MÓDULO 16
SEGURIDAD
16.1.- COPIA DE SEGURIDAD
16.2.- RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD
16.3.- ASISTENTE DE COPIAS DE SEGURIDAD DESASISTIDAS
16.4.- CHEQUEO DE BASES DE DATOS
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16.1.- COPIA DE SEGURIDAD
La opción para realizar copias de seguridad se encuentra en el botón Sistema > opción Seguridad y dentro de
esta, opción Copia de seguridad.
La finalidad de este proceso es realizar una copia en dispositivos de almacenamiento externos o en una carpeta
de tu ordenador o red local conteniendo la información introducida en cada empresa hasta este momento.
También es posible remitir la copia a una dirección de correo electrónico e incluso proceder a su subida a un
servidor FTP.
Es posible que por algún tipo de problema físico en tu equipo, (cortes de luz, bloqueos, o simplemente avería de
su disco duro), sea imposible acceder a la información que existiese en la empresa. Si esto ocurriese, la única
forma de recuperar los datos sería a través de las copias de seguridad existentes.
Las copias de seguridad también se pueden utilizar como la forma de asegurar los datos antes de ejecutar
opciones críticas del programa como cambios en los formatos de niveles de cuentas, importaciones de datos,
etc. En estos procesos, el programa suele aconsejar a través de un mensaje, que la realices.
En caso de que hayas localizado un problema grave en la información de la empresa, no haga copias de
seguridad en los mismos dispositivos de almacenamientos, unidades o carpetas habituales bajo ningún
concepto, ya que esto sustituiría la información en buen estado que existiera previamente.
La copia de seguridad debe tomarse como parte del trabajo diario, y en cualquier sistema informático es la única
arma para defenderse de posibles desastres.
La asiduidad con la que se deben de hacer las copias de seguridad, no depende de la cantidad de datos que
introduzcas en el programa, ni del número de horas trabajadas en el mismo, sino del riesgo que puedas o
quieras asumir el usuario del programa.
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Datos a copiar
Puede realizar copias de:
La información de una empresa específica (activando la casilla de verificación Incluir en el archivo ZIP la copia de
los datos genéricos del programa)
La información genérica del programa, (configuraciones, diseño de plantillas, conceptos predefinidos, etc.).
Todos los datos del programa, (carpeta DATOS sin subcarpetas).
Información de la empresa.
El proceso de copias de seguridad te solicitará que selecciones una empresa existente y un ejercicio, es decir, la
copia se realiza independientemente por cada empresa y ejercicio.
Nos permite opcionalmente no borrar la copia de seguridad anterior.
Datos genéricos del programa
El proceso de copias de seguridad te proporciona la posibilidad de realizar la copia de los datos genéricos del
programa, este proceso pondrá a salvo apartados como modelos de documentos, fichero de usuarios, fichero de
códigos postales, etc.
Todos los archivos…
Activando esta opción se realizará la copia de seguridad de todas las empresas del programa así como de los
datos genéricos del programa.
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Destino de la copia
También debes indicar en qué lugar se va a grabar la copia de seguridad. El programa te facilita cuatro lugares
donde se podrían hacer las copias:
- Ruta de copias predeterminada
- Ubicación específica.
- Correo electrónico
- Servidor ftp configurado
Ruta de copias predeterminada
Dentro de la opción Ubicación de archivos, se encuentra configurada una carpeta predeterminada de copias de
seguridad. Esta carpeta tiene como valor inicial, la carpeta Copia dentro de la ubicación genérica de los datos.
Ten en cuenta que si haces una copia de seguridad con este método, y eliges una carpeta de tu ordenador, el
proceso te garantizará la seguridad de tus datos frente a algunos problemas, pero si por ejemplo se te averiase
el disco duro, posiblemente, también perderías la copia de seguridad.
Ubicación específica
Puedes seleccionar en este momento la carpeta o unidad donde se van a copiar los datos, teniendo en cuenta
que estos, deben entrar en el destino, ya que en caso contrario, el programa no te permitirá continuar.
Correo electrónico
Servirá para remitir la base de datos de la empresa a una dirección de correo electrónico como datos adjunto.
Existe la posibilidad de enviar este fichero comprimido.
Puedes renombrar el archivo de copias si el destinatario de correo electrónico tiene bloqueada la entrada de
archivos con extensión MDB.
Servidor FTP
A través de esta opción puedes realizar una copia de seguridad remota de los datos de ContaSOL, realizando el
envío a su servidor de ficheros. Para llevar a cabo esta acción es necesario configurar el acceso de ContaSOL a
dicho servidor, (a través del botón Configuración del servidor FTP), indicando nombre de usuario, contraseña,
dirección del servidor y carpeta remota en la que se almacenarán las copias.
