El secretariado como factor clave en la organización
empresarial.
Lejos de considerarse una función auxiliar, las grandes y exitosas empresas
están comenzando a considerar las funciones de los secretarios y secretarias
como imprescindibles a la hora de garantizar una correcta organización y
comunicación entre los diferentes departamentos o áreas de la empresa en
cuestión.
Las funciones realizadas por los profesionales del secretariado son muchas
y muy variadas, por lo que uno de los requisitos principales para que este
funcione con eficacia es el pleno conocimiento interno de la organización,
así como del tipo de acuerdos y actividades que esta lleva a cabo con
agentes exteriores como clientes o proveedores.
La revolución digital no ha supuesto una disminución de funciones para
estos profesionales, ya que, más bien puede considerarse como un impulso
que ha mejorado la cantidad de acciones a abarcar, así como la rapidez en
las comunicaciones.
Habitualmente, las funciones del secretariado se encuentran adjuntas a la
alta dirección de la empresa, ya que los responsables de las mismas
necesitan cierto apoyo a la hora de poder gestionar adecuadamente sus
tareas diarias. Algunas de las funciones cotidianas del secretario o
secretaria de alta dirección son:
Recordar eventos importantes: es preciso estar al tanto de la agenda de los
altos cargos con el objetivo de evitar conflictos derivados de olvidos.
Priorizar la gestión de documentos: casi todos los archivos que llegan a la
empresa suelen pasar por manos del secretariado, quien debe de conocer
adecuadamente cuáles son aquellos con mayor relevancia, con el objetivo
de favorecer la resolución de los asuntos más importantes.
Dar la bienvenida: las reuniones son una de las actividades más frecuentes
de los altos directivos. La recepción y el buen trato a clientes o proveedores
puede influir en la calidad de los acuerdos alcanzados.
Favorecer la comunicación interna y externa: es habitual que la secretaria o
secretario deba de atender a clientes y lo ideal es que esta sepa a cuál
departamento corresponde cada caso con el objetivo de agilizar la
resolución de los mismos.
Mantener la confidencialidad: como se ha mencionado anteriormente, este
tipo de profesionales suelen conocer a fondo la empresa, ya que gestionan o
están presentes a la hora de tratar los asuntos más importantes sobre la
misma. La discreción es indispensable para alcanzar la profesionalidad en
el secretariado.
¿Cómo ha cambiado el rol de las secretarias con el paso del tiempo?
En la actualidad, el rol de las asistentes y secretarias ha tenido un cambio
de transformación importante en el mercado. En los últimos años, los
perfiles han ido asumiendo poco a poco mayor relevancia para el
mantenimiento general de las compañías.
Algunas de las nuevas situaciones en las que se involucran las secretarias
en la actualidad son la organización de equipos, el mantenimiento de
proyectos de comunicación interna y la solución de situaciones emergentes
en los espacios de las oficinas.
De las secretarias en la actualidad, se exige una alta capacidad de
innovación, para la implementación de iniciativas. Esto representa una
evolución total en la manera en la que son considerados por los cuerpos de
liderazgo de las empresas. Este nuevo nivel de exigencias a la vez deriva en
la necesidad de mayores niveles de capacitación, como el manejo el
softwares y sistemas particulares o entrenamientos en procesos propios de
la organización en la que trabaje.
Los altos ejecutivos han empezado a ver el perfil de las secretarias como
un business partner necesario para su buen desarrollo y productividad en el
ámbito empresarial. De modo que es parte de su propia iniciativa que ha
surgido la tendencia de involucrar más a las asistentes y secretarias en la
gestión empresarial. Por esto, muchas compañías han apuntado a brindarle
a sus asistentes espacios de formación y aprendizaje que permitan su
desarrollo profesional.
En términos generales, siguen abarcando funciones de administración y
atención de clientes, pero sumándole nuevas competencias por su
transformación en un perfil más transversal y multifuncional para el apoyo
y soporte de cualquier área de la compañía.
¿Cómo es el perfil profesional de las secretarias en la actualidad?
