APLICACIÓN DE UN FORMATO DIGITAL EN EXCEL PARA LA

ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION DE LOS PROVEEDORES EN LA

EMPRESA ELECTROAUTO MONCHO RONDÓN F.P. EN PARIAGUAN
MUNICIPIO FRANCISCO DE MIRANDA DEL ESTADO ANZOATEGUI

Proyecto Socio Integrador como requisito parcial para optar al título de

Licenciado En Administración.

Equipo Investigador:
Guzmán Carlianny
C.I 27.213.199
Martínez Jefferson
C.I 31.183.517
Pérez Carmen
C.I 11.656.629
Suarez Rosinez
C.I 28.394.853

Pariaguán, Junio 2025.

 CICLO I
DESARROLLO PRIMARIO DEL PROYECTO

I. DIAGNÓSTICO

La Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P se seleccionó por consenso del

grupo de estudiantes universitarios para el desarrollo del proyecto socio integrador
del Programa Nacional de Formación de Administración (PNFA) en la Universidad
Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui (UPTJAA), cabe destacar que esta
organización tiene aspectos susceptibles en el campo administrativo.

EXPLORACIÓN INICIAL

Esta etapa inicial sirve de base para la elaboración del proyecto de

investigación, permitiendo conocer las características de la empresa Electroauto
Moncho Rondón F.P, la cual se dedica a la comercialización de repuestos
automotrices y la reparación de piezas averiadas, además cuenta con un stock de
lubricantes y tornillos metálicos. Cabe destacar que la estructura de dicha entidad
está organizada por un (1) gerente, un (1) administrador, dos (2) electricistas y un
(1) asistente electricista, y la actividad económica es de las ventas y reparación de
piezas dañadas.

RESEÑA HISTÓRICA

Electroauto Moncho Rondón F.P fue fundada el 25 de Enero del año 2010 por
el Sr Ramón Rondón, el decide fundar una empresa bajo la modalidad de firma
personal. Esta entidad se dedica a la reparación de la parte eléctrica de los autos,
a la compra y venta de repuestos, por lo que está involucrado la tecnología y el
talento humano para el desarrollo y cumplimiento de las actividades del entorno
laboral. Cabe mencionar que se encuentra ubicada en la avenida Emma Jaramillo
de Pariaguán, la jornada de trabajo es de lunes a sábado en un horario
comprendido de 8:00 am a 5:00 pm.

Es oportuno citar la misión de dicha entidad, ya que ofrece repuestos y

reparación eléctrica para toda marca de vehículos logrando así la confiabilidad de
sus clientes, así mismo, su visión es brindar buen servicio satisfaciéndoles las
necesidades a su clientela y a su vez ampliar la gama de repuestos en el mercado
nacional.

DIMENSIONES Y POTENCIALIDADES

DIMENSIONES FÍSICOS ESPACIALES

La empresa se encuentra ubicada en la avenida Emma Jaramillo, Sector la

Verdoza del Municipio Francisco De Miranda Del Estado Anzoátegui, limita con las
siguientes coordenadas que a continuación se mencionan:

Norte: Con el taller Sur Higinio Laya.

Sur: Con áreas verdes.

Este: Con C, J3000.

Oeste: Con silenciadores nava.

Por otra parte, en cuanto a la vialidad es de fácil acceso, está totalmente
asfaltado, tiene aceras y brocales, la infraestructura del local está constituida por
paredes de bloques y de platabanda, además posee todos los servicios públicos
tales como: energía eléctrica, agua potable, aseo urbano, entre otros, no existe
zona de riesgo cerca del local, cabe mencionar que los sitios relevantes más
cercanos son: La Estatua del Indio Pariagua y La Estación de Servicio El Bajo.

DIMENSIONES DEMOGRÁFICAS

La población total que integra la entidad es de cinco (5) personas que conforma
la gerencia (El propietario), un (1) administrador, dos (2) electricistas y un (1)
asistente electricista, los cuales tienen diferentes funciones y responsabilidades
para poder prestar servicios a sus clientes de buena calidad, de esta manera la
Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P está organizada por estrato de edad y
sexo, con sus respectivos cargos que se detallan a continuación cada uno de
ellos:
 Edad Sexo

Cargo 18-38años 39-60años Femenino Masculino Total

Propietario 01 X 01

Administrador 01 X 01

Electricista 02 X 02

Asistente X 01
Electricista
01

Total 03 02 05

Tabla Nº01. Población por estrato de edad y sexo.

Fuente: Electroauto Moncho Rondón F.P (2025).

DIMENSIONES POLÍTICAS

Esta empresa no participa en actividades políticas, ni pertenece a ningún

cuadrante electoral, la única política que tiene, es ser competitiva en el mercado y
generar empleo en la comunidad, están enfocados en el fortalecimiento de las
relaciones con los proveedores de bienes y servicios en los procedimientos para
hacer los pedidos y la forma de pago cumpliendo con el lapso que dan los
proveedores para cancelar las facturas; de tal manera, que se puedan mantener
niveles de productos que permitan cumplir con la demanda de los consumidores a
precios accesibles.

DIMENSIONES ECONÓMICAS

Esta entidad tiene como medio de sustento la venta de repuestos para

vehículos y materiales eléctricos, de esta forma, la ganancia que se obtiene
permite la cancelación de la nómina de los trabajadores cada quince días según
las consideraciones de la Ley Orgánica del Trabajo y así como la cancelación de
otros servicios importantes.
DIMENSIONES CULTURALES

Electroauto Moncho Rondón F.P celebra sus propias festividades como la

fecha de aniversario de la empresa y las fiestas decembrinas, también participa en
las celebraciones de algunas fechas locales y nacionales tales como: El día de las
madres y del padre, el día del trabajador, carnaval y semana santa, también hacen
aportes en el sector para la celebración del día del niño en la comunidad.