Opción Identificar las copias con la denominación del programa
Marcando esta opción el programa generará la copia de seguridad con un identificativo de cada uno de nuestras
aplicaciones. Así no habrá problemas a la hora de poner las copias de seguridad de nuestras aplicaciones en un
único dispositivo de almacenamiento.
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16.2.- RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD
En este proceso podrás restaurar en el programa una copia realizada con anterioridad en la opción Copias de
seguridad.
Restaurando una copia, la información de la empresa que restaures quedará exactamente igual a la existente en
la misma cuando se grabó la copia.
Antes de proceder con la restauración de la copia, debes asegurarte que ésta se encuentre en buen estado ya
que en caso de existir un error en la restauración de la copia y no poder concluir el proceso, puede causarte la
perdida de los datos existentes actualmente en esa empresa.
Si no estás seguro de la fecha de la última copia, o del contenido de la misma, es recomendable hacer una copia
de seguridad previa en otros dispositivos de almacenamientos o carpetas diferentes a los existentes.
Si marcas la opción Restaurar copias sólo con la identificación del programa recuperas la copia sólo si es del
programa ContaSOL, en caso contrario no realizará la restauración.
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16.3.- ASISTENTE DE COPIAS DE SEGURIDAD DESASISTIDAS
A través de esta opción puedes activar si lo deseas un mecanismo para hacer copias de seguridad de forma
completamente automática.
Si el programa está funcionando en red local, el proceso de copia desasistida se ejecutará sólo en el ordenador
en el que se configure.
Debes completar los ocho pasos necesarios indicando la configuración deseada:
Habilitar el proceso de copia de seguridad desasistida: Puedes habilitar o deshabilitar el proceso en el momento
que desees. Si deshabilitas la copia, el programa guardará la última configuración diseñada para la próxima vez
que la habilites.
Ruta de copia de seguridad: Indica una ruta válida de tu ordenador.
Nº de días entre copias de seguridad: Introduce cada cuantos días deseas que el programa te genere la copia de
seguridad. Puedes elegir desde 1 día hasta 365 días (una vez al año). No existe un valor mínimo, debes valorar el
riesgo que asumes. Te recomendamos que al menos la realices una vez a la semana.
Avisar, sí o no: Seleccionando Sí, te mostrará un mensaje preguntando si deseas realizar en ese momento la
copia de seguridad, si elige No, la copia se realizará de modo automático sin avisarte. En ambos casos no podrás
trabajar en el programa hasta que no finalice el proceso de copia.
Sustituir la copia anterior: Si eliges Sí sobrescribirás la copia anteriormente realizada. Si eliges No, se creará una
nueva copia cada vez que se realice. Si no sustituyes la copia anterior, cada copia que hagas ocupará espacio en
tu disco duro.
Comprimir la copia: Si eliges comprimir, la copia ocupará menos espacio en tu disco duro, creándose un solo
archivo ZIP que contiene todos los archivos de tu base de datos. Para descomprimir esta copia necesitará un
descompresor de ficheros ZIP. Si no comprimes la copia de seguridad, se creará en la ubicación seleccionada una
copia exacta de la carpeta Datos
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Al entrar o al salir del programa: Si seleccionas hacer la copia al entrar en el programa, esta se hará antes de
que empieces a trabajar con el programa. Si seleccionas al salir, el programa comenzará a copiar en el momento
que salgas por primera vez del programa durante el día de la copia.
Grabar la configuración: Si habilitas la copia de seguridad desasistida, el programa reiniciará las fechas de copias
de seguridad anterior, por lo que la primera copia de seguridad se realizará sin contar el número de días
programados.
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16.4.- CHEQUEO DE BASES DE DATOS
Cualquier instalación informática está expuesta a fallos eléctricos, averías físicas o mala utilización por parte de
usuarios inexpertos.
Todo esto puede redundar en errores internos en las bases de datos del programa, que impidan en mayor o
menor medida el correcto funcionamiento de los programas.
ContaSOL incluye esta opción para examinar y reparar la mayoría de los problemas con los que te encontrará
durante su funcionamiento.
No obstante, ejecutar este proceso puede causar la pérdida definitiva de los datos chequeados, por lo que se
hace imprescindible crear una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar este proceso.
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SUPUESTOS PRÁCTICOS
Durante el contenido de este módulo, has estudiado los siguientes apartados:
Copia de seguridad
Restaurar copia de seguridad
Asistente de copias de seguridad desasistidas
Chequeo de bases de datos
Para finalizar el estudio del módulo, te proponemos estos ejercicios prácticos.
1. Realiza una copia de seguridad de la empresa a la carpeta que tengas predeterminada.
2. Activa el asistente de copias de seguridad desasistidas para que realice semanalmente una
copia de seguridad, al salir del programa, avisando con antelación y sin sobrescribir la copia
anterior.
Te aconsejamos que, para un mejor seguimiento del curso, resuelvas en tu equipo estos ejercicios.
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