“Diseño de un proceso estructurado para la gestión de adquisiciones de
bienes en Kerae Solutions.”
Campo: Comercial.
Opción: Administrativo Contable.
Competencia: Gestionar procesos de adquisiciones de bienes y servicios, utilizando las
normas establecidas en cada caso.
Objetivo del módulo: Desarrollar las competencias que permitan desempeñarse como
asistente en el departamento de compras de una empresa privada o institución
gubernamental, mediante la aplicación de normativa legal existente y normas de control
interno adoptadas por la institución.
Problemática: En Kerae Solutions, se ha identificado una problemática estructural en la
gestión de adquisiciones de bienes, caracterizada por la ausencia de procedimientos claros y
un sistema de control interno deficiente, lo que ha resultado en errores recurrentes y una
comunicación ineficaz entre el personal involucrado. Un caso notable ilustra cómo la falta
de protocolos establecidos llevó a la interpretación errónea de un código alfanumérico
durante un proceso de adquisición, escalando sin corrección debido a la ausencia de
verificación oportuna y supervisión adecuada.
Principio: “El segundo año siembra autonomía, cosecha éxito.”.
Introducción.
El trabajo ofrece un análisis detallado y exhaustivo de los procesos de gestión de compras
en Kerae Solutions, una empresa privada que se encuentra frente a desafíos operativos
significativos en su cadena de adquisición de bienes, los cuales impactan directamente su
eficiencia y estructura organizacional. Se examina un caso específico y representativo
donde la ausencia de un sistema adecuado y estructurado de validación de un código
alfanumérico y también la ausencia de procedimientos claros, generó errores críticos debido
a la ilustración de cómo la falta de protocolos establecidos llevó a la interpretación errónea
de un código alfanumérico durante un proceso de adquisición, escalando sin corrección
debido a la ausencia de verificación oportuna y supervisión adecuada. Este incidente no
solo revela una vulnerabilidad en los procedimientos internos, sino que también
compromete de manera significativa el control interno, debilitando la integridad y la
confiabilidad de los flujos de trabajo establecidos dentro de la organización. A través de un
proceso muy bien fundamentado y ampliamente desarrollado, que integra una combinación
estratégica de procedimientos de adquisición claros y optimizados, supervisión efectiva en
cada etapa del proceso, la implementación de tecnología avanzada para modernizar las
operaciones y capacitación continuas dirigidas a fortalecer las competencias del personal.
Se espera reducir de manera sistemática la incidencia de fallos operativos, prevenir futuros
errores similares y asegurar el cumplimiento riguroso de las normativas legales, tributarias
y contractuales aplicables a la empresa. De esta forma, se pretende fomentar una mejora
sostenida en el desempeño general de Kerae Solutions, alineando sus operaciones con los
estándares de excelencia y adaptabilidad que demanda el entorno empresarial actual.
Objetivos.
General:
1. Diseñar un proceso estructurado para la gestión de adquisiciones de bienes
en Kerae Solutions.
Específicos:
2. Fortalecer los procedimientos de compras, la comunicación y el control
interno, asegurando la verificación y corrección oportuna de errores en la
validación de códigos antes de su propagación, por medio de una
herramienta digital en Kerae Solutions.
3. Elaborar un manual de políticas y procedimientos de control interno de
activos fijos, proporcionando al personal claridad sobre los procesos y
normativas establecidos en la empresa.
Justificación.
La eficiencia en la gestión de adquisiciones constituye un pilar fundamental para el
desarrollo operativo de cualquier organización del sector privado. En el caso de Kerae
Solutions, se ha evidenciado la necesidad de establecer mecanismos que fortalezcan los
procedimientos de compras, mejoren la comunicación interna y garanticen un control
efectivo en cada etapa del proceso. Estas carencias no solo generan errores operativos, sino
que también comprometen la trazabilidad, el uso adecuado de los recursos y el
cumplimiento de normativas aplicables.
La urgencia de implementar un modelo de gestión permitirá a la empresa optimizar sus
procesos de adquisición, a través de la elaboración de un manual de políticas y
procedimientos y la incorporación de una herramienta digital para validar los códigos
alfanuméricos asignados a los bienes que ingresan a la empresa. Estas acciones buscan
estandarizar las prácticas administrativas, reducir los márgenes de error y fomentar una
cultura organizacional basada en la eficiencia, la transparencia y la mejora continua.