DIMENSIONES AMBIENTALES

El medio ambiente de la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P es

pulcro y apto para las actividades comerciales ya que los desperdicios sólidos son
recolectados en bolsas de basura y botados diariamente por el aseo urbano, cabe
destacar el único foco contaminante es el monóxido de carbono de los vehículos
que diariamente circulan en la vía.

DIMENSIONES POTENCIALES

Esta entidad tiene un personal profesional, capacitado en el área de

electricidad para la reparación eléctrica de los vehículos y también atender a los
clientes que necesiten algún material tales como: tornillos, bocinas y algunos
repuestos para su automóvil logrando así mantener sus ventas y cumplir con sus
objetivos para fortalecer su visión que es brindar un servicio satisfactorio a su
clientela y a su vez un beneficio para la empresa.

DIAGNÓSTICO INTEGRAL

Según Bellos. P. (2018) señala que un diagnóstico integral es: “una

herramienta eficaz que se lleva a cabo para determinar los pasos a seguir para la
solución de una problemática” (p.25). Se plantea entonces que en la Empresa
Electroauto Moncho Rondón F.P, es fundamental continuar con los procedimientos
para mejorar las problemáticas más relevantes que se presentan en esta entidad y
así prevalecer los procesos administrativos. Dentro de esta perspectiva, en la
organización antes mencionada se evidencian tres (3) problemas importantes en
al área administrativa, que a continuación se mencionan:
  Las documentaciones de los proveedores no están identificados ni
organizados.
 Falta de control en los procesos administrativos.
 Ausencia de un formato digital.

Herramientas y Descripción
Metodologías

Se efectuaron visitas en la empresa en compañía del dueño

Visitas guiadas. con el fin de observar las situaciones internas y externas de la
entidad.

Entrevista a Se hizo una entrevista no estructurada al personal

Informantes administrativo, para identificar las problemáticas de manera
Claves. jerárquica que se presenta en el área administrativa.

Se elaboró la Matriz FODA con la información aportada por el

Arqueo de personal administrativo de la empresa, para conocer las
información. fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que
presenta dicha entidad.

Cuadro N° 01. Herramientas para la Identificación y Priorización de

Problemas.
Fuente: Equipo Investigador, (2025).
Cuadro Nº 02. Matriz FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Posee personal profesional y Aumenta la confiablidad del cliente
altamente calificado en el área a la hora de adquirir sus servicios.
eléctrica.
Ser una empresa competitiva a
Ofrece excelencia de productos nivel nacional.
automotriz a su distinguida clientela.
El personal que labora en la
Adiestran al personal que elabora en empresa está altamente
la parte eléctrica y mecánica a través capacitado para cumplir con sus
de cursos. labores del día a día.

DEBILIDADES AMENAZAS

Disminución de las ventas debido al

incremento en los precios de los Falta de motivación y esfuerzo por
materiales por causa de la inflación. los trabajadores.

No hay un control de los procesos No tiene un lineamiento para

administrativos. alcanzar objetivos y facilitar la toma
de decisiones.
Desorganización en la documentación
de los proveedores. Incumplimiento normativos y
legales, pérdida de confianza de la
empresa.

Fuente: Equipo Investigador, (2025).

 Criterios para la Priorización del Problema.
Criterios
Valor del Probabilida Apoyo Impacto
Problemas problema d de Comunitario sobre otros Suma Decisión
(P) para la enfrentarlos problemas (MDPP)
comunidad con éxitos
afectada

Falta de elaboración
de un formato en
Excel para llevar un Altamente
registro de los
19 19 19 16 73/4= Elegible
documentos de los
proveedores. 18

Las
documentaciones
15 15 17 14 61/4= Medianamente
de los proveedores
no están 15 Elegible
identificados ni
organizados.

Falta de control en No Elegible

los procesos 09 09 14 08 40/4=
administrativos.
10
Escala para (MDPP) Decisión

01-10 No Elegible

11-15 Medianamente Elegible

16-20 Altamente Elegible

Tabla N° 02. Matriz de Decisión para la Priorización del Problema (MDPP).

Fuente: Equipo investigador, (2025).

En atención a los resultados del diagnóstico, el problema objeto de estudio

del Proyecto Socio Integrador es la “Falta de elaboración de un formato en Excel
para llevar un registro de los documentos de los proveedores” para lo cual se
habrá de plantear la solución del mismo durante la ejecución del estudio.
 Vinculación del proyecto con la línea de Investigación del PNFA y la
Ley del Plan de la Patria 2019-2025.
Cabe mencionar que la presente investigación se vincula con el Programa
Nacional de Formación en Administración con la línea N°05 “Gestión del Control
Administrativo” siendo esta la más relacionada con el desarrollo de esta
investigación debido a que mejorara la eficacia en la organización para que los
trabajadores cumplan a cabalidad con las funciones de la empresa, cabe destacar
que a través de este formato digital la organización de la documentación de los
proveedores se pueda controlar y manejar la calidad del tiempo y contribuir a
optimizar las funciones administrativas.
A su vez se relaciona con la línea de investigación del plan de la patria 2019-
2025 N°5.1 “Aplicar Técnicas de Control para la medición del desempeño general
de las organizaciones” teniendo en cuenta que en la entidad se aplicara la técnica
por orden alfabético para la organización de los documentos de los proveedores y
así de esta manera poder lograr un control de forma rápida y eficaz al momento de
buscar una información de cualquier proveedor.
 I. EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En una empresa privada a nivel nacional la administración interna de cada

entidad se debe cumplir a cabalidad los procesos administrativos y así lograr sus
objetivos donde cada trabajador debe de ejercer sus funciones y tener claro las
actividades a realizar manteniendo la documentación organizada de cada
empleado y de todos los proveedores, de esta manera conseguir cualquier
información en un momento determinado.

