INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROFESOR:
JORGE PÉREZ MARTÍNEZ
MATERIA:
CULTURA ORGANIZACIONAL Y COMUNICACION
ALUMNO:
MARICELA ISLAS MENDEZ
GRUPO: 4EX1
UNIDAD 3
ORGANIZACIÓN DE FONDOS HISTÓRICOS NO ORGANIZADOS
ACTIVIDAD:
PROCESOS ARCHIVISTICOS
FECHA DE ENTREGA:
23 DE JUNIO 2025
BOLETA 20240D0062
MODALIDAD NO ESCOLARIZADA
PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA ARCHIVOS
OBJETIVO:
Evaluar el estado actual de los archivos para su clasificación, así como su resguardo.
Por medio de un Diagnóstico Inicial y de Actividades:
Identificar el tipo de documental.
Revisar el estado físico de los documentos (conservación, deterioro, etc.).
Determinar el nivel de organización existente.
Identificar las series documentales y su valor histórico.
PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN
VALORACION CLASIFICACION DESCRIPCION ARCHIVO
La valoración es un proceso La clasificación es un La descripción es una Para finalizar y conocer el destino
fundamental en la gestión y instrumento que permitan actividad archivística que se de los archivos y de la aplicación
organización de archivos. clasificar los documentos para realiza en conjunto con la efectiva de los conceptos,
Consiste en determinar el valor ubicarlos en expedientes de clasificación, ya que facilita la procedimientos y normas vigentes.
y la relevancia de los archivo, dentro del nivel consulta para usuarios y se
documentos, así como decidir documental al que tiene mayor control en la A donde va dirigido:
qué documentos deben ser corresponda. administración de la
conservados y durante cuánto documentación por parte del ARCHIVO HISTÓRICO:
tiempo. Al administrar los documentos del archivista. Dase inactiva de los
archivo de trámite y concentración se
realizarán transferencias secundarias documentos.
Se van a utilizan varios criterios para Se caracteriza por varios elementos
de los documentos con valores
evaluar el valor de los documentos. clave que incluyen:
secundarios, mediante la organización, ARCHIVO
conservación y su seguimiento.
INTERMEDIO: Fase
Algunos de los criterios más NOMBRE: Debe de tener un semi-activa de los
comunes son: Según la función de uso: nombre único que lo documentos.
identifique dentro de una
Archivo activo
INFORMACIÓN CONTENIDA Archivo histórico carpeta o directorio. ARCHIVO CENTRA:
EN EL DOCUMENTO: Se Archivo semi- archivo Fase activa de los
evalúa si contiene datos Archivo permanente EXTENSIÓN: Indica el tipo de documentos.
relevantes para la organización formato del archivo, como .doc,
o para la historia. Por su organización: .jpg, .exe, etc. ARCHIVO DE
GESTIÓN: Fase activa de
VIGENCIA: Se analiza si el CENTRALIZADOS: Son los documentos.
documento sigue siendo útil o si archivos únicos de una TAMAÑO: Hace referencia al
su información ha quedado institución u organización. espacio que ocupa el archivo en
obsoleta. el dispositivo de
DESCENTRALIZADOS: almacenamiento.
EVIDENCIA HISTÓRICA: Se Son archivos distribuidos en
debe de determinar si el
documento tiene un valor distintas áreas de la DESCRIPCIÓN: Proporciona
histórico o testimonial. institución. información adicional sobre el
contenido del archivo.
LEGISLACIÓN Y MIXTOS: Son archivos que
NORMATIVAS: Verificar si el combinan características de
documento debe ser ambos archivos. UBICACIÓN: Define el lugar
conservado por requisitos donde está almacenado
legales o regulatorios. el archivo.
FORMATO: Indica el tipo de
datos que contiene el archivo,
como texto, imagen, audio, etc.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
Objetivo: Garantizar la preservación física de los documentos.
Limpieza y desinfección de documentos.
Uso de materiales de conservación (cajas archivadoras).
Control de temperatura, humedad y luz en el área de almacenamiento.
Digitalización de documentos para reducir el manejo físico.
ORGANIZACIÓN FÍSICA
Objetivo: Ordenar los documentos en el espacio físico del archivo.
Establecer un sistema de codificación para identificar fácilmente los documentos.
Ordenar los documentos según el esquema de clasificación.
Utilizar mobiliario adecuado (estanterías metálicas, archivadores).
ACCESO Y DIFUSIÓN
Objetivo: Facilitar el acceso a los documentos para investigadores y público en general.
Crear un reglamento de consulta.
Implementar un sistema de consulta en línea (si es posible).
Organizar exposiciones, talleres o publicaciones para difundir el patrimonio documental.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Objetivo: Asegurar que el personal encargado del archivo tenga los conocimientos necesarios.
Realizar talleres y cursos sobre archivística y conservación.
Promover la actualización constante en normativas y tecnologías archivísticas.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Objetivo: Garantizar la mejora continua del programa.
Realizar auditorías periódicas del archivo.
Recoger retroalimentación de los usuarios.
Actualizar el programa según las necesidades detectadas.
