MS Project 2016

Parte 1
Juan Carlos Díaz Posas
Marzo - Abril 2020
Introducción

 Permítame felicitarle por su decisión de

recibir capacitación de Microsoft Project

 En este curso usted obtendrá

conocimiento muy útiles para su vida
profesional sin importar el campo de
actividad donde usted se desempeñe
Introducción

 Sea un alumno 5 Estrellas

 Asistan puntualmente al curso

 Este atento y concentrado
 Estudie lo aprendido
 Póngalo en práctica
 Enseñe a sus compañeros

 Depende de usted cuantas estrellas desea lograr!

Objetivo General

 Este curso está diseñado para que una

persona que tenga claros los conceptos
de proyectos, que sea responsable de
crearlos o modificarlos, aprenda a
manejar una herramienta de
administración y gestión de proyectos
Objetivos específicos

1. Identificar funciones y componentes básicos de MS

Project 2016.
2. Crear un archivo con información del plan de un
proyecto.
3. Administrar tareas organizándolas y estableciendo
relaciones entre ellas.
4. Administrar recursos de un proyecto.
5. Finalizar un plan de proyectos
Contenido del Curso

I. COMENZAR A TRABAJAR CON MICROSOFT PROJECT

II. CREAR UN PLAN DE PROYECTO
III. ADMINISTRAR TAREAS EN UN PLAN DE PROYECTO
IV. ADMINISTRAR RECURSOS EN UN PLAN DE PROYECTO
V. FINALIZAR UN PLAN DE PROYECTO
PREAMBULO
Qué es administración de proyectos?

 Administrar proyectos es iniciar, planificar, organizar,

calendarizar, liderar, comunicar, integrar y controlar
las actividades requeridas para producir los
entregables del proyecto dentro de la restricción
triple: Tiempo, alcance y costo
 Todo proyecto es único, tiene un principio y un fin y
todos tienen los siguientes grupos de proceso: Iniciar,
planificar, ejecutar, monitorear y controlar y cerrar un
proyecto o fase.
PREAMBULO
El ciclo de vida de un proyecto

 1. Inicio del Proyecto

 Definición del Alcance del proyecto
 Definir caso de negocio y recursos económicos
 Definir el equipo de trabajo del proyecto
 Establecer las restricciones del proyecto
 Establecer las reglas del trabajo
 Entender el porque del proyecto
 Identificar factores culturales y organizacionales
 Entender las fases, etapas o secuencia del proyecto.
 Entender el Alto nivel del proyecto
PREAMBULO
El ciclo de vida de un proyecto

 2. Planificación del Proyecto

 Definir el plan de gestión del proyecto
 Identificar las tareas
 Secuenciar las tareas
 Asignar los recursos
 Identificar la duración de las tareas
 Planificar el riesgo
 Producir el cronograma
PREAMBULO
El ciclo de vida de un proyecto

 3. Ejecutar el Proyecto
 Trabajar en producir los entregables del proyecto
 Reporte de progreso de los recursos
 Validar el compromiso de los recursos
 Validar el proceso de gestión de los interesados
 KPI
 Ejecutar el plan del proyecto
PREAMBULO
El ciclo de vida de un proyecto

 4. Monitorear el Proyecto
 Monitorear el plan de proyecto
 Monitorear el progreso y avance de los recursos
 Identificar los caminos correctivos de acción
 Métricas de valor ganado: SPI, CPI, ETC, EAC, TCPI, BAC,
Etc.
 Estimar los diferentes escenarios y diferentes rutas criticas
 Simulaciones, estado, planes de respuesta
PREAMBULO
El ciclo de vida de un proyecto

 5. Cerrar el Proyecto
 Pasar a los usuarios finales
 Producir el entregable del proyecto
 Cerrar operaciones
 Reportar el resultado
 Entregar el proyecto a operaciones
PREAMBULO
Elementos de un proyecto
PREAMBULO
EDT
PREAMBULO
Valor Ganado

 https://www.pmi.org/learning/library/earned-value-
management-best-practices-7045
PREAMBULO
Riesgos
Lección 1
Comenzar a trabajar con Microsoft Project
Comenzar a trabajar con
MS Project
TEMAS

