Manual de Usuario
a2 Contabilidad
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[Este documento es un Manual de Configuraciones Básicas y Uso
de su a2 Contabilidad. Existen más Boletines adicionales que
complementan a este documento, estos boletines se refieren a
revisiones y mejoras a la herramienta] La version actual de
a2Contabilidad (enero/2025) es 6.00
Manual de Usuario
a2 Contabilidad
Versión 3.0
[Link] 2
a2 Contabilidad:
a2 Contabilidad ha sido diseñada tomando en cuenta la importancia que tiene la información contable para las empresas,
nosotros brindamos soluciones programadas de acuerdo con el criterio de profesionales contables, y orientadas a la sencillez y
la practicidad. Tanto en la carga, en la utilidad, en los informes como así también en el tiempo de implementación. Su sistema
debe ser flexible para manejar la información y ordenarla de manera tal que, en pocos pasos, la prepare como desee para el
análisis contable.
a2 Contabilidad es un sistema de información financiero que cumple con funciones de análisis e interpretación, y otras de
carácter rutinario tales como recolectar, clasificar, registrar y controlar la información; y analizar las operaciones que la empresa
realiza en el ámbito financiero y comercial. Su finalidad es suministrar información a las personas interesadas, respecto a la
importancia de las operaciones económicas. La información se les suministra a inversores, proveedores, clientes, empleados,
gobierno y entes públicos, entre otros.
A grandes rasgos, los objetivos de la contabilidad son:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por la empresa.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores de la empresa.
• Ejercer control sobre las operaciones de la empresa.
La principal característica es su sencillez. Entre otras, se tienen:
• Permite el manejo de Múltiples Empresas: Para satisfacer las necesidades del cliente, y para disminuir los costos de
uso por licencia, el sistema le permite crear múltiples empresas, brindando la posibilidad de restringir el acceso de los
usuarios a las empresas creadas, creando ambientes de trabajo totalmente distintos para cada usuario.
• Interfaz gráfica amigable al usuario (Windows).
• Políticas y Configuraciones del Menú.
• Importación Selectiva de Cuentas.
• Elaboración de Gráficos.
• Precierre.
Consultas y Gráficas de los saldos de cada uno de los terceros por cada una de las cuentas, detallando el movimiento
en débitos y créditos de cada uno de los períodos.
• Impresión de Retenciones. El editor de formatos de impresión del sistema permite con la misma versatilidad del
sistema administrativo el diseño de las retenciones. De manera que las mismas pueden ser diseñadas a gusto del
usuario.
• Generador de informes personalizados: Con la incorporación del archivo de saldos de terceros por cuentas, el
generador de informes permite combinar las bandas de cuentas y terceros con la de saldos para generar un reporte
mostrando los saldos de cada cuenta.
• Cierre de Terceros: Permite hacer el cruce de una cuenta o un grupo de cuentas de un tercero en particular contra
otra cuenta, elaborando el comprobante respectivo y haciendo su saldo cero.
• Consolidación de Terceros.
• Mayor Analítico con Terceros.
• Inclusión del tercero y centro de costo por código.
• Activación Histórica: Una vez hecho un cierre, este pasa a ser un ejercicio histórico, que puede ser consultado a
través de la opción "Activar histórico" del Menú Sistema.
• Auditoria de Documentos: Mediante esta opción, se pueden controlar las transacciones con documentos, evitando el
error de introducir una transacción más de una vez.
• Consolidación de Empresas: Consiste en agrupar las cuentas de dos o más empresas en una sola, según el criterio
de cada usuario. En a2 Contabilidad se pueden implementar varias empresas consolidadoras. Para la consolidación
no importa que las empresas a consolidar posean un plan de cuentas distintas entre sí.
• Comprobante de Cierre: Al cerrar un ejercicio se genera un reporte de comprobante de cierre que puede ser visto e
impreso.
• Índices Financieros: Estos nos informan sobre aspectos financieros y administrativos de la empresa en un momento
determinado. En el módulo de índices financieros, contiene un editor de fórmulas que permitirá crear o modificar una
fórmula.
• Centros de Costos: La presentación de los centros de costo se maneja de forma arbolar (al igual que el plan de
cuentas), de esta forma podrá hacerse un desglose más exacto de los mismos. Permitiendo así la generación de
balances con centros de costos y cuentas.
• Reportes comparativos: Con la activación de los ejercicios históricos, puede generar reportes comparativos de los
Estados Financieros, hasta con 7 ejercicios.
• Exportación de los Reportes en formatos ASCII, .doc, Excel, Html, a2visor.
• Consolidación de las transacciones Bancarias y Administrativas de nuestra aplicación Herramienta
Administrativa Configurable.
• No hay limites para el número de comprobantes ni para de el número de movimientos por comprobante, sin embargo
pueden establecerse limites por medio de políticas.
• Privacidad del comprobante: Característica que permite que las transacciones no sean manejadas por todos los
usuarios, protegiendo así, información confidencial.
• Posibilidad de utilizar comprobante modelo.
• Factor de cambio.(histórico de tasas por moneda).
• Posibilidad de bloquear y desbloquear periodos durante un ejercicio contable.
