SAP FI: Documentos,
Compensaciones y
Procesos
Capitulo 4
Parametrización y transacciones de usuario
Contenido
Creación de documentos............................................................................................................6
Modificar documento contable...................................................................................................9
Visualizar asiento contable........................................................................................................9
Factura/NC proveedor..............................................................................................................11
Factura/NC clientes...................................................................................................................15
Compensación de cuentas...........................................................................................................17
Anulación de Documentos...........................................................................................................22
Anulación Individual..................................................................................................................23
Anulación en masa....................................................................................................................24
Contabilizaciones Negativas....................................................................................................25
Anulación de Compensaciones...................................................................................................26
Valoración de Moneda Extranjera...............................................................................................29
Ejercicios y Periodos Contables..................................................................................................35
DOCUMENTOS
Dentro de los documentos existen reglas que pueden configurarse en SAP para controlar
determinados inputs. Estas reglas comprenden:
- Valores propuestos
Se originan en los datos maestros del usuario, la memoria de los parámetros, los datos del
sistema, el registro maestro del sistema, las funciones de contabilidad.
Permiten al usuario fijar valores propuestos para campos cuyo valor no se modifica frecuentemente
–sociedad, moneda, idioma, formato de fecha, notación decimal, impresora por defecto, etc.
Path: Gestión financiera (Nuevo) ® Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) ®
Documento ® Valores propuestos ® Definir valores de propuesta
Transacción: OBU1
En este caso para determinadas transacciones se fija una clase de documento que saldrá por
defecto cada vez que se entre a la mencionada transacción y para algunas también está fijada la
clave de contabilización. Sin embargo, esos valores podrán ser modificados en la entrada de
documento.
- Control de las modificaciones
En la modificación de documentos, según distintas reglas -predefinidas en el sistema o específicas
de usuario- sólo se pueden modificar campos determinados: En la cabecera se puede el número
de referencia y el texto de cabecera de documento; En las partidas NO se puede modificar el
importe, la clave de contabilización, la cuenta o cualquier campo que afecte la reconciliación de
una contabilización.
Al modificar documentos se graba en el LOG: el campo, los valores nuevo y antiguo, el usuario y la
fecha.
Se puede diferenciar entre las reglas según: la clase de cuenta (K, D, S); la clase de operación
(se utilizan para CME para efecto y anticipo); la sociedad (si el campo está vacío es válido para
todas las sociedades).
Condiciones para poder modificar un campo: El período contable debe estar abierto; la PI no se
compensó y debe ser un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor. El
documento no debe ser un abono de una factura o un abono de un anticipo.
Con RFBABL00 se visualizan las modificaciones de los documentos.
A nivel cabecera:
Path: Gestión financiera (Nuevo) ® Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) ®
Documento ® Reglas de modificación de documentos ® Reglas modificación documentos,
cabecera documento
Transacción: SPRO
Estos campos son modificables a nivel cabecera de documento
A nivel posición:
Path: Gestión financiera (Nuevo) ® Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) ®
Documento ® Reglas de modificación de documentos ® Reglas modificación documentos, posicion
documento
Transacción: SPRO
Todos los campos detallados son pasibles de modificación en la transacción específica de
modificación de documentos.
Creación de documentos
La creación de documentos SAP se realiza a través de varias transacciones, la más común y
genérica es a través de la transacción FB01.
Ejemplo:
Fecha de doc.: 15.06.2011
Fecha contable: 15.07.2011
Clase de documento: SA (cuenta de mayor)
Referencia: test
Texto cabecera: test
Sociedad FI: 1000
Moneda: ARS
Primera posición de documento: clave de contabilización 50 (cta. de mayor Haber) y cuenta
contable.
Importe: se completa el importe de la primera posición
Clave de contabilización de la segunda posición: 40 (cta. de mayor Debe) y cuenta contable
Se completa con un “*” en caso que sea la segunda posición del mismo importe que la primera,
sino se completa con el importe que corresponde.
Un documento puede tener hasta 999 posiciones, y todas deben balancear en cero, sino no
contabiliza.
Si accedo en ese momento a:
El documento se “simula” es decir pueden aparecer errores o no, indicando si el documento está
en condiciones de ser contabilizado o no, en caso que no podemos corregir nuestros errores en las
posiciones marcadas y contabilizar luego.
Grabar o contabilizar
Modificar documento contable
Transacción FB02
Visualizar asiento contable
Transacción FB03
Si se quiere ver la cabecera del documento se presiona
Haciendo doble clic en cada posición se puede ver el detalle de esa posición seleccionada:
Factura/NC proveedor
Para contabilizar facturas de proveedores se utiliza la transacción FB60 o F-43
Ejemplo:
En la etiqueta Datos Básicos ingresar el número de Acreedor, la Fecha del Documento, el número
oficial en el campo Referencia, el Importe, el indicador de Impuestos.
