UNIDAD VI

CONTROL
Consideraciones generales
 Si el control se estudia como última etapa del proceso
administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la
misma manera.
 El control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada, contar con personal
altamente calificado y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cual es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo o en la dirección de los objetivos determinados.
 Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de
procedimientos complicados que se utilizan para corregir
defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez
que han sucedido.

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 Esta concepción es por demás equivocada, ya que el control
bien aplicado es dinámico, promueve potencialidades de los
individuos y, más que histórico es de carácter preventivo,
ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de
la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su
principal propósito, prever, y corregir errores, y no
simplemente registrarlos.
 La planeación y el control están estrechamente
relacionados, muchos autores indican que estas funciones
no pueden separarse, podían concebirse como las hojas de
una misma tijera, la tijera no funcionaría sin las dos hojas.
CONCEPTOS
 Harold Koontz y Heinz Weihrich. Es la medición y corrección
del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los
objetivos de la empresa y los planes ideados para
alcanzarlos se logren.
 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la
regulación de las actividades, de conformidad con el plan
creado para alcanzar ciertos objetivos.
 Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de
que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos.
 Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre en
conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones
emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente.
Elementos del concepto
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la
planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al
control, es descubrir las diferencias que se presentan entre
la ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es
prever y corregir errores.
 En base a estos elementos podemos definir al control como:
 “Es la evaluación y medición de la ejecución de los
planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para
establecer las medidas correctivas necesarias”.
IMPORTANCIA
1) Establece medidas para corregir las actividades, de tal
forma que se alcancen los planes exitosamente.
2) Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
3) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar
en el futuro.
4) Localiza los sectores responsables de la administración,
desde el momento que se establecen medidas correctivas.
5) Proporciona información acerca de la situación de la
ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al
reiniciarse el proceso de planeación.
6) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7) Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.
PRINCIPIOS DEL PRINCIPIOS
CONTROL
1. Equilibrio ( entre el control y la delegación)
 A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse
el grado de control correspondiente.
 De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida
2. De los objetivos
 Se refiere a que el control existe en función a los objetivos,
es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar
los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no
se fundamenta en los objetivos y sí, a través de el, no se
evalúa el logro de los mismos.
 Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas
específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón
para la evaluación de lo establecido, mismas que se
determinan con base en los objetivos.
 La efectividad del control esta en relación directa con la
precisión de los estándares.
3. De la oportunidad
 El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es
decir debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación. Si no es oportuno carece de validez y reduce la
consecución los objetivos.
4. De las desviaciones (y el costo)
 Todas las variaciones o desviaciones que se presente en
relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
 Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las
mismas y no se establecen medidas preventivas y
correctivas.
 Además el control debe justificar el costo que éste
representa en tiempo y dinero. Un control sólo deberá
implantarse si su costo se justifica, en cuanto a los resultados
que se espera de él; de nada servirá establecer un sistemas
de control si los beneficios financieros que reditúe son
menores que el costo y el tiempo que implica su
implantación.
5. De excepción
 El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones
estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia
con métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
6. De la función controlada
 La función controladora por ningún motivo debe comprender
la función controlada, de no ser así el control pierde
efectividad. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
 Ej. La persona que elabora los estados financieros de una
empresa no será la persona más idónea para auditarlos o
determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación
pueden intervenir aspectos de carácter personal.
PROCESO BÁSICO DEL CONTROL
 Las técnicas y sistemas de control son esencialmente las
mismas, trátese de dinero en efectivo, procedimientos de
oficina, moral de los empleados, calidad del producto o
cualquier otra cosa.
 El proceso básico del control implica los siguientes pasos:
A. Establecimiento de normas o estándares
 “Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, guía o patrón en base a
la cual se efectúa el control”
 Los planes son el punto de referencia para la creación de
controles por parte de los administradores. Y dado que los
administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso
establecer normas especiales.
 Las normas son sencillamente criterios de desempeño.
Son puntos señalados en un programa de planeación, en las
cuales se establecen medidas de desempeño para que los
administradores reciban señales de como marchan las
cosas, a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la
ejecución de los planes.
 Funciones básicas de las normas
1. Rendimiento de beneficios:
Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que
resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el
capital empleado en cada una de las funciones.
2. Posición del mercado:
Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún
producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas de
mercadotecnia.
3. Productividad:
Este tipo de normas debe establecerse no sólo para el área de
producción, sino para todas las áreas de la empresa. (P =
producción/recursos)
4. Calidad del producto:
Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto
a calidad del producto, en relación con la competencia.
5. Desarrollo del personal:
Su objetivo es medir los programas de desarrollo de la
gerencia y su efectividad.
6. Evaluación de la actuación:
Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo
se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar los
límites de productividad del personal.
 Tipos de normas
 Normas físicas:
Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en
la cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se
prestan servicios y se producen bienes.
Reflejan cantidades como horas-hombre por unidad de
producción, litros de combustibles, unidades de producción,
etc. También pueden reflejar la calidad, como resistencia,
durabilidad de una tela, firmeza de un color, etc.
