MANEJO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO

En este componente se desarrollan los conceptos efectivo y equivalente al efectivo, para

ello se tendrán en cuenta los criterios de reconocimiento, medición, presentación y
revelación, estos elementos son importantes en el ámbito empresarial, toda vez, que
permiten dar cumplimiento a los compromisos adquiridos, teniendo en cuenta, la capacidad
de liquidez y a su vez la fomentación de un adecuado manejo, que permita salvaguardar el
activo de la organización, de ahí la importancia de tomar buenas decisiones, las cuales se
verán reflejadas en una adecuada administración de la organización.

En la presente unidad se analizarán las siguientes temáticas:

1 Efectivo y equivalentes al efectivo.

1.1 Política contable.

1.2 Reconocimiento, medición, presentación y revelación.

1.3 Arqueo de caja.

1.4 Conciliación bancaria.

1.5 Ajuste por diferencia en cambio.

1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

Las empresas en el desarrollo normal de sus operaciones deben aplicar criterios y

lineamientos para el adecuado manejo del efectivo y sus equivalentes. El objetivo es tener
la habilidad para tomar decisiones que aumenten la capacidad de generar liquidez y, de esta
manera, atender las necesidades de la organización o, en su defecto, realizar inversiones
que generen rentabilidad. El efectivo y equivalentes al efectivo pertenecen al activo
corriente del estado de la situación financiera.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante conocer su clasificación; por ende, se

analizarán los conceptos necesarios que permitan continuar con los lineamientos para el
diseño de políticas contables que le conciernen:

Efectivo: Hace referencia al dinero que se encuentra en caja general, caja menor y en las
entidades financieras, que son de disponibilidad inmediata. A continuación, se presentan
las definiciones de cada una de estas:
 - Caja general: Se refiere al dinero en efectivo con un valor monetario significativo,
que cubre el pago de gastos operacionales, compra de inventarios, etc., registrando
la transacción como una disminución del efectivo (crédito). De igual forma, se
perciben ingresos ordinarios por la actividad que desarrolla la empresa, lo que
constituye un aumento en el efectivo (débito).
- Caja menor: Las empresas constituyen el fondo de caja menor, de acuerdo con la
política establecida y su cuantía depende del tipo de empresa. Es un fondo fijo que
se contabiliza en el momento de su creación, aumento, disminución o eliminación.
Su objetivo es manejar gastos de menor cuantía, por ende, siempre se maneja en
efectivo para cubrir gastos menos representativos.
- Bancos: Están constituidos por los depósitos en las cuentas de ahorros y corrientes,
las cuales son administradas por las entidades financieras. Se presentan en moneda
nacional o extranjera.

Equivalentes al efectivo: Este concepto hace énfasis a las inversiones a corto plazo (menor
a 90 días), que tienen gran liquidez y se encuentran sujetas a un riesgo insignificante. Entre
los equivalentes al efectivo encontramos las siguientes inversiones: Certificado de depósito
a término (CDT), bonos y fiducia.

De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 7 “Estados de flujos de

efectivo”, expresa lo siguiente sobre los equivalentes al efectivo:

- Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su

propósito es para cumplir los compromisos de pago a corto plazo.
- Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada de efectivo.
- Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor.
- En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de, al menos, tres
meses o menos desde la fecha de adquisición.
- Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de la entidad
(Varón, 2018, párr.5).
Clasificación de inversiones

De acuerdo con la intención de realización

- Inversiones temporales: son inversiones que se hacen efectivas en un periodo

inferior a un año.
- Inversiones permanentes: su objetivo es mantenerlas hasta su vencimiento; es
decir, no se espera convertirlas en efectivo antes de un año.

De acuerdo con los rendimientos que generen

- Inversiones de renta fija: son inversiones que su rendimiento no cambia durante su

vigencia, es decir, siempre produce los mismos rendimientos.
- Inversiones de renta variable: son inversiones cuyos rendimientos dependen del
mercado, es decir, que se encuentra asociado al comportamiento de la oferta y la
demanda.