Es conveniente citar que, a nivel local, la gran mayoría de las pequeñas y

medianas empresas los procesos administrativos no se cumplen eficientemente en
su totalidad, así como también son pocas las empresas que llevan una
documentación de los empleados y proveedores de forma organizada como es el
caso de Electroauto Moncho Rondón F.P qué se dedica a la reparación de
vehículos y comercialización de repuestos automotrices, actualmente esta entidad
presenta ciertas debilidades en el área administrativa, algunas de ellas son: las
documentaciones de los proveedores no están identificados ni organizados, falta
de control en los procesos administrativos y ausencia de un formato digital.

De los problemas antes mencionados, el prioritario y de mayor interés para la

empresa, y es evidente que se relaciona con el tema generador del trayecto III y IV
que trata de Desarrollo, Innovación Dirección, control y Evaluación de los
Sistemas Administrativos en las organizaciones, a fin de contribuir con el
desarrollo endógeno, al bienestar social en sus diferentes contextos y ámbitos de
acción, de acuerdo a las exigencias sociales, ambientales y las nuevas tendencias
tecnológicas.

Por consiguiente, el problema antes mencionado y con mayor jerarquía se

fundamenta a que no presenta una documentación organizada de los proveedores
en la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P y esto trae como consecuencia el
traspapeleo de dichos documentos y la pérdida de tiempo en localizarlos, se
plantea entonces un formato digital para la organización de la documentación de
los proveedores, logrando así que la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P se
beneficie en buscar cualquier dato de los proveedores en un momento
determinado y en el menos tiempo posible.

Con relación a lo antes expuesto surgen las siguientes interrogantes;

¿Cuáles son las condiciones que presenta la situación actual de la documentación
de los proveedores? ¿Conocer las diferentes técnicas idóneas para la
organización de la documentación? ¿Cuáles serían los criterios más adecuados
para la elaboración del formato digital en Electroauto Moncho Rondón F.P?

Objetivos de la Investigación
Objetivo General

Aplicar un formato digital para la organización de la documentación de los

proveedores en la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P.

Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual que presenta la documentación de los
proveedores en la empresa.
Analizar las técnicas de archivos para la organización de la documentación de
los proveedores.
Determinar el formato digital para la organización de la documentación de los
proveedores en la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P

Justificación

La investigación se lleva a cabo para la aplicación de un formato digital para la

organización de la documentación de los proveedores en la Empresa Electroauto
Moncho Rondón F.P. En este sentido, el presente proyecto es de gran importancia
porque permite mejorar la organización con los procesos administrativos en más
 profundidad aplicando técnicas de archivo para organizar la documentación por
orden alfabético de los proveedores.

En este mismo orden de ideas la empresa se beneficiará y tendrá un control de

forma organizada identificando los datos de los proveedores que de esta manera
se agilizara la búsqueda de la información de cada proveedor que labora en la
entidad Electroauto Moncho Rondón F.P de esta forma contribuirá que se cumpla
la organización como proceso administrativo logrando así una mejor gerencia en la
empresa y toma de decisiones.

Alcance y Delimitaciones

La presente investigación está basada en la Aplicación de un Formato Digital

para la Organización de la Documentación de los Proveedores en la Empresa
Electroauto Moncho Rondón F.P en Pariaguán Municipio Francisco de Miranda
Estado Anzoátegui, el cual se vincula con el tema generador Desarrollo,
Innovación Dirección, control y Evaluación de los Sistemas Administrativos en las
organizaciones, a fin de contribuir con el desarrollo endógeno, al bienestar social
en sus diferentes contextos y ámbitos de acción, de acuerdo a las exigencias
social, ambientales y las nuevas tendencias tecnológicas.

La empresa se ubica en la Avenida Emma Jaramillo Sector el Bajo, la

realización de este proyecto es de dos (2) años aproximadamente dividido en
Trayecto III y Trayecto IV desde marzo 2024 hasta marzo 2026, para obtener el
título de Licenciado en Administración y se trabajó con una población y muestra de
cinco (05) personas que laboran en dicha organización.

Objetivo General: Aplicar un formato digital para la organización de la

documentación de los proveedores en la Empresa Electroauto Moncho Rondón
F.P.

Objetivos Metodología Actividades Producto

Específicos

Recorrido por la
Empresa.
Diagnosticar la situación Se comprobó que la
actual que presenta la Se observó la documentación de
documentación de los Análisis Situacional documentación de los proveedores no
proveedores de la los proveedores. está organizada.
empresa.
Elaboración de la
lista de cotejo.

Elaboración de la
Matriz FODA.
Se seleccionó la
Revisión bibliográfica técnica de archivo
Analizar las técnicas de sobre técnicas de adecuada para la
archivos para la archivo. organización de la
organización de la Análisis Documental.
documentación de
documentación de los Se analizó la técnica los proveedores.
proveedores. por orden alfabético.

Aplicación de la
técnica de archivo
Determinar el formato por orden alfabético.
digital organizado por
orden alfabético de la Se organizó la Se elaboró el
documentación de los documentación de formato digital
Análisis Técnico. organizado por
proveedores en la Empresa los proveedores.
Electroauto Moncho orden alfabético.
Rondón C.A Se le explico al
personal de la
empresa sobre el
formato digital.

Cuadro N°02. Planificación Integral de los Objetivos (PIO)

Fuente: Equipo Investigador (2025).

III. MARCO TEORICO REFERENCIAL

Dentro de este aspecto, se expone la perspectiva teórica que apoya esta
investigación, donde se aborda los antecedentes, bases teóricas, bases legales y
definición de términos, los cuales son relevantes en el proyecto socio integrador,
permitiendo obtener lineamientos oportunos para el complemento de la
investigación, de tal forma a continuación se presenta su desarrollo:

Antecedentes de la Investigación.

