Automatización para el registro y actualización de carga de notas de los

estudiantes de la escuela básica bolivariana Bachiller Felipe Hernández.

 APROBACIÓN DE LA COMUNIDAD

Yo, ___________________________________________, titular de la cédula de

identidad _______________ en carácter de represente de la Comunidad donde se
ejecutó el Proyecto de Servicio Comunitario titulado:
___________________________
__________________________________________________________________
___, presentado por los (las) ciudadanos(as):
APELLIDOS Y NOMBRES CÉDULA DE IDENTIDAD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Para optar al Título de Ingeniero(a) _____________________________,

consideramos que éste reúne los requisitos y méritos suficientes para ser
sometidos a presentación pública y evaluación por parte del Jurado Examinador
que se designe y por la comunidad.

En la ciudad de __________, a los _________________ ( ) días del mes de

_______________ de 20___.

_______________________________
FIRMA
 APROBACIÓN DEL TUTOR(A)

Yo, ________________________________, portador de la cédula de identidad:

____________ en mi carácter de Tutor del Proyecto de Servicio Comunitario
Titulado: ______________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________, presentado por los (las) ciudadanos(as):

APELLIDOS Y NOMBRES CÉDULA DE IDENTIDAD

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Para optar al Título de Ingeniero (a) __________________________, considero

que éste reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a
presentación pública y evaluación por parte del Jurado Examinador que se
designe y por la comunidad.

En la ciudad de ______________, a los _____________ ( ) días del mes de

_____________ de 20___.

_______________________________
FIRMA

Nº TELF:
 INDICE GENERAL

Resumen……………………………………………………………………… 5
Introducción…………………………………………………………………… 6-7
Capítulo I
Descripción de la institución…………………………………………………. 8-10
Planteamiento del problema…………………………………………………. 10
Objetivos………………………………………………………………………... 11
Matriz FODA……………………………………………………………………. 11
Justificación………………………………………………………………………12
Delimitación……………………………………………………………………... 13
Capitulo II
Antecedentes……………………………………………………………………. 14
Términos básicos…………………………………………………………………14-16
Diagrama de Gantt…………………………………………………………….... 16
Aprendizaje logrado……………………………………………………………... 17
Resultados………………………………………………………………………... 18
Bibliografía………………………………………………………………………… 19
Anexos……………………………………………………………………………... 20
 RESUMEN

La escuela Br. Bachiller Felipe Hernández maneja toda su información de manera

manuscrita y no posee ninguna herramienta que les ayude a vaciar la información
de manera digital pues siempre han llevado sus registros en documentos físicos
guardados en archiveros o escritos en pizarras acrílicas, lo que ha llevado al punto
de ser un poco complicado resguardar toda la información y acceder a ella de
manera rápida, si se necesita realizar alguna modificación se debe dejar
constancia de la modificación y el porqué de ella volviéndose tedioso realizar
algún tipo de ajuste en la información manuscrita.

Con el incremento en el número de alumnos, la gestión de los registros se volvió

cada vez más complicada y laboriosa. Los docentes se enfrentaban a un creciente
volumen de información que debían manejar, lo que dificultaba no solo la
actualización de las notas, sino también el seguimiento del progreso académico de
cada estudiante. Ante este crecimiento en la matrícula, la escuela tomó la decisión
de abrir nuevas secciones para poder atender a la demanda, lo que a su vez
generó una mayor necesidad de gestionar las actas y los registros de manera más
eficiente.

La situación llegó a un punto crítico en el que se hizo evidente que el sistema

manual ya no era rentable. La acumulación de documentos físicos, el riesgo de
pérdida de información y la dificultad para acceder a los datos se convirtieron en
problemas significativos. Por lo tanto, se hizo necesario implementar un sistema
digital que no solo facilitara el registro de notas, sino que también optimizara la
gestión de la información, permitiendo un acceso más ágil y seguro a los datos de
los estudiantes. Este cambio no solo representaría una mejora en la eficiencia
administrativa, sino que también contribuiría a una experiencia educativa más
fluida y organizada para todos los involucrados.
 f

La creación de un sistema capaz de automatizar y cargar notas de los estudiantes

surgió de la necesidad de la escuela en comenzar una transición manual a digital,
desde su fundación, todos los registros relacionados con los estudiantes,
incluyendo información sobre su matrícula, asistencia y rendimiento académico, se
mantenían de manera manual en archiveros o carpetas físicas. Este método,
aunque funcional en sus inicios, con el tiempo empezó presentar limitaciones a
medida que la matrícula de estudiantes empezó a experimentar un notable auge
en comparación con años anteriores.

