Preparación para la Certificación del PMP

Equipo de producción

Universidad Católica de Cuenca (Posgrado Online)

Notas del autor

El equipo de producción de la Universidad Católica de Cuenca (Posgrado Online) está encargado de crear los cursos para las maestrías
que se ofertan en esta modalidad, el equipo es el responsable de la parte técnica y pedagógica.

Objetivo
Desarrollar conocimiento y entendimiento de las técnicas, herramientas, consideraciones y estrategias para rendir la evaluación PMP.
Contenido

Unidades Página

Unidad 1 ........................................................................................................................... 4
Inicia tu camino al PMP .................................................................................................. 4
1.1 Introducción ..................................................................................................................4
1.1.1 Que es el PMI (Project Managment Institute) .....................................................................4
1.1.2 Certificaciones del PMI ..........................................................................................................6
1.1.3 Certificación PMP ............................................................................................................... 10
1.1.4 Características del examen PMP® ...................................................................................... 12
1.1.5 Método de Estudio ............................................................................................................... 15
1.1.6 Pmismos® ............................................................................................................................ 16
1.2 Marco conceptual ........................................................................................................ 18
1.2.1 El problema habitual ........................................................................................................... 19
1.2.2 Que necesitas para ser un buen director de proyectos ........................................................ 19
1.2.3 Entendiendo la estrategia de su empresa............................................................................. 22
1.2.4 Tu proyecto tiene un ciclo de vida ...................................................................................... 24
1.2.5 Herramientas para una buena gestión de proyectos ............................................................ 25
1.2.6 En que tipo de organización estoy trabajando .................................................................... 26
1.2.7 La oficina de proyectos ayuda a la gestión de los directores de proyecto ........................... 29
1.2.8 Manteniendo las restricciones del proyecto ......................................................................... 30
1.2.9 Que dispone la empresa ....................................................................................................... 31

Bibliografía .......................................................................................................................34
Preparación para la certificación del PMP 4
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Unidad 1

Inicia tu camino al PMP

1.1 Introducción
La asignatura está enfocada a entregar al estudiante los lineamientos para enfocarse en
la Certificación de PMP, para lo cuál se tomará como base los contenidos del PMBOK,
se asumen que los conceptos relacionados a Dirección de Proyectos son de dominio de la
persona, la terminología utilizada está escrita en idioma inglés.

El enfoque que se debe dar al estudio contempla la “visión del PMI” por lo tanto las
decisiones y consideraciones deben enmarcarse en esta restricción.

Es importante que, al finalizar el estudio, se tenga claramente definido un cronograma de

estudio periódico y una técnica propia de estudio, esto incrementará significativamente
las posibilidades de tener éxito en el examen de certificación PMP.

1 .1 .1 Q u e e s e l P M I ( P r o j e c t M a n a g m e n t I n s t i t u t e )

Nación en los Estados Unidos en 1969, con el propósito de fomentar el profesionalismo

en la Dirección de Proyectos, realizan trabajos de investigación a través de expertos para

1
“Piensa, Visualiza, Planifica y Trabaja”.
Preparación para la certificación del PMP 5
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mejorar el trabajo directivo de más de 2.9 millones de profesionales que están relacionados
con logros organizacionales y directivos.

Posee estándares globales para la gestión de proyectos, programas y portafolios de

proyectos que amplio reconocimiento, los mismos son desarrollados por voluntarios de
PMI con reconocida experiencias en diversas industrias quienes reunidos construyen en
un lenguaje común las directrices para la gestión de proyectos en todo el mundo. Para
cubrir estos estándares construye una serie de publicaciones como el PMBOK.

A continuación se muestran los Estándares Fundacionales.

Fuente: Project Managment Institute [Link]

Preparación para la certificación del PMP 6
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El PMI desarrolló documentos estándares de practica que proporcionan una base de

conocimiento enfocado en el uso de herramientas, técnicas o procesos:

• Estándar de practica para Scheduling

• Practicas para Estructuras de Desglose de Trabajo
• Practicas para la Gestión de Riesgos del proyecto
• Práctica para la gestión del valor ganado
• Práctica para la gestión de la configuración del proyecto
• Práctica para la estimación de proyectos
• Practica para la gestión de un entorno de desarrollo.
• Gestión de la realización de beneficios
• Guía práctica de Agile
• Gestión de requisitos
• Gobernanza de portafolios, programas y proyectos
• Análisis de negocios para profesionales
• Implementación de gestión de proyectos organizacionales.
• Complejidad en la navegación de proyectos
• Gestión del cambio en las organizaciones.

Gran parte de la actividad de PMI se desarrolla en más de 80 países, a través de los

denominados capítulos, los mismos que son comunidades de personas que participan
organizando eventos, contactos y entornos para compartir los conocimientos y
experiencias. En Ecuador se dispone de un capítulo cuya intención es formar la red de
profesionales locales que aporten al crecimiento, discusión y formalización de la actividad
de Dirección de Proyectos.

1 .1 .2 C e r t i f i c a c i o n e s d e l P M I
Considerando que alrededor del mundo se realizan proyectos de distinta índole, y se
invierte aproximadamente el 2% del producto interno bruto en investigación y desarrollo,
según datos del Banco Mundial. En el Ecuador a través de la secretaría de planificación
y desarrollo podemos analizar el nivel de inversión en los proyectos en el país.

Figura 1. Fuente: Plan de Inversiones 2008-2017 Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo

Preparación para la certificación del PMP 7
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Estos antecedentes motivan a organizaciones como el PMI a ofrecer un programa

completo de certificaciones internacionales, las mismas son alcanzadas demostrando el
compromiso, las habilidades, educación, experiencia y competencia del profesional.