Los antecedentes establecen un proceso de investigación coordinado y

coherente de trabajos fundamentales que permitan abordar el tema estudio,
significa entonces que es una revisión documental que servirán de herramienta
para el análisis, desarrollo y formulación de la presente investigación. Por lo que
Arias (2012) los define como; “Los estudios previos y tesis de grado relacionados
con el problema planteado, es decir, investigaciones anteriores y que guarden
alguna vinculación con problema en estudio”, (p.106).

De acuerdo a lo planteado es un elemento importante para la investigación

que orienta sobre la información en cuanto a otros proyectos o tesis de grado que
fueron efectuados en las empresas con relación a los procesos administrativos a
continuación se plantean los siguientes estudios:

Hechas las consideraciones anteriores, Zavala, D. (2019), realizó una

investigación denominada “Propuesta de un Programa de Gestión de Documentos
como Herramienta de Innovación Gerencial en las Instituciones del Poder Público
Municipal.” en la Alcaldía del Municipio Naguanagua, en la Universidad de
Carabobo, Campus Bárbula, Valencia; para optar al Título de Licenciada en
Administración de Empresas Mención Gerencia.

El trabajo presentado tuvo como finalidad proponer un sistema de gestión de

archivo de documentos como estrategia gerencial en la Alcaldía del Municipio
Naguanagua, en el que se observa que no se cuenta con un procedimiento de
gestión de documentos, integrado a todos y cada uno de los departamentos, que
garantice bajo una estructura organizativa y funcional, la eliminación de
documentos, en este caso las facturas que vayan perdiendo vigencia desde el
punto de vista administrativo, contable, fiscal, legal y judicial, así como el
seguimiento y resguardo de los registros de dicho sistema.
 Respecto a la metodología, fue concebida como una investigación descriptiva
con diseño de campo y la modalidad de proyecto factible, en la que se empleó
como técnica de recolección de datos la observación directa, encuesta. En
correspondencia con la técnica señalada, el instrumento fue el cuestionario,
aplicado a una muestra de treinta y nueve (39) personas en las diversas instancias
de la entidad. Los resultados obtenidos permitieron concluir que la gestión de
archivo de documentos, debe verse desde la creación del documento y todos los
integrantes del departamento, o unidad organizativa.

En consecuencia, un sistema de gestión de documentos se convierte en una

fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de
apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la
asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.

La relación del antecedente antes referido con el presente proyecto, se

establece en que el estudio se despliega como un producto de la investigación, la
cual consta de la oferta de una herramienta para gestionar el control de los
documentos de proveedores, el cual se plantea sea incluido en la rutina general de
trabajo de la empresa, a fin de fomentar un cambio en sus procesos
organizacionales, con la participación y capacitación del recurso humano, cuyo
propósito se refiere a un método digital de procesamiento de datos, lo que
impulsaría el desarrollo e innovación en esta organización.

De la misma manera, Ortiz K. (2022), presentó un trabajo especial de grado

titulado “Estrategias de Control Interno para Mejoramiento del Proceso de
Facturación en la Empresa DUCAMP, C.A. Tinaquillo Estado Cojedes, como
requisito parcial para optar al Grado de Licenciada en Administración de la
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”,
con un objetivo general enfocado en proponer estrategias de sistema de control
interno para mejoramiento del proceso de facturación en la empresa DUCAMP,
C.A

Cabe destacar, que el estudio se ubicó en el área de facturación en la Empresa

DUCAMP, C.A, en relación a la acción de administrar los datos financieros
conforme a la gerencia de la empresa, quien sigue un modelo básico y un sistema
de información bien diseñado ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y
una relación aceptable de costo. La metodología que se utilizó, es de naturaleza
cuantitativa de tipo campo, con un diseño descriptivo. Respectivamente, la
población objeto de estudio estuvo constituida por el personal que labora en el
departamento de administración de la Organización.

En cuanto a la recolección de la información, se utilizó la técnica de la encuesta

a través de un cuestionario, la cual fue analizada estadísticamente, haciendo uso
de tablas de frecuencia y porcentajes, obteniendo como conclusión del estudio,
que a través del control interno que tiene la empresa en el proceso de facturación,
se comenzó a realizar cambios en los aspectos generales y específicos de las
propuestas, para así mejorar el proceso de facturación, lo que tendrá un impacto
en la empresa por el uso de métodos de seguimiento e inspección eficientes y así
poder brindar un buen servicio al cliente.

Por consiguiente, la vinculación de este antecedente con el proyecto en

desarrollo se refiere a las estrategias que se identifican y que buscarán resolver un
problema concreto; además de que su implementación y aplicación va permitir
analizar y evaluar la gestión administrativa, profundizando el conocimiento sobre
sus proveedores, permitiendo la recuperación de la confianza y prioridad de éstos,
y con ello contribuirá a incrementar el ingreso y rentabilidad de la empresa.

Bases Teóricas.

Todo proyecto de investigación, debe de estar sustentado con las teorías

que conceptualizan el estudio; lo que Sabino (2006) menciona que “las bases
teóricas o teorías del estudio deben ser planteadas al igual que el problema desde
el contexto macro al particular”. Por lo tanto, este punto es fundamental ya que
permite comprender el marco conceptual del problema planteado, presentando a
continuación:

Procesos Administrativos.
El proceso administrativo, es la herramienta que se aplica en las organizaciones
para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si
los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su
trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la
organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de
los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que
estos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, 1937 p.47)
En consideración a la definición realizada se puede interpretar que es un
conjunto de etapas y cuya finalidad busca conseguir los objetivos de una empresa
u organización de la forma más eficiente posible. De igual manera, describe las
actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear,
organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Por lo tanto, los procedimientos administrativos son una forma sistemática

de hacer las cosas, que tiende a desarrollarse de manera rápida, para alcanzar
con éxito la formación de las organizaciones; representando acciones de carácter
estratégico donde se vale de herramientas claves para un mejor progreso; es
decir, hacen referencia a un control preciso de las actividades plasmado en
esquemas de funcionamiento de las instituciones.

