UNIDAD 4: El archivo y su gestión
ACTIVIDADES - PÁG. 81
1. Relaciona esta documentación con el archivo donde debe ubicarse
atendiendo a la frecuencia
de uso.
a) Facturas de los últimos dos años. Semiactivo.
b) Escritura de constitución de la sociedad. Definitivo o inactivo.
c) Contratos de trabajadores que prestaron servicios en la empresa hace
15 años y ya no están
en ella. Definitivo o inactivo.
d) Póliza del seguro de incendios en vigor. Activo.
e) Copias de las nóminas de los empleados del año anterior. Semiactivo.
f) Expedientes de los trabajadores. Activo.
ACTIVIDADES - PÁG. 89
2. Entre toda la clase, estableced cuál es el sistema de
clasificación más adecuado para los
exámenes de Matemáticas de los alumnos de ESO y Bachillerato de este
curso. Tenéis que tener
en cuenta las ventajas y desventajas de cada tipo de clasificación y razonar
siempre vuestras
opiniones respetando el turno de palabra de los compañeros y compañeras.
Se valorará que los alumnos analicen las ventajas e inconvenientes de cada
uno de los sistemas de
clasificación y que lleguen a la siguiente solución. Para clasificación esta
documentación se propone
el siguiente orden:
1) Cronológica: hace referencia al curso de este año.
2) Por asunto: para distinguir el nivel al que se refiere (ESO o
Bachillerato).
3) Alfanumérica: hace referencia al curso, por ejemplo, 1.º ESO.
4) Por asunto: para distinguir la asignatura a la que se refiere
(Matemáticas).
ACTIVIDADES - PÁG. 96
3. La empresa Cubritel, dedicada a la fabricación de plásticos, está
estudiando la posibilidad de
cambiar el archivo de la empresa de ubicación, ya que el actual no
reúne las condiciones
adecuadas ni de tamaño ni de estado. Ayuda a Cubritel a seleccionar un
nuevo espacio para esta
actividad, informando sobre estos aspectos:
Medidas de seguridad que se deben adoptar.
Las medidas de seguridad que se deben de adoptar estarán en función de la
información y de los
tipos de documentos que se tienen que archivar. Se amplía esta información
en los siguientes
apartados.
Lugar y acciones relacionadas con la documentación importante:
- Los documentos físicos se almacenarán en un espacio adecuado
dotado de archivos con
llave, cámaras de seguridad y sistema ignífugo que en caso de incendio
eviten la destrucción
de los documentos. Además, el espacio mantendrá las condiciones
ambientales precisas
(lugares secos alejados del calor y de la humedad).
- Los archivos informáticos o documentos digitales se tendrá en
cuenta, además del espacio
en el que se almacenarán (discos duros externos, usb, nube, etc.), las
medidas de seguridad
necesarias para evitar pérdida de la información o robo de la misma, para
ello se instalarán
cortafuegos, antivirus y se realizarán copias de seguridad a las que
se puede incorporar
contraseña.
Plan de seguridad.
Consiste en establecer las pautas y actuaciones básicas que permitan
la conservación de los
documentos asegurando su integridad física y funcional; y en caso de que
se llegue a producir algún
incidente que se pueda garantizar el acceso a la documentación con la
mayor brevedad posible tras
el incidente.
Control de acceso:
- Se identificará al personal autorizado con acceso a la
documentación.
- Se establecerán claves de acceso al personal autorizado.
Materiales y equipos.
Para archivos informáticos: CD, DVD, discos duros internos y externos;
pendrives, tarjetas de
memoria y la nube (o espacio virtual).
Para archivos físicos: cajas de archivo, bandejas, archivadores (de
cartón, tipo A-Z), carpetas,
estanterías, armarios (de carpetas colgantes, giratorios, móviles);
archivadores
EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS - PÁG. 98
1. Se define el archivo como:
a) Lugar accesible para realizar el expurgo.
b) Lugar dedicado a guardar documentos con orden.
c) Departamento de la empresa dependiente de Administración.
d) Todas las respuestas son falsas.
