Proyecto de Diseño de Base de Datos

Entregable Final

Curso: Diseño de base de Datos

Número de Grupo: 3
Profesor: Chávez Soto
Integrantes:
● Quincho Córdova Oder Pedro
● Marco
● Gabo
● JJ
● Favinochec
● Mitchell
 Índice
Contenido
Número de Grupo: 2.......................................................................................................................................1
Integrantes:......................................................................................................................................................1
1. Resumen ejecutivo....................................................................................................................3
2. Detalles del proyecto.................................................................................................................4
2.1. Objetivos Objetivo General.............................................................................................................4
Objetivos específicos......................................................................................................................................4
2.2. Alcance............................................................................................................................................5
2.3. Restricciones...................................................................................................................................5
3. La organización..........................................................................................................................5
3.1. Descripción de la organización.......................................................................................................5
3.2. Misión.............................................................................................................................................5
3.3. Visión..............................................................................................................................................5
3.4. Organigrama....................................................................................................................................6
3.5. Diagrama de la organización...........................................................................................................7
3.6. Cadena de valor...............................................................................................................................8
Actividades primarias.....................................................................................................................................9
4. Proceso seleccionado - actual...............................................................................................11
4.1. Participantes del proceso...............................................................................................................11
4.2. Normas que rigen el proceso.........................................................................................................11
Decreto Supremo N°004-2018-MINEDU sobre la convivencia escolar......................................................11
RVM N°262 _ 2019 Uso de la plataforma SíseVe.......................................................................................11
RVM N°274 _ 2020 Actualización del Anexo 3 del Decreto Supremo N° 004-2018.................................12
RVM N°289 _ 2020 Protocolos para la atención de casos de violencia.......................................................12
4.3. El propósito del proceso, comportamiento deseado y atributos clave..........................................13
4.4. Modelo IDEF0 - As Is...................................................................................................................16
Diagrama a Nivel Contexto..........................................................................................................................16
Primera descomposición...............................................................................................................................17
4.5. Modelo BPMN - As Is..................................................................................................................18
4.7. Hojas de trabajo de análisis de procesos - As Is Procesos de nivel 1.............................................5
Procesos de nivel 2.........................................................................................................................................6
Subordinado al Subproceso 1.........................................................................................................................6
4.8. Hoja de Análisis de Tareas..............................................................................................................4
Hoja de actividad 1.........................................................................................................................................4
Hoja de actividad 4.........................................................................................................................................3
5.1. Evaluación del comportamiento humano........................................................................................4

a
 Actividades respecto a el informe de identificación.......................................................................................4
Actividades respecto a la Hoja de Excel de casos..........................................................................................5
Actividades relacionadas al contacto con el padre de familia........................................................................6
Actividades relacionadas a la consulta del psicólogo escolar.........................................................................6
Actividades relacionadas a la ficha de entrevista...........................................................................................7
Actividades respecto a el informe psicológico...............................................................................................7
Actividades relacionadas a las observaciones anotadas en el Excel de casos................................................8
Actividades respecto a el informe de progreso...............................................................................................8
5.2. Modelo GAP y análisis de problemas.............................................................................................5
Técnica de los Por qué....................................................................................................................................5
Diagrama de brechas (GAP)............................................................................................................................6
5.3. Clasificación de los problemas específicos identificados...............................................................7
5.4. Diagrama de alcance.......................................................................................................................8
6. Proceso rediseñado.................................................................................................................10
6.1. Propuestas de mejora....................................................................................................................10
6.2. Beneficio Total..............................................................................................................................12
6.3. Cuadro de comportamiento deseado.............................................................................................13
6.4. Modelo IDEF0 - To be Nivel Contexto........................................................................................15
Primera descomposición...............................................................................................................................16
6.5. Relación de documentos propuestos.............................................................................................18
6.6. Modelo BPMN - To be.................................................................................................................18
Reporte al SiseVe.............................................................................................................................................6
6.7. Hojas de trabajo de análisis de procesos - To be Procesos de nivel 1............................................7
Procesos de nivel 2.........................................................................................................................................8
6.8. Cronograma de Mejora.................................................................................................................10
7. Conclusiones............................................................................................................................12

a
 INFOME EJECUTIVO
6082 Los Próceres es una institución educativa que se encuentra ubicada en el distrito de
Santiago de Surco en Lima, Perú. Dicha institución actualmente tiene a su disposición a 712
estudiantes pertenecientes al nivel de educación secundario, de los cuales se compromete a mejorar
su formación

a
no solo académica, sino también moral y emocional; para que de esta manera adquieran éxito tanto en
el ámbito personal como profesional dentro de una sociedad cambiante y moderna como en la que nos
encontramos en la actualidad.

El presente proyecto tiene como finalidad realizar una mejora al proceso de atención de casos
de violencia escolar brindada por la institución Los Próceres 6082 en el ámbito virtual. Esta mejora se
presenta debido a que, al pasar la educación de un contexto presencial a uno virtual, muchos de los
procesos dentro de la institución han tenido que cambiar y adaptarse; sin embargo, algunos de ellos
han presentado dificultades en su correcta ejecución como es el caso de la atención de casos de
violencia escolar. Nos centramos sobre todo en este proceso porque es el que se encarga de asegurar la
protección integral de niños, niñas y adolescentes, y es imprescindible que funcione de la forma más
eficiente posible.

De acuerdo a las observaciones realizadas, el diagnóstico preliminar que encontramos es la

falta de un cierre del proceso, la necesidad de establecer objetivos, indicadores y metas, falta de un
diagrama específico del proceso, el escaso aprovechamiento de ciertos recursos tecnológicos pese a
encontrarnos es un entorno virtual y la superación de la capacidad del personal de convivencia por la
falta de compromiso de algunos actores. Asimismo, observamos que se han reportado 12 casos de
violencia hasta la actualidad, para los cuales se han actuado correctamente en 6 y en los restantes el
proceso seguido no ha sido el adecuado.

Por lo que a través del proyecto como primer punto se va a realizar una descripción acerca de
la organización, detallando algunos aspectos como su misión, visión, el diagrama que presenta y la
cadena de valor que maneja. Como segundo punto, se va a mostrar la situación actual en el que se
encuentra el proceso de atención de casos de violencia, mostrando todos los detalles acerca de las
actividades que se están realizando junto con los problemas o falencias que se han identificado. Por
último, se va a realizar el proceso de rediseño, en el que una vez visto la parte de los problemas
pasaremos a mostrar con sustento la mejora que se hará en las actividades del proceso para que pueda
funcionar de la mejor manera posible.

1. Presentación Corporativa
1.1. Objetivos
Objetivo General
● Mejorar el proceso de atención de casos de violencia escolar en la IE 6082 Los Próceres
de Santiago de Surco, Lima, durante el periodo de educación virtual.

Objetivos específicos
● Analizar el proceso de atención de casos de violencia escolar en la institución en el año 2021.

● Identificar problemas o falencias en el proceso de atención de casos de violencia escolar en

la institución en el año 2021.

a
 ● Rediseñar el proceso de atención de casos de violencia escolar en la institución en el
año 2021.
1.2. Alcance
En el presente proyecto se va realizar un análisis de la situación actual del proceso de
atención de casos de violencia escolar de la IE 6082 Los Próceres y en base a ello detectar algunas
deficiencias y falencias para finalmente realizar una mejora del mismo. Esto debido a que el ámbito
virtual de la educación ha afectado a muchos procesos de la institución y consideramos que es
imprescindible asegurar, pese a este cambio al sistema virtual, que el proceso se lleve correctamente,
ya que se encarga de la protección integral de niños, niñas y adolescentes.
1.3. Restricciones
Pandemia del Covid-19: Debido a la pandemia, el proceso se tiene que analizar a través de
entrevistas llevadas a cabo por medio de videoconferencias. Asimismo, como no se cuenta con la
posibilidad de visualizar el funcionamiento del proceso para documentar su situación actual, toda la
información se tiene que recopilar tanto de las entrevistas que se realicen a los actores principales
como de la institución a la cual se tiene acceso.
Tiempo de acción: El tiempo establecido para realizar este proyecto de mejora se encuentra
separado en dos fases, la primera comprendida por el rediseño del proceso, para el cual se establece
como fecha de inicio el día 14 de octubre del 2021 y se encuentra contemplado a que finalice el 13 de
enero del 2022; es decir, en un tiempo aproximado de 3 meses, en donde los integrantes del equipo se
comprometen a dedicar un promedio de tres horas a la semana cada uno. Asimismo, para la segunda
fase de implementación se designa el establecimiento de un tiempo de 2 meses. Es síntesis; el tiempo
de acción esperado para la finalización de todo el proyecto es de aproximadamente 5 meses.
2. La organización
2.1. Descripción de la organización

La IE N° 6082 Los Próceres es una institución pública de nivel primaria y secundaria,

dedicada a la formación y enseñanza de escolares. Se encuentra situada en en el distrito limeño de
Santiago de Surco; por ende, integra la UGEL 07 San Borja y pertenece a la Dirección Regional de
Educación Lima Metropolitana, las cuales se encargan de vigilar y monitorear el servicio educativo.

2.2. Misión

La IE N° 6082 Los Próceres busca lograr que todas y todos los estudiantes culminen la
escolaridad primaria y secundaria, afiancen los aprendizajes establecidos en el currículo nacional y
alcancen su desarrollo integral en espacios seguros, inclusivos, de sana convivencia, libres de
violencia y cultura ambiental.

2.3. Visión

Hacia el 2021 la IE Nº 6082 Los Próceres, busca ser reconocida como una IE pública que
contribuye a que todos sus estudiantes desarrollen sus competencias, accedan al mundo letrado,
resuelvan problemas, practiquen valores, sigan aprendiendo, se conviertan en ciudadanos con
derechos y responsabilidades, y contribuyan al desarrollo de su comunidad y del país combinando su
capital cultural y natural con los avances tecnológicos y desarrollo sostenible del ambiente en
concordancia con el perfil de egreso del Currículo Nacional de Educación Básica (CNEB).

a
2.4. Organigrama

La IE 6082 Los Próceres se encuentra constituida por 5 órganos, los cuales, mediante un
trabajo conjunto, buscan alcanzar las metas trazadas.

● Órgano de dirección: Órgano encargado de la gestión de la institución, está constituido por la

subdirección y dirección, siendo este último el nivel más alto de decisión y está a cargo de un
director, quien es el responsable de la programación, organización, conducción, desarrollo,
acompañamiento, monitoreo y control de todas las acciones técnico-pedagógicas y
administrativas de los diferentes servicios que brinda el Institución Educativa. Asimismo, se
cuenta con un subdirector de formación general y un subdirector de primaria, quienes serán los
encargados de la planificación, organización, dirección, supervisión y control de desarrollo de la
actividad educativa del nivel primaria y secundaria, y primaria, respectivamente.

● Órgano de Línea académico y disciplinario: Órgano compuesto por la jefatura de laboratorio y

la coordinación de TOE. La jefatura de laboratorio se divide en Ciencias, Física y Cómputo. Sus
principales labores son coordinar y dirigir las acciones pedagógicas del área de CTA (Física,
Química y Biología) y administrar el laboratorio de Ciencias y Física. Mientras que la
coordinación de TOE es responsable de conducir las actividades de orientación y bienestar del
educando en la I.E.

● Órgano de Apoyo Administrativo: Órgano designado para prestar servicios generales a los
otros órganos. La secretaría, los auxiliares de oficina y laboratorio, y el personal de servicio son
los principales responsables de cumplir con las actividades designadas. Sus principales funciones
son participar en la gestión administrativa de las instancias de gestión educativa y ejercer
funciones de carácter profesional, técnico y auxiliar, contribuyendo al adecuado funcionamiento
de estas instancias y a la creación de un clima institucional favorable.

● Órgano de ejecución: Órgano constituido por los profesores de primaria y secundaria, auxiliares
de laboratorio y educación y el departamento de Psicología. Los docentes y auxiliares son
agentes fundamentales en la orientación del proceso educativo y tienen como misión contribuir
eficazmente en la formación de los estudiantes en todas las dimensiones del desarrollo humano.
Además, desarrollan competencias y capacidades para resolver problemas, poniendo en práctica
sus conocimientos y facultades para analizar la realidad. Los psicólogos forman parte del equipo
de TOE y dependen de la Coordinación de TOE, SDFG y Dirección de la IE. Se encargan de
brindar acompañamiento en la formación, el desarrollo de las capacidades educativas de los

a
 estudiantes y la atención a los estudiantes, brindándole el soporte emocional, así como orientando e
informando a los padres de familia de manera eficiente y oportuna.

● Órgano de participación: Órgano conformado por la asociación de padres de familia, el comité

de aula, el municipio escolar y los promotores ambientales. Sus principales labores dentro de la
institución son contribuir con los demás actores educativos al mejoramiento de la calidad de los
aprendizajes y servicios que ofrece la Institución Educativa. Además, buscar la representación de
los estudiantes y promover la participación estudiantil para el ejercicio de sus derechos y
responsabilidades.

2.5. Diagrama de la organización

El diagrama de la organización permitirá describir la estructura básica de la IE Los Próceres

de Surco. En la sección “Ambiente”, se encuentra la influencia del entorno. Actualmente, las
regulaciones por el COVID 19, las normativas por parte de instancias como la Dirección Regional de
Lima Metropolitana, Minedu y UGEL y además, las condiciones políticas, sociales y económicas de
Perú; son las principales influencias en el ambiente de esta institución.

