Dirección de Innovación y Gobierno Inteligente

Habilidades Digitales para todos

Hojas de Cálculo de Microsoft Excel
 Te damos la
Bienvenida

El Ayuntamiento de Mérida a través de la Dirección de

Innovación y Gobierno Inteligente, te da la bienvenida a este
curso de “Hojas de Cálculo de Microsoft Excel”.

¿Qué
buscamos?
Nuestro principal objetivo es proporcionarte las habilidades y
el conocimiento necesario para comprender y utilizar de
manera efectiva las tecnologías digitales que nos rodean.

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 Competencias
Introducción a Microsoft Excel:
Identificar los elementos básicos que conforman el entorno de trabajo de una hoja de cálculo y
determina el uso y aplicabilidades en el área donde se desempeña.

Formatos estilo y celdas:

Identificar rápida y eficientemente herramientas dentro de la interfaz de Microsoft Excel para
aplicar formato a celdas y crear estructuras en una hoja de cálculo.

Validación de datos:
Los participantes deben desarrollar y aplicar algoritmos o reglas para validar conjuntos de
datos, asegurando su precisión, integridad y calidad.

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 Competencias
Ordenar y filtrar datos en Excel
Los participantes deberán usar su conocimiento sobre ordenar datos y usar los filtros en Excel
para resolver una serie de desafíos que implican la organización y análisis de grandes
cantidades de datos.

Formulas básicas en Excel:

Los participantes estructuran fórmulas y usan funciones dentro de la hoja de cálculo

Dominando los gráficos:

Evaluar las habilidades de los participantes en la creación, personalización y análisis de gráficos
utilizando Microsoft Excel.

Aplicación práctica de Excel:

Desarrollo de proyecto personal aplicando el conocimiento adquirido

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 Contenido

¿Qué veremos?
En este taller aprenderás a conocer y dominar los conceptos básicos e interfaz de Microsoft Excel como
herramienta de trabajo para la elaboración, análisis, gestión y comunicación de los datos mediante
hojas de cálculo.

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3

Introducción al Microsoft Excel. Introducir datos Usar formato condicional

• Que es Microsoft Excel. • Introducir datos en la hoja de • Formato condicional en Excel

• Qué se puede hacer en Microsoft Excel cálculo • Reglas de formato condicional
• Cómo ingresar. • Uso del Autorrelleno en las • Formato de celdas
• Crear un nuevo libro celdas • Ejemplos de formato condicional en
• Conociendo la interfaz de trabajo • Aplicar formato a los datos números
• Elementos de la barra de formulas • Alineación de los datos • Ejemplos de formato condicional en texto
• Seleccionar celdas, rangos, filas y columnas • Combinar celdas • Ejemplos de formato condicional en fechas
• Seleccionar una tabla • Estilos de celda en Excel • Resaltar duplicados con formato
• Guardar libro • Aplicar o quitar bordes a una condicional
celda • Ejemplos de formato condicional con barra
• Aplicar color de relleno a de datos
celdas • Mostrar solo barra de datos
• Formato de celdas

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 Contenido
¿Qué veremos?
En este taller aprenderás a conocer y dominar los conceptos básicos e interfaz de Microsoft Excel como
herramienta de trabajo para la elaboración, análisis, gestión y comunicación de los datos mediante
hojas de cálculo.

Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6

Ordenar y filtrar datos en Excel Validación de datos Formulas básicas

• Introducción • Importancia de la validación de • Formulas en Microsoft Excel

• Múltiples criterios de ordenación datos • Elementos de las formulas
• Filtrar datos en una tabla de Excel • El comando validación de datos • Constantes o texto
• Filtrar números y fechas • Como aplicar la validación de • Referencia de celda
• Quitar filtros en una tabla datos • Operadores
• Quitar duplicados en varias columnas • Criterios de validación de datos • Operadore aritméticos
• Listas de validación • Operadores de comparación
• Personalizar el mensaje de error • Operadore de texto
• Eliminar la validación de datos • Operadores de referencia
• Precedencia de operadores
• Controlar orden de precedencia
• Ingresar fórmulas
• Editar las fórmulas
• Ejemplos de fórmulas básicas
• Mover una formula
• Copiar fórmulas
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 Contenido
¿Qué veremos?
En este taller aprenderás a conocer y dominar los conceptos básicos e interfaz de Microsoft Excel como
herramienta de trabajo para la elaboración, análisis, gestión y comunicación de los datos mediante
hojas de cálculo.

Capítulo 7 Capítulo 8 Capítulo 9

Uso de Funciones Tablas dinámicas Dominando los gráficos

• Funciones con autosuma • Que es una tabla dinámica • Introducción

• Función suma • Como crear una tabla dinámica • Partes de un gráfico
• Función max • El panel campos de tabla dinámica • Pasos para crear gráficos
• Función min • Tablas dinámicas recomendadas • Agregar una línea de tendencia
• Función promedio • Agregar un título al gráfico
• Función contara
• Función contar
• Función contar.si
• Función contar.si.conjunto
• Función sumar.si
• Función sumar.si.conjunto
• Función si
• Función buscarv
• Ocultar formulas

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 Capítulo 1

Introducción a Excel

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 1.1 | Hoy aprenderemos
Qué es Microsoft Excel

Excel es un programa informático desarrollado por

Microsoft. Se trata de un software que permite realizar
tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y
trabajar con hojas de cálculo .

11
 1.1 | Hoy aprenderemos
Qué es Microsoft Excel

Excel se distingue de los demás programas ofimáticos

porque nos permite organizar datos en filas y columnas, y
al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas
de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos
básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor
complejidad y utilizar funciones de estadísticas o
funciones de tipo lógica en Excel.

12
 1.2 | Hoy aprenderemos
Qué se puede hacer en Microsoft Excel

Excel es una herramienta para poder hacer cualquier tipo

de cálculo matemático.

• Se pueden realizar operaciones matemáticas

• Crear tablas de números
• Insertar datos numéricos, texto, alfanuméricos
• Utilizar fórmulas
• Contabilidad
• Análisis de datos matemáticos

13
 1.3 | Hoy aprenderemos
Cómo ingresar a Microsoft Excel

Desde una computadora:

1. Tecla Windows
2. Escribir Excel
3. Dar enter/dar clic con el mouse

14
 1.3 | Hoy aprenderemos
Cómo ingresar a Microsoft Excel

Al ingresar a Microsoft Excel se podrá usar

una hoja de cálculo (en un libro en
blanco), o bien volver a ingresar y seguir
trabajando con algún libro donde se
necesite añadir o actualizar la información
recopilada previamente.

15
 1.3 | Hoy aprenderemos
Cómo ingresar a Microsoft Excel

En la sección nuevo contará

con diversas plantillas de
trabajo predeterminadas.
Desde una plantilla en blanco
hasta plantillas prediseñadas
para diversos fines.

16
 1.3 | Hoy aprenderemos
Cómo ingresar a Microsoft Excel

En la sección de abrir, se puede

visualizar las últimas tareas realizada

17
 1.4 | Hoy aprenderemos
crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada

libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas
de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a
un libro o puede crear libros nuevos para separar los
datos.

Haga clic en Archivo y después en Nuevo.

En Nuevo, haga clic en Libro en blanco

18
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo

1. Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Barra de título.
3. Definición de cuenta.
4. Botón opciones de presentación de la cinta de opciones.
5. Botón minimizar.
6. Botón restaurar.
7. Botón cerrar.
8. Botón opción archivo.
9. Barra menú principal.

19
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo

10. Información - ayuda.

11. Compartir en la red.
12. Cinta de opciones.
13. Cuadro de nombres.
14. Barra fórmulas.
15. Botón insertar función.
16. Cuadro de contenido.
17. Columnas.
18. Filas.

20
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Barra de Menús

La barra de menús de Excel se encuentra en la parte inferior de la barra

de título y tiene la finalidad de agrupar en menús desplegables los
comandos más usados de Excel.

Haciendo clic en cada una de las opciones se despliegan los

contenidos relacionados con dicha opción.

21
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú inicio

Dentro de la pestaña de “Inicio” se conseguirá todas las herramientas

de portapapeles, fuentes, alineación, números, estilos, celdas, edición.
Todo eso para poder cambiar las propiedades del texto como su
fuente, alineación, formato, estilo, etc.

22
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú insertar

Dentro de la pestaña “Insertar” se podrá encontrar las herramientas:

tablas imágenes, ilustraciones, complementos, gráficos, vínculos, texto
y símbolos.

23
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú disposición de página

En la pestaña “Diseño de página” se contará con las herramientas de

temas, configurar página, ajustar área de impresión, opciones de la
hoja, organizar; y con más opciones para modificar la hoja de Excel de
acuerdo a tus necesidades.

24
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú formulas

En la pestaña de “Fórmulas” se podrá contar con las herramientas de

biblioteca de funciones, nombres definidos, auditoria de fórmulas,
cálculo. Es una de las pestañas más utilizadas para el cálculo de
operaciones matemáticas, financieras, contables o estadísticas.

25
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú datos

En la pestaña “Datos” se observará que se tendrá opciones para poder

obtener y transformar datos, consultar y realizar conexiones, poder
ordenar y filtrar datos, utilizar herramientas para tratar datos, realizar
previsiones, realizar esquemas y resolución de análisis.

26
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú revisar

En la pestaña “Revisar” observarás que tendrás opciones para hacer

correcciones ortográficas, comprobar accesibilidad, hacer búsquedas
inteligentes, traducir palabras de diferentes idiomas, poner comentarios,
hacer protección de hojas y celdas, y entrada de lápiz óptico.

27
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú vista

En la pestaña “Vistas” observarás que tendrás opciones para modificar

las vistas de libro, mostrar las cuadrículas , fórmulas, encabezados,
reglas, realizar zoom, organizar con ventanas, y diseñar macros.

28
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú ayuda

En la pestaña “Ayuda” observarás que tendrás opciones para

consultar por apoyo del equipo de Microsoft para poder resolver
problemáticas con referencia al programa de Excel .

29
 1.5 | Hoy aprenderemos
Conociendo la interfaz de trabajo | Menú ayuda

Barra de búsqueda (¿Qué deseas hacer?)