Existen más de 500 000 certificados del PMI a nivel mundial. En el Ecuador existen 927
certificaciones hasta el momento. Las mismas se distribuyen de la siguiente manera:

Localidad # Certificados

Quito, Pichincha 690

Guayaquil, Guayas 175

Cuenca, Azuay 35

Loja, Loja 6

Esmeraldas, Esmeraldas 4

Riobamba, Chimborazo 3

Machala, El Oro 3

Galápagos, Galápagos 2

Ibarra, Imbabura 2

Santo Domingo, Santo Domingo 1

Quinindé, Esmeraldas 1

Ambato, Tungurahua 1

Guaranda, Bolívar 1

Quevedo, Los Ríos 1

Portoviejo, Manabí 1

Total 926
“El 80% de los proyectos de alto desempeño usan un gerente de proyectos certificado”

Las propuestas de certificaciones hasta la presente fecha son las siguientes:

PgMP (Program Managment Professional)

Diseñado para profesionales quienes gestionan proyectos múltiples y complejos para

lograr resultados estratégicos y organizacionales.
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Prerrequisitos

• Título secundario (diploma de escuela secundaria, título de asociado o el

equivalente global)
• 6000 horas de experiencia en gestión de proyectos y
• 10,500 horas de experiencia en gestión de programas

• Licenciatura de cuatro años

• 6000 horas de experiencia en gestión de proyectos
• 6000 horas de experiencia en gestión de programas2

PfMP (Portafolio Managment Professional)

Diseñado para profesionales que tienen avanzada experiencia en administración de

portafolios de proyectos para lograr los objetivos estratégicos de la organización.

Prerrequisitos

• Todos los solicitantes deben poseer un mínimo de ocho años de experiencia

comercial profesional y
• Título secundario (diploma de escuela secundaria, título de asociado o el
equivalente global)
• 10,500 horas de experiencia en gestión de cartera

• Título de cuatro años (título de licenciatura o el equivalente global)

• 6000 horas de experiencia en gestión de carteras3

CAPM (Certified Associate in Project Managment). Diseñado para personas que

acrediten conocimientos fundamentales, en la terminología y los procesos de gestión de
proyectos.

Prerrequisitos

• Título secundario (diploma de escuela secundaria, título de asociado o el

equivalente global).
• 23 horas de educación en gestión de proyectos completadas para el momento en
que se presenta para el examen4.

2
Fuente: Project Managment Institute [Link]
3
Fuente: Project Managment Institute [Link]
4
Fuente: Project Managment Institute [Link]
Preparación para la certificación del PMP 9
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PMI-PBA (PMI Professional in Business Analysis). Diseñado para personas que destacan
en procesos de análisis de negocios, definiendo los requisitos comerciales y casos de
negocios para dar cabida a la realización de proyectos para impulsar resultados
comerciales.

Prerrequisitos

• Título secundario (diploma de secundaria, título de asociado).

• 7.500 horas de experiencia en análisis de negocios
• 35 horas de contacto de educación en análisis de negocios

• Licenciatura o el equivalente global

• 4.500 horas de experiencia en análisis de negocios
• 35 horas de contacto de educación en análisis de negocios5

PMI-ACP (PMI Practitioner Certified Agile). Diseñado para personas aplican los
principios y prácticas agiles en proyectos. Requieren adicionalmente conocimiento y
entrenamiento en SCRUM, XP, Lean y Kanban.

Prerrequisitos

• 2,000 horas de experiencia general en proyectos trabajando en equipos. Un PMP®

o PgMP® actual satisfará este requisito, pero no está obligado a solicitar el PMI-
ACP.
• 1.500 horas trabajando en equipos de proyectos ágiles o con metodologías ágiles.
Este requisito se suma a las 2.000 horas de experiencia general del proyecto.
• 21 horas de contacto de formación en prácticas ágiles6.

PMI-RMP (PMI Profesional en gestión de riesgos)._ La certificación reconoce la

experiencia y destrezas en el área especializada de evaluación e identificación de riesgos
en proyectos, conjuntamente con los planes para mitigar, amenazas y capitalizar
oportunidades.

Prerrequisitos

Título secundario (diploma de escuela secundaria, título de asociado o el equivalente

global)

• 4.500 horas de experiencia en gestión de riesgos del proyecto

5
Fuente: Project Managment Institute [Link]
6
Fuente: Project Managment Institute [Link]
Preparación para la certificación del PMP 10
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• 40 horas de educación sobre gestión de riesgos del proyecto

• Título de cuatro años (título de licenciatura o el equivalente global)

• 3.000 horas de experiencia en gestión de riesgos de proyectos
• 30 horas de educación sobre gestión de riesgos del proyecto7

PMI-SP (PMI Profesional en gestión de cronograma). La certificación reconoce el

desarrollo avanzado en el área de construcción y mantenimiento de cronogramas de
proyectos.

Prerrequisitos

• Grado secundario
• 5,000 horas de experiencia en programación de proyectos
• 40 horas de programación de proyectos de educación

• Licenciatura de cuatro años

• Experiencia de programación de proyectos de 3.500 horas
• 30 horas de educación en programación de proyectos8

1 .1 .3 C e r t i f i c a c i ó n P M P
El esquema de la credencial PMP® está acreditado por el American National Standards
Institute (ANSI) respecto del International Organization for Standardization (ISO)
17024.

El estándar 17024 tiene requisitos rigurosos para desarrollar y mantener el examen, y

para los sistemas de gestión de calidad a fin de asegurar una calidad continua.
Adicionalmente, la credencial PMP también está registrada respecto del estándar ISO
9001:2008 para los sistemas de gestión de calidad. Esta acreditación brinda una
afirmación por parte de un tercero sobre la calidad en el desarrollo, gestión, y gobernanza
de la credencial PMP.

También le genera confianza en la credencial PMP a los titulares de la credencial y a las

organizaciones que los emplean. Las certificaciones y credenciales del PMI se distinguen
por su desarrollo y aplicación mundial, lo que las hace transferibles a través de industrias

7
Fuente: Project Managment Institute [Link]
8
Fuente: Project Managment Institute [Link]
Preparación para la certificación del PMP 11
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y fronteras. La fortaleza de las credenciales del PMI es que son portables y no están
atadas a ningún método, estándar u organización.