En la sección “Recursos”, se puede apreciar que el personal de esta institución consta de

profesionales y personas naturales. Su capital proviene del presupuesto asignado por la UGEL 7 San
Borja. Asimismo, el PRONIED (Programa Nacional de Infraestructura Educativa) es el encargado de
proveer la tecnología e infraestructura requerida en la institución. Los materiales, son otorgados,
específicamente, por la Unidad Ejecutora 120 Programa Nacional de Dotación de Materiales
Educativos.

a
 En la sección “Accionistas”, se considera al Ministerio de Educación como el principal
“dueño” de la IE Los Próceres de Surco. Además, en la sección “Mercado”, es decir, como principales
clientes se consideran a los padres de familia, apoderados y estudiantes.

En el centro del diagrama, se muestran los procesos principales de la Institución, que inician
con la elaboración del PEI (Proyecto Educativo Institucional), PAT (Plan Anual de Trabajo) y PCI
(Proyecto Curricular Institucional), continúan con la enseñanza e impartición de conocimientos y
culminan con la evaluación estudiantil. Adicionalmente, se presenta la relación entre estos y el
“mercado” de la Institución.

Finalmente, en la sección “Competencia”, se identifica que, debido a ser una institución

pública, la IE Los Próceres no presenta competidores directos; sin embargo, debe cumplir con la
misión propuesta.

2.6. Cadena de valor

Antes de seleccionar el proceso a mejorar primero se va a realizar un análisis de la cadena de

valor referente a la institución Los Próceres. En la siguiente imagen podemos apreciar cómo esta nos
indica las actividades de soporte y primarias que se realizan:

Actividades de soporte
● Infraestructura: Relacionado a la planeación y financiación necesaria para el
correcto funcionamiento de la institución educativa.

● Administración de Recursos Humanos: Procesos que se encargan de establecer una plana

docente dentro de la institución para el periodo escolar correspondiente. Ello implica primero
realizar una selección, capacitación y evaluación de los mismos, si logran cumplir con estas
pruebas se convierten en los encargados de brindar educación a los estudiantes procerinos; y de
efectuar una contratación del personal administrativo, los cuales serán los encargados de
gestionar el presupuesto asignado por UGEL-07, políticas y eventos en la institución. También el
personal de limpieza es esencial, debido a que mantiene a la institución en buenas condiciones
de sanidad, para esta parte cabe resaltar que pese a estar en un entorno virtual estos siguen
realizando su labor

a
 para mantener a la institución en óptimas condiciones sanitarias en caso se requiera un regreso a la
presencialidad.

● Desarrollo Tecnológico: En la institución se realiza un constante mantenimiento de los equipos

de cómputo, esto para que no se lleguen a deteriorar por la humedad y se mantengan en óptimas
condiciones para la vuelta de la presencialidad. Asimismo, como por el momento la institución
se encuentra en un entorno virtual, actualmente se utilizan aulas virtuales a través del Google
WorkSpace, en el cual se incluyen las plataformas Google Chrome, Google Meet; entre otras,
necesarias para impulsar el aprendizaje de los estudiantes dentro de la institución.

● Adquisiciones: Cabe señalar que la institución no va realizar ningún tipo de compra, esto debido
a que, al ser una institución pública, el Ministerio de Educación se encarga de abastecer a la
institución con la tecnología y el material educativo adecuado. Para la tecnología el PRONIED
(Programa Nacional de Infraestructura Educativa) se responsabiliza en otorgar a la institución
diversos equipos tecnológicos como laptops, tablets y computadoras. Mientras que para el
material educativo el PNDME (Programa Nacional de Dotación de Materiales Educativos)
brinda a la institución libros y algunos materiales educativos que apoyen al aprendizaje de los
estudiantes.

Actividades primarias
● Logística de Entrada: La institución primero se encarga de recepcionar solicitudes de
matrícula, ya sea por parte de padres de familia, apoderados o estudiantes. Los cuales se utilizan
para la incorporación de estudiantes dentro de la institución educativa 6082 Los Próceres.
● Operaciones: Antes de iniciar cualquier periodo educativo, la institución se encarga de elaborar
el PEI, PAT y el PCI, esto para mejorar el logro de aprendizaje de los estudiantes y para
establecer actividades o tareas que se necesiten. Una vez establecido esto, los procesos tienen la
labor de enseñar e impartir conocimientos a los estudiantes según lo estipulado anteriormente. A
su vez, se van a realizar evaluaciones que permitan medir si estos planes y proyectos
establecidos están logrando impulsar el nivel de conocimiento deseado del estudiante.
● Logística de Salida: Al culminar el periodo escolar, se efectúa la entrega de certificados de
estudios, el cual muestra que el estudiante ha logrado terminar con éxito todo el nivel secundario
y se encuentra preparado para ampliar sus conocimientos a través de una carrera técnica o
profesional.
● Marketing y ventas: Al ser la institución de tipo pública, no se requiere la parte de ventas,
debido a que la educación que se proporciona es gratuita. Asimismo, para la parte de publicidad,
esta cuenta con una página web en la cual se puede encontrar información para la inscripción y
los diferentes eventos se han realizado en la institución.
● Servicios complementarios: Además de la enseñanza de los estudiantes, la institución cuenta
con una orientación psicológica y de tutoría, los cuales tienen como fin acompañar
afectivamente a los estudiantes para potenciarlos tanto en su vida cotidiana como profesional. A
su vez, encontramos la atención de casos de violencia escolar, el cual es imprescindible para
asegurar la protección integral de niños, niñas y adolescentes. Por último, encontramos la
escuela de padres, la cual se enfoca en ayudarlos a comprender sobre las necesidades e
inconvenientes que presentan sus hijos y qué hacer para ayudarlos.

Proceso Core u Operativo Procesos Habilitadores o de Apoyo Procesos de Gestión

a
 ● Proceso de planificación de
● Proceso de matrícula de Recursos Humanos horarios y asignación de
estudiantes. secciones.
● Proceso de enseñanza e ● Proceso de selección, capacitación y ● Proceso de planificación de
impartición de conocimientos. evaluación de profesores. contenidos educativos.
● Proceso de evaluación a los ● Proceso de contratación de personal ● Proceso de elaboración de
estudiantes. administrativo y de limpieza. lineamientos institucionales:
● Orientación psicológica y ● Gestión de sueldos y salarios de PEI, PAT y PCI.
tutoría personal docente, administrativo y de
● Atención de casos de violencia limpieza.
escolar.
● Proceso de atención a padres Equipo Tecnológico
de familia -Escuela de Padres
● Mantenimiento de los equipos de
cómputo.
● Gestión de las aulas virtuales a
través de Google WorkSpace.

Aspectos administrativos

● Recepción y distribución de material

educativo.
● Recepción y distribución de equipo
tecnológico.
● Gestión de mesa de partes y
trámites administrativos.

a
 3. Proceso seleccionado - actual
El proceso que hemos seleccionado para el presente proyecto es la atención de casos de
violencia escolar, el cual cómo hemos detallado anteriormente es el que va a permitir que se asegure
la protección integral de niños, niñas y adolescentes.

3.1. Participantes del proceso

Ahora bien, dentro de este proceso podemos encontrar a los actores o participantes
principales, los cuales van a estar encargados de garantizar el flujo correcto de las actividades.
Directora: Se encarga de asegurar que todas las actividades de la normatividad se realicen
adecuadamente en los tiempos y según los flujogramas de los protocolos definidos por lo que
podemos afirmar que es la dueña de todo el proceso.
Coordinadora de TOE: Tiene como función registrar los casos y analizarlos. Por otro lado,
mantiene una comunicación con los padres de familia, se encarga de derivar al alumno al
psicólogo de la institución y realiza el seguimiento del estudiante afectado.
Docente o Tutor: Se encarga de observar el comportamiento de cada estudiante. A su vez,
tiene la labor de informar a la Coordinadora de TOE sobre el algún caso de violencia que
haya presenciado o que tenga conocimiento.
Encarga de SíseVe: Tiene como función realizar un monitoreo continuo a la plataforma
SíseVe para observar si se ha efectuado algún tipo de reporte. Asimismo, es la encargada de
reportar un caso, registrar las acciones y realizar el cierre del mismo dentro de la plataforma
mencionada.
Encargados de convivencia: Son los encargados de elaborar un plan para hacer que la
convivencia entre los alumnos sea amigable. A su vez, se encarga de realizar un cronograma
de actividades coordinado con la directora y coordinadora de TOE. No tienen gran relevancia
dentro del proceso; sin embargo, tienen un rol preventivo el cual es importante para evitar que
se presenten casos de violencia dentro de la institución.
Psicólogo escolar: Tiene como labor realizar un análisis de la situación en la que se encuentra
el estudiante a través de la elaboración de un informe psicológico.

3.2. Normas que rigen el proceso

El proceso que se ha seleccionado se encuentra regido principalmente por 4 normativas, las
cuales tienen como fin regular las actividades que se van a realizar para el correcto funcionamiento
del proceso. Por ello, será de gran relevancia analizar cada una de ellas.

Decreto Supremo N°004-2018-MINEDU sobre la convivencia escolar

Es en este decreto donde se adoptan los lineamientos para la Gestión de la Convivencia
Escolar, Prevención y Atención de la Violencia Contra niñas, niños y adolescentes. Esto con la
finalidad de asegurar un desarrollo integral de los estudiantes dentro de la institución educativa, donde
los mismos se sientan en un entorno seguro y sin riesgos de presentar algun tipo violencia o
discriminación.

RVM N°262 _ 2019 Uso de la plataforma SíseVe

a
 En esta primera resolución se aprueba la Norma Técnica denominada “Disposiciones que
regulan la administración y el uso del portal SiseVe en las instancias de gestión educativa
descentralizada”. Dentro del cual se van a establecer orientaciones para el uso del Portal SíseVe en el
Minedu, direcciones regionales, unidades de gestión educativa e instituciones educativas tanto
públicas como privadas de la educación básica. Algunos apartados que podemos encontrar en esta
norma son las siglas de organismos relacionados, glosario de términos acerca del Portal SíseVe,
orientaciones acerca de su uso y responsabilidades del Minedu, DRE, UGEL y la IIEE.

RVM N°274 _ 2020 Actualización del Anexo 3 del Decreto Supremo N° 004-2018
Para la segunda resolución se actualiza el anexo 3 que se encuentra en el decreto
anteriormente mencionado. En este anexo encontramos los protocolos que se realizan para la atención
de la violencia contra niñas, niños y adolescentes; sin embargo, al cambiar del entorno presencial al
virtual, fue necesaria la creación de un apartado en el que se añadan los protocolos de actuación en
caso de violencia para la modalidad virtual.

RVM N°289 _ 2020 Protocolos para la atención de casos de violencia

Por último, en esta resolución se hizo efectiva una modificación de los “Protocolos para la
Atención de la Violencia Contra Niñas, Niños y Adolescentes”. En esta norma se define a los
protocolos como los documentos que establecen los procedimientos básicos para un atención
oportuna, efectiva y reparadora de las situaciones de violencia, contra niñas, niños y adolescentes de
tanto ámbitos urbanos como rurales que pudiesen presentarse o detectarse dentro de la IE, de acuerdo
al marco vigente.

a
 Protocolos Descripción

Protocolo 1 Violencia psicológica entre estudiantes

Protocolo 2 Violencia física o sexual entre estudiantes

Protocolo 3 Violencia psicológica de un personal de la IE hacia un estudiante

Protocolo 4 Violencia física de un personal de la IE hacia un estudiante

Protocolo 5 Violencia sexual de un personal de la IE hacia un estudiante

Protocolo 6 Violencia intrafamiliar (de un familiar hacia un estudiante)

Asimismo, se incorpora a la Norma Técnica: las “Disposiciones que regulan la administración

y el uso del portal SíseVe en las instancias de gestión educativa descentralizada”, un glosario
correspondiente a la eliminación de reportes registrados en el portal SíseVe, las cuestiones y etapas
que comprenden dicha eliminación y algunas responsabilidades por parte del Minedu, UGEL y las
IIEE.

3.3. El propósito del proceso, comportamiento deseado y atributos clave

“La atención de casos de violencia escolar, como todo proceso, tiene un objetivo. Este en específico
busca que las escuelas sean lugares seguros y protectores, donde las y los estudiantes puedan
desarrollarse libres de todo tipo de agresión o discriminación que pueda afectar su integridad y sus
aprendizajes”.
Esta descripción, aunque breve y sencilla, expresa la misión que se pretende alcanzar, y
coloca como eje central el bienestar de los estudiantes. Sin embargo, también pone en manifiesto una
pregunta:
¿Cómo es posible hacer realidad algo como ello?

De manera elemental, cualquier cosa que una entidad u organización desea lograr debe estar
enlazada con acciones concretas. Así pues, para asegurar que los estudiantes se sientan seguros y
protegidos dentro de su escuela, y se desempeñen adecuadamente en un entorno libre de violencia,
será necesario que el proceso tenga ciertos atributos tales como brindar una intervención rápida,
integral y oportuna.

Esta relación entre lo que se desea lograr (comportamiento deseado) y lo que se debe hacer o
tener para lograrlo (atributos clave) permite tener una perspectiva inicial sobre qué aspectos
específicos serán imprescindibles para saber si el proceso de “Atención de casos de violencia escolar”
se está ejecutando óptimamente.

