HOJA DE CÁLCULO.

EXCEL

Las hojas de cálculo son programas informáticos que permiten realizar operaciones (cálculos) con todo
tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que los datos puedan organizarse en forma de
tabla.

La característica más importante de las hojas de cálculo es su capacidad de recalcular todos los valores
obtenidos sin más que cambiar los datos iniciales. Esto es importante cuando los cálculos son extensos
o complicados: imagina que se está realizando una declaración de la renta a mano y al final se descubre
un error, habría que volver a calcularlo todo. Si se hace con Excel, sólo sería necesario corregir el dato
erróneo.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que, si ya conoces otro
programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, etc. te resultará familiar utilizar Excel,
puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL.

Libro: Archivo de Excel (Libro1.xlsx).
Hojas: Cada archivo de Excel está formado por varias hojas. En principio consta de 3 hojas, pero
se pueden ampliar hasta 255 (Hoja 1, Hoja 2, etc.). Cada hoja presenta una cuadrícula de filas y
columnas en la que se pueden crear tablas.
Columnas: Conjunto de celdas verticales. Cada columna se nombra por letras: A, B, C, ..., X, Y, Z,
AA, AB, AC, ..., XFD.
Filas: Conjunto de celdas horizontales. Cada fila se nombra con números: desde 1 hasta 16.384.
Celda: Las cuadrículas de Excel se llaman celdas. Una celda es la intersección de una columna y una
fila en una hoja. Se nombra con el nombre de su columna y a continuación el número de su fila (B9,
intersección de la columna B con la fila 9).
Celda activa: Es la celda sobre la que se sitúa el cursor, preparado para trabajar
con ella. Se identifica porque aparece más remarcada que las demás (en la
imagen, la celda B3).

Rango: Bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como
una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo
de operaciones se realizan a base de rangos. Ejemplo: Rango B3:C6
rango de celdas comprendido entre las celdas B3 y C6 (es decir, B3, B4,
B5, B6, C3, C4, C5 Y C6).

1
EMPEZAMOS A TRABAJAR CON EXCEL.
Tipos de datos. En las celdas se pueden introducir datos de muy diverso tipo (texto, números, fechas,
fórmulas, etc.).

Introducir y validar datos. Se puede hacer de dos formas distintas:

• Escribiendo el dato directamente en la celda y pulsando Intro.
• Escribiendo el dato en la barra de fórmulas (1) y presionando el botón de validar (2).

Texto. Siempre aparecen, por defecto, alineados a la izquierda.

Números. 5,231 Siempre aparecen, por defecto alineados a la derecha. Los decimales se suelen
expresar con coma.
Fechas. Pueden utilizarse varios formatos: 21-12-1997, 21/12/1997, 21-12-77, 21-dic-77, etc.
Fórmulas. En todas las fórmulas debe aparecer antes el signo igual (=), de otra forma Excel no las
reconocerá como fórmulas. Una fórmula, además de números y operaciones, puede contener
referencias a datos en otras celdas.

Ejemplos de fórmulas:
a) =21+15.
b) = A1 + B1
c) =SUMA(A1;B3)
d) =SUMA(A1:A6)

Posibles mensajes a la hora de introducir datos:

2
Referencias absolutas:
En las fórmulas, para referenciar los datos a operar, no se suelen escribir directamente los datos,
sino las celdas donde se encuentran dichos datos.

Una vez escrita la fórmula, ésta se puede arrastrar para copiarla, y operar de la misma forma con el
resto de los datos. Excel es un programa inteligente, y no copia la fórmula textualmente, sino que
actualiza las celdas referenciadas para operar los datos adecuados. Para ello, una vez introducida la
fórmula, se pincha el punto negro que aparece en la esquina inferior derecha de la celda, y se arrastra
hacia la derecha o hacia abajo para copiar la fórmula en otras celdas.

Cálculos combinados.
Cuando en una misma fórmula hay que realizar diferentes tipos de cálculo,
Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado
orden de prioridad, siguiendo el criterio matemático de separación en
términos.
De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67. Si es necesario obtener
otro tipo de resultado, hay que introducir paréntesis en la fórmula, para
indicar a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. De este modo,
el resultado de =(3+4+5)/3 es 4.

