Guía paso a paso para crear una base de datos funcional a partir de tus datos de Excel.
¿Por qué pasar de Excel a Access?
Antes de empezar, es bueno entender los beneficios:
1. Integridad de Datos: Access permite definir reglas estrictas (tipos de datos, campos
requeridos, validaciones) y relaciones entre tablas para asegurar que los datos sean
consistentes y precisos. Excel es más propenso a errores de entrada.
2. Menos Redundancia: Access está diseñado para normalizar datos, es decir, almacenar
cada pieza de información una sola vez y relacionarla, evitando la repetición masiva que
a menudo ocurre en Excel.
3. Consultas Potentes: Puedes hacer preguntas complejas a tus datos combinando
información de múltiples tablas de formas que son difíciles o imposibles en Excel.
4. Formularios: Crear interfaces amigables para ver, introducir y editar datos, reduciendo
errores.
5. Informes: Diseñar reportes profesionales y personalizados basados en tus datos.
6. Escalabilidad y multiusuario: Aunque tiene límites, Access maneja mejor grandes
volúmenes de datos y el acceso concurrente (varios usuarios a la vez) que un archivo
Excel compartido.
Lo que Necesitas:
1. Microsoft Access: Instalado en tu ordenador (viene con algunas versiones de Microsoft
Office/Microsoft 365).
2. Tu archivo de Excel (.xlsx o .xls): Conteniendo los datos que quieres importar.
3. Una idea clara de la estructura: ¿Qué información tienes? ¿Cómo se relaciona? (Ej:
Clientes y sus Pedidos, Productos y sus Proveedores).
Guía Paso a Paso:
Paso 1: Preparar tu Archivo Excel
Este es el paso MÁS IMPORTANTE. Un archivo Excel bien preparado facilita enormemente
la importación.
1. Una Tabla por Hoja: Idealmente, cada hoja de tu libro Excel debería representar una
única tabla lógica (Ej: una hoja para Clientes, otra para Pedidos, otra para Productos). Si
tienes todo en una hoja gigante, considera separarla antes de importar.
2. Encabezados Claros: Asegúrate de que la primera fila de cada hoja contenga nombres
de columna (encabezados) únicos y descriptivos. No dejes la primera fila en blanco ni
uses múltiples filas para los encabezados.
o Ejemplo Correcto: IDCliente, NombreEmpresa, Contacto, Telefono
o Ejemplo Incorrecto: Dejar Fila 1 vacía, o tener "Información Cliente" en Fila 1 y los
nombres reales en Fila 2.
3. Sin Celdas Combinadas: Descombina cualquier celda combinada, especialmente en la
fila de encabezados o dentro del área de datos.
4. Datos Consistentes por Columna: Cada columna debe contener el mismo tipo de dato.
No mezcles texto y números en la misma columna (excepto si es intencional y la tratarás
como texto). Asegúrate de que las fechas estén en un formato de fecha reconocible por
Excel/Access.
5. Eliminar Filas/Columnas Vacías: Borra filas o columnas completamente en blanco
dentro de tu rango de datos. Las filas en blanco al final no suelen ser un problema.
6. Identificar Claves Primarias (Opcional, pero recomendado): Piensa si en tus datos ya
existe una columna que identifique de forma única cada fila (ej: un ID de Cliente,
Código de Producto, Número de Factura). Esto será útil más adelante. Si no existe,
Access puede crear una por ti.
7. Considerar la Normalización (Concepto Clave): Si tienes mucha información repetida
en tu Excel (ej: la dirección completa del cliente repetida en cada una de sus 50
facturas), es una señal de que deberías dividir esa información en tablas separadas en
Access (una tabla de Clientes y otra de Facturas, relacionadas por el ID del Cliente).
Puedes hacer esta separación antes en Excel o después en Access (más avanzado).
Por ahora, enfócate en limpiar lo que tienes.
