Gestión archivística
Identificación de documentos
La identificación de documentos es un proceso
fundamental dentro de la gestión documental y archivística
que consiste en un análisis intelectual y sistemático para
conocer y estudiar los documentos que una organización
produce, recibe y gestiona en el ejercicio de sus funciones.
Este proceso es previo y necesario para cualquier actuación
posterior de clasificación o gestión documental.
Documentos que no cumplen el proceso
archivistico
Estos documentos se dividen en tres tipos principales:
Documentos de comprobación administrativa inmediata: No
forman parte de expedientes contractuales, financieros u otros de
naturaleza similar. Ejemplos incluyen fotocopias, controles de
entrada y salida de visitantes, invitaciones a eventos, entre otros.
Son creados o recibidos en trámites administrativos o ejecutivos,
pero si no están relacionados con otro asunto, no siguen el ciclo
vital y deben eliminarse inmediatamente al terminar su utilidad.
Documentos de apoyo informativo: Documentos generados o conservados en la oficina que
contienen información para apoyar tareas administrativas, como impresiones de documentos
de internet, libros, revistas, directorios telefónicos o fotocopias de manuales. Su función es
meramente informativa y no forman parte del archivo formal.
Otros documentos sin valor archivístico: Pueden incluir documentos que no cumplen con los
criterios para ser archivados formalmente y que no tienen valor legal, administrativo o
histórico para la institución.
Clasificacion documental
La clasificación archivística de documentos es un proceso
intelectual y técnico que organiza los documentos producidos o
recibidos por una institución, reflejando su estructura orgánica
y funcional para facilitar su gestión, acceso y conservación. Esta
clasificación se realiza jerárquicamente y se plasma en un
instrumento llamado Cuadro General de Clasificación
Archivística o Cuadro de Clasificación Documental.
Fondo
Conjunto total de documentos producidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de
sus funciones. Ejemplo: Ayuntamiento de una ciudad.
Sección o Subsección
División del fondo que agrupa documentos según áreas o divisiones administrativas. Ejemplo:
Departamento de Recursos Humanos.
Serie Documental
Conjunto de documentos homogéneos producidos por una misma actividad o función.
Ejemplo: Contratos laborales.
Subserie Documental
Subconjunto dentro de una serie, con características específicas propias. Ejemplo: Contratos
temporales.
Unidad Documental
Documento individual o unidad archivística más pequeña e indivisible. Ejemplo: Una carta, un
informe, una fotografía.
Unidad Documental Compleja
Conjunto organizado de documentos relacionados, como un expediente. Ejemplo: Expediente
de un caso administrativo.
Integración de expedientes
La integración de expedientes es el proceso mediante el cual se reúnen
y organizan documentos relacionados, generados orgánica y
funcionalmente por una unidad productora, para sustentar un mismo
asunto, actividad o trámite, formando así una unidad documental
compuesta llamada expediente.
Unidad documental simple
Documento individual con valor propio e independiente, como una hoja, un archivo PDF o una
grabación sonora. Es la unidad archivística más pequeña e indivisible.
Unidad documental compuesta
Conjunto organizado de unidades documentales simples relacionadas entre sí por un mismo
asunto o trámite, formando un expediente.
Ordenación de expedientes
La ordenación de expedientes es un proceso
fundamental para organizar y facilitar el acceso a los
documentos agrupados en unidades documentales
complejas. Los sistemas más comunes para ordenar
expedientes son:
1. Ordenación por asunto (temática)
* Consiste en agrupar y ordenar los expedientes según el tema o asunto principal que tratan.
* Los asuntos se organizan alfabéticamente para facilitar la búsqueda.
* Es útil para archivos donde los expedientes se relacionan con temas específicos o áreas de
gestión.
2. Ordenación alfabética
*Se basa en ordenar los expedientes según el nombre de personas, empresas o entidades
involucradas.
*En personas físicas, se sigue el orden: primer apellido, segundo apellido y nombre.
*En personas jurídicas, se utiliza la razón social o nombre de la entidad.
3. Ordenación numérica
*Los expedientes se ordenan por un número asignado, que puede ser progresivo o correlativo.
*Este número suele asignarse al abrir el expediente y se mantiene para toda la serie.
*Es útil para expedientes con gran volumen o cuando se requiere un control riguroso por
número.
4. Ordenación cronológica
*Se organiza según la fecha de apertura o producción del expediente.
*Se considera año, mes y día para establecer la secuencia.
*El expediente más antiguo va al inicio y el más reciente al final.
*Es fundamental para respetar el orden original del trámite y facilitar el seguimiento temporal.
5. Ordenación mixta o alfanumérica
*Combina dos o más criterios, generalmente alfabético y numérico o cronológico.
*También puede ser numérico por documento de identificación y alfabético por nombre,
usado en grandes volúmenes como historias clínicas o expedientes académicos.
Descripción Documental
La descripción documental es un conjunto de técnicas y
herramientas que permiten identificar, clasificar y facilitar el
acceso a los documentos y fondos archivísticos.
1. Etiqueta documental
*Es una palabra clave o metadato asignado a un documento para
describir su contenido o temática, facilitando su identificación y recuperación rápida dentro de
sistemas de gestión documental.
*Las etiquetas permiten agrupar documentos bajo un mismo concepto o tema, optimizando
las búsquedas y la organización.
*En entornos digitales, funcionan como "hashtags" que ayudan a indexar y filtrar información.
2. Inventario documental
*Es un instrumento de descripción que lista y detalla los documentos o series documentales
existentes en un archivo o fondo documental.
*Su finalidad es garantizar la recuperación y el acceso exacto a la información cuando se
requiera.
*Incluye datos como tipo de documento, fechas, cantidad, ubicación y características
relevantes.
3. Guía de archivo
*Es un instrumento descriptivo que presenta de forma general y ordenada las series
documentales de un archivo o unidad administrativa.
*Describe características y datos fundamentales de las series documentales, facilitando su
organización, administración y acceso.
*Incluye información sobre la entidad productora, la estructura del archivo, contexto de
creación y contenido de las series.
4. Catálogo documental
*Es un instrumento que describe en forma ordenada y detallada cada unidad documental o
pieza dentro de un fondo, incluyendo documentos escritos, fotografías, grabaciones, videos,
etc.
*Su objetivo es ofrecer una descripción exhaustiva para facilitar la consulta y el acceso a los
documentos.
*Se basa en criterios tipológicos, temáticos o institucionales y suele incluir registros
catalográficos con metadatos específicos.