 A. Identificar los componentes de la interfase de MS

Project 2013

 B. Desplegar un proyecto existente en distintas vistas

Comenzar a trabajar con
MS Project
 TEMA A: IDENTIFICAR COMPONENTES
 CARGUE MS-PROJECT

1. Haga Click en Inicio

2. Seleccione Todos los programas, botón de Windows
3. Busque Project 2013 en los íconos o en el Search
4. Seleccione Project 2013 o 2016
Comenzar a trabajar con
MS Project
 INTERFASE DE MS PROJECT
Comenzar a trabajar con
MS Project
 INTERFASE DE MS PROJECT
Comenzar a trabajar con
MS Project
 TEMA B: DESPLEGAR VARIAS VISTAS
 DEFINICIÓN
 MS Project 2016 le permite visualizar distintas áreas
de trabajar para un proyecto, aprenda a localizarlas
rápidamente para trabajar de manera eficiente
 IMPORTANCIA
 Cambie de vista de manera ágil para modificar
diversos elementos de su proyecto: tareas, recursos,
fechas, valores de seguimiento. Etc.
Comenzar a trabajar con
MS Project
 TEMA B: DESPLEGAR VARIAS VISTAS
 CONFIGURAR ESCALA TEMPORAL
 Escala Temporal: componente de la interfaz de
Project 2013 que muestra las unidades de medida
de tiempo para la representación de las tareas en el
diagrama de Gantt.

 IMPORTANCIA
 Ajustar la escala permite visualizar el diagrama de
manera más cómoda. Ajuste la escala de acuerdo a
la duración de las tareas de su proyecto
Lección 2
Crear un plan de proyecto
Crear un plan de proyecto

TEMAS

 A. Crear un archivo de plan de proyecto

 B. Asignar calendario a un proyecto
 C. Adicionar tareas
 D. Ingresar duración
 E. Adicionar recursos a un proyecto
 F. Secuenciar el proyecto
Crear un plan de proyecto

 TEMA A: CREAR UN ARCHIVO DE PLAN DE

PROYECTO
 DEFINICION
 Crear un archivo electrónico que contenta la
información relacionada a su proyecto que incluya
la fecha de inicio, calendario, tareas y recursos
involucrados como información general.
 IMPORTANCIA
 Para que su proyectos sean exitosos es importante
que maneja con exactitud y precisión todos los
elementos de su proyecto (PMI), utilice el MS Project
como herramienta de apoyo.
Crear un plan de proyecto

 TEMA B: CALENDARIO DE PROYECTO

 DEFINICION
 MS – Project le permite establecer su propio
calendario, en el cual puede definir horarios, días
festivos a considerar para la realización de su
proyecto.
 IMPORTANCIA
 Evita la programación de tareas en horarios no
hábiles o en días feriados
 Calcular con mayor exactitud la duración y la fecha
de finalización de sus proyectos
Crear un plan de proyecto

 TEMA B: CALENDARIO DE PROYECTO

TIPOS DE CALENDARIOS
 Estándar: es el predeterminado para proyectos,
recursos y calendarios de tareas
 24 horas: no contiene horas no laborales.
 Horario de la Noche: Lunes a sábado de 11 pm a 8 am
Crear un plan de proyecto

 TEMA B: CALENDARIO DE PROYECTO

PASOS PARA DEFINIR UN CALENDARIO

1. Asigne nombre a su calendario
2. Indique las fechas de excepción al trabajo
3. Indique los horarios de trabajo para cada día de la
semana
4. Establezca la hora de entrada y de salida
5. Establezca las unidades de medida de tiempo para la
jornada , la semana y el mes laboral
6. Asigne el calendario al proyecto
Crear un plan de proyecto