8. Guardar el archivo Excel: Guarda los cambios realizados.
Paso 2: Crear una Nueva Base de Datos en Access
1. Abre Microsoft Access.
2. Selecciona "Base de datos en blanco".
3. Dale un nombre significativo a tu archivo de base de datos (ej: [Link]) y
elige dónde guardarlo.
4. Haz clic en "Crear". Access puede abrir una tabla vacía por defecto ("Tabla1"); puedes
cerrarla por ahora, ya que importaremos las nuestras.
Paso 3: Importar Datos desde Excel
Repetirás este proceso para cada hoja de Excel que quieras convertir en una tabla de
Access.
1. Ve a la pestaña "Datos Externos".
2. En el grupo "Importar y vincular", haz clic en "Nuevo Origen de Datos" -> "Desde un
archivo" -> "Excel".
3. Se abrirá un asistente. Haz clic en "Examinar" y localiza tu archivo Excel preparado.
4. Elige la opción: "Importar el origen de datos en una nueva tabla en la base de datos
actual". Esta es la opción más común para empezar. (Las otras opciones son para
vincular – los datos permanecen en Excel – o para añadir datos a una tabla existente en
Access).
5. Haz clic en "Aceptar".
6. Asistente para Importación:
o Seleccionar Hoja: Elige la hoja de cálculo (o rango con nombre) que contiene la
tabla que quieres importar. Revisa la vista previa. Haz clic en "Siguiente".
o Encabezados de Columna: Asegúrate de que la casilla "La primera fila contiene
encabezados de columna" esté marcada (¡gracias a tu preparación en el Paso 1!).
Haz clic en "Siguiente".
o Información de Campo (Opcional pero Útil): Puedes hacer clic en cada columna
en la vista previa y ajustar:
• Nombre del campo: Cambiar si es necesario (evita espacios y caracteres
especiales, usa CamelCase o guiones_bajos).
• Tipo de datos: Access intentará adivinar (Texto Corto, Número, Fecha/Hora,
etc.). Corrígelo si es necesario. ¡Es mejor ajustar tipos de datos más específicos
aquí o después en la vista diseño!
• Indexado: Generalmente, déjalo en "No" por ahora, excepto quizás para campos
que sabes que usarás mucho para buscar. El índice principal (Clave principal) se
define en el siguiente paso.
• No importar campo (Saltar): Marca esto si hay alguna columna en tu Excel que
NO quieres traer a Access.
• Haz clic en "Siguiente" cuando termines.
o Clave Principal: Access te preguntará cómo definir la clave principal (Primary Key -
un identificador único para cada registro/fila). Tienes opciones:
• "Permitir que Access agregue una clave principal": Esta es la opción más
segura y recomendada si no tienes una columna única en tus datos o no estás
seguro. Access creará un campo ID de tipo "Autonumérico" (AutoNumber), que
asignará automáticamente un número único a cada nueva fila.
• "Elegir mi propia clave principal": Usa esta opción SOLO si tienes una
columna en tus datos que garantiza ser única para cada fila (ej: DNI,
CodigoProducto). Selecciónala del desplegable.
• "Sin clave principal": No recomendado, a menos que tengas una razón muy
específica (ej: tabla temporal). Casi todas las tablas deberían tener una clave
principal.
• Haz clic en "Siguiente".
o Nombre de la Tabla: Dale un nombre significativo a la tabla que se creará en
Access. Es una buena práctica usar un prefijo como tbl (ej: tblClientes, tblPedidos).
o Haz clic en "Finalizar".
o Access te preguntará si quieres guardar los pasos de importación. Puedes hacerlo si
planeas repetir esta importación exacta regularmente, si no, simplemente haz clic en
"Cerrar".
7. Repetir: Si tienes más hojas en tu archivo Excel para importar como tablas separadas,
repite el Paso 3 para cada una.
