SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DISTRITAL BAJO EL
ESTÁNDAR MIPG
PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN A LA GESTIÓN
Instructivo Formulación y Seguimiento de Planes de
Mejoramiento
Código: PV01-IN02 Versión: 2.0
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
Se crea a partir del procedimiento PV01-PR01
procedimiento para la formulación y seguimiento
02/09/2022 1.0 de planes de mejoramiento versión 5.0 DE 05-11-
[Link], teniendo el grado de detalle del mismo
se deja plasmado como un instructivo.
Se actualizaron los numerales:
2° Responsabilidades Generales.
3° Lineamientos y/o Políticas de Operación.
4° Descripción de actividades y flujograma.
12/04/2023 2.0
Se actualizaron los documentos: PV01-IN02-F01
Matriz Plan de Mejoramiento por Procesos y PV01-
IN02-F02 Justificación de cumplimiento de Acción.
AUTORIZACIONES
REVISÓ
ELABORÓ APROBÓ
Del Proceso Del grupo OAPI
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Guillermo Ana Yancy Urbano Julio Roberto Fuentes Nataly Tenjo Vargas
Delgadillo Molano Velasco Vidal
Firma: Firma: Firma: Firma:
Cargo: Cargo: Cargo: Cargo:
Profesional Profesional Profesional Jefe Oficina de
Especializado OCI Especializado Especializado OAPI Control Interno (E)
OCI
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO. ....................................................................................................................3
2. RESPONSABILIDADES GENERALES PARA LA GESTIÓN DE LOS PLANES DE
MEJORAMIENTO. ................................................................................................................3
3. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO .........6
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1. OBJETIVO.
Plantear las correcciones o acciones (correctivas o de mejora) producto de las auditorías
internas y externas, evaluaciones, seguimientos y ejercicios de autocontrol o
autoevaluación, realizados por los responsables de las líneas de defensa definidas en el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), para formular y ejecutar los planes de
mejoramiento, y así subsanar la causa raíz que originaron los hallazgos y observaciones
(auditorías internas / externas ó entes de control), no conformidades y oportunidades de
mejora (auditorías de sistemas de gestión internas / externas).
2. RESPONSABILIDADES GENERALES PARA LA GESTIÓN DE LOS
PLANES DE MEJORAMIENTO.
Secretario Distrital de Movilidad
• Suscribir oficio con destino a la Contraloría de Bogotá y/o Entidad competente,
solicitando reprogramación y/o reformulación de las acciones del Plan de Mejoramiento
Institucional, en caso de requerirse atendiendo lo dispuesto por la Resolución
Reglamentaria 036 de 2019 expedida por la Contraloría Bogotá, o por la norma que la
modifique.
Subsecretarios, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Líderes de procesos, de
Políticas o sistemas.
• Revisar el contenido de los informes producto de las evaluaciones, seguimientos,
auditorías internas y externas, determinando la competencia sobre los hallazgos,
observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora, asignando los
responsables para la formulación de los respectivos planes de mejoramiento.
• Revisar, analizar y evaluar las recomendaciones y riesgos presentados por la Oficina
de Control Interno y si así lo consideran, incluir acciones (mejora y/o correctivas) o
correcciones en los términos de este instructivo. Lo anterior con el fin de evitar que
situaciones previamente detectas puedan en un futuro convertirse en eventos
potenciales que impacten de forma negativa los objetivos institucionales.
• Presentar a través de memorando suscrito y dirigido a la OCI la versión final aprobada
de los planes de mejoramiento. Cuando en la formulación del plan, se involucre más de
una dependencia, el área encargada de consolidar y remitir el Plan a la OCI, será
aquella con mayor número de hallazgos, observaciones, no conformidades y
oportunidades de mejora.
• Propiciar, liderar y documentar ejercicios de autoevaluación y autocontrol dentro de la
dependencia o proceso a su cargo, con el fin de identificar la necesidad e incluir
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acciones correctivas en los planes de mejoramiento por proceso, con miras a mejorar
la gestión del mismo.
• Realizar seguimiento permanentemente a las acciones por autoevaluación y
autocontrol que se definan por los procesos para el mejoramiento continuo.
• Presentar dentro de la periodicidad definida por la Oficina de Control Interno, los
avances a los planes de mejoramiento institucional (PMI) y por procesos (PMP) con las
respectivas evidencias.
