Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo que forma parte del paquete de
herramientas ofimáticas Office. Se utiliza para realizar cálculos, crear tablas dinámicas, y
generar gráficos.
Excel es una herramienta útil para:
 Obtener información significativa a partir de grandes cantidades de datos
 Realizar cálculos sencillos
 Seguimiento de información
 Configurar presupuestos
 Mantener listas de direcciones
 Realizar seguimiento de listas de elementos pendientes
 Simplificar datos complejos
 Crear hojas de cálculo fáciles de leer
Excel está disponible para los sistemas operativos Windows y Mac.
Algunas de las funciones de Excel son: Funciones de búsqueda y referencia, Funciones
lógicas, Funciones de texto, Funciones de fecha y hora.
La primera versión de Excel para Mac se lanzó en 1985, y la primera para Windows en 1987.
Qué es Excel?
Microsoft Excel, MS Excel o simplemente Excel es un software de aplicación publicado por
la empresa Microsoft, que brinda soporte digital a las labores contables, financieras,
organizativas y de programación, mediante hojas de cálculo. Forma parte del paquete Microsoft
Office, que contiene diversos programas de oficina como Microsoft Word, Microsoft Powerpoint,
etc.

Excel es posiblemente el programa más popular de su área en el mundo entero, publicado en

diferentes versiones y actualizaciones desde su primerísima aparición en 1985.

Entre su oferta de capacidades está la gestión de tablas, formatos y fórmulas matemáticas,

así como funciones pre programadas, y su correspondiente conversión a gráficos de diversa
naturaleza.

Su nombre fue sujeto a controversia cuando otra empresa, que ya poseía un software
llamado Excel, ganó una demanda contra Microsoft obligándolos a usar su nombre como parte
del de la aplicación, naciendo así MS Excel, a menudo nombrado mediante el uso de las
letras XL, por su sonido en inglés. Con el tiempo, no obstante, Microsoft compraría la marca
a su empresa rival y conquistaría todas las formas de nombre del producto.

Este programa pertenece a Microsoft bajo licencia comercial de uso y funciona bajo los
entornos operativos de Windows, Macintosh y algunos otros, en diversos idiomas. Sin
embargo, existen versiones paralelas como el paquete de código abierto OpenExcel o
LibreExcel, pertenecientes a OpenOffice o LibreOffice respectivamente.
Historia de Microsoft Excel
El antecesor directo de Excel fue un programa de manejo de hojas de cálculo publicado por
Microsoft en 1982, de nombre Multiplan, que fue sumamente popular en ciertos sistemas,
pero no lo suficiente para superar al Lotus 1-2-3 de Lotus Development, una empresa
competidora comprada por IBM en 1996.

En 1985 apareció la primera versión de Excel para Mac, y la primera para Windows en
1987, dándole a la aplicación la ventaja sobre el Lotus 1-2-3, que tardó mucho en migrar hacia
dicho entorno virtual. Así, Excel se convirtió paulatinamente en el programa de hoja de cálculo
por excelencia para PC, superando incluso al popular Quattro Pro de la empresa Borland.

Desde entonces, Excel ha ofrecido a su público una versión actualizada cada dos años,
más o menos, hasta alcanzar las versiones actuales, que son la v16.0 (Excel 2107). En el caso
del Sistema Operativo OS/2, la versión en vigencia es la 3.0, de 1991.

¿Para qué sirve Microsoft Excel?

Excel es útil para elaborar tablas y gráficos estadísticos.
Como se ha dicho, Excel es un sistema de hojas de cálculo, esto es, de planillas de gestión
de información de manera ordenada y sistemática, permitiendo la automatización de
operaciones lógicas (aritméticas, geométricas, etc.) y facilitándole la vida a los contadores,
financieros, gestores de información e incluso a quienes trabajan con listas.

Se trata de una aplicación versátil, útil sobre todo para elaborar tablas, gráficas y otras
operaciones de representación de la información, a partir de una matriz virtualmente infinita de
filas y columnas en las que pueden introducirse y personalizarse los datos. Además, Excel
cuenta con un sistema de macros o fórmulas automatizadas, que permiten también su empleo
con fines de algoritmos y programación.

LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla
principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas.

Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos como celdas, donde
cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la
que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna) y un número (de la fila).

Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1 porque se encuentra
en la columna A y en la fila 1.
En cada una de las celdas de Excel podremos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, pero
siempre tendremos un solo valor en una celda.

Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es por
la alineación que se aplica al valor dentro de la celda.

Si introducimos un dato de tipo texto, Execel lo alineará a la izquierda de la celda, mientras que
los datos numéricos serán alineados a la derecha.

De esta manera podremos saber si Excel ha reconocido un valor como un dato numérico o
como un dato alfanumérico.

FUNCIONES DE EXCEL

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos,
también podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son procedimientos que nos ayudan
a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos
algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y nos entregarán el resultado
correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de valores
numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.

En la siguiente imagen puedes ver la función PROMEDIO con los valores 1, 3, 5 y 8 y el

resultado, que es 4.25, lo observamos en la celda A1.

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías
son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto,
las funciones de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la
pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.
Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha
categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la
categoría Matemáticas y trigonométricas.

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú
Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.
Algunas de las funciones de Excel más utilizadas son las siguientes:
  Función SI: Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se
evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
 Función [Link]: Suma las celdas que cumplen determinado criterio o
condición.
 Función [Link]: Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la
condición dada.
 Función CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno solo.
 Función BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de la izquierda de
una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna
especificada.
 Función Y: Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve
VERDADERO. Si un solo argumento es FALSO devolverá el valor FALSO.
 Función O: Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y
devuelve VERDADERO. Solo en caso de que todos los argumentos sean
FALSOS se devolverá el valor FALSO.
 Función INDICE: Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de
una fil y columna en particular en un rango especificado.
 Función COINCIDIR: Devuelve la posición relativa de un elemento en una
matriz, que coincide con un valor dado en un orden especificado.
 Función EXTRAE: Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto
dada una posición y longitud iniciales.
DATOS TABULARES

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde
se necesiten datos tabulares.

Afortunadamente, la gran cantidad de celdas que tenemos disponibles en Excel nos facilitarán
la organización de los datos tabulares.

Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a nuestros datos, ya
sea creando una tabla de Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente
apliquemos algún estilo de celda.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que
podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas
avanzadas para analizar dicha información.

GRÁFICOS EN EXCEL

Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del
mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos.

El hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la

información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en
Excel.
Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los
diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un
grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos
de gráficos disponibles en Excel.

Los gráficos que podrás crear en Excel son los siguientes:

 Gráficos de columna
 Gráficos de barra
 Gráficos de líneas
 Gráficos circulares
 Gráficos de áreas
 Gráficos de anillos
 Gráficos de burbuja
 Gráficos de dispersión
 Gráficos de embudo
 Gráficos de cascada
 Gráficos de rectángulos
 Gráficos de proyección solar
 Gráficos de superficie
 Gráficos radiales
 Gráficos de cotizaciones
 Gráficos de cajas y bigotes
 Histogramas
PORQUÉ APRENDER A USAR EXCEL
La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles en Excel podría intimidar a cualquier
usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy en día Excel es
una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral lo cual hace indispensable el
aprender a usarla.

Excel ha dejado de ser una aplicación para contadores y financieros y se ha convertido en una
herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita
la extracción y manipulación de datos, así como la creación de reportes.

Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques,
será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel.

Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el
dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.
Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a utilizar esta
fabulosa herramienta.

Las partes de la pantalla de Microsoft Excel son:

 Barra de herramientas de acceso rápido
 Barra de título
 Botón de ayuda
 Cinta de opciones
 Barra de fórmulas
  Menús
 Barras de herramientas
 Hojas de cálculo
 Celdas
 Filas
Además, la pantalla de Excel incluye: Barra de desplazamiento horizontal, Barra de
desplazamiento vertical, Barra de estado, Indicador de hojas, Zoom.
Las hojas de cálculo están compuestas por celdas, filas y columnas. Las celdas contienen la
información introducida por el usuario.