En base a ello, a continuación, se muestra una lista de 5 aspectos del comportamiento

deseado, 5 atributos clave y algunas de sus relaciones:

a
 En la columna izquierda se ha colocado el impacto o comportamiento que se desea lograr con
el proceso. Esto es, que los estudiantes confíen en que el colegio actuará rápidamente si se presenta un
hecho de violencia. Al mismo tiempo, implica que los estudiantes se sientan seguros y protegidos por
los miembros de la IE, estén satisfechos con el proceso de atención y convivan en armonía, con
relaciones basadas en el respeto.

Por otra parte, en la columna de la derecha se mencionan los atributos del proceso. Estos abarcan
desde que los hechos de violencia sean fácilmente reportados e informados, se brinde una atención
psicológica y socioemocional efectiva y útil y se fomenten actividades de integración que permitan
mejorar la convivencia escolar.

a
Iniciando con un análisis más específico del proceso que se lleva a cabo en la institución educativa, es necesario mencionar que actualmente no se cuentan
con objetivos o indicadores relacionados a cada uno de los atributos clave descritos en el diagrama anterior. De modo que, hoy por hoy, la IE no puede
conocer con seguridad si está realizando las acciones necesarias que le permitan alcanzar dichos atributos y la consecución del comportamiento deseado, los
cuales a su vez, poseen un alto grado de impacto en el propósito del proceso.

Comportamiento Deseado Atributo Clave Proceso Objetivo Indicador

Los hechos de violencia son Registro y atención de casos No cuenta con un objetivo No cuenta con un indicador
● Los estudiantes conviven en armonía, fácilmente reportados e de violencia escolar definido definido
con relaciones basadas en el respeto. informados.

● Los estudiantes se sienten seguros y Existe una intervención integral, Registro y atención de casos No cuenta con un objetivo No cuenta con un indicador
protegidos por los miembros de la IE. rápida y oportuna frente a un caso de violencia escolar definido definido
de violencia.
● Los estudiantes se desempeñan
adecuadamente en un entorno libre de Se brinda una atención psicológica Derivación del caso a las No cuenta con un objetivo No cuenta con un indicador
violencia. y socioemocional efectiva y útil. autoridades competentes definido definido

● Los estudiantes están satisfechos con Los miembros del equipo de Registro y atención de casos No cuenta con un objetivo No cuenta con un indicador
el proceso de atención de casos de convivencia son personas de violencia escolar. definido definido
violencia. comprensivas y cercanas a los Seguimiento y monitoreo del
estudiantes caso
● Los estudiantes confían en que si se
encuentran en una situación de Se fomentan actividades de Seguimiento y monitoreo del No cuenta con un objetivo No cuenta con un indicador
violencia, el colegio actuará integración que permiten mejorar la caso definido definido
rápidamente asegurando su bienestar convivencia escolar.
e integridad.

a
3.4. Modelo IDEF0 - As Is
Ahora que ya conocemos el comportamiento deseado, es momento de detallar a profundidad en qué
consiste exactamente el proceso, cómo es ejecutado y qué actividades específicas están involucradas.
Para ello, se muestran dos diagramas que permitirán realizar de mejor manera el análisis.

Diagrama a Nivel Contexto

Como se observa en el modelo IDEF0 a nivel contexto, el proceso Atender casos de violencia
escolar en la I.E. Los Próceres se divide en 4 partes. Por un lado, se tiene la entrada o input que da
inicio al proceso, este es un Informe de Identificación a través del cual un profesor comunica que se
ha detectado un hecho de violencia que afecta a uno o varios estudiantes.

Por otro lado, en lo que respecta al output, el colegio termina la realización del proceso con
un Reporte de Progreso. En este documento se detalla la situación del estudiante o los estudiantes
agredidos, luego de que el colegio haya realizado las medidas y acciones correspondientes. Se
especifica si el estudiante ya está libre de cualquier tipo de violencia y si ha presentado avances
después de haber recibido la atención y soporte psicológico.

En cuanto a los controles, se han colocado 4 normativas que regulan la gestión de la

convivencia escolar en los colegios y la atención de los casos de violencia. Finalmente, en cuanto a
los recursos, se han especificado algunos de los ejecutores más importantes que participan en el
proceso. Esto es, el Equipo de convivencia (conformado por la coordinadora de Convivencia, 2
encargados de convivencia, un responsable de la plataforma Siseve y un psicólogo escolar), los
profesores, los directivos, los estudiantes y los organismos aliados (conformados por el Centro de
Emergencia Mujer, las postas de salud y la comisaría).

a
Primera descomposición
 En la primera descomposición, el proceso general ha sido subdividido en 3 subprocesos. El
primero, titulado como “Recepcionar y registrar caso”, abarca la recepción del Informe de
Identificación, el registro del caso en un excel y la adopción de algunas medidas dentro de la
institución educativa como la entrevista con los estudiantes involucrados. Este subproceso genera un
“Acta o Informe de registro de caso” según corresponda.

El segundo subproceso “Derivar el caso a las autoridades” utiliza como entrada el documento anterior.
A partir de la recepción de este documento se desencadenan una serie de actividades entre ellas la
comunicación del hecho a la Ugel, al psicólogo escolar y a otros organismos aliados. En este
subproceso se brinda la atención psicológica y culmina con el informe realizado por el psicólogo.

Por último, el tercer subproceso “Realizar seguimiento” inicia con la recepción del informe
psicológico. En este subproceso el personal de la IE, especialmente el tutor, se encarga de verificar y
monitorear al estudiante, asegurando sobre todo su continuidad educativa.

3.5. Modelo BPMN - As Is

Descripción del Subproceso 1

Para el primer subproceso podemos apreciar que está constituido por dos fases, en la primera
se efectúa la recepción del caso; mientras que en la segunda se realiza el registro y adopción de
medidas. Para la primera fase apreciamos que el proceso inicia con la manifestación del estudiante
al tutor o docente sobre el acto de violencia que ha sufrido, por su parte el tutor o docente será
encargado de elaborar un informe que será dirigido a la coordinadora de TOE, en este caso vemos
que el informe primero es recibido por la subdirectora para que finalmente sea derivado a la
coordinadora.

A continuación, surge la segunda fase en el cual la coordinadora después de recibir el informe

va a registrar el caso dentro de un Excel que maneja; luego va a analizar y averiguar la situación y
procederá a tomar una decisión en función a la situación. Para este caso la institución solo trabaja
en función del protocolo Nº6 “Violencia psicológica, física y/o sexual por un familiar u otra
persona”. En caso este se presente se va realizar un acta de Registro del caso; mientras que cuando
no sea así, se realizará una entrevista con los involucrados para llegar a un consenso,
posteriormente se realizará el informe de registro de caso y acciones realizadas. Cabe destacar que
en ambos casos el subproceso va a finalizar con el envío de la documentación producida a la
directora.

Descripción del Subproceso 2

Continuando con el segundo subproceso, se puede identificar que inicia con la recepción de la
documentación, la cual será destinada a la directora de la institución, quien está encargada de su
revisión. En el caso de que reciba un acta, procede a verificar la existencia de una denuncia,
realizándose si es que no existiera una previa, y enviando un oficio para informar a la UGEL. En el
caso de que no reciba un acta, se sigue con el proceso. A continuación, la coordinadora de TOE
efectúa comunicación con los padres y son estos, quienes deciden si desean que se derive al
estudiante a un psicólogo. Si la decisión es negativa, se les recomienda acudir a algún centro de

a
atención psicológica cercano o buscar atención particular; mientras que si la decisión es positiva, la
coordinadora de TOE informa y envía la documentación del caso al psicólogo escolar. El
psicólogo se encarga de realizar una entrevista al estudiante para poder analizar el caso. Después
de aproximadamente 3 semanas, redacta un informe psicológico y lo entrega a la coordinadora de
TOE, quien lo recibe y culmina el subproceso, enviándolo al tutor.

Descripción del Subproceso 3

Por último, el tercer subproceso inicia con la recepción de los documentos enviados a TOE.
Como primera tarea se observa que el tutor se encarga de verificar el avance del estudiante en
clase, luego realiza sesiones grupales con temática de prevención y posterior a este punto, entra en
acción la coordinadora de TOE que se encarga de realizar actividades de monitoreo, lo cual
permite observar la mejora del estado del afectado. De esta manera, tras esperar un lapso de 20
días, se vuelve a realizar el seguimiento del caso. Es necesario mencionar que, durante este
subproceso, se realiza el registro de las observaciones en un excel de casos manejado por la
coordinadora de TOE y se realiza un informe de progreso que es enviado a la directora para que
tome conocimiento del estado de la situación.

a
Subproceso 1

a
Subproceso 2

a
Subproceso 3

a
4.6. Jerarquía de Procesos

Descripción: La descomposición jerárquica del proceso de atención de casos de violencia sugiere un nivel de análisis correspondiente al nivel del
proceso, es por esta razón que en el diagrama presentado se toma en consideración una división de 2 niveles. Comenzando con el nivel 0, nos encontramos
con el proceso analizado. Siguiendo con el nivel 1, se tiene 3 subprocesos acorde al análisis As Is realizado, dentro del cual se observa el registro y atención
de casos de violencia, la derivación del caso a las autoridades competentes y el seguimiento del caso. Siguiendo con el siguiente nivel, se presentan las
actividades para cada subproceso mencionado, las cuales se encuentran acorde a la descomposición realizada en las hojas de trabajo de análisis de
arquitectura.

a
4.7. Hojas de trabajo de análisis de procesos - As Is

Procesos de nivel 1

Esta forma de documentar la arquitectura de procesos permite responder a las siguientes interrogantes: ¿cómo se medirá el proceso?, ¿quién será el
responsable del proceso? y ¿qué recursos están vinculados a cada proceso?

Descripción: El proceso que se analiza utilizando esta herramienta es la Atención de casos de violencia. Este tiene como responsable a la directora,
quien se encarga de asegurar que las actividades se realicen adecuadamente según la normativa y como gerente de los subprocesos a la coordinadora de TOE,
quien cumple funciones de gestión, pero también como habilitador. Por otro lado, como se observa en el diagrama, la institución no tiene una forma de cómo
medir el proceso, ya que no cuenta con una meta estratégica ni objetivos para los procesos. Finalmente, se resaltan los recursos utilizados en cada uno de los 3
subprocesos analizados.

a
 Procesos de nivel 2

Tras analizar el proceso de nivel 1, el nivel de detalle que se presenta en esta hoja de trabajo varía considerablemente, ya que a cada subproceso
mencionado en el nivel anterior le corresponde una serie de actividades que permiten conocer el desarrollo de estos. Recordemos que la estructura del
diagrama se mantiene, por lo que se responde a las mismas interrogantes con un enfoque diferente.

Subordinado al Subproceso 1

Descripción: El subproceso que se analiza utilizando esta herramienta es la recepción y registro de casos de violencia. Este tiene como gerente de
procesos a la coordinadora de TOE en cada actividad y no cuenta con objetivos ni metas que permitan medir el subproceso. El desarrollo del mismo abarca la
toma de conocimiento del caso, la redacción del informe de identificación por el docente o tutor, el registro del caso, el cual dependiendo de su afinidad en
características con el protocolo 6 se realiza un acta o se toman acciones como la entrevista a los involucrados, y como último paso se envía la documentación
a la directora. Finalmente, los recursos utilizados están acorde a la necesidad de cada actividad.

a
Subordinado al Subproceso 2

Descripción: El subproceso que se analiza utilizando esta herramienta es la derivación del caso a las autoridades competentes. Este tiene como
gerente de procesos a la coordinadora de TOE en cada actividad y no cuenta con objetivos ni metas que permitan medir el subproceso. El desarrollo del
mismo abarca la comunicación con los padres, quienes deciden el tipo de ayuda psicológica para el menor, la entrevista con los alumnos realizada por el
psicólogo y el envío del informe de análisis en caso se haya optado por el servicio ofrecido por la institución. Por último, es necesario mencionar que los
recursos para cada actividad están acorde a las herramientas, tecnologías y personas que intervienen.

a
Subordinado al Subproceso 3

Descripción: El subproceso que se analiza utilizando esta herramienta es el seguimiento y monitoreo del caso. Este tiene como gerente de procesos a
la coordinadora de TOE en cada actividad y no cuenta con objetivos ni metas que permitan medir el subproceso. El desarrollo del mismo abarca el monitoreo
al estudiante en clases, la realización de charlas o sesiones de tutoría en las cuales la coordinadora de TOE interviene para observar el comportamiento del
estudiante y finalmente el envío de la información que incluye el informe de progreso hacia la directora o en caso no se evidencian mejoras, el informe de
situación al psicólogo. Por último, los recursos utilizados están acorde a la necesidad de cada actividad.

a
4.8. Hoja de Análisis de Tareas
A continuación, se va a realizar un análisis de algunas actividades que se encuentran dentro
del proceso. Este análisis será necesario para poder identificar oportunidades de mejora de una
actividad en específico. Se espera que la oportunidad de mejora que se encuentre sea significativa
para el funcionamiento del proceso.
Hoja de actividad 1

Hoja de Análisis de Actividad

Actividad: Registro de un caso de violencia Proceso: Atención de violencia escolar

Actividad ejecutada por ( X ) Empleado ( ) Software ( ) Ambos

Principal resultado de la actividad: Registro del caso en una hoja Excel

Medida(s) del resultado: No se presentan

Pasos en la actividad Responsabilidad Decisiones y Reglas Oportunidades de Mejora

1. El docente o tutor ● Docente/Tutor Decisión 1: Solo si se Se debe obviar la presencia de

reconoce un acto de ● Subdirectora presenta evidencia de la subdirectora para la
violencia. ● Coordinadora de TOE violencia será registrado el derivación del informe.
caso como tal.
2. Redacta el informe Se sugiere reemplazar el
de identificación del Regla 1: Se debe prestar informe por una notificación
caso. atención al reconocimiento de por un mensaje ya sea por
un acto de violencia. correo o cualquier otro medio
3. Deriva el informe a tecnológico.
la subdirectora. Regla 2: La redacción y
derivación del informe debe Se sugiere que los
4. La subdirectora deriva el ejecutarse al instante que se responsables de convivencia
informe a la coordinadora de reconoce un acto de violencia. reemplacen a la coordinadora
TOE. de TOE en estas actividades.
Regla 3: El contenido del
5. La coordinadora de informe debe ser entendible y
TOE recepciona el conciso.
informe.