• Gestión de activos (incluye depreciación y desincorporación).
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• Configuración del código contable según la necesidad de cada empresa. El código puede tener un máximo de 30
caracteres con facilidad de manejar hasta 15 niveles (se puede seleccionar el separador de grupo).
• Importación del plan de cuentas por defecto o de cualquier empresa con posibilidad de modificación de saldos iniciales
durante la creación de esta.
• Permite el manejo de Presupuesto mensual para cada cuenta.
• Manejo de partidas presupuestarias.
• Ajuste por Inflación.
• Ajuste Inicial y Regular
• Manejo del Índice de Precios al Consumidor – IPC.
• Reajuste de regular de activos y pasivos.
• Incrementos y disminuciones patrimoniales.
• Configuración Principal de Ajustes por Inflación.
• Configuración de Cuentas de Resultado Ajustadas por Inflación.
• Comprobante de Ajuste por Inflación.
• Activos Ajustados por Inflación.
• Reporte del 3% Activos Fijos Depreciables.
• Configuración Principal de Ajustes por Inflación.
• Detalle por Renglón de Ajuste de Inventarios.
• Ajuste del Patrimonio.
• Reporte de Cambios en el Patrimonio.
• Verificación de consistencia de los datos en casos de data corrupta (comprobantes, centro de costos, terceros y
cuentas).
• Manejo de hasta 2 dígitos para el nivel de código contable para empresas Españolas.
• Configuración del Balance General: en esta nueva versión se permite incluir al Balance General por ejemplo mascaras
del tipo: 99.99.99, es decir de dos dígitos para el nivel 1 del código contable.
• Ajuste del ancho de los códigos contables.
• Ampliación de las descripciones de movimientos, al activar la casilla de detallar descripción del movimiento en la forma
de cada reporte.
• Eliminación de la doble columna de valores en los movimientos, dejando sólo la columna que contenga valor.
• La Impresión y Reimpresión del Comprobante, posee el número de comprobante en todas las cabeceras de páginas y
la posibilidad de imprimir el detalle del comprobante activando la casilla "Ver movimiento detallado" al totalizar el
comprobante o activando la opción "Imprimir detalle del movimiento" en la ficha de la empresa para la reimpresión.
• Activación de la fecha del sistema para la formas de lanzamiento para los reportes.
• Dos cuentas para cada grupo del Balance General.
• La contabilidad se maneja conforme con el método de partida doble en base acumulada. Se cumplen los requisitos del
Código de Comercio vigente en cuanto a los libros de contabilidad se refiere. Por este motivo se llevan los siguientes
libros de contabilidad:
• El Libro Diario
• El Libro Diario General
• Libro Mayor
• Mayor Analítico
Para satisfacer las necesidades del cliente, y para disminuir los costos de uso por licencia, el sistema le permite crear múltiples
empresas, brindando la posibilidad de restringir el acceso de los usuarios a las empresas creadas, creando ambientes de trabajo
totalmente distintos para cada usuario.
Como Ejecutar el Módulo a2 Contabilidad.
Una vez instalada la aplicación para entrar deberá ejecutar el archivo denominado [Link], el cual se encuentra
ubicado en el directorio a2Contabilidad como lo muestra la figura.
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Entorno de Trabajo.
La primera pantalla que presenta a2 Contabilidad es la que se muestra a continuación.
La aplicación cuenta con dos utilitarios:
• La Calculadora de uso simple que ofrece las funciones
matemáticas básicas, la cual se activa con la
combinación de teclas: CTRL + T.
• El Calendario, activado con la combinación de teclas:
CTRL + D.
Para trabajar con el sistema a2 Contabilidad debe seguir los
siguientes pasos:
1. a2 Contabilidad tiene creada una empresa demostrativa llamada
Empresa de Demostración C.A. Cuando se ejecuta el sistema
por primera vez y antes de crear cualquier empresa,
automáticamente se selecciona esta empresa. Usted puede
ejecutar todos los procesos de pruebas en esta empresa. En
esta versión no debe eliminar esta empresa.
2. Si no tiene ninguna empresa creada, debe crear todos los
archivos necesarios para trabajar con el sistema. Continúe con
el paso 3. Si ya usted tiene una empresa creada con todos los
archivos que usted necesita, tales como Plan de Cuentas,
Centros de costos, Activos y Terceros, seleccione la empresa
con la cual desea trabajar.
3. En el menú principal, seleccione Mantenimiento y ejecute la opción Empresas. Debe crear la empresa con sus datos
generales y los datos de configuración de cuentas, comprobantes y otros. La asignación de cuentas debe realizarla
sólo si usted crea el plan de cuentas, o lo importa de un plan de cuentas existente perteneciente a otra empresa, ó
utiliza el plan de cuentas proporcionado por el sistema. Para tal fin, existe la opción Nueva Empresa Plan de Cuentas.
4. Sin Cuenta: luego de crear la empresa y antes de utilizarla debe ir a la opción Plan de Cuentas en el menú
Mantenimiento para crear el respectivo plan de cuentas de la empresa actual. Luego volver a la opción Empresas para
modificar esta empresa y asignar las cuentas de ganancias y pérdidas. Vaya a la opción Mantenimiento Empresa y en
la pestaña Cuentas. Para crear una empresa sin plan de cuentas, presione el botón aceptar sin haber seleccionado
Plan por defecto o Importar.