 TEMA C: ADICIONAR TAREAS

 DEFINICION
 Tarea: Ítem de trabajo individual que define una
parte que es necesaria para el proyecto. Todas las
tareas deben tener un nombre, tiempo de ejecución
y recursos que requerirá. ( Base Project Charter y
EDT)
 IMPORTANCIA
 Dividen el proyecto en actividades que se pueden y
deben diferenciar
 Conozca los tipos de tareas antes de crear su lista.
(Siguientes diapositivas)
Crear un plan de proyecto

 TEMA C: ADICIONAR TAREAS

ADICIONAR TAREAS
1. Tarea Resumen del Proyecto: Indica el nivel más alto y
representa el objetivo global del proyecto, se ubica
en la primera posición de la lista de tareas
2. Tareas Resumen: representa las tareas macro del
proyecto, sumarizan a las tareas de detalle
3. Tareas de Detalle: Contiene los pasos para desarrollar
un proyecto
Crear un plan de proyecto

 TEMA C: ADICIONAR TAREAS

MODOS DE TAREAS
1. Programada Manualmente: Permite tener
completo control sobre la duración de la tarea, y
sus fechas de comienzo y fin
2. Programada Automáticamente: permite que
Project programa de manera automática por
usted, basándose en relaciones de dependencia
(Secuencia), calendarios y otros factores definidos
por el usuario o por defecto del programa.
Crear un plan de proyecto

 TEMA D: INGRESAR DURACION DE TAREAS

 DEFINICION
 Cantidad de tiempo que transcurre desde el inicio
de una tarea hasta su final
 IMPORTANCIA
 Permiten calcular la duración del proyecto, sin la
duración del proyecto solo es una lista de
actividades
 Conozca las medidas para ingresar duración de las
tareas
Crear un plan de proyecto

 TEMA D: INGRESAR DURACION DE TAREAS

UNIDADES DE MEDIDA
1. Minutos: m, min
2. Horas: h, hr
3. Días: d
4. Semanas: sem, w
5. Meses: ms
6. Edays: eday
Utilice la medida más conveniente de acuerdo a la
duración de sus tareas
Crear un plan de proyecto

 TEMA E: CREAR RECURSOS

 DEFINICION
 Personas, equipo y material utilizado para completar
las tareas de un proyecto. Una vez que los recursos
se asignan a las tareas, se puede determinar la
duración y el costo exacto de cada tarea, cada
etapa y todo el proyecto.
 Pueden ser de dos tipos:
 De Trabajo
 Material
 Información relevante (Siguiente diapositiva)
Crear un plan de proyecto

 TEMA E: CREAR RECURSOS

 INFORMACION RELEVANTE
 ID: Número correlativo asignado por Project
para cada recurso
 Nombre: Nombre del recurso
 Tipo: Tipo de recurso, pueden ser Trabajo o
Material
 Etiqueta Material: Unidad de medida para los
recursos tipo material
 Capacidad máxima: Capacidad de un recurso
para ser utilizado en más de una tarea de
manera simultánea
Crear un plan de proyecto

 TEMA E: CREAR RECURSOS

 INFORMACION RELEVANTE
 Tasa Estándar: Precio por unidad de tiempo
 Costo uso: Precio que tiene un recurso por
cada ocasión que se utiliza
 Acumular: Forma en que los costos del recurso
se cargarán al proyecto
 Calendario Base: Calendario aplicado al
recurso
Crear un plan de proyecto

 QUE APRENDIO EN LA LECCIÓN 2?

 ABC PARA CREAR UN PLAN DE PROYECTO
1. Seleccionar un plantilla para su proyecto
2. Guardar el archivo de su proyecto
3. Establecer una fecha de inicio
4. Crear un calendario
1. Nombrar calendario
2. Definir medidas para jornada, semana,
mes
3. Definir horarios de trabajo para cada día,
Sigue….
Crear un plan de proyecto

 QUE APRENDIO EN LA LECCIÓN 2?