6. La coordinadora de TOE
registra el caso en una hoja de
Excel.

En el presente análisis tenemos el registro de un caso de violencia; al igual que en las hojas de
trabajo, no se van a identificar medidas que puedan asegurar su correcta ejecución. Esta actividad, se
inicia con el reconocimiento de un acto de violencia del docente o tutor y termina con el registro
respectivo del caso en una hoja de Excel. Para cumplir su correcto funcionamiento se han establecido
3 reglas y 1 decisión. Asimismo, como oportunidades de mejora se encuentran mencionados: eliminar
la presencia de la subdirectora dentro de la actividad, esto debido a que genera una demora
considerable en la recepción del informe por parte de la coordinadora de TOE; como otra oportunidad
se encuentra reemplazar el informe por una notificación por correo o cualquier otro medio que facilite
la identificación del caso y por último se sugiere que estas actividades sean realizadas por los
responsables de Convivencia de modo que se pueda establecer un trabajo equitativo entre los
involucrados del proceso.
Hoja de actividad 2

Hoja de Análisis de Actividad

Actividad: Intervención psicológica Proceso: Derivación de violencia escolar

Actividad ejecutada por ( X ) Empleado ( ) Software ( ) Ambos

Principal resultado de la actividad: Informe psicológico

Medida(s) del resultado: No se presentan

Pasos en la actividad Responsabilidad Decisiones/Reglas Oportunidades de Mejora

1. La coordinadora de TOE cita ● Psicólogo escolar. Regla 1: Mantener un Se debe solicitar un psicólogo
al estudiante. ● Coordinadora de trato amigable en la escolar al Minedu para que
TOE. entrevista. atienda los casos de violencia
2. El psicólogo entrevista de la institución.
al estudiante. Regla 2: El contenido
del informe Se sugiere adquirir una
3. Analiza la declaración del psicológico debe ser plataforma interna que facilite
estudiante. conciso y entendible. el almacenamiento, envío y
recepción del informe
4. Redacta el informe psicológico. Regla 3: La redacción psicológico
del informe se debe
5. Deriva el informe. realizar en el menor
tiempo posible.
6. La coordinadora de
TOE recepciona el
informe.

Ahora pasaremos a realizar el análisis de la actividad referente a la intervención psicológica.

Tal como se muestra en la hoja, aquí tampoco se tienen medidas establecidas para el resultado
correspondiente, el cual es el informe psicológico. Ahora bien, esta actividad comienza con la citación
de la coordinadora de TOE al estudiante y finaliza con la recepción del informe psicológico. Como
responsables se encuentra el psicólogo escolar y la coordinadora de TOE. A su vez, esta actividad se
encuentra regida principalmente por 3 reglas mencionadas en el anterior cuadro, cabe resaltar que no
se muestran los pasos en caso el estudiante no se presente a las sesiones. Para las oportunidades de
mejora se anotaron 2, la primera en la que se va a solicitar un psicólogo que se encargue de tratar los
casos de violencia escolar, esto debido a que el psicólogo actual no tiene esas funciones como tal y
además de ello no dispone de mucho tiempo para centrarse netamente en la salud de los estudiantes ya
que ha sido asignado por el Minedu a otros 5 colegios. Finalmente, como otra oportunidad se hace
mención a la posibilidad de adquirir una plataforma interna donde se pueda realizar el
almacenamiento, envío y recepción del informe psicológico esto para facilitar la tarea tanto para el
psicólogo, responsable de su elaboración, como para la coordinadora de TOE, encargada de su
recepción.
Hoja de actividad 3

Hoja de Análisis de Actividad

Actividad: Comunicación con los padres Proceso: Derivación de violencia escolar

Actividad ejecutada por ( X ) Empleado ( ) Software ( ) Ambos

Principal resultado de la actividad: Acuerdo con el padre de familia

Medida(s) del resultado: No se presentan

Oportunidades de
Pasos en la actividad Responsabilidad Decisiones/Reglas
Mejora

1. Identificar al alumno afectado. ● Coordinadora de Decisión 1: Si el padre de La institución debe

TOE. familia no contesta se mantener actualizado el
2. Revisar el directorio de los intenta comunicar a través directorio de los
estudiantes. de terceros (vecinos, estudiantes.
familiares).
3. Localizar el número telefónico.
Decisión 2: Si el padre de
4. Realizar la llamada. familia no desea elegir al
psicólogo escolar se le
5. Contactar con el padre de recomienda un centro de
familia. atención psicológica; sino
se pasa a informar al
6. Preguntar sobre la psicólogo escolar.
preferencia de la intervención
del psicólogo escolar.

7. Llegar a un acuerdo.

Siguiendo con el análisis de actividades, para esta ocasión se encuentra la actividad

correspondiente a la comunicación con los padres de familia. Al igual que las anteriores actividades
tampoco se hará presente una medida del resultado referente a el acuerdo que se va a establecer con el
padre. Como apreciamos en la hoja la actividad va a iniciar identificando al alumno afectado para el
cual se requiere la comunicación del padre y va a culminar con el acuerdo propiamente dicho. En este
caso no se han identificado reglas; sin embargo, sí se presentan 2 decisiones, los cuales se encuentran
detallados en el cuadro. Respecto a la oportunidad se ha identificado una, la cual hace referencia a la
actualización del directorio de los estudiantes, este se entiende como el lugar donde se encontrarán los
datos correspondientes del menor. Esto debido a que se han registrado casos frecuentes en los que la
coordinadora de TOE cuando efectúa la llamada al número respectivo no encuentra respuesta o no
responde la persona que se espera o simplemente el número registrado no existe.

Hoja de actividad 4

Hoja de Análisis de Actividad

Actividad: Monitoreo al estudiante Proceso: Seguimiento de un caso de violencia

Actividad ejecutada por ( X ) Empleado ( ) Software ( ) Ambos

Principal resultado de la actividad: Informe de progreso

Medidas del resultado: No se presentan

Pasos en la actividad Responsabilidad Decisiones/Reglas Oportunidades de Mejora

1. Ingresar a las sesiones ● Coordinadora de Regla 1: Las sesiones de tutoría Se debe delegar el monitoreo
de tutoría. TOE se realizan de acuerdo a la al tutor.
planificación anual establecida.
2. Recibir información del tutor. Se sugiere adquirir una
Regla 2: El contenido del plataforma interna que facilite
3. Observar una mejora en el informe psicológico debe ser el almacenamiento, envío y
comportamiento del estudiante. conciso y entendible. recepción de documentos para
esta actividad en específico
4. Retirarse de la sesión. Decisión 1: Si no se evidencia
una mejora en el
5. Redactar el informe de comportamiento se deberá
progreso. informar al psicólogo escolar.

Continuando con el análisis, nos encontramos con la última actividad correspondiente al

monitoreo del estudiante. Aquí también no se van a presentar medidas del resultado adquirido,
referido al informe de progreso. Aquí la actividad empieza con el ingreso de la coordinadora de TOE
a las sesiones de tutoría establecidas y concluye con la redacción del informe de progreso. Para este
caso podemos encontrar 2 reglas y 1 decisión detallados en la hoja. En referencia a las oportunidades
de mejora se presentan 2 principalmente, como primer punto delegar el monitoreo al tutor; esto quiere
decir que el tutor pasará a realizar el monitoreo del estudiante esto debido a que como tutor tiene
contacto constante con el alumno afectado por lo que puede ser más efectivo y seguro para el
estudiante.

Ahora, respecto a la segunda oportunidad de mejora se presenta la adquisición de una

plataforma interna, la cual dentro de la actividad de monitoreo tendrá como fin facilitar el
almacenamiento, envío y recepción principalmente del informe de progreso, esto debido a que como
se va a llevar un monitoreo periódico al estudiante, la información que se presente en el informe
deberá ser actualizada con las nuevas observaciones. Ahora, la implementación de la plataforma
contribuirá también en la simplificación de la actualización del informe.

4. Problemas del proceso y cambios necesarios

4.1. Evaluación del comportamiento humano
Una vez mencionado el análisis de algunas actividades, pasaremos a evaluar el
comportamiento de los implicados dentro de los mismos. Para ello, se va a realizar un detalle de su
comportamiento en las actividades que les compete y luego en unos cuadros llamados “Hoja de
análisis de desempeño humano” se colocará una pregunta en la cual tendrá como respuesta “sí” o “no”
en función de lo que se ha logrado analizar.
A) Registro de un caso de violencia
Actividades respecto a el informe de identificación
 Para las actividades, el docente o tutor va a identificar un acto de violencia, luego de
ello se encargará de la redacción del caso. Ahora bien, al analizar la actividad en algunos
apartados se ha identificado lo siguiente:
● Especificaciones de la actividad: Se ha percibido a través de preguntas hacia los
docentes que no tienen establecidos ningún tipo de objetivo ni meta dentro del proceso.
Asimismo, en una entrevista con la coordinadora de TOE se hizo mención de que los
profesores o docentes deben tener mayor compromiso e implicación dentro del proceso
debido a que muchos no cumplen las indicaciones que se le han realizado sobre la
presencia de un caso de violencia, tal es el caso que como ejemplo se hizo mención de
que pese a estos tener la obligación de informar directamente a la coordinadora de TOE
sobre el hecho, la información llega de la subdirectora.
● Actividades de soporte: Los docentes en una de las preguntas, se mencionó que no se
tiene conocimiento de la realización de charlas enfocados en ellos, solo se hacen charlas
que mencionan al proceso de manera general pero no se enfocan en las actividades de
ellos.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo a los tutores por el cumplimiento de su labor en el informe de
identificación; sin embargo, siempre se le recuerda su compromiso con la protección
integral del menor.
● Retroalimentación: La coordinadora de TOE menciona que se informa al docente o
tutor cuando no registra el informe correspondiente; sin embargo, no siempre se le da
una retroalimentación a través de una felicitación o queja respecto a su actuación dentro
del proceso.
● Habilidades y capacidades: El docente o tutor no tiene conocimiento sobre lo
diagramas; es más, en las entrevistas notamos que varios de los participantes presentaron
nociones distintas del mismo por lo que se considera que el proceso no se encuentra
estandarizado ocasionando que los ejecutores, como en el caso de los docente o tutores,
presenten dificultades para la realización de sus actividades.

Actividades respecto a la Hoja de Excel de casos

En las actividades se va recepcionar el informe que ha sido redactado por el docente,
luego de ello se pasará a realizar la respectiva anotación en la hoja de Excel. Para esta
actividad se encontraron las siguientes disposiciones:
● Especificaciones de la actividad: Respecto a esta actividad, no se ha identificado algún
problema que dificulte la ejecución del mismo, debido a que la coordinadora de TOE los
realiza de manera correcta.
● Actividades de soporte: Para este punto se tiene conocimiento de que la coordinadora de
TOE ha recibido documentación regida por el Minedu, donde se incluyen invitaciones
para participar en capacitaciones; sin embargo, debido al tiempo que dispone no
participa en dichas capacitaciones.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo a la coordinadora de TOE por el cumplimiento de su labor en el
informe de identificación; sin embargo, siempre se le recuerda su compromiso con la
protección integral del menor.
● Retroalimentación: La coordinadora de TOE a través de las entrevistas nos hizo
mención de que se encuentra en constante comunicación con la directora a fin de
informar sobre las acciones realizadas. Ahora bien, no se hizo mención de parte de la
directora ni de la
 coordinadora si se realiza un tipo de feedback acerca de la labor que realiza dentro del
proceso.
● Habilidades y capacidades: La coordinadora de TOE a través de algunos archivos que
nos mostró logramos apreciar que tiene un buen manejo en lo que respecta las hojas en
Excel, esto es un punto positivo debido a que le facilitará la ejecución de registro.

