DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS CÓD: GAD-P03-S01-F07

TÉRMINOS DE REFERENCIA O ESPECIFICACIONES AÑO: 2023

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DESCRIPCIÓN GENERAL
“ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS ARCHIVOS DE LA
Objeto de la contratación
DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS”
Unidad requirente GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS

Fecha 15 DE MAYO 2025

1. Antecedentes

1.1. Base Legal

Constitución de la República del Ecuador, de la cual se desglosa la siguiente normativa:

Art. 1.- El Ecuador es un Estado constitucional de derechos y justicia, social, democrático, soberano,
independiente, unitario, intercultural, plurinacional y laico. Se organiza en forma de república y se
gobierna de manera descentralizada. La soberanía radica en el pueblo, cuya voluntad es el
fundamento de la autoridad, y se ejerce a través de los órganos del poder público y de las formas de
participación directa previstas en la Constitución.

Art. 3.- Son deberes primordiales del Estado: 1. Garantizar sin discriminación alguna el efectivo goce
de los derechos establecidos en la Constitución y en los instrumentos internacionales, en particular
la educación, la salud, la alimentación, la seguridad social y el agua para sus habitantes.

Art. 25.- “El derecho a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia,
eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y
características”.

Art. 66.- Se reconoce y garantizará a las personas:

2. El derecho a una vida digna, que asegure la salud, alimentación y nutrición, agua potable, vivienda,
saneamiento ambiental, educación, trabajo, empleo, descanso y ocio, cultura física, vestido,
seguridad social y otros servicios sociales necesarios.

Art. 226.- Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores
públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las
competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de
coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los
derechos reconocidos en la Constitución.

Art. 227.- La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los
principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización,
coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación.

Art. 233.- Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos
realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa,
civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos. Las
servidoras o servidores públicos y los delegados o representantes a los cuerpos colegiados de las

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instituciones del Estado, estarán sujetos a las sanciones establecidas por delitos de peculado,
cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlos y las penas
correspondientes serán imprescriptibles y, en estos casos, los juicios se iniciarán y continuarán
incluso en ausencia de las personas acusadas. Estas normas también se aplicarán a quienes
participen en estos delitos, aun cuando no tengan las calidades antes señaladas.

Art. 280.- EI Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las políticas, programas
y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto del Estado; y la inversión y la
asignación de los recursos públicos; y coordinar las competencias exclusivas entre el Estado central
y los gobiernos autónomos descentralizados. Su observancia será de carácter obligatorio para el
sector público e indicativo para los demás sectores.

Art. 288.- Las compras públicas cumplirán con criterios de eficiencia, transparencia, calidad,
responsabilidad ambiental y social. Se priorizarán los productos y servicios nacionales, en particular
los provenientes de la economía popular y solidaria, y de las micro, pequeñas y medianas unidades
productivas.

Art. 326.- El derecho al trabajo se sustenta en los siguientes principios: 5. Toda persona tendrá
derecho a desarrollar sus labores en un ambiente adecuado y propicio, que garantice su salud,
integridad, seguridad, higiene y bienestar.

Art. 370.- El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, entidad autónoma regulada por la ley, será
responsable de la prestación de las contingencias del seguro universal obligatorio a sus afiliados.

LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. -

Art. 40.- Responsabilidad por acción u omisión.- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y demás
servidores de las instituciones del Estado, actuarán con la diligencia y empeño que emplean
generalmente en la administración de sus propios negocios y actividades, caso contrario
responderán, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta Ley.

Art. 42.- Responsabilidad directa. - Los servidores de las instituciones del Estado, encargados de la
gestión financiera, administrativa, operativa o ambiental, serán responsables, hasta por culpa leve,
cuando incurrieren en acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de
veracidad, de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y presupuestos y
por los perjuicios que se originaren de tales acciones u omisiones.

Art. 54.- Responsabilidad en los procesos de estudio, contratación y ejecución.- Las autoridades,
dignatarios, funcionarios y servidores que tengan a su cargo la dirección de los estudios y procesos
previos a la celebración de los contratos públicos, tales como de construcción, provisión, asesoría,
servicios, arrendamiento, concesiones, delegaciones, comodato y permuta, serán responsables por
su legal y correcta celebración; y aquellos a quienes correspondan las funciones de supervisión,
control, calificación o dirección de la ejecución de los contratos, serán responsables de tomar todas
las medidas necesarias para que sean ejecutadas con estricto cumplimiento de las estipulaciones
contractuales, los programas, costos y plazos previstos.

La Contraloría General del Estado establecerá las responsabilidades a que hubiere lugar en

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esta materia.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el artículo 1 señala, determina los
principios y normas para regular los procedimientos de contratación para la adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría,
que realicen las entidades previstas en el artículo en mención.

Art. 4.-Principios. -Para la aplicación de esta Ley y de los contratos que de ella deriven, se observarán
los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad,
concurrencia, transparencia, publicidad; y, participación nacional.

Art. 22.-Plan Anual de Contratación.- Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del
Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de
Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la
Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado (…)

Art. 23.- Estudios.- (Reformado por el Art. 2 de la Ley s/n, R.O. 966-2S, 20-III-2017; y por la Disp.
Reformatoria Tercera num. 9 de la Ley s/n, R.O. 496-2S, 9-II-2024).- Antes de iniciar un procedimiento
precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratación, la entidad deberá contar con los
estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas,
debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de
Contratación de la entidad.

Los estudios y diseños incluirán obligatoriamente como condición previa a su aprobación e inicio del
proceso contractual, el análisis de desagregación tecnológica o de Compra de Inclusión, según
corresponda, los que determinarán la proporción mínima de participación nacional o local de
acuerdo a la metodología y parámetros determinados por el Servicio Nacional de Contratación
Pública.

La máxima autoridad de la Entidad Contratante y los funcionarios que hubieren participado en la

elaboración de los estudios, en la época en que éstos se contrataron y aprobaron, tendrán
responsabilidad solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere del caso, por la validez de
sus resultados y por los eventuales perjuicios que pudieran ocasionarse en su posterior aplicación.

Los contratistas y funcionarios que elaboren los estudios precontractuales serán responsables de
informar a la entidad contratante, en el término de 15 días contados desde la notificación, si existe
justificación técnica para la firma de contratos complementarios, órdenes de trabajo y diferencias
en cantidades de obra que superen el quince por ciento (15%) del valor del contrato principal. En
caso de incumplir con el plazo señalado serán sancionados de conformidad con el artículo 100 de
esta Ley.

En el caso de la modalidad contractual ingeniería, procura y construcción, el nivel de estudios será

de diseños e ingeniería básica o conceptual de acuerdo con las disposiciones del Reglamento General
a la presente Ley.

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Art. 24.- Presupuesto.- Las entidades previamente a la convocatoria, deberán certificar

la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir
las obligaciones derivadas de la contratación.
El Reglamento establecerá las formas en que se conferirán las certificaciones o los mecanismos
electrónicos para la verificación a que se refiere el inciso anterior.

Art. 46.-Obligaciones de las Entidades Contratantes. -Las Entidades Contratantes deberán consultar
el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo
en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros
procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la
presente Ley y su Reglamento. (…).

LEY DE SEGURIDAD SOCIAL

Art. 16.- NATURALEZA JURIDICA. - El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es una entidad
pública descentralizada, creada por la Constitución Política de la República, dotada de autonomía
normativa, técnica, administrativa, financiera y presupuestaria, con personería jurídica y patrimonio
propio, que tiene por objeto indelegable la prestación del Seguro General Obligatorio en todo el
territorio nacional.
El IESS no podrá ejercer otras atribuciones ni desempeñar otras actividades que las consignadas en
la Constitución Política de la República y en esta ley.

Art. 17.- MISION FUNDAMENTAL. - El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural,
con relación de dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad,
riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que consagra
esta Ley.

Art. 18.- PRINCIPIOS DE ORGANIZACION. - El IESS estará sujeto a las normas del derecho público, y
regirá su organización y funcionamiento por los principios de autonomía, división de negocios,
desconcentración geográfica, descentralización operativa, control interno descentralizado y
jerárquico, rendición de cuentas por los actos y hechos de sus autoridades, y garantía de buen
gobierno, de conformidad con esta Ley y su Reglamento General.

Art. 25.- REGLAMENTACION INTERNA. - El Reglamento Orgánico Funcional del IESS, que expedirá el
Consejo Directivo, determinará las atribuciones, deberes y responsabilidades de las dependencias
del Instituto encargadas de los procesos operativos y de apoyo administrativo para la aplicación del
Seguro General Obligatorio

Art. 27: “Atribuciones. - El Consejo Directivo tendrá a su cargo: (…) c. La expedición de las normas
técnicas y resoluciones de cumplimiento obligatorio por las demás autoridades del IESS; (…) f. La
expedición delos reglamentos internos del IESS;(…)

Art. 36.- DIRECTOR PROVINCIAL. - El Director Provincial tiene a su cargo la ejecución del Presupuesto
del IESS, la contratación de recursos humanos y servicios generales, el aprovisionamiento de bienes,
y el equipamiento y mantenimiento de las dependencias del Instituto dentro de su circunscripción.

Reglamento a la LOSNCP

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Art. 1.1.- Principio de juridicidad y normas supletorias.- (Agregado por el Art. 6 num. 1 del D.E. 206,
R.O. 524-3S, 22-III-2024).- La tramitación de todo procedimiento de contratación pública se sujetará
al principio de juridicidad, que consiste en el respeto a la Constitución de la República, a los
instrumentos internacionales, a la ley. a los principios, a la jurisprudencia aplicable y al presente
Reglamento.

El ejercicio de la potestad discrecional en materia de Contratación Pública se ejercerá de manera

excepcional observando la debida motivación y razonabilidad, de igual manera se respetarán los
derechos individuales que sean directamente aplicables, observando lo previsto en el numeral 9.2
del artículo 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP). Las personas
que deban tomar decisiones discrecionales serán directamente responsables en caso de omisión a
lo dispuesto en este artículo. En ningún caso se realizarán interpretaciones arbitrarias o decisiones
que vulneren los derechos constitucionales o convencionales.

