CONJUNTO RESIDENCIAL GARDENS VIEW
ACTA DE REUNION DE CONSEJO CONJUNTO RESIDENCIAL GARDENS VIEW
CONVOCATORIA REUNION
26 DE ABRIL DE 2025
HORA: 9:00 A.M
Reunión Ordinaria del Consejo de Administración, en puerto Colombia atlántico
Fecha: sábado, 26 de abril del 2025.
Hora de inicio: 9:02 a.m.
Hora de finalización: 1:57 p.m.
Lugar de reunión: Plataforma virtual Zoom (ID de reunión: 827 7424 7160).
Modalidad: Virtual.
Convocatoria
Medio utilizado para convocar: Comunicación escrita digital (correo electrónico)
enviada el 22 de abril del 2025, adjuntando el documento "convocatoria.pdf".
Fecha de convocatoria: 22 de abril del 2025.
La convocatoria fue realiza por la administradora encargada, coordinadora
administrativa y
Representante Legal del Edificio Gardens View, Sr. Juan Spath Galope.
Verificación de Quórum
Siendo las 9:02 a.m. del 26 de abril del 2025, el Sra, Nelsy Miranda, en su calidad de
Coordinadora administrativa del Edificio Gardens View, da inicio a la reunión del
Consejo de Administración. Se procede a verificar la asistencia de los miembros del
Consejo y otros participantes:
Miembros del Consejo de Administración Presentes:
Sra. Andrea Patarroyo.
Sra. Clarivel Molina
Sra. Ana Viana
Sra. Lucía Plazas.
Sr. Juan Manuel Buelvas
Sra. Nallide guardiola
Sr. Andrés Camacho
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Otros Asistentes:
Sra. Nelsy Miranda (Coordinadora administrativa).
Sr. Freddy Freire (Representante de la Revisoría Fiscal).
Sr. Jason Aquino (Revisor Fiscal).
Sra. Yina Gómez (Coordinadora Contable, se une posteriormente).
Sra. Karina (Administradora encargada), actuando como soporte y tomando notas).
[ reunión de Consejo, el quórum se basa en los miembros del Consejo].
Número de miembros del Consejo: Se infiere que son 8 miembros.
Número de miembros del Consejo asistentes o representados: Inicialmente 7.
Coeficiente de participación representado: Inicialmente 100% de los miembros del
Consejo. Posteriormente, 83.33% de los miembros del Consejo.
Verificación de quórum de liberatorio: Sí. Con la asistencia de la mayoría de los
miembros del Consejo, se constata la existencia de quórum suficiente para deliberar.
Orden del Día
La Coordinadora administrativa, Sra, Nelsy Miranda presenta el orden del día
propuesto en la convocatoria:
Llamado a lista y verificación del quórum.
Lectura del orden del día.
Elección del presidente y tesorero del consejo de administración.
Lectura de los informes financieros a corte marzo 2025.
Informe de revisoría fiscal.
Informe de gestión de la administración.
Presentación cuadro comparativo de empresas de aseo
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Proposiciones y varios.
Modificaciones al orden del día:
El Sra. Coordinadora Administrativa propone una modificación al orden del día,
consistente en intercambiar el punto 4 (Lectura de los informes financieros a corte
marzo 2025) con el punto 5 (Informe de revisoría fiscal). La justificación es que el
informe de revisoría fiscal debe preceder a la lectura de los informes financieros.
Votación para la modificación del orden del día:
La propuesta es sometida a votación de los consejeros.
Resultado de la votación: Aprobada por unanimidad de los consejeros presentes.
Decisión final: Aprobada.
Nuevo orden del día aprobado:
Llamado a lista y verificación del quorum.
Lectura y aprobación de la modificación del orden del día.
Elección del presidente y tesorero del consejo de administración.
Informe de revisoría fiscal.
Lectura de los informes financieros a corte marzo 2025.
Informe de gestión de la administración.
Presentación cuadro comparativo de empresas de aseo.
Proposiciones y varios.
Desarrollo de la Reunión
Punto 1 - Instalación de la Asamblea (Reunión del Consejo)
La sra. Nelsy Miranda instala formalmente la reunión del Consejo de Administración a
las 9:02 a.m., una vez verificado el quórum.
