REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ZULIA.
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN.
ESTADO ZULIA - EXTENSIÓN CIUDAD OJEDA.

“IDENTIFICACIÒN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOSY

MEJORA DE CONDICIONES EN LA BUBLIOTECA UNIVERSIDAD
POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ZULIA SEDE CIUDAD OJEDA”

ASESOR ACADEMICO
ACOMPAÑANTE COMUNITARIO:
Jonah Leiva.
COMUNIDAD BENEFICIARIA:
Universidad Politécnica Territorial del Zulia

Autores:
Enfany Valderrama Jhoannys Reyes
Emily Gonzalez Fernando Gomez
Elian Gonzalez Edwards Leon
Maria Victoria Velazquez Alondra Lepri
Maria Virginia Velazquez
Marcos Montilla
Jennyfer Navea
Stefanny Chapman
Veronica Chacín
CIUDAD OJEDA, FEBRERO 2025
 Índice general.
1. Introducción
2. Diagnostico
3. Planteamiento del problema
4. Objetivo General
5. Objetivo especifico
6. Antecedentes de la comunidad
7. Cronograma de Actividades
8. Informe Final
a. Portada
b. Actividades y Resultados
c. Experiencia de servicio comunitario
Bibliografía.
 Introducción.
El presente informe titulado "Identificación de los procesos
administrativos y mejora de condiciones en la biblioteca UPTZ Ciudad Ojeda"
tiene como objetivo detallar las diversas fases y actividades desarrolladas para
la optimización y acondicionamiento de la biblioteca. La importancia de este
trabajo radica en la necesidad de crear un espacio adecuado y eficiente para el
uso académico y administrativo.
El tema central del informe es la identificación y mejoramiento de los
procesos administrativos en la biblioteca UPTZ Ciudad Ojeda. Este trabajo se
realiza con el fin de mejorar las condiciones del lugar, facilitando un ambiente
propicio para el estudio y la organización administrativa.
Se lleva a cabo este proyecto debido a la importancia de contar con una
biblioteca bien estructurada y equipada, que pueda servir de apoyo a
estudiantes y personal administrativo en sus actividades diarias.
El trabajo se plantea de la siguiente manera: se conformaron grupos de
13 personas encargadas de diferentes actividades, tales como inspección,
análisis de materiales, retiro de mobiliario, desmontaje de equipo, respaldo de
paredes internas y externas, empastado de pared, pintura, instalación de nuevo
mobiliario y equipo, y organización de libros y archivos.
Es necesario considerar ciertas limitaciones del trabajo, tales como la
disponibilidad de recursos materiales y el tiempo necesario para realizar todas
las actividades planificadas.
 DIAGNÓSTICO
La biblioteca UPTZ extensión Ciudad Ojeda presenta una falta de recursos
adecuados, lo que afecta negativamente a los usuarios.
La infraestructura y organización actuales no cumplen con las expectativas
de los estudiantes y el personal administrativo. La falta de mobiliario y equipo
adecuado ha generado incomodidades y dificultades en las actividades diarias..
La biblioteca se encuentra en condiciones negativas que impiden su correcto
funcionamiento.
El informe aborda la situación de la biblioteca de la UPTZ sede Ciudad
Ojeda, destacando la necesidad de mejorar las condiciones físicas y
administrativas. Se describe el estado inicial de la biblioteca, incluyendo las
deficiencias en mobiliario, equipo y organización de materiales, lo cual impacta
negativamente en los usuarios y en la operatividad del espacio.

Se identifican los recursos y medios disponibles para ejecutar el proyecto,

incluyendo el equipo de 13 personas que prestaron el servicio comunitario. Los
recursos incluyen materiales para la renovación de paredes (pintura, empaste),
equipo para el desmontaje y montaje de mobiliario, y herramientas para la or-
ganización de libros y archivos.

Entre los factores importantes se destacan las condiciones físicas deterio-

radas de la biblioteca, la falta de recursos administrativos eficientes y la necesi-
dad de un entorno adecuado para los estudiantes. Los actores sociales implica-
dos incluyen a los estudiantes, el personal administrativo de la UPTZ, y la co-
munidad en general que utiliza la biblioteca.

El informe establece como prioridad la mejora de las condiciones físicas y

administrativas de la biblioteca. Los objetivos incluyen la inspección y análisis
de materiales, el retiro y montaje de mobiliario y equipo, la renovación de pare-
des y la organización de libros y archivos. Las estrategias de intervención deta-
lladas en el informe incluyen la ejecución de estas actividades según un crono-
grama específico (Diagrama de Gantt).

