UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN
FACULTAD DE DERECHO
DERECHO NOTARIAL
ADA
“EL INSTRUMENTO NOTARIAL”
DOCENTE:
M.D. JOSE LEONARDO ARCAEZ TUZ
ALUMNO:
BR. SERGIO DANIEL FARFAN TUN
SEMESTRE: QUINTO
SECCIÓN: F
FECHA DE ENTREGA: 24/SEP
MÉRIDA, YUCATÁN, MÉXICO
2024
CAPÍTULO PRIMERO. EL INSTRUMENTO NOTARIAL.
El termino instrumento viene de la raíz latina instruere, que significa instruir, enseñar,
dar a constancia, y se refiere a todo aquello que sirve para conocer o fijar un
acontecimiento. Existen dos tipos de instrumentos: los monumentos y los
documentos. Los primeros son instrumentos expresados en imágenes. Los segundos,
por su parte, se refieren a los instrumentos expresados en escritura, así, el instrumento
es el genero y la especie, el monumento y el documento.
En el derecho romano y canónico se conocía como instrumento todo aquello con lo
que se pudiera integrar una causa. En el derecho canónico, se hablaba, además, de
instrumento en sentido estricto, lo que hacía referencia a cualquier escritura, en
especial a la pública, que hacía fe por sí misma.
I. Documento Público
Existen dos tipos de documentos: el público y el privado. Estas características se
adquieren dependiendo de quien haya sido la persona que otorgó el documento en
cuestión, para que pueda ser considerado un documento público, la persona a cargo
debe estar envestida de fe pública. Por otra parte, si el documento proviene de un
particular (es decir, no tiene fe pública) el documento se considerará privado.
I.I. Valor probatorio
Los documentos públicos gozan de valor probatorio pleno en los procedimientos
administrativos y judiciales. Esto quiere decir, que las excepciones que interponga la
otra parte a este tipo de documentos no pueden destruir la prueba. El artículo 202 del
Código Federal de Procedimientos Civiles, establece que “los documentos públicos
hacen prueba plena de los hechos legalmente firmados por la autoridad de que
aquéllos precedan”. Aunque el mismo artículo establece una limitante probatoria a los
documentos públicos al establecer que “si en ellos se contienen declaraciones de
verdad o manifestaciones de hechos particulares, los documentos solo prueban
plenamente que, ante la autoridad que los expidió, se hicieron tales declaraciones o
manifestaciones; pero no prueban la verdad de lo declarado o lo manifestado. Así, la
nulidad de un documento público solo podrá hacerse valer por vía de acción y no de
excepción.
I.II. Fuerza ejecutiva
El artículo 407 del Código Federal de Procedimientos Civiles establece que
"motivan ejecución: ... II. Los documentos públicos que, conforme a este Código,
hacen prueba plena; III. Los documentos privados reconocidos ante notario.".
II. Elementos notariales
II. I. Protocolo
El subtema del capítulo comienza introduciendo sobre la fe pública del notario, se
menciona que dicha fe es de carácter documental y nunca verbal, y por esa razón las
actas y escrituras públicas solo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas pueden
expedirse copias, testimonios y certificaciones. Es en España con la pragmática
expedida por los Reyes Católicos de Henares, donde se mencionó el concepto de
protocolo, pues se mandaba que cada uno de los escribanos tuviera un libro de
protocolo, en el cual tuviera que escribir los documentos y las escrituras que ante él
pasaran. Si bien, el protocolo tiene antecedentes mucho antes con Justiniano, fue la
pragmática de los Reyes Católicos lo que influencia en el ordenamiento jurídico de
México cuando este era colonia de España. El protocolo, denominado Registro de
Instrumentos se encuadernaba al final de cada año. Este sistema se conoció como
protocolo abierto, y se uso en la colonia y México independiente hasta la ley de 1901.
Fue el descuido de los notarios lo que obligó a los legisladores a suplir este protocolo
por el protocolo cerrado. De 1901 al 1 de mayo de 1994 el sistema que se utilizó fue el
cerrado.
