¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es aquella en la que el mensaje es transmitido de

forma exitosa, porque el receptor comprende el significado y la intención del
emisor. Para lograr esto, es muy importante que quien realiza el mensaje
sepa con exactitud qué es lo que quiere transmitir, es decir, que conozca
el tema sobre el que está hablando y que pueda elaborar un mensaje preciso y
claro.

Además, se deben tener en cuenta las características del receptor (quien recibe
y debe entender el mensaje), para formular el contenido de la manera más
acertada posible. De esta forma, los eventos comunicativos tienen más
posibilidades de ser efectivos, porque es menos probable que se produzcan
malentendidos o interpretaciones erróneas.

La comunicación efectiva es muy relevante en el ámbito laboral, así como en

el personal y el educativo, pues permite que las personas puedan expresar sus
ideas y comprender las de los demás.

Características de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva se caracteriza por lo siguiente:

Es de fácil comprensión. El receptor puede entender el mensaje sin problemas

y sin dudar de si la información es correcta o no.

Es precisa. El mensaje transmite información específica y exacta para que no

haya malentendidos.

Contiene información verdadera. El mensaje es coherente con la realidad.

Transmite información relevante. El mensaje brinda información que es
importante para el receptor en una situación determinada.

Combina lenguaje verbal y no verbal. El mensaje se transmite empleando

palabras y otros sonidos, movimientos o gestos que complementan la
comunicación verbal.

Es recíproca. Los intercambios comunicativos efectivos suelen darse de forma

dialogada, de modo que los participantes cambian sus roles cuando el receptor
genera respuestas hacia el emisor.

Se basa en la comprensión y el respeto. El emisor entiende las ideas y los

sentimientos del receptor, respeta sus creencias y adecúa el mensaje a sus
características para que el intercambio de información sea más fluido y eficaz.

Elementos de la comunicación efectiva

Existen ciertos elementos que componen cualquier proceso de comunicación

efectiva:

emisor. Es la persona o el grupo de personas que producen y envían el

mensaje.

receptor. Es la persona o el grupo de personas que reciben e interpretan el

mensaje.

código. Es un conjunto de reglas y signos de los que el emisor se vale para

producir su mensaje, y que también debe ser conocido por el receptor para
poder interpretarlo (es decir, deben hablar el mismo idioma).

canal. Es el medio físico a través del cual se transmite el mensaje.

mensaje. Es la información que se comunica.

contexto. Es la situación en la que el emisor transmite su mensaje y en la que
el receptor lo recibe.

En la mayoría de los intercambios comunicativos, se puede producir la

retroalimentación, esto es, la respuesta que el receptor le da al emisor para
demostrar que recibió y entendió el mensaje. Cuando se produce este
fenómeno, el receptor pasa a ser el emisor y viceversa, y se puede confirmar
que un evento comunicativo fue efectivo.

¿qué es el ruido? El ruido se refiere a cualquier tipo de interferencia que afecta

a los elementos que intervienen en la comunicación. Por lo tanto, perjudica la
comunicación efectiva y debe evitarse todo lo posible.

Tipos de comunicación efectiva

En organizaciones como instituciones o empresas, la comunicación efectiva se

puede clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios.

Según el nivel de formalidad, la comunicación efectiva puede ser formal o

informal.

Comunicación formal. Suele tratar sobre temas laborales y tiene reglas

específicas, como el uso de la cortesía. Puede ocurrir entre personas de igual o
distinta jerarquía. Por ejemplo: una capacitación para un proyecto.

Comunicación informal. Puede tratar sobre temas laborales o no, y no cuenta

con reglas determinadas, porque se asemeja a la conversación cotidiana. Suele
producirse entre personas de igual jerarquía. Por ejemplo: una conversación
sobre un evento deportivo entre colegas.
Además, teniendo en cuenta la dirección, la comunicación efectiva también se
puede clasificar en vertical (ascendente o descendente) y horizontal.

Comunicación vertical. Ocurre entre personas de distinta jerarquía. Puede ser

ascendente (si el emisor ocupa una posición de menor jerarquía) o
descendente (si el emisor ocupa un puesto de mayor jerarquía). Por ejemplo:
cuando el jefe de un área informa a los empleados sobre un cambio en la
organización.

Comunicación horizontal. Ocurre entre personas que tienen la misma jerarquía

dentro de una empresa o una institución. Por ejemplo: cuando dos compañeros
de trabajo organizan una reunión.

