Universidad Nacional Experimental de Guayana.

Vicerrectorado Académico.

Proyecto de carrera: Admon. Banca y Finanzas.

Unidad curricular: Organización y Métodos..

Puerto Ordaz, Edo Bolívar.

TEMA IV: BOLETIVAS DE PROCEDIMIENTO

TEMA V: MANUALES ADMINISTRATIVOS

Licenciado: Alumna:

Abadero, Militza. Ruiz, Natalia

C.I: 28.700.784

Ciudad Guayana, junio de 2025.

TEMA IV: Boletivas de Procedimiento

1. Definición, Importancia y Objetivos de Boletivas de Procedimiento

Las Boletivas de Procedimiento son documentos escritos que establecen de manera formal y
detallada la secuencia lógica de pasos o actividades que deben seguirse para ejecutar una tarea o
proceso específico dentro de una organización. Funcionan como instrucciones claras y
estandarizadas, asegurando que las operaciones se realicen de manera consistente y eficiente.

Importancia:

 Estandarización: Aseguran que las tareas se realicen siempre de la misma manera,

reduciendo variaciones y errores.
 Eficiencia: Optimizan el uso de recursos y tiempo al definir los pasos más efectivos para
una tarea.
 Capacitación: Sirven como una herramienta invaluable para la formación de nuevo
personal y el reciclaje de empleados existentes.
 Control Interno: Facilitan la supervisión y auditoría de los procesos, mejorando la
rendición de cuentas.
 Reducción de Riesgos: Minimizan la posibilidad de errores, omisiones o desviaciones
que puedan generar problemas operativos o legales.
 Consistencia: Garantizan que, independientemente de quién realice la tarea, los
resultados sean predecibles y de alta calidad.

Objetivos:

 Proporcionar instrucciones claras y concisas para la ejecución de tareas.

 Establecer criterios uniformes para el desempeño de las actividades.
 Facilitar la comprensión y el aprendizaje de los procesos.
 Servir como base para la mejora continua de los procedimientos.
 Apoyar la toma de decisiones al ofrecer una referencia estructurada.

2. Elaboración de Boletivas de Procedimiento

La elaboración de boletivas de procedimiento sigue un proceso estructurado para asegurar su
claridad y utilidad:

1. Identificación del Proceso: Determinar qué proceso requiere ser documentado.

2. Recopilación de Información: Obtener datos precisos de los involucrados,
documentación existente y observación directa.
3. Análisis y Diseño del Proceso: Desglosar el proceso en pasos lógicos, identificando
entradas, salidas, decisiones y responsables.
4. Redacción: Escribir el procedimiento de manera clara, concisa y usando un lenguaje
sencillo. Incluir:

 Título: Nombre del procedimiento.

 Código: Identificador único.
 Fecha de Emisión/Revisión: Para control de versiones.
 Objetivo: Qué se busca lograr con el procedimiento.
 Alcance: A qué áreas o personas aplica.
 Responsabilidades: Quién realiza cada paso.
 Desarrollo del Procedimiento: La secuencia detallada de pasos.
 Documentos Relacionados/Formularios: Referencias a otros documentos.
 Glosario: Para términos técnicos.

5. Validación: Revisar el borrador con los usuarios del proceso para asegurar su precisión y
practicidad.
6. Aprobación: Obtener la aprobación formal de las autoridades competentes.
7. Publicación y Distribución: Difundir la boletiva entre el personal relevante.
8. Mantenimiento: Revisar y actualizar periódicamente para reflejar cambios en el proceso
o en la normativa.

3. Definiciones de Flujogramas o Diagramas de Flujo de Procedimientos

Un flujograma, también conocido como diagrama de flujo de procedimientos, es una

representación gráfica de la secuencia de operaciones, decisiones, documentos y datos dentro de
un proceso o sistema. Utiliza símbolos estandarizados para ilustrar el flujo lógico de las
actividades. Su objetivo principal es ofrecer una visión clara y concisa de cómo funciona un
proceso, facilitando su análisis y comprensión.

4. Simbología de los Flujogramas

La simbología de los flujogramas es universalmente reconocida y permite una interpretación

consistente. Los símbolos más comunes incluyen:

 Óvalo (Terminal): Representa el inicio o fin de un proceso.

 Rectángulo (Proceso/Actividad): Indica una acción o tarea específica a realizar.
 Rombo (Decisión): Representa un punto donde se toma una decisión, con al menos dos
salidas (ej. "Sí/No", "Verdadero/Falso").
 Paralelogramo (Datos/Entrada/Salida): Simboliza la entrada o salida de información
o datos de un proceso.
 Cilindro (Base de Datos/Almacenamiento): Representa el almacenamiento de
información.
 Flechas (Líneas de Flujo): Muestran la dirección y secuencia del flujo del proceso.
 Círculo (Conector): Se usa para conectar partes del flujograma, ya sea en la misma
página o en páginas diferentes.
 Trapezoide (Preparación Manual): Indica un paso de preparación o ajuste manual.
 Documento (Rectángulo con curva inferior): Representa un documento generado o
utilizado en el proceso.

