Venta y Promoción de Productos Farmacéuticos OTC

Módulo 3

Almacenamiento e inventario de productos farmacéuticos

Competencia final del módulo: Al finalizar el modulo las personas participantes estarán en la
capacidad de almacenar productos farmacéuticos y proporcionarles mantenimiento de
manera eficiente, con la temperatura requerida.

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Tabla de contenido
1. Establecimiento farmacéutico .............................................................................................. 3

1.1. Equipos y materiales a utilizar en una farmacia …………………………………………………………………….3

1.2. Organización de la farmacia ………………………………………………………………………………………………….3
1.3. Limpieza ……………………………………………………………………………………………………………………………….4
1.4. Área de almacén ………………………………………………………………………………………………………………….5

2. Buenas prácticas de almacenamiento…………………………………………………………………………………..5

2.1. Almacenamiento ………………………………………………………………………………………………………………….5

2.2. Condiciones de almacenamiento …………………………………………………………………………………………5
2.3. Condiciones ambientales para la seguridad de los medicamentos……………………………………….6
2.4. Almacenamiento de los medicamentos ………………………………………………………………………………7
2.5. Estabilidad de los medicamentos
2.6. Temperatura ………………………………………………………………………………………………………………………8
2.7. Humedad relativa ………………………………………………………………………………………………………………8
2.8. Requisitos para almacenar medicamentos ………………………………………………………………………..8

3. Arsenal farmacológico ……………………………………………………………………………………………………….9

3.1. Clasificación del arsenal de medicamentos ………………………………………………………………………..9

4. Organización de medicamentos ………………………………………………………………………………………..10

4.1. Fecha de vencimiento ……………………………………………………………………………………………………….10

4.2. Número de lote …………………………………………………………………………………………………………………10
4.3. Control de caducidades …………………………………………………………………………………………………….10

5. Gestión administrativa ………………………………………………………………………………………………………11

5.1. Cadena de comercialización ………………………………………………………………………………………………12

5.2. Atención proveedores ……………………………………………………………………………………………………….12
5.3. Tipos de proveedores ………………………………………………………………………………………………………..13

6. Inventario …………………………………………………………………………………………………………………………14

6.1. Propósito del inventario ……………………………………………………………………………………………………14

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1. ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO
Es el lugar dedicado al almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control
o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos y demás productos
autorizados por ley para su comercialización en dicho establecimiento.

1.1 EQUIPOS Y MATERIALES A UTILIZAR EN UNA FARMACIA

• Se colocarán los productos en: Estantes, Tarimas, Armarios o vitrinas
• Deben guardar una distancia adecuada entre ellos y separados de la pared
• Tener Extintores de fuego ubicados en lugares de fácil acceso y con fecha de expiración
vigente.
• Disponer de Botiquines de primeros auxilios
• Disponer de Materiales de limpieza necesarios.

1.2 ORGANIZACIÓN DE LA FARMACIA

Para lograr una adecuada eficiencia en el desarrollo de sus funciones, la farmacia se organiza
en 3 áreas perfectamente delimitadas, cada una de las cuales puede incluir o estar subdividida
en varias secciones según las actividades que se realicen:
 Área de Almacén
 Recepción
 Área de Dispensación
 Atención al Público
 Área técnico-administrativa
 Atención farmacéutica
 Servicios de Información de Medicamentos
Todas las áreas de una farmacia deben estar debidamente identificadas

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1.3 LIMPIEZA
La limpieza de la farmacia es esencial para dar una imagen de higiene, pulcritud y seriedad. Se
debe realizar de manera general en húmedo, desde las zonas más limpias hacia las más sucias.
Algunos aspectos a tener en cuenta son:
 Limpiar y desinfectar el suelo antes de abrir y después de cerrar la farmacia.
 Realizar la limpieza fuera de los horarios de apertura.
 No olvidar limpiar el almacén.
 Desinfectar las superficies.
 Enjuagar los desinfectantes para evitar que contaminen los productos.
 Secar muy bien las superficies para evitar el crecimiento de bacterias.
 La desinfección es un procedimiento químico que destruye los microorganismos
presentes en una superficie o área.
Además de la limpieza, se pueden seguir otras normas de higiene en una farmacia, como:
No comer, beber, fumar, guardar alimentos ni aplicarse cosméticos dentro del servicio.
Usar uniforme limpio y prolijo.

