Fines básicos de la contabilidad: Registración, Información y
Control
FINES BÁSICOS
La contabilidad tiene tres fines básicos que son:
I. REGISTRACIÓN
II. INFORMACIÓN
III. CONTROL
I- REGISTRACIÓN:
¿Qué se registra?
Se registran todas las operaciones que de alguna forma tienen incidencia de
carácter patrimonial.
El conjunto más importante de las transacciones que se registran es el de
aquellas operaciones de naturaleza comercial, industrial o de servicios que
constituyen la actividad normal y específica de la mayoría de las empresas
(comprar, vender, pagar y cobrar).
Estas operaciones se llaman Hechos Económicos.
¿Cómo se captan los datos para su registración?
Mediante los comprobantes o documentación respaldatoria. Ej.: facturas,
boletas de contado, recibos de sueldo, etc.
¿Cómo se ejecuta la registración?
Siguiendo determinados criterios y principios técnicos que han sido establecidos
para realizar la registración contable de las operaciones empresariales. A través
de la aplicación de dichas normas se pretende facilitar la interpretación contable y
la evaluación de la situación patrimonial económica y financiera de las empresas.
Formalidades de la registración contable:
· que esté de acuerdo con las técnicas contables.
· que no existan alteraciones en su contenido
· que no existan atrasos considerables en la registración
· que exista concordancia entre las registraciones contables y los documentos de
respaldo
· que se mantengan archivos ordenados y de fácil acceso
· que exista periodicidad y constancia en la información contable que se elabora.
II- INFORMACIÓN:
Una vez registrados y procesados los datos sobre la base de los comprobantes
correspondientes, se dispone de información útil para tomar diversas decisiones
relacionadas con la organización y funcionamiento de la empresa. Lo importante
es pues comunicar dicha información a quienes periódicamente la utilizan, para lo
que se deben preparar informes contables que tomen en cuenta lo que se debe
comunicar formalmente y lo que puede omitirse de acuerdo a las necesidades de
cada uno.
TIPOS DE INFORMACIÓN CONTABLE.
La información contable puede ser Interna o Externa
Interna: se prepara para los que toman decisiones desde dentro de la empresa, la
frecuencia va a depender de la necesidad.
Cada empresa tiene información diferente y diferentes maneras de presentarla.
Externa: son los llamados Estados Contables, los cuales se preparan una
vez al año y se presentan a terceros, usuarios que toman decisiones desde
fuera de la empresa como los proveedores.
USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE
Los usuarios de la información contable de un ente dependen de las
circunstancias, pero pueden ser:
Gobierno Sindicatos Gerencia
Propietarios Directores Prestamistas
Bancos Clientes Proveedores
Organismos de fiscalizació Acreedores Corredores de bols
n a
Organismos de control Empleados Inversores
Asesores Órganos Estatale Legisladores
s
El uso de la información contable que le darán los usuarios variará de acuerdo
a quien sea y al momento:
Por ejemplo:
• Los sindicatos podrán ver si lo que le están diciendo en la reuniones es lo
real, por ejemplo si el sindicato pide un aumento y la empresa le dice que no
porque las ventas bajaron.
• Los Banco podrán ver la viabilidad de concederles un préstamo
• Los inversores podrán estudiar si les sirve o no invertir
• Los organismos de fiscalización se apoyarán en la información contable a la
cual se le harán ajuste fiscales para ver si se está o no pagando correctamente
• Proveedores: analizará la información para conceder crédito
Esta información debe cumplir los siguientes requisitos:
Utilidad: la información contable de representar un valor para quien la recibe o la
utiliza, le debe proporcionar conocimientos que le resulten beneficiosos
para una oportuna toma de decisiones.
Confiabilidad: la información debe tener un alto grado de confiabilidad y reflejar
con exactitud los aspectos o las operaciones que se quiere hacer saber, de lo
contrario puede conducir a tomar decisiones desacertadas.
Claridad: la información contable debe elaborarse y presentarse de manera
tal que su contenido pueda ser fácilmente interpretado por parte de quienes la
reciben.
Objetividad: las normas y los principios para registrar y preparar información
contable deben ser aplicados en forma imparcial por quienes los utilizan evitando
cualquier tipo de adulteraciones o deformaciones.
Legalidad: la preparación y presentación de estados contables básicos
deben realizarse teniendo siempre en cuenta las normas nacionales e
internacionales vigentes.
Oportunidad: es importantísimo que la información contable elaborada, sea
suministrada a los usuarios en el momento oportuno.