En la pestaña “¿Que desea hacer?” observarás que tendrás acceso a búsqueda de herramientas en
Excel en caso de no ubicar la herramienta de preferencia.

30
 1.6 | Hoy aprenderemos
Elementos de la barra de fórmulas

Barra de fórmula:
Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el
usuario, porque en ella se refleja lo que se teclea en la celda
activa, con el propósito de verificar su contenido o bien editarlo
en cualquier momento

Cuadro de nombres:
Indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de
celdas.

31
 1.6 | Hoy aprenderemos
Elementos de la barra de fórmula

Botón cancelar:
Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda
activa, se puede emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o dar
un clic sobre el icono de cancelar.

Botón aceptar:
Confirma el contenido de la celda activa para colocarlo en ella,
otra opción es utilizar la tecla enter como la auxiliar o dar un clic
sobre este icono de aceptar.

32
 1.6 | Hoy aprenderemos
Elementos de la barra de fórmula

Botón insertar función:

Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una función
preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda
activa.

Cuadro de contenido:
Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va
tecleando, pueden ser textos, números o fórmulas, cabe
mencionar que el resultado de la fórmula se muestra en la celda
activa y en el cuadro de contenido se visualiza la fórmula

33
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de
cálculo

Celdas:
Técnicamente, una celda es la intersección entre una fila o
línea horizontal con una columna vertical en la hoja de
cálculo. Por ello, el nombre de cada casilla de Excel
proviene de la combinación del número de la fila con el de
la columna.

Su tamaño puede ser modificado y en ellas se puede

introducir todo tipo de datos.

34
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de
cálculo

La manera más obvia de seleccionar celdas en

Excel es utilizando el ratón, pero no siempre es la
manera más eficiente. En ocasiones el utilizar el
teclado puede darnos mayor rapidez, especialmente
cuando tenemos muchos datos.

35
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de
cálculo

UTILIZA LA TECLA SHIFT

Este es el método más sencillo, solamente oprime la tecla SHIFT y

mientras está pulsada utiliza las teclas flecha para seleccionar las
celdas. Con este método irás seleccionando una columna o una fila a
la vez dependiendo de la dirección de la flecha que oprimas.

36
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de
cálculo

A continuación un resumen de los atajos con la tecla Mayús:

• Mayús + → : Selecciona una celda a la derecha

• Mayús + ← : Selecciona una celda a la izquierda
• Mayús + ↑ : Selecciona una celda hacia arriba
• Mayús + ↓ : Selecciona una celda hacia abajo
• Mayús + Ctrl + → : Selecciona todas las celdas a la derecha
• Mayús + Ctrl + ← : Selecciona todas las celdas a la izquierda
• Mayús + Ctrl + ↑ : Selecciona todas las celdas hacia arriba
• Mayús + Ctrl + ↓ : Selecciona todas las celdas hacia abajo
• Mayús + Repág : Selecciona un bloque de filas hacia arriba
• Mayús + Avpág : Selecciona un bloque de filas hacia abajo

37
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar una o más filas y columnas

1. Seleccione la letra en la parte superior de una columna

para seleccionar toda la columna. O bien haga clic en
cualquier celda de la columna y, después, presione Ctrl
+ Barra espaciadora.

38
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar una o más filas y columnas

Seleccione el número de fila para seleccionar una fila. O

bien haga clic en cualquier celda de la fila y, después,
presione Shift + Barra espaciadora.

Para seleccionar filas o columnas no adyacentes, mantenga

presionada la tecla Ctrl y seleccione los números de fila o
columna.

39
 1.7 | Hoy aprenderemos
Seleccionar una tabla, lista u hoja de cálculo

Para seleccionar una tabla o lista, seleccione una celda

en la tabla o lista y, después, presione Ctrl + E.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el

botón Seleccionar todo en la esquina superior izquierda.

40
 1.8 | Hoy aprenderemos
Guardar Libro

Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web,
por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la
pestaña Archivo.

Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro

existente en su ubicación actual, debe usar Guardar como para
guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para
crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación
distinta.

41
 1.8 | Hoy aprenderemos
Pasos para guardar el libro de Excel

1. Haga clic en Archivo > Guardar como.

2. Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea

guardar el libro. Por ejemplo, para guardar en su
escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic
en Equipo.

42
 1.8 | Hoy aprenderemos
Paso para guardar el libro de Excel

3. Haga clic en Examinar para encontrar la

ubicación que desea en su carpeta Documentos.
Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic
en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto
donde desea guardar su libro.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un

nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre
diferente si está creando una copia de un libro
existente.

5. Para guardar el libro en un formato de archivo

diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar
como tipo (debajo del cuadro Nombre de
archivo), elija el formato que desee.

6. Haga clic en Guardar.

43
 Capítulo 2

Introducir datos en
la hoja de cálculo

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 2.1 | Hoy aprenderemos
Introducir datos en la hoja de cálculo

Opción 2: Ingresar los

datos en la barra de
Para introducir datos manualmente: fórmulas.

Opción 1: Ingresar los

1. Seleccione una celda vacía (como D1) y, datos directamente en la
después, escriba texto o un número. celda
2. Presione Entrar o Tab para pasar a la celda
siguiente.

45
 2.2 | Hoy aprenderemos
Rellenar celdas con una serie de datos

1. Escriba el principio de la serie en dos celdas (por ejemplo, enero y

febrero).

2.-Seleccione las dos celdas que contienen la serie y después arrastre

el controlador de relleno en sentido vertical u horizontal por las celdas.

46
 2.2 | Hoy aprenderemos
Rellenar celdas con valores numéricos

1.Seleccionar las celdas que quiera usar como base para

rellenar celdas adicionales.

Para una serie como “1, 2, 3, 4, 5…”, escribir 1 y 2 en las

primeras dos celdas. Para la serie “2, 4, 6, 8…”, escribir 2 y 4.

2.Arrastrar el controlador de relleno .

Si es necesario, hacer clic en Opciones de autorrelleno

y seleccionar la opción que desee.

47
 2.3 | Hoy aprenderemos
Aplicar o quitar bordes a las celdas

Los bordes son una línea que se coloca alrededor de una

celda, o un rango de celdas, con el objetivo de resaltar
alguna sección de la hoja de cálculo.
Por ejemplo, podemos usar bordes para resaltar los
títulos de las columnas de una tabla o también los
podemos usar para resaltar una fila de totales.
Los bordes de las celdas son totalmente diferentes a las
líneas de división que se muestran de manera
predeterminada en la hoja de Excel y que delimitan las
celdas.

48
 2.3 | Hoy aprenderemos
Aplicar o quitar bordes a las celdas

Bordes Líneas de división

• Deben ser agregados manualmente usando • Se muestran de manera predeterminada en

los comandos de bordes la hoja
• Los bordes pueden ser configurados con un • Son líneas muy delgadas que nunca cambian
estil y color de color ni grosor
• Los borden siempre se imprimen • De manera predeterminada no se imprimen

49
 2.3 | Hoy aprenderemos
Aplicar bordes a las celdas

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea

agregar un borde.

1. En la pestaña inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha

junto a Bordes y, después, haga clic en el estilo de borde que
quiere.

50
 2.3 | Hoy aprenderemos
Aplicar color de relleno a las celdas

Las celdas de una hoja de Excel pueden tener un color de

relleno de manera que su contenido sea resaltado y tenga
mayor énfasis que los datos en las demás celdas.
Es común aplicar un color de relleno a los títulos de los datos
de una tabla o a una fila de totales que se mostrará al final
de una tabla con los subtotales de las columnas.
También es común aplicar un color de relleno a filas enteras
de datos para facilitar su lectura a través de varias
columnas.

Cualquiera que sea la razón por la cual decidas aplicar un

color de relleno a una celda, es importante conocer los
detalles de esta funcionalidad en Excel.

51
 2.3 | Hoy aprenderemos
Aplicar color de relleno a las celdas

Para aplicar un color de relleno a una celda deberás

activarla y en seguida ir a la pestaña Inicio y dentro
del grupo Fuente encontrarás el comando Color de
relleno. Al hacer clic en el menú del botón se mostrará
una paleta con los colores del tema y los colores
estándar.

Los colores del tema cambiarán con base en el tema

seleccionado en la pestaña Disposición de página >
Temas..

52
 2.3 | Hoy aprenderemos
Aplicar color de relleno a las celdas

Para aplicar un color de relleno es suficiente

con hacer clic sobre cualquiera de los colores y
la celda será rellenada con dicho color

Dentro del menú también tenemos la

opción Sin relleno que se encarga de remover
cualquier color de relleno aplicado a una celda.
Considera que en Excel no es lo mismo tener
una celda con color de relleno blanco que una
celda sin relleno.

53
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alinear el contenido de las celdas

De manera predeterminada Excel alinea los números a la derecha y

las cadenas de texto a la izquierda. Sin embargo, es posible cambiar
esta alineación usando los comandos de la Cinta de opciones o el
cuadro de diálogo Formato de celdas.
Pero antes de revisar los comandos que tenemos disponibles es
importante mencionar que el contenido de una celda lo podemos
alinear tanto de manera vertical como horizontal.

Alineación a la Alineación a la
izquierda derecha

54
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alinear el contenido de las celdas

• Alineación Horizontal: Nos permite indicar si el

contenido de la celda estará a la izquierda, a la
derecha o centrado. Para que podamos notar una
diferencia en la alineación, el ancho de la columna
deberá ser mayor al contenido de la celda.

• Alineación Vertical: Podemos alinear el contenido

en la parte inferior de la celda o en la parte superior
o central. Este tipo de alineación a veces pasa
desapercibida porque de manera predeterminada
las filas de la hoja tienen poca altura, pero veremos
la diferencia en la alineación vertical si aumentamos
la altura de la fila.

55
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alinear el contenido de las celdas

En primer lugar, tenemos la pestaña Inicio que

tiene varios de los comandos que nos ayudarán
con la alineación.

Aunque la mayoría de las veces esos

comandos serán suficientes, podremos
encontrar todas las opciones de alineación en
el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro
de la pestaña Alineación.

