Las recepciones y los encuentros de negocios
● Propicia espacios para encuentros de negocios
● Promueve intercambio y la integración cultural entre las personas
● Favorece la celebración de logros alcanzados
● Estimula la comunicación y la discusión social y de trabajo
● Afianza la imagen empresaria que fortalece las actividades de negocios
¿Quién invita a la recepción?
- La autoridad de la institución (Ej. El presidente del Banco…)
- Un cuerpo colegiado (Ej. El directorio del Banco…)
- Dos autoridades (El presidente y vicepresidente del Banco…)
- Una pareja
- Cuando el func. es el caballero: ( El ministro de educación y la sra…)
- Cuando el func. es la dama (La directora de la Fundación… y el Sr.)
Tipos de mesas
Mesas simples
- Redonda
- Cuadrada
- Rectangular
Encuentros y sus mesas
- De negociación y firma→ Rectangular y oval
- De trabajo y capacitación→ Redonda, en U y oval
- De integración y social→ Redonda y rectangular
Distribución:
- Si hay pasarela o banquete: Montaje en cruz central
- Con espacio central: Montaje circular o cuadrado
- Mesa principal al frente:
- Con espacio central en U
Recepciones social y corporativas
El equipo del servicio:
- Mozos→ Servicio de comida y mesa
- Sommelier→ Servicio de bebidas
- Maitre de salón→ Supervisor de mozos y sommeliers
- Auxiliares→ Guardarropa, Valet Parking y Personal de bienvenida
Tipos de recepción
Recepción Horario Tipo de Composición del Disposición del Personal
servicio menú salón requerid
o
Desayuno Entre las 8 Servicio en Menú continental: Mesa rectangular, Mozos,
de trabajo y 10 hs mesa con Infusiones, jugos, Oval, Mesa en U . sommelie
sitio panificados,fruta,yogur r
Duración: asignado o t,budines, masas,
90 mins autoservicio mermelada,etc
Vino de 11 hs Recepción Vinos, espumantes, De pie Mozos,
honor de pie y jugos, bocaditos y sommelie
Duración: servicio en tabla de quesos r
(40 a 60 bandeja de
mins) bebidas
Té laboral
Coctel 18 hasta 20 Recepción Vinos, espumantes, De pie Mozos,
hs. de pie y tragos, jugos, sommelie
servicio en bocaditos y tabla de r
Duración: bandeja con quesos
90 minutos mesas de
apoyo
Buffet 20 y 21 hs Recepción Vinos, espumantes, De pie Mozos,
de pie y en tragos, jugos, sommelie
Duración: las mesas bocaditos y tabla de r
120 mins sin quesos
precedencia
Reemplaza a la cena:
Servicio en platos de entradas
bandeja con fríos y calientes, plato
mesas de principal servido en
apoyo, islas cazuelas o platos y
y postre. Incluye brindis
autoservicio. y servicio de café
- Desayuno:
- Distinguir un desayuno de trabajo con una reunión de desayuno
- Algunas reuniones son confidenciales entonces el mozo no puede permanecer en
la sala en el servicio y retiro.
- Cuidar la presentación de los alimentos y la distribución de vajillas.
- Disminuir al mínimo posible los ruidos en la mesa
-Efectuar el servicio con ayuda de una mesa lateral de apoyo
- Mesa ordenada y alineada a pesar de la naturaleza de la reunión
¿Cómo organizar una recepción?
