CICLO COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR, EXISTENCIAS Y COSTOS

Descripción y contenido del componente

Objetivo de la gestión de compras: Adquisición de materiales, suministros y servicios necesarios para el
desarrollo de la actividad del ente.
Efectos contables: Registración de un Activo o Gasto y Contabilización de la deuda con el proveedor.
Partidas que muestran:
 Situación a un momento dado: Obligaciones hacia terceros.
 Transacciones ocurridas durante un período: Compras y Pagos.
La significación de las cuentas a pagar depende de las características operativas del ente o de la
actividad en la cual opera. Las compras y los pagos representan uno de los procesos naturales e
indispensables de toda actividad económica, siendo generalmente sus transacciones numerosas y
significativas

Compras: Adquisición de materiales, suministros y servicios necesarios a la actividad principal de la

empresa. Implica reconocer activos (ó gastos improductivos)
Existencias: Se incluyen los bienes destinados a la venta en cumplimiento del objetivo principal del
ente, estén terminados o en proceso de producción o en estado de insumos para ello
Cuentas a Pagar: obligaciones del ente hacia terceros. Contabilización de la deuda con un proveedor por
la compra a crédito realizada.
Costo de Ventas: El valor de las existencias, una vez vendidas, se transforman en el flujo negativo
contrapartida de los ingresos por ventas

Cuentas y transacciones que componen el ciclo

Cuentas Transacciones/hechos
- Caja - Pago en efectivo
- Bancos - Pagos con cheque
- Cuentas a pagar/proveedores - Compras/devoluciones
- Documentos a pagar - Documentación de una compra o del saldo de la
cuenta de un proveedor
- Bienes de cambio, bienes de uso, gastos - Adquisiciones/devoluciones/descuentos por volumen
- Ingresos financieros - Descuentos y bonificaciones por pagos anticipados

1. Comprensión del negocio

Gestión de compras: su objetivo es la adquisición de materiales, suministros y servicios para el
funcionamiento del ente => contablemente:
- Registro de un activo (bs o servicios productivos) o gasto
- Contabilización de la deuda con el proveedor.
Auditor debe conocer cómo están organizadas las funciones de compras y quiénes son los responsables
de:
- Establecer cantidades de los pedidos
- Aprobar solicitudes de compras
- Seleccionar proveedores y obtener sus presupuestos
- Negociar y aprobar precios y plazos con proveedores.
- Obligar legalmente al ente al contratar los pedidos.
Auditor debe entender:
- La incidencia de las compras sobre el total de las ventas
- El poder de los proveedores, sus precios y confiabilidad de cumplimiento
- La estacionalidad que puede tener el negocio
- La posible relación entre proveedores y miembros de la empresa.
 - La relación entre compras y el resto de los sectores involucrados (Calidad, etc)

2. Transacción típica Transacción típica  Descripción de las actividades del componente.

 Solicitud de compra: Del sector interesado.
 Orden de compra
o Maestro de artículos y proveedores.
o Cotización y definición proveedor
o Emisión de Orden de Compra
 Recepción: Contra Informe de recepción se hace el registro contable.
 Pago
o Con Orden de Compra + Informe de recepción + Factura => se puede emitir la Orden
de pago
o Orden de Pago autorizada es mandada a Tesorería para su pago.

Un aspecto importante que el auditor deberá conocer es cómo están organizadas las funciones de
compras y quién es el responsable de las actividades. Es importante considerar en que medidas la propia
función de compras u otros departamentos o persona ajenos a la organización de compras tienen una
responsabilidad, sea reconocida, sea de hecho, por adquisición de cantidades sustanciales de bienes y
servicios.
Además, para desempeñar correctamente su función, el departamento de compras debe actuar en
coordinación con otros departamentos.
 Planificación y control de producción.
 Ingeniería.
 Control de calidad.
 Proceso de las facturas.

