ESTRUCTURAS DE HCM Y PLAN ORGANIZACIONAL
Una parte de SAP R/3 o MySAP ERP es el área de Gestión del Capital
Humano (HCM, antiguo HR) que no se limita solo a los procesos y funciones
de HR sino que engloba:
• Gestión del Talento: Esta parte representa la antigüedad de un
empleado en la empresa desde su contratación, su contrato de ocupación,
desarrollo y permanencia en la empresa. SAP automatiza y optimiza estas
fases.
• Gestión de Procesos de Personal: Cálculo de nómina, Beneficios,
Gestión de tiempos, etc.
• Analíticas del personal: informes y reports sobre toda la información
contenida: informes de empleados, empresas, bancos, contabilidad
• Servicios de usuario final: las relaciones entre empleados, directores,
contratistas y la propia empresa es un valor añadido, que se consigue
mediante los componentes basados en el portal, como es ESS y MSS
Todo para definir, identificar, utilizar y ampliar el capital humano de la
empresa.
El sistema de HCM permite fijar jerarquías organizativas y relaciones entre
los empleados y almacenar y gestionar los datos del empleado en el
sistema para evaluarlos desde todos los puntos de vista de la estructura
organizativa de la empresa (según sociedad, división, subdivisión, centros
de coste, horarios de trabajo…).
Es lógico pensar que todos los empleados están incluidos en la estructura
de la empresa.
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La estructura de una empresa se subdivide en estructuras organizativas,
basadas en un plan de organización, y estructuras administrativas, basadas
en las estructuras de personal y de la empresa.
Un plan de organización proporciona las jerarquías y los organigramas. El
plan de organización es la base de la gestión de la organización.
Los componentes más importantes del plan de organización son las
unidades organizativas, las funciones y las posiciones.
Imagen 1
Las estructuras de personal y de la empresa dividen las organizaciones y los
empleados según factores relevantes para la gestión de tiempos y el cálculo
de nómina.
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1 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
La estructura administrativa se basa en las estructuras de personal y de la
empresa.
1.1 Estructura de la empresa
La estructura de la empresa para la gestión de personal está determinada
por los siguientes elementos:
Imagen 2
• Mandante: Puede tener una sociedad o varias.
• Sociedad: Puede tener una o más divisiones de personal.
• División de personal: Puede tener una o mas subdivisiones de
personal
• Subdivisión de personal: es la unidad mínima.
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La sociedad es una unidad jurídicamente independiente que tiene su
propio sistema de contabilidad y maneja sus propios balances.
La creación y asignación de la sociedad se realiza en el módulo FI.
Las divisiones de personal individuales de una sociedad se distinguen
mediante una identificación alfanumérica de cuatro dígitos:
• Las divisiones de personal deben ser unívocas dentro de un
mandante.
• Representan un elemento organizativo de una zona geográfica
determinada o un área funcional de la empresa.
• Es un criterio de valoración para procesos de nómina y gestión de
tiempos (Departamento Geográfico).
Cod. Nombre Div. Cod. Nombre Sociedad Agrupacion
Div. Socie. Pais
D001 Division Zona 1
D002 Division Zona 2 Sociedad Zapatera
FI01 04 (España)
Asociada
D003 Division Zona 3
En las subdivisiones de personal:
• Tiene lugar el control de los principales aspectos organizativos de
HR:
• Clase de convenio colectivo
• CC-nóminas
• Planificación de horarios de trabajo.
• La subdivisión de personal se distingue mediante una
identificación alfanumérica de cuatro dígitos.
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• Constituye una unidad organizacional y representa una parte de
una división de personal limitada según puntos de vista
administrativos de personal y organizativos de nómina. Ej:
Municipios, oficinas…
Cod. Nombre Cod. Cod. Nombre Sociedad Agrupacion
Subdiv. Subdivisión Div. Socie. Pais
Personal
S001 Subdiv. 1
Sociedad
S002 Subdiv. 2 D001 FI01 Zapatera 04 (España)
S003 Subdiv. 3 Asociada
1.2 Estructura de personal
La estructura de personal muestra la posición que ocupa cada persona
en la empresa como un conjunto.
En la estructura de personal los empleados de una empresa se dividen
en dos niveles: grupo de personal y área de personal.
Mediante el concepto del grupo de personal se lleva a cabo una
distribución aproximada de los empleados.
Define la posición de un empleado dentro del personal de una empresa.
El grupo de personal indica el vínculo que puede tener un empleado con
la empresa (Ej: Activo, jubilado, externo…)
• Con el área de personal se puede especificar si la remuneración
de un empleado debe liquidarse por horas o por meses en el
cálculo de nómina (mediante las reglas de cálculo de la nómina)
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• Con las áreas de personal se pueden limitar determinadas
CCnóminas.
• Mediante el área de personal pueden definirse los valores
propuestos durante la entrada de datos, por ejemplo para el área
de cálculo de la nómina.
Descrip.