B) Comunicación con los padres de familia

Actividades relacionadas al contacto con el padre de familia
Siguiendo con las actividades, para este punto se va localizar el número telefónico del
padre de familia, seguido de ello se realizará la llamada finalizando con la respuesta
respectiva del padre de familia.
● Especificaciones de la actividad: Respecto a la localización del número telefónico, la
coordinadora de TOE nos mencionó que solicita a los tutores los números para facilitar
el proceso; sin embargo, estos muchas veces mencionan “excusas” haciendo que se
genere una demora en la localización del mismo.
● Actividades de soporte: Ahora bien, se puede afirmar que la institución realiza un
adecuado uso del directorio de los estudiantes, debido a que a cada tutor se le entrega
una copia de la información en referencia a los alumnos que le corresponde con el fin de
facilitar la localización de un número en caso se requiera.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo a la coordinadora de TOE por el cumplimiento de su labor de
contactar con el padre de familia del menor afectado; sin embargo, siempre se le
recuerda su compromiso con la protección integral del menor.
● Retroalimentación: Cuando se llega a presentar un caso en el que no se detecta el
número se va a intentar comunicarse con el mismo por medio de terceros. Ahora bien,
en el momento que se llega a establecer el contacto con el padre de familia la
coordinadora de TOE le indicará sobre su falta de compromiso con la institución debido
a que por el erróneo registro de su número telefónico no se puede establecer un contacto
inmediato en un momento de urgencia como lo es un caso de violencia escolar.
● Habilidades y capacidades: Para este punto no se ha identificado ningún tipo de
habilidad ni capacidad que pueda influenciar en el desempeño del responsable de la
actividad.

Actividades relacionadas a la consulta del psicólogo escolar

Respecto a las actividades, es aquí donde se va realizar la consulta al padre de familia
sobre si prefiere la intervención del psicólogo escolar en el caso del menor, seguido de ello se
va a establecer un acuerdo.
● Especificaciones de la actividad: Para este punto, la coordinadora de TOE nos
menciona que casi siempre se llega a establecer un acuerdo, debido a que el padre de
familia entiende que su hijo necesita la atención de un profesional ya sea por parte de un
psicólogo interno o externo.
● Actividades de soporte: Respecto a este punto, no se ha identificado ningún tipo de
soporte que pueda influenciar en el desempeño del responsable de la actividad.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo a la coordinadora de TOE por el cumplimiento de su labor de
establecer un acuerdo con el padre de familia; sin embargo, siempre se le recuerda su
compromiso con la protección integral del menor.
 ● Retroalimentación: Ahora bien, la coordinadora de TOE no recibe ningún tipo de
retroalimentación en donde se le indica si está realizando un correcto desempeño en lo
que respecta la orientación proporcionada al padre de familia.
● Habilidades y capacidades: Por lo que se sabe, la coordinadora de TOE tiene
conocimiento sobre los organismos con los que cuenta la institución, por lo que está
preparada para realizar una orientación idónea al padre de familia.

C) Intervención psicológica
Actividades relacionadas a la ficha de entrevista
En lo que respecta a las actividades, se va a citar al estudiante para que ingrese a las
sesiones con el psicólogo, seguido de ello se efectuará la entrevista con el mismo.
● Especificaciones de la actividad: Según lo mencionado por la coordinadora de TOE, el
psicólogo no realiza terapias específicas para un caso de violencia dentro de las sesiones.
Sino se encarga de realizar charlas con los estudiantes para identificar su
comportamiento, así como también algunos consejos o recomendaciones de lo que
podría realizar para mejorar su salud mental.
● Actividades de soporte: Una vez se establece un acuerdo con el padre de familia para la
intervención del psicólogo escolar, la coordinadora de TOE pasa a informarle sobre la
necesidad de su participación para las sesiones psicológicas, esta acción inmediata
genera que la recepción del caso se realice en el menor tiempo posible. Por otro lado, la
institución brinda materiales de apoyo para que el psicólogo pueda realizar sus sesiones
de manera dinámica.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo al psicólogo por el cumplimiento de su labor de realizar la
entrevista con el estudiante afectado; sin embargo, siempre se le recuerda su
compromiso con la protección integral del menor.
● Retroalimentación: El psicólogo recibe una retroalimentación acerca de su desempeño;
sin embargo, este no es frecuente sólo ocurre ocasionalmente. Asimismo, no se realiza
una encuesta de satisfacción donde el estudiante mencione si la atención recibida fue
óptima.
● Habilidades y capacidades: El psicólogo que se encuentra en la institución cuenta con la
suficiente experiencia para tener la capacidad de formular preguntas adecuadas en las
entrevistas con el estudiante. Asimismo, al ser derivado por parte de la Minedu conoce
todos los protocolos que se debe realizar cuando ocurre un caso de violencia.
Actividades respecto a el informe psicológico
Implica la redacción del informe psicológico, el cual será derivado a la coordinadora
de TOE.
● Especificaciones de la actividad: En lo que respecta la redacción del informe, el
psicólogo no dispone de mucho tiempo para realizarlo debido a que no solo está a
disposición de la institución los Próceres, sino que también es derivado a otras
instituciones para las cuales se presentan casos similares.
● Actividades de soporte: Respecto a la entrevista mencionada en la actividad anterior, se
nos menciona su duración no considera el adecuado, por lo que no se podría realizar un
análisis profundo en dicha entrevista.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo al psicólogo por el cumplimiento de su labor de derivar el
informe
 psicológico del estudiante afectado a la coordinadora de TOE. Sin embargo, siempre se le
recuerda su compromiso con la protección integral del menor.
● Retroalimentación: Según lo que se nos menciona en las entrevistas, la coordinadora de
TOE tiene muchas veces que insistir al psicólogo la entrega del informe psicológico,
esto debido a que no se pueden aplicar medidas ni continuar con el flujo del proceso sin
antes conocer el estado actual del estudiante.
● Habilidades y capacidades: Como se mencionó anteriormente, el psicólogo no cuenta
con mucho tiempo; por lo que es preciso mencionar que se le presenta dificultades en su
capacidad para gestionar el tiempo en función a las responsabilidades que le competen.
D) Monitoreo al estudiante
Actividades relacionadas a las observaciones anotadas en el Excel de casos
En las actividades se encuentra la recepción de la información del tutor acerca del
estado del alumno afectado, el monitoreo a las sesiones de tutoría, y la anotación de lo
observado en el Excel de casos con el que cuenta la coordinadora de TOE.
● Especificaciones de la actividad: Respecto a esta actividad, no se ha identificado algún
problema que dificulte la ejecución del mismo, debido a que la coordinadora de TOE los
realiza de manera correcta.
● Actividades de soporte: Para llevar a cabo el monitoreo será necesario las sesiones de
tutoría, las cuales se realizan respetando lo establecido en la planificación anual de
trabajo. Asimismo, se hace mención de que el tutor recibe una retroalimentación por
parte de la coordinadora de TOE acerca del contenido de las sesiones que realiza.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo a la coordinadora de TOE por el cumplimiento de su labor de
anotar la situación del estudiante en la Hoja de Excel. Sin embargo, siempre se le
recuerda su compromiso con la protección integral del menor.
● Retroalimentación: La coordinadora de TOE según lo que nos menciona no presenta
ningún tipo de retroalimentación sobre su desempeño respecto a la observación del
estudiante afectado con su respectivo registro en el Excel de casos.
● Habilidades y capacidades: Al ser la coordinadora de TOE la que presenta mayor
relevancia e implicación dentro del proceso, cuenta con los conocimientos de tanto los
plazos como actividades en la que se realizan en la actividad de monitoreo, tomando en
consideración las normativas vigentes.
Actividades respecto a el informe de progreso
Respecto a las actividades, se debe asegurar la evidencia de una mejora del
estudiante, para luego redactar el informe de progreso, el cual culminará con su derivación a
la directora.
● Especificaciones de la actividad: Según el análisis realizado, la coordinadora de TOE
no cuenta con criterios establecidos para la elaboración del informe de progreso. Por lo
que usa su propio criterio para realizarlo; pese a ello, la forma en el que lo realiza es el
adecuado debido a que se apoya de lo que se determinó tanto en el informe psicológico
como en las observaciones y la información proporcionada por el tutor.
● Actividades de soporte: Cada vez que la coordinadora de TOE dispone del tiempo para
ingresar una sesión de tutoría va a recibir información del docente y a observar el
comportamiento de los estudiantes, la información recolectada será actualizada en el Excel
de casos según las nuevas observaciones analizadas, cabe mencionar que estas
actualizaciones se realizan aproximadamente cada 6 meses.
● Consecuencias: Al ser la institución Los Próceres de carácter público no se otorga
ningún tipo de incentivo a la coordinadora de TOE por el cumplimiento de su labor de
derivar el
informe de progreso del estudiante a la directora. Sin embargo, siempre se le recuerda su
compromiso con la protección integral del menor.
● Retroalimentación: La coordinadora de TOE según lo que nos menciona no presenta
ningún tipo de retroalimentación sobre su desempeño respecto al monitoreo que
certifique la mejora del estudiante.
● Habilidades y capacidades: La coordinadora a través de los informes y su Excel de caso
cuenta con la información necesaria para tener la capacidad de identificar correctamente
si se presenta una mejora sustancial en el estudiante.
 Hoja de Desempeño 1

Hoja de análisis de desempeño humano

Proceso o subproceso: Atención de violencia escolar Actividad o trabajo: Registro de un caso de violencia Análisis AS-IS ( ✔) o TO BE ( )

Problema de desempeño principal

Medidas de las
Tareas incluidas en la
tareas de
actividad Especificaciones de la actividad
desempeño Actividad de soporte Consecuencias Retroalimentación Habilidades y capacidades

Informe de identificación ¿El docente o tutor tiene ¿Los docentes o tutores ¿Existe algún tipo de incentivo ¿La coordinadora de TOE ¿El docente o tutor tiene pleno
-Actividades conocimiento acerca de los reciben suficientes para aquellos tutores o proporciona una conocimiento sobre las
relacionadas: objetivos de la actividad? charlas sobre el proceso? docentes que redactan el retroalimentación al docente especificaciones de la actividad de
- Identificar un acto de ● Sí ● Sí informe de identificación? o tutor? registro de un caso dentro del proceso?
violencia. ● No ● No ● Sí ● Sí ● Sí
● No ● A veces ● No
- Redacta el informe de ¿El docente o tutor muestra ● No
identificación del caso. No presenta implicancia dentro del proceso? ¿El docente o tutor presenta problemas
● Sí al momento de elaborar el Informe de
● A veces Identificación?
● No ● Sí
● No

Hoja de Excel- No identificado ¿La coordinadora de ¿Existe algún tipo de incentivo ¿La coordinadora de TOE ¿La coordinadora de TOE tiene
Actividades TOE participa en las para la coordinadora de TOE recibe una retroalimentación conocimiento sobre el manejo de una
relacionadas: capacitaciones de parte por realizar la anotación en la por parte de la directora hoja de cálculo Excel?
- Recepcionar informe de del Minedu? respectiva Hoja de Excel? acerca de su labor en el ● Sí
No presenta
identificación ● Sí ● Sí proceso? ● No
● No ● No ● Sí
- Anotar el caso en una ● No
hoja de Excel

a
 Hoja de Desempeño 2

Hoja de análisis de desempeño humano

Proceso o subproceso: Derivación de violencia escolar Actividad o trabajo: Comunicación con los padres Análisis AS-IS ( ✔) o TO BE ( )

Problema de desempeño principal

Medidas de las
Tareas incluidas en la actividad tareas de
Especificaciones de la
desempeño Actividad de soporte Consecuencias Retroalimentación Habilidades y capacidades
actividad

Contactar con el padre ¿Se localiza rápidamente el ¿Se realiza un uso ¿Existe un incentivo para la ¿La coordinadora de TOE No identificado
de familia-Actividades número telefónico del padre de adecuado del directorio coordinadora de TOE por informa a los padres de
relacionadas: familia del estudiante en de estudiantes? obtener una respuesta del familia acerca de su
- Localizar el número telefónico. cuestión? ● Sí padre de familia? compromiso con la
No presenta ● Sí ● No ● Sí institución?
- Realizar la llamada. ● A veces ● No ● Sí
● No ● No
- Obtener respuesta del padre de
familia

Consulta sobre el psicólogo ¿Se logra establecer un acuerdo No identificado ¿Existe un incentivo para la ¿La coordinadora de TOE ¿Se tiene conocimiento
escolar- Actividades con el padre de familia? coordinadora de TOE por recibe una retroalimentación sobre los organismos
relacionadas: ● Sí llegar a un acuerdo con el sobre su desempeño en esta aliados con los que cuenta
- Preguntar sobre la preferencia de ● No padre de familia? actividad? la institución?
No presenta
la intervención del psicólogo ● Sí ● Sí ● Sí
escolar. ● No ● No ● No

- Llegar a un acuerdo.

a
 Hoja de Desempeño 3

Hoja de Análisis de desempeño humano

Proceso o subproceso: Derivación de violencia Actividad o trabajo: Intervención psicológica Análisis AS-IS ( ✔) o TO BE ( )

Problema de desempeño principal

Medidas de las
Tareas incluidas en la
tareas de
actividad Especificaciones de
desempeño Actividad de soporte Consecuencias Retroalimentación Habilidades y capacidades
la actividad