En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor contrapartida del proveedor, el Importe, el indicador
de Impuestos y el Centro de Coste (si es cuenta de gastos).
Presionar ENTER
Para poder simular y/o grabar el status de la posición tiene que quedar con una tilde y el
saldo en cero con luz verde .
Clickear para ver cómo se va a registrar el documento.
Contabilizar clickeando
Para contabilizar una nota de crédito de proveedor se utiliza la transacción FB65.
En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor, el Importe, el indicador de Impuestos y el Centro de
Costo.
Presionar ENTER
En la etiqueta Pago ingresar la Referencia a Factura
Para poder simular y/o grabar el status de la posición tiene que quedar con un tilde y el saldo
en cero con luz verde .
Clickear para ver cómo se va a registrar el documento.
Contabilizar clickeando
Para seleccionar si se carga una Nota de Débito o Nota de Crédito se elige en el campo operación.
Factura para ingresar Notas de Débito y Abono para ingresar Notas de Crédito
Factura/NC clientes
Para contabilizar facturas de clientes se utiliza la transacción FB70.
Se debe completar con el centro de beneficio correspondiente.
Luego Grabar
Para contabilizar notas de crédito de clientes se utiliza la transacción FB75
En la etiqueta Datos Básicos ingresar el número de Deudor, la Fecha del Documento, el número
oficial en el campo Referencia, el Importe, el indicador de Impuestos.
En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor, el Importe, el indicador de Impuestos y el Centro de
Beneficios.
Presionar ENTER
Para poder simular y/o grabar el status de la posición tiene que quedar con un tilde y el saldo
en cero con luz verde .
Clickear para ver cómo se va a registrar el documento.
Contabilizar clickeando
Compensación de cuentas
Las partidas abiertas son transacciones incompletas y para finalizarlas se deben cancelar
efectuando una contabilización de compensación para una partida o grupo de partidas. Los
documentos con partidas abiertas no pueden archivarse. Una operación de compensación siempre
crea un documento de compensación.
Contabilizar con compensación: Se puede ejecutar al mismo tiempo para varias cuentas, clases
de cuenta y para cualquier moneda. Puede ejecutarse de forma manual o automática. Si el total de
las PAS es igual al importe del documento de compensación se compensan las PAS creando una o
más partidas de compensación. Si no es igual el sistema permite contabilizar la diferencia.
Contabilizar un pago para una factura abierta con saldo cero resultante es un ejemplo de Ajuste de
compensación.
Ejemplo: pagos efectuados con transacciones F110, F-53, F-58 o cobros desde F-26 o F-28
Compensación de cuentas: Se puede compensar cualquier cuenta gestionada en las partidas
abiertas en el libro mayor y en los libros auxiliares. Puede ejecutarse de forma manual o
automática. Se eligen PAS de una cuenta (saldo cero). Se marcan las PAS como compensadas y
se crea un documento de compensación. El número de documento de compensación y la fecha de
compensación se registrará en las partidas compensadas. Compensar un abono con una factura
abierta es un ejemplo de liquidación de la cuenta.
Ejemplo: se genera una factura de proveedor por 10000 y a la vez tenemos una nota de crédito por
igual importe. Por ende en nuestro mayor de la cuenta proveedores tendremos 10000 al debe y
10000 al haber, se corrobora esto en la transacción FBL1N Lista de partidas abiertas de
proveedores:
Ejecutar (F8)
Las dos partidas por 10000 tienen signo contrario, por ende pueden compensarse, notar que una
tiene clase de documento KR (factura) y otra KG (nota de crédito proveedor):
Para poder compensar se accede a la transacción F-44:
Ingresar la cuenta del Acreedor y la Sociedad.
Presionar
Se activan en azul hasta que el importe sin asignar sea igual a cero y ahí se contabiliza
presionando
Cuando se vuelve a chequear el listado de partidas de proveedores mediante transacción FBL1N:
(se selecciona “todas las partidas” para que muestre tanto las partidas compensadas como las
abiertas)
Aparecen en verde
Se ha compensado las partidas.
Programa de compensación automática: Se agrupan las partidas de una cuenta que tienen las
mismas entradas en los campos: Número de cuenta asociada, Moneda, Indicador de libro mayor
especial, Cinco criterios definidos libremente en la cabecera de documento o de la partida
individual (asignación, nro. de referencia, etc.). Si el saldo (en moneda local) de las partidas dentro
del grupo es cero, se compensan automáticamente y se crean los documentos de compensación.