• Velar por el oportuno cumplimiento de las acciones propuestas en los planes de
mejoramiento de las dependencias y/o proceso a su cargo, asegurando que se realicen
las acciones definidas sin demora injustificada para eliminar las causas que originaron
los hallazgos, observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora.
• Presentar con un término mínimo de 10 días hábiles antes del vencimiento de la
acción, la justificación a través de memorando por el sistema Orfeo para la
reformulación o reprogramación de las acciones de los Planes de Mejoramiento por
Procesos (PMP).
Equipo Técnico de Gestión y Desempeño en la SDM.
• Coordinar con el equipo de trabajo al interior de la dependencia o proceso la
identificación de la causa raíz de los hallazgos, observaciones, no conformidades y
oportunidades de mejora.
• Revisar, analizar y evaluar las recomendaciones y riesgos presentados por la Oficina
de Control Interno y si así lo consideran, incluir acciones (preventivas y/o correctivas) o
correcciones en los términos de este instructivo. Lo anterior con el fin de evitar que
situaciones previamente detectas puedan en un futuro convertirse en eventos
potenciales que impacten de forma negativa los objetivos institucionales.
• Realizar de manera oportuna seguimiento a las acciones planteadas en los planes de
mejoramiento de acuerdo a la periodicidad definida.
• Suministrar de manera oportuna a la OCI la información y evidencias requeridas
durante el seguimiento periódico de los planes de mejoramiento.
• Realizar el análisis al interior del proceso o dependencia con respecto al levantamiento de
los hallazgos reiterativos, configurados por diferentes fuentes en especial los entes de
control y que se encuentren en los planes de mejoramiento suscritos, los cuales deben ser
registrados en el Formulario Lecciones Aprendidas PMI, o en las herramientas que
disponga los líderes de la Política de Gestión del Conocimiento y la Innovación.
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Profesionales de la OAPI.
• Acompañar, asesorar y hacer seguimiento en la formulación del plan de mejoramiento
(PMI y PMP), según corresponda, con el fin de lograr la coherencia de las causas y
acciones respecto al hallazgo comunicado.
• Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento del proceso de Control y
Evaluación de la Gestión, así como autorizar las reprogramaciones, reformulaciones y
cierre a las acciones para los planes de mejoramiento por proceso (PMP).
Jefe Oficina de Control Interno – OCI.
• Dar orientación necesaria para la adecuada gestión de los planes de mejoramiento.
• Para los planes de mejoramiento producto de las auditorías de entes de control remitir
el resumen de hallazgos para la respectiva suscripción del plan.
• Presentar semestralmente o cuando amerite el estado de los Planes de Mejoramiento,
al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno (CICCI), generando las
alertas correspondientes frente a la oportunidad en el cumplimiento de las acciones.
Profesionales de la Oficina de Control Interno.
• Asesorar y/o acompañar metodológicamente a los responsables de los procesos o
dependencias en la formulación de los planes de mejoramiento de tal forma que las
acciones estén adecuadamente definidas, sean apropiadas a la naturaleza de los
hallazgos, observaciones, no conformidades y/o oportunidades de mejora, que estén
orientadas a eliminar la causa raíz.
• Verificar que la suscripción del plan de mejoramiento se suscriba en los plazos
establecidos, para lo cual remitirá una alerta por correo electrónico.
• Realizar seguimiento periódico mensual al cumplimiento oportuno de las acciones
propuestas en los Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) y en los Planes de
Mejoramiento por Procesos (PMP).
• Generar y comunicar los reportes conforme a la periodicidad establecida en este
instructivo de los planes de mejoramiento y gestionar su publicación en la intranet y la
página web de la SDM.
• Cargar en el aplicativo de la Contraloría el Plan de Mejoramiento Institucional, previa
apertura de la plataforma por parte del ente de control.
• Generar el informe semestral consolidado del estado de las acciones de los planes de
mejoramiento, contemplando aspectos como oportunidad, temas recurrentes, estado
por dependencia, entre otros.
• Realizar semestralmente la revisión de las acciones de los planes de mejoramiento por
proceso que han sido cerradas en el año inmediatamente anterior, para validar la
efectividad de las mismas, generando el respectivo informe.
Auxiliar Oficina de Control Interno
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• Socializar al equipo de la oficina cualquier modificación o actualización de las Tablas
de Retención Documental (TRD), producto de los lineamientos institucionales.
3. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE LOS PLANES DE
MEJORAMIENTO
Formulación
• Para la formulación del plan de mejoramiento, los procesos o dependencias revisarán
el contenido de los informes producto de las evaluaciones, seguimientos, auditorías
internas y externas, determinando la competencia sobre los hallazgos, observaciones,
no conformidades y oportunidades de mejora, asignando los responsables para
formular los respectivos planes de mejoramiento.
Para la identificación de la causa raíz los responsables de la formulación de los planes
de mejoramiento deben aplicar la Guía PV01-IN02-G01 Guía para la Identificación de
la causa raíz.
• El plazo máximo para la ejecución de las acciones propuestas dentro de un plan de
mejoramiento por proceso (PMP) no podrán superar un (1) año, contado a partir de la
comunicación del informe final. En cuanto a los Planes de mejoramiento institucional
(PMI), el plazo de ejecución de las acciones será el establecido por el ente de control.
• Las acciones propuestas deberán: iniciar con verbo en infinitivo, ser concretas,
realizables, medibles, coherentes con la causa y el hallazgo en el marco de las
responsabilidades del ejecutor de la acción, deben buscar eliminar las causas que
originaron los hallazgos, observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora,
logrando que éstas no se vuelvan a presentar y asegurando el mejoramiento continuo
en la SDM.
• Si existen acciones similares en el plan de mejoramiento por procesos (PMP)
originados por diferentes fuentes, el proceso evaluado solicitará por escrito a la OCI
unificación y actualización del correspondiente PMP, previa justificación, la cual será
analizada por la OCI.
• Para el plan de mejoramiento por procesos (PMP), la dependencia con más hallazgos,
observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora, debe liderar mesa de
trabajo con las demás áreas comprometidas con el fin de establecer las acciones a
implementar. Una vez formulado el plan de mejoramiento la dependencia líder, deberá
consolidar y remitir mediante memorando la matriz del plan de mejoramiento con el
análisis de causa a la Oficina de Control Interno.
• Los planes de mejoramiento por proceso deben ser suscritos dentro de los diez (10)
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días hábiles siguientes al recibido del informe final de auditorías internas o externas,
evaluaciones o seguimientos emitidos por la OCI o entes externos. La suscrición del
PMI se debe emitir conforme a los lineamientos del ente de control.
• Los Planes de Mejoramiento producto de las auditorias de sistemas de gestión se
deberán formular bajo el enfoque por procesos, aplicando el ciclo PHVA de tal manera
que se puedan identificar las actividades a realizar, el cumplimiento conforme a lo
planificado, seguimiento y medición de las acciones; y que estas a la vez contribuyan a
la eliminación de la causa raíz.
• Para la formulación de PMI-PMP se deberá utilizar la Guía para la Identificación de la
causa raíz PV01-G01; dependiendo de la metodología seleccionada, aplicar uno de los
siguientes formatos: PV01-IN02-G01-F01 Análisis de Causas-Lluvia de ideas, PV01-
IN02-G01-F02 Análisis de Causas -Causa Efecto y/o PV01-IN02-G01-F03 Análisis de
Causas-Cinco porqués, y comunicarlo a la Oficina de Control Interno mediante
memorando Orfeo.
• La última causa identificada en los formatos de análisis de causa, es la misma que
debe quedar registrada en el formato Plan de Mejoramiento por Proceso código PV01-
IN02-F01, en el caso de ser lluvia de ideas esta se debe resaltar.
• El profesional de Control Interno asignará un número control por hallazgo a cada
acción que conforma los planes de mejoramiento por procesos, al momento de
ingresarlo en la matriz consolidada.
Seguimiento
• Los responsables de los procesos deberán suministrar de manera oportuna a la OCI, la
información y evidencias requeridas durante el seguimiento de los planes de
mejoramiento a más tardar hasta el 4º día hábil de cada mes, conforme a la
periodicidad de la meta (mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral y semestral) y de
la periodicidad determinada por la OCI para el seguimiento de PMI y PMP,
diligenciando la gestión realizada de manera sintetizada en los formatos de
seguimiento dispuestos por la OCI para los Planes de Mejoramiento.
• Las evidencias de las acciones del PMI-PMP deben ser remitidas a la OCI en los
términos establecidos y con el debido diligenciamiento del formato de justificación de
cumplimiento.
• Cuando se identifique que la fecha de terminación de la acción del PMP se encuentra
vencida, el responsable del proceso deberá culminar las acciones incumplidas dentro
de los siguientes treinta (30) días hábiles improrrogables.