II.II. Protocolo ordinario
La fracción XI del artículo 3 de la Ley del Notariado del Estado de Yucatán, define el
protocolo como “el conjunto de tomos ordenados numérica y cronológicamente, en
los que el Notario Público, observando los requisitos establecidos en la presente ley,
asienta las actas notariales y las escrituras públicas que se otorgan ante su fe pública.
El protocolo es abierto por cuanto lo forman hojas encuadernadas. El folio es el
número asignado a cada una de las doscientas páginas que integran un libro. Estos
folios son propiedad del Estado, aunque el notario debe obtenerlo de su peculio. En
ellos se asientan en forma original las actas y las escrituras.
Además, el artículo 85 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal, establece que
Los instrumentos que integren el protocolo deberán constar además en archivo
electrónico, reproducción digitalizada o cualquier otra tecnología, que será agregada
como anexo del protocolo, al momento de su entrega al Archivo, en la forma que
determinen las Autoridades competentes; tornando las medidas de seguridad y
observando en todo momento el secreto profesional que establezcan las leyes. La
fracción XII, del artículo 3 de la Ley del Notariado para el Estado de Yucatán, define el
protocolo electrónico como “el conjunto de documentos, implementos y archivos
electrónicos en que constan los hechos y actos autorizados por el Notario Público por
cualquier medio electrónico, óptico o magnético…”.
II.III. Razón de apertura
La razón de apertura es el motivo que debe dar el notario para que pueda comenzar la
formación de una decena de libros. Esta razón se plasma en una hoja que no va foliada
y la cual se encuaderna antes del primer folio del libro que se inicia la decena. La razón
de apertura debe contener la fecha con que la principia, el número que le corresponde
dentro de la serie de los que sucesivamente se hayan abierto y la mención de que "los
libros de esta se formarán con los instrumentos autorizados por el notario o por quien
legalmente lo sustituya en sus funciones, de acuerdo con esta Ley”.
II. IV. Razón de sustitución
Esta razón aplica cuando el notario va a ser sustituido en su cargo. Quien vaya a
sustituir al notario, deberá asentar en una hoja adicional la fecha en la que inicia la
suplencia con su nombre y apellidos, firma y sello de autorizar. Se procederá de la
misma forma cuando el notario reanude el ejercicio de sus funciones. Asimismo,
cuando el notario haya cesado de sus funciones, el que vaya a continuar asentará en
el último folio utilizado o en el siguiente, la cesación de sus funciones, la fecha, la firma
y su sello de autorizar.
II. V. Razón de cierre
Esta razón consiste en que, dentro de los treinta y cinco días hábiles siguientes a la
integración de una decena de libros, en una hoja adicional agregada al final del último
libro, debe asentar una razón de cierre que deberá contener la fecha, el número de
folios utilizados e inutilizados, los instrumentos asentados, los autorizados, los
pendientes de autorizar, los que no pasaron, su firma y sello de autorizar. Dentro de los
cuatro meses siguientes a la fecha en que se haya asentado la razón de cierre, el
notario tiene que encuadernar la decena de libros y enviarla al Archivo General de
Notarías, en donde se revisa la exactitud de la mencionada razón. Pasados cinco días
hábiles se devuelven al notario con la certificación correspondiente. El notario
conserva en su poder los libros del protocolo y sus apéndices durante cinco años,
contados a partir de la fecha de la certificación de cierre. Transcurridos éstos, los
entrega definitivamente al Archivo General de Notarías.
III. Apéndice
El notario debe llevar un apéndice por cada libro, donde se coleccionan y conservan
documentos relacionados con las escrituras o actas, formando parte del protocolo.
Estos documentos se ordenan en legajos numerados o con letras. Los expedientes
protocolizados por mandamiento judicial y los previamente encuadernados se
consideran como un solo documento.
El apéndice se clasifica en tres tipos de documentos:
• Documentos que son parte del acta o escritura: Incluyen títulos de propiedad,
impuestos, planos, licencias, reglamentos, y deben cumplir con los requisitos
legales.
• Documentos complementarios: Relacionados con la escritura, pero no
transcritos en el folio, como documentos que acreditan la personalidad de los
otorgantes.
• Documentos relacionados: No mencionados en el instrumento, pero agregados
por seguridad jurídica, como comprobantes de pago de impuestos.