2. El archivo se crea para guardar documentos:
a) Por imperativo legal.
b) Por interés de la empresa.
c) Para la consulta de datos.
d) Todas las respuestas son correctas.
3. El archivo de gestión recibe el nombre de:
a) Activo.
b) Intermedio.
c) Inactivo.
d) Semiactivo.
4. Cuando una empresa tiene un archivo en cada departamento y otro
común para toda la
empresa, posee un archivo:
a) Centralizado.
b) Descentralizado.
c) Mixto.
d) Generalizado.
5. La palabra ordenatriz en una clasificación es:
a) La palabra por la que se va a clasificar.
b) La palabra clave.
c) La palabra principal
d) Todas las respuestas anteriores son correctas.
6. El orden ascendente en la clasificación del sistema alfabético es:
a) Z-A.
b) A-Z.
c) No existe ese tipo de orden.
d) A-Z añadiendo números.
7. En la clasificación alfabética no se tienen en cuenta:
a) Los artículos.
b) Las partículas de apellidos extranjeros.
c) Las palabras que definan el tipo de empresa.
d) Las respuestas a y c son correctas.
8. El sistema de clasificación numérica:
a) Necesita de índices.
b) Es complicado de utilizar.
c) Se adapta a todo tipo de documentos.
d) No puede combinarse con otros sistemas.
9. Se utiliza el sistema de clasificación geográfica:
a) Combinado con el sistema numérico.
b) En empresas con sucursales.
c) Cuando no se puede emplear el alfabético.
d) Ninguna de las respuestas es correcta.
10. Para proteger el archivo de incendios:
a) Se emplea material ignífugo.
b) Se evita colocar cañerías cerca del archivo.
c) Se colocan extintores de polvo seco.
d) Todas las respuestas son correctas.
11. Si un empleado quiere consultar un documento del archivo, debe:
a) Rellenar una solicitud de préstamo.
b) Ponerlo en conocimiento del departamento correspondiente.
c) Acceder al archivo correspondiente.
d) Ninguna respuesta es correcta.
12. Es información confidencial:
a) Los datos personales de los trabajadores.
b) Un acuerdo firmado para la venta de productos con un cliente.
c) Un acuerdo de colaboración con proveedores.
d) Ninguna respuesta es correcta.
ACTIVIDADES FINALES - PÁG. 99
1. ¿Qué importancia tiene el archivo en la empresa?
En el archivo de una empresa se guardan documentos con información
primordial para su buen
funcionamiento. Su importancia se debe a los siguientes aspectos:
Por imperativo legal: la ley obliga a guardar determinados
documentos.
Por propio interés: la información será la base de la toma de
determinadas decisiones.
Por imperativo legal: la ley obliga a guardar determinados documentos.
Por propio interés: la información será la base de la toma de
determinadas decisiones
Por imperativo legal: la ley obliga a guardar determinados documentos.
Por propio interés: la información será la base de la toma de
determinadas decisiones
-Por imperativo legal: la ley obliga a guardar determinados documentos.
-Por propio interés: la información será la base de la toma de determinadas
decisiones
-Como consulta de datos: la información archivada supone la memoria de la
empresa
Explica cuáles de las siguientes son funciones propias de un archivo:
a) Facilitar la localización rápida de documentos.
b) Cumplir con las obligaciones legales.
c) Ser elemento probatorio.
d) Crear un centro de consulta de la información.
e) Guardar, conservar y custodiar expedientes.
f) Demostrar y acreditar actos por parte de la empresa.
3. Relaciona cada tipo de archivo con las características que lo
identifican:
● Los documentos se guardan en un único lugar: archivo centralizado.
● Se guardan documentos que no son útiles para la actividad diaria: archivo
definitivo.
● Los documentos se consultan con frecuencia: archivo activo.
● En cada departamento hay creado un archivo: archivo descentralizado.
4. ¿A qué se están refiriendo si oímos hablar de colocación de testigos
en un archivo?
A las marcas o elementos que se utilizan para indicar que el documento que
se encuentra ahí
localizado ha sido retirado.