La línea de tiempo del proceso de certificación del PMP es la siguiente:

1. Presentación de la solicitud. Esta actividad se la realiza en un plazo de 90 días

máximo de la solicitud realizada.
2. Revisión de la completitud de la solicitud. Una vez enviada PMI revisa el trámite
en 5 días.
3. Proceso de Pago del solicitante. No se puede agendar el examen hasta tanto no
se pague las tarifas de la certificación.
4. Proceso de Auditoría. Si la solicitud es seleccionada, se tiene 90 días para enviar
los materiales a auditar, el envío de la documentación es procesado pro en PMI
en un plazo de 5 a 7 días. El período de elegibilidad comienza cuando el proceso
de auditoría termina satisfactoriamente.
5. Elegibilidad para rendir el examen de opción múltiple. Desde la aprobación tiene
un año para rendir el examen, y lo puede realizar hasta por tres ocasiones.
6. Ciclo de Certificación. El ciclo de certificación inicia el día que se aprueba el
examen y se otorga la certificación.
7. Mantenimiento de la certificación. Se debe acumular y acreditar hasta 60 unidades
de desarrollo profesional (PDU) que incluye cursos, seminarios, práctica
profesional, voluntariado como las principales en un período de 3 años.
8. Renovación de la Certificación. Se puede completar el proceso de renovación una
vez culminados los requisitos de mantenimiento de la certificación y el envío de
las tarifas vigentes.
9. Suspensión de la certificación. Ocurre en el tercer aniversario de la certificación,
si no se ha cumplido con los requisitos continuos de certificación, el período es por
un año.
10. Vencimiento de la certificación. Ocurre al finalizar el período de suspensión sin no
se ha cumplido con los requisitos continuos de la certificación. Si se desea tener la
certificación nuevamente se requiere volver a realizar la solicitud.

Prerrequisitos

• Título secundario (diploma de escuela secundaria, título de asociado o el

equivalente global)
• Mínimo de 5 años o 60 meses de experiencia única en dirección de proyectos
• 7.500 horas de experiencia en el liderazgo de proyectos
• 35 horas de educación sobre gestión de riesgos del proyecto

• Título de cuatro años (título de licenciatura o el equivalente global)

• Mínimo de 3 años o 36 meses de experiencia única en dirección de proyectos
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• 4.500 horas de experiencia en gestión de riesgos de proyectos

• 35 horas de educación sobre gestión de riesgos del proyecto9

Tarifas de la certificación PMP

Las tarifas determinadas vienen dadas por la condición de la membresía al PMI

(Membresía que cuesta $ 129 adicional a $10 por primera vez) y por el tipo de examen si
es impreso en computadora para el país. El siguiente cuadro resume las tarifas.

Tipo de Examen Membresía al PMI $ Dólares Americanos

Computadora Miembro $ 405

Computadora No Miembro $ 555

Escrito Miembro $ 250

Escrito No Miembro $ 400

Volver a rendir computadora Miembro $ 275

Volver a rendir computadora No Miembro $ 375

Volver a rendir escrito Miembro $ 150

Volver a rendir escrito No Miembro $ 300

Nota: Los valores son referenciales y pueden ser modificados en cualquier momento por el PMI

Fuente: Project Managment Institute [Link] PMP HandBook

1 .1 .4 C a r a c t e r í s t i c a s d e l e x a m e n P M P ®
El examen, está basado en el PMBOK 6ta edición, oficialmente es en idioma inglés, pero
se da la opción de pedir ayudas en un idioma adicional, consiste en 200 preguntas
aleatorias de opción múltiple para responder en un máximo de 4 horas.

9
Fuente: Project Managment Institute [Link]
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Existen 25 preguntas que no se califican, las mismas no son de conocimiento de los

participantes, razón por la cual se recomienda responder todo el examen. En el caso de
error en una pregunta no calificada la misma no se considera para el puntaje final.

El examen tiene varios tipos de preguntas:

• Conceptos memorizados
• Cálculos matemáticos, se espera se planteen alrededor preguntas donde se
requieran alrededor de 15 a 20 fórmulas. De 10 a 15 preguntas relacionadas a
valor ganado.
• Interpretación de resultados.
• Situaciones
• Incomprensibles

Las preguntas del examen en su mayoría de casos tienen la siguiente distribución:

Grupo de Procesos % de Preguntas

1._Iniciación 13%

2._Planificación 24%

3._Ejecución 31%

4._Monitoreo y control 25%

5._Cierre 7%

Fuente: Rita Mulcahy. 2018. PMP Exam Prep

El examen PMP se aprueba con un mínimo del 75%, el resultado que entrega el PMI al
aspirante es cualitativo por grupo de procesos. El promedio de aprobación no supera el
15%.

A continuación veremos algunos ejemplos de las distintas tipologías de preguntas que

encontrarás en el examen.

Situacionales

Luego de 30 días de ejecución de un proyecto de construcción, un contratista le comunica

que uno de los insumos solicitados en el proyecto tendrá un retraso de 3 días. ¿Qué es lo
MEJOR que puedes hacer como Director del Proyecto?

• Ignorarlo porque no es un retraso significativo

Preparación para la certificación del PMP 14
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• Informar al Gerente Funcional lo antes posible

• Informar al Cliente para evaluar alternativas
• Reunirse con el equipo para evaluar alternativas

La mayoría de las preguntas del examen son situacionales porque te entrenarán para ser
un buen director de proyectos desde el punto de vista práctico.

