Administración Estratégica de Inventarios
1.1 La administración de inventarios como apoyo principal de la empresa
Definición: Los inventarios son materiales almacenados para su uso, venta o
consumo, evitando interrupciones en la producción o demoras en entregas.
Movimiento de inventarios: Se gestionan entradas y salidas según demanda, lo
que genera rotación y utilidades.
Importancia: Mantener niveles óptimos según consumo, tiempo de reposición y
demanda.
Almacenes
Función: Proteger materiales, controlar existencias y facilitar su localización.
Tipos:
o Centrales: Grandes volúmenes de compras.
o Subalmacenes: Distribución a áreas internas.
o Locales: Último eslabón para suministro directo a usuarios.
Principios de organización
1. Espacio: Optimizar horizontal y verticalmente (estanterías).
2. Flujo eficiente: Productos de alta rotación cerca de zonas de salida.
3. Clasificación ABC: Priorizar artículos según demanda (regla 80-20).
1.2 Nuevas tendencias de control
Cero inventarios: Modelo donde los proveedores entregan directamente al cliente
(ej. empresas comercializadoras).
Beneficios:
o Reducción de costos (almacenamiento, seguros, personal).
o Mayor eficiencia en cadena de suministro.
Limitaciones: No aplicable en dependencias gubernamentales por normativas.
1.3 Organización, procedimientos y normas
Recepción de bienes:
o Verificación contra órdenes de compra.
o Documentación con sellos de “Recibido” y “Verificado”.
o Registro electrónico y físico.
Almacenamiento:
o Sistemas de ubicación (fija o aleatoria).
o Zonas claras: recepción, almacén, entrega.
Despacho: Control riguroso de salidas para evitar diferencias en inventarios.
1.4 Clasificación de inventarios
Por uso:
o Normales: De rotación constante.
o Obsoletos: Sin movimiento, generan costos innecesarios.
Por origen:
o Productos terminados: Fabricados por la empresa.
o Importados: Adquiridos en el extranjero.
1.5 Técnicas de valorización
Métodos comunes:
o PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas): Valoriza inventarios con
precios recientes.
o UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas): Reduce utilidades fiscales en
contextos inflacionarios.
o Costo promedio: Equilibra fluctuaciones de precios.
Sistemas de registro:
o Perpetuo: Actualización constante (requiere tecnología).
o Periódico: Conteo físico anual (para pequeñas empresas).
Conclusión
La gestión estratégica de inventarios equilibra disponibilidad y costos, aplicando
metodologías como clasificación ABC, tendencias modernas (ej. just-in-time) y sistemas de
valuación alineados con objetivos empresariales. La eficiencia en almacenes depende de
una organización rigurosa, tecnología y adaptación a cambios en el mercado.
Palabras clave: Rotación de inventarios, cadena de suministro, PEPS/UEPS, cero
inventarios, gestión logística.
Resumen: Control de Existencias
2.1 Control físico de existencias, rotación de inventarios y artículos inmovilizados
Sistemas de registro de inventarios:
o PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas): Prioriza la salida de los
productos más antiguos para evitar obsolescencia.
o UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas): Surte los productos más
recientes primero, útil para demanda inmediata.
o Inventarios Perpetuos: Registro constante de entradas y salidas, común en
el sector público.
Valuación: Se basa en el método de costos promedio.
Movimientos contables:
o Cargo: Incorporación de bienes (en especie y/o valor).
o Abono: Descargo de bienes (en especie y/o valor).
Documentación: Todos los movimientos deben registrarse con formatos oficiales y
firmas del responsable del almacén.
Conciliación: Se realizan inventarios físicos periódicos (mensuales/anuales) para
verificar coincidencias con registros financieros.
2.2 Criterios para administrar el costo de inventarios
Objetivo: Evitar excesos, obsolescencia o deterioro.
Herramientas de control:
o Análisis de variedad y cantidad de artículos.
o Formatos como:
Reporte de órdenes en tránsito.
Parte de recepción.
Órdenes de pedido/venta.
Valoración de inventarios (saldos).
Kardex interno: Registra datos clave como nombre del artículo, fechas de
ingreso/salida, saldos y transportista.
Problemas comunes: Falta de actualización oportuna y enfoque en ventas sobre el
control de existencias.
2.3 Costos de Inventarios
Representan una parte importante del activo circulante.
Deben conciliarse con registros contables para minimizar riesgos financieros.
Métodos de valuación:
o Sector público: Valor histórico (basado en facturas).
o Empresas privadas: PEPS, UEPS o promedios, según estrategia.
2.4 Técnicas para controlar costos de operación
Inventarios Perpetuos: Proporciona información en tiempo real para la toma de
decisiones.
Enfoque en costos unitarios y totales, especialmente en empresas con alta
rotación.
2.5–2.7 Procesos y métodos de toma de inventarios
Tipos de inventarios:
o Diario: Verificación de saldos vs. existencias físicas.
o Mensual/Anual: Conteo completo al cerrar ciclos operativos.
o Rotativo/Cíclico: Recuento por zonas o artículos seleccionados (reduce
errores).
Ubicación y codificación:
o Código de producto: Identificación única (ejemplo: “DAN 07642” para
margarina).
o Código de vencimiento: Formato AA-MM-DD-T (año-mes-día-turno).
Métodos para recuentos:
o Periódico: Completo pero disruptivo (ejemplo: anual).
o Dinámico: Ajuste en tiempo real durante operaciones.
Operación de almacenes y seguridad
Requisitos mínimos:
o Fumigación, ventilación, señalización y extintores.
o Programas de capacitación en seguridad e higiene.
Bienes especiales: Medicamentos, químicos o armas requieren permisos
adicionales.
Prácticas clave:
o Verificación de existencias antes de compras (“Sello de Existencia”).
o Destrucción de bienes peligrosos o obsoletos según normativas.
Conclusiones clave
La rotación eficiente (PEPS/UEPS) y el control documental son esenciales para
evitar pérdidas.
Los inventarios físicos periódicos y la conciliación con registros contables
garantizan precisión.
La codificación y ubicación sistemática optimizan la gestión.
La seguridad en almacenes previene riesgos operativos y legales.
Este resumen destaca los aspectos más relevantes para una gestión efectiva de
inventarios, desde el registro hasta la toma de decisiones estratégicas.