De acuerdo con el control que ejerzan sobre el ente emisor

- Inversiones de controlantes: son aquellas que se realizan a fin de ejercer un control

sobre el ente emisor.
- Inversiones no controlantes: no existe control de un ente, es decir, se poseen menos
del 50 % de participación.

1.1. POLÍTICA CONTABLE

Las políticas contables son las bases, normas y procedimientos que debe tener en cuenta
una entidad para la medición, presentación y revelación de los elementos de los estados
financieros.

Así mismo, es importante definir las directrices para dar cumplimiento a dichos criterios, los
cuales varían de acuerdo con el tipo de negocio y al entorno en el cual se desenvuelve.

En unidades anteriores, se abordó la temática de políticas contables, donde se hizo hincapié

en el marco conceptual y el direccionamiento estratégico de la organización, con el fin de
conocer la entidad y, de esta manera, continuar con las políticas de acuerdo con los
elementos de los estados financieros.

Por lo anterior, para el diseño de políticas contables, del efectivo y sus equivalentes, es
importante tener en cuenta, que estos hacen parte del activo; por ende, debe incluir como
mínimo:

- Reconocimiento de los activos: debe dar cumplimiento al concepto de activo, de

acuerdo con los elementos que lo componen para el proceso de incorporación en el
estado de situación financiera.

Recordemos que un activo es “un recurso controlado por la entidad como resultado de
sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios
económicos” (Moncayo, 2016, párr.1).

Los activos se reconocen en el momento que se presenta la transacción en efectivo o es

transferido a una entidad financiera.

- Medición: es el proceso mediante el cual se reconocen y registran contablemente los

hechos económicos. Aquí se establece si la entidad, en el reconocimiento, medirá los
activos a costo histórico o valor razonable teniendo en cuenta la moneda funcional y el
hecho económico que se esté presentando, además de analizar las normas
internacionales aplicables para seleccionar la base de medición más idónea para la
empresa.

- Presentación: se define como el proceso mediante el cual se incorpora la información

financiera y se presenta en los estados financieros para ser analizados por los usuarios
de la información contable.

- Revelación: este proceso se realiza a través de la presentación de los estados

financieros, teniendo en cuenta las notas que reflejan, de forma detallada y
desagregada, la información contable y financiera, para la adecuada toma de decisiones
por parte de la administración.

- Definir el objetivo de las políticas: se debe establecer en verbo infinitivo, el fin que
persigue el diseño de las políticas contables, que es dar aplicabilidad a la Norma
Internacional de Información Financiera.
 - Relacionar el alcance: expresar los elementos o partidas monetarias que se aplicarán a
dicha política, en este sentido, dará aplicación al efectivo y sus equivalentes.

De igual manera, se deben definir los criterios de reconocimiento, medición y presentación

del efectivo y equivalentes.

Recordemos que, los activos (efectivo y equivalentes al efectivo), son considerados

instrumentos financieros bajo la norma internacional; por ello, es indispensable analizar las
siguientes normas, con el fin de tener en cuenta las bases de medición, como son costo
histórico, valor razonable y costo amortizado, de acuerdo con la clasificación del
instrumento:

i. Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 32 - Instrumentos financieros:

presentación, que expresa lo siguiente:

Objetivo: el objetivo de esta norma es establecer principios para presentar los

instrumentos financieros como pasivos o patrimonio y para compensar activos y pasivos
financieros.

Aplica a la clasificación de los instrumentos financieros (desde la perspectiva del emisor)

en activos y pasivos financieros, e instrumentos de patrimonio; en la clasificación de los
intereses, dividendos, pérdidas y ganancias relacionadas con ellos, y en las
circunstancias que obligan a la compensación de activos y pasivos financieros.