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el presente Reglamento General y las
resoluciones que dicte el Ente Rector de la Contratación Pública, constituirán normas principales
para el desarrollo de cualquier procedimiento de contratación pública, así como la resolución de
conflictos y las interpretaciones que deban efectuarse al amparo de estas normas jurídicas.

Artículo 36.- Planificación de la compra.- En todo procedimiento de contratación pública, la máxima

autoridad de la entidad contratante o su delegado y las personas responsables de la gestión de las
adquisiciones, deberán considerar las siguientes directrices de planificación de la compra: 1. Las
contrataciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las
cantidades apropiadas; 2. La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando
en consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el
tiempo que regularmente tome el trámite; y, 3. Toda compra que se efectúe o proceso de
contratación pública, deberá fundamentarse y limitarse en las competencias institucionales.

Artículo 40.- Normalización de bienes y servicios. - Los bienes y servicios normalizados son aquellos
cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la
entidad contratante; y, en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas
y comparables en igualdad de condiciones.

Artículo 42.- Fase preparatoria.- El órgano administrativo requirente de la entidad contratante, con
la finalidad de satisfacer y cumplir con los objetivos, metas y demandas institucionales, de acuerdo
con sus competencias y atribuciones, realizará la identificación específica, detallada, clara y concreta
de la necesidad de contratación.8

Artículo 44.- Determinación de la necesidad.- La determinación de la necesidad incorporará un

análisis de beneficio, eficiencia o efectividad, considerando la necesidad y la capacidad institucional
instalada, lo cual se plasmará en el informe de necesidad de contratación, que será elaborado por la
unidad requirente, previo a iniciar un procedimiento de contratación.

Artículo 46.- Estudios.- Antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo con la

naturaleza de la contratación, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños
completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas o términos de

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referencia, análisis de precios unitarios -APUS- de ser el caso, presupuesto referencial y demás
información necesaria para la contratación, debidamente aprobados por las instancias
correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratación de la entidad según corresponda.

Art. 46.1.- Principio de calidad del objeto de contratación.- (Agregado por el Art. 6 num. 25 del D.E.
206, R.O. 524-3S, 22-III-2024).- De conformidad con lo que establece el numeral 25 del artículo 66
de la Constitución de la República del Ecuador, en concordancia con el artículo 31 de la Ley del
Sistema Ecuatoriano de la Calidad, los estudios previos orientarán la adquisición del objeto de
contratación a la obtención de productos que cumplan estándares de calidad y conformidad que
permitan satisfacer las necesidades de la entidad contratante. Estas mismas disposiciones serán
aplicables a los productos disponibles en el Catálogo Electrónico, para lo cual el SERCOP tiene la
obligación de determinar la idoneidad y calidad de estos previo a la suscripción de los convenios
marcos con los proveedores.

Artículo 48.- Definición del objeto de contratación. - La entidad contratante definirá adecuadamente
el objeto de contratación, concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de
obras o prestación de servicios, incluidos los de consultoría, en estricto cumplimiento de los
principios de trato justo, igualdad y no discriminación, concurrencia y transparencia. La definición
del objeto de contratación deberá contar con la debida justificación técnica, reflejada en las
especificaciones técnicas o términos de referencia, por lo que, los componentes del objeto de
contratación deberán guardar una relación o vinculación razonable, acorde a las necesidades
institucionales de la entidad contratante y que de ninguna manera propendan a un tratamiento
diferenciado o discriminatorio de los proveedores del Estado.

Art. 51.-Formulación de las especificaciones técnicas y términos de referencia. - Antes de iniciar un

procedimiento de contratación pública, la entidad contratante deberá contar con las
especificaciones técnicas de los bienes o rubros requeridos; o, los términos de referencia para
servicios, incluidos los de consultoría, de conformidad con lo que establezcan los análisis, diseños,
diagnósticos, o estudios con los que, como condición previa, debe contar la entidad contratante.

Se entenderá como especificación técnica, a las características fundamentales que deberán cumplir
los bienes o rubros requeridos, mientras que los términos de referencia constituirán las condiciones
específicas bajo las cuales se desarrollará la consultoría o se prestarán los servicios.

La contratación de servicios estará sujeta a la formulación de términos de referencia. No obstante,

atendiendo a la naturaleza del servicio requerido, se podrán incorporar adicionalmente
especificaciones técnicas relativas a los bienes necesarios para su ejecución, siempre y cuando no se
modifique el objeto de contratación, por tanto, esta variación solo podrá repotenciar o mejorar el
objeto de contratación previamente delimitado.

Art. 92.-Contratación de bienes y servicios normalizados. - Los bienes y servicios normalizados se

adquieren, en su orden, por procedimientos de catálogo electrónico y de subasta inversa; y solo en
el caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que éstos hayan sido declarados
desiertos se optará por los demás procedimientos de contratación previstos en la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública y en este Reglamento General.

Normas de control interno (Acuerdo 004-CG-2023)

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La Norma de Control Interno 200-01 según Acuerdo 004-CG-2023 expedido por el Contralor General
del Estado, establece que (…) La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas
propias del código de ética y herramientas de prevención y gestión de riesgos de integridad y
conflicto de intereses, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la
corrupción.;

La NCI 406-02 Planificación: Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de
los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el
presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá́ las obras, los bienes y
los servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la
planificación de la institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo y presupuesto del Estado. En
este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen
especial establecidos en la ley. Salvo las contrataciones de ínfima cuantía o aquellas que respondan
a situaciones de emergencia, todas las demás deberán incluirse en el PAC inicial o reformulado (…).

406-03 Contratación: Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones
para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos
los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo
planificado, a la vez que determinará los lineamientos con el área requirente que servirán de base
para una adecuada administración de las compras de bienes considerando, entre otras, las siguientes
medidas:

- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las
cantidades justificadas técnicamente; y, deberán considerar el tiempo que le toma a cada entidad la
realización de un proceso de contratación hasta la adjudicación, a fin de evitar la suscripción de
convenios de pago.

- La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración el

consumo promedio mensual y proyectado, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia
financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite, sustentadas en documentos con firmas de
responsabilidad, de quien lo elaboró, revisó y aprobó, con la finalidad que revele la necesidad real
de la entidad.

- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en

cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo. Los
responsables de las bodegas institucionales deben generar reportes mensuales de los bienes
próximos a caducarse, con la finalidad de coordinar las gestiones para el canje de los mismos previo
a su caducidad; informar a las unidades requirentes sobre su existencia para que en caso de
requerirlos sean utilizados; verificar la posibilidad de canje con otro medicamento de mayor
rotación; y, comunicar a las autoridades en caso de negativa de los proveedores.

- Además de las garantías previstas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
el proveedor adjudicado deberá́ rendir a cada entidad contratante las garantías y/o pólizas
necesarias que aseguren la adecuada custodia y administración de los fármacos y otros bienes

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estratégicos en salud que le sean entregados.

- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada
y oportuna provisión.
– El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la alternativa
de adquisición.

- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de

recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
Resolución C.D. 681 NUEVO CÓDIGO DE ÉTICA DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

Artículo 7.- Principio de Eficiencia. - Los colaboradores del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
IESS, en el desempeño de sus funciones, deberán mejorar y optimizar los resultados alcanzados en
la gestión institucional, con relación a los recursos disponibles e invertidos para su consecución.

Artículo 9.- Principio de Responsabilidad.- Los colaboradores del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social IESS serán responsables de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de sus cargos,
actuarán con claro concepto del deber y de la responsabilidad en el cumplimiento de las actividades
a ellos encomendadas. Es deber y obligación de los colaboradores del IESS, responder sobre la forma
en que cumplen sus obligaciones y encargos. Además, garantizarán la exactitud de la información
que maneja y proporciona, la cual estará respaldada documentadamente.

Artículo 10.- Principio de Confidencialidad.- Los colaboradores del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social IESS, estarán obligados a guardar reserva sobre los documentos,

Artículo 14.- Deberes de los colaboradores del IESS.- Los colaboradores del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, tendrán los siguientes deberes:
a. Respetar, cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República del Ecuador, leyes, reglamentos
y más disposiciones expedidas por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social;

f. Velar por el buen uso del patrimonio y recursos de la Institución y por la conservación de los
documentos, útiles, equipos, muebles, software, información, herramientas tangibles e intangibles
y bienes en general confiados a su cuidado;
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, a través de la Resolución Nro. C.D. 535, con base al
numeral 6.3.4 Coordinación Provincial Administrativa Financiera define la Misión como “Planificar,
coordinar y controlar el manejo adecuado de recursos humanos, financieros, administrativos,
compras públicas, tecnológicas y gestión documental, en función de las necesidades de su
jurisdicción para la consecución de los objetos institucionales”.

Dentro de las Atribuciones y Responsabilidades del Área Gestión Documental, según el literal “xx)
Aplicar las políticas, normativas, protocolos, objetivos y estrategias en las áreas de gestión
documental y archivo; (…)”.

Resolución C.D.686 con el que se aprueba el Presupuesto Consolidado del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social para el ejercicio económico del año 2025, la que contiene DISPOSICIONES
GENERALES PARA LA APLICACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL DEL EJERCICIO ECONÓMICO DEL AÑO 2025, PARA ADMINISTRADORAS, FONDOS Y UNIDADES

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MÉDICAS

5.2.4. CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Conforme a lo que establece el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en sus Art. 115
y 116 y 101 del Reglamento, para el inicio de un proceso de contratación de bienes o servicios se
deberá contar con una certificación presupuestaria, lo cual implica certificar la existencia de recursos
suficientes presentes o futuros para cubrir las obligaciones del gasto a realizarse.

Certificación presupuestaria anual

Cada entidad del sector público podrá emitir certificaciones presupuestarias anuales solamente en
función de su presupuesto aprobado. La certificación presupuestaria anual implica un compromiso
al espacio presupuestario disponible en el ejercicio fiscal vigente. Los compromisos generados
pueden modificarse, liquidarse o anularse, de conformidad con la norma técnica expedida para el
efecto.