El aumento en la matrícula generó que el registro manual fuera descartado ya que

se volvió ineficiente y difícil de manejar; La acumulación de documentos y la
necesidad de obtener la información de manera eficaz jugo un papel fundamental
en la decisión de digitalizar la información y dejó en evidencia el sistema de
registro anterior(manuscrito); el riesgo que se corre al tener información importante
en documentos físicos capaces de extraviarse fácilmente y así perder datos vitales
tanto para la institución como para los estudiantes.

El sistema automatizado hará que el registro de notas sea de manera rápida y

fluida, además de ser seguro pues se guardara automáticamente en el documento
y así será más difícil perder la información vaciada en las celdas, reduciendo el
tiempo de registro y con la facilidad de modificar la información; Fue diseñada con
el fin de ser manipulada por cualquier docente, es por ello que cuenta con un
diseño sencillo que todos pueden entender y familiarizarse apenas vean la
interfaz; Al ser registros digitales se puede acceder a la información de manera
inmediata y hacerles las modificaciones necesarias y guardar la información.
La metodología usada fue Agile por su flexibilidad y adaptación a los cambios, el
proyecto pasó por varios cambios para ajustarse a lo que requería y necesitaba la
escuela, semanalmente se llevaban adelantos con la finalidad de mostrar los
avances y realizar cambios si era necesario, por ello esta tecnología es la que
mejor se adapta. Realizar este proyecto es una manera de probar conocimientos
adquiridos previamente en conjunto con aportar algo significativo a la comunidad
que sirva de ayuda en el desarrollo de sus actividades.

La finalidad del proyecto es mejorar la calidad de trabajo y ser una herramienta útil
en el proceso educativo, restarles trabajo a los maestros y facilitarles la obtención
de información, al mismo tiempo acelerar los procesos y mejorar el sistema
académico de la escuela, siendo este el primer proyecto en la historia de la
escuela que logre la digitalización total de la información.
 Capítulo 1

La Unidad Educativa Bolivariana "Br. Felipe Hernández" fue fundada en el año

1961, como escuela unitaria, debido a que asistía a una población estudiantil
proveniente de unas 300 familias, la mayoría de bajos recursos económicos y
carencias de necesidades Biopsicosociales, que no permiten el normal proceso
educativo tanto del hogar como de la escuela a los niños, niñas y adolescentes de
la comunidad.

Su nombre se debe a un Bachiller que se destacó como docente en el Estado

Bolívar nacido en Ciudad Bolívar.

La escuela fue incrementando su matrícula al ritmo de crecimiento de la

comunidad naciente de una invasión.

En el año escolar 1998-1999, ya se le había cambiado el nombre de Escuela

Básica, la matrícula de la institución oscilaba entre 500 a 700 alumnos y alumnas,
funcionaba con horario de doble turno de 07:00 am a 12:00 Pm y de 12:00 pm a
05:00 Pm con 15 secciones en cada turno, 01 sala de biblioteca, 01 cocina, 01
sala comedor en el cual solo se atendían los niños con extrema necesidad
comprobada, ya que el cupo era de 150 niños y niñas.

Para el año escolar 2000-2001, la escuela se concibe como Escuela Bolivariana

con un horario integral de 07:00 am a 03:00 Pm, lo cual genera una carencia de
aulas por las siguientes situaciones:

o Incremento impulsivo de matriculas.

o Disposición de un comedor para toda la población estudiantil.

 o Compromiso docente con el Sistema Educativo Bolivariano.

Para el año escolar 2001-2002, la matricula se incrementa a 1004 alumnos y

alumnas, se construyen 3 aulas y se reconstruyen 4 espacios (aulas) para
dedicación exclusiva a la atención de los niños y niñas, con lo que mejora la planta
física y organización interna.

Visión.

Lograr la formación integral de ciudadanos y ciudadanas con valores socialistas y

humanista que a través de la democracia participativa y protagónica alcancen el
desarrollo del ser social, dispuesto para la transformación del país que
necesitamos.

