GUIA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACION DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación: Duración en horas.
Técnico en Cocina Nacional e Internacional 1800
Módulo de Formación: Duración en horas.
Organización de eventos 106
Norma de la Competencia laboral No.
260201076
Elemento de competencia # 1 Duración en horas.
Organizar Recursos 36
1. INTRODDUCCION
Qué es la organización de eventos y quien la realiza?
Según la investigación en diferente páginas web encontramos que es el desarrollo de varias
estrategias (diseño, planificación y producción) para celebrar una reunión que puede tener, o no,
una finalidad concreta, que el evento es el vehículo hacia el objetivo o la finalidad que se quiere
alcanzar, y no la finalidad en sí. En definitiva, creemos que la organización de eventos hace
referencia al conjunto de acciones que se planifican y se desarrollan para, a través de la celebración
de un acontecimiento, conseguir un objetivo específico.
Lo vas a ver mucho más claro con este ejemplo. En un evento de lanzamiento de un nuevo
producto, el objetivo final es dar a conocer el producto y aumentar las reservas del mismo, no
realizar el evento. El evento es sólo una acción más para alcanzar un objetivo final.
Cualquier persona interesada en convertirse en planificador de eventos debe comenzar por
comprender que no solo se trata de organizar y planificar fiestas, sino que el perfil profesional de un
organizador de eventos va mucho más allá.
La realidad es que el organizador de eventos se enfoca en la gestión de todos los detalles y en la
organización del evento y de todo lo que lo rodea. Podemos decir que en realidad para ser
organizador de eventos o wedding planner lo que se necesita es mucha atención a los detalles, que
son lo que va a hacer que el evento sea un éxito.
Pues vamos a analizarlo. Lo primero que debes saber es que un organizador de eventos puede
llamarse también coordinador de eventos, planificador de eventos o event planner, pero todos
desempeñan las mismas funciones.
2. Resultados de Aprendizaje.
El alumno identificara el perfil profesional y las cualidades del organizador de eventos. La
importancia de su ética en la organización de eventos
3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Realiza la lectura, análisis y socialización del documento.
Contestar las preguntas.
1. ¿Qué hace un organizador de eventos?
2. Cuáles son las funciones de un organizador de eventos
3. Cual es el perfil profesional de un organizador de eventos
4. INSTRUCCIÓN GENERALES
Tiempo: 2 horas
Requisitos: Desarrollar la actividad en el cuaderno, de forma individual.
5. EVALUACION
Criterios de evaluación: Taller escrito
Productos: Trabajo escrito en el cuaderno
Desempeño: Análisis de la problemática planteada en la lectura
Conocimiento: Respuestas a las preguntas sobre la lectura del material entregado por el instructor
6. AMBIENTE DE APRENDIZAJE, MEDIO Y RECURSOS DIDACTICOS
Ambiente de aprendizaje : Salón de clases
Medios Impresos y audiovisuales: Guías de aprendizaje, consultas sobre el tema.
Recursos: Tablero, marcador, cuaderno
Equipos: computador, video beam, usb
Softward: Windows, office world
7. BIBLIOGRAFIA
Básica recomendada:
Instituto gastronómico español
Complementaria como material de Apoyo documental y artículos
WEBGRAFIA: [Link]
[Link]
Elaborada por :
Lorena Pinto
¿Qué hace un organizador de
eventos?
El perfil profesional de un organizador de eventos es el encargado de negociar,
coordinar y promocionar conferencias, exposiciones, bodas y, en general,
cualquier tipo de evento que requiera un tipo concreto de organización logística.
La tarea principal de un organizador de eventos o wedding planner es la de
organizar el lugar de celebración, el alojamiento y servicios como la hostelería y
los viajes. Todo esto, manejando un presupuesto determinado y asegurándose de
que el evento se desarrolle sin problemas.
Este perfil es el que se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el
proceso completo de cualquier tipo de evento. Es la persona que se ocupa de
definir cada acción a llevar a cabo para conseguir el objetivo propuesto, por lo que
normalmente cuenta con un equipo especializado en cada materia para delegar
las acciones más específicas y el organizador de eventos asume un rol más
estratégico. El planificador de eventos es como un director de orquesta que
sincroniza cada grupo de instrumentos para conseguir la sinfonía perfecta.
Funciones de un organizador de eventos
Estas son algunas de las funciones más comunes del trabajo de un planificador de
eventos y/o wedding planner:
Organizan conferencias y exposiciones para diferentes tipos de eventos.