Los principios de esta norma complementan los principios de reconocimiento y

medición de los activos y pasivos financieros de la NIIF 9- Instrumentos financieros y a
la información a revelar sobre ellos en la NIIF 7- Instrumentos financieros: información
a revelar. Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP, 2019a, p.229).

ii. Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 7- Instrumentos financieros:

información a revelar

El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que, en sus estados financieros,
revelen información que permita a los usuarios evaluar:

- La relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el

rendimiento de la entidad; y
 - La naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros
a los que la entidad se haya expuesto durante el periodo y lo esté al final del periodo
sobre el que se informa; así como la forma de gestionar dichos riesgos.

Los principios contenidos en esta NIIF complementan a los de reconocimiento, medición y

presentación de los activos financieros y los financieros de la NIC 32 Instrumentos
Financieros: Presentación y de la NIIF 9 Instrumentos Financieros. (CTCP, 2019a, p.229).

iii. Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 9- Instrumentos financieros

Objetivo: el objetivo de esta Norma es establecer los principios para la información

financiera, sobre activos y pasivos financieros, de tal manera que se presente
información útil y relevante para los usuarios de los estados financieros, para la
evaluación de los importes, calendario e incertidumbre de los flujos de efectivo futuros
de la entidad (CTCP, 2019b, p.340).

Para ampliar el alcance y lineamientos aplicables, es importante revisar la norma

internacional vigente; para ello, explore los siguientes enlaces:

[Link]
publica/enmienda-a-la-niif-9-instrumentos/doc-ctcp-xl8w9-141

1.2. RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

Una vez se ha realizado el proceso de reconocimiento de la definición de activos, es

importante aplicar los criterios al efectivo y sus equivalentes, teniendo en cuenta lo
siguiente:

- Reconocimiento de efectivo y equivalente de efectivo: La entidad define las partidas

que hacen parte del efectivo y sus equivalentes, siendo muy detallada su descripción.
Cabe resaltar, que el efectivo hace parte del dinero que se encuentra en caja y las
entidades financieras, sea de moneda nacional o extranjera.
 Dentro de los equivalentes al efectivo, es fundamental definir qué inversiones hacen
parte de este, conforme al tiempo de duración, disponibilidad inmediata y el riesgo de
la negociación.

- Medición: La entidad debe registrar la base de medición inicial y posterior del efectivo
y equivalentes al efectivo, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente. Cabe
resaltar, que debe especificarse el manejo, control características y directrices de caja
general, caja menor y bancos, haciendo referencia al efectivo.

De igual forma, se establecen los elementos que pertenecen a equivalente al efectivo,

directrices, clasificación y manejo. Recuerda que debe definirse lo que corresponde a
equivalentes al efectivo y a inversiones, con el fin de dar aplicabilidad a la norma
internacional, de acuerdo con las bases establecidas.

- Presentación: Se realiza a través de los estados financieros, teniendo en cuenta las

políticas contables y normativa vigente.

- Revelación: La revelación se presenta a través de las notas a los estados financieros, con
el fin de proporcionar información clara, comprensible y oportuna para la toma de
decisiones.

1.3. ARQUEO DE CAJA

[Link]
[Link]%2F&source_ve_path=OTY3MTQ

Por lo anterior, es fundamental realizar arqueos de caja, lo cual consiste en analizar y

comprobar que la información contable coincida con el efectivo que se encuentra de forma
física (billetes, monedas, cheques). Se debe verificar que no presenten faltantes o sobrantes
de caja, de llegar a suceder, se realiza el respectivo ajuste mediante una nota contable. El
faltante resulta cuando se realiza el arqueo y se observa que el valor en la caja es menor
que el saldo que se refleja en los libros.
La entidad elabora el formato para registrar la información obtenida en el arqueo de caja. A
continuación, observa el formato guía para su análisis:
Ejemplo:

La empresa Gestión contable SAS tiene como política contable la constitución del fondo de
caja menor por valor de $500.000; por lo tanto, se debe registrar la transacción. La
encargada del fondo de caja menor es Ligia Carvajal.