Cuando hablamos de visión nos ubicamos en el logro de metas y propósitos a

futuro, generalmente son sueños relacionados con cómo queremos que sean las
cosas (cualidades, características, formas, tamaños, espacios y conocimientos).

El logro de las visiones representa el alcance de metas, objetivos de los seres que
lo sueñan, por eso, se puede decir que el logro de los sueños o visiones realza el
autoestima del soñador o visionario; a pesar que el sueño o visión es un punto de
vista en particular no debe visionarse algunas cosas que solo existen en nuestra
imaginación y se convierten en inalcanzables.

Para lograr la visión que se anhela se debe tener en cuenta todo un plan de
acciones a desarrollar para poder ver realizado el anhelado sueño. Este plan de
acciones incluye responsables los cuales deben comportarse como Misioneros;
personas que ejecutan las acciones definidas cada uno con una misión distinta
(actividad a ejecutar para lograr la visión).

Misión.
Garantizar a los niños, niñas y adolescentes un proceso de aprendizaje basado en
las características de la Educación Bolivariana Primaria con lo que
desarrollaremos capacidades, habilidades, destrezas, actitudes y aptitudes que les
permitan crear, participar, reflexionar y convivir en una sociedad de justicia social.

Valores.

Afianzar la identidad nacional y regional fortaleciendo la solidaridad, libertad, paz,

convivencia, respeto, honestidad e integración latinoamericana, enmarcados en el
legado por su ejemplo histórico de Simón Rodríguez, Simón Bolívar y Ezequiel
Zamora (árbol de las tres raíces) reconociendo los valores autóctonos de la
Venezolanidad, Cultura indígena y afrodescendiente, incentivando el trabajo
producto mediante el aprender haciendo.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Escuela Bachiller Felipe Hernández no cuenta con ningún dato digitalizado,

teniendo así notas, asistencias, matrículas y personal administrativo de manera
escrita, los controles se llevan en una pizarra que tiene la directora en su oficina,
allí se encuentra esquematizado desde la estructura de la escuela, los nombres de
las profesoras encargadas de los distintos grados hasta la matricula actual. En
conversaciones con la directora expuso las dificultades que tiene para llevar un
control general de matrícula y de registro de notas de los alumnos, los registros se
hacen de forma manual, la escuela no cuenta con los recursos necesarios para
realizar sus funciones completamente ni laboratorio de computación, solo con una
Canaima que es propiedad de la directora, pues han sido víctimas de múltiples
robos y actualmente solo cuentan con una computadora que no cuenta con la
capacidad suficiente para llevar acabo tales registros ni para almacenar la
cantidad de información que es requerida en la escuela, todas estas dificultades
hacen que el proceso de distribución de notas se vuelva tedioso y extenso además
de estar expuestos a que se pierda información valiosa si se extravía una planilla
con la información.

Objetivos.

Objetivo General.

Automatizar y actualizar el registro de la carga de notas de los estudiantes de la

escuela básica bolivariana Bachiller Felipe Hernández.

Objetivos específicos.

o Diagnosticar los problemas presentes en el departamento de evaluación de

la Escuela Básica Bolivariana Bachiller Felipe Hernández.

o Desarrollar un modelo de base de datos que permita almacenar las notas y

datos personales de los estudiantes matriculados en la Escuela Básica
Bolivariana Bachiller Felipe Hernández.

o Realizar capacitaciones al personal docente sobre el uso adecuado del

sistema con el fin de garantizar su correcta utilización.
 Matriz FODA

JUSTIFICACIÓN

Actualmente todo se encuentra digitalizado pues es la manera más sencilla de

llevar registro de todo aquello que consideramos importante, estamos en una era
donde contar con equipos aptos para realizar desde tareas simples hasta las más
complicadas lo tenemos cubierto solo al dar clic. Convertir la información
manuscrita a una información digitalizada está llena de ventajas no solo por la
cantidad de trabajo reducida sino por la seguridad de la información al tenerla en
un archivo digital. La solución a la problemática de la escuela es la digitalización
de la información y eso se llevará a cabo a través de una base de datos que
contendrá los datos de los profesores y el grado del que están a cargo, también se
permitirá el ingreso de las notas de los alumnos en las distintas materias que allí
se imparten con la ventaja de poder modificarlo en cualquier momento, con esta
base de datos se podrá manejar mejor la parte académica de la escuela
brindándoles una manera más sencilla y practica de realizar su trabajo.
Como la escuela cuenta con solo dos equipos la base de datos se empezará a
utilizar a corto plazo en esos dos únicos equipos, se espera que con el tiempo se
tengan los recursos necesarios para otorgarle a cada maestra un equipo y que
todas ellas puedan hacer uso de la base de datos, pues la idea es que todas ellas
puedan vaciar las notas de sus alumnos de manera rápida y sencilla sin necesidad
de optar por planillas manuscritas.