El notario debe redactar las escrituras en español, permitiendo términos en otros
idiomas si son de uso común en ciencia o arte. Documentos en otros idiomas deben
ser traducidos por un perito autorizado y agregados al apéndice.
IV. Índice:
Es una libreta donde se registran en orden alfabético los nombres de las personas
físicas o jurídicas relacionadas con los instrumentos autorizados o con la razón de “no
pasó”.
Según el artículo 96, los notarios deben elaborar un índice por duplicado cada diez
libros, incluyendo datos como el número progresivo del instrumento, el libro al que
pertenece, fecha, folios, nombres de los otorgantes, naturaleza del acto y datos
administrativos relevantes.
El índice se forma progresivamente y se entrega al Archivo junto con los libros,
conservando una copia el notario.
V. Guía:
Aunque no es un requisito legal, la práctica ha impuesto el uso de una guía donde se
anotan progresivamente los instrumentos otorgados y su estado (por ejemplo, si los
impuestos están pagados).
VI. Sello:
El notario necesita un sello para autorizar documentos públicos y relacionados con su
actuación. Es el instrumento que el notario emplea para ejercer su facultad fedataria.
Permite o impide la actividad notarial, pues es el símbolo de la fe pública del Estado.
La falta de él produce la nulidad del instrumento. El sello, como también el protocolo,
es propiedad del Estado, aunque el notario debe adquirirlo a su costa. Sus
características físicas son: cada sello será metálico, tendrá forma circular, con un
diámetro de cuatro centímetros, reproducirá en el centro el Escudo Nacional y deberá
tener escrito alrededor de éste, la inscripción 'Distrito Federal, México', el nombre y
apellidos del notario y su número dentro de los de la entidad. El número de la notaría
deberá grabarse con guarismos y el nombre y apellidos del notario podrán abreviarse.
VII. Notaría
El término “notaría” se utiliza comúnmente para referirse tanto a la actividad del
notario como a su oficina. Sin embargo, la Ley del Notariado no siempre es precisa en
su uso. A veces, la ley usa “notaría” como sinónimo de oficina, mientras que en otras
ocasiones distingue entre ambos conceptos.
Definición y Elementos:
• La notaría se compone de varios elementos materiales: protocolo, apéndice,
índice, guía, sello y archivo.
• Es un concepto independiente de la oficina y puede existir sin un notario
específico.
• La ley reconoce la notaría como un conjunto abstracto de elementos notariales,
fuera del tiempo y del espacio.
Ejemplos en la Ley del Notariado:
• Artículo 79: “Todos los folios y libros que integren el protocolo deberán estar
siempre en la notaría…”
• Artículo 41: “Cada notario deberá señalar el horario de trabajo de su oficina…”
VIII. Oficina
La oficina es el lugar físico donde el notario realiza sus funciones y es su domicilio
legal.
Requisitos y Funciones:
• El notario debe establecer una oficina dentro del territorio del Distrito Federal y
dar aviso a las autoridades competentes y al Colegio de Notarios.
• La oficina debe tener visible al exterior el número de la notaría, el nombre y
apellidos del notario, el horario de trabajo, días hábiles, teléfonos y otros datos
para facilitar la comunicación con el público.
• La oficina no es pública, aunque el notario presta un servicio público.
Inspección y Vigilancia:
• Los folios del protocolo deben estar depositados en la oficina y solo pueden ser
extraídos por el notario o una persona designada bajo su responsabilidad.
• Las inspecciones judiciales o administrativas deben realizarse en la oficina y en
presencia del notario.
• Artículo 209: Los inspectores de notarías realizarán visitas de inspección y
vigilancia a las notarías con una orden escrita y motivada por la autoridad
competente.
IX. Rótulo
El rótulo es un anuncio que debe colocarse en el exterior de la oficina del notario,
visible desde la calle. Este debe incluir el nombre y apellidos del notario, el número de
la notaría y el horario de trabajo. La Ley del Notariado menciona en el artículo 41 que
cada notario debe señalar el horario de trabajo de su oficina y anunciarlo al exterior.
Este rótulo es esencial ya que la actividad notarial es un servicio público, facilitando
así la identificación y acceso para los usuarios.