Plan por Defecto: plan de cuentas proporcionado por el sistema con saldos en cero.
Importar: para asociarle el plan de cuentas de otra empresa. Abre una ventana de búsqueda para seleccionar el
plan de cuentas de otra empresa, y pregunta si se incluyen los saldos iniciales de la respectiva empresa.
Incluya la empresa y el plan de cuentas para luego asignar las cuentas de ganancias y pérdidas. Para ello, modifique
la empresa en la página Cuentas y asigne las cuentas.
Puede modificar el Plan de Cuentas en la opción Mantenimiento Plan de Cuentas. Si desea imprimir el plan de
cuentas, vaya a la opción Informes Cuentas Plan de Cuentas.
5. La creación de Grupos y Centros de Costos es opcional, pero si usted va a realizar Partidas Presupuestarias, debe
crear por lo menos un Centro de Costo. Los Grupos de Centros de Costos son niveles de jerarquía para clasificar los
Centros de Costos, los cuales se definen como una unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular
únicamente costos. Sirven para controlar las inversiones, costos y gastos que pueden generar las unidades de la
empresa. Para crear los Grupos vaya a la opción Mantenimiento Centros de Costo Grupos de Centros de Costo.
Para crear Centros de Costos, vaya a la opción Mantenimiento Centros de Costo Centros de Costo.
6. Crear los Activos fijos que maneja la empresa actual. El activo fijo está formado por todos los bienes de la empresa.
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7. Crear los Terceros: Son todas las empresas o personas naturales y jurídicas a los cuales se les adeuda o acredita un
porcentaje de retención. Pueden tener relación directa con cualquier cuenta de un plan de cuenta contable, las cuales
se aplican al momento de elaborar comprobantes que involucren mínimo dos movimientos a dos cuentas. Para
crearlos, utilice la opción Mantenimiento Terceros.
Luego de crear los archivos, puede comenzar a realizar transacciones.
Directorios – Empresas.
La herramienta contable a2 tiene como característica la capacidad de funcionar con múltiples empresas, donde cada una posee
las bases de datos independientes ubicadas en directorios distintos.
Diferentes
directorios para
cada Empresa
creada en la
Menú Mantenimiento - Opción Selección de Empresas.
En esta opción, el usuario puede definir las empresas y seleccionar la empresa con la cual desea trabajar.
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Empresas.
En la opción Mantenimiento Empresas se muestra la ventana "Empresas", la cual tiene su presentación en cuatro páginas:
• Datos Generales
• Configuración de Cuentas Comprobantes y Otros
• Cuentas
• Ajustes por Inflación
Datos Generales.
Al seleccionar la empresa requerida, el sistema cierra todas
las bases de datos de las demás empresas y abre las
bases de datos de la empresa seleccionada.
En la página Datos Generales se muestran los
siguientes datos.
• Código: Establece el código interno asociado a la empresa. Es un correlativo formado por caracteres alfanuméricos con
el prefijo "Empre". Permite clasificar las empresas del sistema.
• Descripción: Tiene una longitud de 70 caracteres alfanuméricos. Muestra el nombre de la empresa asociado al código.
Los campos Código y Descripción son fijos en la pantalla, si usted selecciona otra paleta o página, sigue visualizándolos.
• Dirección: Dirección de la empresa.
• Contacto: Se refiere a los datos del representante legal del contribuyente.
• Ciudad: Ciudad a la cual corresponde la dirección de la empresa.
• RIF: Registro de Información Fiscal.
• NIT: Número de Identificación Tributario.
• Teléfonos: teléfonos de la empresa.
• Telefax: número de fax de la empresa.
• E-mail: Correo electrónico empresarial.
• Sitio Web: dirección del sitio o página Web.
• Activa: Estado de la empresa. Cuando se inactiva no puede asentar comprobantes.
• Empresa Consolidadora y Consolida en la Empresa: Consiste en agrupar las cuentas de dos o más empresas en una
sola, según el criterio de cada usuario. En a2 Contabilidad se pueden implementar varias empresas consolidadoras.
Para la consolidación no importa que las empresas a consolidar posean un plan de cuentas distintas entre sí. De igual
manera el símbolo del código contable puede ser diferente. Tampoco se exige que plan de cuentas de la empresa
consolidadora sea igual al de las empresas normales, lo recomendado es que sea a nivel de cuentas de grupo.
Al trabajar con una empresa consolidadora podrá notar que los menús de opciones son limitados, no podrá realizar
transacciones, solo podrá acceder a los reporte y balances de mayor importancia.
Ejemplo:
Empresa #1 Empresa #2
1 ACTIVOS 1 ACTIVOS
1.1 CIRCULANTE 1.1 CIRCULANTE
1.1.01 CAJA 1.1.01 CAJA
[Link] CAJA CHICA [Link] CAJA PRINCIPAL
1.1.02 BANCO 1.1.02 BANCO
[Link] BANCOLOMBIA [Link] BANCOLOMBIA
2 PASIVO [Link] BBV
3 CAPITAL 2 PASIVO
3 CAPITAL
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Entonces, el plan de cuentas a nivel de cuentas mayores estaría dispuesto de la siguiente manera para la empresa
consolidadora:
Empresa Consolidadora
1 ACTIVOS
1.1 CIRCULANTE
1.1.1 CAJA
1.1.2 BANCO
2 PASIVO
3 CAPITAL
Pasos para crear una empresa consolidadota.
