Tema 9

Gestión del Aprovisionamiento y Compras

Tema 9. Organización del

área de compras
Índice
Esquema

Ideas clave

9.1. Introducción y objetivos

9.2. Evolución de las compras

9.3. Criterios de organización

9.4. Organización «Staff and Line»

9.5. Centrales de compra

9.6. Manual de compras

A fondo

La importancia del organigrama en la empresa

Organigrama de una empresa

La organización de empresas: hacia un modelo de futuro

Importancia de la logística en las empresas, crecimiento

futuro

Diseño de la organización de la empresa

Objetivos SMART

Objetivos SMART. Ejemplos para definir sus objetivos

SMART

ANCECO

Centrales de Compras de Alimentos en España 2014

El libro verde de las centrales de compra y de servicios

Test
 Esquema

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Tema 9. Esquema
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 Ideas clave

9.1. Introducción y objetivos

Para estudiar este tema deberás leer atentamente las Ideas clave desarrolladas a

continuación, que se complementan con lecturas y otros recursos para que puedas

ampliar los conocimientos sobre el mismo.

Trataremos de:

▸ Conocer los cinco periodos que han llevado a las actuales organizaciones de

compras:

• Primer periodo, entre los años 1850 a 1900.

• Segundo periodo, entre los años 1900 a 1946.

• Tercer periodo, entre los años 1947 a 1966.

• Cuarto periodo, entre mediados de los 60’s y principios de los 80’s.

• Quinto periodo, entre principios de los 80’s a la actualidad.

▸ Entender los principales criterios para organizar y estructurar el área de compras y

aprovisionamiento en las empresas:

• Ubicación del área dentro de la organización.

• Centralización o descentralización de actividades de la empresa.

• Estructura interna.

• Tipo de relación con el resto de áreas.

▸ Analizar la organización «staff and line» como organización más habitual en el área

de compras y aprovisionamientos.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

▸ Conocer qué son y qué funciones aportan las centrales de compras, tanto en

empresas que requieren de sus servicios, así como de las empresas que actúan
como centrales de compra.

▸ Estructurar un manual de compras.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

9.2. Evolución de las compras

Los temas anteriores de esta asignatura han proporcionado una visión de la

importancia de las compras en las empresas, así como de las funciones,

responsabilidades, actividades y procesos más importantes para su gestión. La

siguiente cuestión es cómo organizar y estructurar todo esto desde un punto de vista

interno en la empresa (tanto de la propia área, como de la relación el resto de ellas) y

desde un punto de vista externo (como son proveedores, competidores, clientes,

etc.).

Para entender mejor la organización en el área de compras y como se ha llegado a

los actuales modelos de organización, en este apartado vamos a repasar las etapas

e hitos que han ocurrido en el tiempo, las cuales se han diferenciado en cinco.

No obstante, debemos pensar en momentos pretéritos que también tuvieron su

influencia evolutiva, aunque por no tratarse de organizaciones estructuradas y lo

extenso de los periodos a observar, se hace necesario acotarlos y empezar a

describirlos desde la revolución industrial.

Atrás quedan, por tanto, las organizaciones sociales prehistóricas donde las

transacciones se hacían por media de permuta o intercambio de mercancía.

Pensemos, asimismo, que la acuñación de las primeras monedas y su conversión

introdujeron conceptos totalmente nuevos que aún perduran en las transacciones

actuales.

También podríamos retrotraernos a las organizaciones de la Edad Media en cuanto a

la especialización en trabajos, sobre todo en los habitantes de los burgos, donde se

empezaron a diferenciar los trabajos por oficios como génesis de primeras empresas

familiares realmente diferenciadas y organizadas en jerarquías, maestros y

aprendices.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Obviamente las relaciones comerciales entre nuevos mercados como pudo ser Asia

y la ruta de la seda o las relaciones transatlánticas con América, nos podrían haber

ocupado más de un capítulo introductorio a estos cinco periodos que desarrollamos a

continuación.

