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Informe Inventario Documental
Michael Andrés Quevedo Márquez
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
3256520 – Organización documental en el Entorno Laboral
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION……………………………………………………….3
2. DESARROLLO………………………………………………………….4
3. CONCLUSION…………………………………………………………..10
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INTRODUCCION
El presente informe detalla los resultados del inventario documental realizado en la Dirección de
Proyectos de "Construcciones Sostenibles del Pacífico S.A.S.". El objetivo de esta actividad es
identificar, clasificar y describir la documentación generada y/o recibida por esta oficina, con el
fin de tener un control preciso de la información, facilitar su consulta, y preparar las condiciones
para futuras transferencias documentales, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención
Documental (TRD) de la compañía.
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DESARROLLO
Fecha del Informe: 24 de junio de 2025
Elaborado por: Departamento de Gestión Documental y Archivo
Empresa: Construcciones Sostenibles del Pacífico S.A.S. (CSPS S.A.S.)
Unidad Administrativa / Oficina Productora: Dirección de Proyectos
Alcance del Inventario
El inventario abarcó la documentación física y electrónica activa y semiactiva custodiada por la
Dirección de Proyectos, correspondiente a los periodos de 2020 a 2024. Se excluyeron del
inventario los documentos de apoyo y control que no constituyen series documentales ni
expedientes.
Metodología
Para la realización del inventario se siguieron los siguientes pasos:
• Identificación y Clasificación: Se identificaron las series y subseries documentales de
acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) de CSPS S.A.S. y las Tablas
de Retención Documental (TRD) vigentes.
• Ordenación: La documentación se organizó siguiendo el orden establecido en las TRD
(generalmente alfabético por serie/subserie, y cronológico/numérico al interior de los
expedientes).
• Foliación: Se foliaron los documentos físicos dentro de cada expediente.
• Diligenciamiento del FUID: Se registró la información en el Formato Único de Inventario
Documental (FUID) en su versión más reciente, proporcionado por el Archivo General de
la Nación (AGN).
• Verificación y Control: Se realizó una verificación cruzada de la información registrada
en el FUID con la documentación física y electrónica.
Resultados del Inventario
El inventario arrojó la siguiente información general:
• Total de series/subseries inventariadas: 15
• Total de expedientes/unidades de conservación: 280
• Volumen total estimado de folios: 56.000 folios
• Volumen total estimado de unidades de almacenamiento (cajas): 70 cajas de archivo
(tamaño resma)
• Soporte predominante: Papel (90%), electrónico (10%)
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Se identificaron las siguientes series documentales principales en la Dirección de Proyectos:
Unidades
N° de
Nombre de la Fechas Extremas (Inicial- de
Código Folios Soporte Observaciones
Serie/Subserie Final) Conservaci
(rangos)
ón
Proyectos de
1.1.1 2020-01-15 - 2024-12-31 Caja 1-800 Papel 10 cajas
Construcción
1.1.2 Contratos de Obra 2020-03-01 - 2024-11-20 Caja 1-500 Papel 5 cajas
1.1.3 Licencias y Permisos 2020-02-10 - 2024-10-15 Carpeta 1-150 Papel 15 carpetas
Informes de Avance Papel/Electr
1.1.4 2020-04-01 - 2024-12-28 Caja 1-300 8 cajas (papel), 2 TB (electrónico)
de Obra ónico
Actas de Reunión de
1.1.5 2020-01-20 - 2024-12-10 Carpeta ene-80 Papel 20 carpetas
Proyectos
(Nota: Esta tabla es solo un ejemplo. Un inventario real sería mucho más extenso y
detallado.)
Recomendaciones y Próximos Pasos
• Digitalización: Dada la cantidad de documentación física y la necesidad de agilizar la
consulta, se recomienda iniciar un plan de digitalización gradual de las series más
consultadas o de valor permanente.
• Software de Gestión Documental: Considerar la implementación de un software de
gestión documental electrónico (SGD-e) para optimizar el manejo de los documentos
electrónicos y automatizar los flujos de trabajo.
• Capacitación: Reforzar la capacitación al personal de la Dirección de Proyectos en buenas
prácticas archivísticas, uso de las TRD y diligenciamiento del FUID.
• Preparación para Transferencias: Según las TRD, se identifican las siguientes series
documentales que cumplen o están próximas a cumplir su tiempo de retención en el archivo
de gestión y deberán ser transferidas al archivo central.
PASO A PASO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es un instrumento archivístico esencial en
Colombia, regulado por el Archivo General de la Nación (AGN). Permite describir de manera
estandarizada las unidades documentales (series, subseries o asuntos) de una entidad.
A continuación, se explica paso a paso cómo se diligencia el FUID, tomando como referencia el
formato estándar:
Sección 1: Identificación del Formato
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1. Hoja No.: Se numera consecutivamente cada hoja del inventario.