Decisiones fundamentales:
- Empresa patrocinante
- Empresa organizadora
- Finalidad
- Objetivos
- Invitados
- Presupuesto
- Decisiones operativas:
- Sede/salón
-Tipo de ocasión
-Anfitrión
-Invitaciones
-Mesas
-Precedencia
-Fotografía
-Shows
-Presentaciones
Decisiones funcionales:
- Personal de ingreso
-Personal de atención
-Personal de egreso o despedida
-Personal auxiliar y de servicios contratados
La organización de almuerzos y cenas
Invitados→ Lista de invitados, invitaciones mediante tarjeta formal,
indicación de la ocasión y vestimenta y confirmar asistencia
Salón→ Armado de salón, mesas y sitios de los comensales, precedencias,
plano de orientación
Servicio de comidas→ Copa de bienvenida, determinación del menú,
contratación del equipo de servicio
Dinámica→ Puntualidad de inicio, presentaciones y discursos
Servicios adicionales→ Valet Parking, guardarropa, seguridad, asistencia
medica
Armado de una mesa formal para recepciones de etiqueta:
● Centro de mesa
● Tarjeta de sitio
● Número de la mesa
● Servilleta sobre el plato o a la derecha
● Mantelería blanca
● Cristalería de líneas puras
● Cubertería clásica oficial
Elementos:
● 3 tenedores (ensalada, pescado y carne)
● 3 cuchillos ( ensalada, pescado y carne)
● 1 cuchara (sopa)
● 1 tenedor y cuchara (postre)
● Sal y pimienta
● Copas→ De agua, de vino tinto, de vino blanco y champagne
● Plato y servilleta
Datos de color:
- Cubiertos a 1 cm del plato
- Mesas a 2 m de distancia
- Tenedor: dientes hacia arriba
- Cuchillo: filo hacia adentro
Servicio de vinos:
- Sommelier es el encargado
- Las botellas se muestran al descorchar con la etiqueta hacia el comensal
- Para servir se agarran desde el centro
- Se deja respirar el vino unos segundos y se sirve hasta dos terceras partes de la
copa
Elementos de salón:
- Iluminación→ Cálida e indirecta
- Música→ Funcional y tenue
- Decoración → Flores plantas u obras de arte
- Plano de orientación→ Reproducción de la mesa que se coloca a la
entrada del salón con la asignación de los sitios según precedencia
Evento:
Encuentro de personas organizado profesionalmente en pos de un objetivo convocante
Expresión global y popular que refleja la organización de las reuniones, convenciones,
conferencias, recepciones, actos y ceremonias entre otras. Se impone como sinónimo de
las actividades plurales.
Distintos formatos:
Los formatos marcan la estructura y determinan la dinámica.
- Actos y ceremoniales: Formato rígido. Eje de secuencia de actividades que no se
alteran porque su realización es simbólica en ese orden.
- Recepciones: Formato variable. Eje en la dinámica de comidas. Las actividades se
acomodan al servicio de comidas.
- Celebraciones: Formato variable. Con el objetivo de festejo y sus actividades varían
de acuerdo al objeto celebratorio y la naturaleza de la ocasión.
- Reuniones: Formato variable. Conformado por actividades con objeto vinculante
entre los participantes u orientadas a producir un producto.
- Presentaciones: Formato variable. Actividades que tienen una dinámica, que
muestra productos, anuncios o transmite contenidos.
- Ferias y exposiciones
No todos los eventos tienen un solo formato, por ejemplo, los congresos combinan los
formatos.
Los eventos tienen objetivo y finalidad.
Objetivo: La meta que se desea alcanzar el cliente con la producción del evento.
Finalidad: La meta trascendente con la que contribuye el evento a futuro.
Estructura→ brief
Dinámica→timming
Actores de un mercado complejo:
- Clientes corporativos
- Clientes populares
- Organizadores profesionales
- Medios especializados en el sector
- Sector Público regulador
- Proveedores de eventos
- Camaras profesionales
Para qué sirve clasificar un evento:
- Entender la magnitud de las tareas que implican su organización
- Brindarle opciones reales al cliente
- Evaluar restricciones y posibilidades que tiene el mercado de proveedores de
eventos
- Diseñar la propuesta más adecuada de eventos
¿Cómo se clasifican?
- Según su forma de organización:
- Acto simple: La resp. de org. el evento es de una sola organización. Ej. visita a
la planta, lanzamiento de productos, entrega de medallas.
-Acto complejo: La resp. de org. el evento se comparte entre varias
organizaciones. Ej. congresos y convenciones
- Según su área geográfica:
-Nacional: En el territorio nacional
-Internacional: Mundiales→ Se debe considerar los traslados, distintas
regulaciones, proveedores locales.
- Según su ámbito:
- Oficiales/corporativos: Públicos (Dia de la bandera) o Privados (Presentación del
CEO)
- Sociales y culturales: Privados (bodas) o Institucionales (muestras)
El ámbito determina la naturaleza del evento y el propósito de su realización, va a
constituir el eje de la propuesta.
- Según el nivel de participación:
- Abiertos: Acceso libre, sin matriculación ni arancel
-Cerrados: Invitación estricta
Entender hacia quien va el evento nos permite dimensionar su organización y
efectuar propuestas y contrataciones
Grupo organizador y coordinador.