Se debe preparar un cronograma de limpieza, colocarla en el mural en un área solo visible

para el personal de la farmacia. Este cronograma debe indicar:
 Las tareas: limpieza de pisos, mostrador, limpiar los recipientes de basura, limpieza de
los tramos, limpieza de los baños, limpieza de las neveras
 Fecha, Hora, nombre de la persona que realizo la tarea
 Firma del encargado

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1.4 ÁREA DE ALMACEN

Deben tener dimensiones apropiadas y estar debidamente identificadas permitiendo así, una
organización correcta de los insumos y productos e ir evitando confusiones y riesgos de
contaminación y permitiendo una rotación correcta de los materiales o de productos
existentes.

2. BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO

Constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias que deben cumplir las instalaciones,
equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las
características y propiedades de los productos.

2.1 ALMACENAMIENTO
Es conservar la calidad del medicamento desde su ingreso, permanencia en la farmacia, y su
distribución posterior de modo que llegue al paciente en las mejores condiciones para su uso.
Conservar no es sólo tener un depósito donde se guardan los medicamentos.

2.2 CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

Las condiciones de almacenamiento de los medicamentos son cruciales para mantener su
eficacia y seguridad.
Las instalaciones deben ubicarse, diseñarse, construirse, adaptarse y mantenerse de
conveniencia con las operaciones propias del área de almacenamiento.
La distribución y diseño deben permitir una limpieza y mantenimiento efectivos y evitar
cualquier condición adversa que pueda afectar la calidad de los productos farmacéuticos y la
seguridad del personal

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No debe faltar:
Ruta de evacuacion

Salida de emergencia

Equipos para menejo de emergencia

Instalacion de extintores

Capacitar el personal como usar los equipos de emergencia

2.3 CONDICIONES AMBIENTALES PARA LA SEGURIDAD DE LOS MEDICAMENTOS:

a) Temperatura, no exceso de calor, ya que éste puede afectar a la composición física o
química de los productos.
b) Humedad, mantener un grado de humedad moderado, sobre todo en las zonas
donde se deposita el material estéril, para que no se pierda la esterilidad.
c) Luz, los artículos no deberán soportar la luz directa del exterior para que no se alteren
sus propiedades.
d) El peso, para los productos pesados se buscarán las zonas sobre suelos firmes para
evitar que estos puedan dañar los estantes.
e) Olor, El material deberá estar depositado en zonas alejadas de malos olores, para
evitar posibles contaminaciones.
f) Mantener los productos retenidos y vencidos identificados y separados del resto de
la existencia.
g) Dispensar primero el producto con fecha de vencimiento más próxima.

Importante:
- Almacenar los medicamentos en un lugar fresco y seco
- Evitar guardar los medicamentos en el gabinete de un baño
- Mantener los medicamentos en su envase original
- Proteger los medicamentos del calor, el aire, la luz y la humedad
- Nunca colocar los medicamentos pegados a la pared y deben tener una distancia
prudente del suelo y el techo.

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2.4 ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTO

Productos Condición para almacenar
Especialidades farmacéuticas de  Espacio adecuado
gran volumen  No contacto con el suelo ni paredes (20 cms)
Sueros  Soporte metálico o plástico

Productos termolábiles
Vacunas  Neveras (no congelador)
Insulinas  Apartado de los alimentos

Medicamentos narcóticos  Armario con puerta doble y llave

Inflamables y desinfectantes  Apartados de los medicamentos

Alcohol  Espacio adecuado
 Cerca de puertas
 Temperatura adecuada
 Especificar uso externo (no ingerir)

Material médico, quirúrgico

Algodón  Espacio amplio
Gasas  Libre humedad
Cánulas  Libre de polvo
Bajantes

2.5 ESTABILIDAD DE UN MEDICAMENTO

Se define como la capacidad de un producto farmacéutico, para conservar sus propiedades
químicas, físicas y microbiológicas dentro de límites especificados, a lo largo de su tiempo de
conservación.
Las propiedades de los medicamentos pueden alterarse por su caducidad y por no cumplir
con las buenas prácticas de almacenamiento entre ellas están:
 Químicas: Cada ingrediente activo puede variar su integridad química y la potencia
declarada.
 Físicas: Pueden alterarse algunas propiedades físicas originales: apariencia,
uniformidad, disolución, color, etc.
 Microbiológicas: Puede afectarse la esterilidad o la resistencia al crecimiento
bacteriano
 Terapéuticas: Pueden modificarse los efectos terapéuticos.
 Toxicológicas: Pueden ocurrir cambios en la toxicidad por formación de productos
tóxicos.