5. Indica las medidas que se deben adoptar en el archivo de una
empresa para evitar estas
situaciones:
a) Acceso a datos protegidos. Establecer niveles de calificación de los
datos y relacionarlos
con tipos de acceso: básico, intermedio y alto, en función de la información
contenida.
b) Falta de formación del personal a cargo del archivo. Formación y
reciclaje del personal a
través de cursos especializados.
c) Inundaciones. Realización de duplicados de la información o copias de
seguridad.
d) Deterioro de la documentación. Depósito en empresas especializadas
en la conservación y
custodia de la documentación.
6. Indica qué materiales y equipos de archivo utilizarías para
conservar correctamente esta
documentación:
a) Facturas recibidas y emitidas en el año en curso. Archivadores tipo A-
Z colocados en
estanterías.
b) Escritura de adquisición de la oficina de la empresa. Caja archivo de
plástico almacenada
en un armario.
c) Datos de los proveedores habituales. En fichas que almacenaría en
cajas con guías.
d) Albaranes que aún no han sido revisados. En bandejas.
7. ¿Qué ventajas presentan los archivos informáticos frente a los
de papel? ¿Tienen algún
inconveniente?
Ahorro de papel.
Rápida localización de la información.
Cuidado del medio ambiente.
Reducción de los desplazamientos.
Mantenimiento sencillo de los da
-Ahorro de papel.
-Rápida localización de la información
-Cuidado del medio ambiente
-Reducción de los desplazamientos.
-Mantenimiento sencillo de los datos
Realiza el esquema de las fases de archivo de una factura emitida que ya ha
sido aceptada por
el cliente y se ha efectuado su cobro.
9. La empresa CociArte, de Madrid, dedicada al diseño de cocinas,
necesita un documento que
deje constancia de las consultas y préstamos de documentación en el
archivo para poder llevar
un mayor control. Últimamente han tenido conocimiento de pérdida de
documentación por
no ser devuelta. Ayúdales diseñando el documento adecuado. Puedes
emplear un procesador
de textos o realizar el trabajo en una cartulina o un folio de forma manual.
El docente podrá decidir, en función del nivel de conocimientos de ofimática
(procesador de textos)
que los alumnos disponen, cuál es el método más adecuado para la
resolución de esta actividad.
En caso de que se opte por la realización en cartulinas, los alumnos
pueden realizar las fichas
aplicando los conocimientos adquiridos en la unidad 3 Encuadernación
básica.
Los datos que, como mínimo, deberá de contener el documento son los
siguientes:
- Identificación del usuario (nombre y apellidos), departamento al que
pertenece.
- Motivo de la solicitud del documento.
- Fecha de entrega y fecha prevista de devolución.
- Firma del usuario
10. ¿En qué consiste el expurgo en el archivo? ¿Qué equipos pueden ayudar
a realizar esta tarea?
Consiste en destruir la documentación que ya no es necesaria en una
empresa. Como equipo se
puede utilizar la destructora o contratar a una empresa especializada en
este tipo de tarea.
11. ¿Qué medidas crees que son necesarias en una empresa para
evitar cualquier tipo de
incidentes en el archivo?
Se deben adoptar medidas preventivas que eviten incidentes como robos,
inundaciones, incendios,
etc. Estas medidas estarán reflejadas en un plan de seguridad, como el uso
de armarios ignífugos,
realización de duplicados o copias de seguridad, colocación de cámaras de
seguridad y formación del
personal con cursos especializados, entre otros.
12. Indica cuál es el sistema de archivo más adecuado para esta
documentación:
a) Facturas
Por la frecuencia de uso: activo para las facturas recientes hasta su primer
año (por ejemplo), pasarán
a archivo semiactivo las facturas hasta que cumplan cuatro años.
Según el soporte podrá ser físico (facturas impresas en papel) o informático
(facturas online)
b) Lista de clientes
Según la frecuencia de uso será activo; según su ubicación será mixto
(tanto en el departamento
comercial como en el de contabilidad).
c) Expedientes de trabajadores y trabajadoras numerados por las iniciales
de su nombre y apellido
y el año de ingreso.
Según su titularidad será privado; según su ubicación descentralizado
(pertenecerá a RR. HH.)
d) Documentación generada en una multinacional.