Varias respuestas correctas

Estás por comenzar un proyecto para la planificación de un túnel subfluvial en el cuál

no tienes demasiada experiencia. ¿Qué es lo que deberías hacer?
• Contactarte con otros directores de proyectos con experiencia en túneles
subfluviales
• Aplicar todos los procesos de la Guía del PMBOK®
• Analizar los registros históricos de la empresa sobre proyectos similares
• Identificar a todos los interesados

Aquí hay varias respuestas correctas o verdaderas. ¿Cuál debo marcar? Siempre te
concentrarás en la opción más correcta.

Información irrelevante

Al recorrer 1000 kilómetros en tu vehículo por la Ciudad de Mendoza se consumen 90

litros de gasolina a un costo de $1,50 por litro. Basado en estos datos estimas los costos
de movilidad en un proyecto de transporte con la siguiente herramienta:
• Economías de escala
• Estimación paramétrica
• Estimación ascendente
• Estimación análoga

Te encontrarás con varias preguntas con información complementaria que no es

necesaria para poder responder.

Las que no sé

Se han identificado 34 interesados en tu proyecto para la forestación de zonas desérticas.

Señale la respuesta CORRECTA:
• Existen 561 canales de comunicación
• El número de interesados es muy grande para una buena comunicación
• Existen 578 canales de comunicación
• Falta información para poder contestar
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Integración

¿Cuándo finaliza el proceso para la estimación del cronograma?

• Las estimaciones de tiempo se pueden realizar en cada uno de los paquetes de
trabajo
• Cada paquete de trabajo está definido en el diccionario de la EDT
• Se han implementado técnicas PERT y CPM
• Han finalizado los procesos de gestión de riesgos durante el grupo de procesos de
planificación

Para contestar algunas preguntas no basta con conocer un tema en particular, sino que
será necesario vincular varias áreas del conocimiento.

¿Ya quieres saber las respuestas correctas? ¡Pero si todavía no has estudiado nada!

1 .1 .5 M é to d o d e E stu d io

Antes de iniciar con el estudio debes estar claro en los materiales que vas a necesitar. A
continuación detallamos los mismos.

• Hoja Excel con la planificación del estudio._ Debes considerar un plazo entre dos
y tres meses previos al examen para tu preparación, esto va a depender de tu
nivel de conocimientos y experiencias previas.
• Guía de PMBOK 6th edición._ Verifica que el material sea el adecuado, el mismo
está disponible una vez que hayas realizado tu registro como miembro en la página
del [Link], no olvides que por código de ética no podrías obtener una copia no
autorizada de este libro.
• Lápices y papel para elaborar las flash cards, importante recalcar que el método
de estudio se basa en el análisis de las brechas de conocimiento que se tiene. Cada
capitulo del texto tienen una lista de los tópicos que debes conocer en orden de
importancia.
• Las tarjetas de “Process chart” impresas y recortadas, siempre al iniciar el estudio
procederemos a armar el mapa de grupo de procesos y áreas de conocimiento.
• En cada una de las partes de este libro señalaremos los puntos a memorizar, los
puntos a recordar
• Simulador del examen de preparación de PMP.
• Posterior a las evaluaciones se debe realizar una retroalimentación para entender
en detalle la razón de los errores.

El orden de dificultad de aprendizaje de las áreas de conocimiento basados en las

experiencias de estudio es el siguiente:
Preparación para la certificación del PMP 16
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Tema Nivel de Dificultad

Procesos de Gestión de Proyectos Mayor Dificultad

Gestión de las Adquisiciones

Gestión de Riesgo

Gestión de Calidad

Gestión de la Integración

Gestión del cronograma

Gestión de Costos

Marco Conceptual de Gestión de Proyectos

Gestión del Alcance Menor Dificultad

Gestión de los Recursos

Gestión de los Interesados

Gestión de las Comunicaciones

Gestión de Proyectos por Grupo de Procesos Nivel de Dificultad

Monitoreo y Control Mayor Dificultad

Ejecución

Planificación

Iniciación Menor Dificultad

Cierre.

Fuente: Rita Mulcahy. 2018. PMP Exam Prep

1 .1 .6 P m i s m o s®

Para poder ingresar en el contexto del examen debes considerar ciertos aspectos de la
dirección de proyecto considerados por el PMI.

• El director de proyecto está centrado 100% en el universo del proyecto. Sin un

director de proyecto calificado el proyecto está destinado al fracaso, con una
persona calificada independientemente del ámbito profesional que desempeñe el
proyecto será exitoso.
• El director de proyecto pone énfasis e interés en los aspectos del proyecto por
sobre sus propios intereses.
Preparación para la certificación del PMP 17
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• Se considera que el director de proyecto entiende el valor de las herramientas,

técnicas conoce como conjugar las mismas a lo largo del proyecto. Asume que el
director de proyecto trabaja con un equipo de 200 personas en muchos países y
tiene más de un año para culminar y el proyecto no se ha desarrollado jamás en
la organización, el presupuesto considerado es más de 10 millones de dólares.
• El director de proyecto tiene el empoderamiento descrito en la guía PMBOK y
ejecuta todas las actividades declaradas en los procesos de gestión.
• La organización tiene un proceso de selección formal de proyectos, considerando
el impacto a los objetivos estratégicos.
• El director de proyecto conoce perfectamente la razón por la cual su proyecto fue
seleccionado, conociendo los objetivos, caso de negocio durante la planificación y
administración del proyecto.
• El equipo de proyecto se encuentra motivado, empoderado y comprometido, no
requieren una micro gestión por parte del director de proyecto.
• El director de proyecto, invierte tiempo en planificar, gestionar, evaluar,
monitorear y controlar el alcance, cronograma, costo, calidad, riesgos, recursos y
la satisfacción del cliente.
• La organización dispone de un PMO, claramente definido su rol y responsabilidad
respecto de los proyectos de la organización.
• La organización posee las políticas, metodologías, procedimientos de riesgos y
procedimientos de calidad sobre la gestión de proyectos, las mismas que son
adaptadas por los directores de proyectos para a la gestión.
• El proyecto puede ser parte de un programa o un portafolio de proyectos
relacionados unos con otros.
• La organización dispone de archivos históricos de los proyectos ejecutados
previamente, incluyendo entre otros cuantos paquetes de trabajo, el costo, y que
riesgos no fueron detectados. Esta información es utilizada para planificar el
proyecto actual, el director de proyecto almacena las evaluaciones desempeño del
proyecto y lecciones aprendidas en la base de conocimiento de la organización.
• El director de proyecto trabaja en una organización que posee un sistema y cultura
organizacional (factores ambientales), aportando con su proyecto a la mejora de
estos factores.
• Todos los proyectos tienen un acta de constitución que autoriza al proyecto y al
rol del director de proyectos.
• El WBS y su diccionario son usados a lo largo de todo el proyecto.
• El plan del proyecto no es un gráfico de barras del MS Project, es un conjunto de
planes de gestión los cuales son conocidos por el director de proyecto que está
directamente involucrado en la construcción de los mismos.
• El director de proyecto elabora y mantiene los documentos de proyecto que
permiten una adecuada planeación, manejo, monitoreo y control de los proyectos.
• Los interesados del proyecto están participando a lo largo de todo el proyecto, sus
necesidades son tomadas en cuenta en la planificación del proyecto y se crean
Preparación para la certificación del PMP 18
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planes para la gestión de la comunicación y participación de los interesados. Estas

