LExcel 01 Lámina de apoyo: Línea de tiempo sobre la historia
del cálculo
Principios de la Hoja de Cálculo
Libros y hojas
Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros. Un libro está
formado de una o más hojas de cálculo. En su concepción más simple, una hoja
de cálculo es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden guardar
datos y aplicar fórmulas. La utilidad y el poder de la hoja de cálculo están
en su capacidad de realizar cálculos con la información que contiene la hoja.
Las hojas de cálculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos
cambia, no es necesario volver a hacer los cálculos, ya que los resultados se
actualizan automáticamente.
Pantalla principal de Excel 2007
Al iniciar MS Excel 2007 se crea un nuevo libro en blanco. La nueva interfaz de
la versión 2007 facilita al usuario a encontrar los comandos que necesita. Los
comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que
contiene la cinta de opciones.
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1 Botón de Microsoft Office: Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar
e imprimir un archivo. Este botón es común a casi todas las aplicaciones de
Microsoft Office 2007. Sustituye al menú Archivo de versiones anteriores
de Office.
2 Cinta de opciones: Está compuesta por fichas en las que se organizan
comandos o acciones específicos. Los controles de cada ficha se organizan
además en varios grupos.
3 Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de
comandos independientes de la ficha que se esté mostrando en la Cinta
de opciones.
4 Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o dirección de la celda activa.
5 Barra de Fórmulas: Muestra el contenido real de la celda activa y permite
modificarlo.
6 Celda Activa: Indica la celda seleccionada donde se introducirán los datos.
7 Barra de Título: Muestra el nombre del programa y del libro activo.
8 Hojas de cálculo: Muestra los nombres de las hojas de un libro. Con un clic
puedes cambiar a otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.
Cinta de opciones
La Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente
los comandos necesarios para completar tu trabajo. La Cinta de opciones
reemplaza los menús tradicionales de las versiones anteriores de Office. Los
comandos se encuentran organizados en grupos lógicos, que a su vez se
concentran en fichas. Estas fichas están relacionadas con un tipo de actividad,
como trabajar con fórmulas, insertar objetos o utilizar vistas del trabajo.
Fichas
Botones de comando
Grupos
TIP
Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones presionando las teclas
<Ctrl+F1>. También puedes ocultar la cinta haciendo doble clic en la
ficha activa.
La cinta de opciones también se maneja en otros programas de Microsoft
Office 2007 como Access, PowerPoint o Word.
4 Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Importante: En este material utilizaremos la siguiente nomenclatura para
localizar algún comando en la cinta de opciones:
Ficha/Grupo/Comando
Nota
Por ejemplo, para referirnos al botón Copiar que se encuentra en el grupo
Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionará:
Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar
1. Ficha
3. Botón Copiar
2.Grupo
Excel
01 Pantalla principal Excel 2007
Acceso rápido con el teclado
Algunas personas se sienten más cómodas y trabajan más rápido utilizando
únicamente el teclado y dejando el ratón sólo para algunas acciones menores.
Para ello, casi todas las aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen
las mismas funciones que muchos botones de comando.
Presiona y suelta la tecla <Alt>. Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada
función disponible en la ficha activa como se muestra en la siguiente imagen:
Presiona la letra o las letras que aparecen sobre la función que desees utilizar.
Dependiendo de las teclas que presiones podrán aparecer nuevas etiquetas.
Sigue presionando las letras hasta llegar al comando o control específico que
deseas utilizar.
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Para que desaparezcan las etiquetas sobre los botones, únicamente vuelve a
presionar la tecla <Alt>.
Botones divididos
En las aplicaciones de Microsoft Office 2007 muchos botones están divididos
en dos secciones. La primera sección muestra un icono de identificación. Si
haces clic con el ratón sobre él, se ejecuta la acción inmediatamente. Al lado
de la imagen aparece un pequeño triángulo que indica que existe un menú
colgante con más opciones para ese botón. Observa la siguiente imagen:
Si das clic en la cubeta, inmediatamente las celdas
seleccionadas se rellenarán con el último color
utilizado.
Si das clic en este triángulo se desplegarán más
opciones de color para el relleno.
Cuadros de diálogo
En algunos Grupos aparece en la parte inferior derecha una pequeña flecha
diagonal . Esta flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Al
presionarla, aparecerá una caja con más opciones relacionadas al Grupo.
También puede aparecer un panel de tareas con opciones detalladas de
alguna actividad. Por ejemplo, éste es el Cuadro de diálogo asociado al grupo
Fuente.
Desde aquí se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no
aparecen directamente en el Grupo como botones.
6 Hoja de Cálculo - Certificación Internacional Excel
Barra de herramientas de acceso rápido
Es una barra personalizable con comandos independientes a la Cinta de
opciones. Te ayuda a tener acceso rápido a los comandos que más utilices en
un trabajo. Los comandos predeterminados de la barra son: Guardar, deshacer,
repetir e impresión rápida.
Puede ubicarse en dos lugares: a lado del botón de Microsoft Office o debajo
de la Cinta de opciones.
Puedes agregar o eliminar botones de comando de la Barra de herramientas
de acceso rápido de dos maneras diferentes:
1. Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido que se encuentra en el extremo derecho de la barra. Aparecerá
un cuadro de diálogo como el siguiente, y desde ahí puedas agregar o
eliminar los comandos que desees.
2. Haz clic sobre cualquier botón de la cinta de opciones con el botón
secundario del ratón y después selecciona la opción Agregar a la
barra de herramientas de acceso rápido. Esto agrega el comando
seleccionado a la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que
sea de fácil acceso.