3
FORMATO DE HOJAS EXCEL.
Dar formato a un libro o una hoja Excel significa emplear los tipos, colores y tamaños de letra, alineación
de texto, bordes y rellenos de celdas requeridos para dicha hoja Excel.
Existen diversas formas de dar formato a un libro Excel:

Botones de formato.

En el menú Inicio existen una serie de botones directos para aplicar formato tanto a las celdas como a
los datos contenidos en ellas: tipo de fuente, tamaño de fuente, color de fuente, relleno de celda, bordes
de celda, alineaciones, negrita, cursiva, subrayado, etc.

Menú contextual.
Al seleccionar la celda activa, se puede acceder al menú contextual de formato haciendo clic en el botón
derecho del ratón, y clicando en la opción Formato de celdas. Aparece una ventana con varias pestañas
que permite aplicar a la celda todas las opciones de formato:

Número: permite indicar el tipo de dato que se va a almacenar en dicha celda o rango (general,
número, moneda, porcentaje, texto, fecha, etc.).
Ejemplos:
23,56 números (se puede indicar el número de decimales deseados).
20,5€ moneda (se puede indicar la moneda utilizada: €, $, £, etc.).
12/03/2010 fecha (se puede indicar qué formato se desea para la fecha)
20% porcentaje.
“Nota media” texto.

Alineación: para indicar la alineación del texto escrito en la celda. También permite controlar el ajuste
del texto a la celda y la orientación del texto.
Fuente: tipo de letra, tamaño, estilo (negrita, cursiva, etc.), color de letra, efectos, etc.
Bordes: para crear bordes de las celdas o rangos seleccionados, y poder modificar el tipo de borde, su
color, etc.
Relleno: color de fondo de las celdas, y efectos de relleno.

4
FUNCIONES COMUNES EN EXCEL:
Lo más interesante de Excel está en la posibilidad de introducir fórmulas en las celdas que nos realicen
cálculos. Muchas de las fórmulas más comunes ya vienen diseñadas en Excel de manera que, con solo
una palabra nos ahorran el trabajo de escribirlas. Estas son algunas de ellas:

FUNCIONES ESTADÍSTICAS
FUNCIÓN FINALIDAD
=PROMEDIO() Esta función nos devuelve el promedio (la media aritmética) de los números o
del rango que está entre paréntesis.
Ejemplo: =PROMEDIO(4,5,6) devuelve el valor 5.
=MAX() Esta función nos devuelve el valor máximo de una lista de números o de
celdas. Ejemplo: =MAX(1,12,125) devuelve el valor 125.
=MIN() Esta función nos devuelve el valor mínimo de una lista de números o de
celdas. Ejemplo: =MIN(1,12,125) devuelve el valor 1.
=CONTAR() Devuelve el número de celdas que contienen un número, así como el número
contenido.
=CONTAR.BLANCO() Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.
=SI() Comprueba si se cumple una condición. Si el resultado es VERDADERO
devuelve un valor, mientras que si es FALSO devuelve otro valor.
Ejemplo: =Si(A1>=5;”aprobado”;”suspenso”): Si el valor que está en la celda A1
es, por ejemplo, 7, el valor devuelto es “aprobado” y si es menor que 5, el valor
será “suspenso”.
=CONTAR.SI() Cuenta las celdas en un rango que cumplen una determinada condición
especificada.
Ejemplo: Ejemplo: =CONTAR.SI(A1:A10;12). Si el número 12 está dos veces
entre esas diez celdas, el valor devuelto es 2.

FUNCIONES MATEMÁTICAS
FUNCIÓN FINALIDAD
=SUMA() Realiza la suma (+) o producto (*) de la cadena de números especificada.
=PRODUCTO()
=SUMAR.SI Suma las celdas indicadas si se cumple determinada condición.
=M.C.D.() Funciones para obtener el máximo común divisor y el mínimo común múltiplo.
=M.C.M.()
=TRUNCAR() Convierte un decimal en entero, eliminando la parte decimal.
=NUMERO.ROMANO() Convierte un número a número romano, en formato texto.
=REDONDEAR() Redondea una cifra al número de decimales que se indican y trunca la cantidad

=SENO() Calcula el seno, coseno o tangente de un ángulo.