Paso 1: Entrar en el módulo de empresas y marcar la opción
"Empresa Consolidadora". Cree el plan de cuentas, configure
las cuentas de resultados y los informes de estados financieros
(Balance General y Estado de Resultados).
Paso 2: Luego cree las empresas que desea consolidar y
seleccione la empresa consolidadora en el campo "Consolida en
la empresa", de esta manera se realiza la conexión entre ellas.
Paso 3: Configure las cuentas de las empresas normales en el "Maestro de Plan de Cuentas". Es decir, para cada cuenta de
movimiento de las empresas normales debe asignarle la cuenta de movimiento correspondiente en la empresa consolidadora,
de lo contrario, no se tomará en cuenta en el proceso de consolidación.
Cuenta de
Movimiento
Empresa
Normal
Cuenta de
Movimiento
Empresa
Consolidadora
Paso 4: Seleccione la empresa consolidadora y ejecute el proceso de consolidación seleccionando la opción "Consolidación" en
el Menú Sistema.
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Plan de cuentas.
Luego de crear la empresa y antes de utilizarla se tienen tres
posibilidades para crear el respectivo plan de cuentas de la empresa
actual,
1. Importar Plan de Cuentas de una empresa existente.
2. Cuentas por Defecto, plan de cuentas proporcionado por
el sistema.
3. Crear Plan de Cuentas Nuevo.
Sin embargo antes de explicar estas tres opciones veamos la importancia
que se tiene en el diseño para la codificación de la misma:
Una cuenta agrupa hechos y operaciones
Un plan de cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar
los hechos contabilizables. Es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas
que integran el sistema contable.
Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura
del sistema contable.
El plan de cuentas sirve:
• como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable.
• como medio para obtener información
• para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares
• facilita la confección de los estados contables.
Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:
• Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la
empresa).
• Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.
• Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada.
• Homogeneidad.
Los aspectos a considerar para elaborar un plan de cuentas son:
• debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas
• utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas.
• no generalizar demasiado las cuentas.
Debe tenerse en cuenta:
• la actividad de la empresa
• la forma jurídica de la empresa
• la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afectan (hipoteca,
prenda).
• la forma en que se realizarán las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crédito)
• la dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales).
• la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito
• el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no).
• el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrónico, permite mayor número de cuentas
que uno manual.
• también deberías considerar los requerimientos de las normas contables
Codificar un plan de cuentas es asignarle un símbolo (número ó letra o una combinación de ambos) a las cuentas. Esto se
realiza para facilitar el reconocimiento de las cuentas.
Existen varios sistemas de códigos, el más empleado es el numérico decimal. Permite intercalar cuentas a medida que se
amplían las necesidades de la empresa.
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Los pasos a seguir para aplicarlo son:
Primer paso: le asigno número a las cuentas recompuestas:
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio Neto
4. Ingresos
5. Costos y Gastos
6. De movimiento
7. De orden
Segundo paso: se trabaja con los rubros:
1. Activo
1.1. Caja y bancos
1.2. Inversiones
1.3. Créditos
1.4. Bienes de cambio
Tercer paso: se numeran las cuentas colectivas:
1. Activo
1.1. Caja y Bancos
1.1.1. Caja
1.1.2. Bancos
Cuarto paso: se codifican las cuentas simples:
1. Activo
1.1. Caja y Bancos
1.1.1. Caja
[Link]. Caja
[Link]. Fondo Fijo
1.1.2. Bancos
[Link]. Banco XX cuenta corriente
[Link]. Banco ZZ cuenta corriente
Generalmente, el plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas que contienen instrucciones para utilizar las
cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que se refiere a qué operaciones o hechos se incluyen en cada
cuenta, cuándo se debita o acredita y el significado de su saldo.
Plan de Cuentas.
Utilidad que ofrece la aplicación para la creación del plan de cuentas y se encuentra ubicada en el menú principal, como lo
muestra la figura.
Plan de Cuentas.
Al entrar en la opción se nos presenta dos posibilidades:
1. Plan por Defecto
2. Importar
Plan de Cuentas por Defecto (a2).
Plan de cuentas proporcionado por el sistema con saldos en cero.
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Importar plan de cuentas.
Para asociarle el plan de cuentas de otra
empresa. Abre una ventana de búsqueda para
seleccionar el plan de cuentas de otra empresa,
y pregunta si se incluyen los saldos iniciales de la respectiva
empresa.
Posibilidad de seleccionar la empresa de donde se desea importar el plan de cuentas:
Configuración de Cuentas.
Para crear el plan de cuentas lo primero que se
debe hacer es de definir los paramentos de las
mismas, para ellos seleccionamos la pestaña
denominada (Configuración de Cuentas,
Comprobantes y Otros).