En este sentido, la propuesta representa una solución concreta y sostenible, que permitirá a
Kerae Solutions no solo corregir las deficiencias detectadas, sino también posicionarse
como una empresa moderna, estructurada y alineada con las exigencias del entorno
empresarial actual. Además, sienta las bases para un modelo replicable en otras
organizaciones con necesidades similares en su gestión administrativa y de control interno.
Marco Teórico.
“Gestión de compras en empresa privada.”
Este marco teórico proporciona una base conceptual robusta y detallada para analizar la
problemática identificada en Kerae Solutions, centrada en la transmisión errónea de un
código alfanumérico durante los procesos de adquisición de bienes, y su estrecha
vinculación con la implementación efectiva del control interno. A continuación, se
desarrolla cada componente del marco con un enfoque exhaustivo, integrando principios
teóricos, aplicaciones prácticas y consideraciones específicas que enriquecen el análisis y
ofrecen una guía integral para abordar los desafíos identificados.
El análisis se centra en una problemática específica identificada en Kerae Solutions, una
empresa donde un código alfanumérico (identificador de un proceso de adquisición de
bienes) fue registrado con mala letra por un empleado. Este error fue transmitido
sucesivamente a otros miembros del equipo sin verificación con la fuente original,
escalando al jefe sin corrección, lo que evidencia fallos en los procedimientos de control
interno y en la comunicación.
Gestión de Compras: Fundamentos y Procesos Estructurados.
La gestión de compras constituye un pilar fundamental en la operativa de cualquier
organización, incluyendo empresas privadas como Kerae Solutions. Este proceso abarca
una serie de etapas metódicas que van desde la identificación de necesidades específicas
dentro de la empresa hasta la recepción, evaluación y aprobación final de bienes y servicios
adquiridos. Según los principios establecidos en la literatura especializada y reflejados en
las guías educativas, este procedimiento requiere una planificación detallada que incluya la
elaboración de requisiciones, la selección de proveedores, la negociación de términos
contractuales y el seguimiento post-adquisición para asegurar la calidad y el cumplimiento
de los objetivos organizacionales.
Un aspecto crítico dentro de este proceso es el uso de identificadores, como códigos
alfanuméricos, que sirven como herramientas de trazabilidad y control. Estos códigos no
solo facilitan la identificación única de cada transacción, sino que también garantizan que
los bienes adquiridos cumplan con las especificaciones técnicas y legales establecidas. Sin
embargo, la problemática en Kerae Solutions pone de manifiesto fallos significativos:
Causas.
1. Falta de legibilidad inicial: La mala letra del empleado que registró el código
alfanumérico como identificador de adquisición impidió su correcta interpretación desde el
inicio.
2. Ausencia de verificación cruzada: Ningún miembro del equipo consultó al empleado
original para confirmar la exactitud del código, incumpliendo los procedimientos de
adquisición de bienes y servicios establecidos en las guías.
3. Déficit en la comunicación interna: La falta de un protocolo claro para la transmisión de
datos sensibles entre empleados permitió la propagación del error sin detección temprana.
4. Presión de tiempo: Plazos ajustados en el entorno laboral de Kerae Solutions, pudieron
haber limitado la capacidad del equipo para realizar verificaciones intermedias.
5. Falta de supervisión intermedia: La ausencia de revisiones por parte de un supervisor
intermedio permitió que el error escalara sin corrección.
Esto desencadenó una serie de imprecisiones que afectó la eficiencia del proceso,
subrayando la necesidad de establecer protocolos estrictos para la validación y registro de
datos. La exactitud en la documentación es, por ende, un requisito indispensable para
mantener la integridad de los flujos de trabajo y evitar desviaciones que puedan
comprometer la operatividad o el cumplimiento normativo, incluyendo aspectos tributarios
y contractuales que regulan las adquisiciones en el ámbito empresarial.
Control Interno: Estructura y Funcionalidad.
El control interno emerge como un elemento estructural clave en la gestión de compras,
definido como un sistema integral de políticas, procedimientos y prácticas diseñadas para
asegurar la precisión, la confiabilidad y el cumplimiento de las operaciones dentro de una
organización. Este sistema no solo protege los activos de la empresa, sino que también
minimiza riesgos asociados con errores humanos, fraudes o incumplimientos legales. En el
contexto de Kerae Solutions, la ausencia de un control interno efectivo permitió que un
error en la transcripción de un código alfanumérico se propagara sin detección, escalando
hasta niveles jerárquicos superiores sin intervención. Lo que dio las siguientes
consecuencias:
Consecuencias.