► Normas de costos:
Son medidas monetarias que se atribuyen a aspectos
específicos de las operaciones. Como por ejemplo: costos
directos e indirectos por unidad producida, costos de máquina-
hora, costos por reservación de boletos de avión, etc.
 Normas de capital:
Estas tienen que ver con el capital invertido en la empresa más
que con los costos de operación, y por lo tanto se relacionan
con el balance general antes que con el estado de pérdidas y
ganancias.
 Normas de ingresos:
Son el resultado de la atribución de valores monetarios a las
ventas. Como por ejemplo; ingresos por pasajes, ventas
promedio por cliente, etc.
 Normas de programas:
Estas normas se las establece por la ejecución de un
programa. Como por ejemplo; seguimiento formal del desarrollo
de nuevos productos, elevación de calidad de la fuerza de
ventas, etc.
 Normas intangibles:
Estas son formuladas no con medidas físicas ni monetarias,
siendo más difícil de establecer. Por Ejemplo; medir la actitud
del agente de compras o del director de personal, la diligencia
del personal de oficina, etc.
 Metas como normas:
Estas podrían ser cuantitativas como cualitativas, y se
establecen en todos los niveles de la administración. Como por
ejemplo; establecer un programa de capacitación de los
vendedores, el plan y sus características nos brindan normas
que tienden a ser objetivas, y por lo tanto “tangibles”.
B. Medición del desempeño
 Aunque no siempre practicable, la medición del
desempeño con base en normas debe realizarse
idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que
las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran
y evitarse mediante las acciones apropiadas.
 El administrador alerta y previsor puede predecir en
ocasiones probables incumplimientos de las normas.
Pero aún en ausencia de esta posibilidad, todo
incumplimiento debe percibirse lo mas anticipadamente
posible.
 Si las normas son adecuadamente trazadas y si se
dispone de medios, para determinar con toda precisión
qué hacen los subordinados, la evaluación de
desempeño real o esperado se facilita enormemente.
 También hay muchas actividades para las cuales resulta
difícil desarrollar normas exactas, y otras actividades que
son difíciles de medir. En tipos de trabajos menos técnicos
no solo es probable que resulte difícil desarrollar normas,
sino que también la evaluación puede dificultarse.
 Tal es el caso cuando se quiere medir el desempeño de los
administradores. En este caso podríamos utilizar los
conceptos de eficiencia y eficacia: donde la eficiencia es
una medida normativa de utilización de los recursos en un
proceso, en tanto que la eficacia está dirigida a medir el
alcance de resultados.
 A medida que los puestos se alejan de la línea de ensamble,
la fabrica o la calculadora, su control se vuelve mas complejo
y a menudo incluso mas importante.
C. Corrección de la desviaciones
 Las normas deben reflejar los diversos puestos de una
estructura organizacional. Si el desempeño se mide en
correspondencia con ellas, es mas fácil corregir
desviaciones.
 En las asignaciones de labores individuales o grupales, los
administradores deben saber exactamente donde aplicar
medidas correctivas.
 La corrección de desviaciones es el punto donde el control
puede concebirse como parte del sistema total de
administración y ponerse en relación con las demás
funciones administrativas
Los administradores pueden corregir desviaciones:
❖ Rediseñando sus planes o modificando sus metas
❖ Ejerciendo la función de organización (reorganizando), ya
sea reasignando o aclarando deberes.
❖ Realizando una mejor selección y capacitación de sus
subordinados o recurriendo a la reintegración de personal.
❖ Mejorando la dirección, aplicando las funciones o técnicas de
liderazgo más eficaces.
D. La retroalimentación
 La retroalimentación, es básica en el proceso de control, ya
que a través de la retroalimentación, la información obtenida
se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo, en las
nuevas actividades de planeación.
 El control administrativo suele ser considerado como un
sistema de retroalimentación similar al que opera en el
termostato domestico común.
 CARACTERISTICAS DEL CONTROL
 Reflejar la naturaleza de la organización:
Un sistema de control debe ajustarse a las necesidades de la
empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Una
empresa pequeña necesita de un sistema de control distinto al
de una empresa de mayor magnitud.
 Oportunidad:
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente
las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de
que se produzcan.
 Accesibilidad:
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los
datos o informes de los controles sean accesibles para las
personas a las que van a ser dirigidos.
 Ubicación estratégica:
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas
las actividades de la empresa, por lo que es necesario
establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor
estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de
excepción.
 FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL
 Cantidad:
 Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
 Tiempo:
 A través de este factor se controlan las fechas programadas para
la ejecución de los planes.
 Costo:
 Es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya
que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas
actividades.
 Calidad:
 Se refieren a las especificaciones que debe reunir un determinado
producto o ciertas funciones de la empresa.
 EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
 Control preliminar:
Es aquel que se efectúa antes de realizar o iniciar las
actividades.
 Control concurrente:
Es aquel que se ejerce simultáneamente a la realización de las
actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico
de nada sirve para la consecución de las metas de la
organización.
 Control posterior:
Se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas. Su objeto es suministrar información para comparar
los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.
 FIN UNIDAD VI
Y DEL PROGRAMA
ADM 150