MANEJO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA LAS
CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA LUBRICANTES Y
REPUESTOS EL PATRÓN GUZMÁN, F.P. UBICADA EN EL TIGRE
ESTADO ANZOÁTEGUI
Proyecto Socio Integrador como requisito parcial para optar al título de Técnico
Superior Universitario en Contaduría Pública
Tutora: Integrantes:
Lcda. Milagros Rodríguez Landaeta Miscleidy C.I: 33.389.314
Pacheco, Marielvis C.I: 32.027.071
Julio, 2024
CICLO I
DESARROLLO PRIMARIO DEL PROYECTO
I. DIAGNOSTICO
Exploración Inicial
Por acuerdo mutuo, el equipo investigador localizó a la empresa
“Lubricantes El Patrón Guzmán F.P”, situada en la prolongación de la
avenida Jesús Subero sector oficina 1 El Tigre estado Anzoátegui. Ahí
establecieron comunicación por medio telefónico teniendo la oportunidad
de conversar con la propietaria Karina Rojas, quien respondió algunas de
las preguntas iniciales con la finalidad de identificar y evaluar las
debilidades contables que pudieran presentar. El negocio tiene por objeto
la comercialización de repuestos, accesorios, componentes Equipos
eléctricos, auto partes y carrocería para vehículos, así como grasas,
aceites y otros tipos de productos automotrices.
Continuando con la exploración inicial, se pudo observar que la
empresa funciona relativamente bien, pero a consideración de la
encargada presenta algunas debilidades en el área contable. Este punto y
demás aspectos característicos de la organización serán detallados a
continuación:
Reseña Histórica
La empresa Lubricantes El Patrón Guzmán F.P. fue creada el 05 de
Mayo de 2022 con el objetivo de satisfacer las necesidades de los
habitantes del sector, relacionadas con lubricantes, combustibles,
repuestos y otros derivados de hidrocarburos de excelente calidad. Desde
sus inicios, la compañía ha experimentado una serie de cambios
significativos en su estructura organizativa, incluyendo una importante
expansión de sus operaciones, porque tenía una estructura organizativa
relativamente sencilla; con poco personal, ya que sólo contaba con el
presidente, un Gerente, y un contador externo.
A medida que el negocio fue creciendo y diversificando sus
actividades, surgió la necesidad de adaptarse y fortalecer su organización
a los nuevos retos y necesidades. Hoy en día cuenta con más integrantes
en su equipo de trabajo, quienes desempeñan de manera eficiente su
labor. Estos ocupan cargos dentro de la empresa como: encargado,
cajera, almacenista, despachador; y vendedor respectivamente,
contribuyendo al desarrollo y buen funcionamiento de la misma.
Dimensiones Y Potencialidades
Entre estas dimensiones se puede mencionar la Físico-espacial,
donde la empresa “Lubricantes y Repuestos El Patrón Guzmán” se ubica
en la prolongación de la avenida Jesús Subero sector oficina 1 el tigre ha
estado Anzoátegui, cuenta con servicios de Agua, energía eléctrica,
internet satelital, aseo urbano y línea CANTV; también posee calles que
están en excelentes condiciones. En las dimensiones demográficas la
empresa cuenta con su personal administrativos, conformado por,
despachadores, personal de limpieza, cajeras, surtidores.
Seguidamente, como dimensión demográfica se pudo observar que,
en esta organización solo laboran veintidós (22) personas, entre las
cuales diez (10) son de sexo masculino y doce (12) de sexo femenino (Ver
Tabla nº 1).
Tabla Nº 1. Resumen esquemático de la población
SEXO POBLACIÓN
Femenino 12
Masculino 10
Total población: 22
Fuente: Los investigadores (2024)
En las dimensiones políticas, los investigadores observaron que la
empresa cuenta con una serie de normas y procedimientos propios de la
organización provenientes de sus principales líderes y propietarios, ellos
se encargan de dirigir al personal y de transmitir planes para el desarrollo
conveniente y apropiado de las actividades diarias. Cabe mención no
forman parte de ningún partido político ni de algún movimiento parecido,
Pero si existen dos escuelas que sirven como centro de votación llamadas
escuela U.E. La Esperanza y U.E. La Florida
Dentro de lo económico, tiene como medio de sustentación la venta
de repuestos, accesorios, componentes Equipos eléctricos, auto partes y
carrocería para vehículos, así como grasas, aceites y otros tipos de
productos automotrices. En sus cercanías existen abastos, licorerías y
panaderías, por lo que se pude que está ubicada en una zona comercial.
Lo referente a lo cultural, se pudo evidenciar que esta empresa solo
celebra las festividades tradicionales de la nación como: navidad, año
nuevo, carnaval, semana santa, no son devotos a ningún santo pero si
toman en cuenta las fechas de los cumpleaños de sus trabajadores para
festejarles.
Como dimensión ambiental, los investigadores pudieron evidenciar
que en el sector donde está ubicada la empresa cuenta con el servicio de
aseo urbano lo que permite tener un ambiente siempre limpio y sin
aglomeración de basura, también posee espacios cómodos y ventilados
acorde a las normas de higiene y seguridad ambiental. Por último, como
potencialidades cuenta con un talento humano preparado a nivel
universitario en sus diferentes áreas; algunos continúan realizando
estudios para su crecimiento profesional.