Ejercicio Contable actual.
Cuando se crea una empresa, se debe introducir la
fecha inicial. Una vez creada la empresa, no
podrá ser modificada. De esta manera queda
establecido el inicio del ejercicio contable. La fecha
final del periodo contable se muestra cuando haya
hecho el cierre de ejercicio.
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El ejercicio económico de una empresa por lo general comprende doce meses. Ya que la contabilidad se lleva sobre una base
totalmente acumulativa para cada año, las transacciones, en cuanto fuere razonablemente posible, deben constar ó registrarse
en el mismo año en que los ingresos han sido devengados y en que los costos y gastos, relativos a dichos ingresos han sido
incurridos.
Los desembolsos efectuados durante el año contable corriente, que en una proporción significativa sean aplicables a
operaciones futuras, se difieren y amortizan sobre la base de los años venideros que se beneficiarán de tales desembolsos,
siempre que la magnitud de estas operaciones pueda distorsionar los resultados contables del año en que se efectúen.
Se registran con cargo a la respectiva Cuenta de Costos o de egresos, aquellos pasivos que al finalizar el ejercicio económico
estén respaldados por alguna obligación específica, tales como sueldos y salarios por pagar, prestaciones sociales, entre otros.
Cuando el pasivo no se ha podido determinar con exactitud, puede contabilizarse una estimación razonable, la cual se corrige
oportunamente al conocerse el monto exacto.
Todos los pagos deberán efectuarse por medio de cheques, exceptuando los menores que se realizan a través de la caja chica,
y serán debitados contra las cuentas de pasivos y acumulaciones. Esto permite tener un control sistemático tanto de los pasivos
como del efectivo.
Formato Plan de Cuentas:
• En el campo Separador puede seleccionar y modificar el separador para dividir los niveles del código de cuenta: grupos,
subgrupos y cuentas:
o Punto (.)
o Guión (-)
o Slash (/)
o Guión Abajo (_)
o Coma (,)
o Dos Puntos (:)
• Mascara: Ingrese aquí la máscara de su cuenta, es
decir, como está definida en la estructura del plan de
cuentas. El campo máscara se define cuando se crea la empresa y no puede ser modificado una vez que exista un
movimiento. Se utiliza para configurar la estructura del código de las cuentas.
• Símbolo se selecciona la manera en la cual se visualizarán los saldos acreedores o valores numéricos negativos.
Configuración de Comprobantes: En esta sección se define la manera en la cual se asentarán los comprobantes:
• Fecha fija de movimientos: si activa esta casilla, al incluir un comprobante automáticamente se asignará la fecha del
sistema.
• Manejo de Flujo de Efectivo: Marque esta casilla si las cuentas pueden manejar flujo de efectivo.
• Validar centros de costo: Para validar la inclusión del centro de costo al momento de incluir un movimiento. Si se
incluye un movimiento y no se selecciona el centro de costos, emitirá un mensaje para que se complete la información
del movimiento.
• Máximo número de líneas permitido: Número máximo de líneas que se imprimen en un comprobante.
• Correlativo Automático: Si se activa, se generan automáticamente los números de los comprobantes. Caso contrario,
debe introducir el número del comprobante de forma manual.
• Imprimir Detalle del Movimiento.
Activos.
Fecha última depreciación: Muestra la fecha de cálculo de
la depreciación de activos fijos.
Método de depreciación: Para escoger la manera de
aplicar la depreciación. El método de la Línea Recta es el
más sencillo y uno de los más populares. Consiste en dividir
el Valor Depreciable del activo entre el número de periodos
de Vida Útil que se le estima, es decir:
Depreciación anual = (Costo Total - Valor Residual) / Años de Vida Útil
Formatos de Centros de Costos.
Los Grupos de Centros de Costos son niveles de jerarquía para clasificar los
Centros de Costos, los cuales se definen como una unidad ó grupo de unidades
que se caracterizan por acumular únicamente costos. Sirven para controlar las
inversiones, costos y gastos que pueden generar las unidades de la empresa.
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• En el campo Separador puede seleccionar y modificar el separador para dividir los niveles del código de centros de
costos: grupos, subgrupos y centro de costo:
o Punto (.)
o Guión (-)
o Slash (/)
o Guión Abajo (_)
o Coma (,)
o Dos Puntos (:)
• Mascara: Ingrese aquí la máscara de su centro de costo, es decir, como está definido la estructura del mismo. El
campo máscara se define cuando se crea la empresa y no puede ser modificado una vez que exista un movimiento.
Se utiliza para configurar la estructura del código.
En la página Cuentas se configuran las Cuentas de Utilidad ó Pérdidas, fijándose las siguientes cuentas: Utilidad Acumulada,
Pérdidas Acumuladas, Utilidad del Ejercicio y Pérdida del Ejercicio. Sólo haga click en el botón y seleccione la cuenta del plan
de cuentas previamente creado.
Nota: Si la empresa es nueva, se presenta en el menú la opción Nueva Empresa. Al
ejecutar esta opción puede decidir entre no crear todavía el plan de cuentas (Sin Plan),
traer el original (Original) o asignarle un plan de otra empresa (Empresa existente). Si va a
crear un plan de cuenta propio, debe crearlo primero en la opción Mantenimiento Plan de
Cuentas y luego volver a este menú en la empresa actual para asignar las cuentas de
utilidad o pérdidas.