1. Errores en la adquisición de bienes: La incorrecta interpretación del código pudo haber
llevado a la adquisición de bienes equivocados en Kerae Solutions, afectando la eficiencia
operativa.
2. Pérdida de tiempo y recursos: La rectificación del error al llegar al jefe generó retrasos y
un uso ineficiente de recursos humanos.
3. Riesgo de incumplimiento legal: Si el código estaba vinculado a un registro tributario, el
error pudo haber comprometido el cumplimiento de obligaciones legales, exponiendo a la
empresa a sanciones.
4. Disminución de la confianza: La pasividad del equipo erosionó la confianza entre los
miembros y hacia la supervisión dentro de Kerae Solutions.
5. Impacto en la imagen organizacional: El retraso en la detección del error pudo reflejarse
como desorganización ante clientes o asesores externos.
Los componentes esenciales del control interno incluyen la verificación cruzada, que
implica la revisión independiente de datos por parte de múltiples actores dentro del equipo;
la supervisión intermedia, que asegura la supervisión constante en cada etapa del proceso; y
el uso de herramientas tecnológicas que automatizan y validan la entrada de información.
La falta de estas medidas en Kerae Solutions evidenció una brecha en la supervisión,
permitiendo que la imprecisión inicial se convirtiera en un problema sistémico. Este marco
teórico subraya que un control interno robusto debe ser proactivo, integrando revisiones
periódicas y auditorías internas que identifiquen anomalías antes de que impacten en la
operatividad general. Además, la alineación de estos controles con las normativas legales y
los objetivos estratégicos de la empresa es fundamental para garantizar su sostenibilidad a
largo plazo.
Para esto, se reunieron los socios y se dieron las siguientes sugerencias para que este error
no se repita en la empresa:
Sugerencias.
Comunicación y Trabajo en Equipo: Dinámicas Colaborativas.
Incluye incentivar a los empleados a consultar dudas con sus compañeros o superiores,
mediante reconocimientos al trabajo colaborativo, alineado con una ejecución internamente
efectiva. La comunicación efectiva y el trabajo en equipo son considerados estrategias
esenciales para el éxito de los procesos de adquisición, según los lineamientos de las guías
educativas. Estas dinámicas fomentan el desarrollo de pasos mentales clave, como la
percepción (identificación de problemas), el análisis (evaluación de opciones) y la
evaluación (toma de decisiones informadas), que son fundamentales para la resolución de
desafíos operativos. En el caso de Kerae Solutions, la problemática reveló un déficit
significativo en la comunicación interna, particularmente en la falta de consulta con la
fuente original del código alfanumérico. Esta omisión sugiere una carencia en la cultura de
validación, donde la proactividad y la colaboración entre miembros del equipo no se
materializaron de manera efectiva.
Un entorno colaborativo requiere la promoción de una cultura organizacional que incentive
la consulta y el intercambio de información, así como la designación de roles claros que
faciliten la supervisión y el soporte mutuo. La supervisión intermedia, por ejemplo, no solo
actúa como un filtro de calidad, sino también como un catalizador para fomentar la
responsabilidad individual y colectiva. Se propone que el fortalecimiento de estas
dinámicas puede prevenir errores como el identificado, al establecer canales de
comunicación fluidos y promover el trabajo en equipo a través de la participación activa de
todos los involucrados en el proceso.
Uso de Herramientas Tecnológicas: Innovación y Eficiencia.
El uso de tecnología asistida ayuda a incorporar un sistema digital o escáner para registrar
códigos alfanuméricos, reduciendo la dependencia de la escritura manual en Kerae
Solutions. El avance tecnológico ofrece soluciones prácticas para optimizar los procesos de
gestión de compras, y las guías destacan el uso de herramientas como sistemas digitales,
escáneres y software especializado como medios para mejorar la legibilidad, reducir errores
humanos y agilizar las operaciones. En Kerae Solutions, la dependencia de la escritura
manual para registrar códigos alfanuméricos exacerbó el problema inicial, evidenciando la
necesidad de integrar tecnología asistida. La implementación de un sistema digital
permitiría la captura automática de datos, eliminando la variabilidad introducida por
factores humanos como la mala letra, y facilitaría la creación de registros electrónicos que
puedan ser verificados y auditados en tiempo real.
