Quinta regla
Presupueste las actividades
RECURSOS
Y COSTOS
Programación de Recursos y Costos
Pasos
1. Asignación de recursos
[Link] de los recursos
[Link] Costos (Fijos)
[Link] total del proyecto
5. Nivelación de recursos
6. Optimización del proyecto
Concepto de RECURSO
(según PM*, MsProject)
• Factor productivo necesario
para realizar una actividad
• No se consume con su uso, ni se
incorpora al producto resultante
de la actividad
• Al término de la actividad, queda
disponible para ser asignado a
otra actividad o proyecto
Son recursos:
• Mano de obra
• Equipos y herramientas
No son recursos:
• Materiales, combustibles,
servicios
* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos
Pasos para programación de recursos y costos
1. Asignación de recursos
Ejemplo: Parque Comunal
RECURSOS
ACTIVIDAD Hum anos Equipo y Herramienta
Maes tro ObreroJardinero
Trabaj. Social Equipo rram. Co nstrucci
Elaborar plan
Adquirir dotación
Adquirir equipo
Adquirir m ateriales
Contratar M. de Obra
Cons eguir plantas 1
Hacer drenajes 1 3 1 1
Realizar cons trucción 1 2 1 1
Hacer hoyos y eras 1 1
Ins talar 1 2 1 1
Plantar 1
Realizar acabado 1 1 1
Realizar prom oción 1
Capacitar 1
El Gerente y la Secretaria s e as ignan al Proyecto globalm ente
Pasos para programación de recursos y costos
2, 3 y 4. Los costos del proyecto
COSTOS TOTALES
COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS GENERALES DEL PROYECTO
COSTOS DE LOS RECURSOS OTROS COSTOS
(Fijos*) COSTOS DE GERENCIA +
EQUIPO INSUMOS RECURSO HUMANO
HUMANO SERVICIOS** GASTOS ADMINISTRATIVOS
* Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad. + Sugerencia: asignarlos a una actividad
** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente global denominada “Gerencia”, que dura
cuando se contrata completamente o “a todo costo”? lo mismo que el proyecto.
Ejemplos de programación de costos (1)
Una actividad dura 60 días y utiliza:
• Un capataz (RH1), a $300 por día
• Tres obreros (RH2), a $200 por día
• Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día
• $30.000 en materiales. X = + =
Número de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por día) Duración Costos
Actividad diariode
(días)
total de
fijos por
RH1 RH2 EQ RH1 RH2 EQ recursos recursos
actividad
Actividad 1 1 3 2 300 200 500 1,900 60 114,000 30,000 144,000
» 1 x 300 = 300
» 3 x 200 = 600
» 2 x 500 = 1.000
» Suma 1.900
Ejemplos de programación de costos (2)
Una actividad se ha contratado por un valor total de
$240,000 y tiene una duración prevista de 90 días.
Número de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por día) Duración Costos
Actividad diariode
(días)
total de
fijos por
RH1 RH1 recursos recursos
actividad
Actividad 1 90 240,000 240,000
• Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por
cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se
asigna como costo fijo.
Ejemplos de programación de costos (3)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su
ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un
consultor (RH1)con honorarios de $200 por día.