Este cuadro de diálogo lo puedes abrir haciendo

clic derecho sobre cualquier celda y eligiendo la
opción Formato de celdas y también lo puedes
abrir haciendo clic en el indicador de cuadro de
diálogo del grupo Alineación.

56
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación horizontal de una celda

Los primeros comandos que revisaremos serán los que nos

permiten hacer una alineación horizontal. En la Cinta de
opciones tenemos tres de esos comandos que se
encuentran la siguiente ubicación:

Los comandos son los siguientes:

1. Alinear a la izquierda: Alinea el contenido con el margen
izquierdo.
2. Centrar: Centra el contenido en la celda.
3. Alinear a la derecha: Alinea el contenido con el margen
derecho.

57
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación horizontal de una celda

El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene

algunas alternativas adicionales para la alineación
horizontal y son las siguientes.

58
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación horizontal de una celda

Rellenar: La opción rellenar en realidad no alinea el contenido, sino

que repite el texto de la celda hasta rellenarla. Puedes ingresar un
solo carácter en la celda y posteriormente seleccionar esta opción
para que se visualice como repetido. Si incrementas el ancho de la
columna, Excel aumentará automáticamente las repeticiones para
rellenar la columna.

59
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación horizontal de una celda

Justificar: Ajusta el texto y los espacios para que la última palabra de

cada línea esté alineada con el borde derecho de la celda
exceptuando la última fila.

60
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación horizontal de una celda

Centrar en la selección: Centra el texto a lo largo de una selección de

celdas. Este comando es muy similar a la opción Combinar y
centrar con la diferencia de que no se combinan las celdas.

61
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación horizontal de una celda

Distribuida (sangría): Similar a la opción Justificar con la diferencia

de que se ajusta la última línea del texto y además es posible indicar
un valor de sangría que le indica a Excel cuanto espacio deberá dejar
antes del borde izquierdo y del borde derecho de la celda.

62
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación vertical de una celda

Podemos aplicar una alineación vertical usando los

comandos que tenemos disponibles en la cinta de
opciones.

1. Alinear en la parte superior: Alinea el texto a la parte

superior de la celda.
2. Alinear en el medio: Alinea el texto para que esté
centrado entre la parte superior e inferior de la celda.
3. Alinear en la parte inferior: Alinea el texto a la parte
inferior de la celda.

63
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación vertical de una celda

De manera predeterminada Excel aplica una

alineación en la parte inferior en todas las celdas de
la hoja. Al igual que con la alineación horizontal,
tenemos más opciones de alineación vertical en el
cuadro de diálogo Formato de celdas.

1. Justificar: Aplica una alineación horizontal tal

como la opción Justificar de la sección anterior y
además ajusta los espacios entre líneas de
manera que el texto ocupe todo el alto de la fila

64
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación vertical de una celda

2. Distribuida: Funciona de manera similar a la

opción Justificar ajustando los espacios entre
líneas para ocupar todo el alto de la fila, pero
la diferencia la observaremos cuando
tengamos una sola línea texto ya que la
opción Distribuida alineará el texto en el medio
de la celda mientras que la opción Justificar lo
alineará en la parte superior.

65
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación del texto en una celda

A diferencia de la alineación horizontal y vertical, la orientación

nos permite girar el texto en un ángulo determinado o colocarlo
con una orientación completamente vertical.

Esta orientación es de mucha utilidad cuando estamos

trabajando con columnas muy estrechas y queremos que el
texto se ajuste al ancho de la columna sin tener que reducir el
tamaño de la fuente.

66
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación del texto en una celda

En la pestaña Inicio, dentro del grupo Alineación

encontraremos el botón Orientación que muestra un
menú con algunas de las opciones disponibles.

67
 2.4 | Hoy aprenderemos
Alineación del texto en una celda

La siguiente imagen muestra un ejemplo al aplicar cada una de las

opciones de orientación anteriores.

68
 Capítulo 3

Usar formato
condicional

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 3.1 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en Excel

El formato condicional en Excel nos permite aplicar de

manera selectiva un formato a las celdas de acuerdo a
su contenido. Este formato se aplicará de manera
automática sobre la celda después de evaluar el
cumplimiento de la regla de formato condicional.

70
 3.1 | Hoy aprenderemos
Para qué sirve el formato condicional

¿Para qué sirve el formato condicional?

Es muy común entre los usuarios de Excel querer

cambiar la apariencia de una celda con base a su valor
o al resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe
una función de Excel que nos permita cambiar el color
de fondo de una celda o el color de la fuente y por esa
razón se creó el formato condicional en Excel que nos
permite evaluar el valor de una celda para decidir si se
aplicará o no el formato definido.

71
 3.2 | Hoy aprenderemos
Reglas de formato condicional

Podemos definir una regla de formato

condicional como la condición que debe cumplirse
para que Excel aplique el formato a una celda, si la
regla no se cumple entonces no se hará ningún
cambio a la apariencia de la celda. Una regla de
formato condicional nos ayuda a especificar dos
cosas:

• El criterio de decisión para saber si se debe

aplicar el formato a una celda.
• El formato que se debe aplicar en caso de que se
cumpla la regla.

72
 3.2 | Hoy aprenderemos
Reglas de formato condicional

Cada regla de formato condicional se puede

aplicar a una sola celda o a un rango de celdas y
una misma celda puede tener varias reglas de
formato condicional aplicadas sobre ella pero será
visible aquella regla que tenga la mayor prioridad.
Dicha prioridad se define dentro del Administrador
de reglas de formato condicionales.

73
 3.3 | Hoy aprenderemos
Formato de celdas

Al crear una regla de formato condicional

podremos indicar el detalle del formato de la celda
que será aplicado cuando se cumpla la condición
establecida. Para la mayoría de las reglas
tendremos la posibilidad de ingresar al cuadro de
diálogo Formato de celdas para especificar todo el
detalle del formato.

• Formato: En la sección Formato podemos

establecer el formato para los números.
• Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar
así como su tamaño y estilo.
• Borde: Podemos especificar el estilo y color de
los bordes de la celda.
• Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda
o una trama
74
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

Tenemos un rango de celdas con números entre 1

y 100 y deseamos resaltar las celdas que tengan
un valor mayor que 60. Para crear la regla de
formato condicional seleccionamos primero el
rango de celdas a las que aplicaremos el formato
condicional y luego vamos a Inicio > Estilos >
Formato condicional > Resaltar reglas de celdas >
Es mayor que.

75
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

Se mostrará el cuadro de diálogo Es mayor

que donde podremos indicar el valor mínimo que
deben cumplir las celdas y también podremos
elegir el formato que será aplicado:

Mientras especificamos los valores en el cuadro de

diálogo, Excel mostrará una vista previa y
podremos ver de antemano cómo se verán las
celdas al aplicar el formato seleccionado. Al pulsar
el botón Aceptar se creará la nueva regla de
formato condicional y será aplicada sobre todas
las celdas del rango previamente seleccionado.

76
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

En esta ocasión realizaremos algunos ejemplos de

formato condicional para dejar en claro el
potencial y ventajas de uso que nos ofrece esta
funcionalidad al momento de analizar nuestros
datos.

Cuando los datos de nuestras celdas son valores

numéricos, Excel provee de varias opciones para
aplicar un formato condicional rápidamente. Las
primeras alternativas que analizaremos serán las
que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas.

77
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

Sabiendo que nuestros datos son valores

numéricos, podemos utilizar las siguientes
opciones:

• Es mayor que: Se aplicará el formato a todas

las celdas con un valor mayor al especificado.
• En menor que: El formato será aplicado a las
celdas con un valor menor que el indicado.
• Entre: Excel evaluará las celdas para saber
aquellas que tengan un valor dentro del rango
indicado y se les aplicará el formato.
• Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al
valor indicado tendrán el formato.

78
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

Una vez que seleccionamos la opción que deseamos utilizar,

Excel mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
indicar los valores numéricos con los cuales se realizará la
comparación y también podremos proporcionar todo el
detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen puedes
notar la aplicación de cada una de las reglas mencionadas
anteriormente sobre nuestros datos numéricos:

79
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar

rápidamente a celdas con valores numéricos son las que se
encuentran bajo la opción de menú Reglas superiores e
inferiores:

80
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

A continuación describo brevemente cada una de estas opciones

de formato condicional.

• 10 superiores: Se aplicará el formato exactamente a las 10 celdas

que tengan los valores más altos. Es posible modificar la cantidad
de celdas superiores a las que se aplicará el formato.
• 10% de valores superiores: Excel aplicará el formato al 10% de las
celdas que contengan los valores más altos. También es posible
indicar un porcentaje diferente al 10%.
• 10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores
más bajos.

81
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

• 10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las

celdas con los valores más bajos dentro del rango.
• Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los
valores numéricos del rango y aplica el formato a las celdas que
tengan un valor por encima de dicho promedio.
• Por debajo del promedio: Después de obtener el promedio, el
formato será aplicado en las celdas que tengan un valor inferior

82
 3.4 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en números

En la siguiente imagen vemos

aplicada cada una de las reglas de
formato condicional anteriores:

Con estos ejemplos de formato

condicional podemos ver lo fácil
que es utilizar esta funcionalidad
para resaltar los valores numéricos
de nuestro interés.

83
 3.5 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en texto

Si nuestras celdas contienen texto podemos utilizar

algunas opciones de formato condicional para
resaltar nuestras celdas. La primera opción que
podemos utilizar es la regla que nos ayuda a saber si
un valor es igual a otro, me refiero a la opción que se
encuentra en Inicio > Estilos > Formato condicional >
Resaltar reglas de celdas > Es igual a.

84
 3.5 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en texto

Esta opción comparará el valor de cada celda con la

cadena de texto especificada y en caso de ser iguales
se aplicará el formato. Es importante mencionar que
esta regla no es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Otra regla de formato condicional para texto que
podemos utilizar es la opción Texto que contiene que se
encuentra en el mismo menú que la opción anterior,
solo que en este caso, Excel buscará las celdas que
contengan la cadena de texto especificada.
Observa un ejemplo de ambas reglas:

85
 3.6 | Hoy aprenderemos
Formato condicional en fechas

Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas,

entonces existe una opción especialmente diseñada
para este tipo de datos. Podemos aplicar formato
condicional a celdas que contienen fechas desde
Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas
de celdas > Una fecha. Al hacer clic sobre esta
opción se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción nos permitirá resaltar fácilmente las celdas

que contengan una fecha que cumpla con el criterio
seleccionado: Hoy, Ayer, Mañana, En los últimos 7 días,
Semana pasada, etc.