Ficha de entrevista ¿En las entrevistas se ¿Se recepciona correctamente el ¿Existe un incentivo para el ¿El psicólogo recibe ¿El psicólogo tiene la capacidad
Actividades relacionadas: realizan solo charlas reporte del caso? psicólogo por hacer efectiva la frecuentemente una de formular preguntas adecuadas?
y consejos para el ● Sí entrevista con el estudiante? retroalimentación sobre su ● Sí
- Citar al estudiante. estudiante? ● No ● Sí desempeño? ● No
● Sí ● No ● Sí ¿El psicólogo tiene conocimiento
No presenta
- Entrevistar al estudiante. ● No ¿Se cuenta con materiales de apoyo ● No de los protocolos del MINEDU?
para la realización de las sesiones ¿Se realizan encuestas de ● Sí
psicológicas? satisfacción? ● No
● Sí ● Sí
● No ● No

Informe psicológico ¿El psicólogo ¿El psicólogo analiza a profundidad ¿Existe un incentivo para el ¿La coordinadora tiene que ¿El psicólogo tiene dificultades
Actividades relacionadas: dispone de poco la entrevista del estudiante? psicólogo por derivar el insistir al psicólogo para la para gestionar su tiempo?
tiempo para realizar ● Sí informe psicológico del entrega del informe ● Sí
- Redactar informe la redacción del ● No estudiante? psicológico? ● No
psicológico. informe? ● Sí ● Sí
No presenta ● Sí ¿La realización del informe ● No ● No ¿El psicólogo tiene conocimiento
- Derivar informe. ● No psicológico se encuentra interferida sobre la redacción del informe
por otra actividad? psicológico?
● Sí ● Sí
● No ● No

a
 Hoja de Desempeño 4

Hoja de Análisis de desempeño humano

Proceso o subproceso: Seguimiento de un caso de violencia Actividad o trabajo: Monitoreo al estudiante Análisis AS-IS ( ✔) o TO BE ( )

Problema de desempeño principal

Medidas de las
Tareas incluidas en la
tareas de
actividad Especificaciones de la
desempeño Actividad de soporte Consecuencias Retroalimentación Habilidades y capacidades
actividad

Observaciones del Excel No identificado ¿Se respetan las sesiones de ¿Existe algún tipo de ¿Los docentes reciben una ¿La Coordinadora de TOE
de casos- Actividades tutoría establecidas en la incentivo para aquellos retroalimentación por su conoce los plazos y actividades
relacionadas planificación anual? tutores que cumplen con la labor de seguimiento? que se realizan en el monitoreo
- Recibir información del tutor ● Sí labor de seguimiento? ● Sí según las normas vigentes?
sobre el alumno afectado ● No ● Sí ● No ● Sí
● No ● No
- Observar el comportamiento ¿La coordinadora de TOE
No presenta
del estudiante. otorga una retroalimentación
al docente sobre el contenido
- Anotar lo observado en el de las sesiones de tutoría?
Excel de casos ● Sí
● No

Informe de progreso- ¿Se cuenta con criterios ¿Se actualiza de manera ¿Existe un incentivo para la ¿La coordinadora de TOE ¿La coordinadora tiene la
Actividades relacionadas establecidos para la continua la información del coordinadora de TOE por recibe retroalimentación capacidad para definir cuando un
- Evidenciar mejora del elaboración del Informe estudiante en el Excel de derivar el informe de sobre su desempeño para la estudiante ha mejorado
estudiante de Progreso? casos? progreso a la directora? mejora del estudiante? sustancialmente?
No presenta ● Sí ● Sí ● Sí ● Sí
- Redactar informe de ● Sí ● No ● No ● No ● No
progreso. ● No

- Derivar informe

a
4.2. Modelo GAP y análisis de problemas
Luego, de haber sido elaborados los diagramas del proceso actual, se procede a identificar los
problemas o falencias existentes. Para ello, se utilizarán dos herramientas de análisis: la técnica
de los Por qué y el modelo GAP.

Técnica de los Por qué

A continuación, se muestra el cuadro utilizado, el cual está compuesto por 3 columnas: Causas,
problemas y consecuencias.

En la última columna, se colocaron tres consecuencias: la atención brindada no es oportuna, el

proceso no cumple con las normas ni los protocolos vigentes en la actualidad y los hechos de
violencia no son fácilmente identificados ni reportados. Cada una de estas consecuencias es originada
por uno o varios de los problemas que se observan en la segunda columna.

Por una parte, el primer problema hace referencia a que el ciclo del proceso consume mucho
tiempo en demoras, esperas, tiempo muerto y sobre todo en el envío y recepción de documentos e
informes. Sus causas principales abarcan que:

a) El informe de identificación demora mucho antes de llegar a la coordinadora de TOE:

Normalmente, los profesores o tutores remiten el informe a la Subdirección y luego, la
Subdirección lo envía recién a TOE, cuando en realidad podría hacerse de manera directa.

b) El informe psicológico, que contiene el diagnóstico del estudiante y las recomendaciones que
realiza el psicólogo escolar, demora de 15-30 días para ser recibido por TOE: Sin este documento
no se puede iniciar el seguimiento y monitoreo del caso por lo que afecta bastante al flujo normal
del último subproceso. Además, según las entrevistas realizadas, ello se debe a que el psicólogo
escolar no solo atiende casos dentro de la IE, sino que ha sido designado por el Minedu a varios
colegios de Surco.

c) Las funciones del Equipo de Convivencia no están definidas claramente: La mayor parte de
actividades son ejecutadas por la coordinadora de TOE y como se ha analizado en los diagramas
BPMN los dos responsables de convivencia no participan en ningún momento dentro del
proceso, a pesar de que tienen un cargo que los involucra.

d) Falta de comunicación: En las entrevistas realizadas a la coordinadora de TOE, se manifestó que

muy pocas veces el equipo de convivencia y los directivos se reúnen para coordinar sobre la
atención de casos de violencia.

e) Dificultad para contactarse con los estudiantes y padres de familia: Debido a que el colegio no
cuenta con un directorio actualizado de todos los estudiantes y padres de familia.

En cuanto al segundo problema se tiene que el colegio no informa los casos de violencia en
la plataforma SiSeVe, a pesar de estar estipulado en las resoluciones y decretos que fueron
mencionados anteriormente. Según la información recolectada, algunos casos, a pesar de que
correspondían ser reportados, no fueron subidos a la plataforma Siseve. Esto debido a que, según la
perspectiva del colegio, no se pudo corroborar que eran hechos de violencia ya sea porque no se logró
contactar con los estudiantes involucrados o porque simplemente no se consideró que el caso
cumpliera con los requisitos para ser considerado violencia. Por ello al problema B, lo hemos
enlazado con “Dificultad para contactarse con los estudiantes y los padres de familia” y con el
“Desconocimiento de las normas”.

Finalmente, en cuanto al último y tercer problema: “El personal docente no realiza la labor
de identificación de manera adecuada”. Se identificó que ello sucedía porque los profesores no
siempre informaban a la coordinadora de TOE algún hecho de violencia acontecido. En algunos casos
porque simplemente lo pasan por alto o porque no sabían qué factores tomar en cuenta para
determinar si algo es violencia o no.

Diagrama de brechas (GAP)

En base a lo que se ha descrito anteriormente, a continuación, se muestra el diagrama de

brechas. En la parte izquierda, se han colocado muchas de las causas de los problemas identificados
con la técnica de los Por qué. Cada una de ellas conforman la descripción de cómo se hacen las cosas
actualmente: el As Is del proceso. Mientras que, lo que está en la parte derecha, conforma la
descripción de cómo se necesitan hacer las cosas en el futuro.
 Cabe resaltar que en el modelo gap se han identificado brechas de capacidad, relacionadas a
la manera en que se está ejecutando el proceso actualmente; pero no se han colocado las brechas de
desempeño debido a que actualmente el proceso no cuenta con objetivos, y por consiguiente, tampoco
indicadores.

4.3. Clasificación de los problemas específicos identificados

A partir de ahora las causas identificadas en la Técnica de los por qué, así como también otros
aspectos mencionados anteriormente y que tienen relación con las deficiencias del proceso, serán
llamados problemas específicos del proceso. A continuación, se detallan de acuerdo a los tipos
genéricos existentes.

Problemas específicos relacionados con el flujo del proceso

- Falta de un diagrama específico del proceso.
- Procedimientos no definidos formalmente.

Problemas específicos de entrada

- El informe de Identificación demora mucho, antes de llegar a TOE

Problemas específicos de salida

- No existe un cierre para los casos de violencia atendidos.

Problemas específicos con los habilitadores

- El informe psicológico demora de 15-30 días.

- Falta de comunicación entre el personal encargado de la atención de casos.
- Desconocimiento de las normas.
 - Capacitaciones dirigidas a docentes sobre la identificación de casos de violencia
no efectivas al 100%.
- Falta de aprovechamiento de la plataforma virtual de reporte de casos.
- La capacidad de trabajo de los actores de convivencia es superada.
- Dificultad para contactarse con los estudiantes involucrados en el hecho de violencia
y los padres de familia.

Problemas específicos con los controles

- Las funciones del Equipo de Convivencia no están definidas claramente.

- No existen objetivos, indicadores ni metas.

4.4. Diagrama de alcance

Para continuar con el análisis de problemas y cambios necesarios, se realiza el diagrama de

alcance. Este diagrama nos va permitir identificar e interpretar el alcance del proyecto de forma
esquemática y visual.

En la parte externa se presentan los mismos agentes que ya han sido expuestos anteriormente
en otros diagramas; y mediante la línea, se determinan cuáles forman parte del proyecto, como el
informe de identificación de situación de violencia y el reporte de progreso, ya que estos permitirán
conseguir el objetivo de mejora.

En la parte interna se consideran a los tipos genéricos de problemas del proceso-proyecto, ya

identificados previamente en el As Is, estos nos van a permitir tener una mejor visión respecto a las
posibles mejoras a proponer. Adicionalmente, se plantearon estrategias o alternativas de solución a los
problemas presentados, que representan una guía a los alcances que se buscan obtener con el proyecto.

En la parte central, se aprecian los subprocesos de la Atención de casos de violencia en la IE

Los Próceres como son “Recepcionar y registrar el caso”, “Derivar el caso a las autoridades” y
“Realizar seguimiento del caso”.

Finalmente, de manera adyacente encontramos a una “Leyenda”, en la que se presenta el

significado de cada ícono del diagrama, con la finalidad de una mejor comprensión por parte del
lector.
a
 5. Proceso rediseñado
5.1. Propuestas de mejora

Después de identificar los problemas presentes en la IE Los Próceres de Surco, se han

planteado propuestas de mejora que van a permitirle a la institución focalizar y priorizar las acciones
convenientes. En seguida, se especificará cada una, estructurada según los tipos de problemas
genéricos identificados anteriormente.

Mejoras relacionadas al flujo del proceso

● Diseño de 5 subprocesos definidos: Buscando brindar un mejor detalle del proceso

de Atención de Violencia en la IE y, asimismo, una mejor comprensión de cada parte
del mismo, es primordial el segmentarlo en 5 subprocesos que presentarán una mayor
especificación y análisis de las tareas que cada uno incluye.

Mejoras de entrada

● Simplificación de la identificación del caso: Ante la problemática de la excesiva

demora de la llegada del informe de identificación a la Coordinación de TOE, resulta
indispensable buscar alternativas que agilicen este proceso. Para ello, se ha
considerado notificar un hecho de violencia en la institución mediante vías accesibles
para los docentes/tutores como el empleo de correos electrónicos o redes sociales de
comunicación.

Mejoras de salida

● Definición del cierre de cada caso de violencia: Entre los principales problemas
identificados en la institución, se encontró que no existe un cierre específico para los
casos de violencia atendidos, lo cual generaba un retraso para el proceso de atención
del caso. Por consiguiente, el definir qué tipo de cierre se implementará en cada caso
específico de violencia en la institución, es trascendental. El cierre del caso se
realizará a partir de un documento llamado “Reporte de Cierre de Caso”, el cual nos
permitirá constatar y garantizar el cese de violencia y además, la tranquilidad del
alumno afectado.

Mejoras con los habilitadores

● Solicitud de un psicólogo escolar permanente: Cada institución educativa pública

debe contar con un psicólogo escolar permanente, quien es el encargado de facilitar el
trabajo entre los actores de la comunidad educativa con el objetivo de contribuir a la
promoción de la convivencia democrática, así como a la prevención y la atención de
la violencia escolar. Por lo tanto, es necesario solicitarlo al Área de gestión básica
regular y especial (AGEBRE), quien se encarga del monitoreo de las instituciones
educativas de la UGEL 07.

● Empleo de la plataforma SíseVe: El Minedu ha implementado el sistema "SíseVe",

que permite denunciar de forma virtual cualquier tipo de incidente o agresión,
guardando la confidencialidad del caso. Es por ello, que es indispensable considerarla

a
 en el proceso de Atención de Casos de Violencia en esta institución. De manera
específica, se busca emplear la plataforma SíseVe al finalizar cada subproceso, con el
objetivo de mantener actualizada la información que acontece en cada caso y las
acciones que se realizan para su atención. El agente designado para esta actividad
será el encargado de Síseve quien se dedicará a renovar, modificar y revisar el
correcto registro de cada suceso.

● Creación de una plataforma interna: La institución debe contar con una plataforma
interna, empleada esencialmente para la documentación de cada caso y debe estar a
cargo de la Coordinación de Convivencia. Esta plataforma se caracteriza por permitir
la subida de documentos como el registro del caso, informe psicológico y de
progreso. Asimismo, permite registrar y actualizar las acciones realizadas durante la
derivación y el monitoreo del caso. Adicionalmente, contará con un apartado que
simulará el excel de casos, el cual podrá ser actualizado y almacenado en la
plataforma.