Diagnóstico Integral
Una vez que el equipo investigador culminó la exploración inicial,
pudo recopilar información de importancia relacionadas con la parte
contable de la empresa como: 1.-Debilidades en el sistema de inventario,
ya que existen cantidades de artículos que se reflejan fuera de la realidad
produciendo así, incongruencias en la data del inventario; 2.-
Irregularidades en cuentas por pagar, aquí se presentan casos donde el
pago de las facturas resulta ser dudoso lo que trae como consecuencia
que éstas puedan ser pagadas con retraso o liquidadas dos veces; 3.-
Anormalidades en el sistema de pago ya que existen variaciones no
favorables para los empleados lo que produce inconformidad por la
remuneración percibida.
Esta y otras informaciones fueron posibles recolectar a través del
uso de algunas herramientas para la priorización de problemas (Ver Tabla
Nº 2), y las diversas visitas realizadas por los investigadores a la
empresa, recorriendo sus instalaciones en compañía de la propietaria
Karina Rojas, quien sirvió como informante clave. La informante manifestó
a juicio personal su preocupación en cuanto a las irregularidades que
presenta la empresa pero que requiere de una pronta solución de la más
relevante, para ello el equipo investigador consideró el uso de una matriz
de decisión para priorizar problemas (Ver Tabla Nº 3).
Tabla Nº 2. Herramientas para la priorización del problema
Técnicas Descripción
Con el fin de conocer la ubicación exacta
Recorridos por la empresa de la empresa “Lubricantes y Repuestos El
Patrón Guzmán “
Se logró recopilar información relevante de
Entrevista la empresa que permitió investigar cuál era
el problema que estaba enfrentando.
Con el fin de entender las causas y
Árbol del problema
consecuencias del problema.
Fuente: Los investigadores (2024)
Selección del Problema
Para la selección del problema, los investigadores sometieron las
problemáticas evidenciadas a una priorización de problemas con la
finalidad de elegir entre ellas la más relevante, todo ello con ayuda de las
respuestas suministradas por el informante clave en las conversaciones
realizadas durante el recorrido por la empresa. La priorización consistió
en evaluar las problemáticas con base a cuatro criterios tal y como se
muestra en la Tabla Nº 3
Según los resultados de la Tabla Nº 3, el problema seleccionado
para el desarrollo del presente estudio fue “Irregularidades en cuentas
por pagar”. Cabe destacar que cuenta por pagar en el balance de una
empresa representa un saldo acreedor debido a que las operaciones que
la originan son por la compra de bienes, mercancía, gastos o servicios
recibidos por la empresa. En resumen, son deudas pendientes que la
empresa tiene con sus proveedores y acreedores.
Estas deudas pendientes o cuentas por pagar abarcan una variedad
de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, entre
otros. Estos documentos se generan desde el momento de la compra
hasta el pago de la factura del proveedor. Las irregularidades que se
presenten en este proceso tienen sus causas y efectos (Ver Cuadro Nº 1)
por lo que su organización es fundamental para reflejar con precisión la
situación contable de la empresa.
Tabla Nº 3. Matriz de decisión para la priorización de problemas (DPP)
CRITERIO 1 CRITERIO 2 CRITERIO 3 CRITERIO 4 SUMA
DPP= (Nro. de
Valor del Probabilidades de
Apoyo Impacto Sobre criterios
PROBLEMAS Problema para la enfrentarlo con
Empresarial Otros Problemas favorables/nro.
empresa afectada Éxito
100% 100% Total de
100% 100%
criterios)*100%
Debilidades en el
sistema de 80% 80% 70% 80% 78%
inventario
Irregularidades
en cuentas por 80% 70% 80% 90% 80%
pagar
Anormalidades
en el sistema de 80% 40% 40% 50% 53%
pago
DPP DECISIÓN
Menor de 50% No Elegible
Mayor o igual de 50%
Medianamente Elegible
y menor de 75%
Mayor igual 75% Altamente elegible
Fuente: Los investigadores (2024)
Las posibles causas y efectos del problema seleccionado son: 1.-
Extravío de facturas, si las facturas no llegan directamente al área de
contabilidad o si el trabajo no está debidamente organizado puede
provocar retraso en los pagos y dificultad para llevar un control adecuado
de las cuentas; 2.-Pagos vencidos, cumplir con el pago a tiempo de las
facturas resulta un poco complicado lo que trae como efecto, aumento de
la deuda inicial, también cargos por pagos atrasados y pérdida de
descuentos: 3.-Desconocimiento de descuentos debido a que las
oportunidades para obtener los descuentos se olvidan a veces, trayendo
como consecuencia la pérdida de oportunidades para obtener descuentos
y condiciones comerciales favorables.
Cuadro Nº 1. Árbol del problema
Fuente: Los Investigadores (2024)
Vinculación del Problema Seleccionado con la Línea de Investigación
con el Programa Nacional de Formación en Contaduría Pública
Dado que la problemática encontrada en la empresa “Lubricantes y
Repuestos El Patrón Guzmán” con mayor demanda a ser solucionada fue
“Irregularidades en cuentas por pagar” y que tiene relevancia en la parte
contable y además de estar presente en una entidad privada; se puede
decir que el problema seleccionado guarda relación con la línea de
investigación Nº 1 “Control contable en las entidades públicas y privadas”
y que formular dentro de sus objetivos específicos “Promover estrategias
en el control interno en el marco de los nuevos paradigmas sociales,
aplicando las herramientas de la ciencia contable para fortalecer las
entidades públicas y privadas.
Esta línea impulsa a las organizaciones a desarrollar proyectos que
se encuentren enmarcados en el progreso de un nuevo modelo
económico y social del país, relacionado a la información contable y
financiera de los organismos. Se vincula además con el presente proyecto
socio-integrador porque éste, tiene como finalidad fomentar el uso de
herramientas de control contable aplicando procedimientos de la ciencia
contable para fortalecer a la organización.