Punto 2 - Lectura y Aprobación de la Modificación del Orden del Día
Se da lectura a la propuesta de modificación del orden del día, la cual es aprobada por
unanimidad, quedando el orden del día como se detalló en el numeral 5.
Punto 3 - Elección del Presidente y Tesorero del Consejo de Administración
La sra. Coordinadora administrativa, indica la necesidad de elegir Presidente y
Tesorero para el Consejo de Administración para el período vigente.
Elección de Presidente:
El Sr. Juan Manuel Buelvas propone a la Sra. Claribel Molina como Presidenta del
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Consejo de Administración.
La Sra. Claribel Molina acepta la postulación.
Se somete a votación la postulación de la Sra. Clarivel Molina:
Sra. Ana Viana: Aprueba.
Sra. Andrea Patarroyo: Aprueba.
Sra. Lucía Plazas: Aprueba.
Sr. Juan Manuel Buelvas: Aprueba.
Sra. Clarivel Molina: Aprueba.
Sra Nallide Guardiola : Aprueba
La Sra. Clarivel Molina es elegida Presidenta del Consejo de Administración por
unanimidad para la vigencia 2025.
Elección de Tesorero (o Comité de Tesorería):
Se discute la figura del tesorero. El Sr. Juan Manuel Buelvas sugiere que la tesorería
sea manejada por un comité conformado por la Sra. Andrea Patarroyo y la Sra. Ana
Viana, argumentando la necesidad de que alguien residente en Barranquilla (donde
se asume está el edificio) pueda revisar y mirar cosas directamente. Se menciona que
la Sra. Lucía Plazas también forma parte del comité técnico.
La Sra. Ana Viana postula formalmente a la Sra. Andrea Patarroyo para integrar el
comité de tesorería.
La Sra. Andrea Patarroyo acepta la postulación.
Se somete a votación la conformación del Comité de Tesorería, integrado por la Sra.
Ana Viana y la Sra. Andrea Patarroyo:
Sra. Ana Viana: Aprueba.
Sra. Clarivel Molina (presidenta): Aprueba.
Sra. Lucía Plazas: Aprueba.
Sr. Juan Manuel Buelvas: Aprueba.
Sra. Andrea Patarroyo: Aprueba.
Sra. Nallide Guardiola: Aprueba
Se aprueba por unanimidad que la función de Tesorería sea ejercida por un comité
conformado por la Sra. Ana Viana y la Sra. Andrea Patarroyo.
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Punto 4 - Informe de Revisoría Fiscal
El Sr. Freddy Freire y el Sr. Jason Aquino (Revisor Fiscal) presentan el informe de
revisoría fiscal. El Sr. Aquino expone.
El informe se enfoca en cuatro puntos principales:
Revisión de los saldos finales del ejercicio 2024, que constituyen los saldos iniciales
para la vigencia 2025.
Comentarios y observaciones al dictamen del revisor fiscal anterior, el cual presentó
salvedades.
Análisis de la ejecución presupuestal del periodo enero a marzo de 2025.
Conclusiones y recomendaciones generales.
Se detalla la cronología de recepción de información: el 2 de abril se tuvo una reunión
con el Consejo; el 17 de abril se recibió el informe de la administración anterior; el 21
de abril se recibió el informe de corte a marzo de la nueva administración; y el 23 de
abril la nueva administración envió un reporte actualizado con algunas
reclasificaciones en la ejecución presupuestal.
Revisión de Saldos Iniciales 2025 y Dictamen Anterior:
Se inicia con el análisis de las salvedades presentadas por el revisor fiscal anterior.
Se aclara que un dictamen con salvedades no implica que los estados financieros no
sean razonables, sino que presentan aspectos que requieren atención.
Primera Salvedad (Dictamen Anterior): Diferencias Bancarias Diciembre 2023
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El revisor fiscal anterior señaló una diferencia de aproximadamente 11,000,000 entre
el saldo en libros y el extracto bancario a diciembre de 2023. Esta diferencia
correspondía a consignaciones registradas en libros a finales de diciembre de 2023
pero reflejadas en el banco en enero de 2024. Los Srs. Aquino y Freire consideran
que, si estas transacciones son verificables y corresponden a movimientos de cierre
de mes, no constituirían necesariamente una salvedad material si se pueden conciliar
adecuadamente en el mes siguiente. Se enfatiza la importancia de obtener los
extractos bancarios de diciembre de 2024 y enero de 2025 para verificar la situación
actual de partidas similares. Se informa que el extracto de diciembre 31 no fue
localizado en la información entregada por la administración anterior (Jericó), la cual
no manejaba esta información digitalmente. Se solicita a la nueva administración
escanear y proveer los extractos físicos disponibles. El Sra. El Administradora
confirma que esta tarea está pendiente y es sensible.