5. Metodología para la Elaboración de los Flujogramas

La metodología para elaborar flujogramas efectivos es crucial para asegurar su precisión y

utilidad. Esta incluye los siguientes pasos:

1. Definición del Propósito y Alcance: Establecer qué proceso se va a graficar, sus límites
(inicio y fin) y el nivel de detalle requerido.
2. Recopilación de Información: Obtener datos precisos de las actividades, decisiones,
documentos, responsables y secuencias, mediante entrevistas, observación y revisión de
documentos.
 3. Secuenciación de Actividades: Organizar las actividades en el orden cronológico y
lógico en que ocurren, identificando las interconexiones.
4. Selección de Símbolos Estándar: Elegir los símbolos adecuados para representar cada
elemento del proceso (actividades, decisiones, datos, etc.).
5. Dibujo del Flujograma: Trazar el diagrama utilizando los símbolos y conectores,
asegurando un flujo claro y evitando cruces de líneas innecesarios. Se pueden usar
"carriles de nado" (swimlanes) para indicar responsabilidades por área o rol.
6. Revisión y Validación: Presentar el flujograma a los actores del proceso para verificar su
exactitud, identificar errores u omisiones y asegurar que refleje la realidad operativa.
7. Optimización y Mejora (Opcional): Utilizar el flujograma como herramienta para
identificar cuellos de botella, redundancias o ineficiencias y proponer mejoras al proceso.
8. Documentación y Mantenimiento: Almacenar el flujograma en un repositorio accesible
y mantenerlo actualizado ante cualquier cambio en el proceso.

6. Componentes de los Flujogramas

Los flujogramas se componen de varios elementos interconectados:

 Símbolos: Las figuras geométricas estandarizadas que representan diferentes tipos de

actividades o eventos.
 Líneas de Flujo (Flechas): Indican la dirección en la que avanza el proceso de un
símbolo a otro.
 Texto/Descripciones: Las palabras clave o frases concisas dentro de cada símbolo que
describen la acción o decisión.
 Puntos de Decisión: Los rombos que bifurcan el flujo del proceso según una condición.
 Conectores: Símbolos para unir diferentes partes del flujograma o para indicar
continuidad en otra página.
 Carriles de Nado (Swimlanes): En flujogramas complejos, dividen el diagrama en
secciones horizontales o verticales para mostrar qué departamento o rol es responsable de
cada actividad.

7. Definiciones de Formularios
Un formulario es un documento pre-diseñado, generalmente impreso o digital, que contiene
espacios en blanco destinados a ser llenados con información específica, estructurada y
organizada. Su propósito principal es recopilar, registrar y comunicar datos de manera uniforme y
eficiente. Los formularios aseguran que se capture toda la información necesaria para un proceso
determinado y facilitan su procesamiento posterior.

8. Tipos y Partes de los Formularios Instructivos

Los formularios se pueden clasificar según su propósito, pero en general, todos tienen una
estructura diseñada para guiar al usuario.

Tipos Comunes de Formularios:

 De Registro: Para registrar datos personales, transacciones, etc. (ej. formulario de

inscripción, ficha de cliente).
 De Solicitud: Para pedir un servicio, producto o permiso (ej. solicitud de empleo, de
vacaciones).
 De Control: Para monitorear actividades o procesos (ej. hoja de control de calidad,
inventario).
 De Informe: Para presentar resultados o datos (ej. informe de gastos, de incidencias).
 De Recibo/Comprobante: Para documentar una entrega o pago (ej. recibo de pago,
comprobante de entrega).

Partes de los Formularios Instructivos:

Los formularios instructivos están diseñados para ser autoguiados y facilitar su correcto llenado.
Sus partes suelen incluir:

1. Encabezado:
o Título del Formulario: Nombre claro que indica su propósito.
o Logotipo/Nombre de la Organización: Identifica a la entidad emisora.
o Código/Número de Versión: Para control y referencia.
o Fecha de Emisión/Revisión: Indica la actualidad del formulario.
 2. Cuerpo del Formulario:
o Instrucciones Generales: Breves indicaciones sobre cómo llenar el formulario,
dónde firmar, etc. Pueden estar al inicio o en el pie de página.
o Secciones/Campos para Datos: Áreas claramente definidas y etiquetadas para
ingresar la información. Los campos pueden ser:
 De Texto: Para nombres, direcciones, descripciones.
 Numéricos: Para cantidades, códigos.
 De Fecha/Hora: Para registrar momentos específicos.
 De Selección (Checkboxes/Radios): Para opciones predefinidas.
 Listas Desplegables: Para seleccionar entre varias opciones.
o Ayudas al Llenado: Ejemplos de formato, longitud máxima de caracteres, etc.,
que guían al usuario.
3. Pie de Página:
o Espacio para Firmas: De los responsables, solicitantes o aprobadores.
o Notas/Aclaraciones: Información adicional relevante.
o Espacio para Uso Interno: Campo para sellos, aprobaciones internas, etc.
o Información de Contacto: Opcional, para consultas.