Además, estas herramientas pueden integrarse con bases de datos centralizadas que
almacenen historiales de transacciones, ofreciendo un respaldo documental que mejora la
trazabilidad y la toma de decisiones. Se sugiere que la adopción de tecnología no solo
resuelve problemas inmediatos, sino que también posiciona a la empresa para enfrentar
desafíos futuros, adaptándose a las demandas de un entorno empresarial cada vez más
digitalizado. La capacitación en el uso de estas herramientas se convierte, por tanto, en un
paso previo indispensable para maximizar su impacto.
Capacitación Continua: Desarrollo de Competencias.
Proporcionar formación sobre el uso de herramientas digitales y procedimientos de
adquisición, con un enfoque en la legibilidad y verificación. La capacitación continua se
presenta como un pilar estratégico para el desarrollo de habilidades técnicas y su aplicación
efectiva en el ambiente laboral, según los lineamientos de las guías. Este componente se
enfoca en equipar al personal con los conocimientos necesarios para ejecutar
procedimientos de validación, utilizar herramientas tecnológicas y cumplir con requisitos
normativos. En el caso de Kerae Solutions, la falta de formación pudo haber contribuido a
la incapacidad del equipo para detectar y corregir el error en el código alfanumérico,
sugiriendo que una preparación inadecuada limitó la proactividad y la competencia técnica.
Un programa de capacitación bien estructurado debería incluir módulos específicos sobre la
gestión de compras, el control interno y el uso de tecnología, complementados con
simulaciones prácticas que permitan a los empleados aplicar lo aprendido en escenarios
reales. Se propone que la inversión en formación continua no solo mejora el rendimiento
individual, sino que también fortalece la resiliencia organizacional, permitiendo a Kerae
Solutions responder de manera efectiva a errores y optimizar sus procesos a largo plazo. La
evaluación periódica de estas capacitaciones garantizará su alineación con los objetivos
estratégicos de la empresa.
Responsabilidad Individual.
El empleado original debió reportar su dificultad con la legibilidad, y el jefe pudo haber
implementado revisiones previas. Se sugiere incluir esta responsabilidad en las
capacitaciones y en los protocolos revisados, alineándose con la base existente que se
mencionó como correcta pero necesitada de ejecución efectiva.
Síntesis y Propuesta Integrada.
Con el objetivo de mejorar la eficiencia en el proceso de adquisición de bienes dentro de
Kerae Solutions y fortalecer los mecanismos de control interno, se plantea una solución
integral basada en tres pilares fundamentales: la implementación tecnológica, la
capacitación del personal y el refuerzo de la supervisión intermedia.
En primer lugar, se adoptó un sistema digital para la captura y registro de códigos
alfanuméricos, utilizados como identificadores en los procesos de compra. Esta
herramienta eliminará la dependencia del registro manual, asegurando que la información
sea legible, precisa y trazable a lo largo de todo el flujo de trabajo. El uso de tecnología
permitirá reducir considerablemente los errores humanos asociados a la interpretación de
datos escritos a mano y aportará mayor transparencia al sistema.
Como segundo eje de la propuesta, se desarrollará una sesión de capacitación para todo el
equipo involucrado en la gestión de compras, con énfasis en tres áreas clave: el manejo
adecuado del nuevo sistema digital y la comprensión clara de los procedimientos
establecidos para la adquisición de bienes y servicios como mecanismo de prevención de
errores. Esta formación busca fortalecer las competencias del personal, fomentar la
responsabilidad individual y promover una cultura organizacional orientada a la mejora
continua.
Finalmente, se establecerá la figura de un supervisor intermedio, encargado de realizar
una revisión minuciosa de la información registrada en cada etapa del proceso. Este
supervisor tendrá la responsabilidad de elaborar un informe semanal de control, que
permita evaluar la calidad de los datos, identificar posibles inconsistencias y tomar acciones
correctivas de forma oportuna. Esta supervisión constante actuará como un filtro de
validación adicional, contribuyendo directamente al fortalecimiento del control interno.