Descripción de los Procesos Administrativos

Terry George R. dice que “Es un proceso distinto que consiste en

planificar, organizar actuar y controlar; utilizando en cada uno de ellos tanto las
ciencias como las artes, y que se sigue con el fin de lograr un objetivo
predeterminado”. Es por ello que en la empresa Electroauto Moncho Rondón F.P
se organiza por orden alfabético la documentación de los proveedores para así de
esta manera buscar de manera rápida y eficaz lo que se desee encontrar.

Ejecución de los Procesos Administrativos

 Segovia G. Jordan (2023) define que “La ejecución de los procesos
administrativos es hacer que el personal actúe y haga lo que la planificación y
organización establecen para el logro del objetivo que se persigue. Ejecutar es
ponerle ritmo, sostenerlo y si es necesario acelerarlo para el efectivo y eficiente
logro de las metas, objetivos y fines del plan”. En este sentido, se busca dar el
primer paso en las actividades designadas por el grupo de trabajo para que se
sigan realizando las actividades de manera periódica, y así realizar las acciones
establecidas en el plan de trabajo.

Técnicas y Procedimientos Administrativos

Hutchinson; dice que “El procedimiento administrativo consiste en la serie

de actuaciones que ha de llevar a cabo, en el conjunto de formalidades y trámite
que tiene que observar la Administración Pública para emitir sus decretos,
disposiciones o resoluciones”. Cabe mencionar que los procedimientos
administrativos son de gran importancia ya que permiten de forma segura
mantener una buena organización en las entidades.

Técnicas de Archivo

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los

documentos, recibidos y creados en una organización; facilitar su recuperación;
determinar el tiempo que estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y
asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos. Debido a eso el grupo
investigador realizará de forma practica un archivador que servirá de gran ayuda a
la hora de ordenar de forma rápida y segura las documentaciones.

Organización como Proceso Administrativo

Según el autor Reyes Ponce, Agustin (1956), es la estructuración de las

relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y las actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. De esta manera
se busca alcanzar los objetivos planteados y estructurar el trabajo que realizan los
empleados para el logro de un fin organizacional.

Técnicas de Archivo por Orden Alfabético

El archivo alfabético como su nombre lo indica, es la organización de los

documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es
decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
Cabe destacar que es de gran ayuda porque no se extravía ningún documento al
momento de guardar información necesaria.

Organización de Documentos.

De tal manera, Bustelo (2007) refiere que la organización de documentos

“proporciona una estructura lógica al fondo documental, facilitando la búsqueda y
localización de los archivos”. (p.23) En tal sentido, la organización de documentos
consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde lo más amplio a lo más específico, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original en la empresa Electroauto Moncho
Rondón F.P.

Bases Legales

La normativa legal que sustenta en la investigación sirve de soporte en la

elaboración del proyecto socio integrador cuyo título es la Aplicación de un
Formato Digital para la Organización de la Documentación de los Proveedores en
la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P. a continuación, se mencionan
algunos documentos de naturaleza legal:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial

N° 5.453 Extraordinario 24 de Marzo de 2000, Enmienda N°1 del 15 de
Febrero de 2009, Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinario del 19 de Febrero de
2009, Capítulo VII De Los Derechos Económicos, reza en su artículo 28 lo
siguiente:
 Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y datos
que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registro oficiales
o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de
conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de
solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación
o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen
ilegítimamente sus derechos. Igualmente, podrá acceder a
documentos de cualquier naturaleza que contengan información
cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de
personas. Queda a salvo el secreto de las fuentes de información
periodística y de otras profesiones que determine la ley.

La Constitución impulsa el desarrollo humano y la producción de bienes y

servicios interviniendo de forma activa en el proceso económico y social
procurando siempre una sociedad equitativa, por lo tanto, se reconoce el derecho
de los ciudadanos para desarrollar actividades de carácter social y participativo, de
allí que el Estado Venezolano promueve la creación de empresas que tienen que
ver con el trabajo asociado y su carácter generador de beneficios colectivos y, por
tal razón, protege dichas instituciones en función de ampliar la economía; en el
mismo sentido estimula las expresiones de la economía social como fuentes
generadoras de empleo y de bienestar social.

Ley del Plan de la Patria 2019-2025

El Plan de la Patria 2019-2025 es un documento por el cual se plantea objetivos

para la consolidación del socialismo en Venezuela, está desglosado en objetivos
fundamentales y objetivos históricos presentado por el Jefe de Estado para su
discusión y debate en todo el territorio nacional, luego del presente trabajo de
investigación se vincula en el objetivo histórico Nº02 que a continuación se
menciona

II. Continuar construyendo el Socialismo Bolivariano del Siglo XXI,

en Venezuela, como alternativa al sistema destructivo y salvaje del
capitalismo y con ello asegurar, “la mayor suma de felicidad
posible, la mayor suma de seguridad social y la mayor suma de
estabilidad política”, para nuestro pueblo, (p.24)
 Esto es fundamental porque es la base principal para el desarrollo de una
buena economía que permitirá combatir las diferentes problemáticas que se
puedan presentar. En cuanto a sus Objetivos Nacionales, se relaciona con el
Objetivo N° 2.1.

Generar las bases económicas y materiales para la transición

humanamente gratificante hacia el Socialismo, transformando la
cultura rentista petrolera en un modelo económico productivo
incluyente, eficiente y justo, liberando las fuerzas productivas, a
efectos de satisfacer las necesidades de nuestra población y el
país potencia, (p.25).

