GENERALIDADES DE PROCESOS
Las generalidades de un proceso pueden incluir: El objetivo del proceso, El
alcance del proceso, Los factores clave para el éxito del proceso, La importancia
del proceso, Los componentes del proceso.
Dentro del desarrollo industrial de las empresas debemos contar con procesos que
establezcan las metodologías y herramientas que permiten hacer llegar nuestros
productos hacia nuestros clientes finales; es por eso que es común hablar de
logística de distribución y despacho dentro de nuestras cadenas de
abastecimiento.
1. OBJETIVO DEL PROCESO
Como objetivo principal, la logística de distribución dentro de una empresa, busca
satisfacer la demanda con las mejores condiciones de servicios, calidad y costo;
es decir garantizar, la calidad del producto y/o servicio, lo que aportará una ventaja
competitiva y la reducción de costos, lo cual permitirá aumentar el beneficio de la
empresa.
La logística se encarga de gestionar los medios necesarios (locales e internos de
la empresa, medios de transporte, programas o software, entre otros) y movilizar
los recursos humanos y financieros más adecuados. Dentro de los objetivos más
generales del proceso adecuado de despacho y distribución, podemos decir que
son:
- Adquirir los materiales e insumos en las condiciones mas adecuada, para
evitar realizar operaiones de desembalaje, preparación y adaptacion posterior
- Reducir el números de revisiones y control de existencia
- Reducir los costos de transporte, realizando agrupación de cargas y
minimizando etapas.
2. ALCANCE
El proceso de despacho y distribución aplica a todas las actividades que
comienzan con la llegada de un pedido y termina cuando el pedido es enviado,
aceptado por el cliente y cobrado.
Es importante tener muy claro que este proceso abarca todos los pedidos que
lleguen a la empresa, ya sean estos pedidos externos (los más comunes) o
pedidos internos (realizados entre las plantas, los almacenes o el área de
producción)
3 CLAVES DE ÉXITO
Para obtener un proceso exitoso en la logística de despacho y distribución, es
importante la definición y aplicación de indicadores logísticos de la cadena de
abastecimiento, los cuales permiten evaluar el desempeño y el resultado en cada
proceso. Dentro de estos debemos incluir los procesos de recepción,
almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y los
flujos de información entre los socios de negocios.
Como factores de éxito para la implementación del proceso, debemos
considerar lo siguiente:
Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos
Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores
nacionales e internacionales
Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de
entrega y la optimización del servicio prestado.
Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar
la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente
final.
Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial
(Benchmarking)
3. IMPORTANCIA DEL PROCESO
Una buena gestión en el proceso de despacho y distribución, crea valor para una
organización mediante los siguientes aspectos:
- Reduciendo el tiempo en el ciclo del pedido
- Aplicando la segmentación de clientes (identificando sus necesidades)
- Facilitar el desempeño en la gestion de demanda
- Efectuar el seguimiento del crédito
- Una buena gestión en el proceso de despacho y distribución, crea valor para
Una buena gestión en el proceso de despacho y distribución, crea valor para
una organización mediante los siguietes aspectos: aporta valor al recoger
datos del cliente en tiempo real, lo cual permite a la empresa enfocar
programas de promoción y fidelización, así como también desarrollar una
previsión de la demanda más precisa.
Permiten alcanzar el “pedido perfecto”, es decir, un pedido que se ha enviado
al cliente de manera completa, a tiempo, sin deterioro, ni daño físico y con la
documentación completa y correcta.
5. COMPONENTES DE PROCESO
El proceso de Despacho y Distribución cuenta con cuatro (4) componentes del
proceso específicos que lo caracterizan, a continuación, vamos a hablar del
esquema que lo compone:
Mapa de Procesos
Es una herramienta de gestión que sirve para diseñar el flujo de actividades se
utiliza para representar gráficamente los procesos que se llevan a cabo dentro de
una empresa tiene como objetivo representar fácilmente el funcionamiento de una
empresa
Las ventajas del mapa de procesos son:
- Sirve para capacitar a los trabajadores en todas las areas sobre los procesos
que una empresa lleva adelante.
- Es una buena herramienta para detectar problemas
- Son útiles para la estandarización
- Ayuda a mantener la organización y el cumplimiento de las tareas
- Fomenta el trabajo en equipo y la colaboración de cada compañero.
Para realizar el mapeo de procesos hay que seguir nueve etapas::
1 Determinar los objetivos: Es importante deinir los objetivos de cada proceso
para saber hacia donde apunta el proyecto.
2. identiicar los inputs del proceso: son los elementos que se modiican en el
proceso, pueden ser recursos humanos, físicos, datos, etc.
3. Identiicar los clientes: los clientes y las interacciones con ellos durante el
proceso.
[Link] los outputs del proceso: son las salidas, las entregas que se
hacen al terminar cada proceso..
5. Identiicar los componentes del proceso::son todos los insumos y recursos
que necesitamos para llevar a cabo el proceso.
6. Identificar los proveedores: pueden ser internos o externos, son los
individuos dentro de la empresa o proveedores internos o externos.
7. Comprender los límites del proces:cuando inicia y cuando finaliza.
8. Documentar el proceso: se recomienda hacerlo mediante un diagrama de
flujo.
9. Identiicar las fallas para solucionarlas: es importante determinar la eficacia
del procesos Detectar las fallas es importante para ajustar esas acciones y que
las próximas veces no tengamos inconvenientes.