Segunda Salvedad (Dictamen Anterior): Diferencias Bancarias Diciembre 2024.
Similar a la anterior, pero para el cierre de 2024, con una diferencia de 3,812,000 . Se
reitera la necesidad de los extractos para su validación.
Tercera Salvedad (Dictamen Anterior): No Revelación de Acuerdo con
Vp Global.
El revisor anterior indicó que no se reveló en notas a los estados financieros un
compromiso de pago con la empresa Vivir Global por un valor aproximado de
9,662,000 (intereses e IVA). Los actuales revisores fiscales concuerdan en que esta
omisión es relevante y debió ser revelada .
Cuarta Salvedad (Dictamen Anterior): Falta de Registro del Deterioro de Cuentas por
Cobrar.
Se refiere a la cartera del apartamento 205, que asciende a 38,000,000, con origen en
los años 2022, 2023 y 2024. El revisor anterior consideró que debía registrarse un
deterioro. Los Srs. Aquino y Freire coinciden, explicando que la normativa contable
exige el reconocimiento del deterioro cuando la recuperabilidad es dudosa, afectando
el valor presente de la cuenta . Se aclara que registrar el deterioro no implica renunciar
al cobro.
Análisis de Saldos Iniciales 2025 (Continuación):
Caja Menor: No se encontraron registros de caja menor. Se recomienda definir un
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responsable y una política para su manejo y arqueos.
Bancos: Las cifras corresponden a los valores recibidos. Se reitera la dificultad por la
falta del extracto bancario de diciembre 31.
Cuentas por Cobrar: El valor total presentado en la asamblea fue de 85,000,000 . La
nueva administración ha desagregado esta cifra. Se identificó cartera del apartamento
205 desde 2022 (440,000 ), 2023 (16,000,000 ) y 2024 (saldo restante para completar
los 38,000,000). Se confirma que existe un acuerdo de pago con este propietario.
Propiedad, Planta y Equipo: Se identifica equipo de oficina totalmente
depreciado. Se recomienda darle de baja contablemente.
Seguros y Fianzas: Corresponde a una póliza todo riesgo con vigencia de agosto
2024 a agosto 2025, por un valor de 11,370,000 . El saldo corresponde a los 8 meses
restantes de 2025.
Costos y Gastos por Pagar: Totalizan 129,766,000 .
Proveedores (Vivir Global): Saldo de 53,847,639 al 31 de diciembre. Existe un acuerdo
de la administración anterior que está en discusión.
Gases del Caribe: Saldo de 12,869,000 desde 2023. Se informa que
hay un proceso ante la superintendencia por dos facturas (10M y 12M). Se recomienda
que el abogado determine la probabilidad de ganar el caso para ajustar el pasivo
contable.
Retenciones en la Fuente: Consideradas correctas. El saldo de 584,000 fue lo
presentado en la declaración.
Otros Pasivos (Cuota Extraordinaria): Existe un saldo de 15,000,000
correspondiente a una cuota extraordinaria del 2024 para luminarias (proyecto total
43,000,000 ). Se indica que el recaudo fue casi total (14,000,000 ), pero la ejecución
está pendiente. La Sra. Gina Gómez (Coordinadora Contable) aclara que este pasivo
representa la obligación del edificio de ejecutar el proyecto con los fondos recaudados
. Se cuestiona por qué no se ha ejecutado en los primeros 3 meses del año.
Anticipos de Clientes: Aproximadamente 2,472,000, correspondientes a
honorarios de abogados. Se recomienda que, si no existe una obligación de pago, se
reconocen como ingreso.
Ejecución Presupuestal Enero-Marzo 2025:
Ingresos: Se observa una diferencia entre el presupuesto de ingresos aprobado en
asamblea (84,008,911.18 mensuales) y el valor facturado mensualmente
(aproximadamente 81,499,100 ). La Sra. Nelsy (Coordinadora Administrativa) explica
que la facturación de enero a marzo se realizó con el IPC anterior (5.20%), mientras
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que la asamblea de marzo aprobó un incremento del 9.25%. La diferencia se facturará
retroactivamente desde abril (00:50:47.000). Persiste una pequeña diferencia por
aclarar en el presupuesto base utilizado para la comparación.