Certificación presupuestaria plurianual

Dentro de la fase preparatoria de un proceso de contratación, tanto para el ejercicio económico
vigente y para los siguientes períodos se podrán emitir certificaciones plurianuales de ser el caso,
mismas que en los siguientes ejercicios económicos se convertirán en certificaciones presupuestarias
afectando a los presupuestos de esos años.
Las áreas financieras encargadas de la emisión de certificaciones presupuestarias anuales o
plurianuales deberán efectuar el control previo, observando por lo menos lo siguiente:

La autorización de gasto emitida por autoridad competente, con la documentación de soporte que
sirvió para la misma.

La certificación de que la adquisición consta en el Plan Anual de Compras vigente, para cada proceso
de contratación.

El procedimiento de contratación a llevarse a cabo, que se cuente con el informe de necesidad,

estudios de mercado, firmas de responsabilidad de la unidad requirente y su contenido se encuentre
acorde a las especificaciones para la emisión de la certificación presupuestaria.
El plazo previsto para formalizar el compromiso y los plazos en que se reconocerán las obligaciones,
indispensable para identificar la certificación como anual y/o plurianual.

Todos los documentos habilitantes que soportan las solicitudes de certificaciones presupuestarias,
de acuerdo a la normativa legal vigente, son responsabilidad exclusiva del área requirente, quienes
verificarán que la documentación de sustento y su contenido estén completos y correctos, así como
la aplicación adecuada y eficiente del recurso en apego a la normativa legal vigente.

La unidad requirente en el memorando de pedido, deberá especificar claramente el monto de la

certificación presupuestaria solicitada para el presente ejercicio económico; y, de ser el caso, los
montos de las certificaciones presupuestarias para los años posteriores (certificaciones
plurianuales).

El Manual de Procesos de Gestión Documental emitido por el IESS en marzo 2019, establece:

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1. “GESTIÓN DE ARCHIVO
a) El ciclo de vida de un documento empieza con la creación de éstos hasta su disposición final,
pasando por las siguientes etapas:

Creación de documentos. - Los documentos inician su ciclo de vida al ser creados por una
dependencia del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social o al ser ingresados por las ventanillas de
recepción de documentos a nivel nacional.

Organización de archivos. - Todos los documentos que han sido generados o ingresados al Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social son técnicamente organizados para conformar los archivos activos
institucionales.

Transferencia de documentos. - Los documentos organizados y que han cumplido con su

permanencia en los archivos activos de las dependencias del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social son transferidos a los archivos pasivos correspondientes (…).

j) La adquisición de estanterías metálicas para archivo debe optimizar los espacios designados y sus
especificaciones técnicas validadas por la Subdirección Nacional de Infraestructura y Equipamiento
(…).

Memorando Nro. IESS-DNGF-2024-2730-M suscrito por la [Link]. Evelyn de las Mercedes Sánchez
Sánchez, Directora Nacional de Gestión Financiera Encargada, mediante el cual señala textualmente
lo siguiente:

“... Por medio del presente y en referencia a la Circular Nro. IESS-SDNGD-2024-0225-C de

23 de diciembre de 2024, a través del que la Subdirección Nacional de Gestión Documental
socializa la Resolución No. C.D. 686 de 18 de diciembre de 2024, misma que aprueba el
Presupuesto Consolidado del IESS para el ejercicio económico 2025.

(…), En virtud de lo expuesto, la Dirección Nacional de Gestión Financiera informa que la

aplicación al módulo del presupuesto en el Sistema Financiero Infor LN del ejercicio
económico 2025, entrará en vigencia a partir del 07 de enero de 2025”.

1.1. ANTECEDENTES DOCUMENTALES

Con memorando Nro. IESS-FING-2024-0674-M de 4-09-2024 Econ. Nelson Elías Bodero Mala JEFE DE
DEPARTAMENTO, remite SOLICITUD DE RECURSOS DE PROTECCIÓN PARA ARCHIVOS FINANCIEROS DEL
EDIFICIO INSTITUCIONAL PARA INCLUIR AL PAC 2025, en el cual indica de manera relevante lo siguiente:

“(…), En atención al dialogo sostenido con usted, en relación a las necesidades del Archivo
Financiero en Custodia del servidor Sr. Jorge Sellan Gines; y de los archivos de expedientes de
Hipotecas Host Finalizadas en Custodia del servidor Sr. Freddy Vega Moran; ambos ubicados
en la Ex Tesorería; en lo referente a los recursos para el archivo como son: cajas de cartón,
Estanterías, Fundas para archivo, para efectos de su inclusión en el PAC 2025.
Le doy a conocer que en efecto, para la correcta Organización Técnica de Archivo este archivo
financiero y Archivo ex – Tesorería expediente de Hipotecas Host, ubicados en la Planta Baja
del edificio institucional, se requiere lo siguiente:
Archivo Financiero: (Caja Planta Baja)

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TÉRMINOS DE REFERENCIA O ESPECIFICACIONES AÑO: 2023
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• 4000 Fundas Transparentes para los archivos para evitar la Humedad

• 50 Estanterías con las medias establecidas (3 metros de alto x 10 de ancho para 15
• Cajas)
• Equipos de Protección: Guantes, Overoles de Protección, Mascarillas para este tipo
de trabajo
• 1000 Cartones con su respectiva Tapas

Archivo Financiero: ex – Monte Piedad

• 1000 Cartones con sus respectivas tapas (para realizar el cambio con sus respectivo
Logo)
• 2000 Fundas Transparentes para los archivos para evitar la Humedad
• 80 Estanterías con las medias establecidas (3 metros de alto x 10 de ancho para 15
Cajas)

Archivo Financiero: ex – Cine Lido

• 20 Estanterías con las medias establecidas (3 metros de alto x 10 de ancho para 15
Cajas)
Los Cartones que se solicitan para el Archivo de Ex Monte Piedad, serán usadas para restaurar
las cajas que se encuentren en mal estado lo que está en oposición a las normas técnicas;
adicionalmente, debido al volumen de documentación que se ha generado, es evidente la falta
de estantería que se requiere en este archivo para la protección de la información documental
y cumplimiento de las normas técnicas de archivo.
Archivo ex – Tesorería expediente de Hipotecas Host (Planta Baja Caja-Sótano)
• 300 Cartones con su respectiva tapas
• 10 Estanterías con las medias establecidas (3 metros de alto x 10 de ancho para 15
Cajas)
• Equipos de Protección: Guantes, Overoles de Protección, Mascarillas para este tipo
de trabajo.

Archivo ex – Tesorería expediente de Hipotecas Host Ex Monte Piedad

• 20 Estanterías con las medias establecidas (3 metros de alto x 10 de ancho para 15
Caja Archivo ex – Tesorería expediente de Hipotecas Host Edificio Pre-Alfaro
• 20 Estanterías con las medias establecidas (3 metros de alto x 10 de ancho para 15
Caja”.

Mediante memorando Nro. IESS-DPG-2025-0157-M de fecha 13 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
Esther García Ortega DIRECTORA PROVINCIAL DE GUAYAS en el cual se indica disposiciones de manera
relevante lo siguiente:

“(…), SEGUNDO: Disposición

1.- Cumpliendo con las recomendaciones de los diferentes Organismos de Control, en la que
resalta la correcta organización de los archivos, solicito a ustedes para el efecto realicen todas
las acciones correspondientes hasta lograr su cabal aplicación de los manuales otorgados para
éste proceso, debiendo mantener los archivos organizados con los documentos actualizados
que evidencien el cumplimiento total de las recomendaciones, para la revisión y verificación
que se estén realizando, para lo cual brindarán la colaboración cuando los auditores
gubernamentales lo requieran, es necesario seguir contando con el compromiso de cada uno
de los Coordinadores, Directores Administrativo, Responsables de Gestión Documental,
funcionarios ejecutores de los procesos y en especial los custodios responsables del archivo,
siendo este último participe directo de las actividades a realizarse quien deberá encaminar
todas las gestiones necesarias para cumplir con lo establecido.
2.-Se dispone al responsable de Gestión Documental realice el seguimiento oportuno para su
cumplimiento, debiendo dar acompañamiento y realizando una nueva capacitación a los
custodios responsables de los archivos, en la que se les facilitará información necesaria para la

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TÉRMINOS DE REFERENCIA O ESPECIFICACIONES AÑO: 2023
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correcta administración de los archivos públicos.

3.- Solicito a ustedes en calidad de responsables, realizar el control constante del personal
asignado para el archivo, determinando las acciones ejecutadas en cada actividad de este
proceso.
4.- Para los casos excepcionales de rotación, cambio o renuncia del personal, agradeceré se
remita un acta de Entrega/ Recepción que este acompañado con un Informe de Gestión hacia
el nuevo responsable, a fin de que constate el cumplimiento de este procedimiento cumpliendo
con la normativa legal vigente, así como también la optimización de los recursos de los
afiliados.
Se remite en adjunto Manuales vigentes”.

Mediante memorando Nro. IESS-CPAFG-2025-0103-M de fecha 16 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
Dennys Gabriela Vargas Tomalá COORDINADORA PROVINCIAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO GUAYAS
en el cual se indica disposiciones en relación a la ejecución del PAC 2025 primer cuatrimestre y en caso
de incumplimientos “se solicitará a la autoridad competente el inicio del régimen disciplinario
correspondiente”.