X. Archivo
El archivo del notario es fundamental para el notariado de tipo latino, basado en los
principios de conservación del instrumento y secreto profesional. Este archivo incluye
expedientes, protocolos y documentos del apéndice, así como documentos
particulares del notario como recibos y papelería.
Características del Archivo:
• No es público: Solo el notario o su sustituto pueden acceder a él, ya que
contiene documentos confidenciales.
• Elementos: Incluye libros de folios, libros de registro de cotejos, folios sin
utilizar, apéndices, índices y otros documentos necesarios para la función
notarial.
Ley del Notariado:
• El artículo 204 asimila el archivo a la notaría, indicando que, en caso de cese
del notario, se debe realizar un inventario de todos los documentos y bienes,
entregando los elementos necesarios para la función notarial al Archivo.
• Los bienes diversos se entregan al notario cesante o a sus representantes,
mientras que los documentos esenciales para la función notarial se entregan al
Archivo.
CAPÍTULO SEGUNDO. DOCUMENTO NOTARIAL.
El notario se sirve de instrumentos notariales para poder llevar a cabo su labor notarial,
entre estos instrumentos notariales se encuentran los documentos notariales. La fe
pública notarial es siempre documental. Los documentos notariales son aquellos que
constan en forma original en los protocolos y se pueden diferenciar dos tipos de estos:
escritura pública y acta notarial. En esta breve reflexión se diferenciará a la escritura
pública del acta notarial.
Bernardo Pérez Fernández del Castillo, en su libro Derecho Notarial, define la escritura
pública como el “documento original asentado en el protocolo por medio del cual se
hace constar un acto jurídico, que lleva la firma y el sello del notario”
Por otra parte, Fernando define el acta notarial como el “instrumento público en el que
el notario, a solicitud de parte interesada, hace constar bajo su fe, uno o varios hechos
jurídicos presenciados por él o que le consten, y que asienta en los folios del protocolo
a su cargo con la autorización de su firma y sello”.
I. Firma de la Escritura
La firma de la escritura representa el consentimiento de los otorgantes. Una vez
firmada, la escritura no puede modificarse.
II. Adición, Variación y Testado a la Escritura
Artículo 108 de la Ley del Notariado:
• Antes de firmar, los otorgantes pueden solicitar adiciones o variaciones.
• El notario debe registrar los cambios, leerlos y explicar sus consecuencias
legales.
• No debe haber espacios en blanco entre la firma y las modificaciones.
• Artículo 101: Las correcciones se cruzan con una línea que las deje legibles,
salvo que la ley indique lo contrario. Las correcciones se salvan al final de la
escritura, indicando qué parte no vale y cuál sí.
II. Revocación, Rescisión, Modificación o Rectificación de la Escritura
Artículo 120 de la Ley del Notariado:
• Una vez firmada, la escritura no puede modificarse, revocarse, rescindirse ni
rectificarse con una simple nota.
• Se debe otorgar una nueva escritura para cualquier cambio, y realizar las
anotaciones correspondientes.
CAPÍTULO TERCERO. DIFERENCIA ENTRE ACTA NOTARIAL Y ESCRITURA PÚBLICA
Dado que la diferencia versa en los conceptos de hecho jurídico y acto jurídico, es
importante detallar la diferencia entre estos conceptos. Primeramente, el hecho
jurídico es definido como cualquier evento, fenómeno o acción que genere
consecuencias jurídicas sin la voluntad del hombre, por ejemplo, el nacimiento de una
persona. Por otra parte, el acto jurídico es la manifestación de la voluntad para crear,
transferir, modificar o extinguir derechos u obligaciones, por ejemplo; la firma de un
contrato.
En cuanto a su diferencia existen dos tipos de ellas: diferencia según la ley y diferencia
según la doctrina. La primera diferencia (según la ley) es en base a la definición de la
Ley del Notariado para el Distrito Federal, esta ley hace una diferencia en cuanto al
contenido, pues expresa que la escritura pública hace constar actos jurídicos,
mientras que el acta notarial hace constar hechos jurídicos.