● Actualización de la información de cada estudiante de forma trimestral: Para evitar

la dificultad de contacto con los estudiantes y familiares, se plantea mantener
actualizada la información del directorio; para ello, al inicio de cada matrícula, se
debe registrar y/o actualizar los datos del estudiante y apoderados. Asimismo,
cerciorar que la información proporcionada sigue vigente y/o actualizarla en cada
entrega de notas.

● Nuevos métodos de capacitaciones: En vista de que las capacitaciones no resultan

totalmente efectivas, es necesario considerar nuevos métodos de capacitación cuya
frecuencia sea bimestral e incluya nuevas formas de aprendizaje como el Group
Learning, y medios de evaluación como exposiciones para controlar el aprendizaje
individual o cuestionarios al finalizar cada sesión. Es importante resaltar que cada
capacitación tendrá un tema específico relacionado a las actividades y normas
necesarias para el desempeño de cada agente.

Mejoras con los controles

● Creación de un Manual de Funciones: Con el propósito de estructurar las funciones

acordes con las diferentes actividades que se desarrollan en la IE Los Próceres, resulta
fundamental la implementación de un Manual de Funciones, el cual es un instrumento
de trabajo que emite un conjunto de normas y tareas que deben realizar todos quienes
conforman la institución y que desarrollan acciones específicas. El Manual de
Funciones presentará la clasificación de actividades, determinación de cargos y
asignación de responsabilidades de cada agente partícipe en la Atención de Casos de
Violencia.

● Definición de metas, objetivos e indicadores: Una notoria dificultad que se

manifiesta en la IE 6082 Los Próceres es la falta de metas, objetivos e indicadores. Es
por ello que se considera crucial el definir cómo se mide el proceso y qué es lo que se
busca alcanzar con este. Esta información estará detallada en las Hojas de Procesos
que permitirán evidenciar la relación entre los objetivos e indicadores identificados en
cada subproceso.
a
5.2. Beneficio Total

Una vez mencionadas las propuestas de mejora que se van a realizar en el presente proyecto,
se pasará a detallar el beneficio que se obtendrá dentro del proceso. Como primer punto se hará
mención a los 5 subprocesos establecidos, los cuales mostrarán un mayor detalle de todas las
actividades que se abordarán dentro del proceso, produciendo el mayor entendimiento del mismo.
Asimismo, el proceso quedará estandarizado; esto quiere decir que, cuando se realice una consulta
sobre el funcionamiento del proceso, cada participante lo podrá detallar sin cometer ningún tipo de
contradicción.
Otro aspecto importante a mencionar es tanto la adecuación como la adaptación del proceso;
el primero hace referencia al cumplimiento de las normativas vigentes, las cuales proporcionarán una
mayor formalización. Mientras que para la adaptación, se puede presentar un beneficio tanto a largo
como corto plazo. Para el largo plazo, el flujo será flexible para algún tipo de cambio en el mandato
de los encargados del proceso, enfocado sobre todo en la coordinadora de TOE y la directora, como
en las nuevas disposiciones que puedan establecer; y en lo que respecta al corto plazo, se podrá
adecuar a otras propuestas de mejora establecidas por parte del equipo de convivencia.

Como segundo punto se va a hacer referencia a la plataforma interna, la cual va a garantizar

una reducción del tiempo empleado tanto en la recepción de informes como en el envío del mismo.
También ayudará a unificar la información recolectada, mostrar un historial de los casos registrados y
realizar la actualización de la información contribuyendo a la optimización del uso de los recursos
tecnológicos, al establecimiento de indicadores y la simplificación del registro de los documentos.

Como tercer punto se menciona a la definición del cierre del proceso, el cual proporcionará
indicadores que permitan reconocer con facilidad su culminación. Asimismo, una vez se efectúe el
cierre del proceso se seguirá realizando un monitoreo al estudiante de manera preventiva, debido a
que se quiere evitar el decaimiento del estudiante. Este monitoreo será ejecutado por el tutor, esto con
el fin de contribuir a la eliminación de monitoreos innecesarios del psicólogo y, por tanto, posibilite
una mayor concentración de tiempo en otros casos que ameriten una pronta intervención.

Como cuarto punto, las propuestas de mejora para los habilitadores, que incluyen a recursos
humanos y tecnológicos, permiten clasificar al proceso de atención de casos de violencia como una
serie de actividades que se caracterizan por su efectividad y calidad en el servicio. De este modo, los
beneficios más resaltantes se relacionan a un rápido, reglado y oportuno accionar ante la presencia de
un caso de violencia, lo cual se manifiesta desde la recepción hasta el cierre del suceso registrado.
Asimismo, el hecho de tomar en consideración al factor humano y su constante progreso permiten
implementar cambios con mayor probabilidad de éxito.

Finalmente, respecto a la mejora de los controles se puede mencionar que la idea de

proporcionar un compendio que englobe las actividades de los partícipes en el proceso permite la
identificación de roles, lo cual apoya y agiliza el continuo flujo de actividades en la institución
educativa. Asimismo, es necesario resaltar el impacto que tiene sobre los cuellos de botella, ya que
contribuye con la reducción de desperdicios en el proceso y el aprovechamiento adecuado de los
recursos. Por otro lado, en cuestión de la implementación de objetivos e indicadores la organización
tiene la posibilidad de medir su desempeño a lo largo de un periodo educativo y realizar cambios
acordes al resultado.

a
5.3. Cuadro de comportamiento deseado

Luego de especificar los beneficios, es necesario volver a revisar el cuadro de

comportamiento deseado. En este punto del proyecto, ya es posible definir los procesos, objetivos e
indicadores que ayudarán a conseguir los atributos clave. Cada uno de ellos son detallados en la tabla
que se muestra a continuación:

a
 Comportamiento Deseado Atributo Clave Proceso Objetivo Indicador

Los hechos de violencia son Registrar el caso Aumentar el nivel de confianza que tienen Porcentaje de estudiantes que contestaron
● Los estudiantes conviven en fácilmente reportados e Adoptar medidas dentro los estudiantes sobre el proceso de “Si” frente a la pregunta: ¿Si fueras
armonía, con relaciones basadas en informados. de la IE. atención de violencia víctima de violencia o fueras testigo de un
el respeto. acto de violencia lo comunicarías a un
miembro de la IE?
● Los estudiantes se sienten seguros y
protegidos por los miembros de la Existe una intervención integral, Registrar el caso Capacitar al personal de la institución Número de capacitaciones realizadas
IE. rápida y oportuna frente a un Adoptar medidas dentro sobre el protocolo para la atención de un
caso de violencia. de la IE caso de violencia
● Los estudiantes se desempeñan
adecuadamente en un entorno Se brinda una atención Derivar el caso Mejorar la atención psicológica y Porcentaje de estudiantes que se sintieron
libre de violencia. psicológica y socioemocional socioemocional brindada en un 40% satisfechos con la atención que recibieron.
efectiva y útil.
● Los estudiantes están satisfechos Reducir el tiempo transcurrido entre la Tiempo (en días) transcurrido entre la
con el proceso de atención de casos Identificación del Caso y la atención Identificación del Caso y la atención
de violencia. brindada al estudiante brindada al estudiante
● Los estudiantes confían en que, si se
encuentran en una situación de
violencia, el colegio actuará Los miembros del equipo de Realizar seguimiento Implementar un sistema que evalúe el Aprobación del Sistema de evaluación de
rápidamente asegurando su convivencia son personas del caso desempeño de las personas a cargo de la desempeño de gestores de la convivencia
bienestar e integridad. comprensivas y cercanas a los convivencia escolar. escolar aprobado e implementado.
estudiantes.

Se fomentan actividades de Realizar seguimiento Incrementar la cantidad de actividades de Número de actividades de integración y
integración y charlas grupales del caso integración y charlas grupales realizadas. charlas grupales realizadas
que permiten mejorar la
convivencia escolar.

a
5.4. Modelo IDEF0 - To be

Nivel Contexto

El modelo IDEF0 a nivel contexto del proceso Atender casos de violencia escolar en la I.E.
Los Próceres se divide en 4 partes. Primero se tiene la entrada o input, la cual inicia con la
identificación de una situación de violencia que es notificada por un docente o tutor a partir de la
manifestación del estudiante afectado.

En segundo lugar y en contraposición al primer punto, se observa la salida o output del

proceso analizado, cuyo resultado es el cierre del caso que se registra en la plataforma interna y el
portal web SíseVe, después que la institución haya realizado las medidas y acciones correspondientes
acorde a la normativa.

En cuanto a los controles, se detalla la necesidad de normativas que se encuentren

relacionadas al proceso de atención de casos de violencia, lo cual involucra aquellas conexas a la
convivencia escolar, los protocolos de atención de casos y las disposiciones de la plataforma SíseVe.

Finalmente, los recursos presentes en el proceso a nivel contexto guardan relación con los
agentes institucionales involucrados en la convivencia escolar, lo cual incluye directivos y
responsables. Así también, se observan a los estudiantes y los organismos aliados, además de los
medios tecnológicos que permiten dar seguimiento al caso.
Primera descomposición

a
 En la primera descomposición, el proceso general ha sido subdividido en 5 subprocesos. El
primero titulado como “Registrar caso”, abarca la identificación de una situación de violencia, la
identificación del protocolo, la subida del documento a la plataforma interna y el registro del caso
en la plataforma web utilizando la información de los involucrados. Este subproceso se resume
como la toma de conocimiento del caso y el reporte del caso.

El segundo subproceso “Tomar medidas dentro de la IE” tiene como entrada el caso
registrado, el cual sirve como base para que la institución adopte una serie de actividades para
atender el caso de violencia como la entrevista a los involucrados, la orientación para que se
efectúen medidas según corresponda el protocolo y la comunicación con los padres. Este
subproceso culmina con el registro de acciones en la plataforma interna y el portal SíseVe.

El tercer subproceso “Derivar el caso” consiste en la definición del tipo de atención que se le
brindará a la víctima, ya sea de parte de la institución o como servicio externo, lo cual incluye a los
organismos aliados. Así, una vez realizada la ficha de derivación que da inicio al siguiente
subproceso se comienza a brindar la atención psicológica según la elección de los padres.
Finalmente, este subproceso concluye con el registro en la plataforma interna del informe
psicológico de progreso y la subida de acciones efectuadas al SíseVe.

El cuarto subproceso “Realizar seguimiento” toma como entrada la ficha de derivación y se

puede resumir como la verificación de una adecuada atención hacia los estudiantes involucrados en
el caso, esto incluye el monitoreo constante, las acciones de seguimiento y el análisis del avance
del estudiante. Finalmente, este subproceso finaliza con el registro del informe psicológico de
progreso a la plataforma web y la actualización del SíseVe con las acciones realizadas.

Por último, el quinto subproceso “Cerrar caso” considera como entrada los informes de
progreso acorde a su existencia, los cuales permiten analizar la situación de la persona afectada
con el objetivo de garantizar el cese de violencia. Este subproceso permite dar por concluida la
atención del caso, pues se han ejecutado las medidas de protección y atención por parte de la
institución, lo cual posibilita registrar el cierre del caso tanto en la plataforma interna como en el
SíseVe.
5.5. Relación de documentos propuestos
En cuanto a la documentación del proceso rediseñado, se ha establecido que cada subproceso
tenga entre 1 y 3 documentos asociados. Cabe resaltar que, a comparación con el As Is, se ha definido
exactamente qué información específica contendrá cada uno de los documentos. También es
importante mencionar que ninguno de estos documentos consumirá tiempo del proceso en actividades
de envío o recepción, ya que serán subidos a la plataforma interna, en donde cualquier miembro del
equipo de Convivencia podrá tener acceso.

Subproceso Documentación Descripción

Registrar el caso Notificación de un ● Correo electrónico o mensaje que informa sobre el acontecimiento de
hecho de violencia un hecho de violencia.

Documento de ● Depende del tipo de protocolo.

Registro ● Detalla el hecho acontecido.
● Anexa o adjunta la Notificación de un hecho de violencia.

Tomar medidas Medidas Acordadas ● Documento que resulta de una reunión donde se establecen qué
dentro de la IE acciones se realizarán para garantizar la protección del menor.

Denuncia a la ● Su realización depende del tipo de protocolo.

comisaría

Oficio a la UGEL ● Su realización depende del tipo de protocolo.

● Su objetivo es informar sobre las acciones que está realizando el
colegio.

Derivar el caso Ficha de Derivación ● Indica si la atención psicológica será llevada de manera
externa (CEM o posta de salud) o interna (psicólogo escolar)

Informe psicológico ● Contiene el diagnóstico del estudiante y el número de sesiones de

soporte psicológico a realizar

Informe de Progreso ● Se realiza siempre y cuando el estudiante haya presentado una

(Psicológico) mejoría notable en las sesiones psicológicas y se considera que
está libre de una situación de violencia.
● Puede ser tanto elaborado por un organismo aliado (externo) o por
el psicólogo escolar (interno)

Realizar el Informe de Progreso ● Se elabora siempre y cuando el seguimiento realizado indique que
seguimiento (Tutorial) se ha asegurado la continuidad educativa del estudiante.
● Se basa en información de sus padres y profesores de áreas

Cerrar el caso Reporte de Cierre de ● Indica que un caso ha sido cerrado debido a que se ha garantizado el
Caso cese de violencia.
● Su elaboración depende de los Informes de Progreso

5.6. Modelo BPMN - To be

Para especificar de mejor manera en qué consisten los subprocesos propuestos se realizará
una breve descripción de cada uno. Cabe mencionar que el Reporte en la plataforma SiseVe se
realizará inmediatamente concluya cada subproceso. La descripción gráfica de ello, se encuentra
luego del diagrama del subproceso 5.