Cuentas de Utilidad y Pérdidas Ajustadas por
Inflación.
Antes de entrar a explicar esta opción se hace necesario conocer que las nuevas disposiciones en materia de Ajuste por
Inflación, están estrechamente relacionadas con normas contables, debido a lo relevante e importante para las empresas a2
Contabilidad partir de la versión 1.5 incorpora las modificaciones en materia de Ajustes por Inflación Fiscal, en la Ley de
Impuesto sobre la Renta del 28 de diciembre del 2001.
Entre las modificaciones más resaltantes, se establece que a los efectos de la LISLR «la actualización inicial de activos y
pasivos no monetarios, traerá como consecuencia un débito a las respectivas cuentas del activo y un crédito a las
correspondientes cuentas del pasivo y el neto se registrará en una cuenta dentro del patrimonio del contribuyente que se
denominará actualización del patrimonio». Asimismo, se dispone que «Deberá excluirse de los activos no monetarios, las
capitalizaciones en las cuentas de activos no monetarios por efecto de las devaluaciones de la moneda y cualesquiera
revalorizaciones de activos no monetarios no autorizados por esta Ley. También deberán excluirse de los activos y pasivos, los
bienes, deudas y obligaciones aplicados en su totalidad a la producción de utilidades o enriquecimientos presuntos, exentos,
exonerados o no sujetos al impuesto establecido por esta Ley y los bienes intangibles no pagados ni asumidos por el
contribuyente ni otras actualizaciones o revalorizaciones de bienes no autorizados por esta Ley. Asimismo deberán excluirse de
los activos y pasivos y por lo tanto del patrimonio neto, las cuentas y efectos por cobrar a accionistas, administradores, afiliadas,
filiales y otras empresas relacionadas y/o vinculadas [...]» (Art. 173, parágrafos tercero y cuarto, LISLR).
Asimismo, destaca la eliminación de los inventarios por unidad, prevista en el artículo 129 de la legislación derogada. Con la
LISLR se aplica la noción de masa monetaria, por lo que el monto o valor en bolívares que los bienes representan se consideran
en su totalidad y no en el número de unidades que el contribuyente posee.
La reforma del Dic 2001, modificó prácticamente todas las disposiciones existentes en la Ley de 1999 sobre Ajuste por inflación.
Tan solo escaparon los artículos 123, 131, 134, 137 y 139 de la Ley de 1999. Desaparecieron el 125 (revaluaciones no
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depreciadas), el 129 (reajuste de inventarios por unidades físicas) y 141 (patrimonio neto negativo) de la ley anterior y se añadió
un artículo nuevo – el 181 de la Ley actual – que habla sobre lo que debe contener el libro de registro de ajustes y reajustes, a
efectos del control fiscal. Luego de una lectura, apreciamos que la reforma es positiva en cuanto llena unos cuantos vacíos de la
Ley anterior, corrige algunos fallos y busca sincerar más los resultados fiscales.
El Fenómeno inflacionario: La inflación en Venezuela. La inflación, ó el aumento de masa monetaria inorgánica, producen
incremento general y constante en los precios de bienes y servicios que origina una pérdida del poder adquisitivo al disminuir
progresivamente el valor real de la moneda.
Las consecuencias de la inflación serán más ó menos graves dependiendo no sólo del mayor o menor precio alcanzado por los
insumos sino también de la duración del fenómeno inflacionario.
Apartando los estragos que ocasiona en la economía familiar, la inflación causa graves problemas a los contribuyentes
produciendo desequilibrios fiscales que afectan tanto a ellos como al fisco.
Ejemplo 1: Una empresa vende en Bs. 50 millones un terreno que le costó hace un año Bs. 40 millones. En teoría, la ganancia
obtenida es de Bs. 10 millones, es decir, un 25% (10 millones representa el 25% de 40 millones) y sobre ella tendría que pagar
impuesto. Pero si durante ese año la inflación subió en un 20%, su beneficio real se reduce a tan solo un 5% (25% - 20% = 5%),
o sea, Bs. 2 millones. En otras palabras, ese terreno que compró hace un año por 40 millones, hoy le hubiera costado, si le
aplicamos la inflación, Bs. 48 millones (8 millones es el 20% de 40 millones). La inflación se “comió” la mayor parte de su
ganancia nominal. Se llama “ganancia nominal” porque de ganancia lo único que tiene es el nombre. Si la inflación hubiera sido
superior al 25%, habría tenido incluso pérdidas en la operación. Como el impuesto sobre la ganancia nominal hay que pagarlo
de todas maneras, se corre el riesgo de desvirtuar el principio tributario que, grava con impuestos sólo las rentas. Pues al no
haber identidad entre la ganancia nominal y la real, ese gravamen convertiría en un impuesto al capital.