prácticas ayudan a la identificación y manejo de riesgos.
• La gente debe ser compensada por su trabajo, merece justicia, un adecuado
ambiente de trabajo en el cual contribuyen en el desarrollo de las actividades.
• Gold plating (agregar funcionalidades adicionales), no es el principal interés del
proyecto por lo que debe ser gestionada preventivamente.
• Considerando que la mayoría de proyectos son gestionados en entornos
matriciales, temas como las teorías de motivación, negociación o resolución de
conflictos son tratados en preguntas del examen.

Hola: se podría golpear en un clavo con un

destornillador, pero un martillo es más adecuado para
conseguir el objetivo.
Antes de empezar el estudio “Piensa Primero” en leer
este material como un aprendiz.

1.2 Marco conceptual

• Gestión de Proyectos • Expeditor
• Definición de Proyecto • Coordinador
• Definición de Equipo de Trabajo • Factores ambientales
• Gestión del Equipo de trabajo • Activos de la organización
• Interesados o Procesos, procedimientos y
• Gestión de interesados políticas
• Gobernanza o Información Histórica
• PMO – Oficina de proyectos o Lecciones aprendidas
o De apoyo • Registro de supuestos
o Control • Restricciones
o Directiva • Datos de Ejecución de trabajo
• OPM (Dirección de proyectos • Trabajo operacional
Organizacional) • Programa
• Estructura Organizacional • Portafolio
o Matricial • Juicio Experto
§ Fuerte • Reuniones.
§ Débil
§ Balanceada
o Funcional
o Orientada a Proyectos
Quicktest
Preparación para la certificación del PMP 19
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1 .2 .1 E l p r o b l e m a h a b i t u a l

La promesa incumplida

Figura 2. María Gabriela acordó un entregable que no es posible liberarlo en la fecha acordada con su patrocinador

1 .2 .2 Q u e n e c e s i t a s p a r a s e r u n b u e n d i r e c t o r d e p r o y e c t o s

El director de proyectos tiene un rol crítico en el liderazgo de un equipo de proyecto a fin

de alcanzar el objetivo, hay que considerar que muchos directores de proyecto están
durante el ciclo de vida del proyecto, sin embargo, algunas organizaciones involucran al
director de proyectos en las actividades de evaluación y análisis del anteproyecto.

La guía del PMBOK te entrena en los procesos y las herramientas, eso no será suficiente
para que gestiones exitosamente tu proyecto. Tienes que prestar atención a tres
características fundamentales para que asumir adecuadamente el rol, las mismas son:

• Conocimiento: Prestar atención a las técnicas, procesos, herramientas y

determinar cómo se interrelacionan todas.
• Rendimiento (Gestión estratégica y de Negocios): El resultado de la gestión de tu
equipo y el tuyo es trabajar duro para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Habilidades personales (Liderazgo): El liderar personas te impulsa a entender que
motiva al equipo, como gestionar los conflictos, como construir redes de
colaboración para mantener al equipo enfocado.

El director de proyecto es pieza clave en el proyecto, por lo que desempeña roles dentro
de una esfera de influencia que muestra las contribuciones y el valor de la profesión.
Preparación para la certificación del PMP 20
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Figura 3. Fuente: PMBOK 6.0

En función de estos factores el director de proyectos puede adoptar múltiples estilos de

liderazgo.

• Autoritario (Directivo): supervisión directiva dando instrucciones a sus

subordinados o tomando decisiones autocráticas sin consultar.
• Paternalista: brinda asistencia y protege a los miembros del equipo.
• Democrático: comparte la toma de decisiones con los miembros de su equipo
buscando consenso en la resolución de problemas.
• Dejar hacer (Laissez-faire): empodera a los miembros del equipo para que tomen
decisiones por sí mismos.
• Transaccional: foco en el cumplimiento de objetivos motivando a los miembros
del equipo a través de recompensas y castigos.
• Transformacional: inspirar con un sentido de propósito a los seguidores para
cambiar su comportamiento.
• Carismáticos: inspirador, energético, con gran confianza en sí mismo.
• Considerados: tienen gran afecto por cada persona individual
• Estimuladores: gran capacidad para impulsar ideas innovadoras
• Servicial: primero se concentran en servir al prójimo para que enriquezcan sus
vidas, el liderazgo es secundario.
• Interactivo o situacional: adaptar o combinar diferentes estilos de liderazgo
dependiendo de cada situación (ej. autoritario, democrático, transaccional,
transformacional, carismático, etc.).