La aplicación conjunta de estas tres estrategias permitirá no solo prevenir errores
específicos en el registro de información, sino también establecer un proceso de compras
más seguro, eficiente y alineado con los estándares legales y tributarios. Asimismo, esta
propuesta contribuirá al desarrollo de una gestión más profesionalizada y sostenible dentro
de la organización.
En síntesis, este marco teórico integra la gestión de compras, el control interno, la
comunicación en equipo, el uso de herramientas tecnológicas y la capacitación continua
como elementos interdependientes que conforman un sistema holístico para la optimización
de procesos en Kerae Solutions. La problemática identificada destaca la necesidad de un
enfoque estructurado que combine validación rigurosa de datos, implementación de
sistemas digitales, supervisión intermedia constante y programas de formación regulares.
Esta propuesta no solo aborda el error específico del código alfanumérico, sino que también
establece una base para el cumplimiento de normativas legales, la reducción de errores
operativos y el fortalecimiento de la cultura organizacional. La aplicación práctica de este
marco, adaptada a las necesidades específicas de Kerae Solutions, sentará las bases para
una gestión de compras eficiente y sostenible en el futuro.
¿LACAP o LCP?
La gestión de compras en las empresas privadas constituye un componente clave dentro de
la administración de recursos y el funcionamiento eficiente de las operaciones comerciales.
En el caso de El Salvador, a diferencia del sector público que se rige por normativas
específicas como la Ley de Compras Públicas (LCP) o la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), el sector privado está regulado
principalmente por la LISR, NIIF para PYMES, Código Civil, Código de Comercio o
NIC16, según el tipo de contrato o actividad.
En el ámbito privado, las compras y adquisiciones de bienes y servicios no están sujetas a
procedimientos estandarizados por una autoridad pública, por lo que la responsabilidad
recae directamente sobre la empresa para definir sus propios procesos internos, respetando
siempre los marcos legales vigentes. En este contexto, Kerae Solution, como empresa del
sector privado, debe basar su gestión de compras en principios legales establecidos en
LISR, NIIF para PYMES y NIC 16, los cuales ofrecen lineamientos generales sobre la
depreciación de bienes y las obligaciones entre partes.
Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Artículo 30. Establece que el contribuyente determinará el monto de la depreciación
que corresponde al ejercicio o período de imposición de una manera donde aplicará
un porcentaje fijo y constante sobre el valor sujeto a depreciación.
NIIF para PYMES.
Sección 17. Establece los criterios de las propiedades, planta y equipo que son
activos tangibles.
NIC 16.
En la parte de Definiciones parte 6. Establece dos puntos que si las propiedades,
planta y equipo son los activos tangibles.
Relación con la Gestión de Compras en Kerae Solutions.
En Kerae Solutions, el proceso de adquisición de bienes muebles esta alineado con la ley y
los artículos señalados, dado que la empresa no se encuentra sujeta a la LCP ni a la LACAP,
al operar dentro del ámbito privado. Esto implica que la empresa debe estructurar sus
propios procedimientos internos, garantizando claridad en los contratos, trazabilidad en las
transacciones y cumplimiento de obligaciones contractuales. La incorporación de
herramientas tecnológicas, la capacitación del personal y la supervisión de cada etapa del
proceso refuerzan estos principios legales, fortaleciendo tanto el control interno como la
seguridad jurídica de las operaciones comerciales.
Además, en situaciones donde existan contratos específicos que involucren propiedad
intelectual, alianzas comerciales o actividades especializadas, podrían aplicar otros códigos
como el Código Civil o el Código de Comercio, que complementan el marco regulatorio
para la contratación en el sector privado.
En síntesis, el marco legal compuesto por la LISR, NIIF para PYMES y NIC 16,
proporciona la base normativa sobre la cual las empresas como Kerae Solution estructuran
sus políticas y procedimientos de compras. La correcta interpretación y aplicación de estos
principios es esencial para asegurar operaciones eficientes, transparentes y conformes con
el ordenamiento jurídico salvadoreño.
Conclusión.
El análisis realizado en torno al incidente ocurrido en Kerae Solution revela una
problemática significativa que va más allá de un simple error humano. La falta de
verificación, comunicación clara y control en los procedimientos internos expone
debilidades estructurales que pueden afectar la eficiencia operativa, la legalidad de los
procesos y la imagen de la empresa. Sin embargo, esta situación también representa una
oportunidad valiosa de mejora.