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2.6 TEMPERATURA
Es una magnitud referida a la noción de calor medible mediante un termómetro.
La temperatura de las farmacias debe ser controlada de forma regular para garantizar la
conservación de los medicamentos y su actividad farmacológica.
- La temperatura de los frigoríficos de las farmacias debe estar entre 2 y 8 °C para la
mayoría de los medicamentos que requieren refrigeración. Y se debe revisar 2 veces
al día.
- La temperatura de las salas de almacenamiento de medicamentos debe ser controlada
al menos una vez al día.
- Se debe registrar la temperatura máxima y mínima
Las farmacias de nuestro país deben tener aires acondicionados, por las temperaturas tan
elevadas que se registran, lo que puede afectar a la estabilidad de los medicamentos

2.7 HUMEDAD RELATIVA

Es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenida en el aire (humedad absoluta) y la
máxima cantidad que el aire puede contener a esa temperatura (humedad absoluta de
saturación).
La humedad relativa del medio ambiente tiene profundos efectos sobre los medicamentos,
por lo que se deben mantener niveles en torno al 50% para evitar efectos perjudiciales en la
calidad, rendimiento y la vida útil del producto. Se ha determinado que incluso en valores de
humedad igual o mayor de 60% favorece el crecimiento de virus, bacterias, moho y ácaros.

2.8 REQUISITOS PARA ALMACENAR MEDICAMENTOS EN UNA FARMACIA

Se prohíbe la instalación de farmacias comerciales en:
- Estaciones de Gasolinas o cualquier otro lugar que establezca riesgo por las
condiciones de bioseguridad existentes.
- Los techos con una altura adecuada que impida el sobrecalentamiento de los
medicamentos, cielo raso y las paredes deben presentar superficies lisas, sin grietas y
sin desprendimiento de polvo.
- Los pisos deben estar libres de alfombras.
- Deben tener ventilación adecuada e iluminación suficiente

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- El área de dispensación y almacenamiento de medicamentos debe tener una

temperatura entre 15 y 30º C. En el caso de biológicos y otros productos que deben
conservarse en refrigeración, la temperatura deberá estar entre 2 a 8º C
- Debe contar con suministro de luz eléctrica y agua potable permanente, el sistema de
drenaje funcionando eficientemente
- Poseer extintores contra incendio colocados en lugar visible de acuerdo al tamaño del
establecimiento y con fecha de expiración vigente.
- Disponer de estanterías suficientes cuya construcción y ubicación permita mantener
los productos en forma inalterada, limpia y ordenada
- Organizar los productos farmacéuticos de acuerdo a su categoría

3. ARSENAL FARMACOLÓGICO
Es el listado de medicamentos que se encuentran en un recinto de salud. En República
Dominicana, el Cuadro Básico de Medicamentos Esenciales es un listado de medicamentos
que refleja el compromiso del país con la mejora de la atención médica y el acceso equitativo
a tratamientos esenciales.
El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS) es la entidad que autoriza a través
de la Dirección General de Medicamentos, Alimentos y Productos Sanitarios (DIGEMAPS) la
venta de algunos medicamentos sin receta.
En cuanto a programas de medicamentos, en 1984 se creó el Programa de Medicamentos
Esenciales Central de Apoyo Logístico (PROMESE/CAL) para atender los altos costos de los
medicamentos esenciales para la atención básica.

3.1 CLASIFICACIÓN DEL ARSENAL DE MEDICAMENTOS

Se pueden clasificar de diferentes formas, por ejemplo:
Por nivel
Los medicamentos se pueden clasificar en tres niveles: genéricos, de marca y más costosos.
Por forma de actuar
En: agentes que actúan en el sistema nervioso central, agentes farmacodinámicos, agentes
quimioterápicos y agentes que actúan en enfermedades metabólicas.
Por forma de administración
En: orales, tópicos, óticos, intravenosos, intramusculares, rectales, vaginales, entre otros.

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4. ORGANIZACION DE MEDICAMENTOS:
Los medicamentos se van a colocar en estantes o vitrinas y se organizaran por:
 Orden alfabético
 Orden terapéutico/ farmacológico
 Por laboratorio
Al momento de organizar los medicamentos se debe tomar en cuenta:

4.1 FECHA DE VENCIMIENTO, EXPIRACIÓN O CADUCIDAD

Límite o período de tiempo en que pueden utilizarse con la garantía de su eficacia. La fecha
de vencimiento se expresa en mes y año en el recipiente y caja externa. En todo medicamento
debe estar presente la fecha de vencimiento y solo podrá utilizarse el último día del mes que
marca el año.
Después de organizados los medicamentos hay que tener en cuenta su fecha de vencimientos
aplicando las siguientes técnicas:

 Los productos que posean fecha de vencimiento serán ordenados en tramerías por
orden alfabético bajo el Método PEPE (Primero en expirar, primero en entregar).

 Los productos que no poseen fecha de vencimiento serán ordenados por orden
alfabético en tramerías por el Método PEPS (Primero en entrar, primero en salir).