2. De: Se registra el número total de hojas del inventario.
3. Entidad Remitente: Nombre completo de la entidad que transfiere la documentación (si
aplica, en caso de transferencia). Para un inventario de una oficina, es la misma Entidad
Productora.
4. Entidad Productora: Nombre completo o razón social de la entidad que generó o recibió
la documentación (Ej: Construcciones Sostenibles del Pacífico S.A.S.).
5. Unidad Administrativa: Nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarquía a la que pertenece la oficina productora (Ej: Gerencia General, Dirección
Financiera, etc.).
6. Oficina Productora: Nombre de la oficina o dependencia específica que produce y
custodia los documentos (Ej: Dirección de Proyectos, Contabilidad, Recursos Humanos).
7. Objeto: Se consigna la finalidad del inventario (Ej: Transferencia Primaria, Transferencia
Secundaria, Valoración de Fondos Acumulados, Reorganización Interna, Fusión/Supresión
de Entidad, Inventario de Entrega/Recibo de Cargo).
8. Registro de Entrada: Solo se diligencia para transferencias primarias y secundarias. Se
registra la fecha de entrada (Año, Mes, Día) y el Número de Transferencia (NT).
Sección 2: Descripción de las Unidades Documentales
Esta es la parte central del inventario, donde se describe cada unidad de conservación
(generalmente una caja o una carpeta grande con un expediente).
1. Número de Orden: Se anota un número consecutivo para cada asiento o línea del
inventario.
2. Código: Se registra el código asignado a la serie, subserie o asunto, según el Cuadro de
Clasificación Documental (CCD) de la entidad.
3. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Se escribe el nombre completo de la serie,
subserie o asunto documental, tal como aparece en las Tablas de Retención Documental
(TRD) o Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Es crucial la exactitud aquí.
o Ejemplo: Si el expediente trata sobre un proyecto específico, la serie podría ser
"Proyectos de Construcción" y la subserie el nombre del proyecto.
4. Fechas Extremas: Se consignan las fechas (Año-Mes-Día) del documento más antiguo y
del documento más reciente que contiene la unidad de conservación (caja, carpeta, tomo).
o Inicial: La fecha del primer documento.
o Final: La fecha del último documento.
o Si un documento no tiene fecha, se anota "s.f." (sin fecha).
5. Unidad de Conservación: Se indica el tipo de unidad de almacenamiento y su número
consecutivo.
o Caja: Número de caja (Ej: C-001).
o Carpeta: Número de carpeta dentro de la caja o de forma individual (Ej: 001).
o Tomo: Número de tomo (para documentos empastados).
o Otro: Se especifica el tipo de unidad (Ej: CD, DVD, rollo de microfilm, libro,
plano).
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6. Número de Folios: Se anota la cantidad total de folios (hojas numeradas) contenidos en la
unidad de conservación. Para documentos electrónicos, se puede indicar el volumen en
MB/GB/TB.
7. Soporte: Se especifica el tipo de soporte del documento (Ej: Papel, Digital, Microfilme,
Óptico, Magnético, Audiovisual).
8. Frecuencia de Consulta: Se indica la periodicidad con la que se consulta la
documentación (Ej: Alta, Media, Baja, Nula). Esta información es útil para la gestión de
los archivos.
9. Notas: Se registran observaciones relevantes sobre la unidad documental, como:
o Faltantes de numeración (para series numeradas).
o Documentos anexos especiales (planos de gran formato, CD con información).
o Estado de conservación (deteriorado, requiere restauración).
o Información adicional sobre el contenido.
o Transferencias anteriores.
Sección 3: Responsables
1. Elaborado por: Nombres y apellidos, cargo, firma, lugar y fecha de la persona que
diligenció el inventario.
2. Entregado por: Nombres y apellidos, cargo, firma, lugar y fecha de la persona que entrega
la documentación (solo para transferencias).
3. Recibido por: Nombres y apellidos, cargo, firma, lugar y fecha de la persona que recibe
la documentación (solo para transferencias).
Consideraciones Clave para el Diligenciamiento:
• Coherencia con TRD y CCD: Toda la información (códigos, nombres de series/subseries)
debe ser coherente con las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación
Documental vigentes en la entidad.
• Foliación Correcta: La foliación debe ser consecutiva, sin saltos ni repeticiones, y
realizada con lápiz de mina negra suave.
• Ordenación Lógica: Los documentos dentro de cada unidad de conservación deben estar
ordenados cronológicamente (el más antiguo primero) o numéricamente, según el tipo
documental.
• Claridad y Precisión: La información debe ser clara, precisa y legible. Evitar abreviaturas
no estandarizadas.
• Revisión exhaustiva: Antes de dar por terminado un FUID, debe revisarse
meticulosamente para corregir cualquier error u omisión.