Mediante memorando Nro. IESS-CPAFG-2025-0144-M de fecha 20 de enero de 2025 suscrito por Mgs.
Dennys Gabriela Vargas Tomalá COORDINADORA PROVINCIAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO GUAYAS
en el cual de manera relevante se indica lo siguiente:

“(…), Cabe indicar que mediante Memorando Nro. IESS-CPAFG-2025-0103-M, se indicó que
una vez que el PAC ha sido publicado en la página institucional del SERCOP por parte de la
Subdirección Nacional de Compras Públicas, todas las áreas requirentes deben remitir los
expedientes de la fase preparatoria completos y sin observaciones de los procesos planificados
en el CUATRIMESTRE 1, hasta el 28 de febrero de 2025, con la finalidad de que se efectué la
fase precontractual durante el mes de marzo y pueda ejecutar la contratación dentro del
cuatrimestre programado”.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0048-M de fecha 21 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
María Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS solicitando al Sr. Econ.
Nelson Elías Bodero Mala jefe de Departamento Financiero de la DPG requerimiento de actualización de
solicitud de recursos materiales, mobiliarios y de protección para archivos financieros del edificio
institucional justificación para incluir al PAC 2025 en base a memorando Nro. IESS-FING-2024-0674-M
de 04 de septiembre de 2024.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0048-M de fecha 21 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
María Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS solicitando al Sr. Mgs.
Antonio Manuel Icaza Vivar Coordinador Provincial de Asesoría Jurídica Guayas, Sr. Ing. Juan Carlos
Vanegas Valverde Coordinador(a) Prov. De Servicio de Atención al Ciudadano Guayas, Sr. Mgs. Xavier
Fabricio Medina Calderón Coordinador Provincial de Afiliación y Control Técnico Guayas, Sr. Mgs. Kleber
Armando Chiang Antón Coordinador Provincial de Cartera y Coactiva Guayas, Srta. Mgs. Verónica
Alexandra Tomalá Tejada Abogada, Compras Públicas Guayas, Sr. Tlgo. Javier Enrique Sánchez Pineda
Asistente Administrativo, Talento Humano Guayas, Sr. Abg. Elio Fernando Quintero Rodríguez presidente
de la Comisión Provincial de Prestaciones y Controversias Guayas, Sra. Silvia Isabel Inca Véliz secretaria,
Administrativo e Infraestructura Guayas, Srta. Tlga. Verónica del Rocío Castro Carrión Asistente
Administrativo, Compras Públicas Guayas en el cual se indica lo siguiente de manera relevante:

“(…), SOLICITUD
Para los fines pertinentes sírvase informar a esta unidad de negocio la siguiente información:

Coordinación que corresponde:

Nombres y Apellidos del Personal que maneja archivo:
Número de cédula de identidad:

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Cuantificar y confirmar las siguientes necesidades o requerimientos en relación al

manejo, conservación, protección, almacenamiento, traslado e identificación del archivo
de la Dirección Provincial del Guayas:
CANTIDAD DE CAJAS DE CARTÓN CON TAPA
CANTIDAD DE ETIQUETAS PARA CAJAS DE CARTÓN
CANTIDAD DE FUNDAS PLÁSTICAS DE PROTECCIÓN DE DOCUMENTOS
CANTIDAD DE ESTANTERÍAS METÁLICAS
CANTIDAD DE CARRITOS PARA TRASLADOS DE CAJAS DE ARCHIVO
CANTIDAD DE OVEROLES PARA PERSONAL DE ARCHIVO”.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0050-M de fecha 22 de enero de 2025 en alcance a

MEMORANDO NRO. IESS-GDG-2025-0048-M suscrito por la Mgs. María Isabel Eguez Santana
ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS a los mismos destinatarios indicados en el párrafo
anterior se indica de manera relevante lo siguiente:

“(…), SOLICITUD
Por lo expuesto con el fin de realizar de manera clara y detallada las especificaciones técnicas,
se solicita de la manera más cordial detallar lo siguiente:
-Cantidad de overoles para personal de archivo con su respectiva talla ( S, M, XL, L)
que se requiera, se adjunta modelo sugerido.
-Cantidades de Cajas de cartón para archivo para el año.
-Cantidad de fundas de protección de las fojas (considerar que las fundas almacenaran
expedientes y que al menos una caja requiere 4 fundas).
-Cantidad de etiquetas, considerar que al menos un cartón debe ser etiquetado”.

Mediante memorando Nro. IESS-CPG-2025-0052-M de fecha 22 de enero de 2025 suscrito por Tlga.
Verónica del Rocío Castro Carrión ASISTENTE ADMINISTRATIVO, COMPRAS PÚBLICAS GUAYAS da
respuesta a memorando Nro. IESS-GDG-2025-0048-M detallando los requerimientos en relación a lo
solicitado.

Mediante memorando Nro. IESS-CPACTG-2025-0631-M de fecha 23 de enero de 2025 suscrito por el

Mgs. Xavier Fabricio Medina Calderón COORDINADOR PROVINCIAL DE AFILIACIÓN Y CONTROL TÉCNICO
GUAYAS da respuesta al memorando Nro. IESS-GDG-2025-0048-M detallando los requerimientos en
relación a lo solicitado.

Mediante memorando Nro. IESS-CPAJG-2025-0246-M de fecha 23 de enero de 2025 suscrito por el Mgs.
Antonio Manuel Icaza Vivar COORDINADOR PROVINCIAL DE ASESORÍA JURÍDICA GUAYAS da respuesta a
memorando Nro. IESS-GDG-2025-0050-M detallando los requerimientos en relación a lo solicitado.

Mediante memorando Nro. IESS-CPCCG-2025-0521-M de fecha 23 de enero de 2025 suscrito por el Mgs.
Kleber Armando Chiang Antón COORDINADOR PROVINCIAL DE CARTERA Y COACTIVA GUAYAS da
respuesta a memorando Nro. IESS-GDG-2025-0050-M detallando los requerimientos en relación a lo
solicitado.

Mediante memorando Nro. IESS-CPSACG-2025-0159-M de fecha 23 de enero de 2025 suscrito por Ing.
Juan Carlos Vanegas Valverde COORDINADOR(A) PROV. DE SERVICIO DE ATENCION AL CIUDADANO
GUAYAS da respuesta a memorando Nro. IESS-GDG-2025-0048-M detallando los requerimientos en
relación a lo solicitado.

Mediante memorando Nro. IESS-TTHHG-2025-0045-M de fecha 23 de enero de 2025 suscrito por Tlgo.
Javier Enrique Sánchez Pineda ASISTENTE ADMINISTRATIVO, TALENTO HUMANO GUAYAS da respuesta
a memorando Nro. IESS-GDG-2025-0050-M detallando los requerimientos en relación a lo solicitado.
Mediante memorando Nro. IESS-CPPCG-2025-0335-M de fecha 24 de enero de 2025 suscrito por Abg.
Elio Fernando Quintero Rodríguez PRESIDENTE DE LA COMISIÓN PROVINCIAL DE PRESTACIONES Y
CONTROVERSIAS GUAYAS da respuesta a memorando Nro. IESS-GDG-2025-0048-M detallando los

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requerimientos en relación a lo solicitado.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0059-M de fecha 27 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
María Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS dirigido al Sr. Econ.
Nelson Elías Bodero Mala Jefe de Departamento Financiero en el cual se hace una insistencia en la
actualización de solicitud de recursos materiales, mobiliarios y de protección para archivos financieros
del edificio Institucional para incluir al PAC2025.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0058-M de fecha 27 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
María Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS dirigido a Sra. Silvia
Isabel Inca Véliz secretaria, Administrativo e Infraestructura Guayas en el cual se hace una ALCANCE
MEMORANDO NRO. IESS-GDG-2025-0048-M - SOLICITUD - LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA
ADQUIRIR INSUMOS PARA PERSONAL DE ARCHIVO.

Mediante memorando Nro. IESS-FING-2025-0086-M de fecha 28 de enero de 2025 suscrito por Econ.
Nelson Elias Bodero Mala JEFE DE DEPARTAMENTO en atención a lo solicitado por memorandos IESS-
GDG-2025-0044-M de 20/01/2025 y IESS-GDG 2025-0059-M de 27-01-2025 indicando de manera
relevante lo siguiente:

“(…), debo indicarle que nos ratificamos en la solicitud contenida en el memorando IESS-FING-
2024-0674-M de 04-09-2024, el mismo que adjunto, puesto que son los recursos materiales y
mobiliarios que necesitan los archivos financieros para su conservación.
Es lo que podemos informar al respecto de la necesidad que tienen los Archivo Institucionales
de estos recursos materiales, mobiliarios y de protección; que se encuentran ubicados en la
planta baja y en el sótano de la ex Tesorería; en el ex – Monte Piedad tercer Piso; en el Edificio
Pre Alfaro en el Primer Piso; en el primer Piso del ex – Monte Piedad y en el ex – Cine Lido”.

Mediante memorando Nro. IESS-AD-ING-2025-0207-M de fecha 28 de enero del 2025 suscrito por Sra.
Silvia Isabel Inca Véliz SECRETARIA, ADMINISTRATIVO E INFRAESTRUCTURA GUAYAS da respuesta a
memorandos Nro. IESS-GDG-2025-0050-M de fecha 22 de enero del 2025 y Nro. IESS-GDG-2025-0048-
M de fecha 21 de enero del 2025 mediante el cual solicitó detalle de insumos requeridos para personal
de archivo.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0067-M de fecha 31 de enero del 2025 suscrito por Mgs.
María Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL en el cual solicita al Sr. Ing. Isaac
Israel Correa Solis Oficinista, Administrativo e Infraestructura Guayas responsable de Bodega General un
certificado de stock para el objeto de contratación “ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS
ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS”.

Mediante memorando Nro. IESS-AD-ING-2025-0250-M de fecha 6 de febrero del 2025 en respuesta a lo

solicitado mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0067-M de fecha 31 de enero del 2025 el Ing. Isaac
Israel Correa Solis OFICINISTA, ADMINISTRATIVO E INFRAESTRUCTURA GUAYAS remite certificado de
stock Nro. 06-2025 del producto CAJAS DE CARTON con un total en stock de 1800 unidades.

Memorando Nro. IESS-GDG-2025-0089-M de fecha 11 de febrero 2025 suscrito por Mgs. María Isabel
Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS en el cual solicita AUTORIZACIÓN
para el inicio de fase preparatoria, firma electrónica en documento de Informe de Justificación de la
necesidad para el siguiente objeto de contratación: “ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS
ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS” a la Sra. Mgs. Dennys Gabriela Vargas Tomala
Coordinadora Provincial Administrativo Financiero Guayasde aquel entonces.

Mediante sumilla inserta en memorando Nro. IESS-GDG-2025-0089-M la Sra. Mgs. Dennys Gabriela
Vargas Tomala Coordinadora Provincial Administrativo Financiero Guayasde aquel entonces indica el
2025-02-12 [Link] lo siguiente: “Estimada Maria Isabel, se aprueba el inicio de la fase preparatoria”.