El director de proyecto debe tener personalidad

Auténtico: acepta a los demás por lo que son y quiénes son, expresa abierta preocupación

Cortés: atento, educado, se comporta de acuerdo a las normas

Preparación para la certificación del PMP 21
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El director de proyecto debe tener personalidad

Creativo: posee y estimula la capacidad de innovación

Cultural: sensible hacia otras culturas, normas y creencias

Emocional: habilidad para percibir los sentimientos de los demás

Directivo: foco en el cumplimiento de los objetivos

Intelectual: pensamiento crítico, investigación y reflexión

Político: interrelaciones personales para hacer que las cosas sucedan

Servicial: dispuesto a complacer y servir a otros

Sistémico: observar el conjunto en vez de dividirlo en partes aisladas

Social: la capacidad de comprender y dirigir personas

Si bien el liderazgo requiere del uso de poder para influenciar en las acciones de los
miembros del equipo, no deberíamos confundir los estilos de liderazgo con los tipos de
poder.

Entre los principales tipos de poder podemos mencionar:

• Recompensa: autoridad para manejar los premios

• Coercitivo o Penalidad: autoridad para manejar los castigos
• Legítimo o Formal: posición jerárquica en la organización
• Experto: reconocido por sus conocimientos y formación
• Referente: admiración del discípulo para seguir el ejemplo del maestro
• De Información: poder de control y distribución de información
• Relacional: relacionarse con interesados y desarrollar alianzas
• Gratificación: gratificar a las personas con agradecimientos
• Presión: limitar la libertad de elegir
• Culpabilidad: imponer una obligación o sentido del deber
• Persuasión: convencer a una persona mediante argumentos para que piense de
una determinada manera o haga cierta cosa
• Evitar: excusarse a participar en la toma de decisiones
• Situacional: poder que se obtuvo de una situación anormal (ej. renuncia de un
miembro del equipo)

El director de proyectos también asume roles de comunicación ante el patrocinador,

miembros de equipo y otros interesados incluye entre otros los siguientes aspectos:
Preparación para la certificación del PMP 22
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Finalmente el gráfico a continuación resume los diferentes niveles de competencias que

hacen al desarrollo de las habilidades de un buen director de proyectos.

Fuente: Gordon Training International & Process Coaching Center

1 .2 .3 E n t e n d i e n d o l a e s t r a t e g i a d e s u e m p r e s a
El proyecto que estás ejecutando es muy importante para la empresa, pero debes entender
como el mismo encaja en la estrategia de nivel gerencia, y que otros proyectos relacionados
están ejecutándose.
Preparación para la certificación del PMP 23
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Portafolio Programas Proyecto

Un portafolio es un conjunto Un programa es un grupo Un proyecto es cualquier

de programas y/o proyectos de proyectos subsidiarios trabajo que es elaborado
que están vinculados entre sí que están estrechamente progresivamente, produce un
para cumplir objetivos vinculados, hasta el resultado específico y es
estratégicos de la empresa, por punto de que la gestión temporal. Los proyectos
ejemplo, se puede dividir de los mismos siempre tienen un principio y
proporciona algún un final.
esfuerzos en portafolios para la
beneficio para la empresa
construcción de nuevas ideas y Inicia por ejemplo con las
y se gestionan de manera
para la remodelación y cambio coordinada. necesidades del mercado,
de productos actuales. oportunidades estratégicas,
necesidad social, cambios,
mejoras o reparaciones,
solicitudes, requisito legal,
avance tecnológico.

Termina cuando se alcanza el

objetivo, o porque los objetivos
no se cumplen, o porque ya no
existe la necesidad, no hay
financiamiento, cliente desea
terminarlo.

El proyecto no es:

• Siempre estratégico o
crítico.
• Una operación en curso.
• Siempre exitoso.

Los proyectos impulsan el cambio, inician en un estado actual pasan por una transición,
llegando al estado futuro en una organización.

Los proyectos posibilitan la creación de valor del negocio.

• Proporcionan beneficios cuantificables (tangibles o intangibles), partiendo de una

iniciativa de negocio.
• Análisis del negocio, retorno de la inversión en tiempo, dinero, bienes, mejoras.
Preparación para la certificación del PMP 24
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Acta de Constitución de Proyecto._ Es el documento que describe los requerimientos

del proyecto y a alto nivel el cronograma, asigna y empodera al director de proyecto y
autoriza al proyecto.

Valor al Negocio. Piensa en los proyectos en los que has trabajado. Cada uno hizo algo beneficioso
para la empresa. Es posible que haya creado un producto cuya venta hizo ganar dinero directamente.
Podrías creado algo para facilitar el trabajo, automatizando procesos que habrían tomado tiempo y
esfuerzo para hacerlo. No importa cómo cuente el beneficio que creó cuando completó su proyecto, ese
beneficio es la verdadera razón por la que su empresa decidió impulsar tu proyecto.

IMPORTANTE: Las operaciones en curso o procesos son el trabajo

repetible cotidiano, el uso del producto de un proyecto. Esta es la
diferencia con un proyecto.

Tratar con las restricciones. Los directores de portafolio deben priorizar el trabajo en
entornos con recursos limitados como presupuestos, equipo, manejo de la tolerancia al
riesgo y muchas otras limitaciones. El equipo asignado proviene de las mismas estructuras
de la organización, a menudo se enfrentan a cronogramas predefinidos, alcances y
requisitos. El reto es equilibrar todas las restricciones del entorno empresarial para
facilitar la gestión de proyectos.

1 .2 .4 T u p r o y e c t o t i e n e u n c i c l o d e v i d a
El PMBOK define unos patrones sobre los cuales trabaja el proyecto, esos patrones se
denominan ciclos de vida proyectos, y determinan el enfoque de generar los entregables
de tu proyecto.