Primer periodo, entre los años 1850 a 1900

El primer libro que destaca la importancia de la función de compras data de 1832 es

«On the Machinery and Manufacturers» de Charles Babbage, en el cual se hace

referencia a la persona que seleccionaba, adquiría, recepcionaba y distribuía todos

los productos comprados bajo la denominación de «material man».

Pero el verdadero desarrollo de la función de compras va ligado a la construcción del

ferrocarril a partir del año 1850, donde la compañía Pennsylvania Railroad disponía

de un departamento de compras (denominado «Supplying Department»), en el cual

su responsable pertenecía a la alta dirección de la empresa al ser el departamento

que más contribuía al rendimiento de la misma.

A raíz del éxito de esta compañía, otras comenzaron a crear este departamento

como un área corporativa separada del resto y en la cual, era necesario expertos

para su gestión.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Segundo periodo, entre los años 1900 a 1946

Durante este período la demanda de personas especializadas en el área es enorme

y comienza el desarrollo de manuales de materiales y procedimientos básicos de

gestión, sobre todo con la publicación en 1905 del libro «The Book on Buying»

donde en su primer capítulo está referido a los principios de las compras y en el

segundo a los impresos y procedimientos utilizados por algunas empresas.

Las primeras soluciones al problema de los stocks fueron aportadas en 1915 por F.
W. Harris. En 1916, Wilson utilizó la fórmula de la cantidad o lote económico. Esta

fórmula se menciona con mucha frecuencia como «fórmula de Wilson» e incluso

como «modelo de Wilson», pero él solo fue un consultor que la utilizó en muchas

aplicaciones para empresas.

En los años correspondientes a la Primera Guerra Mundial, aumenta la necesidad de

obtener materias primas aunque decrece la importancia de la compra para los

productos terminados y semielaborados y una vez terminada la guerra la importancia

de compras se ve muy mermada.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Con la llegada de la Segunda Guerra Mundial vuelve la necesidad de compras de

materias primas por lo que vuelve a resurgir el área y en Estados Unidos se

consolidan los cursos dedicados a compras y aprovisionamientos en muchas

universidades.

Los afiliados a la «National Association of Purchasing Agents» (NAPA) pasan de

3.400 a 9.400 entre los años 1934 y 1945 y en las empresas se reconoce, entre las

funciones de compras, la elección del parque de proveedores que deben suministrar

los productos, la cual supone un avance importante para su desarrollo.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Tercer periodo, entre los años 1947 a 1966

Este período comienza con el inicio del desarrollo en marketing, que unido a los años

finales de la guerra, se consideran nuevas fuentes de suministro y mercados.

Durante la posguerra se intensifican las técnicas de «valor», las cuales conseguían

reducir los costes de los productos a base de cambiar materiales y especificaciones

de su composición, hecho que llevó a algunas empresas a crear departamentos de

compras y tendencia de precios de los materiales en el mercado.

En este periodo lo más importante era satisfacer la demanda y el crecimiento en

los mercados, los cuales eran estables y con una clara abundancia de materiales,

por lo que otras áreas de la empresa tuvieron mayor importancia que la de compras.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Cuarto periodo, entre mediados de los 60’s y principios de los 80’s

En este período, la limitación en la producción de petróleo, llevó a los mercados a

subidas de precios y descensos en la disponibilidad de materiales. Las empresas, y

más concretamente la industria, tuvo que responder siendo más eficiente, sobretodo

en el área de adquisición y control de materiales.

Para aumentar la eficiencia se comenzó a otorgar al área de compras mayor

responsabilidad en la gestión completa del suministro, es decir, planificación y control

de los materiales, control de stocks, búsqueda de fuentes de suministro, negociación

y compras de materiales, recepción y almacenamiento de materiales, control de

calidad, reventa de sobrantes, etc.