• Para las acciones realizadas en términos (eficacia), la OCI en el seguimiento las dará
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como cumplidas, y una vez llevada a cabo la evaluación de la efectividad se
determinará el cierre en términos (eficacia-efectividad).
• Los responsables de ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento deben
registrar la solicitud de cierre de las acciones en el formato PV01-IN02-F02
Justificación de cumplimiento de Acción, mediante memorando Orfeo.
• Producto del seguimiento, evaluación y verificación del cumplimiento de las evidencias,
los auditores de la OCI definirán el estado de las acciones de los PMP, para el caso de
los PMI el cierre lo hará únicamente el ente de control.
•
• Para los planes de mejoramiento por procesos (PMP) se evaluarán como cumplidas las
acciones que hayan obtenido una calificación de la eficacia del 100% y una efectividad
mayor o igual al 95%, al considerar que en ese porcentaje se elimina la causa origen
del hallazgo. En caso de que la efectividad sea menor al 95% el profesional de la OCI
debe calificar las acciones como cumplida inefectiva.
Nota: Los criterios de evaluación definidos no aplican para acciones de hallazgos,
observaciones y no conformidades que impliquen el cumplimiento de normatividad legal,
por lo que su nivel de efectividad debe ser 100%.
• Estado de las acciones de los planes de mejoramiento:
✓ Abierta: Acción de mejora que está en proceso de ejecución dentro de los
parámetros definidos (No se ha vencido la fecha de terminación).
✓ Incumplida: Cuando la fecha de terminación de la acción se encuentra vencida y no
la ha ejecutado en el 100%, por lo cual la calificación de la eficacia es menor al
100%.
✓ Cumplida: Cuando la acción es ejecutada en el 100% dentro de los parámetros
definidos.
✓ Cerrada: Cuando la acción es ejecutada en el 100% y es calificada con una eficacia
del 100% y una efectividad mayor o igual al 95%, al considerar que en ese
porcentaje se elimina la causa origen del hallazgo.
✓ Inefectiva: Cuando la acción implementada es ejecutada en el 100%, pero la causa
no es eliminada, es decir persiste la misma que originó el hallazgo, por lo cual la
calificación de la efectividad es menor al 95%.
• Los auditores internos de la OCI deberán realizar seguimiento al archivo de los análisis
de causa y planes de mejoramiento en la etapa de formulación, conforme la TRD.
Reprogramación o Reformulación
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• La reprogramación y/o reformulación de los Planes de mejoramiento institucional (PMI),
se realizará conforme lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 036 de 2019
de la Contraloría de Bogotá, o la norma que la modifique.
• La reprogramación y/o reformulación del plan de mejoramiento por proceso (PMP),
debe ser presentada por el jefe responsable de su cumplimiento con un término
mínimo de diez (10) días hábiles antes del vencimiento de las acciones, con la debida
justificación y soportes, a través de memorando por el sistema Orfeo y remitirlo a la
Oficina de Control Interno. La nueva fecha de terminación de la(s) acción(es) a
modificar, no podrá superar seis (6) meses adicionales a los doce (12) meses iniciales,
contados a partir de la fecha de formulación del respectivo plan de mejoramiento, es
decir, sin superar dieciocho (18) meses en total.
NOTA. Para el caso del proceso de Control y Evaluación de la Gestión se tramitará
ante la Oficina Asesora de Planeación.
Medición de la Efectividad.
• La medición de la efectividad de los planes de mejoramiento por procesos estará a
cargo de la Oficina de Control Interno.
• La periodicidad de la medición de la efectividad de los planes de mejoramiento por
procesos será semestral. Se verificará teniendo en cuenta:
a. Eficiencia: Cumplimiento en los términos previstos y adecuados.
b. Recurrencia: Hallazgo o tema presente de manera reiterada en los planes de
mejoramiento producto de auditorías internas, evaluaciones o seguimientos
adelantados por la OCI, o auditorías externas, a pesar del cumplimiento de las
acciones.
c. Efectividad: Cuando las acciones adelantadas eliminaron la causa raíz que
originaron el hallazgo u observación, por lo que no se ha vuelto a presentar.
NOTA: La efectividad del plan de mejoramiento institucional está a cargo de la Contraloría
de Bogotá, quien comunicará el cierre de las acciones mediante los informes de auditoría,
y la actualización del Sistema de supervisión y control SIVICOF.
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