Cod. Grupo Descrip. Area
Grupo Cod. Area Personal
Personal Personal
Personal
D6 Directivos
1 Activos VT Ventas
… …
U2 Universitarios
4 Aprendices PT Productivos
… …
5 Jubilados R2 Retirados
El área de nómina es la unidad organizativa utilizada para ejecutar el
cálculo de nómina.
Normalmente, el cálculo de la nómina se realiza por áreas de nómina.
Con el área de nómina sabemos dos datos: el número de empleados
cuya nómina debe calcularse y el período de cálculo de nómina por
fechas.
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2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa se basa en un plan de organización. Una empresa
utiliza el plan de organización para representar la relación entre los
departamentos individuales y los grupos de trabajo.
Imagen 3
En SAP esto tiene lugar mediante la utilización de unidades organizativas.
Ej.: Al departamento "Compras" de una empresa pertenecen, por ejemplo,
una secretaria, un jefe de compras y 10 encargados de compras. Así que el
departamento cuenta con un total de 12 posiciones.
En resumen, un plan de organización se define con ayuda de las unidades
de organización y de las posiciones. Es un modelo amplio y dinámico del
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entorno estructural y personal de la empresa, que se puede evaluar en
cualquier momento. Un organigrama.
Un plan de organización se define creando y actualizando posiciones y
relacionándolas entre sí.
Se dice que en SAP el plan de organización es un modelo amplio y dinámico
de la estructura y del personal de la empresa ya que se puede evaluar y
modificar (creando y actualizando posiciones) en cualquier momento del
tiempo.
Los principales objetos y claves de objeto en la Gestión de la Organización
son:
Tipo de Objeto Clave de objeto
Unidad Organizacional O
Función C
Posición S
Persona P
Centro de Coste K
Tarea T
2.1 Tipos de Objeto: Unidades Organizativas (O)
Las unidades organizativas describen las distintas unidades empresariales o
áreas de negocio que existen en una empresa.
La estructura organizacional se crea relacionando unidades entre sí, es
decir, las diversas unidades organizativas y sus interrelaciones forman la
estructura organizativa.
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Las unidades organizativas pueden clasificarse generalmente (ej. por
función o por región) o específicamente (ej. por grupo de proyectos).
Dependerá de los criterios de cada empresa.
Las unidades organizativas deben estar vinculadas entre sí en un plan de
organización. Los enlaces jerárquicos que existen entre las unidades
organizativas representan la estructura jerárquica de la empresa.
Describen los diferentes departamentos de la empresa. Varias unidades
organizativas juntas forman una estructura de organización. Ej. Por
departamentos, por regiones, por proceso empresarial…
2.2 Tipos de objeto: Funciones (C)
Cada función constituye una clasificación única de responsabilidades
(conjuntos de tareas) en la empresa.
Para crear funciones se deben tener en cuenta las tareas específicas y los
requisitos que están asociados a las distintas funciones.
Las funciones sirven para describir un trabajo que aplica a diversos cargos
con tareas o características similares. Ej. Gerente, encargado, encargado de
compras.
Las funciones se utilizan en los siguientes componentes de aplicación:
3 Planificación de turnos de personal
4 Planificación de costes de personal
5 Desarrollo de personal
2.3 Tipos de objeto: Posiciones (S)
Representan los cargos (puestos de trabajo) de la compañía.
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Éstas se asocian a las unidades organizativas y son ocupadas por un
empleado.
También heredan las características (tareas “T”) de la función que las
describe. Varias posiciones se basan en una función.
Las posiciones pueden estar ocupadas al 100%, parcialmente o bien
vacantes.
Las posiciones son las asignaciones individuales de los empleados. Son las
personas las que ocupan posiciones. Representan una entidad de trabajo
específica. Ej: Gerente, Aux. Administrativo, Responsable Calidad…
2.4 Tipos de objeto: Personas (P)
Las personas son los objetos que ocupan posiciones (ej: Aux.
Administrativo: José López Ruiz)
Estos objetos están conectados con un plan de organización mediante su
asignación de posición.
Es un empleado de la empresa que ocupa una posición. La información de
las personas es administrada en el submódulo del sistema “Gestión de
Personal” (PA): infotipos 0001 asignación organizacional, 0002 datos
personales, 0007, 0008…
2.5 Tipos de objeto: Centros de coste (K)
Los centros de coste se actualizan en Controlling y se pueden enlazar con
unidades organizativas o con posiciones.
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Las asignaciones de centro de coste se heredan a lo largo de la estructura
de unidad organizativa.
En resumen: SAP basa la gestión de la organización en el concepto de que
cada elemento de la empresa constituye un objeto independiente con
propiedades individuales.
Objetos en SAP: Unidad organizativa, Función, Posición, Persona, Centro de
coste, Tarea…
Los objetos se crean y actualizan de manera individual. Se crean relaciones
entre los diversos objetos con el fin de definir un marco para el plan de
organización.
Todos los datos de un objeto (existencia, relaciones, características
adicionales) se crean en forma de infotipos.