DELIMITACIÓN

Este proyecto se implementará en la escuela básica bolivariana Br. Felipe

Hernández, ubicada en San Félix-Estado Bolívar, específicamente, en el
Parcelamiento El Roble, Calle República, Urbanización los Símbolos UD-105,
Roble Oeste de la Parroquia Simón Bolívar. Donde se busca mejorar la gestión
académica.

La creación del sistema académico se llevará a cabo en el año 2024 durante el

lapso académico para finalizar a mediados de 2025. Se centrará en la carga de
notas de los estudiantes de las 21 secciones abarcando desde educación inicial a
6to grado de educación primaria, tiene un añadido y es la capacidad de registrar al
personal de la escuela y a la misma vez modificar los datos. Los usuarios del
sistema serán únicamente los docentes cada uno de ellos contara con un apartado
personalizado donde vaciarán la información académica de sus estudiantes en las
diversas áreas para posteriormente registrarla.

Todo proyecto tiene limitaciones en concreto la limitación de este es la

implementación ya que en la escuela actualmente está en funcionamiento solo dos
equipos, la directora ha presentado una petición al ministerio de educación con la
finalidad de poder obtener más equipos, esta limitación hace que sea difícil que el
sistema sea utilizado por todos los docentes, pero no imposible pues se
implementará en los dos equipos disponibles y cada uno de ellos tendrá la
oportunidad de utilizarlo.

CAPITULO II

Antecedentes.

 Creación de una cartelera informativa con información sobre las normas de

seguridad, los procedimientos de higiene y los números de emergencia.
Especialidad: Enfermería.
 Elaboración de un manual de convivencia donde se dejó establecido los
derechos y deberes de los estudiantes, docentes y personal.
Especialidad: Derecho.

Términos Básicos.

Sistema: Grupo de elementos o partes independientes que se conectan entre sí de

manera ordenada, de modo que juntos compongan una estructura funcional. Su
concepto es amplio y se puede utilizar en numerosas áreas como matemáticas,
física, lingüística, artes, informática, botánica, química, mineralogía, economía,
derecho, etc. Un sistema es un conjunto de funciones que operan en armonía o
con un mismo propósito, y que puede ser ideal o real. Por su propia naturaleza, un
sistema posee reglas o normas que regulan su funcionamiento y, como tal, puede
ser entendido, aprendido y enseñado. Por consiguiente, si hablamos de sistemas,
podemos referirnos a cuestiones tan distintas como el funcionamiento de una nave
espacial o la lógica de una lengua.

Automatizar: Hace referencia al sistema que permite que una máquina desarrolle
ciertos procesos o realice tareas sin intervención del ser humano. La
automatización permite ahorrar tiempo y, muchas veces, dinero. Es importante
destacar, de todas maneras, que la automatización siempre requiere algún tipo de
control o supervisión por parte del ser humano.

Digitalizar: La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que

permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la
imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

Es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología

computacional. La información digitalizada queda registrada en un dispositivo de
almacenamiento de datos y puede ser usada para otras operaciones o archivada
para futuras consultas sin perder calidad o claridad por el paso del tiempo.

La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital,

que es un conjunto de técnicas diseñadas para la conservación de la información
de los documentos.

Celdas: Es la intersección de una fila y una columna. En las celdas se pueden

introducir modelos numéricos y utilizarlos todas las veces que sea necesario para
efectuar cálculos numéricos y de análisis. Toda la información de una hoja de
cálculo se introduce en las celdas.

Interfaz: Espacio o entorno en el que ocurren las interacciones entre máquina y

usuario, diseñado para facilitar la comunicación entre ambos. Generalmente son
espacios intuitivos, de amigable utilización, que a través de distintas dinámicas
permiten al usuario manejar los complejos procesos del sistema informático.

