LA MATRIZ SIPOC
La matriz SIPOC, también conocida como diagrama SIPOC, es una herramienta visual
utilizada en la gestión de procesos, especialmente en la metodología Six Sigma, para
mapear un proceso de alto nivel. La sigla SIPOC representa Proveedores (Suppliers),
Entradas (Inputs), Proceso (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers). Este
diagrama ayuda a definir los límites de un proceso y a comprender sus elementos clave.
¿Qué significa cada elemento de SIPOC?
Proveedores (Suppliers): Identifica quién o qué proporciona las entradas necesarias para
el proceso.
Entradas (Inputs): Son los recursos, materiales, información o datos que el proceso
utiliza.
Proceso (Process): Es la secuencia de pasos que transforman las entradas en salidas.
Salidas (Outputs): Son los productos, servicios o resultados generados por el proceso.
Clientes (Customers): Son quienes reciben o se benefician de las salidas del proceso.
¿Para qué sirve la matriz SIPOC?
Definir el alcance del proceso:
Ayuda a establecer los límites del proceso, identificando claramente qué está incluido y
qué no.
Mejorar la comunicación:
Proporciona una visión clara y concisa del proceso para todos los involucrados,
facilitando la comprensión y la comunicación.
Identificar oportunidades de mejora:
Al analizar cada elemento de SIPOC, se pueden detectar áreas donde se pueden optimizar
los procesos, reducir costos o mejorar la calidad.
Facilitar la resolución de problemas:
Al tener una visión clara del proceso, resulta más sencillo identificar la causa raíz de los
problemas y encontrar soluciones efectivas.
Servir como base para diagramas de flujo más detallados:
SIPOC proporciona una visión general de alto nivel que puede ser utilizada como base
para crear diagramas de flujo más detallados con mayor granularidad.
En resumen, la matriz SIPOC es una herramienta valiosa para comprender y mejorar los
procesos de negocio, ya que ofrece una visión clara y concisa de sus elementos clave y sus
relaciones, facilitando la identificación de oportunidades de mejora y la optimización de los
resultados.
Para que sirve un diagrama SIPOC
Normalmente, cuando se consigue representar un proceso para poder entender
correctamente su funcionamiento, se tienen más facilidades de comprender los requisitos,
así como las condiciones que tú necesitas para poder asegurarte que realmente lo que estás
generando sea lo citado. Asimismo, un diagrama SIPOC te permitirá encontrar los puntos
débiles que te generen problemas en tu proceso.
Otra de las funciones de un diagrama SIPOC es que, lograrás comunicar de manera más
asertiva la forma en que un proceso genera resultados. Del mismo modo, este método es
una herramienta fundamental para cumplir con los numerales del sistema de gestión de
calidad según la norma ISO 9001.
En resumidas cuentas, este diagrama es de gran utilidad para conocer:
¿Quién es el encargado de proveer los insumos o materiales para las actividades?
¿Cuáles son los requisitos y especificaciones necesarios para dar inicio a las
actividades?
¿Quiénes son los clientes en el proceso?
¿Cuáles son los requisitos y especificaciones que tienen los clientes en el proceso?
Partes del diagrama SIPOC
La abreviación de SIPOC, es proveniente de las siguientes cinco composiciones:
partes y símbolos diagrama SIPOC
Proveedores (Suppliers): Describe la fuente de las entradas del proceso
Entradas (Inputs): Son aquellos recursos necesarios para que el proceso funcione
correctamente
Proceso (Process): Se definen como los pasos generales que componen el proceso
Salidas (Outputs): Son caracterizados como los resultados del proceso
Clientes (Customers): Son todas aquellas personas que reciben los resultados o
salidas, o en pocas palabras, son los que se benefician del proceso
Ejemplo de partes del diagrama SIPOC
Para hacer este ejemplo, usaremos un puesto de limonadas:
Proveedores (Suppliers): Solicitudes de los clientes
Entradas (Inputs): Materiales y materia prima como el jugo de limón, agua, azúcar,
hielo, tazas, cucharillas, jarras y establecimiento del puesto de limonadas.
Proceso (Process): Empezar a construir el puesto de limonadas, preparar la
limonada con la materia prima y llevar la cuenta de los pedidos de los clientes.
Salidas (Outputs): Vasos de limonadas refrigerados.
Clientes (Customers): Caminantes sedientos.
Ventajas y desventajas del diagrama SIPOC
Tal y como sucede con el resto de diagramas, este método también cuenta con algunas
ventajas y desventajas a la hora de su utilización, las cuales son las siguientes:
Ventajas:
Es capaz de identificar aquellos grupos de interés de proceso bajo estudio, bien sea
en la lista de proveedores, como en la lista de clientes.
Define puntualmente el alcance del proceso.
Suele corroborar que el indicador principal esté estrechamente vinculado con el
objeto de estudio.
Desventajas:
Suele exigir un elevado nivel de contemplación por no tener los detalles del proceso, tal y
como lo hace un flujograma.
Como hacer un diagrama SIPOC
Realmente hacer un diagrama SIPOC es bastante sencillo, pero, para facilitar este método,
lo conveniente es seguir el paso a paso en orden:
Paso 1. Empieza de cero:
Antes que nada, plasma sobre un pizarrón o sobre una hoja de papel tu diagrama SIPOC,
para poder determinar 5 campos, los cuales tendrán por nombre proveedor, entrada,
proceso, salida y cliente.
Paso 2. ¿Quién es el proveedor?:
Define quién es el encargado de generar tus entradas, al igual que las salidas. Ten en
consideración que este puede ser, bien sea un cliente o usuario, parte interesada o cliente
interno.
Paso 3. Enumera tus entradas:
Las entradas serán los recursos que necesitarás para que este proceso llegue a funcionar
correctamente. Estas pueden llegar a ser elementos, materiales, productos, servicios o
información. Recuerda que enumerar las entradas te servirá para comprender de una
manera más clara qué recursos serán necesarios para el proceso, así como a determinar si
tus proveedores están proporcionándote correctamente del material que necesitas.
Paso 4. Selecciona el proceso:
En este punto, se suele empezar con la diagramación de proceso, puesto que este vendría
siendo el punto de partida. Puedes elegir un nuevo proceso de negocios que quieras
implementar o un proceso ya en existencia que se quiera mejorar. La creación de un
diagrama SIPOC ayuda a comprender el proceso, generar nuevas ideas y brindar una
descripción general del proceso, para así poder ayudar a la toma de decisiones. Se
recomienda hacerlo lo más sencillo posible, basta con mencionar el verbo + sustantivo
cuando se está definiendo cada actividad.
Paso 5. Identifica tus salidas:
Este paso te ayudará a comprender de una manera más sencilla aquello que obtienes de los
recursos que estás invirtiendo en tu proceso, así como lo que los clientes reciben. Al igual
que las entradas, pueden ser materiales, productos, servicios o información. Recuerda que
las mismas deberían de poder coincidir con los requisitos del cliente.
Paso 6. Clientes:
Son todos aquellos que reciben bien sean salidas, resultados, o aquellos beneficiados del
proceso. Los clientes no son únicamente personas externas, también se incluyen
compañeros de trabajo y empleados internos.