• Predictivo. En este ciclo de vida la planificación, el entorno y los costos se definen

por adelantado. En etapas tempranas se determina como se ejecutará el resto del
proyecto. El equipo de proyecto ejecuta el plan procurando minimizar el impacto
de los cambios. El ciclo de vida predice lo que sucederá y prepara el mejor plan
posible.
• Adaptativo. Estos ciclos de vida adaptativos tienen que ver con el cambio, en
lugar de planificar trabajo detalladamente, los equipos abordan el problema
adaptándose, con la realización de todas las fases del proyecto muy rápidamente
para entregar pequeñas partes de proyecto que tienen valor para los interesados.
Preparación para la certificación del PMP 25
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La finalización de cada iteración es una oportunidad de comentar y cambiar. Son

espacios muy colaborativos y enfocados.
• Iteractivos. Cuando se usa un enfoque iterativo, el equipo sigue intentando
planificar la mayor parte del trabajo por adelantado (predictivo), pero usa bucles
repetidos dentro del ciclo de vida del proyecto para identificar posibles cambios
en el ámbito, la programación y las líneas base de costo. Esos cambios se pueden
realizar a lo largo del proyecto cuando se realiza la retroalimentación al proyecto.
• Incremental. El equipo de trabajo entrega partes del trabajo que son de utilidad
a los interesados y pueden recibir retroalimentación y cambios. Los productos
entregados no son considerados productos finales.
• Hibrido. Describe una combinación de los modelos predictivos y/o adaptativos.
Los directores de proyecto juegan un papel fundamental para orientar al equipo
a decidir el enfoque a tomar, tomando en consideración la complejidad del
proyecto y sobre todo la cultura organizacional.

Finalmente, para tomar en cuenta.

• Ciclo de vida de producto. Contiene uno o más ciclos de vida de proyectos.

• Ciclo de vida de proyecto. Contiene uno o más ciclos de vida de desarrollo, y/o
uno o más ciclos de vida de dirección de proyecto
• Ciclo de vida de desarrollo. Es contenido en el ciclo de vida de proyectos.
• Ciclo de vida de dirección de proyectos. Dado por los cinco grupos de procesos
aplicados en forma iteractiva.

1 .2 .5 H e r r a m i e n t a s p a r a u n a b u e n a g e s t i ó n d e p r o y e c t o s
Hay diversas formas de ejecutar proyectos. La humanidad ha ejecutado proyectos
prácticamente desde su creación. La gestión de proyectos ha sido en ciertos casos muy
efectiva, pero en otras las restricciones han cobrado presa a los directores de proyectos.

Uno de los logros del PMI es proponer un esquema repetible y organizado. El siguiente
gráfico muestra el esquema general propuesto por el PMBOK.

Cada proceso es asignado tanto a un área de conocimiento como a un grupo de procesos

Preparación para la certificación del PMP 26
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1 .2 .6 E n q u e t i p o d e o r g a n i z a c i ó n e s t o y t r a b a j a n d o

María Gabriela sigue su trabajo de aprendizaje para obtener el PMP, está desarrollando
nuevos conocimientos y habilidades. Ahora vamos a examinar las actividades que realiza
cotidianamente.

María Gabriela no es la responsable del éxito o fracasos de sus proyectos, tan solo
mantiene informado del avance de las actividades del proyecto.

Por ahora ella juega un papel de “Project Expeditor”, aunque su rol diga que es “Director
de Proyecto”, ese no es su rol ya que no tiene la autoridad de decidir respecto del proyecto.

En la organización funcional donde María Gabriela trabaja, los directores de proyecto no

tienen autoridad sobre los proyectos, en cambio en una organización proyectizada, el
director de proyecto tiene toda la autoridad y poder sobre el proyecto.

Tipos de Organizaciones

Organizaciones Orgánicas, son aquellas donde las personas tienen roles variados por lo
que la gestión de proyectos se desarrolla en un rol de medio tiempo. La responsabilidad
del gerente es baja en lo concerniente a la parte presupuestaria, estas decisiones son
tomadas por el dueño de la empresa.
Preparación para la certificación del PMP 27
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Organizaciones Funcionales, son aquellas dispuestas para otorgar autoridad a los gerentes
funcionales, la rendición de cuentas del equipo es directamente al gerente funcional. Los
directores de proyecto se encargan de realizar las actividades administrativas y de
seguimiento, aparece la figura de expeditores y coordinadores.

Organizaciones Multidivisionales, pueden operar cada división casi como una compañía
independiente, y cada una tiene su propio marco de gobierno y roles de gestión. Los
directores de proyecto cumplen rol de coordinadores o expeditores a tiempo parcial,
trabajan en el equipo de proyecto como facilitadores con responsabilidad de comunicar el
estado del proyecto.

Organizaciones Multidivisionales, pueden operar cada división casi como una compañía
independiente, y cada una tiene su propio marco de gobierno y roles de gestión. Los
directores de proyecto cumplen rol de coordinadores o expeditores a tiempo parcial,
trabajan en el equipo de proyecto como facilitadores con responsabilidad de comunicar el
estado del proyecto.
Preparación para la certificación del PMP 28
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Organizaciones Orientadas a Proyectos, donde los miembros del equipo suelen estar
trabajando en el mismo lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y
autoridad. Este tipo de estructuras se observa en empresas que obtienen sus ingresos
principalmente de proyectos.

Matriciales los proyectos otorgan cierta autoridad al director del proyecto, comparten
responsabilidad y autoridad con los gerentes funcionales. Se clasifican en:

• Matricial Débil. El director de proyecto tiene autoridad pero no tiene a cargo los
recursos del proyecto. Se deben tomar decisiones importantes con la cooperación
del gerente funcional.
• Matricial Balanceada. Comparten la autoridad con los gerentes funcionales, el
director de proyecto ejecuta decisiones de gestión de personas por el gerente
funcional, y el gerente funcional también ejecuta decisiones del proyecto por el
director de proyectos.
• Matricial Fuerte. Los directores de proyecto tienen más autoridad que los gerentes
funcionales, pero el equipo de proyecto informa a las dos instancias, evaluado por
la experiencia funcional y desempeño en el proyecto. La entrega del proyecto no
se ve afectada en esta estructura.
Preparación para la certificación del PMP 29
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Virtual, es una estructura que vincula personas y organizaciones mediante las tecnologías
de la información, lo que requiere de una gran auto-disciplina para organizar el trabajo
por parte de los interesados. Por lo general, con esta organización se reducen costos
laborales y se facilita el acceso a las distintas capacidades de los involucrados.