Gastos - Servicio de Vigilancia: Se evidencia un desfase, con un gasto
mayor al presupuestado linealmente (9,000,000 por encima en el trimestre). La Sra.
Nelsy explica que esto se debe a que los primeros 4 meses del año se facturan con
un esquema de 2 turnos (29,000,000 mensuales), y a partir de mayo habrá una
reducción a turno y medio (22-23,000,000 mensuales), ajustando el presupuesto
anual . Se recomienda presupuestar los gastos de forma no lineal para reflejar estas
variaciones.
Gastos - Mantenimiento y Reparaciones: Se observan diferencias que
podrían compensarse en meses siguientes. Se reitera la recomendación de un
presupuesto no lineal para un mejor control.
Novedades Tributarias - IVA en Zonas Comunes: Se destaca la
comunicación No. 19 del 25 de marzo de la DIAN, que reitera la responsabilidad de
las propiedades horizontales de uso residencial de facturar IVA por el alquiler o
explotación de zonas comunes (salón social, kiosco, BBQ). Actualmente, se recaudan
aproximadamente 900,000 por estos conceptos sin IVA. Se discute la estrategia a
seguir: si tratarlo como "donación" (no gravado) o "alquiler" (gravado con IVA 19%). El
revisor fiscal advierte sobre los riesgos de la figura de donación ante una auditoría de
la DIAN y recomienda la formalización como alquiler con IVA.
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Se acuerda que la administración, en conjunto con el Consejo, definirá la estrategia,
considerando que el valor neto recibido disminuiría o el costo para el usuario
aumentaría.
Conclusiones y Recomendaciones del Revisor Fiscal:
Obtener y revisar los extractos bancarios faltantes.
Realizar el registro contable del deterioro de la cartera vencida.
Dar de baja los activos fijos totalmente depreciados.
Mejorar la comparabilidad de los estados financieros mes a mes.
Ajustar la presupuestación de gastos para que no sea lineal, reflejando las variaciones
esperadas.
Definir una estrategia clara y documentada para el manejo del IVA en el alquiler de
zonas comunes.
El Sr. Freddy Freire concluye su presentación agradeciendo la atención .
Punto 5 - Lectura de los Informes Financieros a Corte Marzo 2025
La Sra. Gina Gómez, Coordinadora Contable, presenta los estados financieros con
corte al 31 de marzo de 2025 .
Estado de Resultados (Acumulado Enero-Marzo 2025):
Ingresos operacionales (facturados): 244,997,300 .
Gastos operacionales (ejecutados): 236,258,819 .
Servicios (personal, servicios públicos): 65% del total de gastos.
Mantenimiento y reparaciones: 40,000,000 (17% del total).
Honorarios (administración, contabilidad, revisoría fiscal): 23,000,000 (9% del total).
Seguros: 4,263,994 .
Adecuaciones e instalaciones: 2,790,000
Gastos financieros: 33,444 .
Resultado operacional positivo: 8,238,481 .
Ingresos no operacionales: 1,584,007 (principalmente intereses por mora 72%, y
alquiler de zonas comunes: barbecue, salón social, kiosco, club house, póliza).
Gastos no operacionales (no presupuestados): 8,834,719 . Se aclara que
estos gastos, como el del transformador en enero, se cubrirán con una cuota
extraordinaria o con el fondo de imprevistos. Se menciona un imprevisto de 14,000,000
en la cuenta de Davivienda.
Pérdida no operacional: 3,200,049.58 .
Resultado del ejercicio (antes de reserva): Positivo, 4,009,885.22
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Resultado del ejercicio (después de reserva legal): 2,543,549 .
Se aclara que el resultado positivo se debe a que muchos rubros del presupuesto aún
no se han ejecutado (01:12:23.000).
Estado de Situación Financiera al 31 de Marzo de 2025:
Activos: Total 168,564,153 .
Cuentas por cobrar: 110,000,000 (66% del activo total). Incluye avances a proveedores
por 207,486 .
