CÓDIGO:
PR- AF- 001
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS REVISIÓN: 01
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TITULO DEL DOCUMENTO: COMPRAS
1 MODIFICACIONES AL DOCUMENTO
CONTROL MODIFICACIONES
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MODIFICACIONES PAGINA
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Jefe Bodega HSEQ Jefe de Adm, y Finanzas
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Fecha: 15 Enero 2018 Fecha: 15 Enero 2018 Fecha: 15 Enero 2018
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2 OBJETIVO
Establecer el mecanismo para el proceso de Compras de Mountain Drilling Ltda., sobre la
base de los requerimientos de Dynamics AX, regulando las etapas y procesos de la
adquisición de bienes y servicios que se efectúen en las distintas áreas de la empresa.
3 ALCANCE
Este documento debe ser aplicado por todas las áreas de Mountain Drilling Ltda., para las
compras de equipos, insumos, materiales y/o servicios. Se excluyen las compras de activo
fijo, ya que dichas compras están en función del presupuesto de inversión de la compañía
para años futuros.
4 RESPONSABILIDAD
Jefe de Adquisiciones: Optimizar relación precio/calidad, a través de negociaciones
con los proveedores, de todas las compras de insumos y adquisiciones de la
compañía.
Gerente/Jefes/Encargados de Áreas: organizar y gestionar los pedidos de su
responsabilidad, con la información completa y oportuna de los bienes y servicios
que deban ser adquiridos, incluyendo por ejemplo (tipos, especificaciones técnicas,
con indicación de plazo de compra oportuno)
Gerente de Administración y Finanzas: Entregar los presupuestos de compra de
cada área de Mountain Drilling Ltda.
5 DOCUMENTOS APLICABLES Y REFERENCIAS
Procedimiento de Evaluación de Proveedores de Servicios y Productos PR-AF-001
Instructivo de Pedido de Materiales
Órdenes de compra
Presupuesto de inversión anual aprobado por el Directorio
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6 TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES
EDSA: Sigla correspondiente a Mountain Drilling Ltda.
SIG: Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) Mountain
Drilling Ltda.
Pedido de Materiales: Documento en que se detalla el listado de productos o
servicios que requiere algún área de la empresa, con las especificaciones técnicas
que permitan un adecuado proceso de cotización.
Orden de compra: documento que emite Mountain Drilling Ltda. para pedir
mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y
otros. Es un documento formal de EDSA que establece un compromiso entre la
empresa y el proveedor.
Insumos: materiales que tienen directa relación con el giro del negocio
Equipos: vehículos, sondas
Materiales: todos aquellos elementos que apoyan directamente o indirectamente la
gestión de la operación y administración de la compañía.
Servicios: actividades intangibles que realiza un tercero y que es necesario para
llevar a cabo alguna de las actividades de la empresa.
Estructura de aprobación: montos de dinero definidos para autorizar por cada
jefatura dependiendo del nivel jerárquico y del monto de la compra.
7 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Sistema Computacional Dynamicx AX, módulo Proveedores.
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8 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
8.1 Compras de materiales e insumos
8.1.1. Detección de necesidades, solicitud de compra
El departamento de compras recibe de las distintas áreas de la compañía, una
solicitud de compra de equipos, materiales, insumos y/o servicios, mediante un
pedido de material y/o cotización. Si lo requerido es menor al monto de $50.000
se procede a la compra directa con fondos de caja chica de cada área, de lo
contrario se procede a la solicitud de cotización a los proveedores, la que deberá
incluir todos los antecedentes técnicos que permitan un adecuado proceso de
cotización y compra.
Sobre la base de parametrización de AX todas las solicitudes de compra
convertidas a Orden de compra serán enviadas para V°B° del nivel respectivo.
La adjudicación de una compra a un proveedor determinado, se efectuará de
acuerdo al cumplimiento de lo siguiente:
Cumplimiento de requerimientos técnicos.
Cantidades (entrega total o parcial)
Plazo y lugar de entrega definido (transporte o retiro)
Calidad del producto o Servicio.
Garantía Post Venta
Precio y condiciones de pago.
El Gerente de Administración y Finanzas y Gerente Control de Gestión entregan la
autorización de todas las “Órdenes de Compra” de activos fijos en función del
presupuesto de inversión de la compañía.
8.1.2. Una vez que la solicitud de compra ha sido debidamente autorizada, el área de
adquisiciones materializara la compra, a través del workflow del sistema AX con la
emisión de la orden de compra respectiva, la que será enviada al proveedor. Este
documento compromete a EDSA en términos de plazo y monto de pago a realizar y
obliga al proveedor los acuerdos.
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Se debe solicitar al proveedor que una copia de la orden de compra venga adjunta
a la factura correspondiente para su posterior pago.
8.1.1 Bodega revisará el físico recibido contra la orden compra. Una vez controlado los
productos recepcionará el material solicitado e ingresa la recepción al sistema AX.
El sistema AX emite el parte de ingreso, que junto a la guía de despacho o factura
respectiva debe ser enviado a Contabilidad para su contabilización respectiva,
donde será registrada la obligación de pago (pasivo).
8.1.2 Para el caso de productos y servicios considerados críticos el área de adquisiciones
podrá cotizar directamente con aquellos proveedores contemplados en el listado
de proveedores críticos que se desprenden de las actividades del Procedimiento de
Evaluación de Proveedores (PR-AF-001).
8.2 Contratos de prestación servicios
Es documento legal por el cual ED Ltda. y un proveedor se obligan de manera
recíproca, el proveedor a prestar un servicio y ED SA a pagar por el. Un servicio es
un intangible que realiza un tercero y que es necesario para llevar a cabo alguna de
las actividades de la empresa, tales como.
Asesorías en perforación
Medición de pozos
Guardias de seguridad
Alimentación y aseo
Mantención de equipos
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8.2 Estructura de aprobación de compras
AREA Aprobador 1 Aprobador 2 Aprobador 3 Aprobador 4
hasta $50.000 $500.000 $5.000.000 >$5.000.000
Administración y Jefe Adm. Y Jefe Adm. Y
Finanzas Finanzas Finanzas
Jefe Adm. Y Jefe Adm. Y
Gerencia General
Finanzas Finanzas Gerente Adm. y
Encargado Finanzas
RR.HH remuneraciones Subgerente RR.HH
Gerente Control
Gerente
Jefe Adm. Y de Gestión
Adquisiciones Jefe Adquisiciones Administración y
Finanzas
Finanzas
Asesor Senior Gerente General
Operaciones
Planificador Perforaciones
Jefe Sistemas Jefe Adm. Y Gerente de
Sistemas
Finanzas Operaciones
Jefe planificación
Maquinaria y Jefe Adm. Y
y estadística
Mantenimiento Finanzas
8.3 Compra de productos con características especiales
Para aquellos productos que sean peligrosos o dañinos para la salud humana y/o el
medio ambiente, el proveedor deberá adjuntar al envío de los productos las Hojas de
Datos de Seguridad (HDS), así como también el transporte y embalaje (rótulos) se
debe realizar de acuerdo a lo indicado en la normativa legal vigente (NCh 2190, NCh
1411, NCh 382).
Este requerimiento será especificado en las órdenes de compra que se emitan a los
proveedores, el listado de productos con características especiales estará disponible
en el área de Adquisiciones.
9 ANEXOS
Flujograma de compras Sistema AX
Pedido de Materiales (R-XXX)
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ANEXO Nº 1 FLUJOGRAMA COMPRAS
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