La propuesta de solución, que integra tecnología, capacitación y supervisión intermedia no
solo atiende el error puntual, sino que sienta las bases para un sistema más robusto y
eficiente en la gestión de adquisiciones. La incorporación de responsabilidades individuales
como parte del proceso fortalece la rendición de cuentas y promueve una cultura
organizacional basada en la precisión, la consulta y la mejora continua.
Implementar estas medidas permitirá a Kerae Solutions prevenir errores similares en el
futuro, optimizar el uso de recursos, y garantizar el cumplimiento de normativas legales. En
definitiva, este proyecto no solo busca resolver una falla interna, sino también consolidar
una estructura organizacional más sólida, confiable y profesional.
Anexos.
Manual de políticas y procedimientos de control interno de activo fijo.
Kerae Solutions.
Manual de políticas y procedimientos de control interno de
activo fijo.
SISTEMA DE LEVANTAMIENTO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO.
Santa Tecla, 01 de junio del 2025.
Elaborado por Kerae Solutions.
INTRODUCCIÓN.
El presente documento se refiere al Manual de Políticas y Procedimientos para el Control
del Activo Fijo de la persona natural Karla Palacios, quien a partir de aquí nos referiremos a
ella con el nombre comercial del negocio “Kerae Solutions”, dado que ya se encuentran
normalizados y regulados con las actividades propias que se comenzaron a ejecutar en el
presente año fiscal 2025 y de conformidad con la normatividad de la ley de Impuestos
sobre la renta se realiza el presente documento.
El presente manual sirve de parámetro y orienta en los lineamientos a seguir en las
compras de bienes muebles, operaciones de cargo, descargo y movilización de bienes; así
como los mecanismos de control que permiten verificar la existencia real del activo fijo y
que dichos datos puedan ser verificados o cotejar con el registro contable, y que estos
sirvan para la toma de decisiones del propietario teniendo la información de forma
oportuna, real y exacta.
Su contenido presenta en su orden los objetivos, base legal, políticas, lista de
procedimientos de las principales operaciones del Activo Fijo, la descripción de cada uno
de los procedimientos y los lineamientos a utilizar para su desarrollo. Con lo cual se dará
cumplimiento a la normativa de control interno relativa a Activo Fijo vigentes; y a las
necesidades de control de Kerae Solutions para apoyar la toma de decisiones.
I. OBJETIVOS.
En este sentido se establece este sistema de levantamiento y control de activo fijo siendo
los objetivos principales:
1. Codificar o etiquetar los activos fijos.
2. Controlar las entradas y salidas del activo fijo.
3. Garantizar que todas las adquisiciones estén respaldadas por documentación válida
y verificable.
4. Regular los procedimientos de compras de bienes y servicios.
II. BASE LEGAL.
Se presenta a continuación el listado de los principales instrumentos legales que norman el
control de los Activo Fijo de los comerciantes Pymes y en el que se sustentan las políticas y
procedimientos descritos en el presente manual.
1-Ley del Impuesto Sobre la Renta de la Republica de El Salvador, art. 30.
2-NIIF para Pymes párrafo 17.22.
3-Normas Internacionales de Contabilidad NIC 16.
III. POLÍTICAS.
1. Se utilizarán 2 criterios:
a) Por su costo: Cuando el bien tiene un costo de $200.00 dólares o más, considerado
en forma unitaria, o bien aquellos muebles que tengan un valor inferior a dicha
cifra, pero que por sus características y volumen se considere como activo fijo, su
registro será contable depreciable.
b) Por su durabilidad: Por la naturaleza del negocio hay bienes que se considera que
dicho activo es durable, permanente o que su funcionamiento será de más de un año
a partir de la fecha en que es utilizado por primera vez. Según las NIIF para Pymes
Sección 17 de la Propiedad, Planta y Equipo, considera como criterio los siguientes.
*Son aquellos activos tangibles que posee la organización para ser utilizados en:
A. Suministros de bienes y servicios para propósitos administrativos.
B. Se esperan usar durante más de un período económico (año fiscal).
2. Las compras de bienes de activo fijo con un valor de adquisición menor a $200.00 su
registro será administrativo, (no depreciable).