Uno de los puntos más importantes en cuanto a la manera en la que ha
cambiado el perfil profesional de las secretarias es la diversidad de
formación. Actualmente, ya no es necesario tener una carrera en la
secretaría o administración y opciones profesionales como las relaciones
públicas, la traducción y la administración de negocios pueden conectarse
con las necesidades puntuales de ciertas empresas.
También, al igual que sucede con los profesionales de otras áreas, hay un
fuerte interés por secretarias que cuenten con habilidades blandas y
facultades de liderazgo, que a su vez tengan la adaptabilidad necesaria
para hacer match con la cultura corporativa y la gerencia a la que apoya.
Algunas de las cualidades más valoradas la flexibilidad, la capacidad de ser
multitarea y la alta disponibilidad.
En cuanto al manejo de idiomas, al igual que con cualquier otro
profesional, el inglés es altamente relevante en los cargos de secretarías y
asistentes. Saber este idioma significa involucrarse en la recepción de
cualquier contacto externo, nacional o internacional; la traducción de
documentos; la creación de presentaciones o incluso la interpretación
consecutiva de clientes extranjeros. Otros idiomas valorados son el alemán
y el portugués.
¿Cuál es la importancia del rol de las secretarias en el manejo de
crisis?
Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad
de desafíos en tiempos de crisis. Cambios de climas organizacional,
renuncias y despidos, salidas ejecutivas, pérdidas comerciales son todas
situaciones que requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo
de la información.
En ocasiones de conflicto y storming organizacional, las secretarias
funcionan como intermediarias entre las distintas áreas, apoyando no solo
en la gestión y la comunicación de las gerencias sino en el trabajo directo
con los empleados.
La mayoría de las secretarias y asistentes serán capaces de identificar
momentos complicados dentro de la compañía, advirtiendo cuando lo
consideren necesario. Una capacidad instintiva que se desarrolla a través de
los años dentro de sus roles y que pueden impactar enormemente a la
organización.
Es su capacidad de lidiar y enfrentarse a distintos agentes y clientes en su
rutina de trabajo, que adquieren la habilidad de liderar situaciones
complejas, de manejar un buen nivel de atención y de adaptarse a diversas
personalidades, lo cual es fundamental durante cualquier situación de
crisis.
Las secretarias son indispensables. Su rol 360 y su alto grado de
involucramiento en los temas de coordinación y gestión, en tiempos de
crisis, son un salvavidas. La mayoría de ellas estará dispuesta a entregar
toda su disponibilidad a cualquier imprevisto y requerimiento que el
negocio presente.
Por todo esto, es vital para el éxito empresarial de cualquier organización,
grande o pequeña, contar con el mejor capital humano posible en sus
posiciones secretariales.
Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de
los perfiles claves en las compañías. Para muchas empresas, son parte
del éxito en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de
soporte influyen en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a
las áreas específicas.
Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del
negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y
cultural de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y
distintos agentes externos.
Con el paso de los años y la tecnologización, el rol de las secretarias ha
evolucionado, se ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas
responsabilidades, volviéndose progresivamente más impactantes para el
corazón del negocio.
¿Cómo ha cambiado el rol de las secretarias con el paso del tiempo?
En la actualidad, el rol de las asistentes y secretarias ha tenido un cambio
de transformación importante en el mercado. En los últimos años, los
perfiles han ido asumiendo poco a poco mayor relevancia para el
mantenimiento general de las compañías.
Algunas de las nuevas situaciones en las que se involucran las secretarias
en la actualidad son la organización de equipos, el mantenimiento de
proyectos de comunicación interna y la solución de situaciones emergentes
en los espacios de las oficinas.
De las secretarias en la actualidad, se exige una alta capacidad de
innovación, para la implementación de iniciativas. Esto representa una
evolución total en la manera en la que son considerados por los cuerpos de
liderazgo de las empresas. Este nuevo nivel de exigencias a la vez deriva en
la necesidad de mayores niveles de capacitación, como el manejo el
softwares y sistemas particulares o entrenamientos en procesos propios de
la organización en la que trabaje.
