas

La redacción de metas es un proceso esencial que requiere práctica. Poner las

metas por escrito las vuelve más reales, aumenta la motivación y facilita su
seguimiento. Además, permite compartirlas, recibir retroalimentación y construir un
compromiso personal o grupal para alcanzarlas.

Una meta bien redactada debe cumplir con ciertas características clave:

 Estar escrita en términos de resultados más que de acciones.

 Ser medible y cuantificable.
 Tener un marco temporal claro.
 Ser desafiante pero alcanzable.
 Estar bien presentada por escrito.

Se recomienda el uso del método S.M.A.R.T., el cual exige que las metas sean:

 Específicas
 Medibles
 Alcanzables
 Relevantes
 Con un tiempo límite definido

Además, es importante:

1. Establecer metas grandes y metas pequeñas. Las metas de largo plazo

deben complementarse con otras más inmediatas y ejecutables.
2. Organizar los planes para lograrlas, tanto a corto como a largo plazo.
3. Determinar cómo se medirá el progreso.
4. Revisar periódicamente las metas, adaptándolas según los cambios en la
vida personal o profesional.

Pasos para establecer metas

Los gerentes deben aplicar una secuencia lógica y estratégica para definir metas
organizacionales. Estos son los cinco pasos principales para el establecimiento de
metas:

1. Revisar la misión o propósito de la organización.

La misión ofrece la orientación general de lo que debe ser importante. Las
metas deben alinearse con ella. Por ejemplo, si una empresa busca “crear
valor y hacer una diferencia”, sus metas deberán reflejar ese espíritu.
2. Evaluar los recursos disponibles.
Las metas deben ser desafiantes pero alcanzables. Si no hay suficientes
recursos para cumplirlas, no importa cuánto esfuerzo se invierta, no se
lograrán. Una meta irrealista puede llevar al fracaso inevitable.
3. Determinar las metas, ya sea individualmente o en colaboración.
Las metas deben ser específicas, medibles y tener un límite temporal.
Deben alinearse tanto con la misión como con otras metas ya establecidas en
la organización.
4. Poner las metas por escrito y comunicarlas a quienes deban conocerlas.
Escribir y compartir las metas fortalece el compromiso y permite hacer
seguimiento. También deja en claro su importancia y genera responsabilidad.
5. Revisar los resultados y hacer ajustes si es necesario.
Si no se cumplen las metas, deben modificarse o adaptarse. La evaluación
constante es parte del proceso para asegurar su cumplimiento efectivo.

Tipos de planes
Los planes organizacionales se pueden clasificar según cuatro criterios: alcance,
marco temporal, especificidad y frecuencia de uso. Estas categorías no son
excluyentes entre sí y frecuentemente se combinan:

1. Por su alcance:
o Planes estratégicos: abarcan a toda la organización y definen sus
metas generales.
o Planes operativos: se enfocan en áreas específicas, con un alcance
más limitado.
2. Por su marco temporal:
o Planes de largo plazo: con un horizonte superior a tres años.
o Planes de corto plazo: cubren un año o menos. También se
consideran los planes intermedios, de uno a tres años.
3. Por su especificidad:
o Planes específicos: están claramente definidos y no dejan lugar a
interpretación.
o Planes direccionales: son más generales y flexibles, útiles en
contextos inciertos.
4. Por su frecuencia de uso:
o Planes únicos: diseñados para situaciones puntuales.
o Planes permanentes: se usan de forma continua y guían actividades
repetitivas, como políticas o procedimientos institucionales.

Desarrollo de planes

Una vez que se han establecido las metas, los gerentes deben desarrollar los planes
adecuados. Este proceso está influido por tres factores de contingencia:

1. Nivel organizacional:
Los gerentes de nivel alto desarrollan planes estratégicos, mientras que los
de niveles medios o bajos se concentran en la planeación operativa.
2. Grado de incertidumbre del entorno:
Cuando el entorno es inestable, los planes deben ser específicos pero
flexibles, adaptándose a los cambios.
3. Duración de los compromisos a futuro:
Los planes deben cubrir todo el periodo necesario para cumplir con los
compromisos asumidos en el momento de su creación.

Factores de contingencia en la planeación

La elección y diseño de planes está influida por tres factores principales:

1. Nivel organizacional:
Los gerentes de alto nivel formulan planes estratégicos, mientras que los
de nivel bajo se concentran en planes operativos.
2. Grado de incertidumbre del entorno:
Cuando hay mucha incertidumbre, los planes deben ser específicos pero
también flexibles. Los gerentes deben estar listos para modificarlos,
adaptarlos o incluso descartarlos si las circunstancias cambian.
3. Compromisos a futuro (marco temporal):
Los planes deben extenderse tanto como sea necesario para cumplir con
los compromisos asumidos. Hacer planes demasiado cortos o largos puede
ser ineficiente e ineficaz.
Modelos de planeación

Existen dos modelos principales que las organizaciones utilizan para planear:

1. Modelo tradicional:
Los planes son elaborados por los gerentes de alto nivel, usualmente con
apoyo de un departamento de planeación formal, y luego se transmiten de
forma descendente al resto de la organización.
Este modelo suele producir documentos formales que, si no se utilizan
activamente, pueden volverse irrelevantes o meramente decorativos.
2. Modelo participativo o de planeación distribuida:
Aquí, los planes son desarrollados por empleados de distintos niveles y
áreas, que se involucran directamente en el proceso.
Este enfoque incrementa el compromiso, la utilidad práctica de los planes
y su alineación con las necesidades reales. Por ejemplo, equipos de
trabajo ajustan sus planes a demanda y corrigen desvíos mediante planes
de recuperación.