Si la documentación está vigente y según la frecuencia de uso pertenecerá
a un archivo activo, si esta
ha dejado de estar vigente pasará al archivo inactivo. Según su ubicación, si
la documentación puede
ser utilizada por todos los departamentos se optará por un archivo
centralizado.
e) Pedidos recibidos en el Departamento de Compras.
Según su frecuencia de uso pertenecerá al archivo activo y según su
ubicación al archivo
descentralizado.
f) Relación de los productos que se comercializan en una empresa para el
índice de su catálogo de
ventas.
Según su frecuencia de uso pertenecerá al archivo activo y según su
ubicación al archivo
descentralizado.
13. ¿Cuáles de los siguientes documentos deben guardarse por imperativo
legal?
Facturas, recibos, cheques, nóminas, seguros sociales, partes de trabajo,
contratos de trabajo,
albaranes, notas de pedido, contratos de alquiler pólizas de seguro, tiques
de gasolina, escritura de
propiedad de la adquisición de piso de hace 8 años.
14. La empresa Lucatel, S. L. cuenta con diferentes oficinas: la central,
ubicada en Madrid, y dos
sucursales, una en Málaga y otra en Cáceres. El pasado día 8 de enero
procedió a enviar a la
central la documentación relativa a las facturas del año finalizado de sus
dos sucursales. Indica
cómo debería realizar el traslado de la documentación de una forma
eficiente y segura.
Cuando la documentación pasa de un archivo a otro, como es este caso, hay
que ser muy cuidadoso
para evitar que, en el traslado, la documentación se pierda o se olvide
alguna caja. Para ello conviene
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Preparar la documentación de manera que ningún documento o
expediente se extravíe.
Preparar las cajas: numerarlas y pegar etiquetas de identificación
para poder localizar las
facturas en cualquier momento.
Rellenar la hoja de transferencia de fichero, que es un
documento que especifica el
departamento o sección que envía la documentación según la
actividad aparecerán
reflejados los datos de la sucursal de Málaga en uno de los envíos y en otro
la sucursal de
Cáceres. Es posible, además, añadir el departamento del que
proceden: facturación,
contabilidad, etc. y en el que se detalla el contenido de la caja y su
numeración, así como los
datos del destinatario en este caso la Central de Lucate. S. L.
20. La empresa, ante la falta de espacio del archivo, ha decidido cambiar la
ubicación de este.
a) ¿Cómo ha de ser el lugar idóneo para un archivo?
Deberá de disponer de un espacio adecuado en el que esté
almacenada la documentación
necesaria para la empresa de tal manera que se garantice su
mantenimiento en las condiciones
apropiadas (temperatura, humedad, etc.). También se aplicarán las
medidas de seguridad y
preventivas que puedan amenazar la integridad de los documentos.
b) ¿Qué medidas de seguridad se deben instalar?
* Por parte del personal: identificar al personal autorizado con acceso
a la documentación,
establecer claves que impidan el acceso al personal no autorizado,
instalar un firewall que
impida a los intrusos acceder a la información, realizar copias de seguridad
y, utilizar y actualizar
programas antivirus.
Medidas preventivas: uso de armarios ignífugos, colocar cámaras de
seguridad, establecer
niveles de calificación de datos, formar y reciclar al personal con cursos de
especialización en
esta materia.
c) ¿Cómo se controlará el acceso al lugar y a los archivos en particular?
Identificando al personal autorizado y estableciendo claves personales con
contraseñas.
d) ¿Dónde se guardarán los documentos importantes?
Respuesta libre.
e) Imagina que el emplazamiento elegido es una habitación en el sótano, de
10 × 8 metros,
diáfana, sin ventanas y con una puerta. ¿Qué tipo de mobiliario escogerías y
cómo lo
colocarías?
Respuesta libre.