4.2 NÚMERO DE LOTE

Es un código impreso en el envase. Es la manera de identificar cuándo y dónde se fabricó el
producto.

4.3 CONTROL DE CADUCIDADES O FECHA DE VENCIMIENTO

Se establecerá un sistema organizado de detección de las caducidades para todas las
especialidades farmacéuticas que se encuentran en el establecimiento.
Existen dos sistemas para detectar caducidades:
 Manualmente
 Por Computadora:

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5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
La gestión administrativa es la habilidad de utilizar los recursos disponibles para lograr las
metas u objetivos de la empresa.

Conocimientos y aptitudes para gestionar:

Conocimientos técnicos

Facultad conceptual y analítica

Capacidad para la toma de decisiones

Habilidad para tratar a las personas

Conocimientos financieros

Conocimiento de técnicas de información

Conocimiento de informática

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5.1 CADENA DE COMERCIALIZACIÓN

Conjunto de intermediarios que intervienen en la comercialización de un bien, desde el
productor hasta el consumidor.

Los canales de comercialización son las vías que las empresas tienden para llevar sus
productos a sus clientes de la forma más económica, eficiente y efectiva. Es uno de los puntos
clave dentro de la comercialización de productos y en la gestión de ventas y espacios
comerciales.

5.2 ATENCIÓN A PROVEEDORES

El objetivo empresarial de la farmacia es alcanzar la máxima rentabilidad, y para ello debe
saber cómo seleccionar el surtido, exponerlo y almacenarlo. Controlar el proceso desde su
inicio, realizando el pedido, hasta que se cierra el ciclo con la recepción de facturas.
En todo establecimiento farmacéutico los proveedores constituyen una parte importante en
el éxito del mismo.
Proveedores: son todas aquellas empresas o personas que suministran productos o servicios
para el desarrollo y funcionamiento de las oficinas de farmacias.
AL momento de clasificar a los proveedores, se deben tomar en cuenta varios factores como:
• Precios y condiciones de pago
• Volúmenes que son capaces de entregar y tiempos de entrega
• Fiabilidad
• Comunicaciones y flexibilidad
• Calidad de atención de venta y post venta
• Variedad de insumos que pueda suministrar y calidad de los mismos
• Referencias de los clientes (proveedores poco conocidos)

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5.3 TIPOS DE PROVEEDORES

1.- Proveedores básicos: son aquellos que aseguran la estabilidad y el funcionamiento de la
oficina de farmacia. La razón de ser de una oficina de farmacia es la venta y dispensación de
medicamentos acompañado de la atención farmacéutica.

2.- Proveedores estratégicos: son los van a dar una diferenciación importante con respecto a
nuestros competidores ya sea porque nos ofrecen: políticas de precios, apoyos
promocionales, apoyo en formación, material de merchandising, acciones de marketing
enfocado al canal farmacia, rappels de compra, entre otros.

3.-Proveedores críticos: son aquellos que suministran un producto o servicio que permite
diferenciarnos pero que son de baja rotación y de compleja reposición.

4.-Proveedores poco trascendentes: proveedores con los que es fácil contactar, vienen
muchas veces, nos visitan etc., pero no nos dan un valor agregado diferente o mayor a lo que
ya se tiene.

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6. INVENTARIO
El inventario es un reporte que representa el valor de los bienes producidos o adquiridos. El
manejo del inventario implica el ordenamiento de conservación de existencia y técnica de
control del consumo y de las salidas.

Las existencias de medicamentos se controlan por diversos métodos de inventario general,

periódico, permanente.

General: Se realiza para la totalidad de los medicamentos al final de un período fiscal,

con fines contables.
Periódico: Se realiza entre intervalos de tiempo prefijados por normas de la institución
o períodos de tiempo técnicamente calculados.
Permanente: Se realiza cada vez que se produce un movimiento del medicamento.

6.1 PROPÓSITO DE UN INVENTARIO

 Controlar el movimiento de entrada y salida, niveles de existencia, necesidades de
reposición y conocimiento anticipado del tiempo de reposición.
 Conocer las características y tendencias del consumo del medicamento.
 Identificar las existencias disponibles en el almacén.
 Identificar la existencia de productos por vencer o ya vencidos promoviendo la
movilización de las existencias con fecha de vencimiento más próxima.
 Evitar o disminuir al máximo la pérdida de medicamentos. (Se entiende por pérdida
aquella que ocasiona disminución en los inventarios por causa accidental, tal como el
daño de envases, inadecuado control en los despachos o la fuga del producto).
 Descartar física y contablemente todo medicamento que se haya deteriorado por
encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo.
 Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacén a través de
inventarios totales (una vez al año) o inventario parcial o selectivo (por tipo de
medicamento).

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