 ABC PARA CREAR UN PLAN DE PROYECTO
5. Asignar calendario al proyecto
6. Adicionar tareas
1. Tarea resumen del proyecto
2. Tarea resumen
3. Tarea de detalle
7. Adicionar recursos
Lección 3
Administrar tareas de un plan de Proyecto
Administrar Tareas

TEMAS

A. Esquematizar Tareas
B. Enlazar Tareas
C. Establecer restricciones y fechas límite
D. Adicionar notas a una tarea
E. Adicionar una tarea repetitiva
Administrar Tareas

 TEMA A: ESQUEMATIZAR TAREAS

 DEFINICION
 Diferenciar las tareas utilizando niveles y una
nomenclatura (Código EDT), esto permite agrupar las
tareas en subconjuntos (etapas)
 IMPORTANCIA
 Establecer jerarquías en las tareas
 Conocer la duración y los costos de cada etapa y
de todo el proyecto
Administrar Tareas

 TEMA B: ENLAZAR TAREAS

 DEFINICION
 El enlace de tareas es la relación en el tiempo de la
tarea con otra (s)
 En el enlace de tareas hay 2 tipos: Sucesoras y
predecesoras. En su orden de ejecución la
predecesora se lleva acabo en primera instancia
 IMPORTANCIA
 Establecer como se afectará una tarea por el inicio
o finalización de otra
Administrar Tareas

 TEMA B: ENLAZAR TAREAS

 TIPOS DE ENLACES 1/4
 Fin – Comienzo: La tarea B comienza cuando
la tarea A ha finalizado

 Ejemplo: El levantamiento de las paredes de

una casa no se pueden comenzar si no se ha
finalizado la construcción de sus cimientos
Administrar Tareas

 TEMA B: ENLAZAR TAREAS

 TIPOS DE ENLACES 2/4
 Comienzo – Comienzo: La tarea A y la tarea B
comienzan de manera simultánea

 Ejemplo: el diseño y el pintado del interior de

una casa pueden finalizar de manera
simultánea
Administrar Tareas

 TEMA B: ENLAZAR TAREAS

 TIPOS DE ENLACES 3/4
 Fin – Fin: La tarea A y la tarea finalizan de
manera simultanea

 Ejemplo: se encuesta telefónicamente a un

grupo de personas, el encuestador escribe en
una computadora las respuestas que obtiene
Administrar Tareas

 TEMA B: ENLAZAR TAREAS

 TIPOS DE ENLACES 4/4
 Comienzo – Fin: La tarea B no puede finalizar
hasta que la tarea A comience

 Ejemplo: Consultores de computadoras deben

empezar a instalar el software antes de finalizar
las pruebas
Administrar Tareas

 TEMA B: ENLAZAR TAREAS

 TIPOS DE ENLACES 4/4
 Comienzo – Fin: La tarea B no puede finalizar
hasta que la tarea A comience

 Ejemplo: Consultores de computadoras deben

empezar a instalar el software antes de finalizar
las pruebas
Administrar Tareas

 TEMA C: RESTRICCIONES Y FECHAS LÍMITE

 DEFINICION DE RESTRICCIÓN
 Condiciones o limitaciones ubicadas en la fecha de
inicio o fin de una tarea
 Las delimitaciones se aplican a tareas cuando es
necesario que se comiencen o finalicen en una
fecha en particular para cumplir compromisos con
un superior o con otras partes involucradas en el
proyecto.
 IMPORTANCIA
 Mantener control en la programación de tareas
Administrar Tareas

 TEMA C: DEFINICIONES Y FECHA LIMITE

 DEFINICION DE FECHA LÍMITE
 Fecha objetivo que indica cuando deseamos que
una tarea sea completada
 Project desplegará en el diagrama de Gantt una
fecha apuntando hacia abajo para mostrar una
fecha límite
 IMPORTANCIA
 A Diferencia de una restricción, la fecha límite no
afecta directamente la programación de fechas, es
solo un indicativo no un control.
Administrar Tareas

 TEMA D: ADICIONAR NOTAS A UNA TAREA

 DEFINICION
 Información de soporte que puede ser agregada a
las tareas.
 IMPORTANCIA
 Agreguen a sus tareas especificaciones que deben
cumplirse al momento de realizarlas o escriba
sucesos especiales que se susciten mientras estas
son ejecutadas
 Ejemplo: Describa los entregables de la tarea.
Diccionario EDT.
Administrar Tareas