Ejemplo 2: Una persona prestó 10 millones pagaderos en una año al 45% de interés, pues piensa que la inflación en ese año
será del 20% y quiere ganarse un 25% (45% - 20%). Si la inflación fuera del 25%, ya se está perjudicando en un 5% (45% de
interés – 25% que se lleva la inflación es igual al 20% de ganancia). Si llegara al 45%, no habrá ganado absolutamente nada
pues el interés cobrado lo absorbería íntegramente la inflación. Peor aún, tendrá que pagar impuestos por ese interés “ganado”
y, a fin de cuentas, perderá dinero en el negocio. En cuanto al deudor, el valor real de su pasivo decrecerá proporcionalmente al
aumento de la inflación debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Como el patrimonio es la diferencia entre el
activo y el pasivo, un menor pasivo implica un mayor patrimonio. El deudor se beneficia indirectamente de la inflación en la
misma medida que su acreedor se perjudica. Y además no pagará impuestos pues esa ganancia es “oculta” para el fisco y éste
también resulta afectado.
En Venezuela, los precios se mantuvieron estables hasta mediados de los 70, cuando la inflación pasó de ser baja (apenas un
77,4% en 25%) a elevada al final de los 80 (1.000% en 15 años) y de allí a grave en la década de los 90, cuando los precios
subieron casi 4.000 veces más. Desde finales de los 90, la inflación ha ido descendiendo hasta situarse en promedio del 17%
anual aunque en 2002 volvió a reanudar la curva ascendente.
Buscando una solución al problema tributario originados por este fenómeno, la Ley de impuesto sobre la Renta de 1991 introdujo
la figura del “Ajuste por inflación”, continuada en la de la 1994, en la de 1999 y en la actual, con algunos cambios y mejoras.
Finalidad perseguida con el ajuste por inflación: Como la inflación distorsiona los resultados de los estados financieros, el
objetivo del ajuste es lograr que los contribuyentes paguen impuestos sobre una ganancia real y no ficticia o nominal.”Se podía
caer en el absurdo de gravar el propio capital del contribuyente y, en otros casos, permitir que quienes se beneficien por los
efectos de la inflación, resulten favorecidos al no pagar impuestos sobre un monto de enriquecimiento que no refleja su
verdadera capacidad económica y contributiva”. Para evitar esto, se decidió que los empresarios realizarán un primer ajuste
(ajuste inicial) de sus partidas no monetarias al valor real para el cierre de su ejercicio económico y, posteriormente, un ajuste
anual de sus rentas (reajuste regular) presentando los resultados al Fisco. Es importante señalar que estos ajustes tienen un
efecto meramente fiscal, o sea, son suplementarios a los estados financieros del contribuyente y no modifican su contabilidad
interna.
Quiénes están obligados al ajuste.
Establece el comienzo del artículo 173 cuáles son las empresas que deben realizar la actualización extraordinaria del valor de
sus activos y pasivos no monetarios. En resumen:
• Que se dediquen a actividades comerciales
• Que se dediquen a actividades industriales
• Que se dediquen a actividades bancarias o financieras
• Que se dediquen al ramo de los seguros
• Que se dediquen a la actividad minera o petrolera.
Artículo 173.- A los solos efectos tributarios, los contribuyentes a que se refiere el artículo 7 de esta ley. Están sometidos al
régimen impositivo previsto en esta Ley
• Las personas naturales.
• Las compañías anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada.
• Las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, las comunidades, así como cualesquiera otras sociedades de
personas incluidas las irregulares o de hecho.
• Los titulares de enriquecimiento provenientes de actividades de hidrocarburos y conexas, tales como la refinación y el
transporte, sus regalías y quienes obtengan enriquecimientos derivados de la exportación de minerales, de hidrocarburos
o de sus derivados.
• Las asociaciones, fundaciones, corporaciones y demás entidades jurídicas o económicas no citadas en los literales
anteriores.
• Los establecimientos permanentes, centros o bases fijas situados en el territorio nacional, que iniciaron sus operaciones
a partir del 1 de enero del año 1993 y realicen actividades comerciales, industriales, bancarias, financieras, de seguros,
reaseguros, explotación de minas e hidrocarburos y actividades conexas, que estén obligados a llevar libros de
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contabilidad, deberán al cierre de su primer ejercicio gravable, realizar una actualización inicial de sus activos y
pasivos no monetarios, según las normas previstas en esta Ley, la cual traerá como consecuencia una variación en el
monto del patrimonio neto para esa fecha.
Una vez practicada la actualización inicial de los activos y pasivos no monetarios, el Balance General Fiscal Actualizado servirá
como punto inicial de referencia al sistema de reajuste regular por inflación previsto en el capítulo II del Título IX de esta Ley.
“Se sustituyo el termino “Revalorización” por “Actualización”, de tal manera que en lugar de Registro de Activos Revalorizados
que aparecía en el artículo 121 de la L.I.S.R. de 1999, ahora se denomina Registro de Activos Actualizados en el artículo 174
de la ley de 2001.”
Los contribuyentes que cierren su ejercicio después del 31 de diciembre de 1992 y estén sujetos al sistema de ajuste por
inflación, realizarán el ajuste inicial a que se contrae este artículo, el día de cierre de ese ejercicio.