86
 3.7 | Hoy aprenderemos
Resaltar duplicados con formato condicional

También es posible utilizar el formato

condicional para resaltar duplicados en nuestros
datos. Esta opción funciona para cualquier tipo de
dato que tengamos en las celdas, ya sean números,
fechas e inclusive texto. La opción que tenemos que
elegir para resaltar valores duplicados se encuentra
en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar
reglas de celdas > Duplicar valores:

87
 3.7 | Hoy aprenderemos
Resaltar duplicados con formato condicional

Esto mostrará un cuadro de diálogo que nos

permitirá elegir si queremos resaltar los valores que
están duplicados o los valores únicos. A continuación
puedes ver un ejemplo de estas opciones sobre
nuestros datos:

La regla Duplicados se aplicará sobre todos los

elementos que aparecen más de una vez y la
regla Únicos será para las celdas que solamente
aparecen una vez dentro del rango.

88
 3.8 | Hoy aprenderemos
Formato condicional con barra de datos

Como ya hemos visto en los ejemplos de formato

condicional, es posible modificar el estilo de una
celda si cumple la condición establecida, pero
también podemos utilizar barras de datos para
modificar la apariencia de las celdas.

El formato condicional con barras de

datos despliega una barra horizontal dentro de
una celda lo cual facilita la comparación de
valores. La longitud de cada barra dependerá del
valor de la celda y será relativa al resto de los
valores del rango. A continuación puedes ver una
tabla con montos de venta para los primeros seis
meses del año:

89
 3.8 | Hoy aprenderemos
Formato condicional con barra de datos

Para agregar las barras de datos debemos seleccionar el

rango de celdas que contiene los datos y posteriormente ir a
Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos:

Puedes notar que las opciones de barras de datos se dividen

en Relleno degradado y Relleno sólido y además en
diferentes colores para cada opción. Para este ejemplo
seleccionamos un relleno sólido color verde y el resultado
será el siguiente:

90
 3.8 | Hoy aprenderemos
Formato condicional con barra de datos

Puedes notar que la celda que tiene el valor más alto es la que
tendrá la barra más grande y a partir de dicho valor las barras
tendrán un menor tamaño.

91
 3.9 | Hoy aprenderemos
Mostar solo la barra de datos

Al aplicar el formato condicional con barras de datos, cada

celda mostrará tanto la barra de datos como el valor de la
celda. Si deseas mostrar solamente la barra de datos,
entonces debemos editar la regla de formato condicional
desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar
reglas lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

92
 3.9 | Hoy aprenderemos
Mostar solo la barra de datos

Selecciona la regla de Barra de datos aplicada al rango de

datos y pulsa el botón Editar regla lo cual mostrará un nuevo
cuadro de diálogo donde debes asegurarte de marcar la
caja de selección Mostrar solo la barra.

Deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar los dos

cuadros de diálogo y obtener el resultado adecuado en las
barras de datos:

93
 Capítulo 4

Ordenar y filtrar
datos

https://merida.gob.mx/cad 94
 4.1 | Hoy aprenderemos
Ordenar y filtrar datos

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de

datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo
comienza cuando tenemos un rango de celdas con
información y queremos ver solamente aquellas filas que
cumplen con ciertas condiciones.

95
 4.1 | Hoy aprenderemos
Ordenar y filtrar datos

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un

botón de flecha en su extremo derecho el cual es conocido
como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se
muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en
Excel.

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna

veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar
un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se
reorganizan de acuerdo al contenido de la columna por la cual
estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo
texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z
(alfabéticamente) o de Z a A.

96
 4.1 | Hoy aprenderemos
Ordenar y filtrar datos

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos,

entonces podremos ordenar de menor a mayor o también
podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que
tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más
reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar

por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al
color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante
solamente cuando hemos aplicado algún formato
condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el
color de la fuente.

97
 4.2 | Hoy aprenderemos
Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes

criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible
ordenar los datos primero por fecha, después por
país y posteriormente por región. Para lograr este
tipo de ordenación haremos uso del comando
Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo
cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar

contiene botones que nos permiten establecer
múltiples niveles de ordenación. A continuación se
explica cada uno de esos botones:

98
 4.2 | Hoy aprenderemos
Múltiples criterios de ordenación

• Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de

ordenación.
• Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un
criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.
• Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
• Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los
niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo
para establecer un orden preferido.
• Opciones: Con este botón podemos indicar si la
ordenación de datos va a distinguir entre
mayúsculas y minúsculas.

99
 4.3 | Hoy aprenderemos
Filtrar datos en una tabla de Excel

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos

referimos a desplegar solamente aquellas filas que cumplen
con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son
eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la
vista. Las opciones de filtrado se muestran también al pulsar
el botón de flecha que se encuentra al lado de los
encabezados de columna.

100
 4.3 | Hoy aprenderemos
Filtrar datos en una tabla de Excel

En la imagen observamos las opciones de filtrado que Excel

provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La
opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como
Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas
opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que
deseamos aplicar.

101
 4.3 | Hoy aprenderemos
Filtrar datos en una tabla de Excel

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos

condiciones para una misma columna y elegir si deseamos
que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer
clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

102
 4.3 | Hoy aprenderemos
Filtrar datos en una tabla de Excel

En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista

de los valores únicos de la columna y cada opción tiene a su
lado una caja de selección que podemos marcar o
desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas filas
que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores
únicos que se nos dificulta encontrar la opción que
necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de
búsqueda de manera que podamos encontrar los valores
adecuados y seleccionarlos.

103
 4.4 | Hoy aprenderemos
Filtros de números y fechas

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee

Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de
datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo,
en la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros
de fecha.

104
 4.4 | Hoy aprenderemos
Filtros de números y fechas

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y

muestra los criterios de filtrado correspondientes. En la
siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de
número:

105
 4.5 | Hoy aprenderemos
Quita el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono

del botón de filtro cambiará su apariencia para indicarnos que
dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de
una tabla de Excel tenemos dos opciones:

• Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la

opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de dicha
columna.
• Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros
aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio >
Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a

mostrar como una flecha hacia abajo.

106
 4.6 | Hoy aprenderemos
Quitar valores duplicados en Excel

Cuando tenemos datos en Excel que contienen valores

repetidos y necesitamos obtener los valores únicos, podemos
utilizar el comando Quitar duplicados que se encuentra en la
ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Antes de utilizar el comando Quitar duplicados, debes

recordar que los valores duplicados serán eliminados
por completo. Así que, aunque el uso de este comando
sea sumamente fácil y rápido, deberás tener en cuenta
que tus datos originales serán modificados.

107
 4.6 | Hoy aprenderemos
Quitar valores duplicados en Excel

Antes de ejecutar el comando Quitar duplicados, es necesario

seleccionar una de las celdas del rango de datos de manera
que Excel pueda detectarlos y mostrar las posibles columnas
por las cuales podremos determinar la duplicidad.

Si no quieres que Excel haga la detección de columnas de

manera automática, entonces deberás seleccionar el rango de
celdas sobre el cuál se aplicará la acción.

Para nuestro primer ejemplo tenemos una lista de

nombres en la columna A de nuestra hoja:

108
 4.6 | Hoy aprenderemos
Quitar valores duplicados en Excel

Activo alguna de las celdas que contiene los datos y voy a la

ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos, haré clic sobre
el comando Quitar duplicados.

109
 4.6 | Hoy aprenderemos
Quitar valores duplicados en Excel

Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la

sección Columnas podrás seleccionar una o más columnas
de datos.

Para seleccionar todas las columnas rápidamente puedes

hacer clic en el botón Seleccionar todo y para quitar la
selección podrás hacer clic en Anular selección.

Si tus datos tienen encabezados, deberás asegurarte de

marcar la caja de selección Mis datos tienen
encabezados de manera que dicho valor sea omitido al
evaluar y remover los duplicados.

110
 4.6 | Hoy aprenderemos
Quitar valores duplicados en Excel

Deberás hacer clic en el botón Aceptar y Excel mostrará un

mensaje indicando la cantidad de valores duplicados que
han sido encontrados y quitados, así como la cantidad de
valores únicos que permanecen.

Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar para

cerrar el cuadro de diálogo y podrás observar el resultado
del comando Quitar duplicados.

111
 4.7 | Hoy aprenderemos
Quitar duplicados en varias columnas

El cuadro de diálogo Quitar duplicados nos permite elegir las

columnas sobre las cuales se evaluará la duplicidad de la
información.

De manera predeterminada, Excel buscará los valores

repetidos en todas las columnas de nuestros datos, pero
habrá ocasiones en las que necesitamos indicar solo
algunas de las columnas.

112
 4.7 | Hoy aprenderemos
Quitar duplicados en varias columnas

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver los datos de

varios alumnos de una escuela, con su nombre y apellido,
así como la asignatura y la calificación para cada una de
ellas.

Para obtener la lista de alumnos únicos (Nombre y Apellido)

comienzo por activar alguna celda de los datos y
posteriormente voy a la ficha Datos y pulso el botón Quitar
Duplicados.

113
 4.7 | Hoy aprenderemos
Quitar duplicados en varias columnas

En el cuadro de diálogo mostrado deberás seleccionar las

columnas Nombre y Apellido tal como se observa en la
siguiente imagen:

Al pulsar el botón Aceptar verás la lista de alumnos únicos y

podrás comprobar que el comando Quitar duplicados se
ha basado exclusivamente en las columnas Nombre y
Apellido para determinar si un valor está duplicado.

114
 4.7 | Hoy aprenderemos
Quitar duplicados en varias columnas

Al igual que con el ejemplo anterior, los nombres y apellidos

serán mostrados en el orden de aparición dentro del rango
de datos original.

