Curso de Usabilidad del Sistema KAVAC
MÓDULO IV. CONTABILIDAD
A través del módulo de contabilidad se administran los distintos movimientos
económicos y financieros. Este módulo permite llevar la gestión de contabilidad de manera
sencilla y obtener los estados financieros con base a la información del sistema. El módulo
de contabilidad se divide en cuatro secciones que son: Configuración, Convertidor de
Cuentas, Asientos Contables, Reportes (reportes de libros contables y estados financieros).
Además cuenta con un panel de control que permite visualizar la información del módulo.
Mediante los registros comunes o registros iniciales se completa la Configuración del
módulo en el sistema. Tanto las categorías de origen como el catálogo de cuentas, son
herramientas que permiten personalizar el plan contable general. Además, en esta sección
es posible establecer un formato de códigos estándar para los registros y configurar una
cuenta contable para operaciones asociadas a la organización.
Las secciones Convertidor de Cuentas y Asientos Contables corresponden a las
principales funcionalidades para la gestión contable, desde estas secciones es posible
establecer las relaciones entre las cuentas patrimoniales y presupuestarias, consultar
conversiones, crear un asiento contable, consultar asientos contables, aprobar asientos
contables y generar reversos de asientos contables.
Los Reportes generados, se dividen en reportes de libros contables y estados
financieros. Esta funcionalidad permite tener una vista instantánea de las finanzas de la
empresa a través del estado de cada libro contable: libro diario, mayor analítico y libro
auxiliar; y de los estados financieros, tales como balance de comprobación, estado de
rendimiento financiero, estado de situación financiera y estado del movimiento de patrimonio.
El Panel de Control permite llevar un seguimiento de las operaciones en el módulo de
contabilidad. Para esta sección se muestran datos tabulados referentes a las operaciones y
reportes del módulo.
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En las secciones posteriores de este curso de Usabilidad se detalla con mayor
especificación sobre las funcionalidades de este módulo.
Sobre los usuarios
Los usuarios con permisos y roles de Contabilidad tendrán acceso a las siguientes
funcionalidades dentro del sistema: gestión de categorías de origen, catálogo de cuentas
contables, gestión de asientos contables, gestión de conversión de cuentas y generación de
reportes de estados financieros y libros contables en PDF y Hoja de calculo. Este rol de
contabilidad es asignado por el administrador del sistema. Además del rol, se pueden
configurar permisos específicos por usuario. Esto significa que cada usuario puede tener
acceso solo a ciertas funciones dentro del módulo de contabilidad, según los permisos
seleccionados por el administrador. Por ejemplo, un usuario con permiso solo para la gestión
de asientos contables solo puede realizar tareas en esta funcionalidad.
Funcionalidades
• Acceso fácil y rápido a las visualizaciones de las cuentas contables según catálogo
de la ONCOP.
• Gestión de conversiones de cuentas.
• Gestión de asientos contables.
• Generación de reportes de libros contables y estados financieros en formato PDF y
hoja de cálculo.
1. Configuración del Módulo
En esta sección conocerás la configuración de los formatos de códigos estándar para
los registros, las categorías de origen y el catálogo de cuentas correspondientes a los
registros iniciales, los cuales serán usados en las demás secciones del módulo de
Contabilidad del Sistema de Gestión de Recursos KAVAC.
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Esta actividad es importante porque permite establecer un código de referencia para
los registros y da inicio al registro de categorías de origen y el catalogo de cuentas contables
que generan un asiento contable.
Formatos de códigos
La sección de Formatos de Códigos permite establecer un código de referencia para
los registros posteriores (asientos contables).
Registros Comunes
La sección de registros comunes es una herramienta de la Configuración del Módulo
de Contabilidad que permite al administrador o un usuario con permisos especiales sobre el
módulo de contabilidad, ajustar el módulo a la organización usuaria a través de parámetros
configurables. Los datos registrados en esta sección serán considerados en todas las
funcionalidades del módulo.
Configuración de la cuenta contable de la institución
La sección de Configuración de la cuenta contable de la institución permite
establecer una cuenta contable a la institución u organización para los registros posteriores
(asientos contables).