La viabilidad y factibilidad de las acciones se sustentan en la disponibilidad

de un equipo comprometido, la existencia de materiales y herramientas nece-
sarias para la ejecución de las tareas, y la planificación detallada de las activi-
dades en el Diagrama de Gantt. El informe también refleja el impacto positivo y
el beneficio directo para la comunidad universitaria, asegurando la motivación y
el apoyo de los actores implicados.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La biblioteca de la UPTZ extensión Ciudad Ojeda enfrenta una serie de

desafíos que afectan su funcionamiento y la calidad del servicio que ofrece a
estudiantes y personal administrativo. La situación actual de la biblioteca es in-
satisfactoria y se caracteriza por deficiencias en la infraestructura, el mobiliario
y los procesos administrativos, lo que genera un entorno poco favorable para el
estudio y el trabajo.
 La ineficiencia en los procesos administrativos y las condiciones deterio-
radas en las bibliotecas universitarias pueden afectar significativamente la cali-
dad del servicio ofrecido a los estudiantes y al personal académico. Estos pro-
blemas abarcan desde la falta de procedimientos estandarizados hasta la nece-
sidad de renovación y mejora de las instalaciones físicas.

La Biblioteca de la Universidad Politécnica Territorial de Zulia (UPTZ) en

su sede de Ciudad Ojeda presenta diversos problemas en sus procesos admi-
nistrativos y en las condiciones de sus instalaciones, los cuales han sido abor-
dados a través de un informe de servicio comunitario que incluye la participa-
ción activa de los estudiantes en distintas actividades de mejora.

Características del Problema en la Biblioteca UPTZ:

Falta de procedimientos estandarizados para la gestión de préstamos,

devoluciones y catalogación de materiales.

Desorganización en la administración de archivos y libros.

Deterioro de paredes internas y externas, necesitando respaldo y em-

pastado.

Necesidad de pintura en las instalaciones para mejorar la estética y el

ambiente.

Equipos y mobiliario obsoletos que requieren renovación

Efectos Inmediatos:

 Desorganización en la gestión de préstamos y devoluciones.

 Insatisfacción de los usuarios debido a servicios deficientes.
 Deterioro continuo de las instalaciones sin medidas de mejora inmedia-
tas.

Efectos Futuros:

 Pérdida de usuarios y disminución en la utilización de la biblioteca.

 Deterioro progresivo de los recursos físicos y tecnológicos.
 Reducción en la calidad de la educación y acceso a la información.

Causas Probables:

 Insuficiente inversión en tecnología y mantenimiento de la infraestructu-

ra.
 Procesos administrativos arcaicos y no estandarizados.

Actores y/o Comunidades Involucradas:

 Estudiantes y personal académico de la UPTZ.

 Personal administrativo y bibliotecario.
  Comunidad en general que utiliza los servicios de la biblioteca.

Soluciones Intentadas:

 Inspección y Análisis de Materiales: Evaluación del estado actual de los

recursos.
 Retiro de Mobiliario y Desmontaje de Equipo: Preparación del espacio
para mejoras.
 Respaldo y Empastado de Paredes: Reparación de superficies.
 Pintura e Instalación de Nuevo Mobiliario: Mejoras estéticas y funciona-
les.
 Organización de Libros y Archivos: Reorganización de los recursos bi-
bliográficos.

Interrogantes Fundamentales:

 ¿Qué procesos administrativos actuales son ineficientes y por qué?

 ¿Cuál es el estado actual de las instalaciones y equipos de la biblioteca?
 ¿Qué mejoras son necesarias para optimizar los servicios ofrecidos a los
usuarios?
 ¿Cómo impactan estas condiciones en la satisfacción de los usuarios y
en la calidad de la educación?
 ¿Cuáles son los recursos necesarios para implementar las mejoras pro-
puestas?

OBJETIVO GENERAL
 Mejorar las condiciones físicas y administrativas de la biblioteca de la
Universidad Politécnica Territorial de Zulia (UPTZ) sede Ciudad Ojeda,

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar una inspección detallada de la biblioteca para identificar las ne-

cesidades y áreas de mejora.
 Analizar los materiales existentes para evaluar su estado y determinar
cuáles requieren retiro o sustitución.
 Retirar el mobiliario y equipo obsoleto para despejar el espacio y facilitar
el proceso de mejora.
 Desmontar equipo innecesario para reubicar o sustituir aquellos elemen-
tos que no cumplen con las necesidades actuales de la biblioteca.
 Raspar y empastar las paredes externas e internas para asegurar una
superficie uniforme y preparada para la pintura.
 Pintar las paredes de la biblioteca para mejorar su apariencia y crear un
ambiente más acogedor y funcional.
 Instalar nuevo mobiliario y equipo adecuado a las necesidades de la bi-
blioteca y de los usuarios.
 Organizar los libros y archivos de manera eficiente para facilitar su acce-
so y uso por parte de estudiantes y personal.
ANTECEDENTES DE LA COMUNIDAD:

Ciudad Ojeda fue fundada el 19 de enero de 1937 por el presidente Eleazar

López Contreras. La ciudad fue construida conjuntamente por el gobierno vene-
zolano y las compañías petroleras de la región. El nombre de la ciudad es un
homenaje a Alonso de Ojeda, el navegante español que descubrió el Lago de
Maracaibo.