Paso 4: Refinar las Tablas en Access (Vista Diseño)
Una vez importadas las tablas, es crucial refinar su estructura.
1. En el panel de navegación de Access (normalmente a la izquierda), haz doble clic en
una tabla importada para abrirla en Vista Hoja de Datos (parecida a Excel).
2. Luego, ve a la pestaña "Inicio" y haz clic en el icono "Ver" -> "Vista Diseño". O haz clic
derecho en la pestaña de la tabla y elige "Vista Diseño".
3. Vista Diseño: Aquí defines la estructura "detrás de cámaras" de tu tabla. Para cada
campo (columna):
o Nombre del Campo: Asegúrate de que sean descriptivos, sin espacios ni caracteres
especiales (usa CamelCase o Guion_Bajo).
o Tipo de Datos: ¡MUY IMPORTANTE! Revisa y selecciona el tipo de dato más
apropiado:
• Texto Corto: Para texto hasta 255 caracteres (nombres, direcciones, códigos).
Define el Tamaño del campo (en las propiedades de abajo) para limitar la
longitud (ej: 5 para código postal, 50 para nombre).
• Texto Largo: Para notas extensas, descripciones largas.
• Número: Para valores numéricos con los que harás cálculos. Elige el Tamaño del
campo adecuado (Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble - Entero Largo para
IDs, Doble para decimales/moneda si no usas el tipo Moneda).
• Fecha/Hora: Para fechas y horas. Elige el Formato en las propiedades.
• Moneda: Para valores monetarios, maneja mejor el redondeo decimal.
• Autonumérico: Generalmente usado para la clave principal si dejaste que Access
la creara.
• Sí/No: Para valores booleanos (Verdadero/Falso, Activado/Desactivado).
• Objeto OLE: Para incrustar archivos (menos común hoy en día).
• Hipervínculo: Para direcciones web o de correo electrónico.
• Datos adjuntos: Para adjuntar archivos a un registro.
• Calculado: Crea un campo basado en una fórmula de otros campos de la misma
tabla.
• Asistente para búsqueda: Para crear listas desplegables (ya sea de valores fijos
o de otra tabla - esto ayuda a crear relaciones!).
o Propiedades del Campo (Panel inferior): Ajusta según necesites:
• Tamaño del Campo: (Ya mencionado para Texto Corto y Número).
• Formato: Cómo se muestra el dato (ej: formato de fecha, símbolo de moneda).
• Máscara de entrada: Para forzar un formato de entrada (ej: para números de
teléfono).
• Título: Un nombre más amigable para mostrar en formularios y reportes (puede
tener espacios).
• Valor predeterminado: Un valor que aparecerá automáticamente al crear un
nuevo registro.
• Regla de validación: Una condición que los datos deben cumplir (ej: >0 para un
precio, "Madrid" Or "Barcelona" para una ciudad).
• Texto de validación: El mensaje de error que se muestra si la regla de validación
no se cumple.
• Requerido: Poner en "Sí" si el campo no puede dejarse vacío.
• Permitir longitud cero: Generalmente "No" junto con Requerido = Sí.
• Indexado: "Sí (Sin duplicados)" para claves primarias. "Sí (Con duplicados)" para
campos que se usan frecuentemente para buscar o ordenar (Foreign Keys
suelen indexarse así). No indexes todo, puede ralentizar la escritura.
4. Guardar: Guarda los cambios en el diseño de la tabla (Ctrl+S o el icono de guardar).
5. Repetir: Refina el diseño de todas las tablas importadas.
Paso 5: Establecer Relaciones entre Tablas
Este es el paso que realmente da poder a tu base de datos, conectando la información
relacionada. (Ej: Conectar tblClientes con tblPedidos).
1. Cierra todas las tablas abiertas.
2. Ve a la pestaña "Herramientas de base de datos".
3. Haz clic en "Relaciones".
4. Se abrirá un cuadro "Mostrar tabla". Selecciona todas las tablas que has
creado/importado y haz clic en "Agregar". Luego cierra el cuadro "Mostrar tabla".