Solicitud de compra
Pueden generarse por pedidos directos de los usuarios de los insumos o servicios, o en un
departamento de planificación control de producción.
Durante su procesamiento se pueden generar diversos informes:
 Productos inexistentes.
 Productos con existencia superior al punto de pedido.
 Detalle de solicitudes procesadas.
 Detalle de solicitudes rechazadas.

Orden de compra.
En función de la solicitud, el sector de compras es el encargado de efectuar las gestiones necesarias para
adquirir los insumos o servicios solicitados. Un aspecto importante es la selección y evaluación de los
proveedores.
- Uso de múltiples proveedores para estimular la competencia en los precios y contar con
fuentes alternativas de suministro de los artículos fundamentales.
- Uso del sistema de ofertas para conseguir el precio más bajo posible.
- Visitas a los proveedores para conocer la capacidad de estos.

En algunas empresas existen métodos especializados de compras por necesidades operativas y para
hacer más eficiente su gestión.
- Uso de pedidos abiertos.
- Compromisos a largo plazo de compra de artículos de escaso suministro.
 - Operaciones de compra de mercancía mediante contratos de cobertura a plazo en el mercado
de futuros para proteger a la empresa de las variaciones de precios.

Determinado el proveedor se emite la orden de compra prenumerada, que debería contener todas las
condiciones negociadas con el proveedor. Datos sobre el proveedor, Precio, Condiciones de pago y
Aspectos sobre la calidad.
Copias de esta orden, debidamente autorizadas deberían ser enviadas a Contaduría, al Sector solicitante
y a recepción.

Recepción
En el caso de adquisición de insumos se debería contar o pesar los bienes recibidos y comparar las
cantidades y cualidades del producto con la orden de compra. Si se aprueba se debe emitir el “informe
de recepción” prenumerado con los datos relacionados con el producto recibido.
En el caso de adquisición de servicios, el sector usuario del mismo es el encargado de efectuar los
controles y emitir el “informe de recepción” prenumerado.
Copias de los informes deberían enviarse a Contaduría, compras y al sector solicitante.

Pagos
Pago de la factura correspondiente al bien o servicio recibido.
La autorización del pago implica la realización de importantes controles y la existencia de altos niveles
de supervisión.
La autorización del pago debería efectuarla contaduría, previo cotejo de toda la documentación en su
poder: Orden de compra, informe de recepción y factura del proveedor. A partir de allí se genera la
orden de pago, con los datos necesarios para la emisión del cheque.
En el momento de recibir el informe de recepción debe efectuarse la registración contable.
Autorizado el pago, el legajo se envía a tesorería para la emisión y entrega del cheque al proveedor.

Aspectos de medición y exposición contable

Las obligaciones por adquisición se registran cuando el bien o servicio es recibido. Prestar especial
atención al corte de informes de recepción que dan nacimiento a la obligación.

Medición contable de las cuentas a pagar: Deben valuarse al valor probable de cancelación, monto que
el proveedor espera recibir por la prestación del servicio o la venta del bien.
El precio por el que se registran debe ser de contado y los sobreprecios generados por la financiación
deben segregarse y reconocerse el componente financiero implícito en función al tiempo transcurrido.

Aspectos de exposición: Se expondrán como deudas a corto o largo plazo en función de su plazo de
exigibilidad. Pueden distinguirse, con o sin garantía, documentadas y no documentadas, en moneda
extranjera y con sociedades del mismo grupo económico.
Las cuentas regularizadoras deben deducirse de aquellas cuyas valuaciones ajustan-

Compras de bienes y servicios

Afirmaciones Definición
Veracidad Las compras representan bienes recibidos o cuyo dominio ya ha sido transferido, o
servicios que han sido prestados. Las compras de bienes y servicios están adecuadamente
autorizadas.
Integridad Todas las compras de bienes y servicios están adecuada e íntegramente contabilizadas en
los registros correspondientes (incluyendo las transacciones entre empresas vinculadas) y
están adecuadamente acumuladas en los registros correspondientes. Las compras de
 bienes y servicios están registradas en el (o atribuidas al) período adecuado.
Medición y Las compras de bienes y servicios, y los descuentos y ajustes están correctamente
exposición calculados y medidos contablemente a su monto apropiado (incluyendo la traducción de
contable operaciones en moneda extranjera) de acuerdo con la naturaleza y términos de la
transacción y las normas contables aplicables. Las compras han sido adecuadamente
resumidas, clasificadas y descriptas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para
su adecuada comprensión.