Más en: tipos de comunicación

Importancia de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva es importante en todos los ámbitos de la vida,

puesto que en cualquier tipo de intercambio de información es necesario que
el emisor y el receptor interpreten el mensaje de la misma manera. Por
ejemplo:

Ámbito empresarial. Fomenta la productividad, puesto que ayuda a que las

personas y los equipos trabajen correctamente y en forma complementaria.

Ámbito académico. Sirve para transmitir información correctamente en clases

o en textos escritos, como tesis, ensayos y monografías.

Ámbito político. Formular un mensaje claro y convincente es la clave para

captar votos y lograr un consenso a la hora de llevar adelante una medida.
Ámbito comercial. Un mensaje bien elaborado puede contribuir a realizar un
mayor volumen de ventas.

Ámbito personal. Contribuye a comunicar lo que se siente y piensa y, por lo

tanto, permite que las personas tengan mejores vínculos con los demás.

Puede servirte: importancia de la comunicación

Ejemplos de comunicación efectiva

Algunos ejemplos de comunicación efectiva son:

El responsable de recursos humanos deuna empresa envía un correo

electrónico a todos los empleados para comunicar que se implementará un
nuevo código de conducta.

El jefe de un departamento o área específica de una compañía capacita a un

empleado nuevo sobre cómo debe hacer su trabajo.

El encargado de un área realiza un resumen con los puntos más relevantes de

una reunión y reparte copias entre quienes asistieron.

Un agente de ventas le comenta a un cliente los detalles de un producto y de

cómo se puede realizar la compra a través de una presentación con
diapositivas.

Un candidato a gobernador de un estado da un discurso frente a la ciudadanía

para informar los cambios que implementará en caso de ser electo.

Técnicas para lograr una comunicación efectiva

Existen distintas técnicas, claves o consejos que se pueden seguir para lograr
una comunicación efectiva:
Ser claro. Es recomendable emplear palabras y oraciones simples, para
explicar la información de la manera más sencilla y precisa posible. Además,
se deben realizar todas las aclaraciones necesarias y se deben evitar las ideas
contradictorias, las digresiones y las frases poco directas.

Conocer al receptor. Se deben tener en cuenta algunas características del

receptor, como cuánto conoce sobre el tema, sus valores y su forma de
percibir el mundo. Además, es recomendable permitir que los oyentes hagan
preguntas, para poder hacer todas las aclaraciones necesarias.

Adecuarse al contexto. Se deben tener en cuenta las características del

contexto para adaptar el mensaje, puesto que la situación determina el grado
de formalidad y la manera de abordar el tema para que resulte interesante para
el receptor.

Organizar la información. Se debe organizar lo que se pretende comunicar.

Para lograrlo, es necesario conocer el tema y ordenar la información de forma
tal que vaya de lo más conocido a lo nuevo o de lo general a lo particular.

Tener en cuenta la comunicación no verbal. Es necesario prestar atención a

aquello que se comunica con los gestos, las posturas del cuerpo, el tono de
voz, la mirada, entre otros elementos no verbales, porque pueden ayudar a
reforzar el mensaje verbal.

Practicar la escucha activa. El emisor debe prestar atención a cómo el receptor

percibe el mensaje y a cómo se siente.

Beneficios de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva presenta una serie de beneficios:

Transmite mejor la información. Permite que el intercambio de ideas sea más
sencillo, porque el mensaje es claro y brinda información relevante, no se
presentan confusiones, la distancia no supone un obstáculo, entre otras
razones.

Mejora la organización empresarial. Permite que la organización de la

producción, las ventas, las capacitaciones, las reuniones, entre otros eventos
comunicativos, se desarrollen de manera simple y eficiente y que se cumplan
con las metas y los objetivos fijados.

Construye mejores vínculos. Permite construir relaciones más sólidas entre

personas de distintos ámbitos, como el laboral, el familiar y el académico.

Economiza el uso del lenguaje. Permite transmitir ideas, opiniones y creencias

de forma sencilla, sin rodeos y sin desperdiciar tiempo o tener que realizar
aclaraciones constantemente.

Barreras de la comunicación efectiva

Las barreras son cualquier tipo de acontecimiento que no permite que la

comunicación sea efectiva, es decir, se trata de una interferencia en el proceso
comunicativo. Existen distintos tipos de barreras:

Físicas o ambientales. Son las barreras del espacio físico que no permiten que
la comunicación se produzca de forma efectiva o completa. Por ejemplo: el
ruido del subterráneo cuando tapa lo que una persona dice.