Grupo organizador: Las empresas que ofrecen el evento e intervienen en su
realización. CLIENTE
Grupo coordinador: A cargo de la realización integral del evento, desde su
planificación hasta su puesta en escena. CONSULTORA/PRODUCTORA DE
EVENTOS
Modelos dinámicos de organización de eventos:
- Simple directo:
Empresa que ofrece el evento→ Organiza directamente el evento
- Simple indirecto:
Empresa que ofrece el evento→ OPE (Organizador Profesional de Eventos. Es
la persona o empresa encargada de planificar, coordinar y ejecutar eventos de
diversos tipos, desde sociales hasta empresariales. Un OPE se ocupa de todas las
etapas del evento, incluyendo el diseño, la puesta en escena, la coordinación
logística y la gestión de proveedores)
- Múltiple:
Empresa que ofrece el evento A, empresa de evento B, empresa de
evento C→ Coordinador general→ Organizador de eventos
Etapas de la organización de un evento:
¿Cómo nos relacionamos con el cliente?
6 claves de éxito para charla con cualquier cliente:
- Mirada hacia los ojos
- Dejar hablar y no apurar las conclusiones
- Transmitir las mismas emociones que nos expresen
- No interrumpir sus deliberaciones
- Indagar sobre los detalles
- Mantener el control del tiempo de la entrevista
¿Cómo manejamos la reunión?
La clave está en la entrevista.
1. El cliente perciba buena disposición del servicio que estamos prestando
2. Recabar toda la info. posible para entender lo que desea realizar
3. Hacer sugerencias al cliente que le permita comprender el alcance del evento
4. Hacer acuerdo a medida que se avanza con la reunión
5. Conseguir que el cliente nos envíe sus preferencias y acuerdos por escrito
Brief:
Un brief de evento es un documento de preacuerdo clave que resume toda la
información esencial para la organización de un evento que nos envía el cliente de
un evento. Sirve como punto de partida para planificar y ejecutar el evento,
asegurando que todos los involucrados estén alineados y comprendan las
expectativas.
ARMAR BRIEF DEL POWER
Criterios para elección de fecha:
- No coincidir con feriado o víspera de ferias o fechas conmemorativas
- De acuerdo al público que participe, no elegir fechas religiosas que
comprometen su asistencia
- Deber ser representativa o significante de la finalidad y objetivo del evento
- En algunos eventos se debe contemplar la estacionalidad
Criterios para elección de la ciudad sede:
- Accesible geográficamente
- Todos los servicios de infraestructura, confort y de seguridad
- Categoría y estilo suficiente para el evento que se propone
Criterios para la elección de salón:
- Tradición del cliente
- Ubicación geográfica
- Costos razonables
- Servicios que ofrece
- Comodidad y capacidad de las instalaciones
- Capacidad
- Instalaciones para el catering
- Estilo y categoría de su imagen
- D-ispositivos a utilizar
- Seguridad
Requerimientos para instalaciones y equipos en salón
- Control de temperatura
- Sistema de iluminación de emergencia
- Oscurecimiento para proyecciones
- Equipos de audio y de reproducción
- Cableado y conexiones para instalación de equipos
- Conexión a internet
- Aislamiento acústico por debajo de los 7db
- Mínimo 400 lúmenes en la sala
- Sillas ergonómicas
¿A quién va dirigido mi evento?
- ¿Quiénes son tus asistentes y cuántos son?
- ¿De dónde provienen y cuántos son extranjeros? Cultura e idioma→
decisiones rel. con los servicios que debe brindar el evento
- ¿Cuál es el rango de edades y sus preferencias? Planificar actividades y los
destinos donde poder llevar a cabo esas
- ¿Alguna condición especial para la participación del evento?
Segmentación de invitados
Secuencia de producción y seguimiento de invitados en un evento
Invitaciones:
Papel o digital, depende la pref. del cliente.
- Tarjeta→Para invitados propios del eventos
- Nota→ Para invitados especiales, autoridades y personalidades
Vestimenta:
¿Qué papel juega la creatividad en eventos?
- Eventos culturales→ El eje va a ser el producto. Elección de las actividades
según los productos culturales
- Eventos disruptivos→ No son estructurados. Se ajustan a la ocasión
- Eventos de autor→
¿Qué es la creatividad?