TEMA V: Manuales Administrativos

1. Definiciones de Manuales Administrativos

Los Manuales Administrativos son documentos sistemáticos que contienen información

detallada, organizada y estructurada sobre las políticas, objetivos, responsabilidades, funciones,
procedimientos y estructuras de una organización. Sirven como una fuente de consulta y
referencia para todo el personal, formalizando el conocimiento institucional y guiando las
operaciones.

2. Importancia de los Manuales Administrativos

La importancia de los manuales administrativos radica en su capacidad para:

  Comunicar Políticas y Procedimientos: Aseguran que todos los miembros de la
organización conozcan las reglas y formas de operar.
 Estandarizar Operaciones: Garantizan la uniformidad en la ejecución de tareas,
reduciendo errores y variabilidad.
 Facilitar la Capacitación: Son una herramienta esencial para la inducción de nuevos
empleados y el desarrollo de habilidades del personal existente.
 Mejorar la Eficiencia: Al aclarar roles, responsabilidades y flujos de trabajo, eliminan
ambigüedades y agilizan los procesos.
 Servir como Base para la Auditoría: Proporcionan un marco de referencia para evaluar
el cumplimiento de las normativas y procedimientos.
 Preservar el Conocimiento Institucional: Documentan el "saber hacer" de la
organización, evitando la pérdida de información crucial con la rotación de personal.
 Apoyar la Toma de Decisiones: Ofrecen un marco de referencia para resolver dudas y
conflictos operativos.

3. Objetivos de los Manuales Administrativos

Los objetivos principales de los manuales administrativos son:

 Uniformar y Controlar el Cumplimiento de las Funciones: Asegurar que las

actividades se realicen de acuerdo con las directrices establecidas.
 Definir Responsabilidades: Aclarar quién es responsable de cada tarea y decisión.
 Servir como Instrumento de Capacitación: Facilitar el aprendizaje y la adaptación del
personal.
 Reducir Errores y Costos: Minimizar fallas operativas y optimizar el uso de recursos.
 Promover la Coordinación: Fomentar una mejor comunicación y colaboración entre las
diferentes áreas y niveles jerárquicos.
 Documentar la Estructura Organizacional: Presentar de manera clara la jerarquía y las
relaciones dentro de la empresa.
 Facilitar la Evaluación de Desempeño: Proporcionar criterios claros para medir el
rendimiento.

4. Tipos de Manuales Administrativos

Los manuales administrativos se clasifican según su contenido y propósito:

 Manual de Organización: Describe la estructura organizacional, funciones de unidades

y puestos, líneas de autoridad y responsabilidad. Incluye organigramas y descripciones de
puestos.
 Manual de Procedimientos: Detalla la secuencia de pasos para realizar diversas
operaciones, con énfasis en el "cómo" se hacen las cosas. Incluye flujogramas y
formularios.
 Manual de Políticas: Establece los principios, criterios y directrices generales que rigen
la conducta y las decisiones de la organización.
 Manual de Puestos/Descripción de Cargos: Define las funciones, responsabilidades,
requisitos y autoridad de cada puesto de trabajo.
 Manual de Bienvenida/Inducción: Proporciona información general sobre la empresa,
su cultura, beneficios y normativas básicas para los nuevos empleados.
 Manual de Calidad: Documenta el sistema de gestión de calidad de la organización, sus
procesos y procedimientos para asegurar la calidad de productos o servicios.
 Manual Específico (por Función/Área): Centrado en una función o departamento
específico (ej. Manual de Contabilidad, Manual de Ventas).

5. Contenido de los Manuales Administrativos

Aunque el contenido varía según el tipo de manual, los manuales administrativos generalmente
incluyen los siguientes componentes:

a. Identificación:
 Logotipo de la organización.
 Título del manual.
 Código de identificación.
 Fecha de elaboración y de últimas revisiones.
 Número de versión.
b. Índice o Tabla de Contenido: Detalla las secciones y subsecciones del manual para
facilitar la navegación.
c. Introducción o Presentación:
  Objetivo general del manual.
 Alcance (a quién aplica y qué cubre).
 Contexto o propósito de su creación.
d. Marco Legal o Normativo: Referencias a leyes, reglamentos o políticas internas y
externas que rigen los procesos.
e. Estructura Organizacional (para manuales de organización):
 Organigramas.
 Descripción de funciones por unidad o departamento.
f. Desarrollo del Contenido Específico:
 Políticas: Declaraciones de principios.
 Procedimientos: Descripción detallada de pasos, con:
 Objetivo del procedimiento.
 Alcance.
 Responsables.
 Diagrama de flujo (flujograma).
 Descripción narrativa de cada paso.
 Formularios y documentos asociados.
 Descripción de Puestos: Funciones, responsabilidades, requisitos.
g. Glosario de Términos: Definiciones de la terminología específica utilizada en el manual.
h. Anexos:
 Formularios de ejemplo.
 Formatos.
 Listas de verificación.
 Cualquier otro documento de soporte relevante.
i. Control de Revisiones: Tabla que registra las fechas de revisión, los cambios realizados
y las personas que aprobaron dichas revisiones.