Los altos ejecutivos han empezado a ver el perfil de las secretarias como un
business partner necesario para su buen desarrollo y productividad en el
ámbito empresarial. De modo que es parte de su propia iniciativa que ha
surgido la tendencia de involucrar más a las asistentes y secretarias en la
gestión empresarial. Por esto, muchas compañías han apuntado a brindarle
a sus asistentes espacios de formación y aprendizaje que permitan su
desarrollo profesional.
En términos generales, siguen abarcando funciones de administración y
atención de clientes, pero sumándole nuevas competencias por su
transformación en un perfil más transversal y multifuncional para el apoyo
y soporte de cualquier área de la compañía.
¿Cómo es el perfil profesional de las secretarias en la actualidad?
Uno de los puntos más importantes en cuanto a la manera en la que ha
cambiado el perfil profesional de las secretarias es la diversidad de
formación. Actualmente, ya no es necesario tener una carrera en la
secretaría o administración y opciones profesionales como las relaciones
públicas, la traducción y la administración de negocios pueden conectarse
con las necesidades puntuales de ciertas empresas.
También, al igual que sucede con los profesionales de otras áreas, hay un
fuerte interés por secretarias que cuenten con habilidades blandas y
facultades de liderazgo, que a su vez tengan la adaptabilidad necesaria para
hacer match con la cultura corporativa y la gerencia a la que apoya.
Algunas de las cualidades más valoradas la flexibilidad, la capacidad de ser
multitarea y la alta disponibilidad.
En cuanto al manejo de idiomas, al igual que con cualquier otro
profesional, el inglés es altamente relevante en los cargos de secretarías y
asistentes. Saber este idioma significa involucrarse en la recepción de
cualquier contacto externo, nacional o internacional; la traducción de
documentos; la creación de presentaciones o incluso la interpretación
consecutiva de clientes extranjeros. Otros idiomas valorados son el alemán
y el portugués.
¿Cuál es la importancia del rol de las secretarias en el manejo de
crisis?
Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad
de desafíos en tiempos de crisis. Cambios de climas organizacional,
renuncias y despidos, salidas ejecutivas, pérdidas comerciales son todas
situaciones que requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo
de la información.
En ocasiones de conflicto y storming organizacional, las secretarias
funcionan como intermediarias entre las distintas áreas, apoyando no solo
en la gestión y la comunicación de las gerencias sino en el trabajo directo
con los empleados.
La mayoría de las secretarias y asistentes serán capaces de identificar
momentos complicados dentro de la compañía, advirtiendo cuando lo
consideren necesario. Una capacidad instintiva que se desarrolla a través de
los años dentro de sus roles y que pueden impactar enormemente a la
organización.
Es su capacidad de lidiar y enfrentarse a distintos agentes y clientes en su
rutina de trabajo, que adquieren la habilidad de liderar situaciones
complejas, de manejar un buen nivel de atención y de adaptarse a diversas
personalidades, lo cual es fundamental durante cualquier situación de crisis.
Las secretarias son indispensables. Su rol 360 y su alto grado de
involucramiento en los temas de coordinación y gestión, en tiempos de
crisis, son un salvavidas. La mayoría de ellas estará dispuesta a entregar
toda su disponibilidad a cualquier imprevisto y requerimiento que el
negocio presente.
Por todo esto, es vital para el éxito empresarial de cualquier organización,
grande o pequeña, contar con el mejor capital humano posible en sus
posiciones secretariales.
¿Qué es una aptitud o actitud profesional?
Cuando hablamos de aptitudes en el ámbito laboral, nos referimos a ciertas
características que tienen las personas de manera intrínseca. Las cuales
pueden mejorarse con trabajo y constancia.
Además de entender en qué consisten, es importante que sepamos cuáles
son las aptitudes y actitudes más demandadas en el mercado laboral en base
a nuestro perfil profesional.
Conocer cuál es el perfil de un trabajador ideal para un determinado puesto
de trabajo, nos permitirá comprobar si cumplimos los requisitos para el
mismo. O si debemos focalizarnos en mejorar alguna de nuestras
cualidades.
¿En qué se diferencian las aptitudes y las actitudes profesionales?