 TEMA D: ADICIONAR NOTAS A UNA TAREA

 DEFINICIÓN DE ENTREGABLES
 Elementos que deben obtenerse al finalizar una
tarea, ejemplos: bases de datos, documentos,
informes, etc.
 IMPORTANCIA
 Defina de manera clara cual es el producto que
debe lograrse cuando una tarea haya sido
finalizada
Administrar Tareas

 TEMA E: ADICIONAR TAREAS RECURRENTES

 DEFINICIÓN
 Tareas que ocurren repetidamente y en intervalos
regulares de tiempo en el curso del proyecto.
Reuniones semanales, Comités, etc.
 IMPORTANCIA
 Se pueden introducir varias tareas en una sola
entrada de información, únicamente se definen los
intervalos de repetición
Administrar Tareas

 QUE APRENDIO EN LA LECCIÓN 3?

 ADMINISTRACIÓN DE TAREAS
1. Esquematizar tareas
2. Enlazar tareas
3. Restricciones y delimitaciones
4. Crear notas
5. Crear tareas repetitivas
Lección 4
Administrar recursos en un plan de Proyecto
Administrar Recursos

TEMAS

A. Crear un calendario para un recurso

B. Asignar recursos a las tareas
C. Visualizar costos del proyecto
D. Resolver conflictos de recursos
Administrar Recursos

 TEMA A: CALENDARIO DE RECURSOS

 DEFINICIÓN
 Calendario propio de cada recurso en el cual se
establecen las horas y fechas en las cuales se
puede disponer de él
 IMPORTANCIA
 Evitar asignar recursos no disponibles en una fecha
en particular
 Si asigna una tarea a un recurso no disponible en
una fecha, MS Project reprogramará la tarea al día
hábil siguiente
Administrar Recursos

 TEMA B: ASIGNACION DE RECURSOS

 DEFINICIÓN
 Cada tarea debe tener un responsable de ejecución
así como equipo y materiales para llevarlo a cabo
 IMPORTANCIA
 Definir responsables en cada tarea para
recompensar o deducir responsabilidades
 Al asignar recursos estima con mayor exactitud la
fecha de finalización de su proyecto
Administrar Recursos

 TEMA B: ASIGNACION DE RECURSOS

 “CONDICIONADA POR EL ESFUERZO”
 DEFINICIÓN
 Parámetro que define cómo se afectará la duración
de una tarea por la asignación de recursos
adicionales
 IMPORTANCIA
 Seleccionado: la asignación de recursos adicionales
reduce la duración de la tarea
 No seleccionado: la asignación de recursos
adicionales NO reduce la duración de la tarea
Administrar Recursos

 TEMA C: VISUALIZAR COSTOS DEL PROYECTO

 TABLA DE COSTOS
 DEFINICIÓN
 Tabla predeterminada de MS-Project que muestra el
detalle de costos de cada tarea, de cada etapa y
de todo el proyecto
 IMPORTANCIA
 Observe los costos de su proyecto de acuerdo a los
recursos asignados, en este punto del proyecto
usted está en capacidad de establecer un
presupuesto con alto grado de precisión.
Administrar Recursos

 TEMA D: RECURSOS EN CONFLICO

 DEFINICIÓN
 Sobre o sub utilización de recursos
Pasos para resolver una sobre asignación
a) Identifique los recursos en conflicto
b) Identifique las fechas del conflicto
c) Identifique las tareas en conflicto
d) Resuelva el conflicto
 IMPORTANCIA
 Evitar sobrecarga de trabajo para los recursos o
evitar subutilización de los mismos
Lección 5
Finalizando el Proyecto
Finalizando el Proyecto