Pagos. Desembolsos por bienes y servicios

Afirmaciones Definición
Veracidad Los pagos fueron realizados a los proveedores respectivos y están adecuadamente
autorizados.
Integridad Todos los pagos por bienes y servicios están adecuada e íntegramente contabilizados en
los registros correspondientes (incluyendo las transacciones entre empresas vinculadas) y
están adecuadamente acumulados en los registros correspondientes. Los pagos por bienes
y servicios están registrados en el período adecuado; el corte de operaciones es correcto.
Medición y Los descuentos, ajustes y traducciones de transacciones en moneda extranjera, están
exposición correctamente calculados.
contable

Cuentas a pagar
Afirmaciones Definición
Veracidad Los pasivos contabilizados existen; es decir, los pasivos han sido incurridos y no han sido
pagados o cancelados.
Integridad Los saldos de cuentas a pagar están adecuada e íntegramente contabilizados en los
registros correspondientes (incluyendo las transacciones entre empresas vinculadas) y
están adecuadamente acumulados en los registros correspondientes.
Medición y Los saldos de cuentas a pagar reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su
exposición medición contable (incluyendo las modificaciones en los tipos de cambio de la moneda
contable extranjera) de acuerdo con las normas contables aplicables. Las cuentas a pagar han sido
adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptas y se han expuesto todos los aspectos
necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones.

3. Factores de riesgo.

FACTORES DE RIESGO INHERENTE

Factor de riesgo Implicancias para la auditoría
Los materiales comprados incluyen partidas de gran Análisis detallado de las compras más
valor, como por ejemplo oro. significativas.
Existen variaciones significativas con respecto a los Análisis de la registración contable de las
costos estándar. diferencias.
Existen compromisos de compra pendientes de Posible existencia de contingencias o pérdidas
significación. futuras.
Los principales proveedores están experimentando Posibles problemas de abastecimiento que
dificultades financieras o huelgas que amenazan con afecten el desarrollo de la actividad del ente y el
interrumpir fuentes de suministros clave. cumplimiento de sus compromisos.
Los proveedores han modificado las principales Aplicación de procedimientos para verificar el
condiciones de garantías, incentivos, descuentos o control de dichos cambios.
despacho.
 Se ha realizado una compra significativa que Análisis detallado de la transacción.
involucra términos o condiciones especiales.
A uno de los principales proveedores se le adeuda Incremento de los esfuerzos necesarios para
un monto significativo. obtener la confirmación directa del proveedor
de los saldos pendientes.
Los compromisos de compra establecen precios y Análisis de las fluctuaciones entre los precios y
cantidades fijas cuando los precios y los volúmenes volúmenes de compras y ventas y sus efectos.
de venta son volátiles.
Se realizan compras cuyo plazo de pago se extiende Aplicación de procedimientos específicos para
a más de un año. verificar este tipo de transacciones.
Un sistema integrado de compras y cuentas a pagar Aplicación de procedimientos para verificar los
permite que varios departamentos accedan a una controles de acceso a la base de datos.
base de datos común.
Existen transacciones significativas entre empresas Análisis de potenciales transferencias de
vinculadas. ingresos entre compañías vinculadas.