La parroquia Lagunillas fue municipio urbano del distrito Bolívar hasta el

4 de agosto de 1978 cuando la Asamblea Legislativa del estado Zulia
aprueba una reforma a la Ley de División Político Territorial, mediante la
cual se crea el distrito Lagunillas. En 1988 se reforma nuevamente la Ley
de División Político Territorial, creando el municipio Lagunillas. El munici-
pio Lagunillas, está situado en el área central de la costa oriental del lago
de Maracaibo, y sus límites son; al norte el municipio Simón Bolívar, me-
diando el río Tamare y parte del municipio Cabimas; al sur el municipio
Valmore Rodríguez y el lago de Maracaibo; al este parte del estado falcón
y del municipio Cabimas; y por el oeste con el lago de Maracaibo y parte
de los municipios Cabimas y Valmore Rodríguez.

Características Socioeconómicas

 Población: Ciudad Ojeda tiene una población de aproximadamente

240,283 habitantes.
 Economía: Predomina la industria hidrocarburífera y afines, con nume-
rosas empresas contratistas nacionales y extranjeras que prestan servi-
cios a la estatal petrolera PDVSA.
 Composición Étnica: La mayoría de los habitantes son criollos, con un
notable grupo de descendientes de inmigrantes italianos, sirios, iraquíes,
portugueses, chinos y afrodescendientes.
 Infraestructura: La ciudad cuenta con una infraestructura desarrollada
para soportar la industria petrolera, incluyendo un dique costanero para
prevenir inundaciones

DIAGRAMA DE GANTT
 Mes de octubre Mes de noviembre
Actividad
14 15 18 28 29 31 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 21 22 23 27 28
Inspección
Analísis de materiales
Retiro de mobiliario
Desmontaje de equipo
Raspado de paredes
Empastado de paredes
Pintura de paredes

Intalación de mobiliario y equipos

Organización de libros y archivos

Fuente:

INFORME FINAL

a.- Portada

(Usar los mismos elementos de la Identificación del Proyecto)

b.- Actividades y Resultados

En esta sección se detallan el plan de acción y las estrategias implementadas,

así como los medios utilizados y aplicados por los prestadores del servicio co-
munitario para lograr efectivamente los objetivos del proyecto. Las actividades
se realizaron según el Diagrama de Gantt y se reflejan los resultados alcanza-
dos e impacto social de las mismas.

Actividades Programadas y Resultados:

Actividades programadas Resultados

Inspección de la biblioteca Identificación de las áreas que necesi-
 taban mejoras en mobiliario, equipo y
organización de materiales.
Análisis de materiales Evaluación del estado de los materia-
les existentes y determinación de
aquellos que requerían retiro o susti-
tución.
Retiro de mobiliario y equipo obsoleto Despeje de espacios para facilitar el
proceso de mejora.
Desmontaje de equipo innecesario Reubicación o sustitución de elemen-
tos que no cumplían con las necesida-
des actuales de la biblioteca.
Raspado y empastado de paredes ex- Superficies uniformes y preparadas
ternas e internas para la pintura
Mejora de la apariencia de la bibliote-
ca y creación de un ambiente más
Pintura de paredes acogedor y funcional.
Instalación de nuevo mobiliario y equi- Adecuación del espacio a las
po necesidades de la biblioteca y de los
usuarios.
Organización de libros y archivos Facilitar el acceso y uso de los mate-
riales por parte de estudiantes y per-
sonal.

o
o c.- Experiencia de Servicio Comunitario

El proyecto de servicio comunitario en la biblioteca de la UPTZ sede Ciudad

Ojeda representó una experiencia enriquecedora para los 13 participantes. A
través de las actividades realizadas, se logró sensibilizar a los prestadores so-
bre la importancia del trabajo en equipo y la responsabilidad social. La mejora
de las condiciones de la biblioteca no solo benefició a los usuarios, sino que
también proporcionó un sentido de logro y satisfacción a los participantes al ver
el impacto positivo de su esfuerzo en la comunidad. Las implicaciones positivas
incluyen una mejor organización de los recursos, un espacio más funcional y
acogedor, y una mayor motivación para los usuarios de la biblioteca.

 Actividades de Mejora:
o Inspección y Análisis de Materiales: Evaluación del estado ac-
tual de los recursos y materiales de la biblioteca.
o Retiro de Mobiliario y Desmontaje de Equipo: Remoción de
muebles y equipos en mal estado para preparar el espacio para
mejoras.
o Respaldo y Empastado de Paredes: Reparación y acondiciona-
miento de las superficies internas y externas.
o Pintura e Instalación de Nuevo Mobiliario: Embellecimiento de
las instalaciones con pintura nueva y colocación de mobiliario ac-
tualizado.
o Organización de Libros y Archivos: Reorganización de los re-
cursos bibliográficos para facilitar el acceso y la gestión.
Resultado Esperado:

Mejora Integral del Servicio Bibliotecario:

 Implementación de procedimientos administrativos eficientes.

 Renovación de las condiciones físicas y estéticas de la biblioteca.
 Actualización de equipos y mobiliario para ofrecer un ambiente más có-
modo y funcional.
 Organización efectiva de los recursos bibliográficos para mejorar el ac-
ceso y la experiencia del usuario.