Efectivo y equivalentes: 50,007,817 (30% del activo total).
Fondo de imprevistos: 30,007,007 (18% del activo).
Recaudo cuota extraordinaria: 19,883,360 .
Diferidos (seguros): 7,165,049 .
Pasivos: Total 175,764,919 .
Cuentas por pagar a proveedores: 150,377,847 (89% del pasivo total).
Otros pasivos: 25,385,702 (15% del pasivo total), que incluye:
Anticipos de propietarios: 3,455,975 .
Cuota extraordinaria pendiente de ejecución: 15,775,755
Consignaciones por identificar: 2,472,050 .
Depósitos por identificar: 40,000 .
Aguinaldos navideños: 100,942
Provisión software contable: 1,001,100 (se aclara que la implementación fue una nota
crédito, pero la compra del software en marzo no se cobró, se facturará).
Reembolso constructor parque infantil: 2,003,999.50.
Patrimonio: Negativo por -7,200,866 .
Resultado de ejercicios anteriores (pérdida): -25,536,396.
Resultado acumulado vigencia 2024: [No detallado, pero se infiere que contribuye a la
pérdida].
Resultado del ejercicio actual: 4,009,885.22 .
Se discute la dinámica del fondo de imprevistos (1% mensual). Se aclara que si no hay
imprevistos, el fondo se acumula y se pasa a una cuenta restringida. Si hay un
imprevisto, se usa el fondo con aprobación del Consejo. La administración anterior no
creaba un fondo en patrimonio, sino que lo mantenía en disponible. Se acuerda que
la actual administración, para cualquier gasto extraordinario no presupuestado, deberá
primero agotar el fondo de imprevistos disponible (14M) antes de solicitar cuotas
extraordinarias (01:19:16.000 - 01:26:58.000).
Ejecución Presupuestal Detallada (Análisis por Gina Gómez):
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Ejecución total mensualizada: 94%. Anualizada: 23%.
Honorarios: Ejecución total 93%. Administración desfasada al 120% mensual por
cambio de administración.
Servicios: Ejecución 75% mensual, 19% anual. Vigilancia al 112% mensual (28%
anual), se espera ajuste. Telefonía e Internet desfasado en 340,000 . Gas calentador
piscina no ejecutado.
Mantenimiento: Ejecución total 86% mensual, 22% anual. Muros sobre ejecutados
(145%). Mantenimiento general edificaciones sobre ejecutadas (103%). Servicio de
vactor sobre ejecutado. Prueba de caracterización PETAR sobre ejecutada (189%).
Impuesto de vertimientos ejecutado al 81%. Se aclara que varios de estos son gastos
únicos anuales.
Adecuaciones e instalaciones: Ejecución 218% mensual, 55% anual (gasto
inicial fuerte de 2,690,000 en marzo, presupuesto anual 5,113,416 ).
Gastos Asamblea y papelería: Sobre ejecutados por la asamblea de marzo y gastos
iniciales de papelería.
Gastos financieros: Ejecución 3% mensual, 1% anual.
Cartera:
Cartera total a 31 de marzo 2025: 109,660,301 (aumento de 10,319,118 respecto a
febrero).
Recaudo del mes vigente (marzo): 51,009,066.73 (62% de lo facturado en marzo).
Recaudo de meses anteriores en marzo: 21,575,000 (aproximadamente).
Se discute la diferencia conceptual entre "recaudo total" y "recaudo del mes vigente".
El "recaudo del mes vigente" es lo pagado de la facturación del propio mes. El
"recaudo total" incluye lo vigente más lo pagado de cartera de meses anteriores. Se
espera que el recaudo mejore con los planes de acción de la nueva administración.
La Sra. Gina Gómez concluye su presentación.
Punto 6 - Informe de Gestión de la Administración
por cambio de delegada de administración no estaba listo y se acuerda enviarlo a los
propietarios una vez terminado.
Deuda con Vivir Global (Empresa de Vigilancia Anterior):
Se envió documentación a la empresa, pero comunicaron que no condonarían los
intereses. La deuda total asciende a aproximadamente 116,000,000 (cuatro facturas,
incluyendo la del mes corriente de su salida, más intereses de 9,000,000 ).