La diferencia en cuanto a la doctrina es un poco más amplia en su estudio. La doctrina
establece tres tipos de diferencia: con respecto al contenido, a la estructura y a los
efectos que produce. El primer criterio que tiene que ver con el contenido se relaciona
con la diferencia plasmada según la ley, es decir; que la escritura pública hace constar
actos jurídicos, y que el acta notarial hace constar hechos jurídicos. El segundo
criterio relacionado con la estructura se deriva de la diferencia de contenido, ya que
este al ser distinto es necesario una redacción y estructura distinta. La doctrina
establece que la estructura de la escritura pública es: el proemio, antecedentes,
clausulado, representación, generales, certificaciones y autorización. Por su parte, e
acta notarial normalmente sólo contienen un proemio, el contenido del acta,
generales, certificación y autorización. Finalmente, el tercer criterio relacionado con
los efectos que produce menciona que una escritura tiene como efecto hacer constar
la expresión de la voluntad en un acto jurídico, y darle la forma notarial exigida por la
ley. El acta, por su parte, tiene el efecto de crear un medio de prueba de la existencia o
realización de un hecho.
Como conclusión, existen dos formas de distinguir la escritura pública del acta
notarial; desde una perspectiva doctrinal, y desde la perspectiva de la ley. Las
diferencias radican en cuanto a su contenido, estructura y efectos. No obstante, los
estudiosos del derecho no piensan todos igual, por lo que algunos aceptan las
diferencias expuestas en esta reflexión, mientras que otros aseguran que no existen
diferencias.
CAPÍTULO CUARTO. LA ESCRITURA PÚBLICA QUE ELEVA EL CONTRATO A LA
FORMA DEBIDA.
La escritura pública que eleva un contrato a la forma debida es un proceso mediante
el cual un contrato previamente celebrado por las partes se formaliza ante un notario,
cumpliendo con los requisitos legales. Es crucial distinguir entre otorgar en escritura
pública, protocolizar y ratificar un contrato. Cuando el notario eleva un contrato a
escritura pública, no se limita a ratificar una firma o certificar un hecho, ni a
protocolizar un documento. En cambio, el notario constituye el contrato o acto jurídico,
dándole las formalidades establecidas por la ley, y se responsabiliza de su redacción.
Además, el notario da fe de conocimiento, capacidad y manifestación de voluntad de
las partes, lo que puede o no estar precedido de un contrato preliminar. Este nuevo
otorgamiento no es una ratificación del contrato anterior ni una protocolización, ya que
estos actos no convalidan el contrato. En cambio, al firmar en escritura pública, el
contrato se otorga conforme a la forma establecida por la ley y, por lo tanto, se
convalida.
El notario, al redactar una escritura, examina el derecho, verifica la capacidad de las
partes y asegura que estas otorgan su consentimiento ante él. Según el artículo 102 de
la Ley del Notariado, el notario debe redactar las escrituras en español y observar las
disposiciones legales pertinentes. Esto implica que el notario entra en el fondo
contractual del documento, examina los documentos presentados por las partes y
determina si tienen fundamento legal. Además, el notario se asegura de la identidad
de los otorgantes, les lee la escritura y explica las consecuencias legales de su
contenido, y certifica que los comparecientes otorgaron la escritura en la fecha que
firmaron.
Es importante diferenciar entre la escritura pública y la protocolización. La escritura
pública otorga el contrato de acuerdo con la forma establecida por la ley,
convalidándolo, mientras que la protocolización implica agregar un documento al
apéndice o transcribirlo en el protocolo, sin convalidar el contrato. Según el artículo
136 de la Ley del Notariado, para protocolizar un documento, el notario debe insertarlo
en el acta mediante su transcripción o reproducción de su imagen, o agregarlo al
apéndice.
CAPÍTULO QUINTO. TESTIMONIO, COPIAS CERTIFICADAS, COPIAS CERTIFICADAS,
ELECTRÓNICAS, COPIAS SIMPLES, CERTIFICACIONES, MINUTAS
Existe una confusión común entre los testimonios y las escrituras o actas notariales.
Esta confusión proviene del uso histórico de contratos privados que, al carecer de una
matriz, no podían reproducirse, lo que llevaba a la pérdida de la posibilidad de acreditar
la propiedad en caso de extravío o destrucción. En el pasado, se pensaba que la
propiedad estaba incorporada al título, y estos títulos se utilizaban como garantía de
adeudos. Actualmente, solo los documentos asentados de forma original en el
protocolo pueden llamarse escritura o acta notarial. Los documentos expedidos a las
partes interesadas son testimonios, certificaciones, copias certificadas y simples. La
matriz, asentada en el protocolo, permite a los interesados solicitar múltiples
testimonios y copias.
