Documentos comerciales

Concepto Los Documentos Comerciales son comprobantes de operaciones o transacciones

comerciales, que se emiten para probar las operaciones mercantiles realizadas y registrar las
mismas en los Libros de Contabilidad.

Características

Los Documentos Comerciales, en general, presentan las siguientes características:

 Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el

 ente.
 Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial
 establecida entre el emisor y el receptor, en caso de controversias.
 Permiten individualizar la clase de operación que respaldan
 (Compras, Ventas, pagos, Cobros, etc.)
 Dan nacimiento al Proceso Contable.

Funciones

De acuerdo con las características que hemos enunciado en el punto anterior, podemos advertir
que los documentos Comerciales cumplen las siguientes funciones:

a) Función contable, en cuanto proporcionan los datos necesarios para efectuar los registros en los
Libros de Contabilidad.

b) Función jurídica, ya que constituyen un medio de prueba escrito de los hechos económicos que
respaldan.

c) Función de control, toda vez que permiten individualizar a las partes que intervienen en las
operaciones o transacciones, estableciendo responsabilidades.

Clasificación

Podemos clasificar los Documentos Comerciales atendiendo a diversos criterios:

1) Según quién los emite:

a) Propios.

También conocidos como copias de documentos entregados a terceros, es decir aquellos que,
habiéndose confeccionado en más de un ejemplar, el original fue entregado a la contraparte de la
relación comercial y la/s copia/s se conservan en el ente con la finalidad de proceder a su registro,
control, consulta y archivo.

b) De terceros

Son aquellos comprobantes emitidos por otros entes y que se reciben a efectos de controlar y
registrar las transacciones mercantiles realizadas con los mismos para posteriormente ser
archivados dando así cumplimiento a disposiciones legales y fiscales.

2) Según su efecto contable:

a) Registrables

Son aquellos que respaldan hechos que de una forma u otra modifican el Patrimonio del ente y
consecuentemente deben ser registrados.

b) No registrables

Son aquellos que respaldan hechos que no originan variación patrimonial alguna, por lo que no
deben ser registrados.

3) Según el tipo de operación o transacción que reflejan:

a) Documentos directamente relacionados con la compra-venta de bienes y servicios:

 Orden de Compra
 Nota de Venta
 Remito
 Factura
 Ticket
b) Documentos indirectamente relacionados con la compra-venta de bienes y servicios:

 Nota de Débito
 Nota de Crédito
 Recibo
 Resumen de Cuenta

c) Documentos relacionados con operaciones financieras:

 Nota de Crédito Bancaria

 Cheque
 Pagaré

A continuación, abordaremos los documentos comerciales más usados:

Orden de Compra

Es el Documento Comercial que respalda el pedido de determinadas mercaderías solicitadas por el

comprador al vendedor. En él se detalla:
 Cantidad y descripción de los efectos solicitados
 Precio Unitario
 Condiciones de la operación:
  Contado
 Crédito:
 Documentado
 No documentado (Cuenta Corriente)
 Formas de entrega
 Plazo
 Formas de remisión

Contenidos
a) Con relación al comprador:
 Nombre y Apellido o Razón Social.
 Domicilio Comercial
 Fecha de emisión
 Numeración correlativa
 Firma
 Exceptuando la fecha de emisión y la firma, los demás contenidos deben estar
preimpresos.
b) Con relación al vendedor:
 Nombre y Apellido o Razón Social
 Domicilio comercial
c) Con relación a los efectos solicitados:
 Cantidad y descripción
 Precio unitario
 Condiciones de pago
 Condiciones de entrega

Contabilización
La Orden de Compra no obliga a las partes a perfeccionar la operación.
Respalda un hecho No Contabilizable, por lo que se trata de un Documento No Registrable.
De los contenidos enunciados anteriormente ninguno ingresa al Proceso Contable, por tratarse de
un Documento No Registrable.
Ejemplo:

Nota de Venta
Es el Documento Comercial emitido por el vendedor, en base a un pedido
formulado por el comprador y en el que se detallan los efectos solicitados
como así también el precio, las condiciones de pago y la forma de entrega.
Contenidos
a) Con relación al vendedor:
 Nombre y Apellido o Razón Social.
 Domicilio Comercial
 Fecha de emisión
 Numeración correlativa
 Firma
Exceptuando la fecha de emisión y la firma, los demás contenidos deben estar
preimpresos.

b) Con relación al comprador:

 Nombre y Apellido o Razón Social
 Domicilio comercial
 Firma (cuando el Documento se confecciona en su presencia)
c) Con relación a los efectos solicitados:
 Cantidad y descripción
 Precio unitario
 Condiciones de venta
 Condiciones de entrega
Contabilización
La Nota de Venta no obliga a las partes a perfeccionar la operación; respalda
un hecho No Contabilizable, por lo que es un Documento No Registrable.
De los contenidos enunciados anteriormente, ninguno ingresa al Proceso
Contable, por tratarse de un Documento No Registrable.
Ejem
plo:

Remito
Es el Documento Comercial emitido por el vendedor y que acompaña a la
mercadería entregada al comprador; con su firma, este último declara su
conformidad respecto de los efectos recibidos y con posterioridad, le será útil
para efectuar la confrontación Remito/Factura. Por su parte, para el vendedor
constituye una constancia firme de haber entregado los efectos, y en
consecuencia poder exigir el pago. Es el elemento base para la confección de
la Factura.
Contenidos
a) Con relación al vendedor:
 Nombre y Apellido o Razón Social.
 CUIT del vendedor
 Letra X y leyenda “Documento no valido como factura”
 Domicilio Comercial
 Fecha de emisión
 Numeración correlativa
Exceptuando la fecha de emisión, los demás contenidos deben estar
preimpresos.
b) Con relación al comprador:
 Nombre y Apellido o Razón Social
 Domicilio comercial
 Firma
c) Con relación a los efectos vendidos:
 Cantidad y descripción
 Número de Nota de venta o Número de Orden de Compra.
 Condiciones de entrega.
 Contabilización
Si bien, por lo expuesto es un Documento muy importante, el mismo es No
Registrable.
Contabilización
Si bien, por lo expuesto es un Documento muy importante, el mismo es No
Registrable.
Ejemplo

Factura
Nota de debito
1. Documentación Mercantil
 Facturas: Emitidas y recibidas por compras o ventas.
 Pagarés: Para acuerdos de pago entre partes.
 Letras de cambio: Usadas para garantizar pagos futuros.
 Contratos mercantiles: Como contratos de compraventa, distribución
o representación comercial.
 Registros contables: Como libros diarios, libros mayores y balances
financieros.
2. Documentación de Cobranza
 Recibos de pago: Confirman el cumplimiento de obligaciones
económicas por parte de los clientes.
 Notas de crédito: Ajustes a favor del cliente por devoluciones,
descuentos o errores.
 Notas de débito: Cargos adicionales que se aplican al cliente por
intereses, recargos o correcciones.
 Estado de cuentas: Informe que detalla las deudas y pagos pendientes
de clientes.
 Cartas de cobranza: Comunicaciones enviadas a clientes para
recordarles pagos pendientes.
3. Documentación de Ventas
 Cotizaciones: Propuestas formales de precios y condiciones.
 Órdenes de compra: Emitidas por los clientes para formalizar la
adquisición de bienes o servicios.
 Listas de precios: Actualizadas según los productos y servicios que
ofrece la empresa.
 Reportes de ventas: Datos consolidados sobre el rendimiento
comercial.
 Tickets de venta: Para transacciones rápidas, generalmente usadas en
puntos de venta.
4. Documentación de Almacén
 Inventarios: Detalles sobre las existencias de productos, materias
primas y mercancías.
 Entradas y salidas de almacén: Registro de productos que ingresan o
salen del inventario.
 Guías de remisión: Para transportar mercancías desde el almacén
hacia el cliente o entre sucursales.
 Pedidos internos: Solicitudes de productos o insumos para otras áreas
de la empresa.
 Fichas técnicas de productos: Información detallada sobre
características y especificaciones de cada artículo.
5. Documentación Laboral
 Contratos de trabajo: Formalización de la relación laboral con los
empleados.
 Nóminas: Detalle de los salarios y deducciones de los trabajadores.
 Altas y bajas ante instituciones de seguridad social: Como el IMSS,
ISSSTE o equivalentes.
  Reglamento interno de trabajo: Normas y políticas que regulan la
conducta y actividades dentro de la empresa.
 Expedientes de empleados: Incluyen documentos personales,
evaluaciones de desempeño y constancias de capacitaciones.
6. Documentación Administrativa
 Acta constitutiva: Documento que formaliza la creación de la MIPYME.
 Permisos y licencias: Por ejemplo, licencias de funcionamiento, uso de
suelo y permisos sanitarios.
 Declaraciones fiscales: Registros de pagos y obligaciones tributarias.
 Reportes financieros: Como estados de resultados, flujo de efectivo y
balances generales.
 Correspondencia oficial: Comunicaciones formales con entidades
gubernamentales o privadas.
 Políticas internas: Documentos sobre normas, procedimientos o
manuales de operación.