Otra de las cuestiones que surgen cuando se hace alusión a estos dos
conceptos, es la diferencia existente entre actitudes y aptitudes
profesionales.
Aunque la terminología es bastante similar, es importante entender los
matices que hay entre unas y otras:
Aptitudes Profesionales
Hacen alusión a aquello que podemos hacer de manera relativamente
innata. Este tipo de características, por tanto, nos predispondrán a hacer de
manera más efectiva algunas tareas e implica, también, que nos
adaptaremos mejor a unas vacantes profesionales frente a otras.
Actitudes Profesionales
Van ligadas a cómo nos enfrentamos a las diversas situaciones que puedan
producirse en un puesto de trabajo. Este tipo de características son cada vez
más valoradas por las empresas a la hora de plantearse la contratación de
una persona.
EJEMPLO
La extroversión es un rasgo que va ligado a la personalidad y puede hacer
que nos adaptemos mejor a ciertos puestos de trabajo como, por ejemplo,
los comerciales. En este caso estaríamos hablando, por tanto, de una aptitud
profesional.
Por su parte, el hecho de que afrontemos un problema de manera efectiva
depende de cómo reaccionemos nosotros mismos a esa situación. Y, por
tanto, estará relacionado con nuestra actitud profesional.
Importancia de las aptitudes en el proceso de selección
Las aptitudes son, entonces, características innatas que definen cómo es
una persona. Pero, ¿por qué son tan relevantes en un proceso de selección?
¿Qué información le aportan al entrevistador?
Las aptitudes profesionales pueden ser decisivas a la hora de elegir un
candidato para un puesto de trabajo
Cuando llevamos a cabo un proceso de selección, evaluamos las
candidaturas teniendo en cuenta el perfil necesario para el puesto de
trabajo. Pero, si nos encontramos con varios candidatos que cumplen los
requisitos básicos, tendremos que tener en cuenta otros aspectos que nos
ayuden a tomar la decisión de contratación.
EJEMPLO
Continuando con nuestro perfil de Community Manager, si tenemos dos
personas que cumplan todos los requisitos formativos, tendremos que
valorar otras aptitudes que nos interesen para el puesto.
Aptitudes como la creatividad, la extroversión o la capacidad para resolver
problemas, son relevantes para desarrollar las funciones de este puesto de
manera correcta. Precisamente por ello, el candidato que más alto puntúe
en estas aptitudes, será el que más probabilidades tenga de adaptarse bien al
empleo.
El perfil del puesto de trabajo
Como hemos visto más arriba, todos los criterios de selección para un
puesto se encuentran habitualmente definidos en el perfil de trabajo.
La información que se incluye es:
Formación: en la mayoría de los trabajos se establecen unos requisitos de
formación necesarios para desempeñar el puesto de manera correcta.
Experiencia previa: al igual que ocurre con la formación, suele ser
necesario que el candidato cuente con experiencia laboral en el sector,
habiendo ocupado un puesto de similares características.
Actitudes y aptitudes profesionales: además de tener en cuenta los
requisitos principales relativos a formación y experiencia, también es
importante establecer una serie de características deseables para encajar en
el puesto de trabajo.
En este ejemplo podrás ver mejor cómo sería la definición correcta de un
perfil de puesto de trabajo:
¿Cómo se valoran las aptitudes en una entrevista de trabajo?
Las aptitudes y actitudes son, por tanto, algo relevante a la hora de elegir
un candidato. Pero, ¿cómo se puede llevar a cabo una valoración de las
mismas?
A continuación puedes conocer algunas de las técnicas usadas por los
reclutadores:
Entrevista individual: es uno de los momentos ideales para indagar en las
capacidades que posee un candidato. Para ello podemos emplear preguntas
que nos ayuden a discernir si la persona que tenemos enfrente dispone de
las aptitudes necesarias para el puesto.
Dinámicas grupales: otra alternativa consiste en la de realizar una
entrevista grupal en la cual podamos observar cuál es el comportamiento
del candidato en grupo. De esta manera podremos observar cómo se
comporta en ciertas tareas que requieren trabajar en equipo o comunicarse
de manera efectiva.