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informa que a partir de mayo se reducirá un turno de vigilancia (rondero a 12 horas
nocturnas), lo que generará un ahorro. Se discute la posibilidad de que la nueva
empresa de vigilancia "compre" la cartera, o buscar acciones legales por la posible
nulidad del contrato original con Vivir Global, al no haber sido aprobado por la
Asamblea o Consejo en su momento. Se programará una reunión extraordinaria del
Consejo con la abogada la próxima semana para definir la estrategia legal
Acuerdo de Pago Apartamento 205:
Se firmó el acuerdo. El propietario ya realizó el pago de la primera cuota y la cuota del
mes vigente. Los intereses se condonarán al final si cumple todo el acuerdo
Mantenimiento Jacuzzi:
Se reportó que no funcionan los chorros ni las burbujas. La Sra. Betty Castro (Apto.
201) lo experimentó. Se aclaró que el rondero de ese día no sabía operarlo
correctamente. Se revisó al día siguiente y se solucionó parcialmente; sin embargo, se
detectó que solo una bomba de la piscina está funcionando, lo que podría
sobrecargarla. Se solicitarán cotizaciones para la reparación integral
Calentador de Piscina: Se solicita revisar su funcionamiento.
Estado de Materas ("orillas") en Piscina de Adultos:
Una de las materas decorativas presenta deterioro y exposición del hierro, con riesgo
de desprendimiento. Se solicita su reparación urgente
Bordes de Escaleras (Entrada Torre y Conjunto):
Presentan desprendimientos por el tránsito de objetos pesados y patinetas. Se sugiere
repararlos y considerar la instalación de antideslizantes
Tapetes en Entradas:
Se propone la colocación de tapetes para secar los pies y evitar accidentes por
resbalones, especialmente en temporada de lluvias
Normatividad de Mascotas y Basuras:
Se observó a la mascota de un invitado orinando cerca de la piscina. Se recomienda
reforzar la comunicación de normas a visitantes (flyers) y aumentar el número de
canecas de basura en áreas comunes, especialmente para desechos de mascotas
Rol del Piscinero/Salvavidas:
Debe priorizar la vigilancia de los bañistas cuando hay personas en la piscina,
especialmente niños solos, en lugar de realizar labores de limpieza. Se debe anunciar
su presencia y rol. Las labores de limpieza profunda deben programarse en horarios
sin bañistas
Puertas de Vidrio ( Acceso Piscina):
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Se azotan con la brisa. Se sugiere instalar "gatos hidráulicos" o sistemas de cierre lento
para evitar daños. Se informa que las cerraduras de estas puertas también presentan
problemas y se cotizaron (2,570,000 el par, traídas de Bogotá)
Cancha Múltiple y Paneles Solares:
Se recibieron visitas para cotizar reparaciones de la cancha y una propuesta para
paneles solares, pero aún no se tienen los informes finales.
Punto 7 - Presentación Cuadro Comparativo de Empresas de Aseo
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La Sra. Nelsy (coordinadora administrativa) presenta el comparativo de las propuestas
recibidas Se evaluaron 4 empresas: Soluambiente, Integra aseo, La vianda y Servi
Futuro. El enfoque principal fue la experiencia en mantenimiento de Plantas de
Tratamiento de Aguas Residuales (PTARD).
Propuesta de Soluambiente (Seleccionada como la más favorable):
Servicio de Aseo General: Incluye dos operarios de aseo (supernumerario), un
jardinero, un rescatista (el valor final se ajusta a las necesidades). Ofrecen todero con
curso de altura.
Servicio de Mantenimiento PTARD y Bombas: Tarifa de 6,849,810. Incluye:
Visitas bimensuales para calibración y seguimiento preventivo de la PTARD.
Inspección operativa, calibración y recomendación de operación.
3 visitas anuales con soporte técnico para revisión de parámetros (lunes a sábado).
Capacitación al personal del conjunto.
Suministro de equipo (motosierra, hidro lavadora).
24 horas anuales (2 mensuales) de apoyo en jardinería/aseo.
Poda de palmeras.
Desinfección de tanques (1 semestral, con 30% descuento).
5% descuento en proyectos de mantenimiento locativo y metalmecánica.
10% descuento en mantenimiento de sistema hidráulico.
5% descuento en suministro de equipos.
Asignación de técnico y auxiliar para mantenimiento general.
Disponibilidad de personal en 3 días.