TEMAS

A. Ruta crítica de un proyecto

B. Fijar línea base
C. Información de resumen de un proyecto
Finalizando el Proyecto

 TEMA A: RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

 DEFINICIÓN
 Serie de tareas que necesitan ser finalizadas en el
cronograma del proyecto si se desea finalizar a
tiempo. Estas tareas se conocen como “Tareas
crítica” o con holgura cero
 IMPORTANCIA
 Las demoras en la ejecución de las tareas críticas
afectarán negativamente en la finalización del
proyecto
Finalizando el Proyecto

 TEMA A: RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

MÉTODOS PARA OPTIMIZACIÓN DE PROYECTOS

a) Reducir o evitar tiempos ociosos
b) Verificar que los recursos asignados a las tareas
críticas estén en un 100% dedicados a ellas
c) Asignar recursos adicionales a tareas críticas
con el propósito de acortar su duración
d) Dividir tareas críticas y utilizar la relación
Comienzo – Comienzo para las nuevas tareas
Finalizando el Proyecto

 TEMA B: FIJAR UNA LÍNEA BASE

 DEFINICIÓN
 Plan original del proyecto, es utilizada para
monitorear el progreso. Incluye tareas, recursos y
costos estimados
 DETALLES IMPORTANTES
 Las líneas base se guarda después de ingresar la
información completa del proyecto
 Las fechas de COMIENZO y FIN se copian en
COMIENZO DE LINEA BASE Y FIN DE LINEA BASE
 El valor de COSTO se copia en COSTO PREVISTO
Finalizando el Proyecto

 TEMA C: INFORMACIÓN RESUMIDA

Ms Project genera muchos reportes prediseñados que le

facilitarán la presentación de información a terceros.
❖ Generales
❖ Actividades actuales
❖ Costos
❖ Asignaciones
❖ Carga de Trabajo
❖ Personalizados
Ejercicios Lecciones 3,4,5
Ejercicios lecciones 3, 4, 5

Ejercicios lecciones 3, 4, 5
1. Esquematizar Tareas EDT
2. Vincular Tareas
3. Asignar Recursos
4. Utilizar Delimitaciones
5. Establecer Entregables
6. Identificar Costos
7. Identificar tareas Críticas
8. Fijar línea base
9. Mande su proyecto a [email protected]
Ejercicio – Nivel 1

1. Cree un Proyecto con fecha de inicio

XX/09/2018
2. Definir un calendario para su Proyecto,
exepciones, día del Trabajo, semana
santa, semana morazánica, etc.
3. Definir horario de trabajo de Lunes a
Viernes 8-12 y 1-5; sábados de 8-12
4. Enlistar tareas
5. Identificar tareas resumen
Ejercicio – Nivel 1

6. Esquematizar y enlazar las tareas

7. Identificar los entregables
8. Enlistar Recursos
9. Asociar recursos
10. Determinar fecha de finalización del
proyecto
11. Determinar costo total
MS Project 2013
Parte 2
Juan Carlos Díaz Posas
Septiembre 2018
Objetivo General

 Este curso está diseñado para que una

persona que tenga claros los
conocimientos básicos para crear y
modificar proyectos, aprenda a darles
seguimiento en la fase de
implementación – ejecución.
Objetivos específicos

1. Intercambiar información con otras aplicaciones

2. Actualizar un proyecto
3. Administrar costos
4. Generar reportes
5. Reutilizar la información de un proyecto
Contenido del Curso

I. INTERCAMBIAR INFORMACIÓN DE PROYECTOS CON

OTRAS APLICACIONES
II. ACTUALIZAR UN PLAN DE PROYECTO
III. ADMINISTRAR COSTOS DE UN PROYECTO
IV. GENERAR INFORMES
V. REUTILIZAR INFORMACIÓN DE UN PROYECTO
Lección 1
Intercambiar información con otras aplicaciones
Intercambiar información
con otras aplicaciones
TEMAS