Proceso mediante el cual, una persona crea algo nuevo y valioso.
- Diferir del juicio→ Ir más allá
- Buscar algo nuevo
- Hacer conexiones
- Buscar novedad
Inventor→ Ideas de adaptación y se pelea con los productos y
[Link] para crear algo nuevo
Innovador→ Ideas únicas sin comparación y se pela con el uso y las personas que
la usan
Características del proceso productivo:
- Fluidez→ Mucha cantidad de ideas
- Flexibilidad→ Hacia donde va tu proceso (grupos, categorías, variedad)
- Orientación al objetivo→ (responder a la consigna + agregar valor)
- Originalidad→ (Fluidez y flexibilidad)
¿Qué nos permite ser creativos en un evento?
Montaje de salas y espacios (lo pongo?)
Planimetría:
Presentación gráfica de un plano del salon en escala para el diseño y montaje del mismo
para un evento
Colorimetría:
Sistema basado en una paleta de colores o goma de colores codificados que sirve para ser
reproducidos exactamente a través del diseño y piezas gráficas del evento.
Timing:
Proceso mediante el cual se articulan las actividades que permiten la puesta en escena de
un evento desde su inicio hasta el fin para cumplir con el objetivo propuesto, es decir, la
dinámica de las actividades del evento.
¿Qué actividades lo integran?
- Institucionales o corporativas (videos, discursos, presentaciones,etc)
- Recreativas (sorteos, subastas, exhibición deportiva)
- Sociales y de contacto profesional (break, networking, etc)
- Artísticas (shows, cantantes, magia)
- Servicio de recepción (bar, café, brindis, etc)
- Bienvenida (copa, acreditación, merchandising, identificaciones, credenciales, etc)
- Despedida (entrega de premios, souvenir, brindis, etc)
Será enviado a cada invitado que tenga un rol activo junto con la carta de invitación para
que las personas involucradas sepan cuando deben participar en cada actividad.
¿Cómo incluir una expo en un evento?
- Elegir la temática
- Ver espacio disponible
- Elegir material de armado
- Armar plano de expo con la ubicación de los stands
- Determinar tamaño y dimensión de cada stand
- Equipos que brinda el organizador y el que permite instalar
- Electricidad y servicios disponibles
- Informar los accesos a la exposición
- Registrar a empresas de servicios de armado y decoración
- Reglas de seguridad y señalización interior
Personal de atención en los eventos:
- Intérpretes
- Maestro de ceremonias
- Locutor
- Atención de sala
- Guardarropa
Intérprete: Traduce un mensaje oral desde un idioma fuente al idioma de la audiencia
Se necesita→ Cabina, sistema de sonido y los receptores
Maestro de ceremonias→ Elección del micrófono, guia discursiva, conocimiento
previo de los disertantes, guía de intervenciones, palabras claves
Locutor→ Los micrófonos, la guia de temas, modulación adecuada, preguntas
claves y comentarios, humor, feedback con el público
Atención de sala→ Preparación previa en el auditorio, entrega de formularios de
pregunta, recepción de consultas, coordinación de las intervenciones, manejo de
los micrófonos, preparación previa de estrado, atención de los disertantes,
orientación en el escenario y dirección de evacuación
Personal auxiliar→ Guardarropa: Entrega y retiro continuo y contratación de
seguro por pérdida
→ Limpieza de sede: Personal uniformado e identificado, limpieza previa y
continua, revisión de vestido de mesas, cubre alfombras y de cortinados.
→ Atención del corte social: Servicio de café, retiro de vajilla, limpieza de
superficies y áreas de servicios
Principales herramientas de planificación de un evento:
- Presupuesto
- Cronograma de trabajo del organizador
Presupuesto
Los rubros del presupuesto de un evento:
¿Cómo se construye?
¿Qué tengo que financiar?= Objetivo valorizado + costo total del evento
¿Qué le debo presentar al cliente?
¿Cómo se contratan los proveedores de un evento?
- Directa
- Por licitación
Cronograma del organizador:
Es una herramienta que le permite visualizar al organizador y que se desarrollaran
para organizar un evento de manera cronológica.
¿Qué herramientas usamos para graficar el cronograma de trabajo?
