ACTIVIDAD N° 3.
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Comunicación y Control
Unidad III FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Elementos de Confeccionar contratos, anexos de contratos y finiquitos, conforme a la legislación
Competencia vigente.
Registrar información contable y financiera, productos de los procesos
administrativos que se efectúan en las diversas áreas de la empresa.
Controlar el proceso de cobranzas a clientes, de acuerdo a forma y fechas
negociadas y acordadas previamente.
Aprendizaje -Identificar las funciones básicas en la organización, herramientas y métodos
Esperado utilizados
Introducción
El Control
Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás miembros de una
entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en
los siguientes ámbitos o categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información
financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables:
– Es un proceso
– lo llevan a cabo las personas
– solamente puede aportar un grado razonable de seguridad
– está pensado para la consecución de objetivos
EL PROCESO DE CONTROL INTERNO
Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser
incorporados, no añadidos:
– Si una Compañía se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades
operativas básicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios
– incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace más ágiles a
las entidades.
LAS PERSONAS.
El Consejo de Administración se convierte en depositario y se erige como un importante elemento de
control interno.
SEGURIDAD RAZONABLE.
El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la dirección y al Consejo de
Administración en la consecución de los objetivos de la entidad.
OBJETIVOS.
Pueden ser clasificados en 3 ámbitos o categorías:
– operativos
– información financiera
– cumplimiento
Se espera que el sistema de control interno proporciones un grado razonable de seguridad en la
consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las
leyes y normas aplicables.
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COMPONENTES.
El control interno no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional, con cinco
componentes interrelacionados:
– Entorno de control
– Evaluación de riesgos
– Actividades de control
– Información y comunicación
– Supervisión
EL ENTORNO DE CONTROL
Integridad y Ética – Un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial para el
bienestar de la organización, sus componentes y el público en general. La transmisión de valores se hace:
– Con el ejemplo
– estableciendo normas escritas
– estableciendo respuestas eficientes y contundentes
Competencia profesional
– Compromiso de la organización con el trabajo bien hecho, de forma eficaz y eficiente
Responsabilidad del Consejo de Administración
– Un Consejo de Administración pasivo y sin capacidad de cuestionar las decisiones y políticas de la
Dirección es un riesgo de control interno muy significativo
Estilo y Filosofía Gerencial
– Actitud positiva de control interno = evitar riesgos innecesarios, ponderar aspectos positivos y negativos
de cada alternativa, etc.
Estructura organizativa
– Ajustada al tamaño de la entidad y a su tipo de actividad y objetivos.
– Delegación de poderes y responsabilidades
Acompañada de:
– nivel de supervisión adecuado
– conocimiento claro e in dudable de los objetivos de la entidad
Políticas y prácticas de recursos humanos – Indicando a los empleados los niveles éticos y de competencia
profesional que pretende lograr la entidad en cada caso.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
La determinación de objetivos es una condición sine qua non para establecer un elemento fundamental del
control interno: la evaluación de riesgos. Los objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones,
a información financiera y a cumplimiento.
OBJETIVOS DE LAS OPERACIONES.
Son la razón de ser de las empresas y se dirigen a la consecución del objetivo social. Son peculiares para
cada entidad y han de ser coherentes y realistas. Aunque no son un elemento de control interno sino de
gestión, son una base previa para aquél.
OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN FINANCIERA
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Requisitos de fiabilidad de los estados financieros: – principios contables aceptados y apropiados a las
circunstancias
– Información financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada pertinentemente
– estados financieros que reflejen adecuada y razonablemente la situación financiera
Como cualquier información, los estados financieros anuales deben cumplir:
– existencia
– totalidad
– derechos y obligaciones
– valoración
– presentación
OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO
Los objetivos se interrelacionan y debe existir una estructuración coherente de los mismos. La definición
más usual hasta hace pocos años incluía como objetivos del mismo el adecuado reflejo de los registros
contables y la salvaguarda de los activos. También debe lograr un nivel adecuado de información sobre la
consecución de los objetivos operativos.
RIESGOS.
La identificación y el análisis de riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente
fundamental de un sistema de control interno eficaz. La identificación de riesgos debe ser seguida de un
proceso de análisis de los mismos, que incluye: estimación de su importancia, evaluación de su probabilidad
y análisis de cómo han de gestionarse (= establecer medidas para limitarlos o reducirlos). El análisis de
riesgos es fundamental para el éxito de la Compañía
GESTIÓN DEL CAMBIO.
En el análisis de riesgos es fundamental identificar las circunstancias que modifican los riesgos para tomar
las acciones necesarias:
– cambios en el entorno operacional
– nuevas tecnologías
– nuevas actividades y nuevos productos
– nuevos S.I. (fundamentalmente, informáticos)
– crecimiento rápido
– rotación del personal
El análisis de riesgos es una actividad que debe revisarse de forma continua y exige a la dirección una
permanente alerta para detectar las circunstancias que modifican el entorno y, por consiguiente, los nuevos
riesgos a los que se enfrentan.
LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Se traducen en políticas y procedimientos. El control interno es un mecanismo integrador del proceso de
gestión. Son posibles mecanismos de control:
– segregación de funciones
– análisis realizados por la dirección
– controles físicos
– mecanismos de seguimiento del proceso de información (acciones correctivas)
– gestión de funciones de actividad
– indicadores de rendimiento
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CONTROLES DE LOS S.I.
Se distinguen los programados de los generales. Entre éstos se incluyen:
– Seguridad física de los equipos y la información (programas de emergencia)
– Controles de acceso
– Controles sobre el software
– Controles de operaciones del proceso de datos
– Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones
– Controles de las aplicaciones.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información.
Los flujos de información (verticales, horizontales o transversales; formales o informales) se recogen de
fuentes internas o externas y se comunican a destinatarios tanto internos como externos. Se designa
como S.I. al procesamiento interno de los datos relativos a transacciones y actividades operativas.
COMUNICACIÓN
Transmisión de información, interna y externa. La dirección establece los canales adecuados para que la
comunicación llegue con claridad a sus destinatarios. Es preciso mantener canales independientes que
actúen como mecanismos de seguridad. Existen multitud de mecanismos posibles (formales e informales)
para comunicar incidencias, problemas, ideas, sugerencias, etc., mejorando la flexibilidad y adaptabilidad
de la organización. Se transmiten pautas de comportamiento esperado, reglas del juego (incluyendo
actuación decidida y sancionadora, si es preciso). La dirección ha de establecer canales de comunicación
abiertos con el exterior (clientes, bancos, etc.) y con el Consejo de Admón., así como con determinados
elementos externos como auditores, asesores legales, etc.
SUPERVISIÓN
Su objetivo es asegurar que el sistema está funcionando adecuadamente y que tiene capacidad de
adaptación a las necesidades y cambios en el entorno, a través de actuaciones y evaluaciones recurrentes o
específicas.
Recurrentes:
– Canales abiertos empleados
– revisión sistemática (departamento auditoria interna) de aspectos operativos y de cumplimiento
administrativo
– revisión anual por auditores externos de los sistemas de control interno
– comunicación sistemática o esporádica con terceros (clientes., bancos, etc.)
Específicas:
– Eficiencia de los controles de supervisión sistemáticos y recurrentes
– autocomprobación de control interno por departamentos o unidades de negocio
– auditorías internas o externas de departamentos o unidades de negocio
La metodología a utilizar depende de las circunstancias y necesidades en cada caso: el benchmarking se usa
en el marco de asociaciones empresariales específicas para esta finalidad y con ayuda de consultores.
Las líneas generales del procedimiento de revisión del control interno son:
– Concretar el alcance de la revisión
– identificar el sistema o subsistema a revisar
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– analizar y evaluar otras revisiones realizadas
– analizar áreas de riesgo
– desarrollar un programa de trabajo
– comprobar que el programa de trabajo funciona
– seguimiento del trabajo y obtención de conclusiones provisionales
– discusión de las conclusiones
– informe
– seguimiento de conclusiones y recomendaciones.
INFORMACIÓN SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Deficiencia = situación o condición del sistema de control interno digna de atención (insuficiencias o posibles
mejoras). La fuente de identificación de deficiencias son las actividades de supervisión recurrentes, las
esporádicas y las fuentes externas. Todas las debilidades de control interno que puedan afectar a la
consecución de objetivos de una entidad deberían ser comunicadas. La evaluación de qué deficiencias son
importantes o no para ser comunicadas, es también un problema delicado, así como determinar quién debe
ser informado de las deficiencias detectadas: los responsables de áreas o departamentos tienen que recibir
información de todas las deficiencias de su área de actuación y la alta dirección y el Consejo de
Administración de las significativas. Los informes específicos describen el problema y sus efectos, las
recomendaciones para solucionarlo y la respuesta de los responsables.
RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO
Llevado a cabo por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal. La responsabilidad más
directa corresponde a la dirección, que también asigna a los directores de departamento responsabilidades
de gestión y control interno, pero casi todo el personal cumple alguna función de control interno,
transmitiendo posibles sugerencias por los canales adecuados: los miembros de la organización deben
concientizarse de que el control interno no es ajeno a ellos, sino que todos están implicados. No debe
olvidarse el papel clave de la dirección financiera y contable, así como el del departamento de auditoria
interna, que cubre los 3 tipos de objetivo (operativos, formación financiera y cumplimiento). En
organizaciones complejas, se corre el riesgo de identificar el control interno con las funciones de auditoria
interna, en vez de considerarlo responsabilidad de toda la organización. La garantía de independencia más
importante que se puede dar al departamento de auditoria interna es situarla bajo el control del propio
Consejo de Administración y concederle acceso al Consejo o Comité de Auditoria, con los terceros que
colaboran en el control interno (auditores externos, reguladores, etc.).
Descripción
Esta actividad les permitirá reconocer la importancia de la comunicación y el control en la Organización para
la consecución de objetivos
Instrucciones
1. Desarrollarán en forma Grupal (no más de 4 estudiantes) un esquema que incorpore las funciones
Comunicación y Control en la Organización.
2. Al final de la clase compartirán sus resultados.
3. Lectura complementaria del documento “Control”
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