El objetivo principal era la reducción de precio de compra a base de intensiva

búsqueda y negociación con proveedores, por lo que las relaciones con estos

eran duras y poco colaborativas.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Quinto periodo, entre principios de los 80’s a la actualidad

La situación anterior cambió con la gran recesión económica de primeros de los

ochenta y la competencia entre las grandes multinacionales. Además, la

globalización, las nuevas tecnologías y los cambios de consumo dan un giro al área

de compras, principalmente basada en la visión global de las compras y de nuevas

fuentes de suministro, lo cual permite aumentar los beneficios.

Esto lleva a la gestión de compras, sobre todo a partir del año 2000, a trabajar más

estrechamente con los proveedores para conseguir las mayores ventajas

competitivas (precio, calidad, disponibilidad, flexibilidad e innovación). Las

relaciones con algunos proveedores se convierten en estratégicas (socios o

partners), al participar del desarrollo y mejora de productos, asumir actividades para

la empresa, compartir costes totales, etc.

La gestión de compras dentro de las empresas se convierte en estratégico debido a

su participación de los costes en las ventas y su influencia en la selección, desarrollo

y gestión de los proveedores.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

9.3. Criterios de organización

Una adecuada organización en el área de compras y aprovisionamiento es clave

para la consecución de los objetivos, relaciones con el resto de áreas, gestión

adecuada con los proveedores y agilidad en procesos y procedimientos, etc., por lo

que se debe poner toda la atención en estructurar de una forma correcta.

El punto de partida para conseguir la organización adecuada en el área es, la

definición y claridad de los objetivos a conseguir (elaborados a partir del plan

estratégico), que debe ser complementado con la existencia de una buena

coordinación entre los miembros del equipo. Los principales criterios que se

observan dentro de las organizaciones en su estructuración son:

▸ Ubicación del área dentro de la organización.

▸ Centralización o descentralización de actividades de la empresa.

▸ Estructura interna.

▸ Tipo de relación con el resto de áreas.

▸ Grado de flexibilidad ante los cambios.

El incremento en la eficiencia del área de compras se logra a medida que se logre el

éxito en la puesta en marcha y seguimiento de estos principios con respecto a la

actividad empresarial que desarrolla la empresa.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Ubicación del área dentro de la organización

Los factores más determinantes en la ubicación del área de compras son el peso

que presentan en la gestión empresarial (habitualmente medido por el porcentaje

de compra sobre venta), el tamaño de la empresa y el tipo de actividad y sector

donde compita, lo que lleva a que la estructuración sea muy diferente de unas

empresas a otras.

En empresas donde lo más importante es el suministro a las líneas de fabricación,

las funciones de compras y producción están muy ligadas. En otras donde el peso de

compras sobre las ventas es muy elevado, compras se ubica en posiciones libadas a

la dirección o muy ligadas al área de contabilidad, si su objetivo es mantener un

control sobre la actividad de compras. También varían su ubicación en caso de

multinacionales frente a empresas nacionales.

Adicionalmente a la ubicación dentro de la empresa, hay que recordar que el área

debe contar con la misma libertad de acción que el resto de áreas de la empresa.

Centralización y descentralización del servicio de compras

Las compras centralizadas son aquellas en las que la función se encarga de hacer

todas las compras de la empresa, es decir, materiales, consumos propios, equipos,

repuestos o servicios, para lo cual y en cada área requiere de personal

especializado.

Las compras descentralizadas son aquellas que son realizadas directamente por las

funciones que van a utilizar dichos suministros. Una de las ventajas que proporciona

es reducir gastos de transporte y administrativos. Otra ventaja es que estas

funciones cumplen con sus propias necesidades y al gestionar directamente con los

proveedores, pueden establecer sus requerimientos con mayor facilidad, además, se

dispone de un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el

desarrollo del valor y funciones de los productos. En el otro lado, este tipo de compra

tiene la desventaja de no aprovechar el efecto volumen debido a la utilización de

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

algunos materiales por varias funciones y área y ser comprados en pequeñas

cantidades, en ocasiones con características y calidades diferentes.