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Mediante memorando nro. IESS-CPAFG-2025-0523-M de fecha 24/02/2025 la Mgs. Dennys Gabriela

Vargas Tomala COORDINADORA PROVINCIAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO GUAYAS de aquel entonces
dispone Asignación de Actividades Temporales para la Gestión Interna de Gestión Documental de la
Coordinación Provincial Administrativa Financiera Guayas para la Srta. Ing. Diana Carolina Véliz Pérez
Asistente Administrativo, Gestión Documental Guayas como responsable temporal del área de Gestion
Documental Guayas.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0124-M de fecha 26/02/2025 suscrito por la Ing. Diana
Carolina Véliz Pérez ASISTENTE ADMINISTRATIVO, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS realiza una SOLICITUD
DE CERTIFICACIÓN CATÁLOGO ELECTRÓNICO - "ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS
ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS" a la Srta. Mgs. Verónica Alexandra Tomalá Tejada
Abogada, Compras Públicas Guayas.

Mediante memorando Nro. IESS-CPG-2025-0120-M de fecha 27/02/2025 suscrito por la Mgs. Verónica
Alexandra Tomalá Tejada ABOGADA, COMPRAS PÚBLICAS GUAYAS en respuesta a lo solicitado en
memorando Nro. IESS-GDG-2025-0124-M de fecha 26/02/2025 remite catálogo electrónico
correspondiente a la Srta. Ing. Diana Carolina Véliz Pérez Asistente Administrativo, Gestión Documental
Guayas.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0147-M de fecha 11/03/2025 Mgs. María Isabel Eguez
Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS solicita una SOLICITUD DE PUBLICACIÓN DE
NECESIDAD EN SERCOP PARA "ADQUIRIR CAJAS DE CARTON CON TAPA PARA EL ARCHIVO DE LA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS" – MODALIDAD SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA a la Srta. Mgs.
Verónica Alexandra Tomalá Tejada Abogada, Compras Públicas Guayas.

Mediante memorando Nro. IESS-CPG-2025-0158-M de fecha 17/03/2025 suscrito por la Mgs. Verónica
Alexandra Tomalá Tejada ABOGADA, COMPRAS PÚBLICAS GUAYAS remite a la Sra. Mgs. María Isabel
Eguez Santana Administradora, Gestión Documental Guayas NOTIFICACIÓN RECEPCIÓN DE PROFORMAS
PROCESO "ADQUIRIR CAJAS DE CARTON CON TAPA PARA EL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL
GUAYAS" – MODALIDAD SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA.

Mediante memorando Nro. IESS-GDG-2025-0167-M de fecha 20/03/2025 suscrito por la Mgs. María
Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS en el cual solicita a la Srta.
Mgs. Verónica Alexandra Tomalá Tejada Abogada, Compras Públicas Guayas SOLICITUD DE SEGUNDA
PUBLICACIÓN DE NECESIDAD EN SERCOP POR ERROR EN CPC PARA "ADQUIRIR CAJAS DE CARTON CON
TAPA PARA EL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS" - MODALIDAD SUBASTA INVERSA
ELECTRÓNICA.

Mediante memorando IESS-DNSC-2025-1125-M de 20 de marzo 2025 / ACCIÓN DE PERSONAL SDNGTH-

2025-0540-NJS remite desde el nivel central nombramiento de libre remoción a la Ing. Karyn Nathali
Granja Medranda en calidad de Coordinadora Provincial Administrativo Financiero Guayas.

Mediante correo electrónico Institucional remitido por la Ab. Kathy Alcívar Aráuz Abogada del área de
compras públicas de la DG a la MGS. MARIA ISABEL EGUEZ SANTANA en el cual envía nuevos lineamientos
de una segunda publicación al portal del SERCOP con Fecha de Publicación de la Necesidad: 2025-03-20
[Link].

Mediante memorando Nro. IESS-CPG-2025-0182-M de fecha 25/03/2025 suscrito por Mgs. Verónica
Alexandra Tomalá Tejada ABOGADA, COMPRAS PÚBLICAS GUAYAS dirigido a la Sra. Mgs. María Isabel
Eguez Santana Administradora, Gestión Documental Guayas en el cual realizar la NOTIFICACIÓN
RECEPCIÓN DE PROFORMAS PROCESO PARA "ADQUIRIR CAJAS DE CARTON CON TAPA PARA EL ARCHIVO
DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS".

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2. Justificación

Mediante Memorando IESS-DPG-2024-0330-M de fecha 05 febrero 2024 suscrito por Ing. Bolívar
Maldonado Guevara - Director Provincial del Guayas de la época remite directrices “PREVENCION PARA
LA CORRECTA CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN EPOCA INVERNAL” a fin de eludir
posibles afectaciones en época invernal en los archivos institucionales, considerando que existe
novedades de filtraciones en las dependencias de la Dirección Provincial y demás edificios institucionales

Mediante memorando Nro. IESS-DPG-2025-0157-M de fecha 13 de enero de 2025 suscrito por la Mgs.
Esther García Ortega DIRECTORA PROVINCIAL DE GUAYAS en el cual se indica disposiciones de manera
relevante lo siguiente:

“(…), SEGUNDO: Disposición

1.- Cumpliendo con las recomendaciones de los diferentes Organismos de Control, en la que
resalta la correcta organización de los archivos, solicito a ustedes para el efecto realicen todas
las acciones correspondientes hasta lograr su cabal aplicación de los manuales otorgados para
éste proceso, debiendo mantener los archivos organizados con los documentos actualizados que
evidencien el cumplimiento total de las recomendaciones, para la revisión y verificación que se
estén realizando, para lo cual brindarán la colaboración cuando los auditores gubernamentales
lo requieran, es necesario seguir contando con el compromiso de cada uno de los Coordinadores,
Directores Administrativo, Responsables de Gestión Documental, funcionarios ejecutores de los
procesos y en especial los custodios responsables del archivo, siendo este último participe directo
de las actividades a realizarse quien deberá encaminar todas las gestiones necesarias para
cumplir con lo establecido.

2.-Se dispone al responsable de Gestión Documental realice el seguimiento oportuno para su

cumplimiento, debiendo dar acompañamiento y realizando una nueva capacitación a los
custodios responsables de los archivos, en la que se les facilitará información necesaria para la
correcta administración de los archivos públicos.

3.- Solicito a ustedes en calidad de responsables, realizar el control constante del personal
asignado para el archivo, determinando las acciones ejecutadas en cada actividad de este
proceso.

4.- Para los casos excepcionales de rotación, cambio o renuncia del personal, agradeceré se
remita un acta de Entrega/ Recepción que este acompañado con un Informe de Gestión hacia el
nuevo responsable, a fin de que constate el cumplimiento de este procedimiento cumpliendo con
la normativa legal vigente, así como también la optimización de los recursos de los afiliados.
Se remite en adjunto Manuales vigentes”.

La Regla Técnica Nacional de Archivos Públicos expedida por la Secretaria Nacional de la Presidencia de
las Republica de fecha 10 de abril 2019 indica:

“ARTICULO 57. ALMACENAMIENTO. - Cada entidad Publica hará constar en su política

Institucional interna el tipo de unidades de almacenamiento que deberá utilizarse de acuerdo al
soporte para evitar deterioros físicos en los documentos como deformaciones, roturas, desgarros,
entre otros.

Disposición Transitoria Segunda. - En el plazo de 2 años contados a partir de la fecha de

publicación de la presente regla técnica, la entidad pública concluirá con los procesos de
organización, calificación, expurgo, foliación e inventario, así como la implementación del Cuadro
General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental.”

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En función de las actividades que realizan los Custodios de Archivo de las Coordinaciones de la Dirección
Provincial del Guayas, en especial las que se desarrollan dentro del proceso de gestión documental, se
requiere contratar el suministro de cajas de cartón las cuales se utilizan para almacenar los expedientes
generados por cada Unidad, estos hacen parte del inventario documental y se envían periódicamente a
la custodia externa con el fin ser conservados durante el tiempo estipulado en la Norma Técnica de
Archivo.

La contratación planteada, se considera conveniente y oportuna, por las siguientes razones:

- El proceso de gestión documental es de apoyo transversal a los demás procesos y por eso es importante
mantener suficiente material de trabajo para el desarrollo de las actividades que implica la conformación
de expedientes documentales y la implementación de las tablas de retención documental.

– Se facilita la ubicación y para consulta organizada de los expedientes de archivo.

1. Optimización del Espacio

Las cajas de archivo están diseñadas para ser apilables y compactas, lo que permite maximizar el uso del
espacio en oficinas y áreas de almacenamiento. Esto es especialmente importante en entornos donde el
espacio es limitado, ya que facilita una organización más efectiva.

2. Protección de Documentos
Estas cajas ofrecen una barrera eficaz contra factores ambientales como polvo, humedad y cambios de
temperatura, lo que contribuye a la conservación de documentos importantes. Además, su diseño puede
incluir características adicionales como recubrimientos anti-humedad, aumentando aún más la
protección.

3. Facilidad de Acceso y Organización

Las cajas para archivo permiten una clasificación clara y un acceso rápido a los documentos almacenados.
Esto reduce el tiempo perdido en la búsqueda de información y mejora el flujo de trabajo dentro de la
organización.

4. Sostenibilidad
Fabricadas principalmente de cartón corrugado, estas cajas son reciclables y contribuyen a prácticas
sostenibles en la gestión documental. Utilizar materiales reciclables ayuda a reducir el impacto ambiental
y promueve una cultura empresarial responsable.

5. Costo-Efectividad
Invertir en cajas de archivo puede resultar en un ahorro a largo plazo al proteger los documentos de daños
que podrían resultar costosos. La durabilidad del cartón corrugado asegura que las cajas mantengan su
forma y funcionalidad con el tiempo, lo que puede evitar gastos adicionales en reemplazos o reparaciones.

6. Versatilidad
Las cajas para archivo son adecuadas para diversos sectores, incluyendo comercial, industrial y doméstico.
Esto las convierte en una solución versátil para diferentes necesidades de almacenamiento.

Conclusión
La adquisición de cajas de cartón para el almacenamiento de archivos no solo mejora la organización y
protección de documentos, sino que también optimiza el espacio, promueve la sostenibilidad y ofrece
una solución económica a largo plazo. Estas características hacen que sean una elección estratégica para
cualquier organización que busque mejorar su gestión documental.