Todas las cuentas que se compensan automáticamente se definen en el customizing. No se
compensan automáticamente: Los apuntes estadísticos, contabilizaciones estadísticas y
operaciones CME de efectos, partidas con retención de impuestos. Los anticipos solo pueden
compensarse si las partidas de compensación del anticipo del mismo importe ya fueron
contabilizadas.
Esta última se ejecuta desde la transacción F.13, se necesita parametrizacion previa en:
Path: IMG / Gestión Financiera / Contabilidad Principal / Operaciones Contables / Compensación
de Partidas Abiertas / Preparar compensación automática
Anulación de Documentos
Los usuarios pueden cometer errores cuando introducen documentos. Por consiguiente, el
documento creado incluirá información incorrecta. Para grabar en log los ajustes, primero se debe
anular el documento. Después se puede volver a registrar correctamente el documento.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de mayor, de
acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Un documento se puede anular mediante:
. Contabilización de anulación normal
. Contabilización negativa
La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como
un abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilización de anulaciones normal provoca
de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.
La transacción que se utiliza para realizar anulaciones individuales es la FB08.
Existe una transacción específica para anulaciones en masa, la transacción es F.80, mediante la
cual es posible anular varios documentos a la vez respetando determinados parámetros de
selección. Se genera un documento de anulación por cada documento seleccionado para ser
anulado.
Luego de realizarse estas dos clases de anulaciones, para cualquiera de ellas, aparecerá en el
documento anulado el número de documento de anulación, en la parte de la cabecera del mismo.
Además se debe seleccionar un motivo de anulación, son estándar de SAP y obligatorios:
Anulación Individual
Luego se completan los detalles para la anulación:
Con se puede observar el documento previo a contabilizarse su
anulación.
Con se contabiliza dicha anulación
Anulación en masa
Esta transacción trabaja exactamente igual que la individual, la diferencia es que anula varios
documentos a la vez, todos los que cumplan las condiciones de selección, no se necesita
completar todos los campos, simplemente aquellos que cumplan con la selección de documentos
que se quieren anular.
El “motivo de anulación” es siempre un campo OBLIGATORIO.
Se puede realizar en modo test y poder ver log o mensajes antes de contabilizar.
Los parámetros de selección opcionales y obligatorios son los siguientes:
Contabilizaciones Negativas
La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono
incorrecto como un cargo, como una anulación individual. Sin embargo, los importes contabilizados
no se añaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la
otra parte de la cuenta. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la
contabilización incorrecta.
Generalmente, el sistema utiliza la contabilización de anulaciones normal para anular documentos.
Deben cumplirse los siguientes requisitos para permitir contabilizaciones negativas:
. La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.
. El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
Anulación de Compensaciones
Las partidas abiertas son transacciones incompletas y para finalizarlas se deben compensar
efectuando una contabilización de compensación para una partida o grupo de partidas. Una
operación de compensación siempre crea un documento de compensación.
La compensación se puede ejecutar al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuenta y para
cualquier moneda. Puede ejecutarse de forma manual o automática. Contabilizar un pago para una
factura abierta con saldo cero resultante es un ejemplo de Ajuste de compensación.
Se puede compensar cualquier cuenta gestionada en las partidas abiertas en el libro mayor y en
los libros auxiliares. Puede ejecutarse de forma manual o automática. Se eligen PAS de una cuenta
(saldo cero). Se marcan las PAS como compensadas y se crea un documento de compensación.
El número de documento de compensación y la fecha de compensación se registrará en las
partidas compensadas. Compensar un abono con una factura abierta es un ejemplo de liquidación
de la cuenta.
Existe el programa de compensación automática: Se agrupan las partidas de una cuenta que
tienen las mismas entradas en los campos: Número de cuenta asociada, Moneda, Indicador de
libro mayor especial, Cinco criterios definidos libremente en la cabecera de documento o de la
partida individual (asignación, nro. de referencia, etc.). Si el saldo (en moneda local) de las partidas
dentro del grupo es cero, se compensan automáticamente y se crean los documentos de
compensación. Todas las cuentas que se compensan automáticamente se definen en el
customizing.
No se compensan automáticamente: Los apuntes estadísticos, contabilizaciones estadísticas y
operaciones CME de efectos, partidas con retención de impuestos.
La anulación de compensación comprende, justamente, la cancelación de una compensación
efectuada. Mediante la transacción FBRA se disuelven compensaciones quedando las partidas
nuevamente abiertas.
Ejemplo: si se desea anular un pago primero se deberá anular la compensación que une al pago
con la factura.
Al acceder a la transacción de anulación de compensación mencionada anteriormente se obtiene:
Documento compensación: en nuestro ejemplo seria el número del documento de compensación
que se genera al compensar una partida abierta. Puede ser un pago o meramente una asignación
interna de compensación de cuentas.
Sociedad: la sociedad FI a la cual fue imputado.