De esta manera, se plantea indagar y buscar de acuerdo a lo planteado la

solución adecuada que permitirá solucionar el problema en la empresa Electroauto
Moncho Rondón C.A. y a su vez se relaciona con el objetivo 2.1.5 que indica lo
siguiente

Desarrollar un método de eficiencia socialista de gestión tanto a lo

interno de las unidades productivas como de estas con su
entorno, sustentada en métodos participativos con los
trabajadores y trabajadoras, alineados con las políticas
nacionales, así como con una cultura del trabajo que se
contraponga al rentismo petrolero y desmontando la estructura
oligopólica y monopólica existente.(p. 27)

De esta forma se permite llevar un control interno para así lograr un buen
funcionamiento de los procesos administrativos de dicha entidad, tanto para el
propietario de Electroauto Moncho Rondón F.P como para los empleados de dicha
entidad.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N° 36.199 de
6 de mayo de 1997

Artículo 32: “Los documentos y expedientes administrativos deberán ser

uniformes de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales
características. El administrado podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los
escritos que estime necesarios para la aclaración del asunto. La administración
racionalizará sus sistemas y métodos de trabajo y vigilará su cumplimiento. A tales
fines, adoptará las medidas y procedimientos más idóneos.” (p. 09)

Esto conlleva a que los documentos de la empresa Electroauto Moncho

Rondón, F.P deben encontrarse de forma ordenada ya sea cronológica o
alfabéticamente, ya que a la hora de buscar algún expediente sea de forma rápida
y precisa.

Artículo 46: “Se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con
indicación del número de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de
presentación. Podrá servir de recibo la copia mecanografiada o fotostática del
documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios
del registro.” (p.12)

Cabe destacar que este se relaciona con dicho proyecto ya que cuando un cliente
haga una compra quede avalado dicho pago a la hora de hacer algún reclamo por
alguna pieza o articulo dañado.

Definición de Términos Básicos.

Administración: La administración es una ciencia social que persigue la

satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del
esfuerzo humano coordinado. (p.47).

Alfabético: Es la secuencia que se establece en una lista de cadenas de

caracteres alfabéticos (por ejemplo, palabras), en función de un orden
convencional para un abecedario o alfabeto dado. (Castañeda 2010. P.12).

Análisis: Busca identificar la información “útil”, es decir, aquella que interesa al

usuario, a partir de una gran cantidad de datos. El análisis de información parte
desde la simple recopilación y lectura de textos hasta la interpretación. (Redalyc.
2013. P.135).

Aplicación: Es un término que proviene del vocablo latino y que hace referencia a
la acción y el efecto de aplicar o aplicarse. (Castañeda 2015, p. 15).
Archivo: Es el conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona
física o moral, pública o privada y destinados por su naturaleza a conservarse por
dicha persona. (Elsevier. 2012 p. 09).

Descripción: Es el procedimiento literario que permite caracterizar un objeto, un

paisaje, una persona, o una situación a través de la observación sensorial y de los
datos que nos proporcionan las sensaciones internas (angustia, hambre, dolor
sed, fatiga entre otros) (Rita Ma.1984. p.76).

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

(Sierra. 2009; p.92).

Ejecución: Es la parte del proceso que implica la realización de un conjunto de

tareas y operaciones. En este sentido, supone realizar las actividades establecidas
en el plan de trabajo. (Redalyc. 2011. P. 11).

Excel: Es un programa informático de Microsoft Corp, que facilita la elaboración

de información contable y financiera mediante hojas de cálculo. (Alfaro y Alfaro
2018. P. 24)

Formato: Disposición visual y estructural de un texto impreso, incluyendo

aspectos como el tipo de letra, el tamaño del papel y la alineación. (Robert
Bringhurst 2022. P.17).

Orden: establece que existen una serie de principios generales que hay que tener
en cuenta sobre el orden. Son los siguientes: el orden es un valor del ser humano
y es la base de otros valores. (Alcazar. 2001 p. 01).

Organización: Es el proceso administrativo donde se les asignan las

responsabilidades a los integrantes de una institución o empresa pública o
privada. (Phillips. 2012; p.187).

Procesos: Una unidad en sí que cumple un objetivo completo, un ciclo de

actividades que se inicia y termina con un cliente o un usuario interno. (Carrasco,
B, 2001. P. 11)
Proveedores: Es la persona o empresa que abastece bienes o servicios para el
funcionamiento de otra empresa. (Guzmán 2014. P. 54)

Técnicas: La habilidad para hacer uso de procedimientos y recursos. Significa

como hacer algo. Es el procedimiento que adoptan el docente y los alumnos
durante un proceso de enseñanza y aprendizaje. (Gutiérrez F (2002) p. 43).
 CICLO II

DESARROLLO CONCLUYENTE DEL PROYECTO

IV. MARCO METODOLOGICO

Tamayo y Tamayo (2003), lo define como: “Un proceso que, mediante el

método científico, procura obtener información relevante para entender verificar,
corregir o aplicar el comportamiento” (p.37).

Lo expresado por este autor permite referir que el marco metodológico es una
base imprescindible para el cuerpo o estructura de cualquier trabajo de
investigación o proyecto, ya que sirve de guía al momento de elaborarlos, en el
mismo orden de ideas se piensa que este permite reconocer las herramientas e
instrumentos que se utilizaran para la ejecución de la investigación y para la
posterior solución al problema que en este caso sería la deficiencia en la
organización de la documentación de los proveedores en la Empresa Electroauto
Moncho Rondón F.P., con el fin de llevar un mejor control general de la entidad y
de igual forma evitar sanciones por incumplimiento de las reglas.

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Según Browneed (2009):

La escogencia del tipo de investigación determinará los pasos a seguir

del estudio, sus técnicas y métodos que puedan emplear en el mismo.
En general determina todo el enfoque de la investigación influyendo en
instrumentos, y hasta la manera de cómo se analiza los datos
recaudados. (p. 37)

De acuerdo a lo citado, el tipo de investigación permite reconocer las

herramientas e instrumentos que se utilizaran para la ejecución de la investigación
y posterior análisis de los resultados. Facilita el método que se empleará para el
desarrollo de la exploración y así mismo el enfoque para la solución de problemas
que presenta la organización.