Registros comunes
Las categorías de origen y el catálogo de cuentas corresponden a los registros
iniciales, registros que serán usados en las demás secciones del módulo según la
configuración que se realice.
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Categorías de origen
Mediante esta funcionalidad podemos clasificar los asientos contables generados y
crear nuevos.
Catálogo de cuentas
Esta sección permite listar las cuentas patrimoniales del sistema, importar cuentas
patrimoniales desde una hoja de cálculo, crear un nuevo registro de una cuenta y gestionar
una cuenta.
2. Convertidor de cuentas
En esta sección aprenderemos a filtrar los registros realizados referentes a la
Conversión de Cuentas, los cuales serán usados en los demás módulos del sistema de
Gestión de Recursos KAVAC, a saber: Finanzas, Talento Humano, Presupuesto.
En esta sección del sistema se buscarán, crearan, listarán y gestionarán las
conversiones de cuentas entre las cuentas patrimoniales y presupuestarias, según los
requerimientos del usuario. El registro corresponde a los analistas de contabilidad o al
usuario con permisos sobre el módulo, responsables de la carga de los proyectos operativos.
Esta actividad es importante para establecer una relación entre las cuentas
patrimoniales y presupuestarias, ya que mediante esta vinculación se podrá realizar el flujo
administrativo del sistema.
Registrar conversión
A través la funcionalidad de Registrar conversión de cuentas podemos establecer una
relación entre las cuentas patrimoniales y presupuestarias. Este proceso es importante de
realizar al iniciar el sistema, ya que influye en el flujo administrativo o de ejecución financiero-
presupuestaria del sistema.
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3. Gestión de asientos contables
En esta lección aprenderemos a gestionar los asientos contables, los cuales serán
usados en las demás secciones del módulo de Contabilidad y de otros módulos del Sistema
de Gestión de Recursos KAVAC.
En esta sección del sistema se listan todos los registros de asientos contables
aprobados o no aprobados provenientes del módulo de Contabilidad, Finanzas y Talento
Humano, según los requerimientos del usuario. La información se divide en dos
subsecciones: Buscador de asientos contables y Listado de asientos contables.
Esta actividad es importante para llevar el registro de la actividad contable de la
institución usuaria cada vez que se produce un cambio en su patrimonio.
4. Reportes
En esta sección del sistema se generan los reportes de los libros contables y estados
financieros del módulo de contabilidad.
Esta actividad es importante porque a través de los reportes se puede conocer a
ciencia cierta el estado financiero de la institución usuaria en cualquier momento.
A través de esta funcionalidad es posible visualizar los reportes generados por el
sistema, con el objetivo de realizar un seguimiento a la gestión financiera de la empresa en
una fecha determinada. La funcionalidad cuenta con dos tipos de reportes: Libros
contables, y Estados financieros.
Para el ingreso a esta funcionalidad el usuario se dirige a la opción Contabilidad y
selecciona Reportes. A continuación se muestran las siguientes secciones para la
generación de reportes:
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Libros contables
KAVAC cuenta con la generación de reportes para tres (3) libros contables: libro
diario, mayor analítico, y libro auxiliar. A través de estos reportes es posible obtener una
sucesión de asientos contables ordenados de forma cronológica, así como también un
resumen de cuentas, anotando todos los movimientos que afecten al debe, haber y saldo de
la cuenta correspondiente, de la misma forma un resumen de las operaciones económicas
registradas por cada cuenta.
Generar reporte de libro diario
El reporte de libro diario es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista de
operaciones o transacciones realizadas en forma cronológica y detallada. De esta forma,
permite visualizar el total de movimientos financieros generados en el sistema.
Generar reporte de mayor analítico
El reporte de mayor analítico es un instrumento financiero que permite clasificar las
operaciones por cuentas, para conocer el movimiento y saldo de cada una. Este reporte
permite verificar el movimiento de los mayores auxiliares y compararlo con los estados
financieros.
Generar reporte de libro auxiliar
El reporte de libro auxiliar es un instrumento financiero que contiene el detalle de los registros
contables.
Estados financieros
Mediante esta funcionalidad se visualizará informes financieros o estados contables
que muestran la estructura económica de la organización, donde se plasman las actividades
económicas que se realizan en la empresa durante un determinado periodo. KAVAC cuenta
con la generación de reportes para tres (4) estados financieros: Balance de Comprobación,
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Estado de Rendimiento Financiero, Estado de Situación Financiera y Estado de
Movimiento del Patrimonio.