=COS()
=TAN()
FUNCIONES FECHA Y HORA
FUNCIÓN FINALIDAD
=HOY() Devuelve la fecha actual
=DIASEM() Devuelve el día de la semana codificado del 1 al 7.
=AÑO() Devuelve el año actual (1997, 2017), mes actual (12), día actual del mes (1-
=MES() 31), y hora actual (0-23), respectivamente.
=DIA()
=HORA()

5
SÍMBOLO DEL OPERACIÓN QUE REALIZA
OPERADOR
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENTE
& UNIÓN / CONCATENAR
= Comparación IGUAL QUE
> Comparación MAYOR QUE
< Comparación MENOR QUE
>= Comparación MAYOR O IGUAL
QUE
<= Comparación MENOR O IGUAL
QUE
<> Comparación DISTINTO

6
ACTIVIDAD.
Vamos a crear un libro nuevo de Excel. Este libro contendrá 4 hojas. Para añadir más hojas a nuestro
libro pulsamos el + que hay a la derecha de nuestra lista de hojas:

Para cambiar el nombre de las hojas y el color, nos situamos con el ratón encima del nombre Hoja1 y
pulsamos el botón derecho del ratón.

Las hojas de nuestro libro tendrán los siguientes nombres y colores:

La Hoja 1 se llamará “LIBRERÍA”, y será de color amarillo.
La Hoja 2 se llamará “TABLA DINÁMICA”, y será de color verde.
La Hoja 3 se llamará “NOTAS”, y será de color rosa.
La Hoja 4 se llamará “FACTURA”, y será de color azul.

Elige Archivo / Guardar como y guarda el archivo como Excel01_NombreApellidoApellido.xlsx.

7
Hoja 1: LIBRERÍA
Realiza la siguiente tabla sobre un pedido que ha realizado un centro educativo a una librería.
Completa todos los cuadros amarillos y naranjas utilizando funciones de Excel, es decir, el programa
realiza los cálculos de manera automática. Para ello, en cada celda tendrás que realizar la fórmula que
quieres que realice el programa, indicando con qué celdas tiene que operar:
(no se dará por válido el ejercicio si no aparecen fórmulas en las celdas, aunque el dato final aparezca
correctamente)

1.- Completar los códigos del artículo como una serie automática, introduciendo AR1 en la primera
celda, y arrastrando el contenido a las siguientes. (con el botón derecho pinchas sobre el punto que
aparece en la esquina de abajo a la derecha de la celda, y lo arrastras hacia abajo. Se escriben
automáticamente AR2, AR3, …)

2.- Calcular el SUBTOTAL multiplicado la cantidad vendida por

el precio unitario. Sitúate en la celda F7 de mi ejemplo (en tu
archivo la celda que corresponda) y escribe “=D7*E7”. El
resultado será el producto de 20* 0.75. Arrastra la fórmula hacia abajo para copiarla en las celdas
inferiores

3.- Calcular el IVA multiplicando el subtotal por el valor

indicado en la celda de IVA (21%). Sitúate en la celda
G8 de mi ejemplo, y escribe “=F7*$C$14”. El resultado
será el valor de 15*0.21

4.- Calcular el TOTAL sumando el subtotal + el IVA. En la celda H7 escribe “=F7+G7” Aparecerá la
suma de 15+3.15

8
5.- Da formato de las celdas
Las celdas tendrán los siguientes formatos:
Columnas: Ancho de columnas:12 unidades
Filas: Alto de filas: 20 unidades.
1ª fila: LIBRERÍA “BONIFACIO SOTOS”. Celdas combinadas. Alineación centrada. Letra Candara, 24,
negrita, cursiva, color rojo.
3ª fila: Altura de fila: 30. Celdas sombreadas en gris, Alineación centrada en horizontal y en vertical,
contorno de las celdas con contorno grueso. Letra Arial, tamaño 12.
Resto de celdas: Letra Arial, tamaño 12. Diversas alineaciones.
Alineación centrada en horizontal y en vertical, contorno de las celdas con contorno fino.
La tabla tendrá en los bordes externos un contorno grueso.