3. El activo fijo deberá llevarse en su cuadro de registro, su valor de adquisición.
4. La vida útil asignada debe estar de acuerdo con las normas y leyes establecidas y deben
expresarse en años, meses y su porcentaje aplicable fijo y constante sobre el valor sujeto
a depreciación. Los porcentajes máximos de depreciación permitidos serán:
Vehículos 25%.
Otros Bienes Muebles 50%.
5. Todos los bienes del activo fijo deberán poseer un código asignado.
6. Los inventarios físicos de los activos fijos deben ser cotejados y conciliados
periódicamente con los registros que se tienen.
7. La recepción y entrega del mobiliario y equipo deberá efectuarse con la documentación
debidamente autorizada por el propietario.
8. Considerando algún tipo o bien que se reciba en forma de donación y que pase a formar
parte del activo fijo, este debe ser recibido en acta y con la documentación pertinente de
recibos o facturas y avaladas por el propietario.
IV. LISTA DE PROCEDIMIENTOS.
Con el objetivo que las operaciones se realicen de una manera estándar y que el personal
contable y de auditoría conozca los pasos a seguir para el control de los activos fijos de
Kerae Solutions se presenta a continuación la lista de los procedimientos de control de
activo fijo que comprende el presente manual:
PROCEDIMIENTOS DE CARGO.
1. Cargo de Activo Fijo por Compra de Bienes Muebles.
2. Cargo de Activo Fijo por Donación.
3. Cargo de Activo Fijo por Revalúo.
CLASIFICACIÓN DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO O SIMPLEMENTE
ACTIVO FIJO.
Mobiliario de oficina.
Equipo de oficina.
Mobiliario de bodega.
Equipo de bodega.
*Mobiliario y Equipo. Mobiliario de compras.
Bienes y Muebles. Equipo de compras.
Mobiliario de recursos humanos.
Equipo de recursos humanos.
Mobiliario de finanzas.
Equipo de finanzas.
*Equipo de transporte. Vehículos
QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DEL ACTIVO
FIJO.
A. Representante Legal-Propietario o persona designada.
B. Personal de Finanzas.
C. Auditoría Externa.
FUNCIONES.
A. Representante Legal-propietario:
Corresponde señalar y difundir las políticas y procedimientos para el control y
captación del activo fijo. Proporcionar las facilidades necesarias para que en
coordinación con el personal encargado del inventario de activo fijo se realice el
levantamiento y la revisión periódica, si la representante legal no puede asistir,
entonces asignará a una persona responsable para suplirla.
B. Personal de Finanzas:
Corresponde proporcionar los datos relativos a las adquisiciones, costos,
responsables de todos los bienes. Promover el alta y baja de los activos fijos, de
acuerdo con las necesidades o requerimientos de las unidades productivas u
operativas y generar entre todo el personal la cultura empresarial de la entrega –
recepción y por supuesto mantener actualizado el sistema.
C. Auditoría Externa:
Corresponde verificar que el inventario sea realizado de acuerdo con la normativa
vigente e informar de cualquier anomalía durante el desarrollo del mismo. En caso
de pérdidas o deterioros, realizar las acciones necesarias para su recuperación o bien
determinar responsabilidades, siguiendo el debido proceso.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA.
1) Realizar el inventario.
Este consiste básicamente en la localización y toma de los datos del bien, asignándole a
cada uno un código fijo e intransferible para su respectivo control. Dicho inventario lo
practica el personal de bodega designado para tal efecto y el personal de auditoría externa
asignado.
2) Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.
3) Revisión.
Consiste en corregir y completar la información desarrollada en el inventario.
4) Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la información recolectada por el personal
designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.
5) Solicitud formal de compra.
Se inicia mediante formato digital o físico autorizado, como una requisición de compra o
carta interna al departamento de compras, también debe de contener una descripción clara,
cantidades y justificación.
6) Cotización.
Para realizar la compra se requieren al menos tres cotizaciones comparables y se debe de
justificar documentalmente la selección del proveedor.
7) Formalización.
Si hay compras mayores de $200.00, se debe elaborar un contrato o acuerdo firmado, que
debe revisarse conforme a la base legal del manual.
8) Recepción y verificación.
El área de bodega debe verificar la calidad, cantidad y estado del bien, si hay alguna
inconformidad debe registrarse por escrito.
9) Emisión de resguardos y etiquetas.