- Diagrama de Gantt→ Herramienta gráfica cuyo objetivo es el de
mostrar el tiempo de dedicación previsto para dif. tareas o act. a lo
largo de un tiempo total determinado. Tiene muchos usos y se suele
utilizar preferentemente en cronogramas.
- Cronograma general de trabajo→ Refleja las act. agrupadas por tareas,
fechas de inicio y finalización de cada una y el responsable de cada una de
ellas, se puede hacer en excel o en cualquier otro programa de planificación
Estrategia de comunicación de un evento
Mensaje (que quiero decir, LEMA) → Canales (a través de qué canales) →
Voceros y público objetivo ( quién dice y a quien le dice)
Pre, durante y post evento.
Durante el evento:
- Uso de redes sociales como medio para difusión, transmisiones en vivo,
participación de invitados e influencers, video concientizador, historias, etc.
- Equipo de contenido→ Fotógrafos y equipo de filmación contratados
para generar contenido visual que podrá compartirse en tiempo
real.
- Medios físicos→ Banners, ubicados estratégicamente durante el
evento según el objetivo de cada uno, para difundir mensajes clave
a través de imágenes representativas e impactantes
La organización de eventos. Los aspectos del ceremonial en los eventos.
Lanzamiento de producto
Acto mediante el cual una empresa presenta en sociedad un nuevo producto
o servicio.
- Recepción y apertura del acto
- Demostración de producto
- Actividad social y de cierre
- Definición de fecha, horario sede y actividades
- Recorrido, sectorización, salones, estacionamiento
- Nómina de invitados, invitaciones, discursos
- Intervención del anfitrión y el invitado especial
- Rel. con la prensa
- Demostración del producto (sector mktg y producción)
- Acto de entrega de diplomas o medallas
- Recepción y ubicación de autoridades, graduados u homenajeados,
público y prensa
- Apertura del acto con maestro de ceremonía y autoridades
- Himno nacional y discurso del rector o presidente
- Juramento de graduados, entrega de diplomas o medallas
- Palabras del egresado u homenajeado
- Cierre del acto. Palabras finales, encuentro social
Acto de entrega de diplomas o medallas
- Recepción y ubicación de autoridades, graduados u homenajeados, público y prensa
- Apertura del acto con maestro de ceremonia y autoridades
- Himno nacional y discursos del retro o presidente
- Juramento de graduados, entrega de diplomas o medallas
- Palabras del egresado u homenajeado
- Cierre del acto. Palabras finales. Encuentro social: coctel
Diplomas o medallas→ Nómina, diagramación, impresión. Muestras y elección
final. Firma de autoridades
Invitaciones→ Nómina de autoridades, docentes, invitados, graduados y
familiares. Diagramación e impresión de invitaciones. Diseño de credenciales
con colores
Visitas a planta
Evento mediante el cual una empresa exhibe el proceso de fabricación de sus productos al
público para reforzar el concepto de marca, la identidad institucional en el mercado y
asegurar la fidelidad con el cliente
- Nómina de invitados o peticionantes e identificaciones de acceso
- Diseño de un plan integrado con los jefes departamentales y cronograma
- Elaboración del material informativo que se suministrará
- Preparación de recorridos, guías, grupos, autoridades y discursos
- Contratación de servicios y traslados
- Difusión a través de los medios a cargo de prensa
- Preparación de souvenir u obsequios promocionales y refrigerio
Reuniones de accionistas
La reunión de accionistas tiene como objetivo informar a los inversores sobre estrategias y
proyecciones del negocio.
- Invitación a los accionistas y a las autoridades de la empresa
- Preparación de los informes, estadísticas y presentaciones
- Acondicionamiento del salón e infraestructura
- Contratación del Catering
- Envío de info. complementaria sobre inversiones
Acto de iniciación de obra
Acto trascendente que marca la iniciación de la obra.
Símbolo→ La primera piedra del inicio de la construcción de un edificio público,
ciudad, parque, plaza, etc.
Organizador→ entidad oficial o privada responsable del evento
Invitados→ Autoridades y público en general.
- Apertura del organizador
- Lectura, firma del acta, intro. en el tubo
- Colocación del tubo en la piedra fundamental
- Bendición de la piedra de autoridades e invitados
- Discurso del presidente del comité fundamental
- Colocación de la piedra fundamental en la fosa
- Palabras finales y de cierre por parte de la autoridad de mayor precedencia
presente.
Inauguraciones