Según la proporción entre unas y otras, se establecen los modelos mixtos de

compras centralizadas y descentralizadas que son las más comunes en la mayoría

de las empresas que disponen de diferentes instalaciones. La forma de llevarlo a

cabo es la de comprar materiales comunes para todas las instalaciones; es realizado

de forma centralizada y la compra de materiales específicos para cada una de las

instalaciones es gestionado por los recursos de la propia ubicación. En ambas casos

debe definirse políticas generales establecidas en la empresa.

Estructura interna del área de compras

La estructura queda referida al nivel de organización dentro del área, y es difícil

encontrar estructuras idénticas en empresas del mismo sector y actividad. Los

factores de mayor influencia en la estructura interna son:

▸ Evolución de la empresa. La evolución e historia de la empresa suele tener un gran

impacto en la organización de cualquier área de la empresa. Las funciones y

responsabilidades adquiridas suelen ser difíciles de cambiar, lo cual condiciona la
estructura actual. En empresas con larga trayectoria en el mercado, los
departamentos de compras suelen ser más verticales o con niveles jerárquicos muy
definidos, y en empresas más actuales, la tendencia es a estructuras más

horizontales y relaciones más funcionales.

▸ Tamaño y dimensión de la empresa. En empresas pequeñas, el área de compras

puede estar constituido por una sola persona y en las grandes empresas se llega a
tener subdivisiones de acuerdo a:

• El volumen de facturación.

• El número de instalaciones.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

• El ámbito de actividad (local, nacional, internacional).

• La dependencia a un grupo de empresas (multinacional).

▸ La responsabilidad de las funciones a cubrir, como son:

• Analizar el mercado y sus tendencias.

• Decidir a quién y dónde realizar las compras.

• Negociar los precios de compra, atendiendo a la calidad exigida.

• Mantener relaciones eficientes con los proveedores.

• Determinar las condiciones de entrega y plazo.

• Pactar las condiciones de pago y perseguir su efectiva ejecución.

• Mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás

departamentos.

▸ Especialización de las compras:

• Gestión por categorías o productos.

• Productos estratégicos.

• Compras para consumo propio.

• Instalaciones.

• Subcontratación.

• Etc.

▸ Procedimientos de la empresa que determinan el volumen de actividades

administrativas y de control a realizar.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 17

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Además de grandes departamentos de compras, se debe tener en cuenta a la hora

de definir su estructuración:

▸ Un director o gerente de compras debe tener un ámbito de responsabilidad sobre

sus colaboradores para verificar que desarrollan las funciones asignadas de acuerdo
a los objetivos perseguidos, por lo que se recomienda que el número de

colaboradores a cargo de dicha figura que no sea superior a siete.

▸ El grado de especialización que consiste en asignar a cada parte del área,

obligaciones y actividades parecidas y compensadas, lo cual será beneficioso para

el logro de la eficiencia, tomando siempre en cuenta la cantidad de actividades de
acuerdo a la planificación.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 18

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Figura 9.1. Ejemplos de organización de compras.

Tipo de relación con el resto de áreas

Como se ha mencionado a lo largo de la asignatura, la relación del área de compras

con otras áreas de la empresa es clave para el éxito de la misma. Estas relaciones

tienen que ser motivadas desde la dirección y establecidas por los directores de

compras.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 19

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

En empresas de fabricación, el principal cliente interno del área de compras es el

área de producción, al definir las necesidades, utilizar los materiales adquiridos y

proporcionar el Plan de Producción para establecer los presupuestos, estrategias y

objetivos de compras (Presupuesto de Compras). En empresas de distribución y al

no existir área de producción, este cliente interno es el área de ventas (o marketing),

al solicitar los productos necesario y establecer el Plan de Ventas de los puntos de

distribución. En otras ocasiones, el área técnica y compras colaboran muy

estrechamente, sobre todo en el desarrollo de nuevos productos. El área de calidad

siempre está presente en la recepción de materiales para medir los requerimientos y

calidades de los productos adquiridos.

Estas relaciones hacen que el área de compras pueda funcionar de manera

independiente al resto de áreas, forme parte de ellas, u otras áreas queden

integradas bajo su responsabilidad.