Semánticas o verbales. Son las barreras que se producen cuando el emisor y el

receptor no comparten el mismo código o le atribuyen significados distintos a
una misma palabra. Por ejemplo: cuando el receptor no entiende lo que dice el
emisor porque desconoce el sentido de un término.
Psicológicas. Son las barreras que se producen cuando el emisor o el receptor
atraviesan estados de ánimo que no les permiten comunicarse adecuadamente.
Por ejemplo: cuando una persona está nerviosa y no puede expresar con
claridad sus ideas.

Interpersonales o culturales. Son las barreras que se producen porque el

emisor y el receptor pertenecen a culturas con formas de comportamiento muy
distintas. Por ejemplo: cuando el emisor no utiliza expresiones de cortesía en
situaciones en las que sí se requieren desde el punto de vista del receptor.

Comunicación efectiva en el trabajo

La comunicación efectiva es determinante en el ámbito laboral. La

productividad y el buen funcionamiento del personal y de las distintas áreas
dependen, en gran parte, de la correcta transmisión de los mensajes.

Esto se debe a que la comunicación efectiva ayuda a generar confianza entre

los individuos y también a conocer con claridad cuáles son las metas y
los objetivos que guían el trabajo de una compañía o una institución.

Además, la comunicación efectiva es una herramienta clave a la hora de

motivar al personal y hacerlo sentir parte del equipo. También sirve para
generar estructuras más horizontales, en las que todas las personas puedan
escuchar y ser escuchadas.

Ahora bien, en cualquier organización, la comunicación efectiva depende de

sus líderes, que deben ser los primeros en implementarla. También es
importante que sepan cuál es el mejor canal para ello, así como el momento
indicado.

Comunicación efectiva y asertiva

La comunicación efectiva y la asertiva tienen similitudes, puesto que en ambas
el objetivo es producir un mensaje claro que sea fácil de comprender por el
emisor. De hecho, suelen darse juntas.

Sin embargo, la comunicación efectiva se centra en que la transmisión y la

comprensión del mensaje sean lo más simples y eficaces posible. En
cambio, la comunicación asertiva es la habilidad de poder transmitir las ideas
y los pensamientos que se quiere, pero respetando las opiniones del receptor.
Es decir, se trata de comunicar lo que uno desea pero equilibrando las propias
necesidades con las de los demás.

¿qué es un plan de trabajo para auditoría?

El plan de trabajo para auditoría es un documento donde se planifican y

describen las actividades a realizar. Debe ser elaborado por el auditor, ya que
es quien conoce el alcance que debe tener la auditoría. Además, este
instrumento debe estar listo días antes de la evaluación, y es necesario que la
empresa, o el departamento en cuestión, lo conozcan.

Al igual que un plan de trabajo general, esta herramienta te permite poner en

perspectiva los objetivos de la auditoría, las acciones necesarias para
alcanzarlos y el tiempo disponible. Asimismo, es una oportunidad de definir
qué personas y recursos estarán involucrados en el proceso.

Tipos de plan de trabajo auditoría

Los planes de trabajo para auditoría se clasifican según el tipo de auditoría que
se pretende realizar. Por ejemplo, en función de quién lleve a cabo la
evaluación puede ser:

Plan de trabajo para auditoría interna.

Plan de trabajo para auditoría externa.

Pero si se toma en cuenta la naturaleza de la auditoría, las opciones serían plan

de trabajo para auditoría…

Financiera

Operacional

Administrativa

Informática

De inventarios

¿para qué sirve un plan de trabajo auditoría?

Establece la duración total del proceso de auditoría con fechas exactas, de

forma que todos los involucrados sepan qué día se estará realizando cada
actividad y no haya inconvenientes con el calendario.

Permite conocer de antemano los documentos, materiales e instalaciones de la

empresa a los que deberá tener acceso el equipo auditor. Por consiguiente, será
más sencillo proporcionarle cualquier cosa que necesite.

Deja saber con precisión los procedimientos que aplicará el equipo auditor
para determinar si el departamento, o la empresa en general, cumple con las
normativas, o los estándares de calidad.

Estructura del plan de trabajo para auditoría

La estructura de este plan de trabajo se organiza en forma de tabla, a lo largo

de las filas y columnas se van ubicando todos los elementos que lo conforman:
Título

Área donde se realiza la auditoría

Jefe del área

Auditor, o equipo auditor

Objetivo de la auditoría

Alcance de la auditoría

Actividad o proceso

Fecha de la actividad

Horario para la actividad

Lugar de la actividad

Auditor a cargo

Recursos

Fecha, más las firmas de auditor y auditado.

