POLÍTICAS DE GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS
Aplica a todos los colaboradores, dirigentes y representantes nombrados por el Consejo de
Administración y Prestadores de Servicios, que en el ejercicio de sus funciones sean
comisionados a un lugar distinto al de su adscripción o localidad donde viven dentro del territorio
nacional o extranjero.
DEFINICIONES
Para efectos del presente manual se entenderá por:
(a) Alimentación. Gastos por consumo de alimentos en el trayecto y/o lugar de la comisión,
como son desayuno, comida y cena.
(b) Comisión. Asunto o motivo que genera la necesidad de viajar, derivada de la función
laboral, dirigencial, de representación o de servicios, por ejemplo:
i. Participación en eventos de capacitación, foros, seminarios, congresos, entre otros.
ii. Realización de actividades de supervisión y asistencia técnica como pueden ser
asesoría, coordinación, implementación y auditoría.
iii. Ejecución de comisiones específicas asignadas.
iv. Cumplimiento de funciones de representación en la localidad, en diversas partes del
país o en el extranjero.
v. Atención de visitantes provenientes de otros organismos.
vi. Cualquiera otra relacionada con el desempeño de su función.
(c) Hospedaje. Gastos causados por alojamiento o uso de habitaciones en hotel o recinto
designado por la instancia facultada, en el lugar asignado para realizar la comisión,
distinto al lugar de residencia del comisionado.
(d) Tarifa. Tabla que consigna los importes diarios máximos que se pueden autorizar por
tipo de gasto, por concepto de viaje y viáticos.
(e) Transporte. Gastos realizados por traslado de ida y vuelta del lugar de residencia al
lugar de comisión, o de un lugar a otro, siendo ambos de comisión. El traslado puede ser
en autobús, automóvil, avión o taxi.
i. Foráneo. Traslado de una ciudad a otra, usando preferentemente autobús. En los
casos
ii. de localidades donde no se usa el autobús como medio de transporte ordinario, al
medio utilizado se le dará tratamiento de transporte foráneo.
iii. Local. Traslado en zona urbana, dentro de una misma población, utilizando autobús,
metro, taxi o automóvil rentado.
iv. Transporte aéreo. Traslado en avión.
ASIGNACIÓN DE GASTOS PARA TRANSPORTACIÓN
Transporte foráneo.
(a) Uso de autobús. El monto corresponde al importe vigente consignado en el (los) boleto(s)
con destino a la localidad visitada y retorno a la ciudad de residencia.
Transporte local.
(a) Uso de autobús, metro o cualquier otro similar. El monto autorizado es el costo registrado
en el boleto de pasajero.
(b) Uso de taxi. Sólo se cubrirán trayectos que tengan relación directa con la comisión, y
para su contratación, preferentemente se deberán considerar las empresas con las que
se pueda establecer un convenio de facturación periódica, tanto en la oficina de Dirección
como en las sedes de las Oficinas de Plaza. La Subdirección de Administración y las
Gerencias de Administración y Finanzas, darán a conocer las empresas con las que se
tiene convenio. La autorización de los gastos de taxi, quedará a criterio de las personas
facultadas valorando la razonabilidad del gasto y la justificación de los recorridos.
(c) En los casos que se utilice el servicio de taxis en horario nocturno deberá ser tomado en
consideración por la instancia facultada correspondiente, pudiendo ser justificable una
tarifa mayor.
(d) Cuando los viajes sean en grupo a un mismo lugar de trabajo, se deberán coordinar para
utilizar el mismo servicio de taxi y el gasto deberá ser justificado por el comisionado que
lo hubiera cubierto.
Transporte aéreo:
Casos en que se autoriza:
(a) Cuando el destino se encuentre a una distancia mayor a 600 km.
(b) Cuando se presente una urgencia o imprevisto y sea el único medio para llegar en tiempo
a cumplir la actividad. En estos casos, si para el regreso no existe la urgencia o
compromiso relevante que motive el uso de este medio de transporte, deberá hacerse
por transporte terrestre.
(c) Cuando el importe que represente el transporte terrestre, hospedaje y alimentación,
compense el costo del transporte aéreo.
(d) La solicitud y comprobación de este tipo de gastos deberá realizarse conforme a los
procedimientos establecidos para tal efecto.
Consideraciones para la contratación del trasporte aéreo:
(a) La reservación de boletos de transporte aéreo para viajes internacionales, se deberá
hacer preferentemente con una anticipación de al menos 20 días naturales. Para el caso
de los vuelos nacionales los boletos se deberán adquirir preferentemente con al menos
10 días de anticipación.
(b) Previo a la adquisición del vuelo, se deberán revisar los costos de diferentes aerolíneas
para determinar el más económico, anexando documento con costo de las diferentes
aerolíneas, a la solicitud. Esta última opción no aplica para vuelos con escalas donde no
existan conexiones de la misma aerolínea.