En el siguiente apartado (9.4), se desarrolla con más detalle el tipo de estructura

interna más utilizada actualmente por las empresas, denominado «staff and line».

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 20

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

9.4. Organización «Staff and Line»

La organización «staff and line» proviene de la combinación de dos tipos de

organizaciones:

▸ Por un lado, la organización lineal o jerárquica, en la que la autoridad y la

responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de

crecimiento vertical en la organización.

▸ Por otro lado, la organización funcional, la cual fue creada por Frederick W. Taylor

(fundador de la Administración científica) y está basada en la especialización de

funciones y la división del trabajo, que consiste en que cada recurso realice el
mínimo de funciones posible, lo que obliga a una especialización y de esta forma

poder ejecutar sus planes de acción propios, siendo responsable de los resultados
obtenidos.

Esta estructura es utilizada en muchas empresas para la organización del área de

compras, principalmente por aprovechar las ventajas ofrecidas por las

organizaciones lineales y funcionales, es decir:

▸ Centralizar las compras más importantes y comunes a todas las ubicaciones o

centros de la empresa.

▸ Descentralizar las compras menos importantes y de los pedidos urgentes.

▸ Descentralizar la gestión de pedidos.

Las principales ventajas que se consiguen bajo este modelo son:

▸ Mejorar los precios de compra al concentrar tanto necesidades, como proveedores.

▸ Políticas y objetivos de compra generales.

▸ Especialización en mercados complicados.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

▸ Unificación en los procesos de compra, como la homologación y control de los

proveedores.

▸ Reducir costes administrativos al estar centralizados.

▸ Facilitar los transportes y las entregas.

▸ Cercanía entre compras y los usuarios de compra, tanto en entendimiento de las

necesidades como en la resolución de problemas del «día a día».

▸ Mayor percepción de los pedidos y de los stocks.

Este sistema, utilizado habitualmente en grandes empresas, se puede definir como

un sistema de compras descentralizado con una dirección, coordinación y control

gestionado de forma centralizada.

El director de compras es el responsable de la función para toda la empresa y se

sitúa en un primer nivel reportando directamente al director general. En cada centro,

instalación o ubicación de la empresa, tiene un gerente de compras responsable del

cumplimiento de las políticas y procedimientos generales en su centro y reporta

directamente al director de compras y funcionalmente al director del centro.

En la siguiente figura 9.2, se representa un ejemplo de este tipo de organización

«staff and line».

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Figura 9.2. Organigrama «staff and line».

Las principales funciones del área central son:

▸ Establecer políticas, procedimientos y especificaciones generales y comunes para

las compras a realizar en toda la empresa.

▸ Elaborar la estrategia y los objetivos de compras.

▸ Decidir las compras a nivel central.

▸ Realizar las compras con alguna de estas característica:

• Compras por encima de una cantidad determinada.

• Compras de materiales que hayan pasado a ser de uso común y sea más eficiente la
compra centralizada.

• Compras que necesiten de requerimientos legales o/y financieros.

• Compras a largo plazo.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

▸ Coordinar y controlar las compras en toda la empresa, para lo cual se reciben

informes periódicos de cada uno de los jefes de compra de los centros y, se

establecen reuniones periódicas de trabajo entre director y jefes de compra.

▸ Elaborar informes generales de las compras y de los stocks.

▸ En estas reuniones se expone la problemática encontrada por cada centro y se

establecen planees de acción conjuntos para conseguir los objetivos del área.

▸ Realizar los análisis de valor de los materiales adquiridos.

▸ En caso de que proceda, gestionar las compras internacionales.

▸ Llevar a cabo los controles y programas de calidad de los proveedores.

Por otro lado, las principales funciones a realizar por las áreas de cada centro

son:

▸ Compras de los materiales específicos del centro.

▸ Compras comunes que no sean realizadas a nivel central.

▸ Compras urgentes de materiales.

▸ Gestión de pedidos.

• Realización de pedidos.