¿cómo hacer un plan de trabajo para auditoría?

Presta atención a estos sencillos pasos para que sepas por dónde comenzar a
realizar tu plan de trabajo:

Para comenzar a elaborar tu plan de trabajo lo primero que debes hacer

es verificar que tienes toda la información correcta. Por ejemplo, conocer la
fecha pautada para la auditoría, área que será evaluada, responsable del área,
etc.
En una página en blanco, ya sea a computadora o a mano, te
recomendamos trazar un borrador de la tabla para tu plan de trabajo. No tiene
que ser perfecto, solo lo suficientemente ordenado para ir ubicando los datos y
formarte una idea de cómo se verá el documento final.

Las actividades de la auditoría se desglosan a partir de la cuarta fila, y deben ir

en orden cronológico. En consecuencia, lo usual es comenzar la evaluación
con una reunión de introducción, o alguna actividad similar.

En las columnas siguientes al nombre de la actividad es necesario dar más

detalles, tales como fecha, horario, recursos necesarios, personas involucradas.
Luego, debes repetir el proceso hasta completar el cuadro con todas las
actividades que tengas planeadas.

Tu borrador lo debes pasar a limpio, lo cual es un proceso más sencillo, ya

que sabes con exactitud el tamaño de la tabla, más la cantidad y distribución
de las filas y columnas. Procura no cometer errores al copiar la información.

Después de revisar el plan de trabajo concluido, es pertinente conseguir la

firma del jefe del área que será auditada, y la firma del auditor. Ambas se
ubican en la parte inferior del documento, recuerda dejar espacio para ellas

Un plan de trabajo de auditoría se estructura en varias etapas, comenzando con

la planeación y preparación de la auditoría, la planeación específica, la
ejecución, la remediación y finalmente el cierre. Se recomienda que cada
etapa tenga un tiempo asignado, aunque esto puede variar, y que cada etapa se
complete para una auditoría efectiva.

Etapas detalladas:

1. Planeación o preparación de la auditoría:

Reunirse con el equipo auditor: Se define el objetivo, el alcance, los
criterios y los recursos necesarios para la auditoría.

Estudio preliminar: Se realiza un estudio de los documentos importantes, se

define el alcance de la auditoría y se acuerda el itinerario.

Preparación de listas de verificación o cuestionarios: Se prepara el

material necesario para la recopilación de información durante la auditoría.

2. Planeación específica de la auditoría:

Definir objetivos: Establecer lo que se busca lograr con la auditoría.

Definir el alcance: Identificar las áreas, procesos o sistemas a auditar.

Identificar criterios: Establecer los estándares y reglas que se utilizarán

para evaluar la auditoría.

3. Ejecución de la auditoría:

Recopilación de evidencia: Se recogen las pruebas necesarias para apoyar

los hallazgos de la auditoría.

Evaluación de la evidencia: Se analiza la evidencia recolectada para

determinar si se cumplen los criterios de la auditoría.

Identificación de hallazgos: Se identifican las desviaciones o

incumplimientos con los criterios establecidos.

4. Remediación:

Comunicación de hallazgos: Se comunican los hallazgos a la gerencia o a

las partes interesadas.
Definición de acciones correctivas: Se identifican las acciones necesarias
para corregir los hallazgos y prevenir futuros problemas.

Seguimiento de acciones correctivas: Se verifica que las acciones

correctivas se hayan implementado y se hayan logrado los resultados
esperados.

5. Cierre de la auditoría:

Informe final: Se prepara el informe final de la auditoría con los hallazgos,

las recomendaciones y el seguimiento de las acciones correctivas.

Presentación del informe: Se presenta el informe final a la gerencia o a las

partes interesadas.

Seguimiento de las recomendaciones: Se monitorea la implementación y el

impacto de las recomendaciones de la auditoría.

Consideraciones adicionales:

Evaluación de riesgos:

Es importante evaluar los riesgos antes de comenzar la auditoría para

identificar las áreas más críticas.

Recursos:

Definir los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para llevar

a cabo la auditoría.

Cronograma:

Establecer un cronograma realista para la ejecución de la auditoría.

Comunicación:

Mantener una comunicación efectiva con las partes interesadas durante todo
el proceso de auditoría.

Confidencialidad:

Asegurar la confidencialidad de la información recopilada durante la

auditoría.