3. Objetivos

3.1. Objetivo general

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Mantener un stock de cajas de cartón con tapa con las características descritas en el Manual de Gestión
de Archivos con la finalidad de poder atender de manera oportuna los requerimientos que realicen de
cajas de cartón para las diferentes áreas de la Dirección Provincial del Guayas y sus áreas inherentes bajo
el siguiente objeto de contratación: “ADQUIRIR CAJAS DE CARTON CON TAPA PARA LOS ARCHIVOS DE LA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS”

3.2. Objetivo específico

El objetivo específico de adquirir cajas de cartón con tapa para los archivos de la Dirección Provincial del
Guayas es garantizar la conservación, organización y protección adecuada de los documentos y
expedientes institucionales. Esto permitirá:

1. Preservar el Patrimonio Documental: Las cajas de cartón corrugado con tapa ayudarán a
mantener los documentos en buen estado, protegiéndolos del polvo, la humedad y otros
factores que podrían deteriorarlos.
2. Mejorar la Gestión Documental: Facilitarán la organización y el acceso eficiente a los
documentos, lo que simplificará la búsqueda y recuperación de información.
3. Cumplir con Normativas: La adquisición de estas cajas contribuirá al cumplimiento de las
normativas y lineamientos establecidos por los organismos reguladores del sistema de archivos,
asegurando que los documentos sean manejados de acuerdo con estándares de calidad y
conservación.
4. Optimizar el Espacio de Almacenamiento: Las cajas permitirán un uso más eficiente del espacio
disponible en los archivos, al ser fáciles de almacenar y transportar.
5. Proteger la Integridad de los Documentos: Al ser fabricadas con materiales resistentes y
duraderos, las cajas asegurarán que los documentos permanezcan intactos durante su
almacenamiento y traslado

4. Alcance

El alcance para “ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL GUAYAS” es dotar de cajas de cartón con tapa para las siguientes áreas destinadas al
almacenaje de archivo:

CONSOLIDACIÓN DE REQUERIMIENTOS
COORDINACIÓN/ÁREA MEMORANDO CANTIDAD REQUERIDA
1 AFILIACIÓN Y CONTROL IESS-CPACTG-2025-0631-M 500
TÉCNICO (23 de enero 2025)
GUAYAS
2 ASESORÍA JURÍDICA GUAYAS IESS-CPAJG-2025-0246-M 0
(23 de enero de 2025)
3 CARTERA Y COACTIVA GUAYAS IESS-CPCCG-2025-0521-M 2500
(23 de enero de 2025)
4 COMPRAS PÚBLICAS GUAYAS IESS-CPG-2025-0052-M 30
(22 de enero de 2025)
5 SERVICIO DE ATENCION AL IESS-CPSACG-2025-0159-M 350
CIUDADANO GUAYAS (23 de enero de 2025)
6 TALENTO HUMANO GUAYAS IESS-TTHHG-2025-0045-M 300
(23 de enero de 2025)
7 FINANCIERO IESS-FING-2025-0086-M 2300
(28 de enero de 2025)
8 COMISIÓN PROVINCIAL DE IESS-CPPCG-2025-0335-M 500
PRESTACIONES Y (24 de enero de 2025)
CONTROVERSIAS GUAYAS
9 ADMINISTRATIVO E IESS-AD-ING-2025-0207-M 700
INFRAESTRUCTURA GUAYAS (28 de enero de 2025)

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TOTAL CAJAS DE CARTON CON TAPA: 7180

Coordinació Recursos solicitados Responsable Cantidad Memoran

n / Área archivo requerid do
a
Cajas de
cartón
AFILIACIÓN 500 cartones con tapas, HOLGER CHANCAY 500 IESS-
Y CONTROL 500 etiquetas, VILLAFUERTE CPACTG-
TÉCNICO 125 estanterías Metálicas, CI: 0911938397 2025-
GUAYAS 1 carrito para traslado 0631-M
documentos, LUIS CASTILLO (23 de
500 fundas para MORAN enero
protección de CI: 0920360971 2025)
documentos,
2 overoles
ASESORÍA No se requiere para el Archivo de Juicios: No se IESS-
JURÍDICA presente año Abg. Isabel Tutasi requiere CPAJG-
GUAYAS Paz y Miño, 2025-
CI: 1709340341 0246-M
(23 de
Archivo de Asesoría enero de
y Contratación: Abg. 2025)
Carmen Arboleda
Moreira,
CI: 1311860371

Archivo de
Secretaría: Ing. Erika
Gómez Fabre,
CI: 0918972431
CARTERA Y 2500 CAJAS DE CARTON 2500 IESS-
COACTIVA CON TAPA, CPCCG-
GUAYAS 2500 CANTIDAD DE 2025-
ETIQUETAS PARA CAJAS 0521-M
DE CARTON, (23 de
10000 CANTIDAD DE enero de
FUNDAS PLASTICAS DE 2025)
PROTRECCION DE
DOCUMENTOS,
220 ESTANTERIAS
METALICAS,
3 CARRITOS PARA
TRASLADOS DE CAJAS DE
ARCHIVO,
4 OVEROLES PARA
PERSONAL DE ARCHIVODE
TALLA L
COMPRAS (2) ESTANTERÍA Cesar Manuel Loor 30 IESS-CPG-
PÚBLICAS METÁLICA. Gonzales 2025-
GUAYAS (30) CAJAS DE CARTON CI: 1205081811 0052-M
CON TAPA (22 de

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Coordinació Recursos solicitados Responsable Cantidad Memoran

n / Área archivo requerid do
a
Cajas de
cartón
enero de
2025)
SERVICIO DE 350 CAJAS DE CARTÓN Custodio de Archivo: 350 IESS-
ATENCION CON TAPA, Jorge Emilio García CPSACG-
AL 350 ETIQUETAS PARA Lozada 2025-
CIUDADANO CAJAS DE CARTÓN, CI: 0921367546 0159-M
GUAYAS 1400 FUNDAS PLÁSTICAS (23 de
DE PROTECCIÓN DE Backup de Archivo: enero de
DOCUMENTOS, María Fernanda 2025)
50 ESTANTERÍAS Bravo Cabrera
METÁLICAS, CI: 0922995402
2 CARRITOS PARA
TRASLADOS DE CAJAS DE
ARCHIVO,
4 OVEROLES PARA
PERSONAL DE ARCHIVO (2
DE TALLA XXL Y 2 DE
TALLA M)
TALENTO 300 CAJAS DE CARTÓN Sergio Richard 300 IESS-
HUMANO CON TAPA, Falconi Carvajal TTHHG-
GUAYAS 300 ETIQUETAS PARA CI: 0907795660 2025-
CAJAS DE CARTÓN, 0045-M
1200 FUNDAS PLÁSTICAS (23 de
DE PROTECCIÓN DE enero de
DOCUMENTOS, 2025)
20 ESTANTERÍAS
METÁLICAS,
1 CARRITO PARA
TRASLADOS DE CAJAS DE
ARCHIVO,
2 OVEROLES PARA
PERSONAL DE ARCHIVO
TALLA XL
FINANCIERO Archivo Financiero: (Caja Archivo 2300 IESS-FING-
Planta Baja) Financiero en 2025-
-4000 Fundas Custodia del 0086-M
Transparentes para los servidor Sr. Jorge (28 de
archivos para evitar la Sellan Gines; enero de
Humedad 2025)
-50 Estanterías con las Archivos de
medias establecidas (3 expedientes de
metros de alto x 10 de Hipotecas Host
ancho para 15 Finalizadas en
Cajas) Custodia del
-Equipos de Protección: servidor Sr. Freddy
Guantes, Overoles de Vega
Protección, Mascarillas Moran; ambos
para este tipo de trabajo ubicados en la Ex
-1000 Cartones con su Tesorería
respectiva Tapas

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Coordinació Recursos solicitados Responsable Cantidad Memoran

n / Área archivo requerid do
a
Cajas de
cartón

Archivo Financiero: ex –
Monte Piedad
-1000 Cartones con sus
respectivas tapas (para
realizar el cambio con sus
respectivo Logo)
-2000 Fundas
Transparentes para los
archivos para evitar la
Humedad
-80 Estanterías con las
medias establecidas (3
metros de alto x 10 de
ancho para 15 Cajas)

Archivo Financiero: ex –
Cine Lido
-20 Estanterías con las
medias establecidas (3
metros de alto x 10 de
ancho para 15 Cajas)

Archivo ex – Tesorería
expediente de Hipotecas
Host (Planta Baja Caja-
Sótano)
-300 Cartones con su
respectiva tapas
-10 Estanterías con las
medias establecidas (3
metros de alto x 10 de
ancho para 15 Cajas)
-Equipos de Protección:
Guantes, Overoles de
Protección, Mascarillas
para este tipo de trabajo.

Archivo ex – Tesorería
expediente de Hipotecas
Host Ex Monte Piedad
-20 Estanterías con las
medias establecidas (3
metros de alto x 10 de
ancho para 15

Caja Archivo ex –
Tesorería expediente de
Hipotecas Host Edificio
Pre-Alfaro

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Coordinació Recursos solicitados Responsable Cantidad Memoran

n / Área archivo requerid do
a
Cajas de
cartón
-20 Estanterías con las
medias establecidas (3
metros de alto x 10 de
ancho para 15 Caja”.
COMISIÓN 500 CAJAS DE CARTÓN EDGAR SAUL 500 IESS-
PROVINCIAL 500 ETIQUETAS PARA FRANCO CPPCG-
DE CAJAS DE CARTÓN PROAÑO 2025-
PRESTACION 10000 FUNDAS PLÁSTICAS CI: 0919044677 0335-M
ES Y DE PROTECCIÓN DE (24 de
CONTROVER DOCUMENTOS LUIS WALTER enero de
SIAS 10 ESTANTERÍAS GÁRATE VACACELA 2025)
GUAYAS METÁLIDAS CI: 0921358511
2 CARRITOS PARA
TRASLADOS DE CAJAS DE
ARCHIVO
4 OVEROLES
ADMINISTR 1. Cantidad de overoles Andrea Celeste 700 IESS-AD-
ATIVO E para personal de archivo: Muñoz ING-2025-
INFRAESTRU 2 Overoles talla L Zambrano 0207-M
CTURA 2. Cantidades de Cajas de CI: 1720953940 (28 de
GUAYAS cartón para archivo para el enero de
año: 700 cajas María Gracia León 2025)
3. Cantidad de fundas de Parrales
protección de las fojas Número de
(considerar que las fundas CI: 0925478091
almacenaran expedientes
y que al menos una caja
requiere 4 fundas): 2800
fundas
4. Cantidad de etiquetas,
considerar que al menos
un cartón debe ser
etiquetado: 700
etiquetas
5. Cantidad de estanterías
metálicas: 8
6. Cantidad de carritos
para traslados de cajas de
archivo: 1 carrito
TOTAL 7180

5. Naturaleza del objeto de la contratación y sugerencia de procedimiento

La adquisición de una impresora de credenciales es de tipo NORMALIZADO acorde lo establecido en el

artículo 6 numeral 2 de la LOSCNP.