• Seguimiento y recepción de pedidos.

• Gestión de almacén.

• Reclamaciones de daños y perjuicios.

• Albaranes y conformación de facturas.

▸ Realizar tareas específicas de la central.

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Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Una variante de esta organización es cuando el volumen de compra y el número de

referencias a adquirir (normalmente de diferentes sectores) son elevados. El sector

que representa estas características es la distribución, donde el alto número de

referencias de diferentes sectores obliga a una organización por categorías y la

profundidad en los recursos viene dada por el volumen de proveedores en cada uno

de ellas.

La estructura de este tipo de organizaciones es compleja, ya que se realizan

compras locales, normalmente asociadas a los centros de distribución o venta,

nacionales, centralizadas en el país, e internacionales, las cuales se ubican en el

extranjero.

Figura 9.3. Ejemplo Organización de Compras por Categorías.

Walmart, Carrefour, La Favorita, etc., utilizan como base esta organización, pero si

se entra en detalle en cada una de ellas, hay diferencias tanto en la estructura como

en las responsabilidades de cada eslabón.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 25

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

9.5. Centrales de compra

Muchas empresas recurren a otros modelos de organización para llevar a cabo sus

compras, como es el caso de las Centrales de Compras y Servicios (C.C.S.). Hay

empresas que externalizan la función en este tipo de empresas (minoristas que

compran a grandes operadores de compras), y otras que sin dejar su actividad

comercial se convierten en centrales de compra tanto propia, como para otras

empresas.

Las empresas de distribución poseen su propia central de compras para sus

diferentes formatos comerciales, es decir, hipermercados, supermercados, tiendas

de proximidad, etc., y en las cuales negocian con las empresas proveedoras

directamente.

La existencia de estas grandes superficies y cadenas de distribución hace que

muchas empresas para poder competir se asocien o adhieran a centrales de compra

de cara a conseguir mejores condiciones de negociación con proveedores y mayores

cuotas de presencia en el mercado.

Figura 9.4. Principales empresas de distribución alimentaria según ventas 2024. Fuente: Kantar y NRF.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 26

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Recientemente, la Directiva 2014/24/UE actualiza la definición de central de

compras, ampliando algunos aspectos y clarificando las funciones de estas

entidades. La nueva definición, que sustituye a la de la Directiva 2004/18/CE, se

encuentra en el Artículo 2(16) de la Directiva 2014/24/UE.

Según esta actualización, una central de compras se define como:

▸ Un poder adjudicador que:

• Adquiere suministros o servicios destinados a otros poderes adjudicadores.

• Adjudica contratos públicos o celebra acuerdos marco de obras, suministros o

servicios destinados a otros poderes adjudicadores.

Por otro lado, la Comisión Nacional de la Competencia (CNC) define este canal

como:

«agrupaciones de comerciantes constituidas con el fin de convertirse en interlocutores

con capacidad de negociación frente a otros operadores del mercado, ya sean

proveedores o competidores. Se conciben, por tanto, como entidades que reúnen a un

número variable de empresas de distribución con el fin de obtener, gracias a su potencial

de compra y de venta, mejores condiciones comerciales de los proveedores».

Las principales ventajas que tiene asociarse a una central de compras son:

▸ Mejores precios en las compras y ser más competitivo.

▸ Mejorar las formas de pago.

▸ Obtener mayor información del mercado, productos, proveedores, tendencias, etc.

▸ No actuar de forma independiente en un mercado que tiende cada vez más hacia la

globalización.

▸ Ejercer mayor presión ante los proveedores, competencia, entidades públicas y

privadas, etc.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 27

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

La decisión de forma, parte de estas centrales de compra y viene dada cuando:

▸ Cuando no se pueden obtener grandes descuentos debido al volumen de compra.

▸ Cuando la competencia reduce los precios (especialmente desde la entrada de los

grandes distribuidores).

▸ Cuando la competencia directa pertenecen a alguna central de compras y hay que

decidir si estar dentro de una central para poder competir y la posibilidad de

continuar con la gestión interna.