Es muy importante que realices una copia de tus datos ya

que el comando Quitar duplicados eliminará los valores
duplicados.

De hecho, es altamente recomendable que copies

solamente los datos sobre los cuales se hará la evaluación
de duplicidad y que ejecutes el comando Quitar
duplicados sobre ese nuevo rango de manera que los
datos originales queden intactos.

115
 Capítulo 5

Validación
de datos

https://merida.gob.mx/cad 116
 5.1 | Hoy aprenderemos
Validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel es una herramienta que no

puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que
nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la
hoja de cálculo de manera que podamos mantener la
integridad de la información en nuestra base de datos.

117
 5.2 | Hoy aprenderemos
Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están

listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un
número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de
nuestras fórmulas dependen de los datos contenidos en las
celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario
ingrese el tipo de dato correcto.

118
 5.2 | Hoy aprenderemos
Importancia de la validación de datos en Excel

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la

celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el
dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos

la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo
aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de
datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto,
obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

119
 5.3 | Hoy aprenderemos
El comando validación de datos en Excel

El comando Validación de datos que utilizaremos se encuentra

en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

120
 5.3 | Hoy aprenderemos
El comando validación de datos en Excel

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación

de datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier
valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido
ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir
alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la
celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal,
una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del
texto.

121
 5.4 | Hoy aprenderemos
Cómo aplicar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica,

deberás asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente
ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de
datos.

122
 5.4 | Hoy aprenderemos
Cómo aplicar la validación de datos

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación

a un rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de
ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de

datos en Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de
crear el criterio de validación de datos.

Para seleccionar una columna completa será suficiente con

hacer clic sobre el encabezado de la columna. Una vez que
hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos
la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.

123
 5.5 | Hoy aprenderemos
Criterios de validación de datos

Para analizar los criterios de validación de datos en

Excel podemos dividirlos en dos grupos basados en sus
características similares. El primer grupo está formado por los
siguientes criterios:

• Número entero
• Decimal
• Fecha
• Hora
• Longitud de texto

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten

las mismas opciones para acotar los datos que son las
siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que,
Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

124
 5.5 | Hoy aprenderemos
Criterios de validación de datos

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un

valor máximo y un valor mínimo pero para el resto de las
opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo,
podemos elegir la validación de números enteros entre los
valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de
la siguiente manera:

125
 5.5 | Hoy aprenderemos
Criterios de validación de datos

Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente

acepte fechas mayores al 01 de enero del 2025, podemos crear
el criterio de validación de la siguiente manera:

Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a

tus preferencias, será suficiente con pulsar el
botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas,
que hayas seleccionado previamente.

126
 5.6 | Hoy aprenderemos
Lista de validación de datos

A diferencia de los criterios de validación mencionados

anteriormente, la Lista es diferente porque no necesita de un
valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar la lista de
valores que deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo,
en la siguiente imagen he creado un criterio de validación
basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado
y domingo.

127
 5.6 | Hoy aprenderemos
Lista de validación de datos

Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás

separarlos por el carácter de separación de listas configurado
en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es
probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al
momento de hacer clic en el botón Aceptar podrás confirmar
que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás
hacer clic para visualizar la lista de opciones disponibles:

128
 5.6 | Hoy aprenderemos
Lista de validación de datos

Para que la lista desplegable sea mostrada

correctamente en la celda deberás asegurarte que,
al momento de configurar el criterio validación de
datos, la opción Celda con lista desplegable esté
seleccionada.

129
 5.6 | Hoy aprenderemos
Lista de validación de datos

En caso de que los elementos de la lista sean

demasiados y no desees introducirlos uno por uno,
es posible indicar la referencia al rango de celdas
que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente
imagen puedes observar que se ha introducido los
días de la semana en el rango G1:G7 y dicho rango
lo he indicado como el origen de la lista.

130
 5.7 | Hoy aprenderemos
Personalizar el mensaje de error

Tal como se mencionó al inicio del tema, es posible personalizar

el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un
intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el
mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se
encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de
datos.

131
 5.7 | Hoy aprenderemos
Personalizar el mensaje de error

Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener,

Advertencia e Información. Cada una de estas opciones tendrá
dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un
cambio en el icono mostrado y en segundo lugar mostrará
botones diferentes. La opción Detener mostrará los botones
Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará
los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La
opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y
Ayuda.

132
 5.7 | Hoy aprenderemos
Personalizar el mensaje de error

La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la

ventana de error que de manera predeterminada se muestra
como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de
error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar
dentro de la ventana de error.

133
 5.7 | Hoy aprenderemos
Personalizar el mensaje de error

Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que se ha

modificado las opciones predeterminadas de la
pestaña Mensaje de error:

Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el

siguiente mensaje de error:

134
 5.8 | Hoy aprenderemos
Cómo eliminar la validación de datos

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a

una celda o a un rango, deberás seleccionar dichas celdas, abrir
el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el
botón Borrar todos.

Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación

de datos aplicada sobre las celdas seleccionadas.

135
 Capítulo 6

Fórmulas básicas
en Excel

https://merida.gob.mx/cad 136
 6.1 | Hoy aprenderemos
Fórmulas en Microsoft Excel

Las fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos

indicar a la herramienta la manera de realizar un cálculo.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada
persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus
necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de
fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las
mismas reglas en especial la regla que indica que todas
las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=)o
de lo contrario Excel interpretará la fórmula como un
simple texto.

137
 6.2 | Hoy aprenderemos
Elementos de las fórmulas en Microsoft Excel

1. Constantes o texto: Las fórmulas trabajan con valores

constantes los cuales pueden ser numéricos o de
texto. Los valores de texto deben estar siempre
encerrados por dobles comillas.

1. Referencias de celda: En lugar de especificar los

valores en una fórmula podemos indicar la referencia
de la celda que contiene el valor que deseamos
incluir en el cálculo.

1. Operadores: Los operadores son los símbolos que

representan las operaciones como la suma (+), la
resta (-), la multiplicación o la división (/).

138
 6.2 | Hoy aprenderemos
Elementos de las fórmulas en Microsoft Excel

4. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el

orden en que se evalúan las expresiones dentro de
una fórmula.

4. Funciones: Una función es un procedimiento que ya

está incorporado en Excel y que realiza un tipo de
cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones
son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.

139
 6.2 | Hoy aprenderemos
Elementos de las fórmulas en Microsoft Excel

Ejemplo de una fórmula

140
 6.2 | Hoy aprenderemos
Elementos de las fórmulas en Microsoft Excel

20 / (8-4) * 8 - 2 Se realizan las operaciones en paréntesis

Primero: 8-4 = 4

La formula se simplifica en
20 / 4 * 8 - 2 Ya que la división viene antes de la
multiplicación, divido 20/4 = 5

La formula se simplifica en
5*8-2 La multiplicación se realiza antes de la resta

La formula se simplifica en
40 - 2
Finalmente, 40 -2 = 38

La respuesta final es 38

141
 6.3 | Hoy aprenderemos
Constantes o texto

Un ejemplo de una constante es el valor 7.

Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula
pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como
“Marzo”.

142
 6.4 | Hoy aprenderemos
Referencia de celdas

En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras

fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que
apuntarán a la celda que contiene el valor que
queremos incluir en nuestra fórmula

143
 6.5 | Hoy aprenderemos
Operadores

Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un

operador es un símbolo que representa una determinada operación. En
esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de
operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que
se realizan las operaciones.

144
 6.5 | Hoy aprenderemos
Operadores

Podemos clasificar los operadores de Excel en cuatro grupos

principales:

1. Operadores aritméticas
2. Operadores de comparación
3. Operadores de texto
4. Operadores de referencia

Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores

que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada
grupo. A continuación se detallan los operadores de cada grupo.

145
 6.5 | Hoy aprenderemos
Operadores aritméticos

Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan
números, referencias de celda, funciones y operadores Operador Nombre Ejemplo Resultado
aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente
tabla muestra los operadores aritméticos de Excel: + Suma =10+5 15
- Resta =10-5 5
- Negación =-10 -10
* Multiplicación =10*5 50
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le
da un tratamiento como operador ya que al ingresar un
símbolo de porcentaje después de un número provocará / División =10/5 2
que Excel realice una división entre 100 de manera % Porcentaje =10% 0.1
automática.
^ Exponenciación =10^5 100000

146
 6.5 | Hoy aprenderemos
Operadores de comparación

Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten
comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el Operador Nombre Ejemplo Resultado
resultado de la comparación es positivo, obtendremos
como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo = Igual a =10=5 Falso
contrario obtendremos como resultado el valor FALSO.
A continuación tenemos la lista de operadores de > Mayor que =10>5 Verdadero
comparación: < Menor que =10<5 Falso
>= Mayor o igual que =“a”>=“b” Falso
Los operadores de comparación son muy utilizados
con las funciones lógicas de Excel que nos permiten <= Menor o igual que =“a”<=“b” Verdadero
ejecutar una acción al cumplirse la condición <> Diferente de =“a”<>2b” verdadero
establecida.

147
 6.5 | Hoy aprenderemos
Operadores de texto

Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto Operadores de texto

y pueden hacer uso del operador de
Operador Nombre Ejemplo Resultado
concatenación para unir el valor de dos cadenas de
texto.
& Concatenación =“abc” & “123” abc123

148
 6.5 | Hoy aprenderemos
Operadores de referencia

Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más

referencias de celda para crear una sola referencia.

Operadores de referencia
Operador Nombre Descripción

: Rango Produce un rango a partir de dos referencias de celda. (A1:D5)

, Unión Produce un rango que es la unión de dos rangos. (A1:D5,F1,H5)
(espacio) Intersección Produce un rango con las celdas comunes de dos rangos.
(A1:D5 B3:F8)

149
 6.6 | Hoy aprenderemos
Precedencia de operadores en Excel
Precedencia de los operadores
Preceden Operado Operación
cia r
1 : Rango
2 (espacio Intersección
Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, )
será necesario conocer el orden en que dichas operaciones
3 , Unión
serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de
precedencia que determina la manera en que Excel hace los 4 - Negación
cálculos: 5 % Porcentaje
6 ^ Exponenciació
n
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma
precedencia, entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a 7 *y/ Multiplicación y
derecha. división
8 +y- Suma y resta
9 & Concatenación
10 =<><=> Comparación
=<> 150
 6.6 | Hoy aprenderemos
Cómo controlar el orden de precedencia

La única manera en que podemos influir en el orden de

precedencia de operadores en Excel es utilizando
paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un
cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos
otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto
se realizará primero. En la siguiente imagen puedes
observar cómo se modifica el resultado de una fórmula
al incluir paréntesis.