 Concentración de proveedores
 Compromisos de compras con precios y cantidades fijas con volúmenes de ventas y precios de
ventas inestables.
 Los artículos comercializados son de dificultoso traslado / recuento / recepción / valuación

FACTORES DE RIESGO DE CONTROL

Factor de riesgo Implicancias para la auditoría
Las conciliaciones de los listados de cuentas a Incremento de pruebas sustantivas para verificar las
pagar con el mayor general no son realizadas en afirmaciones relacionadas con las cuentas a pagar.
forma oportuna o las partidas conciliatorias no
son adecuadamente investigadas y resueltas.
Las compras de naturaleza especial son Aplicación de procedimientos específicos para las
procesadas fuera del sistema habitual. transacciones no procesadas por el sistema habitual.
Se han realizado numerosos pagos duplicados a Ampliar el alcance de la revisión de transacciones de
los proveedores. pagos a proveedores.
Ha habido un aumento significativo en la Analizar la razonabilidad de los asientos de ajustes
cantidad de asientos de ajuste. inusuales o significativos.
Existen variaciones significativas con respecto al Incrementar el análisis de las justificaciones de la
presupuesto. gerencia por las variaciones y sus causas.
Los procedimientos de corte no han sido Mayor esfuerzo para probar el corte de
aplicados adecuadamente al cierre de cada mes. transacciones al cierre.

 Existen compras por montos superiores a los presupuestados.

 No se liga debidamente Avisos de Recepción con Facturas y/ó NC/ND proveedores
 Existen artículos y/o familias de artículos cuyas compras son procesadas por separado

4. Procedimientos de auditoría.
4.1. Compras
 Análisis comparativo con periodo anterior de compras por producto y proveedor.
 Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvíos presupuestarios.
 Revisión de documentación:
 o Cotejo documentación (coincidencia entre Solicitud de Compra /Orden de
Compra/Informe de Recepción/Factura Proveedor/Orden de Pago/Debito banco) y
autorización.
o Revisión de imputaciones contables en registros auxiliares (proveedores, inventarios,
bancos)
o Revisión de la cancelación de la documentación de respaldo (sellos).
 Revisión del corte de operaciones.
o Prueba del corte de compras: base es Informe de recepción.
o Tomar documentos anteriores y posteriores y verificar correcta imputación.

4.2. Pagos de bienes y servicios

 Revisión de movimientos inusuales o significativos, anteriores y posteriores al cierre de
ejercicio.
 Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvíos presupuestarios.
 Revisión de documentación.
 Revisión del corte de operaciones.
o Prueba del corte de pagos: base es la Orden de Pago.
o Tomar documentos anteriores y posteriores y verificar correcta imputación.
o Atención a la conciliación bancaria si la OP se emite primero y el cheque se entrega
después al Proveedor.

4.3. Cuentas a Pagar.

 Análisis de variación anual de cuentas a pagar por proveedor o tipo de producto
 Análisis de variación global de plazo promedio de pago e individual por proveedor.
 Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvíos presupuestarios, sobre las
conciliaciones de saldos y las diferencias entre informes de recepción/facturas proveedores.
 Circularización de saldos.
 Selección de pagos posteriores (hasta fecha informe)
 Cotejo documentación de respaldo (saldos con Informe Recepción /Orden de Compra/Factura
Proveedor)

“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría que lo mitigue”

Otras cuestiones de interés

 Complejidad de la valuación en contextos de producción industrial y con componentes de

moneda extranjera.
 Posibilidades de manipulación de resultados vía criterios de valuación o producción en proceso
con impacto sobre el trabajo del auditor.
 Ciclo debe estar articulado con Ventas-Producción-Compras para sostener niveles de stocks
deseables.
 Importancia de conocer a nuestros proveedores por impacto Ley de lavado.
 ¿Quién toma la decisión de comprar? Ventajas y desventajas.
 Buenas prácticas de tomas de inventarios como actividad de control interno.
 Habilitaciones. Es clave entender las implicancias y los riesgos para la empresa y para el auditor