21. La empresa en la que trabajamos no tiene capacidad para guardar más
documentos y nos
solicita que hagamos un expurgo. Debes decidir qué documentos
archivados se pueden
eliminar de la siguiente lista:
a) Escrituras de constitución de la sociedad.
b) Presupuestos para reparar el tejado el año pasado.
c) Nóminas del personal desde hace 10 años.
d) Facturas de los últimos 3 años.
e) Copias de faxes del último mes.
f) Borradores de las cartas enviadas esta semana.
g) Expedientes del personal de hace 3 meses.
h) Copias de los extractos bancarios de este año.
i) Escrituras del edificio de la fábrica.
j) Documentación de un camión que dimos de baja.
k) Contratos de agua y luz.
l) Contrato de la compañía telefónica del año pasado (ahora es otra
empresa).
22. Con la siguiente lista de documentos, elabora una tabla como la del
ejemplo:
En esta actividad el alumnado podrá debatir previamente sobre si se
tratan de documentos
públicos o privados, a partir de los argumentos que utilicen se llegará a un
consenso. Se indica a
continuación cuáles han sido tenidos en cuenta para clasificarlos como se
recoge en la tabla
inferior.
Un expediente de un antiguo trabajador. Se entiende que es de una
empresa privada y
Un expediente de un antiguo trabajador. Se entiende que es de una
empresa privada y
23. Indica en qué fase del ciclo vital están los siguientes documentos:
a) El contrato que se le hizo a un trabajador hace 2 años y que sigue en vigor.
Archivo activo.
b) El contrato que se le hizo a un trabajador hace 2 años y que se ha sustituido por
otro hace
1 mes. Archivo semiactivo.
c) El contrato que se hizo a un trabajador que ya no está en la empresa. Archivo
inactivo.
24. «La Xunta expurga archivos judiciales que se guardaban desde el siglo xix en
Ourense».
Este es el titular publicado por el periódico La Voz de Galicia el 17/07/2014
([Link] xunta-expurga-
archivos-
judiciales-guardaban-siglo-xix-ourense/0003_201407O17C49910.htm).
«Hace años que los sindicatos del Pazo de Xustiza venían denunciando el mal
estado de los
archivos del edificio y por fin la Administración ha llevado a cabo labores de
expurgo que han
sacado a la luz expedientes con más de un siglo de antigüedad. Los trabajos
realizados por la
Xunta en las dependencias judiciales de toda la provincia han consistido en la
localización,
identificación y relación de expedientes anteriores a 1946».
a) ¿Qué significa «expurgar»? ¿Por qué crees que ha sido necesario realizar esta
acción en
los archivos judiciales de esta localidad?
Eliminar o destruir documentación. Porque son documentos antiguos que ya no
tienen validez
y que están ocupando un espacio que puede ser necesario para archivar
documentación más
actual.
b) Investiga en internet si las Administraciones Públicas de otras CC. AA. han
llevado a cabo
el expurgo de documentación y comenta en clase en qué ha consistido.
Respuesta libre. Se puede orientar la actividad a que cada alumno, de manera
individual, localice
información de la Comunidad Autónoma a la que pertenece el centro y después se
ponga en
común. O bien, agrupar a los alumnos y que cada grupo se encargue de
una Comunidad
Autónoma, una vez localizada la información también se pondrá en común.
FICHA DE TRABAJO 1 - PÁG. 102
ACTUALIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL FICHERO DE CLIENTES
La empresa Clarawell, S. A., situada en Ávila, está dedicada a la comercialización de
postres
artesanales caseros para alérgicos, estos últimos clasificados como «sin lactosa, sin
gluten y
sin frutos secos».
Está actualizando los datos de sus clientes para incluirlos en un fichero manual que
pueda
situarse encima de la mesa de despacho y agilizar la localización de sus datos de
contacto.
Para ello ha diseñado la siguiente ficha:
a) Cumplimenta la ficha con cada uno de los registros de clientes.
Puedes hacerlo bien
mediante el procesador de textos, bien usando cartulinas.
El docente podrá decidir, en función del nivel de conocimientos de ofimática
(procesador de
textos) que los alumnos disponen, cuál es el método más adecuado para la
resolución de esta
actividad
En caso de que se opte por la realización en cartulinas, los alumnos pueden
realizar las fichas
aplicando los conocimientos adquiridos en la unidad 3 Encuadernación
básica.
b) Archiva siguiendo los sistemas de clasificación que se indican a
continuación las fichas
confeccionadas en un archivador adecuado al tamaño de las fichas.