TIPO DE
BIEN X SERVICIO OBRA CONSULTORIA
COMPRA:

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Por lo expuesto anteriormente me permito recomendar se apruebe y gestione realizar los trámites
respectivos para “ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL GUAYAS”, a realizarse bajo la modalidad de: SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA en
cumplimiento al Art. Art. 52 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su
Reglamento General de Aplicación, y demás normativa legal vigente.

6. Código CPC

ITEM CPC DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO

1 321530113 CAJAS DE CARTÓN CON TAPA

7. Metodología de trabajo (En los casos que aplique)

No aplica

8. Información que dispone la entidad

No aplica

9. Especificaciones Técnicas (bienes u obras) o Términos de Referencia (servicio, incluido

consultorías).

UNIDAD
DETALLE CARACTERISTICAS
Nro CPC DE CANTIDAD
BIEN/SERVICIO BIEN /SERVICIO
MEDIDA
Dimensión de base
(medidas externas):
largo (39.5 cm) x
ancho (32.2 cm) x
CAJAS DE CARTON
1 321530113 alto (27.5 cm)
CON TAPA UNIDAD 7180
Dimensiones con
tapa: largo (40 cm) x
ancho (34.2 cm) x
alto (5.4 cm)

A continuación, se detalla las características técnicas de las cajas de cartón con tapa de acuerdo a lo
detallado en el Manual de Proceso de Gestión de Archivo numeral 1.- Gestión de Archivo, literal g)

FICHA TECNICA
MODELO CAJA DE CARTON
Largo (39,5 cm) x ancho (32,2 cm) x alto (27,5
Dimensiones Base (medidas externas)
cm)
Dimensiones con Tapa Largo (40 cm) x ancho (34,2 cm) x alto (5,4 cm)
Material Cartón
Test 200K-C
Color Craft

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Diseños de las cajas:

Se puede evidenciar en el archivo adjunto "Caja vista lateral lado largo", por el lado largo de la caja consta un
logotipo del IESS en disposición horizontal, con siguientes dimensiones:

Alto: 14 cm
Ancho: 30 cm

Adicionalmente, consta la dirección web del IESS "[Link]" con las siguientes dimensiones:

Alto: 1 cm
Ancho: 10 cm
Tipo de
MS Reference Sans Serif
letra:

Logotipos de redes sociales del IESS:

X: @IESSec
Facebook: IESSecu
Youtube: IESSec
Dimensiones: 2 x 2 cm

De la misma forma se puede evidenciar en el archivo adjunto "Caja vista lateral lado ancho", por el lado ancho
de la caja consta un logotipo del IESS en disposición vertical, con siguientes dimensiones:

Alto: 13 cm
Ancho: 7.5 cm

Finalmente, en el archivo adjunto "Caja Vista diagonal" podemos verificar lo siguiente:

• La disposición de dos agujeros con 2 cm de diámetro que permiten la colocación de candados o de

cualquier dispositivo de seguridad compatible. Estos están colocados en ambos lados anchos de las
cajas.
• Las impresiones de los diseños detallados son realizadas en los cuatros lados de las cajas, como se
puede observar en la imagen adjunta.
• Las cajas son auto-armables, es decir, no requieren de ninguna grapa, pegamento o de ningún
dispositivo adicional de sujeción

Modelo:

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10. Informes de validación

• Manual del proceso de Gestión de Archivo expedido por la Dirección Nacional de Servicios
Corporativos Subdirección Nacional de Gestión Documental de marzo 20219, numeral 1.-
Gestión de Archivo, literal g)
• Memorando Nro. IESS-GDG-2025-0089-M de fecha 11 de febrero 2025 suscrito por Mgs. María
Isabel Eguez Santana ADMINISTRADORA, GESTIÓN DOCUMENTAL GUAYAS en el cual solicita
AUTORIZACIÓN para el inicio de fase preparatoria, firma electrónica en documento de Informe
de Justificación de la necesidad para el siguiente objeto de contratación: “ADQUIRIR CAJAS DE
CARTÓN CON TAPA PARA LOS ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS” a la Sra.
Mgs. Dennys Gabriela Vargas Tomala Coordinadora Provincial Administrativo Financiero
Guayasde aquel entonces.
• Mediante sumilla inserta en memorando Nro. IESS-GDG-2025-0089-M la Sra. Mgs. Dennys
Gabriela Vargas Tomala Coordinadora Provincial Administrativo Financiero Guayasde aquel
entonces indica el 2025-02-12 [Link] lo siguiente: “Estimada Maria Isabel, se aprueba el inicio
de la fase preparatoria”.

11. Plazo de ejecución: parciales y/o total

PLAZO 30 días
La ejecución de la orden compra inicia en:
✓ Desde día siguiente a la suscripción de la orden de compra X
✓ Desde la fecha de notificación que el anticipo se encuentra disponible
✓ Desde cualquier otra condición de acuerdo con la naturaleza de la orden
de compra

El plazo de entrega del objeto de contratación “ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS
ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS”, el oferente adjudicado deberá efectuar la entrega
a los 30 días calendario plazo a partir de la suscripción de la orden de compra.

12. Evaluación de la oferta

Se empleará una única etapa de evaluación a través de la metodología "Cumple / No Cumple", en los
procedimientos de Subasta Inversa Electrónica.

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13. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN CUMPLE/NO CUMPLE (NOTA: Este numeral no es aplicable

para los procedimientos de ínfima cuantía y catálogo electrónico).

El proveedor adjudicado, una vez suscrito el contrato debe cumplir con la siguiente metodología de trabajo:
• La Dirección Provincial el IESS Guayas, cancelará al contratista, previa a la suscripción del Acta
entrega-recepción, por parte del área requirente, un funcionario de Bodega y el Proveedor.
• Entregar las cajas y tapas en la bodega de Suministros (Edificio Villamil 114 y Mejía) en la Bodega
General.

PARÁMETROS CUMPLE NO CUMPLE

Integridad de la Oferta
Equipo Mínimo
Personal Técnico Mínimo
Experiencia General
Experiencia Específica

13.1 Integridad de la oferta:

La integridad de la oferta consiste en la presentación de la presentación de los formularios de

la oferta y requisitos mínimos previstos en el pliego.

Se verificará la presentación de los formularios y requisitos mínimos:

Formulario Unico de la Oferta:
1.1 Presentación y compromiso
1.2 Datos generales del oferente
1.3 Nómina de socio(s), accionista(s) o participante (s) mayoritarios de personas
jurídicas, y disposiciones específicas para personas naturales, oferentes.
1.4 Situación Financiera del oferente
1.5 Tabla de cantidades y precios
1.6 Componente de los bienes y servicios ofertados
1.7 Experiencia del oferente
1.8 Personal técnico propuesto para el proyecto. (En caso de haberlo solicitado)
1.9 Equipo mínimo requerido. . (En caso de haberlo solicitado)
1.10 Declaración de Valor Agregado Ecuatoriano de la oferta

13.2 Personal técnico mínimo

No aplica

13.3 Experiencia mínima del personal técnico

No aplica

13.4 Equipo mínimo

No aplica

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13.5 Experiencia general mínima

13.5.1 Experiencia general

MONTO
MÍNIMO
MONTO DE
REQUERIDO
EXPERIENCIA
POR CADA
MÍNIMA
FUENTE O MEDIO PROYECTO NÚMERO DE
DESCRIPCIÓN TEMPORALIDAD REQUERIDA EN
DE VERIFICACIÓN EN PROYECTOS
RELACIÓN AL
RELACIÓN
PRESUPUESTO
AL MONTO
REFERENCIAL
MÍNIMO
REQUERIDO
El oferente deberá
justificar como
experiencia general
haber ejecutado (1)
proyecto referente a la
venta de materiales de
impresión, cuya
contratación
corresponda a los
últimos 5 años; y cuyo
monto mínimo
requerido sea no mayor
al 10% del presupuesto
referencial de la
presente contratación.
El proveedor deberá
adjuntar la
correspondiente
documentación de 5 años previos a la
soporte que avale y publicación del
Experiencia general acredite la misma; procedimiento de No mayor a 10% No mayor a 5% Uno (1)
• Para el sector contratación.
privado
presentar
copias
simples de
certificados
de
cumplimiento
con facturas.
• Para el sector
público
presentar
copias
simples de
actas
entrega
recepción o
copias
simples de
los contratos.

13.5.2 Experiencia Especifica

El oferente deberá presentar al menos 1 copia de certificado, actas entrega recepción o contrato de
Elaboración de cajas con tapa para archivo en empresas públicas y privadas., por montos de al menos
(USD 1.708.75 (MIL SETECIENTOS OCHO CON 75/100) del presupuesto dentro de los últimos cinco años.

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Para cumplir con el monto solicitado se permite la sumatoria de hasta 20 copias de certificados, contratos
y/o actas de entrega recepción, con un monto mínimo por cada certificado, contrato y/o acta entrega
recepción de USD 85.44 (OCHENTA Y CINCO CON 44/100)

No.
Temporalida Número de Monto Monto mínimo
Descripción Tipo contratos
d proyectos mínimo por contrato
permitidos
Experiencia del Especific 5 años 1 USD. 20 USD. 85.44
oferente en a 1.708.75
Elaboración de
cajas con tapa
para archivo,

Los certificados, actas entrega recepción o contratos deben ser de los últimos cinco años, los cuales
estarán debidamente otorgados por las entidades donde se entregó los bienes, con firma de
responsabilidad del otorgante; deberán contener el número de teléfono y dirección que haga posible su
verificación.