5. Verás cuadros representando tus tablas con sus campos. Organízalos en la pantalla
para que sea lógico.
6. Identifica las Relaciones: Piensa cómo se conectan las tablas. Normalmente son
relaciones "uno a varios".
o Ejemplo: Un cliente (tblClientes) puede tener muchos pedidos (tblPedidos). La
conexión se hace a través de un campo común, usualmente el ID del cliente.
tblClientes tendrá un campo IDCliente (Clave Principal) y tblPedidos también tendrá
un campo IDCliente (llamado Clave Externa o Foreign Key).
7. Crear la Relación:
o Haz clic en el campo de clave principal de la tabla "uno" (ej: IDCliente en tblClientes).
o Mantén presionado el botón del ratón y arrastra ese campo hasta soltarlo encima
del campo correspondiente (clave externa) en la tabla "varios" (ej: IDCliente en
tblPedidos).
o Se abrirá la ventana "Modificar Relaciones".
o Verifica que los campos correctos están seleccionados.
o ¡MUY IMPORTANTE! Marca la casilla "Exigir integridad referencial". Esto asegura
que no puedas crear un pedido para un cliente que no existe, o borrar un cliente si
tiene pedidos asociados (a menos que configures actualizaciones/eliminaciones en
cascada).
o Opciones en Cascada (Opcional Avanzado):
• Actualizar en cascada los campos relacionados: Si cambias el IDCliente en
tblClientes, se actualizará automáticamente en todos los pedidos relacionados
en tblPedidos. Útil si usas claves naturales que podrían cambiar (aunque
generalmente se evitan).
• Eliminar en cascada los registros relacionados: Si borras un cliente de
tblClientes, se borrarán automáticamente todos sus pedidos en tblPedidos.
¡PELIGROSO! Úsalo con extrema precaución. Generalmente es mejor no
permitir borrar si hay registros relacionados.
o Haz clic en "Crear". Verás una línea conectando las dos tablas, indicando la relación
(normalmente con un "1" y un símbolo de infinito "∞").
8. Repetir: Crea todas las relaciones lógicas entre tus tablas.
9. Guardar el Diseño: Guarda el diseño de las relaciones (Ctrl+S o el icono de guardar).
Paso 6: ¡Empieza a Usar tu Base de Datos!
¡Felicidades! Has creado la estructura básica de tu base de datos Access a partir de Excel.
Ahora puedes empezar a:
1. Crear Consultas: Para extraer, filtrar, ordenar y calcular información combinando datos
de tus tablas relacionadas (Pestaña "Crear" -> "Diseño de Consulta").
2. Crear Formularios: Para una entrada y visualización de datos más amigable (Pestaña
"Crear" -> "Asistente para formularios" o "Diseño del formulario").
3. Crear Informes: Para presentar tus datos de forma profesional (Pestaña "Crear" ->
"Asistente para informes" o "Diseño del informe").
4. Introducir/Editar Datos: Directamente en las tablas (no recomendado para usuarios
finales) o a través de los formularios que crees.
Buenas Prácticas Adicionales:
• Haz Copias de Seguridad: Regularmente, haz una copia de tu archivo .accdb. ¡Es vital!
• Compactar y Reparar: Usa esta herramienta (Archivo -> Información -> Compactar y
reparar base de datos) periódicamente para mantener el archivo optimizado y corregir
posibles errores menores.
• Sigue Aprendiendo: Explora las consultas, formularios e informes. La verdadera
potencia de Access está ahí.
• No Modifiques el Diseño Constantemente: Una vez que la estructura está bien
definida y tienes datos, sé cuidadoso al cambiar nombres de campos, tipos de datos o
relaciones, ya que puede afectar a otros objetos (consultas, formularios, informes) que
dependen de ellos.
