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PROGRAMA
ACTAS DE ENTREGA DE LAS OFICINAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PÙBLICA
Observaciones
PROCEDIMIENTOS
ACTA DE LA XXXXXXXXXXXXXXXXX Hecho Ref. Fecha Firma
por: N.S
Adaptada a Resolución N° 01-00-162
la
PUBLICADA EN GACETA OFICIAL Nº
39.229 DE FECHA 28 DE JULIO DE 2009
1. Constatar el cumplimiento respecto a la remisión
del Acta de Entrega a la Unidad de Auditoría
interna dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes al levantamiento de la misma.
2. Verificar que el Acta contenga el lugar, fecha de
elaboración e identificación del Organismo a que
pertenece la Oficina objeto del traspaso o entrega
administrativa.
3. Constatar que identifique de forma clara y legible,
cuales son los funcionarios que intervienen en el
traspaso de administración (Entrante y Saliente).
4. Observar la suscripción conjunta, en el Acta de
Traspaso de Gestión, de los funcionarios
respectivos.
5. Observar que el Acta contenga el Motivo de la
Entrega y su Fundamento Legal.
6. Constatar que contenga -con mención EXPRESA
de que forman parte integrante del Acta- una
Relación de los Anexos Siguientes: (Artículo Nº
11 de la Resolución Nº N° 01-00-162)
a) Estado de las cuentas que refleje la situación
presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea
aplicable. Tal y como lo señalamos a continuación.
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Presupuesto:
1) Saldos Iniciales (Montos Presupuestarios
no ejecutados durante el periodo anterior),
del período que el funcionario tomó la
administración.
2) Formulación de los Ingresos Ordinarios de
cada uno de los años indicados en el
punto anterior.
3) Asignación del período que fue objeto de
la administración saliente.
4) Formulación de los Ingresos Propios del
período señalado.
5) Ingresos reales por Recursos Ordinarios y
Propios del período señalado.
6) Resumen de la Ejecución Presupuestaria
de los años objeto de administración por
parte del funcionario saliente.
7) Detalle de los compromisos adquiridos y
no causados del último año.
8) Detalle de los compromisos causados y no
cancelados del último año.
Financiera:
1) Nº de las cuentas de Ahorros o Corrientes.
2) Información correspondiente a las cajas
chicas y fondos rotatorios que posea la
unidad con sus respectivos Arqueos.
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3) Origen de los recursos financieros sujetos
a la manipulación y administración.
4) Copia de los libros Auxiliares, por lo
menos donde se reflejen los desembolsos
y registros de la última conciliación
coincidente con la fecha de cambio de
administración (último mes o corte del
mismo, conforme a la fecha de entrega).
5) Conciliación bancaria del último mes o
corte de acuerdo a la fecha de entrega o
cambio de la gestión administrativa (con
sus respectivos documentos soportativos).
Considerar para los efectos de la revisión
los niveles de autorización respectivos.
6) Últimos 5 movimientos realizados (copias
de los cheques emitidos), considerando la
fecha de corte.
7) Primeros 5 movimientos realizados
(copias de los cheques emitidos),
considerando la fecha de corte.
8) Inventario de las chequeras considerando;
las que quedaron en blanco y la que
quedo en uso.
9) Cheques emitidos pendientes de cobro.
10) Mención del número de cargos existentes, con
señalamiento de si son empleados u obreros, fijos
o contratados, así como el número de jubilados y
pensionados, de ser el caso.
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11) Deuda contraída con el personal.
12) Inventario de los bienes muebles e inmuebles.
13) Situación de la ejecución del plan operativo de
conformidad con los objetivos propuestos y las
metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
Otros:
1) Índice general del archivo.
2) Última comunicación enviada y recibida.
3) Otros anexos del acta: unidades administradoras.
7. Así como los indicados en el Artículo 53. Del
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público
Sobre el Sistema Presupuestario, que son los
siguientes ( Art. 12 de la Gaceta 370.649):
a) Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva
unidad administradora.
b) Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de
entrega de la gestión.
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8. Confirmar que los documentos soportativos, estén
debidamente suscritos (Art. 10, numeral 6 G.O
370.649)
9. Constatar que los documentos soportativos se
correspondan con la fecha de corte indicada en el
Acta de Traspaso. (Art. 18 de la G.O 370.649))
10. Constatar la exposición de motivos sobre el
impedimento de la inclusión de los documentos
requeridos en los artículos 6 al 13 de las Normas,
según corresponda, se dejará constancia de tal
condición y de los motivos que impidieron su
incorporación (Art. 19 de la G.O 370.649).
11. Observar que se especificaron en el acta de
entrega los errores, deficiencias u omisiones que
se advirtieren en el levantamiento de la misma, así
como cualquier otra situación que sea necesario
señalar en resguardo de la delimitación de
responsabilidades de quien entrega y de quien
recibe (Art. 20 de la G.O 370.649).