Desafíos actuales relativos a la planeación

Los temas contemporáneos que enfrentan los gerentes en materia de planeación

son tres:

1. Planeación en entornos dinámicos

El entorno actual cambia constantemente. Ejemplos como el uso de la
computación en la nube, el impacto de redes sociales, y el crecimiento de
economías como China e India, demuestran cómo las organizaciones deben
ser ágiles.
Los gerentes deben desarrollar planes flexibles y adaptables, centrados
en metas claras pero abiertas al cambio. Además, deben promover una
cultura que acepte la revisión y el ajuste continuo de los planes.
2. Exploración ambiental e inteligencia competitiva
Las organizaciones deben recopilar y analizar información externa de manera
sistemática. Esto incluye datos sobre la competencia, cambios regulatorios,
tecnología emergente, etc.
La inteligencia competitiva permite detectar amenazas y oportunidades a
tiempo, ayudando a desarrollar estrategias más sólidas. Es fundamental
diferenciar información relevante y confiable del exceso de datos
disponibles, especialmente en redes sociales y medios digitales.
3. Uso de herramientas digitales
Tecnologías como el Internet de las Cosas (IoT), análisis de datos en la
nube y sistemas de monitoreo en tiempo real (como el Global Command and
Control Center de Hyundai), permiten a las empresas actuar rápidamente
ante desviaciones, cambios en la demanda o amenazas externas.
Estas herramientas no reemplazan la planeación tradicional, pero la
complementan. La clave está en saber cómo usar la información recopilada
para tomar decisiones eficaces.

Planeación eficaz y manejo de datos

En la actualidad, una planeación eficaz requiere adaptabilidad al cambio constante

y el uso inteligente de los datos disponibles.
 1. Planeación en entornos dinámicos
En contextos donde el entorno cambia rápidamente, los planes deben ser
específicos pero flexibles.
La planeación no es un evento único, sino un proceso continuo. Los
gerentes deben estar dispuestos a ajustar sus estrategias en función de las
condiciones cambiantes del mercado.
2. Herramientas digitales y datos masivos
Las herramientas digitales permiten recabar, visualizar, analizar y
comprender grandes volúmenes de datos.
Estas herramientas incluyen desde gráficas y tableros interactivos (como
Tableau) hasta servicios de computación en la nube y sensores conectados
mediante el Internet de las Cosas (IoT).
3. Complementariedad de datos y juicio gerencial
Los datos deben complementar, no reemplazar, el juicio gerencial. Aunque
los datos masivos (big data) ofrecen información útil, la interpretación
acertada y el sentido estratégico siguen dependiendo del criterio humano.
Se debe tener cuidado con las correlaciones engañosas: una correlación no
implica causalidad, y eso puede llevar a errores si no se analiza
correctamente.
4. Ejemplos de aplicación
Empresas como Hyundai y Spotify usan centros de comando globales e
inteligencia competitiva para monitorear su desempeño en tiempo real y ajustar
su planeación estratégicamente.

Breve reseña conceptual: Herramientas y Técnicas de planeación

La planeación es un proceso fundamental en la administración, y para llevarla a cabo

de manera efectiva, se utilizan diversas herramientas y técnicas que facilitan la
evaluación del entorno, la asignación de recursos y el control de las actividades.

1. Técnicas para evaluar el entorno: Estas técnicas permiten a las organizaciones

comprender y anticipar los cambios en su ambiente externo. * Reconocimiento del
entorno: Implica la revisión de grandes volúmenes de información para identificar y
comprender las tendencias, oportunidades y amenazas que pueden afectar a la
organización. * Pronósticos: Consisten en la predicción de resultados futuros. Pueden
ser: * Cuantitativos: Basados en la aplicación de reglas matemáticas a datos históricos
para predecir resultados. * Cualitativos: Fundamentados en el juicio y las opiniones de
expertos para predecir resultados. * Benchmarking: Es la práctica de comparar el
desempeño de una organización con los estándares de los mejores en la industria o
en otras áreas, con el fin de identificar mejoras y mejores prácticas.

2. Técnicas para asignación de recursos: Estas herramientas ayudan a las

organizaciones a distribuir sus recursos de manera eficiente para lograr sus objetivos.
* Elaboración de presupuestos: Proceso de asignación de fondos a diferentes
actividades y departamentos, planificando ingresos y gastos futuros. * Programación:
Consiste en la secuenciación y temporización de las actividades para garantizar que
se realicen en el momento adecuado. Incluye herramientas como las gráficas de
Gantt (representación visual de las tareas programadas a lo largo del tiempo) y las
redes PERT (técnica de evaluación y revisión de programas que ayuda a gestionar
proyectos complejos). * Análisis del punto de equilibrio: Determina el nivel de
ventas necesario para cubrir todos los costos (fijos y variables) y comenzar a generar
ganancias. * Programación lineal: Técnica matemática utilizada para resolver
problemas de distribución óptima de recursos limitados entre actividades competitivas,
buscando maximizar o minimizar un objetivo.
3. Técnicas contemporáneas de planeación y control: Son enfoques más
modernos que abordan la complejidad y el dinamismo del entorno actual. *
Administración de proyectos: Implica la gestión de un conjunto de actividades
únicas y complejas, con un principio y un final definidos, para lograr un objetivo
específico dentro de un presupuesto y plazo determinados. * Planeación de
escenarios: Consiste en la creación de diferentes cuadros coherentes y posibles de lo
que podría ocurrir en el futuro, permitiendo a la organización prepararse para diversas
eventualidades y desarrollar planes de contingencia.