Organizan exposiciones comerciales de una temática concreta para reunir a
vendedores y compradores y generar riqueza comercial.
Manejan todos los aspectos de la planificación, organización y publicidad.
Promocionan los eventos que organizan si es necesario y acuden a empresas
externas si es necesaria una gran promoción.
Venden espacios de exposición y se aseguran de que las instalaciones cumplen
con todos los requisitos, incluida la normativa de salud y seguridad.
Negocian con los dueños del espacio que van a utilizar para el evento organizado
Se pueden especializar en marketing y ventas.
Los organizadores de eventos también están involucrados en la planificación,
coordinación y negociación de distintas actividades. Esto incluye:
Encontrar y reservar lugares adecuados.
Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento
de la normativa salud y seguridad.
Organizar las invitaciones y la publicidad.
Procesar registros y pagos (a menudo se hace en línea)
Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.
Consiguen el equipo técnico necesario y organizan los arreglos necesarios para
configurarlo.
Se encargan del transporte de la gente que acude al evento (bodas) o facilitan los
medios para la llegada de público (conferencias)
Se aseguran de resolver todos los problemas que surjan durante el evento
Ajustan los eventos a los presupuestos que manejan
Perfil profesional de un organizador de eventos
Para cumplir con el perfil profesional de un organizador de eventos, además de la
formación correspondiente, es necesario y deseable tener una serie de aptitudes y
cualidades que te faciliten el desarrollo del trabajo.
De esta manera, para ser organizador de eventos es deseable cumplir con esta
serie de recomendaciones:
Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.
Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
Estar dispuesto a
Trabajar bien en equipo.
Prestar atención a los detalles.
Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.
Además, un buen planificador de eventos debe tener o adquirir las siguientes
competencias y habilidades:
Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
Habilidades de negociación.
Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo presión.
Habilidades de investigación.
Habilidades para resolver problemas.
Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
Habilidades para la gestión de proyectos.
Buenas habilidades con las tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
Aparte de estas competencias, habilidades y características personales también
es deseable que el perfil profesional de un organizador de eventos tenga
conocimiento de un idioma extranjero y permiso de conducir.
Lo primero que debes saber es que un organizador de eventos puede llamarse
también coordinador de eventos, planificador de eventos o event planner, pero
todos desempeñan las mismas funciones. Este perfil es el que se encarga de
diseñar, planificar, producir y analizar el proceso completo de cualquier tipo de
evento.
En conclusión podemos definir que las funciones de un organizador de eventos las
podemos dividir según la fase del proceso general:
Funciones de diseño del evento:
Definir el objetivo a perseguir
Definir el público objetivo al que se dirige
Definir las necesidades corporativas para el evento
Definir las posibles necesidades del público para el evento
Definir el equipo de trabajo a involucrar en el evento
Estimación de los recursos a necesitar
Funciones de planificación del evento:
Seleccionar las fechas de celebración del evento
Definir el número de asistentes
Seleccionar el lugar de celebración
Realizar el programa del evento
Definir un plan de comunicación y marketing para el evento (debe incluir
recopilación de opiniones después de la celebración)
Contactar y cerrar acuerdos con proveedores de los recursos necesarios
Establecer y aprobar un presupuesto definitivo
Definir roles y tareas de cada miembro del equipo de trabajo, así como el de los
proveedores
Funciones de producción del evento:
Contratación de espacios, profesionales y resto de recursos necesarios
Supervisar el montaje del equipo técnico y materiales a usar en el evento
Controlar el transcurso del evento y garantizar su buen funcionamiento
Solucionar posibles imprevistos que surjan durante el evento
Coordinar los distintos equipos de trabajo durante el evento
Supervisar el desmontaje de equipos técnicos y resto de materiales
Funciones de análisis del evento:
Recibir y categorizar de la información sobre el rendimiento del evento
Evaluar los resultados obtenidos en el evento
Realizar una propuesta de mejoras para futuros eventos
Aunque la figura del organizador de eventos es irremplazable, debes saber que la
clave para que tu evento sea un éxito está en contar con un equipo multidisciplinar
con la experiencia adecuada en cada materia que se trabajará durante la
organización del evento. De hecho, es muy habitual que una compañía asigne el
perfil de organizador de eventos a un miembro de su plantilla, pero que confíe todo
el diseño, planificación, producción y análisis a un equipo externo.
Salario de un organizador de eventos
Una de las cosas que seguro que quieres saber sobre de un organizador de
eventos es cuánto cobran estos perfiles profesionales.
El sueldo de un planificador de eventos o wedding planner varía en función de su
experiencia.
