Análisis y diseño de sistemas
I. Resumen del tercer capítulo del libro Análisis y diseño de sistemas
por James A. Seen.
Determinación de requerimientos
Es el proceso de estudiar un sistema para entender como funciona. Esta clase
de estudio puede abarcar métodos manuales y computarizados, su objetivo es
identificar las características necesarias para un nuevo sistema.
Un requerimiento es una función o característica que debe estar presente en el
nuevo sistema, como la captura de datos, producción de información de apoyo.
Puesto que los analistas no pertenecen a los departamentos de usuario, primero
deben comprender el entorno en que trabajan, lo cual conlleva responder
preguntas clave y considerar si el sistema esta orientado a transacciones,
decisiones o múltiples departamentos.
Actividades de la determinación de requerimientos
*Anticipación de requerimientos: se basa en la experiencia del analista, ayuda a
detectar problemas clave.
*Investigación de requerimientos: se basa en el estudio del sistema actual
mediante técnicas para documentar cómo funciona.
*Especificación de requerimientos: consiste en analizar la información obtenida
para definir:
• Datos basados en hechos reales.
• Requerimientos esenciales que el nuevo sistema debe cumplir.
• Estrategias para satisfacer estos requerimientos.
Análisis y determinación de requerimientos
Es una etapa sumamente importante en el análisis de sistemas, de su calidad
depende el éxito del nuevo sistema. Esto implica entender a profundidad los
procesos actuales de la organización y estructurar adecuadamente la
investigación:
Requerimientos básicos
Los analistas deben responder a estas preguntas claves
1. ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?
2. ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
3. ¿Qué limites existen en tiempo y carga de trabajo?
4. ¿Qué controles de desempeño se aplican?
Comprensión del proceso
El analista debe comenzar con preguntas puntuales que ayuden a entender el
sistema actual.
Ejemplo:
¿Cuál es la finalidad de l actividad?
¿Qué pasos se siguen y dónde?
¿Quiénes lo realizan y cuánto tardan?
Identificación de datos e información generada
Luego de entender el proceso, se identifican los datos necesarios para cada
actividad e información resultante que puede ser útil en múltiples áreas. Los
datos resultantes de esto pueden ayudar a:
• Evaluar el desempeño de los empleados
• Analizar ventas y compras
• Estudiar el flujo de efectivo
Frecuencia y volumen del proceso
Las actividades en una empresa pueden ocurrir con frecuencia variable: algunas
son esporádicas (como pagar impuestos) y otras frecuentes (como pagar
nómina).
Las actividades pueden ser iniciadas por:
• Clientes (pedidos, llamadas).
• Eventos (como una solicitud completada).
• Tiempo (fin de mes, semana, etc.).
El volumen de trabajo puede hacer que actividades poco frecuentes requieran
muchos recursos (ej. emitir miles de estados de cuenta por trimestre).
Actividades de procesamiento de transacciones vs toma de decisiones
Procesamiento de transacciones: Bien estructuradas, rutinarias, frecuentes y
predecibles, requieren datos estructurados, capturan eventos reales y procesan
detalles.
Soporte de decisiones: Irregulares, cambiantes, poco predecibles, necesitan
datos tanto estructurados como no estructurados, utilizan perspectivas más
amplias, resúmenes y proyecciones.
Función de iniciación de las actividades
• Las actividades pueden comenzar por:
• Acciones del cliente (pedidos, llamadas).
• Sucesos (completar una solicitud).
• Tiempo (al final del mes, día, etc.).
Control y errores
Se debe revisar:
• Existencia de estándares.
• Quién evalúa el desempeño.
• Cómo se detectan y corrigen errores.
• Si hay fallas sistemáticas en los controles.
Requerimientos a nivel organizacional
• Un sistema no puede analizarse de forma aislada.
• Cambios en un proceso afectan a otros departamentos (ej. un pedido
afecta inventarios, crédito, contabilidad).
• El analista debe considerar todas las dependencias e implicaciones
interdepartamentales.
Técnicas para Recopilar Información
Estas técnicas permiten al analista entender cómo funciona el sistema actual y
qué se necesita mejorar.
Observación
Ventajas: Proporciona información de primera mano, permite ver la realidad del
trabajo diario, no solo lo que dicen los manuales.
Lo que debería suceder: Documentos completos. Procesos eficientes. Tareas
terminadas a tiempo.
Lo que ocurre en realidad: Retrasos, errores, pasos omitidos. Personal que
desconoce procedimientos. Necesidad de nuevos controles.
Cuestionarios
Abiertos: útiles para conocer opiniones, sentimientos o experiencias.
Cerrados: apropiados para hechos específicos y respuestas claras.
Consideraciones: Elegir bien a los encuestados. Probar y ajustar el cuestionario
antes de usarlo. Tener claro el objetivo del cuestionario.
Revisión de Registros: Incluye manuales, políticas, reglamentos y
procedimientos. Permite conocer la forma formal en que deberían realizarse las
tareas y no refleja la realidad operativa, pero es una guía útil.
Árboles y Tablas de Decisión en el Análisis de Requerimientos
Árboles de Decisión: Herramienta visual que representa condiciones y acciones
en forma secuencial (de izquierda a derecha).
Son útiles cuando:
• Existen múltiples condiciones que afectan una decisión.
• Se necesita visualizar la secuencia de las decisiones.
Ventajas: Permite ver la lógica de decisión paso a paso. Útil para detectar
acciones redundantes o innecesarias.
Limitaciones: Con muchas condiciones, se vuelve complejo y poco manejable.
En sistemas grandes, conviene usar tablas de decisión.
Tablas de Decisión: representan condiciones y acciones en forma de matriz (filas
y columnas).
• Se componen de 4 partes:
• Identificación de condiciones
• Entradas de condiciones
• Identificación de acciones
• Entradas de acciones
Pasos para construirlas:
• Identificar las condiciones relevantes.
• Definir las acciones posibles.
• Enumerar todas las combinaciones posibles de condiciones (2^n).
• Completar la tabla con las reglas de decisión.
• Marcar con "X" las acciones a realizar para cada combinación.
• Verificar que no haya reglas redundantes ni contradictorias.