151
 6.6 | Hoy aprenderemos
Cómo controlar el orden de precedencia

Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula,

Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que
tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un
mismo paréntesis existen varios operadores, entonces
se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas.
De esta manera los paréntesis nos permiten controlar
el orden de precedencia de los cálculos es una
fórmula de Excel.

152
 6.7 | Hoy aprenderemos
Cómo ingresar fórmulas en Excel

Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo

igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado
a introducir una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que
contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas
referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.

153
 6.7 | Hoy aprenderemos
Cómo ingresar fórmulas en Excel

• Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual

seremos responsables de colocar la dirección correcta de cada
celda o de lo contrario obtendremos un mensaje de error.

• Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para

ingresar referencias de celda dentro de las fórmulas es utilizando
las flechas del teclado. Cuando llega el momento de indicar una
referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la
referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la
celda que deseamos incluir en la fórmula y Excel insertará la
referencia en la fórmula.

• Con el ratón: También podemos introducir una referencia

utilizando el ratón con solo hacer clic sobre cada celda que
necesitemos incluir en la fórmula.

154
 6.8 | Hoy aprenderemos
Editar las fórmulas en Excel

Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será

probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común
que después de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula
envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para
corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos
métodos: Edición sobre la celda, Edición en la barra de fórmulas.

155
 6.8 | Hoy aprenderemos
Editar las fórmulas en Excel

• Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula

directamente en la celda si entramos en el modo de edición de
Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o pulsando la
tecla F2.

• Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula

haciendo clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir
directamente a la barra de fórmulas para hacer las
modificaciones necesarias.

Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes

pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón Introducir de la barra de
fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en
consideración las modificaciones.

156
 6.8 | Hoy aprenderemos
Ejemplos de fórmulas básicas

Sumar
Si los números están en la celda de la columna A1 y A2 =A1+A2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 =B1+B2

Restar
Si los números están en la celda de la columna A1 y A2 =A1-A2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 =B1-B2

157
 6.8 | Hoy aprenderemos
Ejemplos de fórmulas básicas

Considera la siguiente fórmula para la celda A1

ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Enter obtendremos el resultado

calculado por Excel y el cual será mostrado en la
celda A1.

158
 6.8 | Hoy aprenderemos
Ejemplos de fórmulas básicas

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual = al inicio de

una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido
como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la
celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto

159
 6.8 | Hoy aprenderemos
Ejemplos de fórmulas básicas

Multiplicar
Si los números están en la celda A1 y A2 =A1*A2
Si los números están en la celda B1 y B2 =B1 *B2

Dividir
Si los números están en la celda de la columna A1 y A2 = A1/A2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 = B1/B2
Si los números están en la celda de la columna B1 y B2 = C1/C2

160
 6.8 | Hoy aprenderemos
Ejemplos de fórmulas básicas

Sumar y dividir
Sumar los números de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de la
celda A3 =(A1+A2)/A3

Restar y dividir
Restar el número de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de la celda
A3 =(A1-A2)/A3

Restar el número de la columna B1 y B2 y dividirlo con el valor de la

celda B3 =(B1-B2)/B3

161
 6.8 | Hoy aprenderemos
Ejemplos de fórmulas básicas

Multiplicar y dividir

Multiplicar los números de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de

la celda A3 =(A1*A2)/A3

Multiplicar los números de la celda B1 y B2 y dividirlo con el valor de la

celda B3 =(B1*B2)/B3

162
 6.9 | Hoy aprenderemos
Mover una fórmula

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula que desea mover.

2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Cortar.
También se puede mover fórmulas arrastrando el borde de la celda
seleccionada a la celda superior izquierda del área de pegado. Esto
reemplazará los datos existentes.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
• Para pegar la fórmula y cualquier formato: en el
grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar.
• Para pegar solo la fórmula: en el grupo Portapapeles de la
pestaña Inicio, haga clic en Pegar, haga clic en Pegado especial y,
a continuación, hacer clic en Fórmulas.

163
 6.10 | Hoy aprenderemos
Copiar una fórmula

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Copiar.
3. Seguir uno de los siguientes procedimientos:
• Para pegar la fórmula y cualquier formato, en el
grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Pegar.
• Para pegar solo la fórmula, en el grupo Portapapeles de la
pestaña Inicio, hacer clic en Pegar, hacer clic en Pegado
especial y, a continuación, hacer clic en Fórmulas.

164
 6.10 | Hoy aprenderemos
Copiar una fórmula

4. Comprobar que las referencias de celda de la fórmula produzcan el

resultado que desee. De ser necesario, cambiar el tipo de referencia
haciendo lo siguiente:
• Seleccionar la celda que contenga la fórmula.
• En la barra de fórmulas, seleccionar la referencia que desee
cambiar.
• Presionar F4 para cambiar entre las combinaciones.

La tabla resume cómo se actualizará un tipo de referencia si una fórmula

que contiene la referencia se copia dos celdas hacia abajo y dos celdas
a la derecha

165
 Capítulo 7

Uso de funciones
en Excel

https://merida.gob.mx/cad 166
 7.1 | Hoy aprenderemos
Funciones en Excel

Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de

Excel.

Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual

podemos incluir como parte de una fórmula.

167
 7.1 | Hoy aprenderemos
Funciones con Autosuma

Una forma rápida y sencilla de agregar valores en Excel es

usar Autosuma. Solo tiene que seleccionar una celda vacía
directamente debajo de una columna de datos.

1. en la pestaña Fórmula
2. Autosuma
3. Suma

Autosuma crea la fórmula automáticamente para que no

tenga que escribir. Si se prefiere escribir la fórmula usted
mismo, vea la función SUMA.

Excel detectará automáticamente el rango que se va a sumar.

168
 7.1 | Hoy aprenderemos
Función SUMA

La función SUMA, suma valores. Puede sumar valores individuales,

referencias o rangos de celda o una combinación de las tres.

Por ejemplo:
•=SUMA(A2:A10) Suma los valores de las celdas A2:10.
•=SUMA(A2:A10, C2:C10) Suma los valores de las celdas A2:10, así
como las celdas C2:C10.

169
 7.2 | Hoy aprenderemos
Función MAX

La función MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos

obtener el valor máximo de un conjunto de valores que puede ser
una lista de números ubicados en uno o varios rangos de nuestra
hoja de Excel.

Sintaxis de la función

• Número1 (obligatorio): El primer número de la lista o el rango de

celdas que contiene los números a evaluar.
• Número2 (opcional): El segundo número de la lista o un rango de
celdas con números adicionales a incluir en la evaluación.

170
 7.2 | Hoy aprenderemos
Función MAX

Podemos especificar un máximo de 255 números en la función

MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero
podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la
función que a su vez pueden contener varios números que serán
evaluados.

La función MAX considera números negativos y el cero, por lo que

dentro de una lista de números negativos el valor máximo podría
ser el cero. Observa el siguiente ejemplo:

171
 7.2 | Hoy aprenderemos
Función MAX

Ejemplo de la función MAX

En el ejemplo anterior pudiste observar que podemos especificar

los números directamente en la función MAX, sin embargo de esta
manera solamente podríamos tener hasta 255 números. Para
aumentar la cantidad de números que podemos incluir debemos
colocarlos en un rango de celdas y especificar dicho rango como
argumento de la función.

172
 7.2 | Hoy aprenderemos
Función MAX

De la misma manera podemos indicar varios rangos para obtener

el valor máximo de todos ellos. Observa que en el siguiente ejemplo
los rangos proporcionados a la función MAX son de diferente
tamaño y no existe problema alguno para obtener el resultado
correcto:

173
 7.3 | Hoy aprenderemos
Función MIN

La función MIN nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores

omitiendo los valores lógicos y el texto. Como argumentos de la
función podemos ingresar directamente los números que
deseamos evaluar o podemos indicar una referencia a una celda o
el rango que contiene los valores numéricos.

Sintaxis de la función

Es obligatorio ingresar el primer argumento de la función MIN o de

lo contrario Excel mostrará un mensaje de error. Por su puesto que,
si ingresamos un solo número, obtendremos como resultado el
mismo valor.

174
 7.3 | Hoy aprenderemos
Función MIN

• Número1 (obligatorio): El primer número a considerar en la

comparación de valores. También puede ser la referencia a una
celda o rango que contiene los números a evaluar.
• Número2 (opcional): El segundo número en la lista de valores, o
la referencia a una celda, o el rango que contiene los valores
numéricos adicionales.

Si en el primer argumento de la función MIN hemos ingresado un

valor numérico, será importante ingresar un segundo número para
que la función pueda realizar una comparación entre ambos y
devolver el menor de ellos.

175
 7.3 | Hoy aprenderemos
Función MIN

La función MIN aceptará hasta 255 valores numéricos en sus

argumentos. Esto quiere decir que, si ingresamos valor por valor en
la función, solamente podremos ingresar una lista de 255 números.
Sin embargo, si utilizamos una referencia a un rango de celdas,
podremos obtener el valor mínimo de cualquier lista sin importar la
cantidad de números que contenga.

Debes recordar que, al realizar la comparación de números, la

función MIN tomará en cuenta el número cero y los números
negativos y devolverá el menor de todos ellos.

176
 7.3 | Hoy aprenderemos
Función MIN

Ejemplo de la función MIN

La siguiente imagen muestra los datos de las ventas de diferentes

representantes de una empresa a lo largo del primer trimestre del
año.

177
 7.3 | Hoy aprenderemos
Función MIN

Ejemplo de la función MIN

El primer dato que necesitamos obtener es el valor mínimo del mes

de enero y para eso utilizamos la siguiente fórmula:
=MIN(B2:B9)

La fórmula nos devuelve el resultado $304 que es el valor más bajo

de la columna Enero.