La empresa presenta la siguiente información para realizar el reconocimiento y medición de

las transacciones, de igual forma, se solicita realizar el reembolso y arqueo de caja menor.
 1.4. CONCILIACIÓN BANCARIA

[Link]
F%[Link]%2F&source_ve_path=OTY3MTQ

Causa de las diferencias entre los libros auxiliares y el extracto bancario:

- Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por el banco.

- Valores que aparecen en el extracto y no han sido contabilizadas por la empresa. En
este caso requiere ajustes.
- Errores y omisiones de la empresa y/o del banco. Errores en los libros (Amador, A.,
2013, p.2).

Las siguientes, son las etapas que deben seguirse para preparar una conciliación bancaria:

a. Comparar los recibos de las consignaciones efectuadas y las notas crédito recibidas
con las consignaciones y las notas crédito que aparezcan en el extracto bancario. Si
hay diferencia, debe precisarse el error y corregirlo.
b. Confrontar la lista de cheques registrados en los libros auxiliares y las notas débito
recibidas con la columna cheques y notas débito del extracto. Las diferencias deben
eliminarse.
c. Totalizar las correcciones de las consignaciones en los libros auxiliares.
d. Totalizar las correcciones de cheques girados en los libros auxiliares.
A continuación, observa la estructura básica de elaboración de la conciliación bancaria
(Conciliación bancaria, s.f., párr.14):

Métodos de la conciliación bancaria

Método saldos encontrados: este método se basa en la elaboración de la conciliación,

empezando con alguno de los dos saldos, (el de banco o el de la empresa), para luego reflejar
en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias
entre ambos para que, al final, se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad
de este método (Palmera, 2015, p. 3).
Ejemplo: Realice la conciliación bancaria teniendo en cuenta utilizar el formato básico y
aplicar el método “Saldos encontrados” y “Saldos correctos”, con la siguiente información
suministrada por la empresa Gestión contable SAS:
 1.5. AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO

Las empresas se encuentran expuestas al riesgo cambiario, teniendo en cuenta que realizan
operaciones en moneda extranjera; con base en ello, es importante aplicar las normas
internacionales en el registro de los hechos económicos.
Norma Internacional de Contabilidad 21.

Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera

Objetivo: Una entidad puede llevar a cabo actividades en el extranjero de dos maneras
diferentes. Puede realizar transacciones en moneda extranjera o bien puede tener negocios
en el extranjero. Además, una entidad puede presentar sus estados financieros en una
moneda extranjera. El objetivo de esta norma es prescribir cómo se incorporan, en los
estados financieros de una entidad, las transacciones en moneda extranjera y los negocios
en el extranjero, y cómo convertir los estados financieros a la moneda de presentación
elegida.

Los principales problemas que se presentan son la tasa o tasas de cambio a utilizar, así como
la manera de informar sobre los efectos de las variaciones en las tasas de cambio dentro de
los estados financieros. Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP, 2019c, p.503).

Alcance:

Esta norma se aplicará:

- Al contabilizar las transacciones y saldos en moneda extranjera, excepto las

transacciones y saldos con derivados que estén dentro del alcance de la NIIF 9-
Instrumentos financieros;
- Al convertir los resultados y la situación financiera de los negocios en el extranjero
que se incluyan en los estados financieros de la entidad, ya sea por consolidación o
por el método de la participación; y
- Al convertir los resultados y la situación financiera de la entidad en una moneda de
presentación. (CTCP, 2019c, p.503).

Para ampliar el alcance y lineamientos aplicables es importante revisar la Norma

Internacional vigente; para ello, explore los siguientes enlaces:

[Link]
227

[Link]
organismos-internacionales/enmiendas-niif-16-y-segundo-semestre-2016/1514470523-
2378