PROCESO DE EXPEDITACION
Recepción de pedido de vendedor.
1.- Deberá de estar al pendiente del envío de pedidos que realice el área de ventas al depto de
compras, es decir. El vendedor deberá de mantener en copia desde un inicio al expeditador para
que se sensibilice de las ordenes de compra que deberán surtirse o colocar a proveedor y
necesidades del cliente, así mismo el expeditador verificara de inicio la información del pedido de
ventas y estará consciente de lo que requiere para poder entregar en tiempo y forma con el
cliente.
2.- Una vez que el comprador haya procesado las ordenes de compra a proveedor, el expeditador
será el responsable para que las condiciones pactadas en esa orden de compra sean cumplidas y
sean las que se requieren para la entrega en tiempo y forma, siempre con apoyo del comprador
según sea el caso.
3.- Seguimiento de órdenes de compra con proveedor (logística, documentación, evidencia
fotográfica de embarques):
Proveedor confirme la recepcion de orden de compra.
Informarse de la fecha de embarque
Documentación: Pedir evidencia fotográfica de material a embarcar cuando el material
salga por paquetería, certificados de calidad, manuales de instalación, reporte de pruebas
o la información requerida por cliente según sea el caso antes del embarque para que
pueda recibir sin detalle.
(podemos pedir la información en el transcurso del envió para evitar retrasos de entrega,
siempre y cuando se consulte con vendedor)
De inicio en la orden de compra a proveedor o correo enviado debe de llevar las
anotaciones correspondientes.
Es obligatorio que cada embarque del Material que realicen los proveedores deba
anexarse únicamente la remisión y/o factura de Mielectric, en ningún caso se debe de
añadir la factura de proveedor.
4.-Solicitar a proveedor remisión o factura de lo que embarcará a cliente final o sitio: Puede ser
factura, cotización realizada, pedido de proveedor (Cuando te registra la orden en su sistema).
Una vez teniendo dichos documentos, deberá solicitar almacén median un correo la entrada
correspondiente de dichos materiales.
Almacen deberá de revisar la entrada solicitada y regresarle el documento (ERP) con las
cantidades y materiales correctos, por lo cual deberá asegurarse que se haya dado entrada tal cual
fue solicitada.
6.- Una vez teniendo el ERP, el vendedor deberá solicitar a facturación su remisión y/o factura.
Por lo cual el expeditador deberá de estar en comunicación con el vendedor y Mónica para que
tengan la remisión o factura en tiempo y pueda ser liberado el embarque por parte de proveedor:
Vendedor solicita la remisión a Monica, anexo correo de ejemplo. Se agrega ERP y pedido de
cliente.
7. En cuanto Monica envíe remisión, enviarla a proveedor. En caso de que tenga que llevar el
pedido de cliente, debe ser solicitado al vendedor sin precios. Documentación comercial adicional
para que el cliente reciba, asegurarse que proveedor la anexe (llámese certificados de calidad,
protocolo , pedido de cliente, etc).
8.- Una vez embarcado el material deberá dar seguimiento a tener la guía de la paquetería o en el
caso que sea flete directo los datos del chofer y unidad.
9.- Una vez teniendo las guías de embarques, deberá de ingresarlas al sistema compaq de cada
una de las ordenes de compra para que el vendedor las visualice. Abrir orden de compra- usurario
– Factura de proveedor.
10.- Estar en comunicación con el área de ventas para que notifique a su cliente final del envio de
materiales, recepción de materiales, según sea el caso.
11.- Rastrear guías y asegurar las entregas en los sitios correctos.
12.- Una vez que la guía marque entregada o entrega directa confirmada, deberá de recolectar los
acuses correspondientes a cada una de las ordenes de compra fincada con proveedores y hacerla
llegar al área de ventas. Tenemos convenio con Tres Guerras, cuando es a nuestro crédito
podemos descargar los acuses directamente. Cuando el proveedor entrega directo, es solicitar
acuse a él.
13.- Deberá de contar con los certificados de calidad de cada una de las ordenes de compra para
que ventas tenga su soporte para ingresos a revisión.