178
 7.3 | Hoy aprenderemos
Función MIN

Ejemplo de la función MIN

Para conocer el valor más bajo en todo el trimestre, podemos

utilizar la siguiente fórmula:

=MIN(B2:D9)

El rango B2:D9 abarca las columnas de los tres meses. En la

siguiente imagen puedes ver el resultado de la fórmula anterior,
que es $112 y que fue el valor mínimo de venta de un representante
en todo el trimestre que pertenece a Olga en el mes de Febrero:

179
 7.4 | Hoy aprenderemos
Función PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Por ejemplo, si el intervalo A1:A20 contiene números, la
fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos
números.

180
 7.4 | Hoy aprenderemos
Función PROMEDIO

Ejemplo
Fórmula Descripción Resultado

=PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los números en 11

las celdas A2 a A6.
=PROMEDIO(A2:A6,5) Promedio de los números en 10
las celdas A2 a A6 y el número
5.

=PROMEDIO(A2:C2) Promedio de los números en 19

las celdas A2 a C2..

181
 7.5 | Hoy aprenderemos
Función CONTARA

Esta función hace un recuento de aquellas celdas que no están

vacías dentro de un rango especificado. Por ejemplo, considera el
siguiente caso:

Sintaxis
La sintaxis de la función CONTARAS es la siguiente:
=CONTARA(valor1,valor2,valor3…)

182
 7.5 | Hoy aprenderemos
Función CONTARA

Ejemplo
Dentro del rango A1:A10 existen 3 celdas que están vacías por lo que
la función CONTARA regresa el valor 7, que corresponde al número
de celdas que no están vacías.

183
 7.6 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR

La función CONTAR regresa la cantidad de celdas dentro de un

rango que contienen números. Supongamos el siguiente
ejemplo:

A diferencia del ejemplo anterior, en esta ocasión todas las celdas

están llenas pero no todas tienen un valor numérico por lo que la
función CONTAR regresa el valor 5 que es el número de celdas
dentro del rango que tienen un valor numérico.

184
 7.6 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR

Ejemplo
Use la función CONTAR para obtener la cantidad de
entradas en un campo de número de un rango o matriz
de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente
fórmula para contar los números en el rango
A1:A20: =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las
celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

185
 7.7 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI

La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de

contar el número de celdas de un rango que cumplan con
un criterio establecido. Solamente cuando el valor de
dichas celdas cumple la condición es considerada dentro
de la cuenta.

SINTAXIS
Solamente existen dos argumentos para la función
CONTAR.SI que son lo siguientes:

186
 7.7 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI

• Rango (obligatorio): El rango que contiene los

valores que se desean contar.
• Criterio (obligatorio): La condición que
determinará las celdas que serán contadas.

El criterio puede ser un número o una expresión

que indicará la condición a cumplir, por ejemplo:
55, “>26”, “VERDE”. El criterio no hará diferencia
entre mayúsculas y minúsculas. La función
CONTAR.SI solamente permite especificar una
sola condición, en caso de necesitar aplicar
varias condiciones se puede utilizar la función
CONTAR.SI.CONJUNTO.

187
 7.7 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI

Ejemplo
Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado un color.
Ahora necesito contar el total de artículos que son de color azul
y para ello utilizaré la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")
Al aplicar esta fórmula a los datos de la columna B obtengo la
cuenta correcta:

188
 7.7 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI

Ejemplo
Puedes observar que el segundo argumento de
la función CONTAR.SI está todo en minúsculas mientras
que las celdas de la columna B tienen la primera letra
en mayúsculas, sin embargo el valor “Azul” es
considerado dentro de la cuenta por lo que
comprobamos que la condición no es sensible a
mayúsculas y minúsculas.

189
 7.7 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI

Otros ejemplos

190
 7.8 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI.CONJUNTO

La función CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite

contar los elementos de un rango que cumplen con
los criterios definidos. Esta función nos permite
especificar hasta 127 criterios.

SINTAXIS
La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos
obligatorios y los demás opcionales.

191
 7.8 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI.CONJUNTO

• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será

evaluado con el Criterio1.
• Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el
Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será
evaluado con el Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el
Rango_criterios2.

A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son

opcionales y se permiten hasta 127 rangos y criterios a
evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango
especificado debe tener la misma cantidad de filas (o
columnas) que los anteriores.

192
 7.8 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI.CONJUNTO

Ejemplo
Para ejemplificar el uso de la función
CONTAR.SI.CONJUNTO haremos un ejemplo muy sencillo.

Tengo una lista de personas (hombres y mujeres) que

están en un rango de edad entre los 15 y los 25 años de
edad.

193
 7.8 | Hoy aprenderemos
Función CONTAR.SI.CONJUNTO

La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el

número total de hombres y haré dicha cuenta con la
función CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")

El resultado de esta fórmula lo puedes observar en la

celda F1 de la siguiente imagen:

194
 7.8 | Hoy aprenderemos
Contar valores con más de una condición

El verdadero potencial de la función

CONTAR.SI.CONJUNTO es cuando necesitamos
especificar más de un criterio en nuestra cuenta.
Por ejemplo, si en la lista anterior necesito contar
los hombres mayores de 18 años puedo utilizar la
siguiente fórmula:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre", C2:C16, ">18")

El resultado se muestra en la celda F2 de la

siguiente imagen:

195
 7.9 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI nos permite hacer una suma

de celdas que cumplen con un determinado
criterio y de esta manera excluir aquellas celdas
que no nos interesa incluir en la operación.

Por ejemplo, supongamos que, en una columna

que contiene números, solo quiere sumar los
valores mayores que 5. Puede usar la siguiente
fórmula: =SUMAR.SI(B2:B25;">5")

196
 7.9 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI

Sintaxis de la función

• Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.

• Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las
celdas que serán incluidas en la suma.
• Rango suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En
caso de que sea omitido se sumarán las celdas
especificadas en Rango.

197
 7.9 | Hoy aprenderemos
Sintaxis de la función SUMAR.SI

• El Criterio de la suma puede estar especificado como

número, texto o expresión. Si es un número hará que
se sumen solamente las celdas que sean iguales a
dicho número. Si el criterio es una expresión
podremos especificar alguna condición de mayor o
menor que.

• Si el Criterio es un texto es porque seguramente

necesito que se cumpla una condición en cierta
columna que contiene datos de tipo texto pero
realizar la suma de otra columna que tiene valores
numéricos. Todos estos casos quedarán más claros
con los siguientes ejemplos.

198
 7.9 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI

Ejemplos

199
 7.9 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI

• El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una

lista de valores aleatorios quiero sumar todas
las celdas que contienen el número 5.

• Ahora cambiaré la condición a una expresión y

sumare aquellas celdas que sean menores a 3.
Observa el resultado de esta nueva fórmula.

200
 7.9 | Hoy aprenderemos
Ejemplo de la función SUMAR.SI

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer

argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja
especificar un rango de suma diferente al rango donde
se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una
lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas
de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocamos el rango A2:A10

como el rango que debe ser igual al texto en la celda
F1. El tercer argumento de la función contiene el rango
C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

201
 7.9 | Hoy aprenderemos
Ejemplo de la función SUMAR.SI

La celda F2 que contiene la función

SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que
pertenecen a Juan y excluye el resto de
celdas. Podría modificar un poco esta
fórmula para obtener las ventas de un mes
específico. Observa el resultado de esta
adecuación en la celda F5:

202
 7.10 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI.CONJUNTO en
Excel nos permite sumar los valores de un
rango de celdas que cumplen con varias
condiciones. A diferencia de la función
SUMAR.SI que permite un solo criterio, la
función SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta
127 criterios.

203
 7.10 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI.CONJUNTO

• Rango_suma (obligatorio): El rango de celdas que

contiene los valores a sumar.
• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será
evaluado por el Criterio1.
• Criterio1 (obligatorio): El criterio que deben cumplir las
celdas del Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas
que será evaluado por el Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio que deben cumplir las
celdas del Rango_criterios2.

204
 7.10 | Hoy aprenderemos
Función SUMAR.SI.CONJUNTO

Los valores de las celdas del rango_suma se

sumarán solamente si cumplen con los
criterios especificados. Los criterios pueden
utilizar caracteres comodín como el signo de
interrogación (?) para indicar un solo
carácter o un asterisco (*) que indicará una
secuencia de caracteres.

Solo el Rango_criterios1 y Criterio1 son

obligatorios, a partir de ellos podemos
especificar múltiples combinaciones de
Rango_criterio y Criterio hasta un máximo de
127.

205
 7.10 | Hoy aprenderemos
Ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

En la lista de CDs vendidos en un día en una tienda de

música. Me interesa sumar el número total de CDs
vendidos que tengan exactamente 12 canciones:

206
 7.10 | Hoy aprenderemos
Ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

La columna que se sumará será la columna Vendidos

la cual contiene el número total de CDs vendidos para
cada álbum. La columna Canciones es el
Rango_criterios1 porque contiene la información que
será evaluada.

207
 7.10 | Hoy aprenderemos
Ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Finalmente la condición que se debe cumplir se

encuentra en la celda B17. Puedes ver en color verde las
celdas que cumplen con la condición y cuya celda
Vendido termina siendo sumada por la función
SUMAR.SI.CONJUNTO.

208
 7.11 | Hoy aprenderemos
Múltiples criterios con SUMAR.SI.CONJUNTO

Modificando un poco el ejemplo anterior, ahora deseo

sumar el número total de CDs vendidos que tengan
más de 11 canciones y cuyo precio sea mayor a $4.
Para resolver este caso necesitaré especificar un
segundo criterio que se aplicará a la columna Precio.

209
 7.11 | Hoy aprenderemos
Múltiples criterios con SUMAR.SI.CONJUNTO

En este segundo ejemplo he agregado otro rango de

criterios que es la columna Precio y su respectivo
criterio que se encuentra en la celda B18. Puedes ver en
color verde aquellas celdas que cumplen con ambas
condiciones y cuya columna Vendidos dan como
resultado la suma de la celda B19.