Generar reporte de balance de comprobación
El reporte de balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza
para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo
de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un
resumen básico de un estado financiero.
Para generar un reporte de balance de comprobación es necesario:
Generar reporte de estado de rendimiento financiero
A través de este reporte es posible obtener un estado de ganancias y pérdidas en
base a un periodo determinado. Este informe muestra de manera detallada los ingresos
obtenidos, los gastos y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la
organización usuaria en dicho periodo de tiempo.
Generar reporte de Estado de Situación Financiera
Este informe financiero muestra detalladamente el valor de cada una de las
propiedades (activos), obligaciones (pasivos), capital (patrimonio), así como el valor de las
cuentas de orden.
Generar reporte de Estado de Movimiento del Patrimonio
Este informe financiero presenta los cambios ocurridos en las cuentas del Patrimonio
durante un determinado ejercicio económico financiero.
5. Panel de Control
El módulo de Contabilidad incluye un Panel de Control para realizar seguimiento a las
actividades desarrolladas desde el módulo, donde se incorporan las secciones Operaciones
del Módulo de Contabilidad y Reportes de Contabilidad.
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Operaciones del módulo de contabilidad
A través de esta sección es posible realizar un seguimiento de los asientos contables
registrados en el sistema, se muestra de forma tabulada los registros de asientos contables
aprobados y no aprobados con información relacionada con la fecha de registro, referencia,
concepto referente a la operación, total relacionado con la partida doble (debe y haber del
asiento) y el estado del asiento contable.
Reportes de contabilidad
El Panel de Control permite visualizar los diferentes reportes generados a partir del
módulo de contabilidad. En la sección de Reportes de Contabilidad se muestra de forma
tabulada los reportes generados e información relacionada a cada uno de ellos.
6. Preguntas Frecuentes
En esta sección nos encontraremos con aclaratorias a las preguntas que son
realizadas con frecuencia por los distintos usuarios del sistema.
1. ¿El desarrollo del módulo esta basado en las normas de contabilidad de la ONCOP?
Sí, la conceptualización del módulo de Contabilidad se basa en las normas técnicas de
contabilidad emitidas por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP),11 tal como lo
señala el artículo 130 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público (DRVFLOAFSP) y de conformidad con las
atribuciones conferidas en los numerales 2, 3, 4 y 11 del artículo 131ejusdem, el cual
establece la competencia de esta Oficina Nacional para: “Establecer las políticas contables
necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública de la
República”; “Establecer los principios, normas generales, técnicas y específicas de
contabilidad, así como los procedimientos técnicos que se consideren necesarios para el
adecuado funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública de la República y los demás
entes que conforman el sector público”, dicta las Normas Técnica de Contabilidad.
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2. ¿Cuál catálogo de cuentas patrimoniales presenta el sistema?
Actualmente el sistema cuenta con el catálogo de cuentas patrimoniales emitido por la
Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP) en la Reforma de la Providencia
Administrativa N.º 2021-001, de fecha 04 de Enero de 2021.
3. ¿El sistema genera los estados financieros en hoja de cálculo?
Sí, actualmente el sistema genera los reportes en formato de hoja de cálculo y en
formato PDF.
4. ¿Debo cargar cuentas contables en el sistema?
Sí, actualmente el sistema cuenta con el catálogo de cuentas a nivel general. Los usuarios
deben realizar la carga de las cuentas especificas, las cuales generan movimientos.
5. ¿Debo cargar las cuentas presupuestarias para realizar la conversión de cuentas?
No, actualmente el sistema cuenta con el catálogo de cuentas presupuestarias emitido
por la ONAPRE. Desde contabilidad se selecciona la cuenta que se desea realizar la
conversión.
6. ¿La carga de las cuentas contables puede hacerse a través de un archivo de carga
masiva?
Sí, actualmente el sistema KAVAC, cuenta con la funcionalidad de carga masiva de
cuentas contables. Para acceder a ella podemos guiarnos de la funcionalidad “Catálogo de
cuentas patrimoniales”.
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