INVESTIGACIÓN APLICADA
Es preciso tener en cuenta el tipo de investigación a realizar, ya que existen
muchas estrategias para su procedimiento metodológico. Esto se refiere al tipo de
estudio que se llevará a cabo con la finalidad de recoger los fundamentos
necesarios de la investigación. En tal sentido, para el estudio se realizó una
investigación aplicada, donde se destacaron todas las realidades humanas
encontradas.

Por su parte, Murillo (2020) define que la investigación aplicada “se caracteriza
porque busca la aplicación o utilización de los conocimientos que se adquieren en
la solución de un problema”. (p.7) De acuerdo a lo antes expuesto por el autor,
este tipo de investigación le proporciono al equipo investigador una visión sobre
los pasos a seguir en el desarrollo del estudio, buscando la generación de
conocimientos con la aplicación directa al problema presentado es la falta de
elaboración de un formato digital para la organización de la documentación de los
proveedores en la Empresa Electroauto Moncho Rondón F.P

DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

DISEÑO DE CAMPO
El diseño se considera de campo debido a que las observaciones, datos y
respaldos se obtienen directamente de la realidad, a través de la acción del
investigador. Para la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2005), la
investigación de campo es:

El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito

bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y
factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su
ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de
los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en
desarrollo. (p.05)
 En concordancia a lo expuesto, el diseño de investigación de campo se
asume como un plan de carácter de investigación, debido a que permite recabar
información directamente donde ocurren los hechos de estudio, tal es el caso del
proyecto en desarrollo, el cual se enfoca en problemas detectados de manera
presencial por el grupo de estudio en la comunidad objeto; obtenidos a través de
las visitas realizadas por los autores a lo largo de la elaboración del mencionado
proyecto a la empresa Electroauto Moncho Rondón F.P.

POBLACIÓN Y MUESTRA

POBLACIÓN
Se define como un conjunto finito o infinito de personas u objetos que
presentan características comunes. Hernández, S. (2009) como: “Un conjunto de
personas u objetos con características comunes”. (p.55). La población, llamada
también universo, comprende la gran diversidad de unidades que forman las
sociedades, no solamente puede referirse a personas sino a cosas o hechos de
interés social. También Tamayo y Tamayo (2004) señala: la población es la
totalidad de los fenómenos a estudiar, en donde unidades de población poseen
una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de
investigación. (p.92).
La población objeto de estudio para esta investigación, está constituida por
un grupo de cinco (05) miembros de la empresa Electroauto Moncho Rondón F.P.;
en consecuencia, se hace pertinente mencionar los planteamientos realizados por
Alvarado, Pineda y Canales (1994) quienes señalan que: “… una población menor
de cien (100) personas no requiere del muestreo para la obtención de los datos
relacionados con ella, pues se pierde la representatividad de la misma” (p. 68).

MUESTRA
Es un número de individuos u objetos seleccionados científicamente,
tomados del conjunto o población, ya que realizar una investigación con toda la
población requiere de tiempo y dinero, y otros recursos en forma considerable.
Según Arias, F. (2006), la muestra es un subconjunto representativo y finito que se
extrae de la población accesible” (p. 83). La muestra a trabajar está representada
por cinco (05) miembros de la empresa Electroauto Moncho Rondón F.P.; tal como
se muestra seguidamente:

Cuadro N°5.
Población y Muestra
Fu
Unidad de Estudio N° de Personas Porcentaje
en te:
Población 05 100%

Muestra 05 100%

Equipo Investigador, 2025.

100%

Gráfico Nº 1. Población y Muestra

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

De acuerdo a la naturaleza de la investigación, se emplearán técnicas que

permitan recabar la información pertinente a las variables objeto de estudio. En
este sentido, al respecto Arias, F. (2006) señala que las técnicas de recolección de
datos son:

Las distintas formas o maneras de obtener información. Son ejemplo

de técnicas, la observación directa, la encuesta en sus dos
modalidades (entrevista o cuestionario), el análisis de contenido,
 entre otros. De igual forma el mismo autor afirma que los
instrumentos son los medios materiales es que se emplearán para
recoger y almacenar la información. (p. 55)

Cabe destacar que dentro de las técnicas e instrumentos que se utilizaron

en la recolección de datos para la realización de esta investigación se encuentra
la técnica de la observación directa, definida por Sabino (1992) como: “El uso
sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que se necesitan
para resolver un problema de investigación”. (p.146); donde se utilizó como
instrumento una lista de cotejo, la cual García Douglas (2009) define como:
“Aquel que actúa como un mecanismo de revisión durante el proceso de
enseñanza-aprendizaje de ciertos indicadores prefijados y la revisión de su logro o
de la ausencia del mismo” (p. 12).
Las listas de cotejo permiten evaluar puntos claves en la comunidad objeto
en la cual se decide establecer un plan de acción para la resolución de la
problemática detectada por el grupo investigador; las ventajas que tienen las listas
de cotejo es que poseen un amplio rango de aplicaciones y pueden ser fácilmente
adaptadas a la situación requerida.
De igual manera en este caso, se seleccionó la técnica de la entrevista no
estructurada, la cual se basa fundamentalmente en un diálogo espontáneo y en
la interacción que se va generando a partir de éste, entre el investigador y su
interlocutor. Para Balestrini, M. (2006), es una técnica que permite un proceso de
comunicación verbal recíproca, con el fin de recoger información a partir de una
finalidad previamente establecida. (p. 154).
Con respecto a esta técnica de recolección de información, se utilizó con el
fin de indagar de forma amplia el grado de conocimiento que poseen los
integrantes del área administrativa de la empresa Electroauto Moncho Rondón
F.P., a través del instrumento como lo es una libreta de notas, el cual Ortiz (2004)
define que es un documento donde se registra información de diferentes tipos,
incluyendo la descripción de los hechos que ocurren progresivamente.
Validez y Confiabilidad de los Instrumentos
Validez del instrumento
Según Hernández, M. (2002); la validez del instrumento, “es el grado en que el
instrumento mide la variable que pretende medir, esto quiere decir que el mismo
tiene que ser capaz de medir la variable de estudio”, (p.87).
En efecto, este proceso se realiza a través de la lista de cotejo como
instrumento para determinar hasta donde los ítems son representativos del
dominio universo contenido en lo que se desea obtener; por lo tanto, los ítems son
revisados por la Lcda. , experto de la Universidad Politécnica Territorial “José
Antonio Anzoátegui”. Extensión Pariaguán.