Este será el resultado final:

9
Hoja 2: TABLA DINÁMICA
Realiza la siguiente tabla que nos calcule automáticamente la tabla de multiplicar del número que
coloquemos en la celda C4.

Para ello tendrás que crear una tabla similar a la de la imagen. En las celdas de la columna D, en lugar
de escribir el número que nos interese, pide a cada celda que tome el valor de la celda C$. Para eso
escribe lo que se indica en la imagen.
En las celdas de la columna F, la amarilla, incluye una fórmula por la que te multiplique la celda B de
cada fila por la celda D de cada fila. Por ejemplo, en la celda F6 escribe “=B6*D6”. Después arrastra la
fórmula a las celdas inferiores.
(no se dará por válido el ejercicio si no aparecen fórmulas en las celdas, aunque el dato final aparezca
correctamente)
Prueba con distintos números en la celda C$ y comprueba que se actualiza la tabla.
Para finalizar, da formato a las celdas a tu gusto.

10
Hoja 3: NOTAS DE CLASE.
Vamos a hacer una tabla con las calificaciones de un grupo de alumnos.
Copia la siguiente tabla tal y como se muestra en esta imagen (el formato de celdas conviene hacerlo al
final del ejercicio):

Rellena las celdas que faltan introduciendo fórmulas en ellas tal como se indica a continuación:
(no se dará por válido el ejercicio si no aparecen fórmulas en las celdas, aunque el dato final aparezca
correctamente)
Nota final. Se hará teniendo en cuenta el peso de cada nota obtenida:
Observación : 10%
Trabajo: 20%
Prácticas: 20%
Examen: 50%
Nota en boletines:
Primera columna: Se calculará truncando la nota final. La fórmula para la celda H9 es “=TRUNCAR(G9)
Segunda columna: Indicará si el alumn@ está aprobado o suspenso. Para la celda I9 así:
“=SI(H9>=5;”Aprobado”;”Suspenso”
Nota media de los alumnos:
Se calculará la media obtenida entre todos los alumnos. Así: =PROMEDIO(G9:G14)
Nota máxima de examen:
Será la nota más alta obtenida en el examen entre todos los alumno: =MAX(F9:F14)
Nota mínima de prácticas:
Será la nota mínima obtenida en las prácticas: =MIN(E9:E14)
Número de alumnos aprobados:
Contará el número de alumnos que aprueban: =CONTAR:SI(I9:I14;”Aprobado”)
Número de alumnos suspenso:
Contará el número de alumnos que suspenden: =CONTAR:SI(I9:I14;”Suspenso”)

11
Para finalizar, da formato de celdas:
Letra: Arial
Ancho de celdas: 15 unidades
Alto de celdas: 14.5 unidades.
1ª fila: Letra Arial 14, negrita, color azul
2ª fila: Letra Arial 11, negrita, color negro/rojo
Resto de filas: Letra Arial 11.

Las notas obtenidas que no lleguen al 5 deberán mostrar su celda con un relleno color claro y con texto
rojo oscuro. Para ello hacemos los siguiente:
1.- Seleccionamos todo el rango de notas.
2.- Inicio- Formato condicional- Reglas para resaltar celdas- Es menor que-
3.- Indicamos el valor 5 en el cuadro de la izquierda, y con Relleno rojo claro con texto rojo oscuro
a la derecha (viene como primera opción por defecto)
4.- Aceptar

El resultado de tu tabla debe ser algo así:

12
Hoja 4: FACTURA
Se trata de calcular el coste del uso de determinados aparatos eléctricos en base al número de horas
que estén funcionando, su potencia y el precio del KWh. En las casillas marcadas en amarillo utiliza
funciones para obtener el valor adecuado. (no se dará por válido el ejercicio si no aparecen fórmulas en
las celdas, aunque el dato final aparezca correctamente)
Observaciones:
Potencia (en KW) = Potencia (en W) / 1000
Horas mensuales = Horas de funcionamiento diarias * 30
Energía (en KWh) = Potencia (en KW) * horas mensuales.
Coste (€) = Energía (KWh) * precio de 1 KWh
Consideramos que un mes tiene 30 días

Este debe ser el resultado final de tu tabla:

13