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2.6 Administración de la Estructura Organizativa
La ruta para acceder a la estructura organizativa (organigrama de la
empresa es:
Recursos Humanos – Gestión de organizaciones – Plan de organización –
Organización y ocupación
- PPOCE – Crear
- PPOME – Modificar
- PPOSE – Visualizar
Imagen 4
Sección A: Área de búsqueda
Sección B: Área de selección
Sección C: Área de resumen
Sección D: Área de detalle
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Resumen: Crear el plan de organización
1 Crear una unidad organizativa raíz
2 Crear unidades organizativas subordinadas 3 Crear
funciones
4 Crear jerarquía de posiciones(organigrama)
5 Asignar centros de coste
6 Asignar personas
7 Actualizar otras características
Estos son los pasos que se seguirían normalmente para crear el plan de
organización de la empresa.
Tratamiento del plan de organización
Si utilizamos la transacción PPOCE para crear desde cero una unidad
organizativa, al entrar, el sistema nos pedirá el periodo de validez de la
nueva estructura que vamos a crear.
Deberemos indicar al menos la fecha de inicio del periodo correcto ya que
por defecto el sistema nos propone para la fecha final el infinito
(31.12.999). Como fecha de inicio nos propondrá la fecha del día actual que
deberemos modificar si procede.
Imagen 5
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Pinchando en el icono de visto bueno o toque de intro nos aparece la
siguiente pantalla:
Imagen 6
Iconos importantes
- Unidad organizativa: Con este icono nos
aparecerán las unidades organizativas de la empresa (empresas,
divisiones de personal, subdivisiones de personal, etc.).
- Posición: Con este icono trataremos las posiciones de la
empresa que son ocupados por personal (empleados). Contiene toda
la información de un puesto de trabajo.
- Función: Se trata de un conjunto de tareas y las
asociaremos a las posiciones.
- Tarea: Con este icono el sistema trata a las distintas
labores concretas que podemos tratar.
- Persona: En este icono trataremos a todos y cada uno
de los empleados. Contiene los datos de un empleado.
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- Configuración de columnas: Este icono que nos aparece en el
área de resultados nos permite configurar el modo de visualizar los
resultados de la búsqueda.
Clicando sobre él nos aparece un menú donde podremos seleccionar
la disposición de las columnas a visualizar.
El menú que nos muestra el sistema dependerá el tipo de búsqueda
realizado.
- Icono Crear: con este icono podremos generar elementos
nuevos dentro del sistema.
- Icono Copiar: nos permite crear elementos nuevos mediante la
copia usando como modelo otro elemento existente.
- Icono Borrar: nos permite eliminar elementos o asignaciones
organizativas según elijamos en el menú desplegable.
- Icono Fecha y período de previsión: Fijando una
determinada fecha nos aplicará dicho intervalo a todo elemento
creado o visualizado.
- Icono de búsqueda: lo utilizaremos para localizar elementos
en la pantalla mediante búsqueda. El prismático con el signo más se
usa para continuar buscando utilizando los mismos criterios.
- Iconos Plegar y Desplegar: mediante estos iconos podremos
plegar y desplegar en cascada el elemento seleccionado dentro del
organigrama en la sección C.
- Iconos Orden Jerárquico: nos permiten mover elementos en
el organigrama hacia arriba y hacia abajo en el orden jerárquico para
modificar su ubicación.
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- Icono deshacer: elimina la última acción realizada en el
organigrama.
- Icono Asignar: nos permite asignar un elemento jerárquico a
otro.
- Leyenda de iconos: Nos abre la siguiente ventana emergente donde
podemos ver el significado de iconos
Imagen 7
- Icono pasar a: nos despliega un menú en cascada con todas la
funcionalidades a las que podremos tener acceso.
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Algunas de ellas también nos aparecen si nos posicionamos sobre algún
objeto de la sección C y clicamos con el botón derecho del ratón.
Imagen 8
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3. INTEGRACIÓN ENTRE GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE PERSONAL
Si existe integración entre la gestión de personal y la gestión de la
organización, es posible introducir la posición en el infotipo Medidas (0000)
para asignarla al nuevo empleado en su proceso de contratación.
Los campos de función, unidad organizativa o centro de coste no se podrán
sobrescribir en el infotipo 0001 de Asignación organizativa de forma manual
(no se podrá actualizar estos campos en ese infotipo. El sistema rellenará
automáticamente estos datos de la Gestión de organización).
Si se registra, el sistema propagará los datos almacenados en Gestión de
organización por los campos en el infotipo Medidas (0000). De esta forma,
el sistema utilizará los valores almacenados en Gestión de organización
(Plan de organización), el grupo y el área de personal, así como la división y
la subdivisión de personal, como valores propuestos.
También incluirá los valores de unidad organizativa y centro de costes, pero
tampoco se podrán sobrescribir estas entradas en el infotipo Asignación
organizativa (asignación fija).
De esta forma se pueden proporcionar valores propuestos para los campos
División y Subdivisión de personal, División, Grupo y área de personal.
En caso de que no exista integración con los componentes de la Gestión de
personal y la Gestión de organización, se deberán indicar manualmente los
valores de los campos centro de coste, posición, función y unidad
organizativa en el infotipo Asignación organizativa. En este caso el sistema
si permite su modificación manual a posteriori.
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Imagen 9
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