Las funciones a realizar por las centrales de compras, depende de cada una de ellas,

pero en la mayoría pueden realizarse todas las actividades referentes al proceso de

compra que se establecieron en el tema 2 de la asignatura.

En algunos sectores, como el de la alimentación o el de los electrodomésticos, las

centrales de compra y servicios y están en una fase de madurez, es difícil competir

en estos sectores sin pertenecer a una u otra de las centrales de compra y servicios

existentes. En otros sectores en los que la aparición de centrales de compra y

servicios ha sido más reciente, es recomendable analizar qué empresas existen

actualmente, ver cómo trabajan y decidir si es conveniente asociarse a una de ellas o

crear otra diferente.

En el sector privado, existen varias asociaciones de centrales de compras y

servicios (CCS) que centralizan las adquisiciones de bienes y servicios para

empresas asociadas. La principal en España por antigüedad y volumen es ANCECO

(Asociación Nacional de Centrales de Compra y Servicios): es la principal

organización que agrupa a centrales de compra y servicios de diversos sectores en

España. Se fundó en 1998 y promueve el modelo de central de compras en sectores

como el comercio minorista, distribución, construcción, entre otros. Cuenta con más

de cuarenta centrales asociadas

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 28

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

Figura 9.5. Esquema de funcionamiento de una central de compras. Fuente:

http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/f0/7c01623a9811d3b451006094b9301e/content.htm

Figura 9.6. Central de Compras para sector sanitario. Fuente:

http://noticiadesalud.blogspot.com.es/2011/02/el-grupo-ribera-salud-apuesta-por-los.html

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 29

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

9.6. Manual de compras

El manual de compras es un documento necesario en la empresa como parte de la

estructura formal de la misma. Su principal función es servir de guía al área de

compras y aprovisionamientos, en el cual debe describirse cómo llevar a cabo todas

las actividades, procesos y procedimientos que en él se desarrollan.

También se establecen las bases del funcionamiento del área, relaciones con otras

áreas, comportamientos y posturas a adoptar, que la empresa debe definir y que

representan su cultura empresarial.

Los apartados que habitualmente conforman un manual de compras son:

1. Introducción

En este apartado se incluye una breve descripción de la importancia del manual para

lograr el desarrollo de las actividades debidamente establecidas, así como contar con

una guía de organización y operación para las actividades de compras.

2. Índice

Es conveniente establecer un índice por numeración progresiva general o por

numeración particular, que permita una rápida localización de la documentación o

apartado deseado.

3. Objetivos generales

Establecer los objetivos generales del manual de compras.

4. Organización

En esta parte se describe toda la información relativa a:

▸ Organigrama de la empresa.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 30

Tema 9. Ideas clave
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 Ideas clave

▸ Organigrama del departamento de compras.

▸ Personal del departamento de compras (perfiles de puestos).

▸ Asignación de responsabilidades.

5. Políticas

Este apartado incluye la información relativa a las políticas establecidas por la

Dirección General y la Dirección de Compras para la gestión y coordinación del área

tanto a nivel interno, como a nivel externo (otras empresas).

6. Procedimientos

Este apartado suele ser el más extenso al establecer la secuencia de los pasos que

han de seguir las actividades de compras y aprovisionamiento para el desarrollo de

su actividad. Incluye detalle de los procedimientos, documentos a utilizar, diagramas

de flujo, etc.

7. Instrucciones técnicas

Son las instrucciones que cubren métodos de actividad y están delimitadas a cubrir

los aspectos de un área o parte específica.

8. Circulares y boletines

Este apartado comprende, las circulares o disposiciones de ámbito general al

personal del área de compras, tales como medidas disciplinarias y administrativas,

así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con

otras áreas de la empresa.

En cuanto a los boletines quedan referidos aquellas publicaciones dirigidas a los

proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que

deben conocer para evitar equivocaciones.

Gestión del Aprovisionamiento y Compras 31

Tema 9. Ideas clave
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