(c) El boleto de avión debe adquirirse con el regreso confirmado, salvo:
i. Que por la naturaleza del viaje no sea posible.
ii. Cuando se presente una urgencia o imprevisto y sea el único medio para llegar en
tiempo a cumplir la actividad. En estos casos, si para el regreso no existe la urgencia
o compromiso relevante que motive el uso de este medio de transporte, deberá
hacerse por transporte terrestre.
(d) El monto autorizado será el importe vigente al momento de realizarse el viaje.
(e) Las tarifas autorizadas son de clase turista.
(f) Cuando existan cargos por cambios de fecha y horario en vuelos, guías aéreas de carga,
órdenes de cargo, cargos por exceso de equipaje (plenamente justificado) y otros gastos
derivados del transporte aéreo, el documento comprobatorio será el que proporcione la
línea aérea.
Uso de automóvil propio.
(a) Cuando el comisionado, por las condiciones o circunstancias limitadas del servicio de
transporte foráneo de su lugar de residencia, o por su propia conveniencia así lo
proponga, podrá utilizar automóvil de su propiedad, previa autorización.
(b) De manera ordinaria la suma total de los comprobantes presentados, no deberá rebasar
el monto de lo que se hubiera erogado si se utilizara el transporte comercial (autobús,
taxis, etc.).
(c) Cuando se utilice el automóvil particular, el comisionado deberá acreditar que la unidad
cuenta al menos con seguro de cobertura amplia vigente y, su uso quedará bajo cuenta
y riesgo del propietario del automóvil, entregando copia de la misma al responsable de
servicios generales.
(d) En estos casos, los gastos que se podrán cubrir, serán los siguientes:
i. El costo del combustible utilizado, el cual se determinará de acuerdo a las distancias
recorridas y el rendimiento promedio del vehículo, presentando el comprobante
deducible correspondiente.
ii. El costo de las casetas de peaje de acuerdo al viaje realizado, entregando los
comprobantes deducibles correspondientes.
iii. El costo de gastos menores como consecuencia normal del viaje, tales como
ponchaduras de neumáticos, aceites y lubricantes, bandas, mangueras, etc.
(e) Los gastos extraordinarios por reparaciones mayores, accidentes o deducibles del
seguro, no serán cubiertos por la Institución en ningún caso.
ASIGNACIÓN DE GASTOS PARA ALIMENTOS
El monto máximo por día se aplicará atendiendo a la siguiente tabla:
MONTO MÁXIMO
MONTO MÁXIMO EN
CONCEPTO EN DÓLARES O SU
PESOS
EQUIVALENTE*.
Desayuno 217.20 18.00
Comida 347.52 32.00
Cena 304.08 30.00
Total 868.80 80.00
*Para consumos en el extranjero
Se reconocerá un desayuno, una comida y una cena por día si es que se realizan, o bien,
sólo los alimentos consumidos a las tarifas indicadas, si el tiempo ocupado en la comisión
es sólo una parte del día.
No se aceptará comprobación de viáticos de alimentos en el mismo lugar de residencia del
comisionado, salvo situaciones especiales plenamente identificadas y justificadas.
No se autoriza el consumo de bebidas alcohólicas
ASIGNACIÓN DE GASTOS PARA HOSPEDAJE
Sólo se autorizará la utilización de hoteles no superiores a 4 estrellas y con la tarifa
convenida que se tenga en vigencia. Se podrán utilizar hoteles de categoría superior,
siempre y cuando en base a los convenios que tenga la Sociedad, puedan lograrse tarifas
similares o menores a las de los hoteles de 4 estrellas, o cuando los eventos a los que tenga
que asistir el comisionado se realicen en este tipo de hoteles y no existan alternativas
cercanas. Lo anterior aplica exclusivamente para viajes en territorio nacional.
Se deberá desocupar la habitación antes de su vencimiento considerando que ese día se
trasladará a otra localidad, a su oficina base o a su lugar de residencia.
OTROS CONCEPTOS DE VIÁTICOS
Propinas:
(a) Se reconocerá este gasto, por lo que se deberá utilizar un criterio de mesura para su
desembolso. En el caso de restaurantes (10% sobre consumos en territorio nacional y
15% en algunos lugares del extranjero) y a maleteros.
(b) Tratándose de consumos en restaurante para efecto de deducibilidad y siempre que sea
posible, deberá solicitarse que la propina pagada sea incluida como parte del
comprobante respectivo.
Servicio de internet:
En el caso de que se requiera cubrir algún costo por el servicio de internet, para atender la
comisión asignada, se autorizará un máximo de $100.00 por día para viajes nacionales, y
de 10 USD por día para viajes internacionales.