Según el Artículo 143 de la Ley del Notariado, un testimonio es una copia que
transcribe íntegramente una escritura o acta, incluyendo los documentos anexos del
apéndice, con excepción de los ya insertados en el instrumento. Estos testimonios
tienen el valor de instrumento público debido a la fe del notario y la matricidad de su
protocolo. El Artículo 144 establece que se deben incluir en el testimonio los
documentos que acrediten la satisfacción de requisitos fiscales, aunque ya se hayan
mencionado en la escritura. El Artículo 147 permite expedir testimonios parciales,
suprimiendo partes del texto o documentos del protocolo, siempre que no se cause
perjuicio.
El testimonio puede ser total o parcial, dependiendo de si se transcribe o reproduce la
totalidad o parte del protocolo o los documentos del apéndice. Se pueden expedir
múltiples testimonios, y cada uno debe indicar el número ordinal, el nombre de los
solicitantes, el título por el que se expide, el número de páginas, y debe estar firmado
y sellado por el notario. Los testimonios pueden expedirse a las partes involucradas,
beneficiarios, sucesores o causahabientes. El notario solo puede mostrar el
documento original a los interesados jurídicamente, y la violación de esta disposición
puede resultar en sanciones según la Ley del Notariado y el Código Penal.
Los testimonios pueden expedirse por cualquier medio de reproducción o impresión
indeleble, y sus hojas deben cumplir con las dimensiones y medidas de seguridad
establecidas por la ley y el Colegio de Notarios. El notario autoriza el testimonio con su
firma y sello, y las hojas deben estar numeradas y rubricadas. La ley establece que los
testimonios se expedirán sin necesidad de autorización judicial, una disposición que
refleja la separación de funciones entre notarios y jueces en el Distrito Federal. El
primer testimonio se inscribe en el Registro Público de la Propiedad, y el notario es
responsable de realizar este trámite una vez recibidas las expensas necesarias.
Naturaleza Jurídica del Testimonio
Los testimonios son documentos públicos con pleno valor probatorio, según el Código
de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal, artículos 327, fracción I y 403.
Estos documentos tienen una apariencia jurídica de certeza y validez probatoria plena,
a menos que sean declarados nulos judicialmente.
Efectos del Testimonio
Se pueden expedir primeros, segundos o ulteriores testimonios. Sin embargo, para
efectos procesales, solo el primer testimonio tiene el carácter de título ejecutivo,
conforme al artículo 443 del Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal.
Este artículo establece que para que proceda un juicio ejecutivo, se necesita un título
que lleve aparejada ejecución, como la primera copia de una escritura pública
expedida por el juez o notario. Si el primer testimonio se extravía, los ulteriores solo
serán títulos ejecutivos si son expedidos por mandato judicial, con citación de la
persona interesada. Además, cuando en una escritura se otorgan varios contratos o
comparecen diversas partes, pueden expedirse varios primeros testimonios, por
ejemplo, uno para el comprador y otro para el acreedor.
I. Copias Certificadas
El notario también puede expedir copias certificadas, cuyo valor probatorio es similar
al del testimonio. Sin embargo, hay una diferencia fundamental: el testimonio se refiere
a un documento autorizado definitivamente por el notario, mientras que la copia
certificada carece de esta característica. Si la escritura no está autorizada
definitivamente, se expiden copias certificadas; si ya está autorizada, se expiden
testimonios. Los testimonios pueden ser títulos ejecutivos, mientras que las copias
certificadas no lo son y no son inscribibles debido a la falta de autorización definitiva
del documento que amparan.
Usos de las Copias Certificadas
El notario expedirá copias certificadas para:
1. Acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo
o fiscal, cuando las leyes o reglamentos lo requieran, así como para obtener la
inscripción de escrituras en los Registros Públicos.
2. Acompañar informes solicitados por autoridades legalmente facultadas para
requerirlos, en relación con alguna escritura o acta.