Híbrida, incluye una combinación de algunas de las organizaciones mencionadas

previamente: funcional, multidivisional, matricial, proyectizada y virtual.

PMO (Oficina de manejo de proyectos), tiene la total autoridad sobre todos los proyectos
que se ejecutan en la organización, gestiona la financiación, el flujo de trabajo, el staff de
directores de proyecto entrega los datos para la toma de decisiones sobre los proyectos10.

1 .2 .7 L a o ficin a d e p ro y ecto s a y u d a a la g estió n d e lo s d irecto res

d e p ro y e c to

La oficina de dirección de proyectos (PMO), es una estructura que estandariza el gobierno

de gestión de proyectos, facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas,
técnicas. Las funciones de la PMO pueden ir desde el apoyo a los proyectos hasta la
dirección de uno o más proyectos.

10
Fuente: Pablo Llédó-Como aprobar el examen PMP
Preparación para la certificación del PMP 30
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• De apoyo. Desempeña un rol consultivo para los proyectos, suministra plantillas,

mejores prácticas, capacitación, acceso a la información (repositorio de proyectos)
y lecciones aprendidas de otros proyectos. Realiza un control reducido.
• De control. Proporciona soporte y exige el cumplimiento por diferentes medios de:
o Adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos.
o Uso de plantillas, formularios y herramientas específicas.
o Conformidad con los marcos de gobiernos presentes en la empresa.
• Directiva. Pueden ejercer el control de los proyectos asumiendo la dirección de los
mismos. Los directores de proyecto asignados le rinden cuentas. El grado de
control es elevado.

PBO (Organizaciones Basadas en proyectos)

Formas de organización que constituyen sistemas temporales para desarrollar el esfuerzo

del proyecto. Se forman a bases de esquemas organizacionales (funcionales, matriciales u
orientados a proyectos). Gestionan las actividades de trabajo como proyectos. Reducen
la gestión funcional y la jerarquía midiendo el rendimiento a través del resultado final del
trabajo y no por el cargo que desempeñan sus miembros.

1 .2 .8 M a n te n ie n d o la s re stric c io n e s d e l p ro y e c to
Preparación para la certificación del PMP 31
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Satisfaccion del cliente

Si no gestionas las seis restricciones simultáneamente estás expuesto gestionando en favor de

una sola restricción.

1 .2 .9 Q u e d i s p o n e la e m p re sa

Todo el conocimiento respecto de los proyectos, prácticas, objetos, lecciones aprendidas,

se registran como activos organizacionales (OPAs).
Preparación para la certificación del PMP 32
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Los factores ambientales de la empresa (EEFs) son condiciones que no están en control
del equipo del proyecto. Las empresas configuran su proceder en cuanto a la gestión de
las personas, los procesos que el equipo necesita seguir para realizar su trabajo.

Planes para la Dirección de Proyectos

En los procesos que relacionen el plan para la dirección de proyecto que es un conjunto
de documentos planes subsidiarios con los cuales el proyecto será ejecutado, monitoreado,
controlado y cerrado.

1. Plan para la gestión del alcance 10. Plan de involucramiento de los interesados

2. Plan de gestión de los requisitos 11. Plan de gestión de cambios

3. Plan de gestión del cronograma 12. Plan de gestión de la configuración

4. Plan de gestión de los costos 13. Línea base del alcance

5. Plan de gestión de la calidad 14. Línea base del cronograma

6. Plan de gestión de los recursos 15. Línea base de costos

7. Plan de gestión de las comunicaciones 16. Línea base para la medición del desempeño

8. Plan de gestión de los riesgos 17. Descripción del ciclo de vida del proyecto

9. Plan de gestión de las adquisiciones 18. Enfoque de desarrollo

Adicionalmente hay un conjunto de documentos adicionales que no forman parte del plan
de proyecto, sin embargo, son necesarios para dirigir el proyecto.
Preparación para la certificación del PMP 33
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1. Atributos de la actividad 19. Mediciones de control de calidad

2. Lista de actividades 20. Métricas de calidad

3. Registro de supuestos 21. Informe de calidad

4. Base de las estimaciones 22. Documentación de requisitos

5. Registro de cambios 23. Matriz de trazabilidad de requisitos 24. Estructura de

desglose de recursos 25. Calendarios de recursos
6. Estimaciones de costos
26. Requisitos de recursos
7. Pronósticos de costos
27. Registro de riesgos
8. Estimaciones de la duración
28. Informe de riesgos
9. Registro de incidentes
29. Datos de cronograma
10. Registro de lecciones aprendidas
30. Pronósticos de Cronograma
11. Lista de hitos
31. Registro de interesados
12. Asignaciones de recursos físicos
32. Acta de constitución de equipo
13. Calendarios del proyecto
33. Documentos de prueba y evaluación.
14. Comunicaciones del proyecto

15. Cronograma del proyecto,

16. Diagrama de red del cronograma del proyecto

17. Enunciado del alcance del proyecto

18. Asignaciones del equipo del proyecto

Bibliografía

Project Management Institute. 2018. Fundamentos para la Dirección de Proyectos: Guía

del PMBoK

Lledó Pablo. 2013. Director de Proyectos: Como aprobar el examen PMP sin morir en el
intento

Rita Mulcahy. 2018. PMP Exam Prep.

Project Managment Institute sitio web. [Link].

PMP Handbook, PMI ORG