Los certificados o actas deben incluir las fechas de inicio y fin del proyecto, el monto efectivamente
ejecutado, y el nombre del beneficiario, para validar dicha información el proveedor deberá adjuntar el
contrato del proyecto presentado

13.6 Cumplimiento de Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia

No. ESPECIFICACIONES O CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS REQUERIDAS

Dimensiones Base (medidas externas): Largo (39,5 cm) x ancho (32,2 cm) x alto (27,5
cm)
Dimensiones con Tapa : Largo (40 cm) x ancho (34,2 cm) x alto (5,4 cm)
1
Material: Cartón
Test: 200K-C
Color: Craft

13.7 Patrimonio (Aplicable a personas jurídicas):

No aplica

13.8 Existencia Legal

No aplica

13.9 Metodología y cronograma de ejecución del proyecto

No aplica

13.10 Porcentaje de Valor Agregado Ecuatoriano Mínimo

UMBRALES DE VAE DEL PROCEDIMIENTO

Descripción Umbral VAE
CARTON INDSUTRIAL 321330111 34,88%

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13.11 Otros parámetros

Carta compromiso de garantía técnica por 12 meses: El oferente deberá presentar una carta de
compromiso de entrega de garantía técnica de los bienes mínimo de 12 meses por defectos en los mismos.

13.12 Verificación del cumplimiento de integridad y requisitos mínimos de la oferta

PARÁMETROS CUMPLE NO CUMPLE

Integridad de la Oferta
Especificaciones Técnicas o Términos
de Referencia
Patrimonio (Personas Jurídicas)
Porcentaje de Valor Agregado
Ecuatoriano
Otros Parámetros (resuelto por la
entidad)

13.13 Información Financiera de Referencia

La Dirección Provincial del Guayas determina que los índices financieros son los siguientes:

ÍNDICE INDICADOR SOLICITADO OBSERVACIÓN

= Activo Corriente Pasivo

Solvencia* Mayor o igual a 1. Corriente
= Pasivo Corriente + Pasivo
Razón de Largo Plazo
Endeudamiento* Menor a 1, 5
Total Activos

14 Presupuesto referencial

Sobre la base de lo señalado en el presente documento en aplicación de la normativa vigente, en

concordancia de los principios que rigen la contratación pública y modalidad del procedimiento de
contratación, se concluye que luego del análisis de varios parámetros para el estudio de mercado descrito
en el presente documento, que el presupuesto referencial para el presente proceso de ADQUIRIR CAJAS
DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS" debe ser de $
18.668,00 (Dieciocho mil seiscientos sesenta y ocho con 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE
AMÉRICA) más IVA.

15 Forma y condiciones de pago

El valor de la orden de compra se pagará contra entrega de los bienes recibidos, de acuerdo a lo
establecido en el acápite: 11. Plazo de ejecución: parciales y/o total.

El contratista deberá presentar para efectos de pago la siguiente documentación:

• Informe de conformidad del administrador de orden de compra.

• Acta de entrega y recepción de los bienes objeto de contratación.
• Informe requerimiento de pago
• Factura correspondiente.
• Copia de la orden de compra

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• Copia de cédula y papeleta de votación del representante legal en caso de las sociedades o copia
de cédula y papeleta de votación del proveedor en caso de persona natural.
• Copia del certificado Bancario Actualizado.
• RUP.
• RUC.
• Nombramiento del Representante Legal
• Otros documentos que puede solicitar el administrador de orden de compra.

El pago se ejecutará contra entrega de los bienes establecidos en el plazo de ejecución, previa inscripción
de Acta de Entrega Recepción y documentos habilitantes fijados; y lo que se encuentre establecido en los
Art. 316, 319, 325 y 326 del Reglamento a la Ley del Sistema de Contratación Pública.

16 Lugar y forma de entrega

Conforme el siguiente objeto de contratación “ADQUIRIR CAJAS DE CARTÓN CON TAPA PARA LOS
ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL GUAYAS”, la empresa adjudicada, deberá realizar la entrega
en las instalaciones del edificio Ex Monte de Piedad ubicado en las calles Alberto Reina y Villamil sector
bahía (Bodega), en el horario de 8:00 am a 16:00, de lunes a viernes a entera satisfacción del IESS.

El Proveedor coordinara con el Administrador del contrato para proceder a la suscripción del Informe y
Actas Entrega Recepción, para lo cual el contratista o su representante deberán estar presente en la
diligencia dentro del plazo establecido.

17 Garantías

Para la presente contratación se requiere la entrega de garantía técnica mínima de 12 meses, misma que
empezará a regir una vez suscrita el acta de entrega recepción.

18 Multas

• Las multas se impondrán por cada día de retraso en el cumplimiento de las obligaciones
contractuales conforme al cronograma de entrega valorado constante en la orden de compra, las
multas se calcularán sobre las obligaciones que se encuentran pendientes de cumplirse, en los
términos establecidos a entera satisfacción de la Contratante.
• Por cada día de retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, se aplicará una
multa del uno por mil diarios (1x1000), la multa se calculará sobre la obligación que se encuentran
pendiente de cumplirse en los términos establecidos a entera satisfacción de la entidad contratante,
conforme lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP en
su artículo 71; salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comunicados y justificados
dentro de las 48 horas hábiles de producido el incidente, y que sean aceptados por la contratante.
• Para el cálculo del plazo se excluirán las demoras que se deban a fuerza mayor o caso fortuito,
de conformidad con lo que dispone la Codificación del Código Civil en el artículo 30.
• En todos los casos, las multas serán impuestas por el Administrador(a) de la orden de compra,
estableciendo el incumplimiento, fechas y montos.
• Los valores de las multas impuestas serán deducidos del valor de las planillas o facturas, al
momento de efectuarse el pago.
• Si el valor de la(s) multa(s) excede(n) del 5% del monto total la orden de compra, la Dirección
Provincial del Guayas podrá dar por terminado el mismo, de forma unilateral y anticipada.

19 Vigencia de la oferta

En el presente proceso se requiere que la entrega de la oferta presentada por el proveedor invitado deberá
estar vigente por 90 (noventa) días calendario contados a partir de la presentación de la misma o hasta la
suscripción de la orden de compra, de conformidad a lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional

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de Contratación Pública en su artículo 30 que establece “(…) Vigencia de la Oferta.- Las ofertas se
entenderán vigentes durante el tiempo que para el efecto prevean los Pliegos precontractuales. De no
preverse el plazo de vigencia se entenderá que la oferta está vigente hasta la fecha de celebración del
contrato, pudiendo prorrogarse el plazo previsto por disposición de la Entidad Contratante (…)”.

20 Administrador del contrato / orden de compra o de trabajo

Según el Reglamento a Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Sección Tercera, Normas
Específicas en la Administración de los Contratos en el artículo 295.- De la administración del contrato. -
En todos los procedimientos que se formalicen a través de contratos u órdenes de compra, las entidades
contratantes designarán de manera expresa a un administrador del contrato, quien velará por el cabal y
oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales.

La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado designará al administrador del contrato,

dicha designación se podrá realizar a través de la resolución de adjudicación, que deberá ser notificada
formalmente a la persona sobre la que recaiga esta responsabilidad (…).

Se recomienda a su autoridad que en calidad de Administrador del presente proceso de contratación se

nombre a:

Nombres: Diana Mariuxi Sánchez Saavedra

Cédula de Identidad: 0924973852
Denominación: Analísta Económico
Dependencia: Dirección Provincial del Guayas
Área: Gestión documental Guayas
Correo Institucional: [Link]@[Link]

Servidor(a) quien velará por el cabal cumplimiento del mismo y será responsable de tomar todas las
medidas necesarias para su adecuada ejecución, con estricto cumplimiento a las cláusulas contractuales y
las que se deriven de estas.

21 Sugerencia de designación de comisión técnica o designados Delegado Responsable de la Ejecución

Precontractual.

Nombres: Diego Fabricio Vargas Delgado

Cédula de Identidad: 0914435896
Denominación: Asistente Administrativo
Dependencia: Dirección Provincial del Guayas
Área: Gestión documental Guayas
Correo Institucional: [Link]@[Link]

22 Variación mínima de la puja

El porcentaje de variación mínimo durante la puja será del 3%.

La duración de la puja será quince (15) minutos.

23 Obligaciones del contratista

• Garantizar la oportuna, eficaz y eficiente prestación del objeto contratado y responder por su
calidad.
• Suscribir el compromiso de confidencialidad que será proporcionado por el administrador del
contrato.
• Suscribir el acta de entrega recepción definitiva.

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 DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS CÓD: GAD-P03-S01-F07
TÉRMINOS DE REFERENCIA O ESPECIFICACIONES AÑO: 2023
TÉCNICAS VERSIÓN: 1.2 PÁG: 32 de 20

• El contratista asumirá la total responsabilidad sobre los bienes entregados.

• Suscribir el contrato de manera inmediata a la notificación.
• Además de las obligaciones ya establecidas en estos términos de referencia y/o en las
especificaciones técnicas, el CONTRATISTA está obligado a cumplir con cualquier condición que se
derive natural y legalmente del objeto del contrato, a y sea exigible por contar en cualquier
documento del mismo o en norma legal específicamente aplicable.

24 Obligaciones del contratante

La Dirección Provincial del IESS Guayas se obliga a:

1. Entregar oportunamente la información con la que cuenta la entidad.

2. Resolver las peticiones o problemas notificados por la contratista en el término de 2 días.
3. Designar administrador de contrato.
4. Realizar el pago oportuno de los bienes de conformidad con lo establecido

Fecha de elaboración: 15 de mayo 2025

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:

Firmado electrónicamente por: Firmado electrónicamente por:

EDISON GABRIEL MARIA ISABEL EGUEZ
RAMIREZ MORAN SANTANA
Validar únicamente con FirmaEC Validar únicamente con FirmaEC

Elaborado por: Revisado por:

Ing. Edison Gabriel Ramírez Morán Mgs. María Isabel Eguez Santana
Gestión Documental Responsable de Gestión Documental Guayas
FIRMA DE APROBACIÓN:

Firmado electrónicamente por:

XIOMARA EUGENIA
TOMALA RUIZ
Validar únicamente con FirmaEC

Mgs. Xiomara Eugenia Tomala Ruiz

Coordinador Provincial Administrativo Financiero Guayas

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