210
 7.12 | Hoy aprenderemos
Función SI

La función SI permite realizar comparaciones lógicas

entre un valor y un resultado que espera. Por esto,
una instrucción SI puede tener dos resultados. El
primer resultado es si la comparación es Verdadera y
el segundo si la comparación es Falsa.

211
 7.12 | Hoy aprenderemos
Función SI

Ejemplo
En el siguiente ejemplo, la función SI, evalúa el dato
de la celda D3 para indicar si se aplica descuento en
caso que la prueba lógica se evalúa como
verdadero, de lo contrario no se aplicará descuento.

212
 7.13 | Hoy aprenderemos
Función BUSCARV

Use BUSCARV cuando necesite buscar elementos en

una tabla o en un rango por fila. Por ejemplo,
busque un precio de una parte de automóvil por el
número de pieza o busque un nombre de empleado
basándose en su identificador de empleado.

213
 7.14 | Hoy aprenderemos
Ocultar una fórmula

1. Seleccionar el rango de celdas cuyas fórmulas quiere ocultar.

2. Hacer clic en Inicio > Formato > Formato de celdas.
3. En la pestaña Proteger, activar la casilla Oculta.
4. Hacer clic en Aceptar.
5. Hacer clic en Revisar > Proteger hoja.
6. Comprobar que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas está seleccionada y, después, hacer clic
en Aceptar.

214
 Capítulo 8

Tablas dinámicas

https://merida.gob.mx/cad 215
 8.1 | Hoy aprenderemos
Qué es una tabla dinámica

• Una tabla dinámica es un resumen de datos estadísticos que se

obtienen de otro conjunto de datos de mayor tamaño.

• Esos datos resumidos pueden tener cálculos como la suma, la

cuenta, el promedio u otro tipo de cálculo que se obtendrá
automáticamente al momento de agrupar los datos de origen,
podremos cambiar fácilmente las columnas y las filas que
queremos visualizar en pantalla.

216
 8.1 | Hoy aprenderemos
Qué es una tabla dinámica

• Se les llama tablas dinámicas porque no tienen una

estructura fija, sino que podemos organizarlas de una u otra
manera hasta encontrar información útil en los datos.

• Las tablas dinámicas son una de las herramientas más

poderosas en Excel y siempre serán de mucha utilidad al
momento de analizar nuestros datos.

217
 8.2 | Hoy aprenderemos
Cómo crear una tabla dinámica

La creación de una tabla dinámica es una tarea

sencilla, pero es importante conocer todos los detalles
de este proceso para obtener el máximo provecho.

Preparación de los datos

Es importante que antes de crear una tabla dinámica

te asegures de tener datos tabulares, es decir, datos
que están organizados en filas y columnas donde
cada columna tiene un título.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de datos
tabulares.

218
 8.3 | Hoy aprenderemos
Cómo crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.

2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla
dinámica que está dentro del grupo Tablas.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla
dinámica y aceptamos los valores predeterminados

219
 8.3 | Hoy aprenderemos
Cómo crear una tabla dinámica

4. Se creará una nueva hoja con una tabla dinámica

en blanco

En este punto hemos creado la tabla dinámica, sólo

que se encuentra vacía, y tendremos que configurar
los campos que se mostrarán en el informe.

220
 8.3 | Hoy aprenderemos
Cómo crear una tabla dinámica

Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se

muestra sobre las celdas de nuestra hoja, puedes leer
la siguiente leyenda que nos indica la manera de
crear el informe: “Para generar un informe, elija los
campos de la lista de campos de la tabla dinámica”.

221
 8.4 | Hoy aprenderemos
El panel campos de tabla dinámica

En la parte derecha de la ventana de Excel se mostrará el panel

Campos de tabla dinámica que tendrá la lista de todos los
campos que podemos elegir para crear el informe.

Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a

alguna de las cuatro áreas que se muestran en la parte inferior
del panel.

222
 8.4 | Hoy aprenderemos
El panel campos de tabla dinámica

Ejemplo
Para este ejemplo, arrastramos el campo Marca
hacia el área Columnas, el campo Vendedor hacia
el área Filas y el campo Total hacia el área Valores
y una vez realizados estos cambios tendremos listo
nuestro informe tal como se observa en la
siguiente imagen:

223
 8.4 | Hoy aprenderemos
El panel campos de tabla dinámica

Los números que observas en la parte central de la

tabla dinámica son el resultado de calcular la
suma de todas las filas en los datos de origen y
dicho cálculo se ha realizado de manera
automática sin la necesidad de que ingresemos
una fórmula.

224
 8.4 | Hoy aprenderemos
El panel campos de tabla dinámica

También podemos mover los campos aún después

de haber creado la tabla dinámica, por ejemplo, en la
siguiente imagen se muestra que he arrastrado el
campo Vendedor al área Columnas y el campo
Marca hacia el área Filas.

225
 8.4 | Hoy aprenderemos
El panel campos de tabla dinámica

Como resultado tendremos los nombres de

los vendedores en los encabezados de
columna y las marcas como los encabezados
de filas.

226
 8.5 | Hoy aprenderemos
Tablas dinámicas recomendadas

Además del proceso descrito anteriormente, podemos

crear una tabla dinámica usando el comando Tablas
dinámicas recomendadas con los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.

2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tablas
dinámicas recomendadas que está dentro del grupo
Tablas.

227
 8.5 | Hoy aprenderemos
Tablas dinámicas recomendadas

3. Se mostrará un cuadro de diálogo con una lista de

tablas dinámicas que podremos crear con solo
seleccionarla y pulsar el botón Aceptar.

4. Se creará una nueva hoja que incluirá la tabla

dinámica que hayamos seleccionado en el paso
anterior.

Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear

nuestras tablas dinámicas, la realidad es que es un buen
ejercicio para aquellos usuarios que son nuevos en el uso
de las tablas dinámicas ya que nos permitirá visualizar
una amplia gama de opciones que tenemos disponibles.

228
 Capítulo 9

Dominando
los gráficos

https://merida.gob.mx/cad 229
 9.1 | Hoy aprenderemos
Gráficos

Los gráficos nos ayudan a que la audiencia visualice los datos de

una forma más efectiva, además nos permite poder organizar y
analizar mejor la información que trabajamos en Excel.

Excel permite hacer un abanico de tipos de gráfico muy amplio y

también permite configurar prácticamente todo lo que contiene,
cosa que aporta muchísima flexibilidad y permite hacer
prácticamente cualquier tipo de gráfico.

230
 9.2 | Hoy aprenderemos
Partes de un gráfico

Antes de empezar con la configuración y

personalización de un gráfico en Excel es importante
conocer todas las partes que lo forman porque nos las
encontraremos en todos los menús de configuración.
Las partes de un gráfico Excel son estas:

231
 9.2 | Hoy aprenderemos
Partes de un gráfico

• Ejes: son los ejes horizontal y vertical en el caso de un

gráfico de barras o líneas, por ejemplo. No están activos en
un gráfico circular.

• Títulos de ejes: son títulos que podemos añadir a los dos

ejes o sólo a uno de ellos para facilitar la interpretación del
gráfico.

• Título de gráfico: el título ayuda al usuario a entender el

contenido del gráfico, aunque en ocasiones, si por ejemplo
tenemos títulos en los ejes, no será necesario.

232
 9.2 | Hoy aprenderemos
Partes de un gráfico

• Series de datos: son los gráficos propiamente

dichos que tenemos en el área de trazado o área de
datos. Es posible tener más de una serie de datos.

• Etiquetas de datos: las etiquetas se sitúan cerca de

la serie de datos con el dato que contiene cada
punto del gráfico, lo que facilita la interpretación al
no ser necesario desplazar la vista a los ejes.

233
 9.2 | Hoy aprenderemos
Partes de un gráfico

• Tabla de datos: se trata de una tabla que

podemos situar en cualquier lugar del gráfico con
los datos en forma de tabla, lo que permite ver
todas las series en el mismo gráfico. Si la serie de
datos no es muy larga es una opción muy práctica.

• Líneas de cuadrícula: son las líneas del área de

trazado que permiten interpretar la posición del
gráfico respecto a los ejes. En este ejemplo tenemos
líneas de cuadrícula horizontales, pero también es
posible hacerlas verticales.

234
 9.2 | Hoy aprenderemos
Partes de un gráfico

• Leyenda: contiene el nombre de cada serie de

datos, lo que facilita la interpretación del gráfico
sin necesidad de acudir a información fuera de él.

• Líneas de tendencia: aunque en este gráfico de

ejemplo no hay líneas de tendencia, es posible
añadirlas con distintos cálculos: lineal, exponencial,
extrapolación lineal y media móvil.

235
 9.3 | Hoy aprenderemos
Pasos para crear gráficos

1. Seleccione datos para el gráfico.

2. Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.
3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos.
recomendados para obtener una vista previa.
4. Seleccione un gráfico.
5. Seleccione Aceptar.

Nota: Puede seleccionar los datos que quiera en el

gráfico y presionar ALT + F1 para crear un gráfico
inmediatamente

236
 9.4 | Hoy aprenderemos
Agregar una línea de tendencia

1.Seleccione un gráfico.
2.Seleccione Diseño > Agregar elemento de gráfico.
3.Seleccione Tendencia y, después, seleccione el tipo de
línea de tendencia que quiera, como Lineal, Exponencial,
Extrapolar lineal o Media móvil

237
 9.5 | Hoy aprenderemos
Agregar un título al gráfico

1. En el gráfico, seleccione el cuadro "Título del

gráfico" y escriba un título.
2. Seleccione el signo + en la parte superior
derecha del gráfico.
3. Seleccione la flecha situada junto a Título del
gráfico.
4. Seleccione Superposición centrada para que
se muestre el título sobre el gráfico, o Más
opciones para ver opciones adicionales.
5. Haga clic con el botón derecho en el título del
gráfico para aplicar formato con opciones
como Relleno o Esquema.

238
Habilidades Digitales para todos
Hojas de Cálculo de Microsoft Excel
Enero - 2025

Calle 128 (Avenida Mérida 2000) por 67, Fracc. Yucalpetén.

Centro Municipal de Danza, planta alta. C.P. 97238
Tel: (999)942.00.00 ext: 80211