A. Importar información en un proyecto nuevo utilizando

el asistente
B. Exportar información de un proyecto a Excel
C. Tomar una foto de un proyecto y llevarla a MS-Word
Intercambiar información
con otras aplicaciones
 TEMA A: IMPORTAR INFORMACIÓN
 DEFINICIÓN
 La importación de datos es un método de
transferencia de información, en el cual la fuente es
una aplicación diferente a MS-Project
 DETALLES IMPORTANTES
 Ahorre tiempo y esfuerzo importando información en
lugar de reescribirla.
 Disminuya el riesgo en equivocaciones al transcribir.
Intercambiar información
con otras aplicaciones
 TEMA B: EXPORTAR INFORMACIÓN
 DEFINICIÓN
 Método de transferencia de datos en el cual el
formato destino es distinto a MS- Project
 DETALLES IMPORTANTES
 Exporte tablas personalizadas a Excel y realice
cálculos con la información cuantitativa de su
proyecto.
 Comparta información de sus proyectos con
personas que no tienen MS- Project a su disposición.
Intercambiar información
con otras aplicaciones
 TEMA C: COPIAR UNA IMAGEN A WORD
 DEFINICIÓN
 Crear una imagen de cualquier vista de sus
proyectos e incluirla en un documento de MS-Word
o cualquier aplicación deseada
 DETALLES IMPORTANTES
 Enriquezca sus documentos y reportes gerenciales
con imágenes de sus proyectos.
Intercambiar información
con otras aplicaciones
 QUE APRENDIO EN LA LECCIÓN 1?

1. Importar información externa

2. Exportar datos a formato Excel
3. Tomar una fotografía del proyecto
Lección 2
Actualizar un plan de proyecto
Actualizar un plan de
Proyectos
TEMAS

A. Registrar el progreso de una tarea

B. Registrar tiempo extra
C. Dividir una tarea
D. Reprogramar un plan
E. Filtrar tareas
F. Establecer un plan interino
G. Crear un campo personalizado
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA A: REGISTRAR PROGRESO DE UNA TAREA
 DEFINICIÓN
 Registre el avance de la realización de las tareas
programadas en un proyecto
 IMPORTANCIA
 Generar acciones administrativas en caso de
identificar tareas cuyo tiempo de ejecución real
difiere del tiempo definido en la etapa de
planificación
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA B: REGISTRAR TIEMPO EXTRA
 DEFINICIÓN
 Tiempo Extra: cantidad de tiempo adicional
necesario para completar una tarea
 IMPORTANCIA
 Registrar el tiempo extra de las tareas es importante
para obtener costos más reales en sus proyectos
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA C: DIVIDIR UNA TAREA
 DEFINICIÓN
 División de Tareas: interrupciones en la ejecución de
una tarea, generadas por factores internos o
externos no previstos
 IMPORTANCIA
 Representa las interrupciones en el plan
 Generar una explicación de la interrupción
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA D: PROGRAMAR UN PLAN
 DEFINICIÓN
 Cambiar las fechas de desarrollo de un plan debido
a la interrupción de una tarea en particular
 IMPORTANCIA
 Identificar con facilidad la nueva fecha tope de un
proyecto
 Mantener la planeación aunque el proyecto se vea
interrumpido
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA E: FILTRAR TAREAS
 DEFINICIÓN
 Mostrar las tareas que cumplan ciertos criterios o
características
 IMPORTANCIA
 Concentrar atención en un tipo particular de tareas
 Separar problemas que afectan las tareas
 Actual Start, Actual Finish, Status, Critical Task, %
Planed, % Completed, etc.
 Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA F: ESTABLECER UN PLAN INTERINO
 DEFINICIÓN
 Plan interino: Conjunto de fechas de las tareas que
se guarda de manera provisional
 IMPORTANCIA

Plan
Plan Plan
Original Interino
Ejecutado
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA G: GREAR UNA TABLA PERSONALIZADA
 DEFINICIÓN
 Crear una tabla con información no disponible en
una de las tablas predeterminadas de MS- Project
 IMPORTANCIA
 Presentar datos en la forma que usted desea
 Mostrar información que es importante y evitar
distracciones en datos que son innecesarios en
cierto momento
 Tabla para monitoreo, tabla de planning, tabla de
uso de recursos, etc.
Actualizar un plan de
Proyectos
 TEMA H: CREAR UN CAMPO PERSONALIZADO
 DEFINICIÓN
 Columna creada por el administrador del proyecto
 IMPORTANCIA
 Agregar información no contenida en ninguno de los
campos de MS- Project, se puede incluir texto,
valores, fórmulas
Intercambiar información
con otras aplicaciones
 QUE APRENDIO EN LA LECCIÓN 2?