Parágrafo Primero: Los contribuyentes que habitualmente realicen actividades empresariales no mercantiles y lleven libros de
contabilidad, podrán acogerse al sistema de ajuste por inflación en la mismas condiciones establecidas para los obligados a
someterse al mismo. Una vez que el contribuyente se ha acogido al sistema integral de ajuste a que se contrae este Titulo, no
podrá sustraerse de él, cualquiera que sea su actividad empresarial.
Parágrafo Segundo: Se consideran como activos y pasivos no monetarios, aquellas partidas del Balance General Histórico
del Contribuyente que por su naturaleza o características son susceptibles de protegerse de la inflación, tales como: los
inventarios, mercancías en tránsito, activos fijos, edificios, terrenos, maquinarias, mobiliario, equipos, construcciones en proceso,
inversiones permanentes, inversiones convertibles en acciones, cargos y créditos diferidos y activos intangibles. Los créditos y
deudas con cláusula de reajustabilidad o en moneda extranjera y los intereses cobrados o pagados por anticipado o
registrados como cargos o créditos diferidos se consideran activos y pasivos monetarios.
“En el artículo 173 parágrafo segundo se indica que los créditos y deudas con la cláusula de reajustabilidad o en moneda
extranjera y los intereses cobrados o pagados por anticipado o registrados como cargos o créditos diferidos se consideran
activos y pasivos monetarios. “
“Se crea la cuenta de “Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio“, donde se acumularán las exclusiones establecidas en el
parágrafo cuarto del artículo 173 y 184.”
Parágrafo Tercero: A solos los efectos de esta Ley, la actualización inicial de activos y pasivos no monetarios, traerá como
consecuencia un débito a las respectivas cuentas del activo y un crédito a las correspondientes cuentas del pasivo y el neto se
registrará en una cuenta dentro del patrimonio del contribuyente que se denominará actualización del patrimonio.
Parágrafo Cuarto: Deberán excluirse de los activos no monetarios, las capitalizaciones en la cuentas de activos no monetarios
por efectos de las devaluaciones de la moneda y cualesquiera revalorizaciones de activos no monetarios no autorizados por esta
Ley. También deberán de los activos y pasivos, los bienes, deudas y obligaciones aplicados en su totalidad a la producción de
utilidades o enriquecimientos presuntos, exentos, exonerados o no sujetos al impuesto establecido por esta Ley y los bienes
intangibles no pagados ni asumidos por el contribuyente no otras actualizaciones o revalorizaciones de bienes no autorizados
por esta Ley. Asimismo deberán excluirse de los activos y pasivos y por lo tanto del patrimonio neto, las cuentas y efectos por
cobrar a accionistas, administradores, afiliadas, filiales y otras empresas relacionadas y / o vinculadas de conformidad con lo
establecido en el artículo 117 de la presente Ley.
Estas Exclusiones se acumularán en una cuenta de patrimonio denominada Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio.
Fin de artículo 173.
En realidad, la actividad enunciada en la letra a) las comprende a todas, pues tanto la actividad industrial como la bancaria, la de
seguros y la venta de minerales y de petróleo, son actividades comerciales según el criterio que impera en el Código de
Comercio Venezolano. La exigencia de que “estén obligados a llevar libros de contabilidad” no haría falta ponerla pues es
simplemente una consecuencia legal del hecho de dedicarse a actividades comerciales.
De la enunciación que aparece en las letras a) a e) sacamos la conclusión de que quedan fuera del ajuste por inflación los
contribuyentes que no sean comerciales, tales como:
1) Centros de enseñanza, pues esta actividad no se considera comercial según se desprende del Código de Comercio.
2) Centros médicos y clínicas.
3) Asociaciones y fundaciones. Pagarán o no impuesto sobre la renta según tengan o fines de lucro pero, al no ejercer
actividades empresariales, no están obligadas al sistema de ajuste. Sin embargo, tampoco se beneficiarán del ajuste
extraordinario, porque no son personas naturales, sociedades de personas ni comunidades.
4) Las personas naturales que se dediquen a explotar en alquiler sus propios inmuebles, pues esta actividad es civil.
5) Personas naturales, sociedades civiles o comunidades que hagan ventas de sus propios inmuebles, esto es que no se
dediquen a la compra – venta de los mismos.
6) Las personas naturales o sociedades que se dediquen a una actividad profesional, tales como bufetes, arquitectos,
médicos, asesores diversos, etc. El prestar un servicio comercial no cae dentro de la órbita comercial pues no es un
acto de comercio.
Estos contribuyentes pueden, no obstante, efectuar el Ajuste por Inflación si llevan libros de contabilidad, pero una vez
acogidos al sistema, no podrán sustraerse de él.
Como maneja la aplicación el Ajuste por Inflación.
Cuándo se realiza el ajuste (Art. 173 y 178). Cuentas fiscales para el Ajuste por Inflación (Art. 173,178 y 184)
Ajuste Inicial:
Momento del ajuste inicial: El ajuste inicial debe efectuarse al término del primer ejercicio económico de la empresa.
Expresar el porcentaje de Ajuste con: El primer paso para la configuración es indicarle con cuantos decimales deseamos
expresar el porcentaje de ajuste, el reglamento dispone que el resultado final de las operaciones aritméticas para
determinar su variación se exprese en un solo decimal.
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