Se emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta y Equipo,
inventariados con todos los datos que a estos describen. Emitiéndose también la etiqueta
con código de inventario.
10) Pegado de etiquetas.
El personal designado le adhiere la etiqueta que lleva el código asignado en un lugar visible
para su fácil visualización.
11) Registro y archivo.
El personal designado de bodega quien es el encargado de efectuar el inventario, archiva el
resguardo original que debe incluir solicitud, cotizaciones, orden, contrato y comprobantes;
luego entrega una copia al encargado del área de la oficina.
12) Ajustes contables.
Corresponde al departamento de finanzas designado el procesamiento.
LOGÍSTICA PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
Para efectos del inventario de activo fijo, todas las áreas serán incluidas en su totalidad,
para que dicha gestión sea incluyente, responsable y en especial que sea fiable. De acuerdo
con la planificación estratégica de la empresa, se envían correos electrónicos a las áreas de
que se efectuara dicho inventario y se les pide la total colaboración para que den todas las
facilidades al personal designado para que dicho inventario sea bien elaborado.
GENERALIDADES DEL ETIQUETADO.
Esta operación se realiza por medio de etiquetas con código en el cual se le asigna un
número de identificación del bien. Esta etiqueta se adhiere al bien.
FORMAS DE ETIQUETADO:
TIPO DE ACTIVO FIJO SE ETIQUETARÁ EN:
1 Escritorios. En la parte superior derecha.
2 Sillas/ Mesas. Debajo del asiento o bien en el respaldo.
3 Computadoras. Junto a la marca o junto al número de serie.
4 Papelería. Lugar visible.
5 Vehículos Parte superior del vidrio delantero (interior).
6 Archiveros. En la parte superior izquierda.
7 Proyector. Junto a la marca.
8 Impresora. Junto a la marca o número de serie.
TIPO DE REPORTE.
POR CÓDIGO DE INVENTARIO.
Muestra un listado general de todos los bienes inventariados con fecha de adquisición, número
de identificación del bien, especificaciones del bien, usuario asignado y cantidad.
Ejemplo:
KS–SS-MEF–01–1400-140625
Significado:
KS - Especifica el negocio Kerae Solutions.
LL – Específica en que departamento se ubica la sucursal del bien (La Libertad).
MEO – Específica que pertenece al Mobiliario y Equipo de Oficina.
MEB - Específica que pertenece al Mobiliario y Equipo de Bodega.
MEC - Especifica que pertenece al Mobiliario y Equipo de Compras.
MERH - Especifica que pertenece al Mobiliario y Equipo de Recursos Humanos.
ET - Específica que pertenece al Equipo de Transporte.
MEF - Específica que pertenece al Mobiliario y Equipo de Finanzas.
01 – Cantidad del bien.
1400 - Número de identificación del bien.
140625 - Fecha de adquisición del bien.
ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.
Los bienes de activo fijo adquiridos son dados de alta e incorporados al inventario de la
dependencia correspondiente, una vez se verifican los datos (factura de adquisición), se le
asigna una etiqueta con su código y posteriormente es enviado a la dependencia donde será
utilizado para los procesos productivos o en su caso para fines administrativos. De esta
documentación una copia le queda a bodega y otra para las áreas de compras y finanzas.
Todas las entradas por concepto de reparación o donaciones deben ser tramitadas por los
encargados de las dependencias con la oficina y comunicar de esto mediante un informe
escrito a finanzas y compras.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener actualizados
los registros de activos fijos.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO.
Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento de finanzas y compras (solo
si hay garantía), mediante un informe avalado por la oficina. Esta normativa permitirá
llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la organización posea en una
fecha determinada.
Los descargos de bienes muebles por obsolescencia se deben de notificar por escrito a
compras para que este sea descargado en la fecha correspondiente.
V. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
El presente manual entrará en vigencia el día siguiente de la Aprobación por EL
PROPIETARIO DE KERAE SOLUTIONS. El presente Manual de Políticas y
Procedimientos podrá ser modificado por el propietario a iniciativa del área de oficina y
finanzas, de acuerdo con las necesidades y para adecuarlo a las normas generales de la
administración del negocio.
Autorizado por: Elaborado por:
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Karla Palacios. Allison Mejía.
Kerae Solutions. Kerae Solutions.
Implementación digital de los códigos.