Confiabilidad del Instrumento

Al respecto Hernández, M. (2002); dice que la confiabilidad del instrumento,
“es el grado en que su aplicación repetida al mismo objeto de estudio produce
resultados iguales”, (p.88). Como se puede deducir, la confiabilidad es el
procedimiento para determinar el grado de efectividad del instrumento utilizado
para la recolección de datos teniendo en cuenta que no se realiza en este
proyecto la confiabilidad del instrumento sino en el siguiente trayecto para obtener
el título como Licenciado en Administración.
 V. PRODUCCION AXIOMATICA

Objetivo Especifico N° 1: Diagnosticar la situación actual que presenta la

documentación de los proveedores de la empresa.

Actividad N° 01.- Recorrido por la Empresa.

La finalidad de la visita es diagnosticar el conocimiento que poseen los empleados

del área de administrativa que se llevan a cabo en la empresa Electroauto Moncho
Rondón F.P. El grupo socio-integrador realizó una investigación aplicada donde se
observó las debilidades tanto internas como externas de dicha empresa, entre
ellas se encuentran: Las documentaciones de los proveedores no están
identificados ni organizados. Falta de control en los procesos administrativos.
Ausencia de un formato digital.

Actividad N° 02.- Se observó la documentación de los proveedores.

Se observó que las documentaciones de los proveedores no están

organizadas tampoco reposan en carpetas ni están previamente identificadas
permitiendo de esta manera detectar debilidades en los expedientes de los
proveedores, donde no se mantiene un óptimo control de los mismos, es
importante destacar que las organizaciones deben llevar un riguroso orden de la
documentación, es allí la base de cualquier toma de decisión.

Actividad N° 03.- Elaboración de la Lista de Cotejo.

Durante el desarrollo de la actividad a través de la lista de cotejo se

constató que no se lleva un orden cronológico y actualizado de la documentación
de los proveedores; así mismo, es importante para ellos mantener una
organización de la información y verificarla a través del orden alfabético al final de
cada mes. La lista de cotejo está conformada por 8 interrogantes
Objetivo Especifico N° 2: Analizar las técnicas de archivos para la
organización de la documentación de los proveedores.

Actividad N° 01.- Elaboración de la Matriz FODA.

Dentro del desarrollo de esta actividad, el equipo investigador obtuvo el

análisis de los resultados encontrados durante el recorrido dado por la empresa y
pudo describir las fortalezas que presenta la entidad y es que posee personal
profesional y altamente calificado en el área eléctrica, teniendo como
oportunidades que genera empleo en la comunidad y a sus alrededores, es así
como sus debilidades radican en la falta de control en los procesos administrativos
y un sinfín de amenazas como el incremento de los precios de los materiales por
causa de la inflación.

Actividad N° 02.- Revisión bibliográfica sobre técnicas de archivo.

El grupo socio-integrador realizó una revisión bibliográfica para conocer

cómo se desarrollan las técnicas de archivo y así tomar en cuenta la indicada
analizándola por orden alfabético, para así conocer cómo se desarrollan los
procesos administrativos dentro de la empresa Electroauto Moncho Rondón F.P.
Entre los textos indagados tenemos el orden alfabético que indican la importancia
de la organización alfabéticamente, ya que sirve para determinar a tiempo el orden
de las documentaciones.

Actividad N° 03.- Se analizó la técnica por orden alfabético.

Se analizó la técnica y se revisó la información, permitiendo de esta manera

hacer un buen funcionamiento de la misma y argumentar la organización de la
documentación de los proveedores.

Objetivo Especifico N°3: Determinar el formato digital organizado por orden

alfabético de la documentación de los proveedores en la Empresa
Electroauto Moncho Rondón F.P

Actividad N° 01.- Aplicación de la técnica de archivo por orden alfabético.

 El equipo investigador selecciono la técnica para así llevar de manera
ordenada y que tenga concordancia con la información verificada que se lleva
dentro de la empresa, logrando así que se mantenga una buena organización en
dicha entidad, teniendo en cuenta que al tener una excelente organización en esa
medida estará más controlada cualquier situación que ocurra en referencia a lo
legal.

Actividad N° 02.- Se organizó la documentación de los proveedores.

Con respecto a este propósito específico, se realizó la organización de la

documentación de los proveedores y bajo esta perspectiva, se visualizaron los
registros administrativos que tenían elaborados anteriormente comparándolos con
los que el equipo investigador organizo y teniendo así un resultado positivo,
además de explicar la funcionabilidad del formato digital que se elaboró para esta
empresa pariaguanera como lo es Electroauto Moncho Rondón F.P, para que así
mejore su organización y procesos administrativos.

Actividad N° 03.- Se le explico al personal de la empresa sobre el formato

digital.

El equipo investigador le explico al personal del área administrativa de la

empresa, para orientarlos en cuanto a la necesaria organización de las
documentaciones de los proveedores para así a la hora de una búsqueda sea de
manera rápida. Cabe destacar, que, durante la realización de esta actividad, se
observó asistencia y receptividad por parte del dueño y la administradora a la
asesoría informativa con respecto al punto a tratar.
Al personal encargado de manejar el formato se le dio un bosquejo básico e
Excel para mejorar el uso de esta herramienta tecnológica dentro de la empresa,
que sin duda será de gran ayuda para la organización.