Descripción del Subproceso 1

 Para el primer subproceso podemos apreciar que está constituido por dos fases, en la primera
se produce el conocimiento del caso; mientras que en la segunda se realiza el registro y reporte del
mismo. Para el primero vemos que de manera similar que en As Is se va iniciar con la manifestación
del estudiante al tutor o docente sobre un acto de violencia que ha sufrido.

Ahora, una diferencia que se observa es que el docente o tutor podrá comunicar el hecho
directamente al responsable de convivencia, a través de cualquier medio tecnológico (correo
electrónico, mensaje, etc) y no necesariamente con un informe. Así la comunicación será más fluida e
inmediatamente el responsable de convivencia podrá averiguar sobre la situación que se acontece. Se
encargará de verificar la magnitud del caso: si sucede que no corresponde a un protocolo se
solucionará el problema internamente; mientras que, si sucede que pertenece a un caso de protocolo,
este pasará a ser registrado en el formato respectivo que le corresponde. Finalmente, dicho documento
será subido a la plataforma interna, la cual activará un aviso de “Caso Registrado” que notificará a
todos los miembros del equipo de Convivencia.

Descripción del Subproceso 2

El segundo subproceso comenzará con el aviso o notificación de Caso Registrado. La

coordinadora de TOE revisará el caso subido en la plataforma interna. Si corresponde al protocolo 1
se realizará una reunión con los estudiantes involucrados y se tratará de llegar a un consenso. En caso
no corresponda, la coordinadora de TOE y la directora convocarán a todo el Equipo de Convivencia a
una reunión. Aquí se establecerán todas las medidas necesarias que aseguren la protección del
estudiante agredido, por ejemplo, si el caso corresponde al protocolo 5 una de las medidas a tomar es
la separación del agresor de la institución educativa.

Ahora, luego de ser establecidas y aprobadas, estas medidas serán subidas a la plataforma
interna. Inmediatamente después, si corresponde al protocolo 3,4, 5 o 6, se realizará una denuncia en
la comisaría; en caso de ser protocolo 2 se orientará a la familia sobre cómo realizar la denuncia y a
qué organismos puede acudir para asesoría legal. Por último, se enviará un oficio a la UGEL
informando sobre las acciones realizadas y se archivarán todos los documentos generados en esta
parte del subproceso. Ello servirá para que posteriormente la coordinadora informe a los padres de
familia sobre dichas acciones.

Descripción del Subproceso 3

El tercer subproceso comienza luego de que las medidas han sido informadas al padre de
familia. En este punto, la coordinadora de TOE le explica la importancia de que el estudiante reciba
atención y soporte psicológico, y le pregunta si desea que el psicólogo escolar intervenga. Esta
decisión sobre el tipo de derivación (interna o externa) queda registrado en la Ficha de Derivación que
posteriormente será subida a la plataforma. En caso el padre decida que no, se da información sobre
organismos aliados tales como el CEM o las postas de salud. Por el contrario, si el padre considera
oportuna una atención psicológica interna, el caso es derivado al psicólogo escolar quien se encargará
de analizar la situación y entrevistar al estudiante. En base a esta entrevista realizará un diagnóstico
que será plasmado en el informe psicológico.

A partir de aquel informe comenzarán las sesiones de soporte psicológico, cuyo número y
periodicidad variará dependiendo del caso en específico. Es importante mencionar que cada cierto
tiempo el psicólogo analizará si hubo una mejoría por parte del estudiante. En caso de que no hubiera,
se continuarán con las sesiones de soporte y se seguirá con el monitoreo. Caso contrario, si se
evidencie una mejora considerable y el estudiante esté libre de cualquier situación de violencia, se
procederá a
redactar el Informe de Progreso (Psicológico). Este será subido a la plataforma y con ello se culminará
el subproceso de derivación.

Descripción del Subproceso 4

Respecto al cuarto subproceso, este comienza cuando la Ficha de Derivación es subida a la

plataforma. La coordinadora de TOE se encargará de monitorear la atención psicológica brindada. En
caso la atención sea externa, la coordinadora mantendrá comunicación con los organismos aliados
para corroborar el avance del estudiante. En caso la atención sea interna, el monitoreo y la
coordinación será realizada con el psicólogo escolar.

Por otro lado, en este subproceso, también se llevará a cabo el seguimiento por parte del tutor.
Inmediatamente la ficha de derivación sea colocada en la plataforma, la coordinadora le comunicará al
tutor de manera detallada la situación del caso. Este último tendrá la labor de planificar acciones de
seguimiento, las cuales involucran la realización de sesiones de tutoría grupales, la comunicación con
los padres del estudiante y la verificación de la continuidad educativa. Todo ello se realizará de
manera periódica y cuando el tutor considere, en base a la información recopilada, que el estudiante
ha mejorado notablemente, se elaborará el Informe de Progreso de Tutoría.

Descripción del Subproceso 5

Finalmente, para el último subproceso se aprecian dos fases, en la primera la institución va a

garantizar el cese de problemas de parte del menor; mientras en la segunda se efectuará el cierre del
caso. Para la primera, luego de haber transcurrido 3 meses desde el registro, la coordinadora de TOE
revisará la situación del caso con la ayuda de la plataforma.

Se analizará si se han registrado los dos Informes de Progreso (Psicológico y Tutorial). En

caso sea así, se se procederá a realizar el reporte de Cierre de Caso. No obstante, para aquella
situación en la cual solo se haya elaborado un solo Informe de Progreso se convocará a reunión al
psicólogo y al tutor, y se analizará si se ha garantizado el cese de violencia. Si es así, se procede a
cerrar el caso. Caso contrario, se continúa con el seguimiento hasta que sea cien por ciento seguro que
el bienestar e integridad del estudiante ha sido asegurado.
Subproceso 1

a
Subproceso 2

a
Subproceso 3

a
Subproceso 4

a
Subproceso 5

a
 Reporte al SiseVe

Dado que el proceso de Reportar a la plataforma SiseVe se repite en cada uno de los cinco
subprocesos principales, se consideró necesario colocarlo de manera separada. Este conjunto de
actividades inicia inmediatamente después de que termine un subproceso en particular. El encargado
de realizarlo será el responsable de SiseVe quién revisará la documentación contenida en la
plataforma, realizará modificaciones en caso sean necesarias y lo subirá a la plataforma del Minedu.
5.7. Hojas de trabajo de análisis de procesos - To be

Procesos de nivel 1

Esta forma de documentar la arquitectura de procesos permite responder a las siguientes interrogantes: ¿cómo se medirá el proceso?, ¿quién será el
responsable del proceso? y ¿qué recursos están vinculados a cada proceso?

Descripción: El proceso de atención de casos de violencia rediseñado tiene como responsable a la directora y como gerente de los subprocesos a la
coordinadora de TOE tanto en el nivel actual como el siguiente. De manera inicial, se observa la meta estratégica para la cadena de valor, la cual va a guardar
relación con los objetivos e indicadores de cada subproceso. Finalmente, se resaltan los recursos utilizados en cada uno de los subprocesos analizados.

a
 Procesos de nivel 2

Tras analizar el proceso de nivel 1, el nivel de detalle que se presenta en esta hoja de trabajo varía considerablemente, ya que a cada subproceso
presentado en el nivel anterior le corresponde una serie de actividades que permiten conocer el desarrollo de estos. Recordemos que la estructura del diagrama
se mantiene, por lo que se responde a las mismas interrogantes con un enfoque diferente.

Descripción: El subproceso que se analiza utilizando esta herramienta es el registrar caso. El desarrollo del mismo abarca la toma de conocimiento
del caso que tiene como objetivo la disminución del tiempo para notificar el hecho. Como segunda actividad, el registrar y reportar el caso, el cual busca
reducir el tiempo en la subida de documentos a las plataformas virtuales, esto es la interna y el SíseVe. Finalmente, respecto a los recursos utilizados se resalta
la implementación de la notificación informativa, la plataforma interna y la asignación de un responsable para el registro del caso.

a
 Descripción: El subproceso que se analiza utilizando esta herramienta es tomar medidas dentro de la IE. El desarrollo del mismo abarca el acordar
medidas de acción y la ejecución de las mismas. De manera general se busca realizar una rápida convocatoria entre los participantes para asegurar una
correcta ejecución de las acciones. Por último, dentro de los recursos utilizados resalta la puesta en marcha de trámites legales como la denuncia y la
comunicación con la unidad de gestión correspondiente.

Descripción: El proceso identificando mediante el empleo de esta herramienta de análisis es derivar el caso. El desarrollo del mismo está abarcado
por los procesos definir tipo de atención y brindar atención psicológica, para el primero se busca realizar estrategias de orientación que permitan al padre de
familia identificar la necesidad de la intervención psicológica de su hijo; mientras que para el segundo se busca la mejora tanto de la atención como el servicio
que proporciona el psicólogo esto para que el estudiante afectado pueda mostrar una mejoría en los informes psicológicos que se realizan. Es necesario
mencionar la importancia del uso de cuestionarios que permiten conocer la satisfacción de los involucrados en el caso, ya sean padres o estudiantes.

a
 Descripción: El subproceso que se analiza utilizando esta herramienta es realizar seguimiento. Está compuesto por el monitoreo de la atención
brindada y el análisis del avance del estudiante, los cuales se orientan a asegurar las acciones de seguimiento y a renovar los criterios considerados en el
progreso del afectado, respectivamente. Se resalta el informe tutorial de progreso como recurso que tiene significancia en el siguiente proceso y el uso de las
plataformas virtuales, ya que se procura mantenerlas actualizadas.

Descripción: El proceso que se está identificando mediante el empleo de esta herramienta de análisis es cerrar el caso. Para este, se identifican los
procesos de garantizar el cese de violencia y cerrar el caso de violencia, para el primero se buscará brindar la seguridad de que se está erradicación la
violencia y esto será verificado por los informes tanto psicológico como de tutoría; mientras que para el segundo proceso, el fin principal será asegurar la
integridad y protección del mismo una vez se cierre el caso, en este punto se va a seguir realizando un monitoreo del estudiante por parte del tutor para evitar
que se presente un caso reincidente.

5.8. Cronograma de Mejora

A continuación, se presenta el cronograma del proyecto. Por una parte, se muestra la cantidad de tiempo utilizado en el rediseño del proceso. Esto
abarca desde la definición del problema hasta el desarrollo de la propuesta de mejora, teniendo una duración total de 3 meses. Por otra parte, se especifica la

a
implementación que deberá hacer la Institución Educativa. En base a proyecciones se ha considerado que esta etapa tendrá un periodo de 2 meses y comprenderá
diversas actividades como el desarrollo de la plataforma interna, capacitaciones y actividades de gestión del cambio.
Actividad S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20

Rediseño

Definición del problema

Análisis del problema

Definición del alcance y restricciones

Análisis del proceso actual

Desarrollo de la propuesta de mejora

Implementación

Definición del presupuesto

Desarrollo del software (plataforma interna)

Perfeccionamiento del sistema de gestión del proceso

Capacitaciones dirigidas al Equipo de Convivencia

Sesiones para la gestión del cambio

a
6. Conclusiones
Finalmente, después de haber realizado un amplio análisis del Proceso de Atención de Casos
de violencia en la IE Los Próceres, solo queda mencionar 3 aspectos muy importantes:

● En primer lugar, que todas las actividades involucradas en la identificación, atención y

derivación de casos de violencia escolar conforman uno de los procesos con mayor impacto e
influencia en la población estudiantil. Como se conoce, en la actualidad la educación se está
desarrollando en un contexto completamente virtual; sin embargo, esto no ha implicado que la
violencia (en todas sus formas y tipos) deje de manifestarse. Por tal motivo, las instituciones
educativas enfrentan un gran reto en relación a esta temática: lograr adaptar, rediseñar y
modificar este proceso en específico con el propósito de que, sin importar la modalidad de la
educación, nunca se deje de asegurar la integridad y bienestar de las y los estudiantes.

● Por otra parte, ya enfocándonos de manera más concreta en la IE, se puede mencionar que el
proceso de Atención de Casos de violencia tiene distintos matices. Por un lado, se observó
varios aspectos positivos como el compromiso de algunos miembros del Equipo de
convivencia y la realización de charlas de prevención. No obstante, también se identificó
algunos problemas que dificultaban la ejecución oportuna del proceso. Concretamente se
puede mencionar: la inexistencia de objetivos y metas, la falta de un diagrama específico del
proceso, la ausencia de un cierre para los casos atendidos, la demora en el envío y recepción
de documentos, entre otros aspectos.

● Por último, y tomando en cuenta los problemas anteriores, se ha planteado un nuevo diseño
para el proceso. Entre las mejoras y cambios más importantes se consideraron la creación de
una plataforma interna que permita gestionar la documentación generada en cada uno de los
subprocesos, la fijación de objetivos y metas, que posibilite la medición del rendimiento del
proceso, la simplificación de la identificación del caso y la redefinición de algunos roles.