Ejercicio: Año de contabilización.
Ejemplo: Se paga una factura, al ver cómo queda la compensación de la cuenta de proveedor,
observamos que el documento de pago compenso a la partida abierta (o factura)
El documento de compensación es el 1500000019.
Si ahora se desea ANULAR esa compensación se procede de la siguiente manera: FBRA
Presionando se procede a anular la compensación: aparece el siguiente pop-up
Si presionamos “solo la anulación” solamente anulamos esa unión que linkea la partida abierta con
el pago, si seleccionamos “anulación de la Comp.” Anulamos el documento de compensación
también.
En este caso solo decidimos anular la compensación solamente.
Si verificamos nuevamente la cuenta corriente del proveedor vemos que por un lado tenemos el
documento de la factura y por otro el del pago, pero no unidos, por ende como partidas abiertas
cada uno.
Valoración de Moneda Extranjera
El proceso de valoración de moneda Extranjera corresponde a uno de los ítems del cierre del
ejercicio.
En este proceso se valoran las cuentas de balance y las partidas abiertas en moneda extranjera.
La valoración de moneda extranjera se lleva a cabo antes de crear los balances contables. La
valoración incluye las siguientes cuentas y posiciones:
- Cuentas de balance en moneda extranjera, es decir, las cuentas de mayor que se
gestionan en moneda extranjera (se valoran los saldos de las cuentas de mayor en
moneda extranjera)
- Partidas abiertas (deudores, acreedores, cuentas de mayor) contabilizadas en moneda
extranjera (se valoran las partidas individuales)
El informe SAPF100 valora partidas abiertas en moneda extranjera así como cuentas de balance
en moneda extranjera.
Para llevar a cabo una valoración de moneda extranjera, debe realizar ciertas parametrizaciones
en Customizing:
- Verificar Customizing de moneda (por ejemplo, debe haber definido los tipos de cambio)
Esto se realiza mediante la transacción OB08
Ejemplo:
B: tipo de cambio. Ejemplo:
M: USD Vendedor Bco. Nación, para operaciones y revalorización de pasivos. EUR Vendedor para
operaciones y revalorización de pasivos.
G: USD Comprador Bco. Nación para revalorización de activos.
B: USD Vendedor Referencia BCRA
Valido de: fecha de validez del tipo de cambio, dependiendo de la fecha de documento o fecha de
contabilización de los documentos.
Cotización: es el tipo de cambio.
- Definir métodos de valoración (por ejemplo, para el principio del valor mínimo)
Es la transacción OB59, donde se setean los métodos de valoración:
Ejemplo:
Además se definen áreas de valoración (donde se les asocia el método de valoración creado en
paso anterior):
- Definir las cuentas de gastos y ganancias para las diferencias de cambio desde la
valoración. También debe especificar las cuentas de compensación de balance para las
cuentas de créditos y deudas.
Para cada cuenta que deba ser valorada o que pueda generar una diferencia de cambio de deberá
especificar las cuentas donde se contabilice esta diferencia de cambio.
Esto se realiza en la transacción OB09
Ejemplo:
La corrección de balance indica la cuenta en la que se quiere imputar la diferencia de cambio,
puede ser la misma cuenta o una cuenta de corrección por valoración.
Nota: las cuentas de resultado que son utilizadas en determinaciones automáticas, deben tener un
centro de costos asociado en su clase de costo (imputación por defecto) en la transacción KA02 o
bien en la transacción OKB9, siempre y cuando la clase de costos tenga el tipo 01. En caso
contrario, no se debe incluir esta imputación automática
- Chequear customizing de Monedas Paralelas
En esta transacción se definen todas las monedas afectadas en una determinada sociedad FI.
Ejemplo:
La clase de fecha de conversión es la fecha que el reporte o programa de Moneda Extranjera tiene
en cuenta al momento de valuar partidas. La clase de la fecha de conversión determina la fecha
que se utilizará en la conversión de los importes en función de la tabla de cotizaciones (transaccion
OB08 explicada anteriormente)
Puede seleccionarse:
- Fecha de conversión
- Fecha de documento
- Fecha de contabilización
La transacción para realizar el proceso de Valoración de Moneda extranjera es la FAGL_FC_VAL.
Ejecutar
-
Ejercicios y Periodos Contables
Los periodos contables se definen en la transacción OB52
Variante: por sociedad FI se define la variante.
Clase de cuenta: si es de A (activos), D (clientes), K (proveedores), M (materiales), y S (cuentas
de mayor)
De cuenta a cuenta: está abierto para todas las cuentas, en caso de querer tener cuentas con
aperturas separadas especificarlas.
De periodo año a periodo año: desde que periodo de qué año está abierto, y hasta cual (marca
año/ejercicio cerrado)