X = + =
Número de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por día) Duración Costos
Actividad diariode total de
por
(días) fijos
RH1 RH1 recursos recursos
actividad
Actividad 1 1 200 200 90 18,000 240,000 258,000
Programación de Costos
El parque comunal
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTAL
ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUM OS SERVICIOS COSTO
M aest roBRER Obrero Jardinero [Link] EQUIPO [Link]. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS M ATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD
$/dí a # $/día $Tot al $/ día $/día $/ día $/día $/día (DIAS) $ $ $ $
Elaborar plan 10 20 20
Adquirir dotación 15 2,000 200 2,200
Adquirir equipo 6 80 80
Adquirir materiales 4 100 100
Contratar M. de Obra 3 -
Conseguir plantas 50 50 3 150 100 250
Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 5 1,400 1,200 2,600
Realizar constru 80 2 40 80 60 20 240 20 4,800 4,000 8,800
Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1,600
Instalar 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920
Plantar 50 10 60 5 300 1,100 1,400
Realizar acabado 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760
Realizar promoción 80 80 8 640 1,000 80 1,720
Capacitar 80 80 24 1,920 2,800 400 5,120
TOTAL ACTIVIDADES 20,450
Gerente 100 48 4,800 4,800
Secretaria 40 48 1,920 1,920
Gastos Admin. 30 48 1,440 1,440
GERENCIA 170 48 8,160 8,160
TOTAL PROYECTO 48 28,610
Duración de la actividad vs
recursos
Duración variable:
• Depende de la intensidad
del recurso asignado:
• Ej: Pintura de un edificio
Duración fija:
• No depende de la
intensidad del recurso
asignado
• Ej: Duración del Curso
POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE
EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO
Pasos para programación de recursos y costos
5. Nivelación de recursos
Recurso
asignado Recurso
sobreasignado
Límite
disponible
(“pool”)
Tiempo
Actividad A 1 1 1 1
Cantidad del recurso
Actividad B 1 1 1 1 1 por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Actividad C 1
Estrategias para eliminar
sobrecarga
• Nivelar recursos por
desplazamiento de
actividades con holguras
• Programar trabajo extra
• Reingeniería de procesos
• Modificar tecnología
• Contratar recurso
adicional
Eliminación de sobrecarga de recursos
por ampliación del “pool”
Recurso
asignado
Ampliación del
pool de recursos
Límite original
Tiempo
Nivelación de recursos
por desplazamiento de actividades
Recurso Sobrecarga eliminada
asignado
Límite
disponible
Perfil nivelado
Tiempo
Actividad A 1 1 1 1
Cantidad del recurso
Actividad B 1 1 1 1 1 por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Actividad C 1
Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyecto
a) Estrategias para REDUCIR DURACION
• Revisar interdependencias y
maximizar ejecuciones simultáneas
• Asignar más recursos y/o modificar
horario laboral
– Más días laborables
– Turnos de trabajo
– Horas extras
• Modificar tecnología y redefinir
procesos
– Mejora de procedimientos
– Cambio de procesos en
actividades
– Cambio en tecnología integral
• Sistemas de estímulos
Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyecto
b) Estrategias para REDUCIR COSTOS
• Reprogramar recursos
ociosos
• Aprovechar capacidad
instalada subutilizada en
la empresa
• Modificar tecnología,
redefinir procesos y
cambiar recursos
• Vincular recursos
comunitarios
• Sistemas de estímulos
• Subcontratar la ejecución
• “Acelerar”, si conviene
Gráfico de costos
Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto
Costo Indirecto
Costo Directo
Costo vs Tiempo
Costo
Costo límite – Costo normal
Pendiente de costo =
Costo límite Tiempo normal – Tiempo límite
Pendiente de costo = Costo de reducir una unidad de tiempo
Aumento
de costo
Costo normal
Tiempo posible de reducción
Tiempo Tiempo Tiempo
límite normal
Ejemplo de reducción de tiempo - 1
(Aceleración)
Costo
Costo límite $200
Costo normal $180
Tiempo Tiempo Tiempo
límite normal
20 días 30 días
Ejemplo de reducción de tiempo - 2
(Aceleración)
Costo límite – Costo normal
Costo Pendiente de costo =
Tiempo normal – Tiempo límite
$200 - $180 $20
Pendiente de costo = =
$200 30 días – 20 días 10 días
Costo límite
Pendiente de costo = $2/día
$20 Aumento
de costo
Costo normal $180
Tiempo posible de reducción
10 días
Tiempo Tiempo Tiempo
límite normal
20 días 30 días
Ejemplo de reducción de tiempo - 1
(Aceleración)
Costo
Si los Costos de Gerencia
son de $3/día:
Costo límite $200 Cuál es el Costo Total:
a) Sin reducción
b) Con reducción al límite
Costo normal $180
Tiempo Tiempo Tiempo
límite normal
20 días 30 días
¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en:
a) 1 día
b) 2 días
c) 3 días
d) 4 días
Días
6
4
3
Estrategias para la aceleración del
proyecto
Si el criterio principal es reducir tiempo:
1. En qué actividades se reduce
2. Por dónde empezar
3. Hasta dónde se lleva el proceso
Si el criterio principal es reducir costo:
1. En qué actividades se reduce
2. Por dónde empezar
3. Hasta dónde se lleva el proceso
Gráfico de costos con
premios y multas
C
O
S costo total con premios y multas
T costo total sin premios, ni multas
O
Cm
Cm’ costo indirecto
costo directo
multas
to to’ duración
premios
Listos para la EJECUCIÓN DEL PROYECTO
1. PREPARACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
D ir e c c ió n S u p e r io r
A r e a F u n c io n a l 1 A r e a F u n c io n a l 2 P r o y e c to
EJECUCIÓN
3. TÉRMINO
DE PROYECTO
2. SEGUIMIENTO