PARÁMETROS A TENER EN CUENTA PARA LA REALIZACIÓN DE LA
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
La transferencia documental es un proceso archivístico fundamental que asegura la continuidad de
la gestión y la preservación del patrimonio documental. Se realiza cuando los documentos cumplen
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su tiempo de retención en una fase de archivo y deben pasar a la siguiente (por ejemplo, de archivo
de gestión a archivo central, o de archivo central a archivo histórico). Los principales parámetros
a considerar son:
1. Aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD)
• Criterio Fundamental: Las TRD son el instrumento archivístico que define el ciclo vital
de los documentos y, por ende, el momento exacto en que una serie o subserie documental
debe ser transferida.
• Vigencia Administrativa: Los documentos permanecen en el archivo de gestión mientras
sean de uso frecuente y constante para las funciones diarias de la oficina productora. Una
vez que su consulta disminuye (pasan a fase semiactiva), las TRD indican su transferencia
al archivo central.
• Valoración Documental: Para la transferencia del archivo central al archivo histórico
(transferencia secundaria), se considera el valor secundario de los documentos (histórico,
cultural, científico, investigativo). Las TRD o Tablas de Valoración Documental (TVD)
determinan qué series se conservan permanentemente y cuáles se eliminan.
2. Organización Documental Previa
• Clasificación y Ordenación: La documentación debe estar correctamente clasificada
(identificada la serie/subserie) y ordenada (dentro del expediente, cronológicamente o
numéricamente; y los expedientes, alfabéticamente o numéricamente por código).
• Foliación: Todos los documentos en soporte físico deben estar foliados de manera
consecutiva y legible.
• Depuración: Retiro de duplicados, copias de control, material de descarte (como
borradores, impresiones de trabajo, material de apoyo no oficial) que no tienen valor
administrativo, legal o histórico.
• Identificación: Las unidades de conservación (cajas, carpetas) deben estar debidamente
rotuladas con la información esencial (entidad, oficina productora, serie/subserie, fechas
extremas, número de caja/carpeta).
3. Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID)
• Obligatoriedad: El FUID es el instrumento oficial para registrar y describir la
documentación que se transfiere. Su diligenciamiento es obligatorio y debe ser exacto.
• Control y Trazabilidad: El FUID actúa como una hoja de ruta y un recibo, garantizando
el control y la trazabilidad de los documentos durante el proceso de transferencia.
4. Preparación Física de la Documentación
• Unidades de Conservación: La documentación debe ser organizada en unidades de
conservación adecuadas (cajas de archivo normalizadas, carpetas libres de ácido, tomos),
que garanticen la integridad física de los documentos durante el transporte y el
almacenamiento.
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• Limpieza y Saneamiento: Los documentos deben estar libres de elementos metálicos
(clips, ganchos, cosedoras), hongos, polvo y otros agentes contaminantes. Se deben realizar
"primeros auxilios" documentales si es necesario (limpieza superficial, enderezado de
folios).
• Integridad del Expediente: Asegurarse de que los expedientes estén completos y que
todos los documentos que lo conforman estén dentro de su respectiva unidad de
conservación.
• Rótulos: Las cajas y carpetas deben tener rótulos claros y legibles con la información
esencial para su identificación y ubicación en el archivo receptor.
5. Condiciones del Archivo Receptor
• Espacio Adecuado: El archivo central o histórico debe contar con las condiciones
ambientales (temperatura, humedad, ventilación), de seguridad (extintores, control de
acceso) y de infraestructura (estanterías, mobiliario) necesarias para la conservación a largo
plazo de los documentos.
• Disponibilidad: Asegurarse de que el archivo receptor tenga la capacidad física y el
personal para recibir y organizar la documentación transferida.
6. Aspectos Legales y Administrativos
• Acta de Entrega/Recibo: Toda transferencia debe ir acompañada de un Acta de Entrega
y Recibo, que formaliza el proceso y es firmada por el funcionario que entrega y el que
recibe. El FUID es parte integral de esta acta.
• Responsabilidades: Establecer claramente las responsabilidades de cada parte (oficina
productora, oficina de archivo) en el proceso de transferencia.
• Revisión y Cotejo: Antes de la firma del acta, se debe realizar un cotejo entre la
documentación física y el FUID para verificar que lo descrito corresponde a lo entregado.
• Preservación de Documentos Electrónicos: Para los documentos electrónicos, la
transferencia implica asegurar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a
largo plazo, lo que puede requerir el uso de formatos de preservación digital, metadatos y
sistemas de gestión electrónica de documentos.
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CONCLUSION
En resumen, una transferencia documental exitosa no es solo mover cajas, sino un proceso riguroso
y planificado que garantiza que la memoria de la organización sea gestionada, preservada y
accesible de manera eficiente a lo largo del tiempo, cumpliendo con la normativa vigente y los
principios archivísticos.