3. Remitirlas a las autoridades competentes, judiciales, ministeriales o fiscales
que ordenen su expedición.
4. Entregar al otorgante que la solicite, la reproducción de alguno o algunos de los
documentos que obren en el apéndice
II. Copias certificadas electrónicas
Las copias certificadas electrónicas son reproducciones totales o parciales de una
escritura o acta, así como de sus documentos anexos del apéndice, que el notario
expide únicamente en soporte electrónico y autoriza mediante su firma electrónica
notarial. Estas copias tienen el mismo valor jurídico que los testimonios previstos en
la Ley del Notariado para efectos de inscripción en las instituciones registrales
(Artículo 154 Bis).
Remisión y Autorización
Las copias certificadas electrónicas de escrituras o actas ya autorizadas en el
protocolo de un notario pueden remitirse telemáticamente solo con la firma
electrónica del notario que las autorizó o de su sustituto legal (Artículo 154 Ter).
Usos Permitidos
El notario puede expedir copias certificadas electrónicas para:
1. Acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo
o fiscal, según lo dispongan las leyes o reglamentos aplicables.
2. Obtener la inscripción de escrituras y actas en el Registro Público u otros
registros, cuando su presentación sea obligatoria.
3. Acompañar informes solicitados por autoridades legalmente facultadas.
4. Remitir copias auténticas de instrumentos públicos autorizados por el notario y
solicitadas u ordenadas por la autoridad judicial.
III. Copias Simples
El notario puede expedir copias simples, además de testimonios, copias certificadas,
copias certificadas electrónicas y certificaciones. Estas copias pueden ser impresas,
fotográficas o fotostáticas y sirven únicamente para proporcionar información a los
interesados y como presunción de la celebración del acto, pero carecen de valor
probatorio pleno. Aunque la ley vigente no las prevé, en la práctica es común que los
clientes las soliciten. Sin embargo, está prohibido expedir copias simples en soporte
electrónico.
IV. Certificaciones
La ley permite la expedición de testimonios, copias certificadas, copias certificadas
electrónicas y certificaciones. La certificación notarial es la relación que hace el
notario de un acto o hecho que consta en su protocolo, en un documento que él mismo
expide o en un documento preexistente, afirmando que una transcripción o
reproducción coincide fielmente con su original. La fe notarial es siempre documental
y protocolaria. En algunos estados de la República, se realizan cotejos de documentos
sin levantar el acta respectiva en el protocolo, lo cual es irregular y va en contra del
principio de conservación del documento y de la seguridad jurídica. El notario también
puede certificar documentos escritos en idioma extranjero, siempre y cuando sean
traducidos al español por un perito oficial. Tanto el original como su traducción se
agregan al apéndice y se certifican por el notario cuando proceda (Artículo 155 de la
Ley del Notariado).
V. Minutas
Las minutas eran documentos preliminares que contenían actos que posteriormente
debían elevarse a escritura pública. Estaban reguladas en los artículos 59 de la Ley del
Notariado de 1901 y 92 del Código de Procedimientos Civiles del Distrito Federal y
Territorio de la Baja California de 1884. Según el artículo 59, los notarios no estaban
obligados a llevar “Minutarios” o “Borradores” de escrituras, pero debían admitir las
minutas presentadas por los interesados, dando fe de que las suscribieron en su
presencia o ratificando las firmas contenidas. Una vez firmada el acta notarial, el
notario inutilizaba las minutas. La presentación de las minutas obligaba a los
interesados a otorgar la correspondiente escritura o a indemnizar por daños y
perjuicios cuando procediera.
El artículo 92 establecía que, cuando la ley o un convenio exigía que un contrato
constara en escritura pública y uno de los contratantes se negaba a firmarla, el otro
podía obligarlo a hacerlo o a indemnizar por daños y perjuicios. Para ello, los notarios
no extendían ningún instrumento en sus protocolos sin exigir previamente que los
interesados firmaran la minuta o borrador, o que, si no sabían firmar, dieran su
consentimiento expreso ante el notario y dos testigos. Aunque estas leyes fueron
derogadas en el Distrito Federal, algunas legislaciones estatales aún conservan el uso
de las minutas y algunas leyes fiscales todavía las mencionan.