1. Registrar el progreso de las tareas

2. Registrar tiempo extra
3. Dividir tareas
4. Reprogramar un proyecto
5. Utilizar filtros
6. Crear plan interino
7. Crear tablas personalizadas
8. Crear campos personalizados
Lección 3
Administrar costos de un Proyecto
Administrar costos de un
Proyecto
TEMAS

A. Actualizar tabla de costos en un proyecto

B. Creación de hipervínculos
Administrar costos de un
Proyecto
 TEMA A: ACTUALIZAR TABLA DE COSTOS
 DEFINICIÓN
 Los precios de los recursos pueden sufrir
modificaciones, en el transcurso de su proyecto, MS-
Project le permite manejar estos cambios

 IMPORTANCIA
 Maneje con gran precisión los costos de su proyecto
y mantenga control sobre los mismos
Administrar costos de un
Proyecto
 TEMA B: CREACIÓN DE HIPERVÍNCULOS
 DEFINICIÓN
 Hipervínculo: ícono interactivo vinculado a un
documento externo o internet. Los hipervínculos de
una tarea se muestran en la columna de indicadores

 IMPORTANCIA
 Enriquezca sus proyectos con información externa
con informes, gráficas, páginas web,
presentaciones, etc.
Lección 4
Informes
Informes

TEMAS

A. Personalizar informes tradicionales

B. Generar informes visuales
Informes

 TEMA A: PERSONALIZAR UN INFORME

TRADICIONAL
 DEFINICIÓN
 Modificar el orden de la presentación de un informe
tradicional

 IMPORTANCIA
 Modificar la presentación de un informe le permite
enfocar su atención en datos relevantes en cierto
momento
Informes

 TEMA B: GENERAR UN INFORME VISUAL

 DEFINICIÓN
 Representaciones gráficas de la información de un
proyecto. Estos son creados como gráficos y tablas
dinámicas de Excel o Visio

 IMPORTANCIA
 Presente su información de manera más atractiva
 Analice estadísticas generales de su proyecto
Lección 5
Reutilizar la información de un proyecto
Reutilizar la información de
un proyecto
TEMAS

A. Crear una plantilla

B. Trasladar un objeto a otro proyecto
C. Compartir recursos con otros proyectos
D. Crear un proyecto maestro
Reutilizar la información de
un proyecto
 TEMA A: CREAR UNA PLANTILLA
 DEFINICIÓN
 Plantilla: es un modelo de un proyecto que contiene
información general previamente creada

 IMPORTANCIA
 Crear proyectos a partir de una plantilla, le permite
establecer patrones de trabajo para sus proyectos
 Ahorre tiempo y esfuerzo
Reutilizar la información de
un proyecto
 TEMA B: TRASLADAR OBJETOS
 DEFINICIÓN
 Organizador: herramienta de trabajo de MS – Project
que permite movilizar, copiar o renombrar objetos

 IMPORTANCIA
 Manipular fácilmente objetos de trabajo de MS-
Project como calendarios, tablas, informes o
equivalencias
Reutilizar la información de
un proyecto
 TEMA C: COMPARTIR RECURSOS
 DEFINICIÓN
 Creación de un archivo para administrar recursos
que se asignará a varios proyectos

 IMPORTANCIA
 Controlar la carga de trabajo de un conjunto de
recursos a su cargo, cuando están asignados a
varios proyectos
Finalizando el proyecto

 TEMA D: CREACIÓN DE UN PROYECTO MAESTRO

 DEFINICIÓN
 Creación de un archivo que integra varios proyectos
aislado

 IMPORTANCIA
 Consolide proyectos relacionados que están en
archivos separados