Metodología: Se erige guiando cada fase desde la concepción hasta la

finalización. Comprender cómo estructurar y aplicar una metodología adecuada no
solo es esencial para el éxito del proyecto, sino que también asegura que todos
los involucrados trabajen de manera cohesionada y orientada hacia objetivos
claros.

Tecnología: La tecnología es el conjunto de nociones y conocimientos científicos

que el ser humano utiliza para lograr un objetivo preciso, que puede ser la solución
de un problema específico del individuo o la satisfacción de alguna de sus
necesidades.

Esquematizado: Reducir u organizar según un esquema.

Actualizar: Es el proceso y el resultado de actualizar. Este verbo alude a lograr que

algo se vuelva actual; es decir, conseguir que esté al día. La actualización, a partir
de este significado, puede emplearse en distintos contextos.

Modelo: Un modelo es una representación simplificada de un objeto, sistema,

proceso o idea que se utiliza para comprender cómo funciona. Esta herramienta
es fundamental en diversos campos, desde las ciencias naturales y sociales hasta
el arte y la industria.

Base de datos: Es una herramienta que almacena información perteneciente a un

mismo contexto, organizada y sistematizada lógicamente para su posterior
recuperación, análisis o transmisión.

Plan de acción
Aprendizaje logrado.

Este no fue un proyecto que surgió de la noche a la mañana, era algo que ya
venía planteándome desde tiempo atrás cuando escuche por primera vez las
dificultades por las que pasa un docente (especialmente una de la comunidad) al
momento trascribir notas, informaciones, clases, asistencias y demás, tenía un
conocimiento previo sobre estos tipos de herramientas capaces de simplificar el
trabajo, mejorar el flujo de actividad y procesos pero dicho conocimiento no era

muy extenso, aun así sirvió de punto de partida para lograr hacer el primer
borrador.
El primer borrador, aunque era muy organizado y bien esquematizado no cumplía
con las expectativas de la comunidad pues era un tanto complejo, luego de varias
reuniones se llegó a la conclusión de presentar otro diseño más sencillo y más
vistoso, fácil de manejar, rediseñé todo desde colores hasta macros, formularios y
estructura, esta nueva versión cumplía con los requerimientos de la comunidad.

Cuando ya todo estaba encaminado se me sugirió añadir una función más a la

base de datos, era básicamente crear una hoja donde se pudiera ingresar los
datos personales de las docentes para así llevar un control sobre el personal que
labora en la escuela, no solo ingreso de datos sino también modificar dichos
datos, fue quizás lo que más se me complicó, pero afortunadamente di con la
solución luego de muchos días de investigación.

Había usado antes Excel, pero no orientado a este tipo de uso que le estoy dando
ahora, no había usado tampoco las macros ni visual Basic para aplicaciones, este
proyecto me brindó la oportunidad de manejarme con confianza en este programa
y a grabar macros para facilitar el uso de los formularios.

Todo inició como una creación de una base de datos para automatizar las notas
de los estudiantes, pero se le añadió un extra y fue la capacidad de registrar la
información personal de los docentes, mediante el uso de formularios con
capacidad para la entrada de datos usando programación.

Resultados obtenidos.

 La digitalización permite un manejo más rápido y eficiente de las notas,

facilitando la entrada y almacenamiento de datos.
 Ahora gracias a la digitalización se puede acceder fácilmente a las notas de
los estudiantes.
 Las herramientas digitales permiten un control más profundo en los datos
académicos.
  Reduce errores, no los elimina por completo, pero mediante la
automatización se tiende a disminuir los errores transcritos de manera
manual.
 Al digitalizar los documentos ocurre una reducción en los documentos
físicos ya que la información contenida en cientos de carpetas puede
reducirse exponencialmente lo que ahorra espacio y recursos.
 Las notas pueden actualizarse y corregirse en cualquier momento lo que
permite tener un sistema actualizado.
 La reducción del uso del papel contribuye a crear conciencia ecológica.

La automatización de las notas puede transformar la gestión educativa, haciendo

el proceso más ágil y efectivo, aunque también plantea desafíos con respecto a
capacitación y adaptación a nuevas tecnologías.

BIBLIOGRAFÍA

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Enciclopedia Concepto. Recuperado el 9 de enero de 2025 de
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ANEXOS