2. Proceso Administrativo: Planeación, Organización, Ejecución y Control.
▸ Explicar cada fase con ejemplos reales o simulados.
El Proceso Administrativo
Introducción
El proceso administrativo se considera una herramienta básica para el correcto manejo de
cualquier organización, pública, privada o del tipo sin ánimo de lucro. Su objetivo principal
consiste en ayudar a los administradores mediante la planificación, la organización, la ejecución
y el control, utilizando los recursos disponibles para la consecución de los objetivos de forma
ordenada y eficaz.
Este proceso administrativo está compuesto por cuatro fases fundamentales: la primera
fase, la planeación, en la que se definan objetivos y estrategias; la segunda fase, la organización,
que es la que organiza los recursos y las tareas; la tercera fase, la ejecución, en la que se realizan
los planes a través del liderazgo y la dirección; la última es la fase de control.
Conocer y aplicar bien cada una de estas fases hace que las empresas puedan optimizar su
funcionamiento, adaptarse a los cambios del entorno y mejorar continuamente. En este trabajo,
se discutirán las distintas fases del proceso administrativo a través de ejemplos reales y
simulados, para facilitar una buena comprensión.
La importancia del Proceso Administrativo
El proceso administrativo es de suma importancia ya que representa el modelo que
permitirá el correcto funcionamiento de toda organización, comenzando por sus 4 fases
(planeación, organización, ejecución y control), las cuales posibilitan a los líderes y
administradores tomar resoluciones adecuadas, coordinar recursos y marcar rumbos de acción en
dirección hacia el cumplimiento de las metas establecidas.
Entre las principales ventajas, podemos señalar:
Aprovechamiento de los recursos: Permite utilizar de forma racional el dinero, el tiempo,
el talento humano y los materiales; siendo la causa de la reducción o el desperdicio.
Claridad de los objetivos: Garantiza que todo miembro de la organización sepa hacia
dónde se encuentran sus esfuerzos.
Incremento de la productividad: Dada la determinación de funciones y responsabilidades,
cada persona sabe lo que debe hacer y cómo hacerlo.
Capacidad de adaptación: Al poder evaluar el resultado, se producen las modificaciones
en la estrategia provocadas por los cambios que puedan producirse bien en el entorno o en la
organización.
Toma de decisiones apropiadas: Otorga una estructura lógica, mediante el cual se analiza
la situación presente y se actúa en base a la previsión que la información otorga.
Desarrollo
Planeación
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos para su realización.48 Es el primer
paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan
las experiencias pasadas y se embozan planes y programas.
Las actividades más importantes de la planeación son las siguientes:
Definir los propósitos, pronósticos, objetivos y estrategias a seguir.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Elaborar los programas para lograr los objetivos.
Elaborar presupuestos
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Establecer el plan general.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Organización
Es el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades,
métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la
maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la
realización de los fines que la empresa persigue.
Las actividades más importantes de la organización son las siguientes:
Elaborar el organigrama de la empresa subdividiendo el trabajo en
unidades operativas (departamentos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos y determinar sus
requisitos.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Elaboración de manuales.
EJECUCION
Es la ejecución de las actividades desarrolladas en la planeación y
organización, conduciendo y orientando los recursos, mediante la toma de
decisiones, comunicación, motivación y liderazgo. Se trata de controlar las
operaciones por medio de la cooperación y esfuerzo de los subordinados, con
el fin de lograr altos niveles de productividad.
Las actividades más importantes de la dirección son:
Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por
la decisión o acto.
Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
Control
En esta etapa se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos,
con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.
Las actividades más importantes del control son las siguientes:
Comparar los resultados con los planes en general.
Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones
y variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control de acuerdo a los resultados.
▸ Explicar cada fase con ejemplos reales o simulados.
1. Planeación
Una nueva cafetería, llamada ´Café Aurora´ abrirá en julio. La propietaria Ana determina
que quiere cumplir con para el primer año con los siguientes objetivos:
1. Ofrecer productos que continúen con una atención personalizada.
2. Obtener ganancias del 20 % durante su primer año.
3. Lograr atender al menos 200 clientes semanales.
Acciones que se habían de concretar como parte de la fase de planificación:
1. Definir un menú y proveedores.
2. Definir horarios y presupuesto.
3. Definir un lanzamiento en redes sociales.
2. Organización
Ana organiza el trabajo en Café Aurora, es decir, establece las funciones que realiza el
personal:
1. Los baristas hacen todas las bebidas.
2. Los cajeros hacen el cobro y la atención.
3. Un administrador se ocupa de las operaciones y las finanzas.
La organización consiste en:
1. Elaborar un organigrama simple.
2. Elaborar un manual donde se definen tareas y responsabilidades.
3. Contratar y capacitar al personal aplicando os roles que se han definido.
3. Ejecución
Llega el día de la apertura y Ana organiza una bienvenida para motivar a su equipo. El
desayuno es una buena opción y Ana se esfuerza en mostrar un optimismo argumentado.
En la operación:
1. Ana hace que cada empleado asuma su función.
2. Resuelve los problemas cuando surgen, por ejemplo, si hay retrasos en el pedido.
3. Motiva a los empleados y reconoce a los miembros del personal que son más eficientes
que los demás.
4. Control
Al cabo de un mes, Ana compara los ingresos reales con su presupuesto inicial. Detecta
que los gastos fueron superiores a lo previsto en insumos.
Medidas que ha tomado:
1. Examinar los proveedores en busca de precios más bajos.
2. Ajustar el horario
[Link]úa la atención al cliente mediante encuestas.
CONCLUSION
El proceso administrativo es una de las herramientas clave para el correcto
funcionamiento de cualquier tipo de organización, ya sea pública, privada o no lucrativa. A
través de los 4 procesos que contiene (la planeación, la organización, la ejecución y el control) se
encuentran las bases para alcanzar el objetivo institucional de una forma ordenada, eficiente y
ajustada. Cada una de las fases tiene una función que le es propia: la planeación hace posible
predecir el futuro y fijar las estrategias que se han de seguir; la organización divide, dispone y
asigna responsabilidades a los recursos; la ejecución pone en marcha y moviliza al talento
humano para desarrollar las tareas; y el control garantiza que se van a evaluar y ajustar los
resultados a partir de los estándares esperados. El conocimiento y el correcto realizar el proceso
administrativo, contribuye a que las empresas logren maximizar sus recursos, se convertirán en
una organización que logra adecuarse a los cambios producidos por el medio ambiente y mejorar
la productividad, haciendo en este sentido el camino hacia el éxito a largo plazo.
Biografía
López, J. F. (2012). Proceso administrativo. Red Tercer Milenio.