Periodicidad: los estados contables básicos además de elaborarse de acuerdo a
normas establecidas, deben presentarse a los usuarios en forma periódica
observando el cumplimiento de determinados períodos de tiempo fijados de
acuerdo a las necesidades establecidas para cada caso en particular.
III- CONTROL:
El control constituye el tercer aspecto de la función contable y puede usarse para
el control de gestión o para el control interno.
Tiene dos propósitos básicos:
a) permite evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa.
b) facilita la supervisión de la forma en que se utilizan los recursos y
obligaciones de la empresa, sea que estos generen o no hechos que produzcan
resultados financieros.
UTILIDAD
Los informes contables constituyen el medio por el cual la información salida del
sistema contable es comunicada a los usuarios, quienes pueden emplearlo como
uno de los elementos para la toma de decisiones económicas.
Dichos informes incluyen también datos no contables, entendiendo por
tales a los que por no corresponder a variaciones patrimoniales ya ocurridas no
han sido registrados por la contabilidad. (En los Estados contables suelen
aparecer notas con información sobre compromisos futuros del ente, por ejemplo).
La información contable debe servir para satisfacer razonablemente las
necesidades de los usuarios de los estados contables, para lo cual debe cumplir
con determinados requisitos relacionados a la Utilidad:
1. Pertenencia: debe ser acorde al cumplimiento de los objetivos
2. Confiabilidad: debe reunir los requisitos para ser “creíble” para los usuarios,
y que éstos puedan tomar decisiones en base a esa información. Las cualidades
son la de:
i. Verificabilidad: debe ser pasible de comprobación por terceros ajenos a quien
los emitió
ii. Aproximación a la realidad: debe tener los aspectos apropiados para reflejar la
realidad.
3. Claridad: la información debe ser accesible, fácil de comprender, no estar en
lenguaje técnico. Es importante ya que no siempre los usuarios de los estados
contables son expertos en materia contable.
4. Comparabilidad: la información debe tener la posibilidad de confrontarla y
relacionarla con:
• Información de otros entes
• Información del mismo ente a otras fechas
5. Oportunidad: debe suministrarse la información en tiempo y forma, así como
en el lugar conveniente para los usuarios.
6. Sistematicidad: debe ser preparada la información conforme a las normas de
valuación y exposición elegidas y definidas para los usuarios.
ESENCIALIDAD
Este concepto implica la idea de que cuando se define el tratamiento contable de
un hecho se debe dar prioridad a su esencia económica y no a su forma jurídica,
que podría ni reflejarla adecuadamente debemos atender a la SUSTANCIA
ANTES QUE LA FORMA.
Por ejemplo, si una empresa vende un producto a $ 550 con un plazo de pago de
30 días y si paga al contado se le descuenta $ 50 la realidad económica indica
que el verdadero precio es de $ 500 y los restantes $ 50 son un costo de la
financiación en caso de optarse por el pago a 30 días.
OBJETIVIDAD
Podemos decir que la información contable es objetiva cuando:
1. se prepara sin prejuicios
2. informa los acontecimientos lo más fielmente posible, según un sistema de
medición definido.
3. no se “colorea”, no se deforma la imagen comunicada para favorecer al emisor
o influir a usuarios a una dirección en particular.
PRUDENCIA
En la preparación de la información contable se debe tratar con incertidumbre
acontecimientos tales como la cobrabilidad de cuentas dudosas, la vida útil
probable de los bienes de uso, etc.
La prudencia consiste en ejercer un grado de cautela al emitir juicios necesarios
para realizar estimaciones cuando hay condiciones de incertidumbre, de manera
que los activos o ingresos no hayan sido sobrevaluados y los pasivos o egresos
subvaluados.
El actuar con prudencia NO es subvaluar deliberadamente activos o ingresos ni
sobrevaluar deliberadamente pasivos o egresos, puesto que en esos casos la
información contable perdería el requisito de objetividad.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES
El sistema de información contable representa el instrumento clave para los
procesos de administración de cualquier tipo de organización.
Un buen sistema de información contable, además de cumplir con las normas
legales, tiene como finalidad producir información necesaria que satisfaga los
requerimientos del mayor número de usuarios posibles internos: propietarios,
accionistas, socios, administradores, etc. y externos: acreedores, fisco, inversores,
etc.-
Independiente de las características del sistema de información contable que
instale la entidad, los informes resultantes pueden responder, en cuanto a sus
formas de emisión y exposición a dos tipos de categorías:
a) Informes que deben cumplir las regulaciones legales y profesionales; y
b) otros informes, que la entidad no tiene obligación de producir
En el primer grupo se encuentran los estados contables básicos y en
el segundo informes gerenciales.