Mantenimiento correctivo de 2 bombas (ya realizado, se descuenta del presupuesto).
Se aclara que el contrato de mantenimiento PTARD será separado del de aseo
general. Se deben diferenciar claramente las actividades y el personal asignado a cada
contrato para evitar duplicidad de funciones o cobros. La Sra. Andrea Patarroyo y otros
consejeros enfatizan la importancia de esta claridad contractual.
Votación para Contratación de Empresa de Aseo General (Soluambiente):
Sra. Clarivel Molina: Aprueba.
Sra. Andrea Patarroyo: Aprueba.
Sra. Lucía Plazas: Aprueba.
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Sra. Ana Viana: Aprueba.
Sra. Nallide Guardiola Aprueba
(Sr. Juan Manuel Buelvas ya se había retirado).
Aprobado por unanimidad de los presentes (5 votos) contratar a Solo Ambientes para
el servicio de aseo general a partir del 9 de mayo
Votación para Contratación de Mantenimiento PETAR (Solo Ambientes):
Propuesta económica de 6,849,100 (cuatrimestral, o según detalle de visitas).
Sra. Andrea Patarroyo: Aprueba, con la condición de detallar claramente las
actividades y personal en ambos contratos.
Sra. Ana Viana: Aprueba.
Sra. Lucía Plazas: Aprueba.
Sra. Clarivel Molina: Aprueba
Sra Nallide Guardiola: Aprueba
Aprobado por unanimidad de los presentes ( 5 votos) contratar a Soluambiente para el
mantenimiento de la PTARD Se solicita a la administración enviar los borradores de
contrato para revisión del Consejo.
Punto 8 - Proposiciones y Varios
Tarifas Uso Zonas Comunes (Club House, Salón Social, Kioscos, BBQ):
Se retoma la discusión sobre la necesidad de actualizar y parametrizar las tarifas en la
plataforma de reservas (Jelpit). Se propone que las tarifas se ajusten anualmente con
el salario mínimo legal vigente o IPC. Se debe establecer un costo por hora o por
evento, y considerar cobros adicionales por horas extra o uso extendido. Se solicita a
la administración preparar una propuesta detallada, considerando el consumo de
energía (aire acondicionado, luces) y gas (BBQ), para la próxima reunión del Consejo.
La Sra. Nelsy y Karina tomarán nota para la actualización.
Sistema Eléctrico Kioscos y Paneles Solares:
Se discute la propuesta del Ing. de Green para la revisión y posible financiación a 5
años de un sistema de paneles solares para los kioscos (costo aprox. 7,000,000). Se
considera que esto podría solucionar los problemas eléctricos actuales y reducir costos
de energía a largo plazo. Se acuerda aceptar la revisión del cableado y, si se opta por
los paneles, contratar solo la mano de obra y que la administración compre los
insumos
Flyers Informativos (Adopción de Árboles y Normas):
Se acuerda diseñar flyers para la campaña de adopción de árboles y para recordar
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normativas a visitantes. La Sra. Ana se compromete a enviar un formato
Instalación de Cargadores para Vehículos Eléctricos:
Se informa que el Sr. Richard, solicito permiso para la instalación de acometida para un
cargador eléctrico (apto-204). No se ha presentado la documentación completa
(pólizas, ARL, etc.). Se enfatiza la necesidad de un protocolo claro y la presentación
de toda la documentación requerida antes de autorizar cualquier instalación,
incluyendo la revisión por un ingeniero electricista certificado por el Consejo.
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Responsables del seguimiento o ejecución: Administración (Sra. Karina, Sra.
Nelsy) para formalizar contrato y notificar.
Designación de Firmantes
Para dar fe de lo actuado en la presente reunión, se designan para la firma del acta a:
Presidente de la Asamblea (Consejo de Administración):
Nombre: Sra. Clarivel Molina
Firma:
Secretario de la Asamblea (Consejo de Administración):
Se designa a la Sra. Andrea Patarroyo, miembro del Consejo, para actuar como
secretaria del acta.
Nombre: Sra. Andrea Patarroyo
Firma:
No habiendo más asuntos que tratar, y agotado el orden del día, la presidenta del
Consejo de Administración, Sra. Clarivel Molina, levanta la sesión siendo las 1:57
p.m. del día 26 de abril del 2025.
Elaboró: Karina Rodríguez
Revisó:
